dự án cung cấp quần áo bảo hộ lao động theo hợp đồng số ge-hcm-190

2.MỤC TIÊU DỰ ÁNDự án được thực hiện nhằm cung cấp quần áo bảo hộ lao động theo đúng những yêu cầu của khách hàng nêu trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng và bản chỉnh sửa hợp đồng đi kèm về

Báo cáo dự án

Dự án cung cấp quần áo bảo hộ lao động theo hợp đồng số GE- HCM-190

MỤC LỤC

1.GIỚI THIỆU

1.1 Giới thiệu công ty

Công ty TNHH Châu Giang Nam (từ đây gọi tắt là Công ty) là một công ty sản xuất thương mại, chuyên cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, công nghiệp và xây dựng Với định hướng “Hội tụ chất lượng, đẩy mạnh thương hiệu”, Công ty đã và đang thu hút được các đối tác chiến lược trong các lĩnh vực này Đây là giai đoạn Công ty đang đẩy mạnh thương hiệu, mở rộng thị trường nên việc hợp tác được với các đối tác lớn là hết sức quan trọng đối với sự phát triển của Công ty

1.2 Giới thiệu về đối tác

Công ty TNHH Comin Việt Nam (từ đây gọi tắt là Comin hoặc Khách hàng) là một công ty có 100% vốn đầu tư từ Pháp Đây là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm dịch vụ trong ngành công nghiệp xây dựng như cung cấp các hệ thống điện, nước, phòng cháy chữa cháy, hệ thống thông tin liên lạc….cho các công trình lớn tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á Công ty này đang sử dụng hàng ngàn công nhân để thi công cho các công trình lớn như Dự án Phát triển trường Đại học Quốc tế RMIT giai đoạn 3, dự án khu sản xuất xi măng Holcim Việt Nam, Tháp văn phòng BIDV Việt Nam và nhiều trung cư và khách sạn cao cấp trên toàn lãnh thổ Việt Nam Chính vì thế nhu cầu quần áo, trang thiết bị bảo hộ lao động của công ty này là rất lớn

1.3 Giới thiệu dự án

Từ trước đến nay Công ty vẫn cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cho Comin, nhưng người liên hệ trực tiếp là một cán bộ thu mua người Việt Kể từ hợp đồng này, người chịu trách nhiệm chính bên công ty Comin có sự thay đổi, từ cán bộ thu mua người Việt thành trưởng phòng thu mua người Pháp

Hợp đồng GE-HCM-190 của Công ty với công ty Comin (từ đây gọi tắt là Hợp đồng) được xem là hợp đồng mang tính bước ngoặt quyết định việc tiếp tục hợp tác cung ứng hàng hóa của Công ty với công ty Comin Đây là hợp đồng cung cấp quần áo bảo hộ lao động nhưng nó được xem như hợp đồng có ảnh hưởng quan trọng đến quyết định của Comin đối với các hợp đồng cung ứng các hạng mục trang thiết bị bảo hộ lao động khác như giày bảo hộ, nón bảo hộ, kính bảo hộ, vân vân

Ngoài ra Comin có quan hệ mật thiết với một số công ty bạn khác nên hợp đồng này nếu thành công có thể giúp cho Công ty có thêm một số đối tác khác như Công ty Dịch vụ Tiện ích OCS Việt Nam, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Điện Minh Thành (Mtelec) và một số công ty khác

2.MỤC TIÊU DỰ ÁN

Dự án được thực hiện nhằm cung cấp quần áo bảo hộ lao động theo đúng những yêu cầu của khách hàng nêu trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng và bản chỉnh sửa hợp đồng đi kèm về thời gian, số lượng, chất lượng và thẩm mỹ

Chủ nhiệm dự án mong muốn hoàn thành dự án này trước thời gian dự kiến như hợp đồng với

số lượng và chất lượng đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng nhằm tạo tiền đề để hợp tác với khách hàng về các hạng mục khác như giày, ủng bảo hộ, nón bảo hộ, kính hàn, găng tay, vân vân cũng như tạo tiền đề hợp tác với các công ty khác thông qua mối quan hệ với công ty Comin

