báo cáo kết quả thực hiện dự án mua sắm và thay thế accu cho 35 trạm tại thành phố hồ chí minh suy giảm chất lượng

- Ban lãnh đạo công ty giao Trưởng dự án làm việc với tất cả các nguồn lực để thành lập Ban quản lý dự án, lên kế hoạch và phương án thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm về tiến độ và h

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

KHOA SAU ĐẠI HỌC

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN

GVHD: PGS.TS Lưu Trường Văn

Thực hiện: Nguyễn Thị Nhật Trâm

MSHV: MBA12B043

TP.HCM, Tháng 05/2013

Lời mở đầu

Với xu hướng phát triển vượt bậc của các thiết bị điện tử viễn thông, ngày càng có nhiều nhà cung cấp dịch vụ mạng thâm nhập thị trường Tuy nhiên không phải nhà cung cấp nào cũng đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt Việc tín hiệu mạng không ổn định, độ phủ sóng hẹp, chăm sóc khách hàng không chu đáo đã khiến nhiều nhà mạng đi vào tình trạng “biến mất” khỏi thị trường

Để khẳng định vị thế của mình, nhiều nhà mạng đã không ngừng củng cố, mở rộng

độ phủ sóng, và 1 trong những nhà mạng đi đầu được nhắc đến nhiều nhất là MobiFone

Là một trong số ít những nhà mạng có lượng khách hàng ổn định và đông đảo nhất, MobiFone luôn không ngừng cải tiến kỹ thuật để gia tăng chất lượng phát sóng, nâng cao

uy tín của mình

Bài tiểu luận này là báo cáo kết quả thực hiện một trong những dự án mang tầm chiến lược MobiFone: “Mua sắm và thay thế accu cho 35 trạm ở TP.HCM suy giảm chất lượng”, được thực hiện bởi Trung tâm II

Vận dụng những kiến thức đã học, dưới sự hướng dẫn của thầy PGS.TS.Lưu Trường Văn, bài báo cáo đã nêu được những nội dung cơ bản của 1 dự án, hi vọng sẽ giúp ích cho người đọc

Vì thời gian và kiến thức có hạn nên bài viết có thể còn nhiều sai sót, mong thầy và bạn đọc thông cảm Chân thành cám ơn!

Nguyễn Thị Nhật Trâm

MỤC LỤC

1.TỔNG QUAN 4

1.1.Sơ lược về công ty 4

1.2.Hình thành dự án 4

2.MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN 4

3.QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN 5

3.1.Thông tin chung về dự án 5

3.2.Nhân sự và trách nhiệm 5

3.3.Chi phí 6

3.4.Thời gian 7

4.CÁC RÀNG BUỘC, LOẠI TRỪ 7

5.DỰ ÁN LIÊN QUAN 8

6.CƠ CẤU CÔNG VIỆC – WBS 9

7.TIẾN ĐỘ DỰ ÁN – SƠ ĐỒ GANTT 10

8.MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM – RAM 12

9.TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI LIÊN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG DỰ ÁN – RACI 13 10.PHƯƠNG ÁN KIỂM SOÁT, QUẢN LÝ DỰ ÁN 14

11.KẾ HOẠCH QUẢN LÝ RỦI RO CỦA DỰ ÁN 15

12.THÔNG TIN, LIÊN LẠC 16

13.MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN 17

14.NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN 18

15.BÀI HỌC KINH NGHIỆM 18

1.Tổng quan

1.1.Sơ lược về công ty

Với tiêu chí luôn hướng tới khách hàng, Công ty thông tin di động MobiFone đã đem đến cho khách hàng những dịch vụ thông tin di động có chất lượng cao, cung cấp các sản phẩm dịch vụ hấp dẫn với mức cước phù hợp Qua 19 năm hoạt động, MobiFone đã đạt nhiều thành công và được trao nhiều giải thưởng quan trọng: doanh nghiệp viễn thông di động xuất sắc nhất năm 2010 do Bộ thông tin và Truyền thông trao tặng, 6 năm liên tiếp được khách hàng bình chọn “mạng di động được ưa chuộng nhất” và “mạng chăm sóc khách hàng tốt nhất” Năm 2011, MobiFone vinh dự được Nhà nước trao tặng danh hiệu “Anh hùng lao động” và bình chọn trong Top 10 thương hiệu nổi tiếng do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam tổ chức

