tiểu luận phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và giải pháp nâng cao hiệu quả của truyền thông

Trong số những thành tựu quan trọng nhất mà loài người đạt được trong thời gian gần đây, những phát triển nhảy vọt của các kỹ thuật truyền thông là một hiện tượng gây kinh ngạc v

MỤC LỤC

Đề tài nhóm 6:

“Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông

và giải pháp nâng cao hiệu quả của truyền thông"

LỜI NÓI ĐẦU……….3

PHẦN I - SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC……… 4

1 Khái niệm về truyền thông……….4

2 Quá trình và các phương thức hoạt động của truyền thông……… 4

2.1 Quá trình truyền thông………4

2.2 Phương thức hoạt động của truyền thông……… 6

3 Vai trò và ý nghĩa của truyền thông……… 9

PHẦN II - CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG 11

1 Những yếu tố cần thiết để truyền thông đạt hiệu quả……… 11

2 Những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông……….12

PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG……… 14

1 Mô hình giải pháp nâng cao hiệu quả truyển thông……….14

2 Các giải pháp để nâng cao hiệu quả truyền thông……… 14

2.1 Giải pháp trong giai đoạn chuẩn bị……… 14

2.2 Giải pháp trong giai đoạn thông tin……… 15

PHẦN KẾT LUẬN………19

TÀI LIỆU THAM KHẢO………20

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

hoàn thành

I, SƠ LƯỢC VỀ

TRUYỀN THÔNG

TRONG TỔ CHỨC

1 Khái niệm

2 Quá trình và các phương thức hoạt động của truyền thông

3 Vai trò và ý nghĩa của truyền thông

Huỳnh Thị

Hồng Nhung Đặng Văn Nhật (làm mục 2)

17h00 ngày 30/06/2012

II, CÁC NHÂN TỐ

ẢNH HƯỞNG ĐẾN

TRUYỀN THÔNG

1 Những yếu tố cần thiết để truyền thông đạt hiệu quả

2 Những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông

Trần Thị

Thanh Thanh

17h00 ngày 30/06/2012

III, GIẢI PHÁP

NÂNG CAO HIỆU

QUẢ TRUYỀN

THÔNG

1 Mô hình giải pháp

2 Các giải pháp

Võ Nhật Anh Vũ Ngọc Sinh

17h00 ngày 01/07/2012

LỜI NÓI ĐẦU

PHẦN KẾT THÚC

TÀI LIỆU THAM

KHẢO

(Hỏi ý kiến để biết

thêm)

1 Viết đoạn mở đầu và kết thúc cho bài viết

2 Danh mục tài liệu tham khảo

Võ Thị

Kiều Nhiên

17h00 ngày 01/07/2012

TỔNG HỢP BÀI

VÀ LÀM SLIDE

THUYẾT TRÌNH

(Kèm video)

1 Tổng hợp các phần rút ra các ý

chính để làm slide

2 Bài thuyết trình kèm video sinh động về hiệu quả của truyền thông

Đặng Văn Nhật (Nhóm trưởng) Võ Trường Giang

17h00 ngày 04/07/2012

LỜI NÓI ĐẦU

Trong số những thành tựu quan trọng nhất mà loài người đạt được trong thời gian gần đây, những phát triển nhảy vọt của các kỹ thuật truyền thông là một hiện tượng gây kinh ngạc và có những ảnh hưởng mạnh mẽ nhất Bên cạnh sự cải tiến không ngừng về tốc độ, dung lượng và tính đa dạng, các phương tiện truyền thông tăng nhanh khả năng chuyển tải lẫn chất lượng kỹ thuật của chúng Những thay đổi ấy làm cho các phương tiện truyền thông có khả năng lan xa và thấm sâu, làm thay đổi cả bản chất của xã hội cũng như đời sống tâm lý, các chuẩn mực văn hoá và những thói quen của con người

Thành công trong một tổ chức được quyết định bởi rất nhiều yếu tố Nếu như trước đây, nguồn nhân lực và tài chính là hai nhân tố quan trọng hàng đầu tạo nên sự thành công của tổ chức thì ngày này thông tin (truyền thông) đã vươn lên trở thành nhân tố quan trọng thứ ba cấu thành nên sự thành công ấy