áo theo yêu cầu của Khách hàng đưa ra rất khó kiếm trên thị trường

Kết quả mục tiêu của dự án là sản xuất và cung ứng 590 bộ quần áo kaki 90% cotton theo các thông số kỹ thuật khách hàng đưa ra trong Phụ lục hợp đồng theo đúng tiến trình thời gian và kích cỡ như trong phụ lục Chỉnh sửa hợp đồng

Tổng giá trị hợp đồng: 152 triệu đồng

Thời gian thực hiện: 68 ngày làm việc (từ ngày 7/12/2010 đến ngày 10/3/2011)

Dự án được thực hiện một phần thông qua các xưởng gia công, Công ty không trực tiếp tham gia sản xuất hàng hóa

4.CÁC GIẢ ĐỊNH

- Giá nguyên phụ liệu và giá nhân công không đổi trong thời gian thực hiện hợp đồng

đoạn phê duyệt mẫu nhuộm màu vải, thêu logo mẫu và may bộ quần áo mẫu được hoàn thành trong thời gian hợp lý

đối tác gia công

5.CÁC RÀNG BUỘC

thực hiện thông qua các xưởng gia công Do đó Công ty chỉ có mức độ chủ động tương đối về các tiêu trí này

- Dự án cũng bị giới hạn bởi nguồn vốn do thời gian thực hiện dự án là khoảng gần Tết

âm lịch, là thời gian công ty phải thanh toán công nợ với các nhà cung cấp và các chủ

án cũng sẽ không được hoàn thành

7.DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN

hợp đồng cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cho các đối tác chiến lược như Công

ty Cổ phần Hàng tiêu dùng Masan, Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Châu Âu (EBM)…

- Dự án cũng hướng tới các hợp đồng về các hạng mục trang thiết bị bảo hộ lao động khác với Comin và các đối tác tiềm năng khác như OCS hay Mtelec.

8.CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS)

9.TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

10.KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Cách thức kiểm soát dự án được sử dụng tại dự án này: Đây là một dự án có quy mô tương đối nhỏ, đồng thời có các số liệu kỹ thuật tương đối rõ ràng Việc kiểm soát dự án về cơ bản được thực hiện dựa trên việc so sánh tình trạng thực tế với các tiêu chí theo hợp đồng và kế hoạch thực hiện Từ việc so sánh tình trạng thực hiện mà nhóm dự án đưa ra các phương án giải quyết nhanh chóng và kịp thời Trong trường hợp cần thiết nhóm có thảo luận và đàm phán với Khách hàng để đưa ra giải pháp tối ưu nhất

1.1 Kiểm soát chi phí

Về chi phí, do tất cả nguyên phụ liệu được xác định giá và ứng tiền trước để mua ngay từ đầu nên không phát sinh nhiều thay đổi về chi phí Chi phí của dự án gần như hoàn toàn giống với

kế hoạch đề ra

Đơn vị: Ngàn đồng Loại

Dây khóa kéo

Phản quang May Khác Tổng Đơn

giá

5

3

25

10

188

1.770

14.750

5.900

110.920

10.2 Kiểm soát chất lượng

Do Khách hàng rất quan tâm đến vấn đề chất lượng sản phẩm nên việc kiểm soát chất lượng được quan tâm hàng đầu Theo phụ lục 2 (Phụ lục hợp đồng), các yêu cầu về chất lượng được tóm tắt như sau:

Yêu cầu chất lượng chung:

- Chất liệu: 100% cotton Có thể chấp nhận 90% cotton

Yêu cầu đối với áo:

- Áo gồm có hai phần: Phần vai áo và phần dưới vai (Hình 1 – phụ lục 2)

- Hai túi: hai túi ngực Túi đóng mở sử dụng miếng dính và túi trái có khe cắm viết (phía giữa ngực áo – hình 1)

- Hai dải phản quang: một phía trước ngực và một phía sau ngực Mỗi dải được bố trí ở giữa phần vai và phần dưới vai của áo Phản quang phải là của hãng 3M.

