1.2 Lý do hình thành dự án : Với quy mô đào tạo, số lượng ngành nghề dự kiến ngày càng tăng, để nâng cao năng lực quản lý về đào tạo của nhà trường; quản lý chặt chẽ từ lúc tuyển sinh đ
Trang 1MỤC LỤC
1 GIỚI THIỆU : 2
1.1) Giới thiệu sơ lược về Trường : 2
1.2) Lý do hình thành dự án : 3
2 MỤC TIÊU DỰ ÁN : 3
3 QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN : 3
3.1) Nội dung kỹ thuật dự án : 3
3.1.1) Xây dựng phần mềm quản lý đào tạo : 3
3.1.2) Củng cố và nâng cấp hạ tầng, kỹ thuật gồm : 4
3.2) Quy mô, Phạm vi dự án : 4
3.3) Nhân sự : 4
3.4) Chi phí : 5
3.5) Thời gian thực hiện : 7
3.6) Yêu cầu Kỹ thuật : 8
3.6.1) Phần mềm quản lý đào tạo : 8
3.6.2) Cổng thông tin điện tử : 8
3.6.3) Phần mềm hệ thống : 9
3.6.4) Hạ tầng kỹ thuật – thiết bị phần cứng : 9
4 CÁC GIẢ ĐỊNH : 10
5 CÁC RÀNG BUỘC : 11
6 CÁC LOẠI TRỪ : 11
7 DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN : 11
8 CƠ CẤU CÔNG VIỆC – WBS : 12
9 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN : 13
10 MA TRẬN THÔNG TIN TRÁCH NHIỆM : 15
11 TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG DỰ ÁN (RACI): 16
12 KIỂM SOÁT DỰ ÁN : 17
13 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN : 18
14 CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN, PHƯƠNG PHÁP GIẢM NHẸ : 18
15 GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN : 19
16 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN : 20
17 BIỆN PHÁP CẢI THIỆN DỰ ÁN : 20
18 CÁC BÀI HỌC RÚT KINH NGHIỆM TỪ DỰ ÁN: 21
Trang 2Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Bình Dương là cơ quan chủ quản của trường Đại học Thủ Dầu Một
Trường sẽ tăng cường hợp tác với các trường đại học, viện nghiên cứu, các tổ chức ứng dụng khoa học – công nghệ trong nước và ngoài nước nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học
NHIỆM VỤ CỦA NHÀ TRƯỜNG
Đào tạo đa ngành, phát triển nguồn nhân lực có trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học và sau đại học để phụ vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa của tỉnh, khu vực và cả nước Đồng thời tham gia vào công cuộc đổi mới và phát triển giáo dục Đại học Việt Nam, nhằm đạt được uy tín ngang bằng với đại học các nước tiên tiến trong khu vực và thế giới
Trang 3Nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao công nghệ phục vụ phát triển kinh
tế - xã hội cho địa phương và các tỉnh lân cận
1.2) Lý do hình thành dự án :
Với quy mô đào tạo, số lượng ngành nghề dự kiến ngày càng tăng, để nâng cao năng lực quản lý về đào tạo của nhà trường; quản lý chặt chẽ từ lúc tuyển sinh đầu vào cho đến khi tốt nghiệp ra trường, và quản lý chính xác theo các quy chế đào tạo của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo yêu cầu Nhà trường cần phải có phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ trong quản lý hoạt động đào tạo bắt đầu từ năm 2012, từ đó giúp cho việc quản lý đào tạo được tốt hơn, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường
Tự xây dựng một phần mềm dùng riêng tương xứng với qui mô và vị thế của nhà trường là một việc nên làm