V.I.Lênin đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ

lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất”

Thông tin (hay truyền thông) được xem là người cố vấn sáng suốt, trung thành, đáng tin cậy và thật sự cần thiết cho mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động quản lý và điều hành tổ chức, doanh nghiệp của mình Làm thế nào để có thông tin chính xác và quá trình truyền thông không bị sai lệch và méo mó? Làm thế nào để người truyền tải thông điệp và người nhận thông tin phản hồi một cách có hiệu quả nhất? Đây là những vấn đề nghiên cứu của nhóm nhằm phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và giải pháp nâng cao hiệu quả của truyền thông

PHẦN I – SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

1 Khái niệm về truyền thông

Truyền thông là sự luân chuyển thông tin và hiểu biết từ người này sang người khác

thông qua các ký tín hiệu có ý nghĩa

Truyền thông (communication) không chỉ là quá trình chia sẻ thông tin Truyền thông

còn là một kiểu tương tác xã hội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia

sẻ các qui tắc và tín hiệu chung Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khả năng để một người hiểu những giữ người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ý nghĩa của các thanh âm và biểu tượng, và học được cú pháp của ngôn ngữ

Truyền thông thường gồm ba phần chính: nội dung, hình thức, và mục tiêu Nội dung truyền thông bao gồm các hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết, đưa ra lời khuyên hay mệnh lệnh, hoặc câu hỏi Các hành động này được thể hiện qua nhiều hình thức như động tác, bài phát biểu, bài viết, hay bản tin truyền hình Mục tiêu có thể là cá nhân khác hay tổ chức khác, thậm chí là chính người/tổ chức gửi đi thông tin

Tầm quan trọng của truyền thông chỉ ra số lượng thời gian mà con người giành để giao tiếp nơi làm việc Một nghiên cứu cho thấy các nhà quản lí dành 70% đến 80% thời gian của họ trong thông tin qua lại giữa các cá nhân, và hầu hết thông tin bằng lời nói và tương tác đối mặt Những hoặt động trong tổ chức phụ thuộc rất lớn vào việc trao đổi thông tin Nếu dòng thông tin bị gỡ bỏ trong tổ chức thì tổ chức sẽ không thể tồn tại

2 Quá trình và các phương thức hoạt động của truyền thông

2.1 Quá trình truyền thông tin: Bao gồm các yếu tố sau

Nguồn/ ngưởi gửi: là nơi phát đi thông tin, điểm khởi đầu của quá trình thông tin Có

thể là một hoặc nhiều người cùng làm việc với nhau, ví dụ như một ban nhạc, nhóm nghiên cứu…

Thông điệp: là những tín hiệu mà nguồn truyền cho người nhận Thông điệp chứa

đựng ngôn ngữ có thể là lời nói hoặc chữ viết, tuy nhiên rất nhiều hành vi phi ngôn ngữ có thể được sử dụng Như những ngôn ngữ cơ thể như là: nhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu…

Người nhận: Nhận thông tin và có trách nhiệm giải mã nó.

Hình 1 – Quá trình truyền đạt thông tin Kênh thông tin: là phương thức chuyển thông điệp từ người này sang người khác, thí

dụ như kênh thông tin như tiếng nói, chữ viết, điện thoại, văn bản, thư từ, fax, telex, Internet…) Một số kênh thông tin đại chúng như radio, tivi, film, tạp chí, báo…Một số kênh điện tử rất mới như Facsimile, thư điện tử…

Các yếu tố chức năng của truyền thông tin như mã hóa, giải mã và phản hồi:

- Mã hóa: là quá trình chuyển những thông điệp dự định thành biểu tượng mà biểu

tượng này được sử dụng để truyền tin

- Giải mã: là quá trình diễn dịch bản thông điệp nhận được sao cho hiểu được ý

nghĩa đích thực của nó

- Phản hồi: là sự đáp lại, sự phản ứng lại của người nhận và bản thông điệp mà nhận

được Trong quá trình phản hồi người nhận thông tin ban đầu chuyển sang vai trò của người gửi thông tin và quá trình này lại tiếp tục tiếp diễn