- Logo đầy đủ phía trước ngực áo: Logo đầy đủ phải được thêu phía trên túi ngực trái

Độ rộng của Logo ít nhất là 90 mm Logo phải nằm chính giữa nắp túi và giải phản quang Khoảng cách tối thiểu giữa vòng tròn (phần đầu tiên của Logo) với dải phản quang phải bằng chiều cao của chữ “C” trong Logo

- Logo không đầy đủ (Vòng tròn) được thêu trên tay trái (giữa vai và khuỷu tay) Đường kính ngoài bằng 70 mm

thiểu là 350 mm

[PMS (spot color): Pantone 432C; Process Color (CMYK); 23-2-0-77; RGB Color: 139-15-4] Màu vải phần dưới vai là màu xám [PMS (spot color): Pantone 7534C; Process (CMYK): 0-2-8-10; RGB (screen/web): 232-225-213]

- Nút áo: Sử dụng nút bấm bằng nhựa cho hàng nút phía trước và tay áo

Yêu cầu về kích thước áo

Kích thước áo được cụ thể hóa trong Bản chỉnh sửa hợp đồng như sau:

Yêu cầu với quần

nổi

- Quần phải có 2 túi chìm hai bên và hai túi hậu có sử dụng miếng dính

- Nút quần phải được khâu chắc chắn và khi khâu xong phải quấn chỉ xung quanh cho chắc.

- Vải làm các túi chìm phải bằng chất liệu 100% cotton

Yêu cầu kích thước quần

Công đoạn chuẩn bị nguyên phụ liệu

Trong công đoạn chuẩn bị nguyên phụ liệu, nhóm dự án nhận thấy một số khó khăn nếu thực hiện đúng như yêu cầu của khách hàng như:

của Việt Nam Sử dụng phản quang loại này thường xuyên ngoài trời rất dễ làm cho miếng phản quang bị vỡ hay bong tróc

- Việc may túi chìm bằng chất liệu vải 100% cotton khó thực hiện và túi lại không bền

- Nút nhựa như áo mẫu mà Khách hàng đưa ra không thể tìm thấy trên thị trường

Từ những khó khăn trên, nhóm dự án đã đàm phán lại với Khách hàng sử dụng loại phản quang tương đương 3M do Đài Loan sản xuất, phù hợp hơn với khí hậu của Việt Nam, sử dụng chất liệu có pha nilon để làm các túi chìm và sử dụng nút đồng có độ bền cao và thích hợp với vải Kaki giày Với những lý lẽ hợp lý, nhóm dự án đã thuyết phục thành công Khách hàng và bắt tay vào quá trình quản lý sản xuất

Công đoạn duyệt mẫu

Với yêu cầu kỹ thuật rất tỉ mỉ như trên, tất cả tài liệu kỹ thuật đã được chuyển cho các xưởng gia công và được lập thành yêu cầu cụ thể và chính xác bằng văn bản đối với từng đối tác gia công Từ các yêu cầu cụ thể đó, các đối tác thực hiện làm các sản phẩm mẫu như nhuộm vải mẫu, thêu Logo mẫu và làm bộ quần áo mẫu, nhóm dự án lấy các sản phẩm mẫu này đưa sang

để khách hàng duyệt và phản hồi cụ thể bằng văn bản Nếu các mẫu được duyệt mới đưa vào làm thực tế, mẫu nào chưa được duyệt thì làm lại đến khi Khách hàng duyệt mới tiếp tục

Về kích thước quần áo, Công ty gặp đôi chút khó khăn đó là kích thước có khác so với kích thước thường dùng của các xưởng gia công Việt Nam, nên công ty đã yêu cầu xưởng gia công phải đảm bảo hướng dẫn cho toàn thể nhân viên thay đổi cách thực hiện theo tiêu chí về kích

thước mới Kích thước này đã được may thử đúng như bản yêu cầu xong bước đầu do đặc tính

kỹ thuật của chất liệu vải 100% cotton là tính co rút nên nếu làm đúng như bản yêu cầu về kích thước của Khách hàng thì sẽ bị hụt đi một đến hai cm Điều này đã được rút kinh nghiệm

từ thực tế khi làm bộ mẫu và cũng từ phản hồi từ phía Khách hàng khi duyệt mẫu Như thế, khi thực hiên, vải sẽ được cắt dài ra với tỷ lệ tương ứng