Tuy nhiên việc này có thể kéo dài ít nhất 3 đến 4 năm mới có thể có được phần mềm dùng tốt (thời gian hoàn thành còn tùy thuộc vào vấn đề nhân sự, kinh nghiệm & kinh phí)
Trong khi chờ đợi có phần mềm tự xây dựng, nhà trường cần sử dụng một phần mềm quản lý đào tạo sẵn có, một phần là để sử dụng ngay cho các khóa học sắp tốt nghiệp, một phần được xem là có sẵn mô hình quản lý có kinh nghiệm để có thể xây dựng một phần mềm dùng riêng hiệu quả hơn sau này
2 MỤC TIÊU DỰ ÁN :
- Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật hệ thống mạng để đáp ứng với yêu cầu của phần mềm
- Xây dựng Phần mềm quản lý đào tạo
- Xây dựng Cổng thông tin điện tử
3 QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN :
3.1) Nội dung kỹ thuật dự án :
3.1.1) Xây dựng phần mềm quản lý đào tạo :
Phần mềm quản lý đào tạo gồm các phân hệ :
Phân hệ quản lý sinh viên
Phân hệ xây dựng kế hoạch và lập thời khóa biểu
Phân hệ quản lý kết quả học tập
Trang 4 Dịch vụ tra cứu, quản lý thông tin liên quan cá nhân (điểm, thời khóa biểu, lịch công tác, lịch thi, học phí, đánh giá giảng viên online, v.v…)
o Hình thức quản lý : chủ đầu tư tự quản lý
o Thời gian thực hiện : 05 tháng
3.3) Nhân sự :
o Đơn vị thực hiện : Ban Quản lý dự án
o Nhân sự tham gia : 5 người thực hiện toàn thời gian cho dự án
o Hiệu trưởng giao cho Ban quản lý dự án lập kế hoạch, phương án thực hiện
o Dự án đã thực hiện như sau :
Cơ cấu nhân sự dự án bao gồm :
1 Trưởng Ban Quản Lý
o Chi tiết phân công công việc trong Ban quản lý như sau :
Trang 5- Làm việc với các Đối tác bên ngoài
- Chuyển giao Dự án khi hoàn thành
- Lập kế hoạch chi tiết các thiết bị cần
- Lập nội dung yêu cầu, đặc tính của phần mềm quản lý đào tạo, cổng thông tin điện tử
- Lập tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm phù hợp với yêu cầu
- Chịu trách nhiệm với Trưởng ban
về mặt kỹ thuật phần mềm
2
4 Thư ký - Hỗ trợ Ban Quản lý dự án việc thực
hiện các công việc Văn thư, Kế toán, giúp việc cho Trưởng Ban dự
án
1
3.4) Chi phí :
o Chủ đầu tư được quyền sử dụng nguồn kinh phí từ vốn đầu tư và
ngân sách tỉnh đã phê duyệt là : 1.500.000.000 đ
Trang 6Ứng dụng CNTT Tại Trường Đại Học Thủ Dầu
Một 1.122 tr
400 tr
Cổng Thông Tin Điện Tử
120 tr
Phần mềm hệ thống
Trang 7STT Công việc Chi phí
Chiếm
tỷ trọng
Ghi chú
3.5) Thời gian thực hiện :
o Thời gian thực hiện dự án : 05 tháng
Thời gian bắt đầu : tháng 03/2012
Thời gian kết thúc : tháng 07/2012
o Các mốc thời gian chính :
Trang 85 Nâng cấp thiết bị hạ tầng kỹ thuật Tuần thứ 3 – Tháng 04
6 Đánh giá, bàn giao hạ tầng Tuần thứ 4 – Tháng 04
3.6) Yêu cầu Kỹ thuật :
3.6.1) Phần mềm quản lý đào tạo :
o Phần mềm này dùng để quản lý sinh viên từ khi nhập trường đến khi ra trường
o Các nghiệp vụ quản lý trong phần mềm này phải tương thích với quy chế của bộ giáo dục đào tạo và nhà trường về công tác quản lý sinh viên, quản lý điểm, xếp thời khóa biểu, quản lý tài vụ
o Phải đảm bảo khả năng khai thác, thống kê thông tin dễ dàng và mềm dẻo