Sự chính xác của thông tin phụ thuộc vào việc thực hiện thành công mỗi bước trong quá trình thông tin Sẽ là không đủ cho việc chuẩn bị một cách kĩ lưỡng và chuyền thông tin và sau đó đơn giản cho rằng việc thông tin có hiệu quả sẽ xảy ra Những quá trình mã hóa, truyền, giải mã, và phản hồi - tất cả là cốt yếu cho việc thông tin có hiệu quả

2.2 Phương thức hoạt động của truyền thông:

a Truyền thông giao tiếp:

- Truyền thông bằng văn nói

- Truyền thông bằng văn viết

- Truyền thông phi ngôn ngữ

b Truyền thông có sự hỗ trợ của máy tính:

- E-mail

- Mạng nội bộ

- Mạng mở rộng

- Hội nghị ghi hình ảnh

Hiện nay để đưa sản phẩm hay tên tuổi của mình ra ngoài thị trường, đến được với công chúng, với khách hàng tiềm năng, các doanh nghiệp, các công ty sử dụng rất nhiều những phương tiện truyền thông khác nhau, tùy vào từng sản phẩm của mình mà họ chọn phương tiện nào phù hợp nhất

Hình 2 – Các phương tiện truyền thông

Phương tiện nào cũng có những ưu nhược của riêng nó, chúng ta sẽ tìm hiểu qua một vài kênh truyền thông và một số công ty đang hoạt động mạnh trong lĩnh vực này:

- Điện thoại trực tiếp:

Ưu điểm: Có hiểu quả tác động cao nhất so với những phương tiện khác Do bạn được

trực tiếp trao đổi với khách hàng nên có cơ hội lớn để giới thiệu chi tiết sản phẩm dịch

vụ và tìm hiểu được chính xác nhu cầu và mong muốn của khách hàng, ngoài ra bạn cũng có thể xây dựng mối quan hệ và chiếm được thiện cảm của khách hàng hoặc có thể bán ngay được sản phẩm Trong trường hợp này khách hàng thường trả lời rất chính xác nhu cầu và mong muốn của họ, qua đó bạn có thể chuẩn bị cho các bước bán hàng và quảng cáo tiếp theo

Nhược điểm: Tuy nhiên, chi phí quá đắt, chỉ tiếp cận được một số ít khách hàng và có

thể làm mất thời gian của khách hàng dẫn đến khách hàng có ác cảm, bạn cần tính toán thời gian nào thì phù hợp với từng nghành nghề, từng khách hàng khác nhau và hỏi ý kiến họ trước khi trao đổi

- Thư trực tiếp:

Ưu điểm: Có hiệu quả tác động cao gần nhất so với những phương tiện khác Do được

gửi dưới dạng thư riêng, người nhận sẽ bóc và đọc ngay thông điệp của bạn

Nhược điểm: Cách này có thể hơi tốn kém do chi phí được tính trên mỗi thư riêng cho

từng người mà bạn muốn gửi thông điệp (tuỳ từng dịch vụ, ví dụ lượng khách hàng chọn lọc và số lượng không nhiều, sản phẩm sang trọng và có giá trị lớn thì có thể lựa chọn cách này)

- Ti vi (Television):

Ưu điểm: Trực quan, sinh động, nhiều người chú ý, gây hiệu quả mạnh, đến được

nhiều đối tượng

Nhược điểm: Giá cả đắt, phải chiếu quảng cáo và hiện nay có rất nhiều kênh truyền

hình (64 + VTV + VTC + capble xấp xỉ 100 kênh) nên nếu khán giả rảnh rỗi và đang ngồi trước màn hình, tay nhăm nhe chiếc điều khiến thì họ chuyển kênh rất nhanh

- Radio:

Ưu điểm: Có thể tạo ấn tượng và tác động đến khán giả dễ dàng hơn là những mục

quảng cáo được in trên báo Người nghe bắt buộc phải tiếp nhận thông điệp của bạn nếu họ không muốn chuyển sang đài khác thường rất mất nhiều thời gian hoặc tắt radio Chi phí có thể tương đương với quảng cáo trên báo in