1.2.Hình thành dự án

- Nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ và thực hiện nhiệm vụ kinh doanh, MobiFone đã không ngừng cải tiến, đổi mới các thiết bị kỹ thuật thu phát sóng Trước tình trạng hư hỏng và suy giảm chất lượng của 1 số bình ac-quy tại các trạm BTS thuộc trung tâm II gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng dịch vụ của công

ty, Trung tâm TTDĐ khu vực II đã đề xuất và thực hiện phương án “ Mua sắm accu thay thế cho 35 trạm tại Tp.HCM suy giảm chất lượng”

- Báo cáo này nhằm đánh giá lại quá trình thực hiện Dự án, rút ra những mặt mạnh, mặt yếu trong quá trình thực hiện để Ban lãnh đạo Công ty và người đọc có cái nhìn sâu sát hơn cũng như rút kinh nghiệm cho việc thực hiện các Dự án tương tự được tốt hơn

2.Mục tiêu của dự án

- Đảm bảo mua sắm các accu đúng chất lượng, giá hợp lý để thay thế cho 35 trạm tại Tp.HCM suy giảm chất lượng

- Nâng cao và ổn định chất lượng phát sóng của các trạm BTS

3.Quy mô, phạm vi dự án

3.1.Thông tin chung về dự án

- Tên dự án: “Mua sắm accu thay thế cho 35 trạm tại Tp.HCM suy giảm chất lượng”

- Chủ đầu tư: Trung tâm Thông tin di động khu vực II

- Địa điểm triển khai: các trạm BTS tại trung tâm II

- Đơn vị thực hiện: phòng kỹ thuật khai thác (KTKT)

- Nội dung: mua sắm accu thay thế cho 35 trạm có accu suy giảm chất lượng

- Quy mô: mua sắm các vật tư kỹ thuật sau: 268 tổ (536 bình)

 536 bình Accu loại 12V, 180 AH

 Các vật tư, phụ kiện kèm theo

 Vận chuyển, lắp đặt accu mới; tháo dỡ và vận chuyển, nhập kho các accu

cũ

- Yêu cầu kỹ thuật của thiết bị cung cấp:

 Điện áp 1 bình accu: 12V, 1 tổ accu 2 bình

 Dung lượng 1 bình accu: 180AH

 Công nghệ: AGM

 Trọng lượng: ≤ 60kg

 Kích thước 1 bình: ≤ 550mm (dài) x 130 (rộng) x 330 (cao)

 Số lượng điện cực cho 1 bình accu: 2

 Hai điện cực nằm trên cùng 1 cạnh, chiều rộng

 Số lần phóng nạp 30% dung lượng: ≥ 1200 lần

 Số lần phóng nạp 50% dung lượng: ≥ 450 lần

 Số lần phóng nạp 100% dung lượng: ≥ 200 lần

 Đáp ứng tiêu chuẩn UL hoặc tương đương

 Nhiệt độ làm việc: 0-600

C

 Thời gian lưu trữ không gây hư hỏng accu ở nhiệt độ 200C không nhỏ hơn

7 năm

3.2.Nhân sự và trách nhiệm

- Đơn vị thực hiện: phòng KTKT

- Ban lãnh đạo công ty giao Trưởng dự án làm việc với tất cả các nguồn lực để thành lập Ban quản lý dự án, lên kế hoạch và phương án thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm về tiến độ và hiệu suất của dự án

- Sơ đồ tổ chức dự án:

Phân công nhiệm vụ cụ thể như sau:

 Trưởng dự án: Lập kế hoạch; phân công, giám sát việc thực hiện của các thành viên trong Dự án; chuyển giao Dự án khi hoàn thành

 Kỹ sư điện – điện tử, cử nhân kinh tế, kỹ sư điện tử viễn thông: tổ chức việc đấu thầu, giám sát việc thực thi hợp đồng của nhà thầu

 Thư ký dự án: hỗ trợ Dự án việc thực hiện các công việc văn thư, kế toán, giúp việc cho Trưởng dự án

3.3.Chi phí

- Chỉ nêu phần dự chi cho gói thầu, những phần chi phí phát sinh được xem như khoảng chi thường niên của công ty, không tính vào chi phí dự án (ví dụ như: lương, hồ sơ, sổ sách, chi phí liên lạc )