o Phải đảm bảo kết xuất các báo cáo đầy đủ theo quy chế mới của bộ giáo dục như quy chế 58/2007/QĐ-BGDĐT và 44/2007/QĐ-BGD&ĐT
3.6.2) Cổng thông tin điện tử :
o Cổng thông tin điện tử của trường sẽ được thiết kế theo các yêu cầu về chức năng và các chuẩn theo các văn bản hướng dẫn như sau:
o Công văn 1654/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27/05/2008 của Bộ Thông tin & Truyền thông về việc hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho các dự án dùng chung theo Quyết định
số 43/2008/QĐ-TTg và Công văn số 3386/BTTTT-ƯDCNTT ngày 23/10 năm 2009 về việc “bổ sung, điều chỉnh một số điểm tại cọng văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT,1655/BTTTT-ƯDCNTT;
o Thông tư 26/2009/TT-BTTTT ngày 31/7/2009 của Bộ Thông tin
và Truyền thông quy định về việc cung cấp thông tin và đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với trang tin điện tử của cơ quan nhà nước;
o Thông tư 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/9/2011 của Bộ Thông tin
và Truyền thông quy định về việc tạo lập và sử dụng lưu trữ dữ
Trang 9liệu đặc tả trên trang tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước
o CSDL có khả năng lưu trữ được nhiều định dạng dữ liệu khác nhau như dữ liệu có cấu trúc, dữ liệu phi cấu trúc dưới dạng tệp gắn kèm (dữ liệu tệp văn bản, dữ liệu phim, ảnh, âm thanh)
o Cho phép tìm kiếm toàn văn (full text search) trong toàn bộ CSDL
kể cả trong các tệp gắn kèm hỗ trợ tìm kiếm được nhiều định dạng văn bản như doc, xls, ppt, pdf
o Dữ liệu phải được chuẩn hóa để lưu trữ theo chuẩn ký tự Unicode
o Thiết kế, xây dựng và khai thác CSDL sử dụng ngôn ngữ SQL chuẩn
để có thể cho phép triển khai trên nhiều hệ quản trị CSDL như SQL Server, Oracle, DB2 và các ứng dụng quản lý dữ liệu như MySQL
o Tương thích với các trình duyệt thông dụng hiện nay: Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera, …
o Cho phép người quản trị tự cấu hình các thông tin hiển thị trong các giao diện hiển thị cho người dùng
o Cho phép người dùng có khả năng thay đổi màu sắc, giao diện nền, phông chữ hoặc chọn một mẫu hiển thị có sẵn
o Giao diện được thiết kế phải đảm bảo mỹ thuật, tiện lợi và dễ sử dụng
o Hỗ trợ hiển thị tiếng Việt theo chuẩn Unicode
o Tất cả các giao diện đều dùng tiếng Việt Hỗ trợ tối đa bằng bàn phím
o Sử dụng phông chữ thống nhất
o Không phụ thuộc vào độ phần giải màn hình nhưng tối thiểu phải
là độ phân giải 800x600 pixels
o Chế độ màu tối thiểu: High color (16 bit)
3.6.3) Phần mềm hệ thống :
o Phần mềm hệ thống Microsoft Windows Server, SQL Server phải đảm bảo theo sự hướng dẫn của Sở Thông Tin và Truyền Thông
3.6.4) Hạ tầng kỹ thuật – thiết bị phần cứng :
o Hạ tầng phần cứng bao gồm các thành phần : cân bằng tải kết nối WAN, tường lửa, Coer Switch layer 2 và các switch truy cập; các máy chủ Web, máy chủ ứng dụng, máy chủ cơ sở dữ liệu, các thiết bị đầu cuối cho người dùng; toàn bộ hệ thống mạng được phân chia thành các vùng tách biệt nhau (VLAN), được kiểm soát chặc chẽ thông qua chính sách thiết lập tại tường lửa và core switch Sơ đồ kết nối các thành phần được trình bày chi tiết trong báo cáo đầu tư