Nhược điểm: Tuỳ tùng nhóm đối tượng cụ thể, ví dụ khách hàng tại các vùng núi, vùng

nông thôn hay những sản phẩm liên quan đến nông nghiệp hoặc liên quan chặt chẽ tới đời sống của họ

- Quảng cáo ngoài trời:

Nó bao hàm việc treo các biển quảng cáo ngoài trời, đồng thời tổ chức những sự kiện, những chương trình nhằm marketing cho sản phẩm, hay đơn giản chỉ là tài trợ cho chương trình để được logo trên phông chương trình

Ưu điểm: Quảng cáo ngoài trời và trên đường phố rất dễ đập vào mắt mọi người, tổ

chức sự kiện sẽ gián tiếp được đài truyền hình và các báo cáo đài đưa tin về thương hiệu của công ty

Nhược điểm: Tuy nhiên, dù dễ nhìn thấy, song không mấy ai dành nhiều thời gian để

đọc nó Nếu chọn hình thức này, thông điệp của bạn phải hết sức ngắn gọn, súc tích và chủ yếu là quảng cáo thương hiệu hay tên công ty, lĩnh vực kinh doanh hoặc hình ảnh sản phẩm Với sự kiện thì chiến dịch không mang tính bền vững, thì sự kiện kết thúc thì quảng cáo cũng kết thúc

- Tạp chí:

Ưu điểm: Đối với tạp chí, hiệu quả lôi cuốn sự chú ý của người đọc có phần khá hơn.

Độc giả có khuynh hướng đọc kỹ tạp chí hơn là báo Ngoài ra, do số lượng các mẩu quảng cáo trên tạp chí không nhiều nên cơ hội để độc giả ghé mắt qua quảng cáo của bạn cũng cao hơn và mức độ lặp lại cao hơn do thời gian sử dụng của tạp chí dài hơn

Nhược điểm: Tuy nhiên, quảng cáo trên tạp chí đắt hơn so với trên báo, và không phải

ai cũng đọc tạp chí

- Báo:

Ưu điểm: Quảng cáo trên báo có lẽ là cách rẻ nhất để đến được với rộng rãi với công

chúng, chi phí rẻ

Nhược điểm: Số lượng các mẫu quảng cáo lại quá nhiều nên dễ làm cho ngược đọc rối

mắt Thông thường, độc giả sẽ đọc lướt qua tờ báo Nếu có ghé mắt qua một mẩu quảng cáo nào đó, họ cũng sẽ chỉ liếc sơ phần tiêu đề (headline) và bỏ qua phần chữ bên dưới

- Tờ rơi, tờ gấp:

Ưu điểm: Chí phí rẻ, đơn giản, rễ kiểm soát và do được hiệu quả.

Nhược điểm: Hình thức này chỉ phù hợp với như: Khai trương, khánh thành, khuyến

mãi

- Indor:

Ưu điểm: Kiểm tra lại các display tại các shop, hàng tuần đi chụp ảnh và sắp xếp lại

display cho đồng bộ và thống nhất giữa các shop, khách hàng sẽ ấn tượng về sự đồng bộ này

Nhược điểm: Nhưng quảng cáo kiểu này chỉ nhấn mạnh vào một đợt khuyến mãi giảm

giá của sản phẩm, hay một dịch vụ mà công ty cung cấp

- Quảng cáo Internet (quảng cáo trực tuyến):

Đây là một hình thức mới ở Việt Nam mới được khai thác trong một vài năm trở lại đây

Ưu điểm: Là khai thác quảng cáo trên website, google search, các mạng xã hội, các

forum, e-marketing, hiệu quả có thể đo lường được luôn, đối tượng khách hàng tiềm năng cho nhiều sản phẩm đang có xu hướng sử dụng internet ngày càng tăng

Nhược điểm: Là một hình thức mới, chưa được khai thác nhiều, dịch vụ còn nhiều

thiếu sót

3 Vai trò và ý nghĩa của truyền thông

- Trong cuộc sống hằng ngày:

Bất kỳ hình thức nào của truyền thông cũng đều đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống của chúng ta Luôn luôn là như thế bởi hằng ngày chúng ta không ngừng giao tiếp với mọi người xung quanh dù chúng ta có thể không thể chú ý mấy đến điều này