Công đoạn thực hiện

Trong thời gian này, Chủ nhiệm dự án thường xuyên theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện của các xưởng thi công để chắc chắn rằng các sản phẩm làm ra giống với các sản phẩm mẫu

đã được duyệt Trong giai đoạn này không phát sinh nhiều sai sót Mỗi sai sót nếu có thì xưởng sản xuất đều phải chịu trách nhiệm làm lại để giống như mẫu đã duyệt do những điều này đều được yêu cầu thành văn bản đối với các xưởng gia công

10.3 Kiểm soát tiến độ

Về tiến độ, Khách hàng có yêu cầu công ty thực hiện giao hàng theo tiến độ được nêu cụ thể trong bản chỉnh sửa hợp đồng được dịch ra tiếng Việt như sau:

Kế hoạch giao hàng theo size

Bên A đồng ý giao hàng theo size với tiến trình như sau:

âm lịch Nguồn nhân lực tại hầu hết các xưởng may đều được tuyển từ các tỉnh đến giai đoạn gần tết đều có nhu cầu về quê ăn tết Đối với xưởng may gia công hợp tác với Công ty cũng không tránh khỏi hiện tượng trên Nếu cứ sản xuất và giao hàng đúng theo size và tiến độ như trên thì không thể hoàn thành đúng như thời gian giao hàng của lô hàng thứ tư được Sau khi thảo luận với chủ xưởng may, chủ nhiệm dự án đã họp và đề xuất phương án với Khách hàng như sau: Thay vì ba lần giao hàng cuối cùng sẽ giao mỗi lần đủ số size theo như Bản chỉnh sửa hợp đồng, phía Công ty sẽ sản xuất và giao mỗi ngày theo từng size Nếu thực hiện như vậy,

thậm chí Công ty có thể giao trước thời gian mà Khách hàng yêu cầu Cũng do nắm được lịch trình phát quần áo bảo hộ lao động cho công nhân vào đầu năm 2011 sau Tết âm lịch, nên phía Công ty đã thuyết phục thành công Khách hàng Và bản tiến trình giao hàng được chỉnh sửa lại như sau:

cả về thời gian và tiền bạc

11. NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

Do dự án có quy mô vừa phải nên yêu cầu về nhân lực không lớn Nhân lực dự án chủ yếu gồm có Chủ nhiệm dự án, thư ký dự án và nhân viên vận chuyển giao hàng

Chủ nhiệm dự án là người chịu trách nhiệm chính cũng như là người quyết định tất cả các vấn

đề liên quan đến dự án Chủ nhiệm dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch thực hiện, theo dõi kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện dự án theo đúng tiến độ, chi phí và chất lượng nêu trong Hợp đồng Chủ nhiệm dự án cũng là người điều phối các hoạt động nội bộ và phối hợp hoạt động giữa các bên liên quan

Thư ký dự án chịu tránh nhiệm chính trong việc soạn thảo các văn bản, chịu trách nhiệm về việc liên hệ giữa các bên bằng email, điện thoại hay fax Thư ký dự án luôn luôn bám sát các tiêu chí về thời gian, chi phí và chất lượng để kịp thời thông báo cho chủ nhiệm dự án và các bên liên quan trong trường hợp cần thiết Ngoài ra thư ký dự án cũng là người chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến tài chính, kế toán của dự án

Nhân viên giao hàng dưới sự điều động của chủ nhiệm dự án và phối hợp với thư ký dự án để kịp thời vận chuyển hàng hóa qua lại từ công ty đến các xưởng gia công và giao hàng cho Khách hàng nhanh chóng kịp thời