Trưởng dự án

Kỹ sư

điện-điện tử

Cử nhân kinh tế

Kỹ sư điện

tử viễn thông

Thư ký

STT Mô tả Đơn giá

(VNĐ)

Số lượng

ĐVT Thành tiền

(VNĐ)

1 Accu, 12V, 180AH 6.350.000 536 Bình 3.403.600.000

2 Giá đỡ 1.900.000 43 Bộ 81.700.000

3 Vận chuyển lắp đặt 500.000 268 Tổ 134.000.000

Chi phí trước thuế VAT 3.619.300.000 Thuế VAT (10%) 361.930.000

Tổng chi sau thuế VAT 3.981.230.000

Nguồn chi: chi phí thường xuyên

3.4.Thời gian

- Thực hiện dự án trong 17 tuần, từ 25/04/2012 đến 22/08/2012

- Được chia làm 2 giai đoạn:

 Giai đoạn đầu: 5 tuần đầu (từ 25/04/2012 đến 29/05/2012)

 Đây là giai đoạn triển khai công việc và tìm kiếm nhà thầu

 Giai đoạn 2: 12 tuần cuối (từ 30/05/2012 đến 22/08/2012)

 Đây là giai đoạn kiểm soát việc thi công của nhà thầu và kết thúc dự án

4.Các ràng buộc, loại trừ

- Các cơ sở dự tính, kế hoạch thầu, tính pháp lý, hiệu quả của dự án phải được phòng Quản lý đầu tư xây dựng thẩm định trước khi lãnh đạo phê duyệt

- Không tạm ứng quá 20% giá trị hợp đồng cho nhà thầu

- Nhà thầu đảm bảo cung cấp hàng hóa trong vòng 12 tuần kể từ ngày ký hợp đồng (không tính tới ngày nghỉ lễ)

- Trong quá trình thực hiện, có thể có những yếu tố khách quan bất khả kháng có thể ảnh hưởng đến việc tháo dỡ, lắp đặt của nhà thầu cần phải báo với công ty để điều chỉnh tiến độ phù hợp

- Đảm bảo cung cấp thiết bị mới 100%, sản xuất từ 2011 trở về sau

- Nhà thầu cần nêu rõ chế độ bảo hành thiết bị, thời gian bảo hành miễn phí tối thiểu là 12 tháng cho toàn bộ thiết bị

- Trong quá trình thực hiện, nhà thầu phải đảm bảo trình tự:

 Tháo dỡ:

 Tháo dỡ accu cũ

 Kiểm tra nhiệt độ từng vỏ ngăn dơn accu sau khi tháo dỡ

 Đo điện áp từng bình, toàn bộ accu sau khi tháo dỡ

 Đo kiểm tra dung lượng accu sau khi tháo dỡ

 Vận chuyển thủ công accu cũ từ phòng máy ra ô tô, cự ly <100m, qua cầu thang bộ có độ dốc < 400

 Lắp đặt:

 Bốc dở thủ công accu mới từ ô tô

 Vận chuyển thủ công accu mới từ ô tô lên phòng máy, cự ly <100m, qua cầu thang bộ có độ dốc < 400

 Lắp đặt accu mới

- Phải có đảm bảo thực hiện hợp đồng của ngân hàng đối với 2 bên

5.Dự án liên quan

Dự án thực hiện là 1 trong những dự án đi cùng chiến dịch đổi mới, nâng cấp toàn

bộ hệ thống phát sóng, nâng cao chất lượng dịch vụ mạng, đem lại hiệu ứng tốt cho khách hàng