Trong truyền thông, hành động hay lời nói đều có thể đem lại những tác dụng tương tự như nhau Nếu được sử dụng thích hợp, truyền thông có thể thực hiện nhiệm vụ thông báo, giáo dục, trấn an, tạo mối cảm thông, gợi sự quan tâm, yêu thích hoặc tạo ra khả năng chấp nhận một tình huống nào đó khi xảy ra Ví dụ: khi đi mua sắm, thái độ của bạn và người bán hàng có thể ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của bạn Hay như trong cuộc pỏng vấn xin việc ấn tượng đầu tiên là quan trọng nhất được thể hiện qua vẻ ngoài của bạn, từ cách ăn mặc, thái độ, cách cư xử của bạn khi bước vào cửa tất cà những yếu tố đó

là hình thức khác nhau của truyền thông, dù có đi kèm lời nói hay không

Ta cần phải nhớ rằng truyền thông là một quy trình mang tính hai chiều: cả thông điệp người nhận lẫn thông tin gửi đi đều quan trọng như nhau Bởi đây cũng là hoạt động giao tiếp với những đối tác khác nhau, dù bằng văn bản, lời nói hay những phương tiện nghe nhìn khác

- Trong công việc:

Truyền thông dưới mọi hình thức đã không còn là một hoạt động mang tính “xa xỉ phẩm” mà thay vào đó, đã trở thành điều cấn thiết, bởi giới truyền thông ngày nay tỏ ra năng động và hay chất vấn hơn Do đó sự cởi mở và giải trình trước công chúng đã trở thành một vấn đề vô cùng thiết yếu

Ngày nay, việc một tổ chức không thể giao tiếp thẳng thắn, cởi mở trước công chúng thì khả năng mất uy tín trên thị trường, kéo theo là những thô lỗ tài chính do mất khách hàng thân tính và phải gánh chịu thêm nhiều hậu quả khác do điều này gây ra Thực tế cho thấy nhiều nhà máy và cơ sở sản xuất phải đóng cửa, gây nên nhiều tình trạng thất nghiệp trên địa phương và khu vực mà tất cả các nguyên nhân đều bắt nguồn từ đó.Và điều này không chỉ xảy ra ở Anh, Mỹ, mà còn nhiều nước khác trên thế giới

Nếu doanh nghiệp được xác định như là “một hệ thống năng động của các thành viên trong doanh nghiệp – những người giao tiếp với nhau trong và qua các cấu trúc của doanh nghiệp theo một trật tự và mục đích nhất định nhằm đạt đượcmột mục tiêu đã định” thì rõ ràng doanh nghiệp không thể tồn tại nếu không có truyền thông…

Quản lý truyền thông có vai trò quan trọng trong quá trình hình thành, duy trì và biến đổi văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông là một quá trình tương tác phức hợp và liên tục giữa các thành viên của doanh nghiệp và thông qua quá trình đó các yếu tố của văn hóa được nhận thức và chia sẻ Quan niệm này chỉ ra rằng văn hóa doanh nghiệp và truyền thông có mối liên hệ hai chiều.Một mặt, văn hóa doanh nghiệp được hình thành và tồn tại thông qua việc sử dụng truyền thông.Mặt khác, Văn hóa doanh nghiệp cũng chi phối việc sử dụng các dạng thức

và cấu trúc của truyền thông trong hoạt động của doanh nghiệp

Nói đến truyền thông doanh nghiệp, có hai khái niệm thường gắn liền với nó là truyền thông nội bộ và truyền thông doanh nghiệp Truyền thông nội bộ liên quan đến sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân viên cũng như giữa các nhân viên với nhau Quá trình truyền thông có ảnh hưởng trực tiếp tới sự hình thành, duy trì và biến đổi văn hóa doanh nghiệp Sự tác động của truyền thông nội bộ được biểu hiện trước hết ở sự giao tiếp giữa nhà quản lý với đội ngũ nhân viên

Trong quá trình truyền thông nội bộ, bên cạnh truyền thông theo thứ bậc giữa lãnh đạo với nhân viên thì truyền thông ngang cấp giữa các nhân viên với nhau cũng giữ vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hình thành, duy trì và biến đổi văn hóa doanh nghiệp