Trang 10o Các tiêu chuẩn về kết nối, truy cập thông tin, an toàn thông tin được áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04/01/2011 của Bộ Thông Tin và Truyền Thông;
o Thiết bị máy chủ (server) : số lượng 03, ngoại nhập, kiểu dáng Rack, cấu hình tối thiểu :
01 máy chủ web cấu hình tối thiểu : 01 CPU Intel Xeon 6C, 2.8Ghz/1333 Mhz/12Mb, RAM 3x4Gb DDR3 ECC Chipkill;
02 ổ đĩa cứng SAS 300GB 10K, hỗ trợ công nghệ RAID 0,1,10,5l DVD-RW; 2 port Gigabit Ethernet; nguồn điện Hot-swap Redundant
02 máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu cấu hình tối thiểu : 01 CPU Intel Xeon 6C, 2.8Ghz/1333 Mhz/12Mb, RAM 3x4Gb DDR3 ECC Chipkill; 02 ổ đĩa cứng SAS 300GB 10K, hỗ trợ công nghệ RAID 0,1,10,5l DVD-RW; 2 port Gigabit Ethernet; nguồn điện Hot-swap Redundant
o Thiết bị máy con (client) : số lượng 30 máy Cấu hình tối thiểu : 01 CPU core i3, RAM 8GB, Ổ cứng 500GB, port LAN, Ethernet
o Thiết bị cân bằng tải (load balancing and broadband router) số lượng 01, cấu hình tối hiểu : cân bằng tải trên 04 WAN port, định tuyến các dịch vụ theo từng WAN cụ thể; 04 LAN ports 10/100/1000 Mbps, hỗ trợ VLAN, DMZ, multiNAT, Packet Filter, QoS
o Thiết bị chuyển mạch lõi (core switch) : số lượng : 05 Cấu hình tối thiểu : 48 ports 10/100 Mbps + 2 Combo Gigabit SFP, 16 Gbps forwarding bandwidth
o Thiết bị tường lửa cứng : số lượng 01 Cấu hình tối thiểu : hỗ trợ kết nối đồng thời : 50000; 250 IPSec VPN; 2 SSL VPN; 50 VLANs; RAM 256 MB; VPN throughput; 170 Mbps; Firewall throughput
300 Mbps
o Thiết bị lưu điện (UPS) : số lượng 03, 1,5k VA Online Smart dạng Rack 2U
o Cáp mạng UTP Cat 6, Cat 5e UTP
o Các linh kiện và phụ kiện đi kèm
4 CÁC GIẢ ĐỊNH :
Trong dự án này không có giả định, cần phải bổ sung các giả định như sau :
- Các hợp đồng với nhà cung cấp đảm bảo thời gian cung cấp, chuyển giao
- Vật giá mua sắm trang thiết bị, phần mềm, ít thay đổi trong suốt thời gian thực hiện dự án Nếu có thay đổi thì chỉ tăng trong khoảng chi phí dự phòng (10%)
Trang 115 CÁC RÀNG BUỘC :
Trong dựa án này có các ràng buộc sau :
- Yêu cầu về cấu hình tối thiểu của các thiết bị
- Chỉ định thầu về phần mềm quản lý đào tạo, cổng thông tin điện tử
- Sử dụng phần mềm có bản quyền của nhà cung cấp
- Các phần cứng, phần mềm có thời gian bảo hành
Tuy nhiên cần bổ sung các ràng buộc sau :
- Nguồn vốn có giới hạn trong phạm vi phê duyệt của Tỉnh, nên phải tính toán kỹ lưỡng việc triển khai nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, mua phần mềm
hệ thống, quản lý, cổng thông tin … thật chính xác không để vượt quá chi phí dự phòng
6 CÁC LOẠI TRỪ :
Trong dự án này không có các loại trừ, cần bổ sung các loại trừ sau :
- Các phần cứng linh kiện phụ không có phần bảo hành
- Dự án không bao gồm các bước tiếp theo nếu Bộ GD&ĐT có thay đổi về quy chế thì phần mềm phải đáp ứng như thế nào, quy mô số lượng SV ngày càng tăng thì phần mềm đáp ứng ra sao?