6.Cơ cấu công việc – WBS

Dự án mua sắm, thay thế Accu

Chọn nhà thầu

Lập hồ sơ yêu cầu

Gửi thư mời thầu

Nhận hồ sơ

đề xuất

Mở thầu

Cung cấp thiết

bị

Chuẩn bị đủ thiết bị cung ứng

Tháo dỡ, vận chuyển accu

cũ

Vận chuyển, lắp đặt accu mới

Nghiệm thu

Đánh giá

Nghiệm thu

Kết thúc

7.Tiến độ dự án – sơ đồ Gantt

2 Lập bảng kế hoạch thực hiện 1wk 30/04//2012 04/05/2012 1

6 Nhận hồ sơ đề xuất của nhà thầu 10 days 15/05/2012 28/05/2012 5

7 Mở thầu/chọn nhà thầu 1 day 29/05/2012 29/05/2012 6

8 Nhà thầu chuẩn bị thiết bị cung cấp 8wks 30/05/2012 24/07/2012 7

9 Tháo dỡ, vận chuyển accu cũ về kho 4wks 25/07/2012 21/08/2012 8

11 Đánh giá, nghiệm thu 1 day 22/08/2012 22/08/2012 10

8.Ma trận phân công trách nhiệm – RAM

Công việc Bộ phận thực hiện dự án Bộ phận liên quan dự án

Trưởng

DA

Kỹ sư Đ-ĐT

Cử nhân kinh tế

Kỹ sư ĐTVT Thư ký BGĐ

Phòng QLĐT -

XD

Phòng KT – TK - TC Đơn vị thầu

Nhà thầu chuẩn bị thiết bị cung

cấp

Tháo dỡ, vận chuyển accu cũ về

kho

9.Trách nhiệm và mối liên hệ giữa các bộ phận trong dự án – RACI

Công việc Bên có trách nhiệm

(R)

Chịu trách nhiệm trước (A)

Phối hợp với (C) Báo tin cho

(I)

Lập bảng kế hoạch thực hiện Trưởng dự án BGĐ P QLĐTXD BGĐ

Lập bảng chi phí Trưởng dự án BGĐ P KT-TK-TC BGĐ

Lập hồ sơ yêu cầu Tổ xét thầu Trưởng dự án,

BGĐ P.QLĐTXD Trưởng dự án, BGĐ Gửi thư mời thầu Tổ xét thầu Trưởng dự án,

BGĐ

Tổ thư ký Trưởng dự

án, BGĐ Nhận hồ sơ đề xuất của nhà thầu Tổ xét thầu Trưởng dự án,

BGĐ P QLĐTXD Trưởng dự án, BGĐ

Mở thầu/chọn nhà thầu Tổ xét thầu P.QLĐTXD Trưởng dự

án, BGĐ Nhà thầu chuẩn bị thiết bị cung cấp Nhà thầu Công ty Ban dự án

Tháo dỡ, vận chuyển accu cũ về kho Nhà thầu Công ty Ban dự án

Lắp đặt accu mới Nhà thầu Công ty Ban dự án

Đánh giá, nghiệm thu P QLĐTXD BGĐ Ban dự án BGĐ, nhà

thầu

hiện và liên quan

Tất cả

(Tổ xét thầu: gồm Kỹ sư điện – điện tử; kỹ sư điện tử viễn thông; cử nhân kinh tế.)

10.Phương án kiểm soát, quản lý dự án

- Ban lãnh đạo Trung tâm II giao cho phòng Kỹ thuật khai thác thực hiện phương án Trưởng dự án có toàn quyền và trách nhiệm trong việc quản lý và điều hành dự án này theo đúng kế hoạch của dự án

- Người đứng đầu các nhóm có quyền quyết định trong điều phối công việc đã được giao, những thay đổi về nhân sự, kinh phí phải trình lên cho Trưởng dự án

- Trưởng dự án sẽ làm việc với tất cả các nguồn lực để thực hiện lập kế hoạch dự án Tất cả kế hoạch dự án và kế hoạch quản lý các dự án con sẽ được xem xét và chấp thuận bởi công ty

- Nhóm làm dự án phải hợp tác với các phòng ban, chuyên viên theo quy định khi tiến hành dự án

- Các phòng ban chuyên trách có trách nhiệm theo sát dự án phải làm việc nghiêm túc, khi phát hiện sai sót phải kịp thời báo ngay cho nhóm dự án và BGĐ

- Nhóm thực hiện dự án sẽ là một ma trận trong đó các thành viên trong nhóm tiếp tục báo cáo với tổ chức quản lý họ trong suốt thời gian của dự án Trưởng dự án chịu trách nhiệm liên lạc với các nhà quản lý của tổ chức về tiến độ và hiệu suất mỗi nguồn tài nguyên của dự án

- Lập phương án dự phòng cho kế hoạch nhân sự để tránh tình trạng nghỉ đột xuất sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án

- Yêu cầu bên nhà thầu phải trình phương án dự phòng hợp lý và cam kết tiến độ khi kí kết hợp đồng

- BGĐ, Trưởng dự án bám sát ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế hoạch để phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu và có biện pháp kiệp thời xử lý, đánh giá khi chuyển qua công việc khác