12.SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

Dự án có sơ đồ tổ chức hết sức đơn giản như sau:

13. RỦI RO

Rủi ro thiếu tiền mặt: Do Hợp đồng được thực hiện vào giai đoạn cuối năm cũ chuyển sang

năm mới, đối với công ty đây đang là giai đoạn có nhiều hợp đồng với các đối tác lớn cũng như giai đoạn phải sử dụng lượng tiền tương đối lớn để thanh toán công nợ cho các nhà cung cấp cũng như các đối tác gia công Do đó nhu cầu tiền mặt lúc này là rất lớn Kết hợp tất cả những yếu tố này làm cho công ty dễ lâm vào tình trạng không có đủ tiền mặt để cùng lục thực hiện tất cả các hợp đồng và thanh toán công nợ Nắm bắt được tình hình trên, Chủ nhiệm dự

án đã chủ động lấy tiền ứng trước 30% giá trị hợp đồng để ứng trước tiền mua nguyên phụ liệu

và ứng trước đối với các khoản chi khác Đồng thời với các đối tác quen như nhà cung cấp vải

và xưởng may, Chủ nhiệm dự án chủ động giao kèo thanh toán nốt công nợ trong hai tháng Như vậy là thực hiện dự án này không những không làm giảm lượng tiền mặt của công ty mà còn có ảnh hưởng tích cực do Công ty có các đối tác quen nên việc ứng trước tiền để mua hàng chỉ ở tỷ lệ 20% giá trị hàng hóa

Rủi ro về giá cả thay đổi: đây là giai đoạn cuối năm gần tết nên giá cả của nhiều loại mặt hàng cũng như giá nhân công có xu hướng tăng Đặc biệt đối với nguyên phụ liệu và nhân công ngành may mặc quần áo bảo hộ lao động thường có nhu cầu rất lớn dịp cuối năm do các công

ty sản xuất hay xây dựng thường cấp áo bảo hộ mới cho công nhân một năm hai dịp trong đó

có dịp đầu năm mới Việc tăng giá có thể gây ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận dự án mang lại Nhận định được tình hình trên, Chủ nhiệm dự án đã chủ động xúc tiến quá trình làm các sản phẩm mẫu để nhanh chóng được duyệt bởi Khách hàng Ngay sau khi các nguyên phụ liệu được duyệt, Công ty lập tức tiến hành đặt cọc mua hết tất cả các nguyên phụ liệu cần thiết cho Hợp đồng Cũng tương tự với nhân công, ngay sau khi ký hợp đồng công ty lập tức ký giao kèo với các xưởng sản xuất để cố định giá gia công và như thế không còn phải chịu nhiều rủi

ro gia tăng giá cả

Rủi ro về nguồn nhân lực khan hiếm dịp Tết: Dịp cuối năm công nhân các tỉnh xa do đi làm

cả năm ít có dịp về nhà nên thường mong muốn được về quê sớm để ăn Tết xum họp gia đình Công nhân ngành may cũng tồn tại khá phổ biến tình trạng trên Nếu công nhân về quê quá nhiều thì có thể các xưởng gia công sẽ không thực hiện kịp tiến độ và như thế ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thực hiện Hợp đồng của Công ty Điều này có thể dẫn đến việc Công ty vi phạm và bị phạt do giao hàng chậm tiến độ Để giảm nhẹ rủi ro trên, Công ty sau khi ký hợp đồng ngay lập tức đã ký kết giao kèo với các xưởng gia công Ngoài về chất lượng gia công, các xưởng cũng phải chịu trách nhiệm với công ty về thời gian gia công nữa Trong trường hợp không kịp tiến độ như giao kèo, các xưởng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm Việc này tuy cũng giúp giảm nhẹ rủi ro trực tiếp với công ty, nhưng trong trường hợp thiếu nhân công dẫn đến chậm tiến độ hợp đồng, công ty vẫn phải chịu nhiều tổn hại về uy tín và ảnh hưởng đến các hợp đồng tiếp theo Chính vì thế Công ty luôn đưa ra các giả định về thiếu hụt nhân công,