- Dự án không bao gồm chi phí bảo trì phần mềm hàng năm nhằm đảm bảo
ổn định trong quá trình vận hành sau thời gian bảo hành
- Dự án chưa tính đến các phát sinh đột suất như chỉ số lạm phát tăng cao, làm các chi phí tăng cao quá mức dự phòng của dự án
- Các thiên tai, hỏa hoạn, quy định thay đổi bất ngờ làm chậm trễ tiến độ thực hiện của dự án
7 DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN :
Trong dự án này không có các dự án liên quan
Trang 128 CƠ CẤU CÔNG VIỆC – WBS :
Ứng dụng CNTT Tại Trường Đại Học Thủ Dầu Một
Nhân sự
Trưởng Ban QLDA
Chuyên viên CNTT
Chuyên viên Đào Tạo
Thiết bị chuyển mạch
Thiết bị tường lửa
Các thiết bị, linh kiện phụ
Lắp đặt hạ tầng phần cứng, thiết
bị mạng
Phần mềm
Phần mềm hệ thống
Nhập dữ liệu vào phần mềm
Hướng dẫn sử dụng phần mềm
Cài đặt cổng thông tin
Hướng dẫn sử dụng cổng thông tin
Trang 139 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN :
Thời gian (ngày)
Bắt đầu Kết thúc
Công việc trước
D3 Mua Thiết bị cân bằng tải 2 Wed 4/4/12 Thu 4/5/12 D2 D4 Mua Thiết bị chuyển mạch 1 Fri 4/6/12 Fri 4/6/12 D3
D6 Mua Các thiết bị, linh kiện phụ 1 Tue 4/10/12 Tue 4/10/12 D5
E2 Cài đặt phần mềm hệ thống 2 Fri 4/27/12 Mon 4/30/12 E1
E3 Mua phần mềm quản lý đào tạo,
cổng thông tin điện tử
10 Tue 5/1/12 Mon 5/14/12 E2
E4 Cài đặt Phần mềm quản lý đào tạo 3 Tue 5/15/12 Thu 5/17/12 E3 E5 Nhập dữ liệu vào phần mềm quản 20 Fri 5/18/12 Thu 6/14/12 E4
Trang 1510 MA TRẬN THÔNG TIN TRÁCH NHIỆM :
Công
Việc
Nhân sự thực hiện Các đơn vị, phòng ban liên quan
Trưởng QLDA
CV CNTT
CV Đào tạo 1
CV Đào tạo 2
Thư
Ký BGH Phòng CNTT
Phòng Đào Tạo
Phòng QLSV
Phòng Tài Vụ
Bên Ngoài
Mua Các thiết bị, linh kiện
Mua phần mềm quản lý đào
tạo, cổng thông tin điện tử
Cài đặt Phần mềm quản lý
đào tạo
Trang 16quản lý đào tạo
1: Thực hiện 2: Hỗ trợ 3: Tư vấn 4: Được thông báo 5: Được chấp nhận
11 TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG DỰ ÁN
Lập Kế hoạch thực hiện Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Lập Bản kinh phí Ban QLDA BGH P.Tài vụ BGH
Mua Máy chủ Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Mua Máy con Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Mua Thiết bị cân bằng tải Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Mua Thiết bị chuyển mạch Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Trang 17Mua Thiết bị tường lửa Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Mua Các thiết bị, linh kiện phụ Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Lắp đặt hạ tầng phần cứng, thiết bị
mạng
Đánh giá và bàn giao hạ tầng Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Mua Phần mềm hệ thống Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Cài đặt phần mềm hệ thống Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Mua phần mềm quản lý đào tạo, cổng
thông tin điện tử
Cài đặt Phần mềm quản lý đào tạo Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý
Cài đặt cổng thông tin điện tử Ban QLDA BGH P.CNTT BGH
Hướng dẫn sử dụng cổng thông tin điện
Cách thức kiểm soát dự án đã được thực hiện :
- Dựa án đã dùng phương pháp giá trị đạt được EVM (Earned Value Method) để kiểm soát trong giai đoạn thực hiện dự án
- Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế hoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu Được thực hiện hàng ngày, tuần và