- Các thành viên trong nhóm dự án phải báo cáo công việc hàng ngày cho thư ký tổng hợp để Trưởng dự án tiện theo dõi, họp hàng tuần để đánh giá công việc

- Kiểm soát chi phí không được vượt quá 10% so với dự kiến ban đầu Khi có dấu hiệu gia tăng chi phí từ 5% cần điều tra tìm nguyên nhân và báo cáo cho BGH

kết hợp đồng với nhà thầu: cần siết chặt giám sát việc thực thi để đảm bảo đúng chất lượng, tiến độ

- Tìm nhà thầu có uy tín để mời thầu, đảm bảo chất lượng, hạn chế hồ sơ đề xuất để

đỡ mất thời gian sàn lọc, thẩm định

11.Kế hoạch quản lý rủi ro của dự án

 Về nhân sự

 Cá nhân thực hiện theo đúng công việc đã phân công

 Nhân viên nghỉ đột xuất  phối hợp với phòng nhân sự lên phương

án thay thế khi lập dự án

 Mâu thuẫn trong giải quyết công việc  phân công rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân, thống nhất với BGĐ về trách nhiệm của các phòng ban có liên quan

 Thông báo chế độ đãi ngộ, thưởng cho nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ trong dự án

 Về phía nhà thầu

 Cung cấp hàng hóa không đúng tiêu chuẩn, không đủ số lượng, dịch

vụ tháo dỡ vận chuyển không chuyên nghiệp, gây thiệt hại  cam kết đảm bảo chất lượng khi kí kết hợp đồng, phải có đảm bảo thực hiện hợp đồng từ phía ngân hàng

 Trường hợp bất khả kháng làm chậm tiến độ  phía nhà thầu phải

có văn bản báo cáo cho bên giám sát và lãnh đạo công ty để điều chỉnh tiến độ phù hợp

 Quá trình chọn nhà thầu có chuyên gia thẩm định, giám sát riêng để đảm bảo tính minh bạch, chọn đúng nhà thầu cung cấp hàng hóa và dịch vụ chất lượng, giá cả phù hợp

 Về thời gian

 Phân công rõ ràng, cụ thể và theo đúng timeline đã đề ra để đảm bảo tiến độ công việc

 Báo cáo công việc hàng ngày để theo dõi, phát hiện kịp thời khi có sai sót Ban QLDA bám sát vào bảng Kế hoạch thực hiện theo sơ đồ mạng để kiểm soát tiến độ thực hiện dự án

 Cập nhật thực tế công việc theo các mốc thời gian tuần Đánh giá % tiến độ thực hiện so với kế hoạch để phân bổ lại nguồn lực, khắc phục các sai khác nhằm thực hiện đúng kế hoạch như ban đầu

 Các sai lệch về thời gian hoàn thành được ghi rõ trên sơ đồ (theo ngày)

 Các biện pháp khen thưởng, động viên khuyến nhân viên tích cực làm việc, đẩy nhanh tiến độ

 Về chi phí: có bộ phận chuyên trách về mặt tài chính: kiểm soát tài chính, nguồn lực của dự án, phối hợp với phòng Kế toán – thống kê – tài chính chủa công ty đảm bảo tính chuyên nghiệp, minh bạch Việc chọn nhà thầu phù hợp đảm bảo chi phí không vượt quá dự kiến

12.Thông tin, liên lạc

- Ban quản lý dự án, đặc biệt là trưởng dự án, là đầu mối thông tin liên lạc nên cần nắm rõ thông tin về dự án, liên lạc với nhân sự, phòng ban, đối tác để tiện trao đổi

- Họp vào mỗi đầu tuần để đánh giá, triển khai công việc; thư ký ghi nhận các biên bản cuộc họp để lưu trữ thông tin

- Toàn bộ thông tin về dự án sẽ được cập nhật đầy đủ, chính xác kịp thời ở bộ phận thư ký, sau khi hoàn thành dự án sẽ chuyển giao cho phòng văn thư lưu trữ

- Liên lạc thường xuyên với nhà thầu để nắm bắt thông tin, kết hợp kiểm tra giám sát việc lắp đặt, tháo dỡ accu

- Họp hàng tuần để trao đổi thông tin, nắm bắt tình hình với nhà thầu

- Đối với các thành viên tham gia dự án: đa dạng hóa các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên, như: điện thoại, mail, chat yahoo, skype Các thông tin