sáng kiến kinh nghiệm quy trình cấp bản sao

PHẠM VI ÁP DỤNG - Việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT được thực hiện theo yêu cầu của công dân đã thi đỗ trong các kỳ thi tốt nghiệp THPT do Sở GD&ĐT tổ chức.. thực hiện tại bước 1 –

Đơn vị: Sở Giáo dục & Đào tạo Đồng Nai

Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Người thực hiện: HOÀNG CAO THIÊN HƯƠNG Lĩnh vực nghiên cứu:

- Quản lý giáo dục 

- Phương pháp dạy học bộ môn:  (Ghi rõ tên bộ môn)

- Lĩnh vực khác: 

(Ghi rõ tên lĩnh vực)

Có đính kèm: Các sản phẩm không thề hiện trong bản in SKKN

 Mô hình  Phần mềm  Phim ảnh  Hiện vật khác

Năm học: 2013 – 2014

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI

Đơn vị: Sở Giáo dục & Đào tạo Đồng Nai

Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Người thực hiện: HOÀNG CAO THIÊN HƯƠNG Lĩnh vực nghiên cứu:

- Quản lý giáo dục 

- Phương pháp dạy học bộ môn:  (Ghi rõ tên bộ môn)

- Lĩnh vực khác: 

(Ghi rõ tên lĩnh vực)

Có đính kèm: Các sản phẩm không thề hiện trong bản in SKKN

 Mô hình  Phần mềm  Phim ảnh  Hiện vật khác

Năm học: 2013 – 2014

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC

I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

1 Họ và tên: HOÀNG CAO THIÊN HƯƠNG

2 Ngày tháng năm sinh: 06/ 07/ 1967

3 Nam, nữ: Nữ

4 Địa chỉ: 101 Hưmg Đạo Vương – Phường Quyết Thắng – Biên Hòa – Đồng Nai

5 Điện thoại: 0918191467 (CQ): 3845443 (NR); ĐTDĐ: 0613 827217

6 Fax: E-mail: huongrome@gmail.com

7 Chức vụ: Chuyên viên

8 Đơn vị công tác: Phòng KTKĐCLGD

II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO

- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Thạc sĩ

- Năm nhận bằng: 2013

- Chuyên ngành đào tạo: Quản lý giáo dục

III KINH NGHIỆM KHOA HỌC

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: 24

Số năm có kinh nghiệm: 23

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:

 Năm học 2010 – 2011: KINH NGHIỆM DẠY NGHE MÔN TIẾNG ANH

 Năm học 2011 – 2012: XÁC MINH VĂN BẰNG CHỨNG CHỈ

 Năm học 2012 – 2013: QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DẠY HỌC MÔN TIẾNG ANH Ở CÁC TRƯỜNG THPT THÀNH PHỐ BIÊN HÒA TỈNH ĐỒNG NAI

BM02-LLKHSKKN

Tên SKKN: QUY TRÌNH CẤP BẢN SAO

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Do nhu cầu của người dân cần cấp bản sao để đi học tiếp, đi làm hoặc thẩm tra xác minh văn bằng

II NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

Khi nghiên cứu đề tài này, tôi cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

1 Nghiên cứu công văn, thông tư, nghị định, quyết định của Chính phủ và

Bộ giáo dục và tiêu chuẩn ISO

2 Kiểm tra, đánh giá kết quả việc thực hiện, để từ đó có sự điều chỉnh bổ sung hợp lý

III MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT cho của công dân đã thi đỗ trong các

kỳ thi tốt nghiệp THPT do Sở GD&ĐT tổ chức

IV PHẠM VI ÁP DỤNG

- Việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT được thực hiện theo yêu cầu của công dân đã thi đỗ trong các kỳ thi tốt nghiệp THPT do Sở GD&ĐT tổ chức

- Đối với các kỳ thi tốt nghiệp THCS từ năm 2005 trở về trước sẽ không thực hiện việc cấp bản sao mà sử dụng Giấy xác nhận kết thi tốt nghiệp theo Quy trình QT-KT&GDTX.06 – Cấp Giấy xác nhận kết quả thi tốt nghiệp Lý do: Bộ GD&ĐT không phát hành mẫu bản sao Bằng tốt nghiệp THCS do Giám đốc Sở GD&ĐT ký

- Từ năm 2006 trở về sau, việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp THCS do Phòng GD&ĐT cấp huyện thực hiện

- Quy trình này áp dụng tại Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục, Phòng Giáo dục thường xuyên, bộ phận Một cửa thuộc Sở GD&ĐT

3 TÀI LIỆU LIÊN QUAN VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008;

- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Nghị định số 04/2012/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20 tháng 01 năm 2012

về sửa đổi Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 18 tháng

BM03-TMSKKN

5 năm 2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 6 năm 2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân;

- Thông tư số 22/2012/TT-BGDĐT ngày 20 tháng 6 năm 2012 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân ban hành kèm theo Quyết định số 33/2007/ QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 6 năm 2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Công văn số 4367/BGDĐT-PC ngày 23 tháng 7 năm 2010 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn một số nội dung về văn bằng chứng chỉ của giáo dục phổ thông

V ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT

1 Định nghĩa (không áp dụng)

2 Từ viết tắt

THPT: Trung học phổ thông

THCS: Trung học cơ sở

GD&ĐT: Giáo dục và Đào tạo

GDTX: Giáo dục thường xuyên

KH&KĐCLGD: Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục

UBND: Uỷ ban nhân dân

VI NỘI DUNG

Ngày Vị trí trong tài

Ghi chú

14/6/2013

BM-QT-KT&GDTX.07.03 Thay toàn bộ biểu mẫu 14/6/2013 Ghi chú Bộ phận một cửa của Văn phòng được tích

hợp tại phòng chuyên môn

14/6/2013 Bước 1 – Diễn

giải lưu đồ

Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp

nhận yêu cầu cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp từ hồ sơ gốc của công dân (trực tiếp, đơn hoặc thông qua đường bưu điện)

* Trường hợp trực tiếp, công dân có thể nêu yêu cầu bằng 1 trong các cách sau:

- Điền thông tin vào biểu mẫu BM-QT-KT&GDTX.07.01;

- Tự viết đơn nêu rõ các thông tin: Họ và tên, ngày sinh, nơi sinh, khóa thi, hội đồng…;

- Cung cấp bản photo của văn bằng hay giấy chứng nhận tạm thời

* Trường hợp thông qua đường bưu điện, công dân phải cung cấp số điện thoại, Họ

và tên, ngày sinh, nơi sinh, khóa thi, hội đồng…

14/6/2013

BM-QT-KT&GDTX.07.02 Ghi chú

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

1 Giám đốc Sở 9 Thanh tra

2 Phó Giám đốc 10 Phòng Công tác Học sinh - Sinh

viên

3 Phó Giám đốc 11 Phòng Khảo thí và Kiểm định

CLGD

4 Phó Giám đốc 12 Phòng Giáo dục mầm non

5 Văn phòng 13 Phòng Giáo dục tiểu học

6 Phòng Tổ chức cán bộ 14 Phòng Giáo dục trung học

7 Phòng Kế hoạch - Tài

chính

15 Phòng Giáo dục thường xuyên

8 Ban Quản lý dự án 16 Phòng Giáo dục chuyên nghiệp

1 Lưu đồ

Các

Bước

1

Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận,

sau đó chuyển hồ sơ đến Phòng

KT&KĐCLGD hoặc Phòng

GDTX Trường hợp công dân

yêu cầu photocoppy và chứng

thực sao y từ bản chính thì chỉ

- Yêu cầu trực tiếp hay thông qua đơn (tự viết) của công dân

- Bản photocoppy do Nhận yêu cầu

thực hiện tại bước 1 – Trong giờ

hành chính

Sở GD&ĐT chứng thực sao y

Bước

2

Cán bộ của Phòng

KT&KĐCLGD hoặc Phòng

GDTX – 1 ngày

Sổ gốc cấp văn bằng

(BM-QT-KT&GDTX.02.02)

và các hồ sơ của Bước 1

Bước

3

Cán bộ của Phòng

KT&KĐCLGD hoặc Phòng

GDTX – Trong giờ hành chính

Phôi bản sao văn bằng tốt nghiệp (theo mẫu của Bộ GD&ĐT)

Bước

4

Cán bộ của Phòng KT&KĐCLGD

hoặc Phòng GDTX trình, Ban

Giám đốc ký – 2 ngày

Phôi bản sao văn bằng tốt nghiệp (theo mẫu của Bộ GD&ĐT)

Bước

5

Bộ phận “Một cửa” của Văn

phòng - Trong giờ hành chính

Bản sao văn bằng tốt nghiệp (theo mẫu của Bộ GD&ĐT)

Bước

6

Văn phòng và Phòng

KT&KĐCLGD hoặc Phòng

GDTX - Trong giờ hành chính

Theo Mục VI của Quy trình này

Tổng thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả trong ngày theo ngày, giờ làm việc hành chính Trường hợp đặc biệt thì hẹn trả kết quả trong vòng thời gian không quá 03

ngày

2 Diễn giải lưu đồ

Bước 1: Bộ phận “Một cửa” của Văn phòng tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao

văn bằng tốt nghiệp từ hồ sơ gốc của công dân (trực tiếp, đơn hoặc thông qua đường bưu điện); lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ theo mẫu BM-QT-KT&GDTX.07.01

và cập nhật vào Sổ tiếp nhận và trả kết quả của bộ phận Một cửa theo mẫu BM-QT-VP.01.03C Hồ sơ gồm:

- Đơn xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp có dán ảnh 3 x 4 và xác nhận của nhà trường về ảnh dán trong đơn

- Đơn cớ mất có dán ảnh được Công an điạ phương xác nhận (trường hợp mất bản chính văn bằng, xin cấp lại bản sao từ hồ sơ gốc)

- Bản chính văn bằng tốt nghiệp do Sở GD&ĐT tỉnh Đồng Nai cấp (trường hợp xin photocoppy, chứng thực sao y bản chính)

Trường hợp xin photocoppy, chứng thực sao y bản chính văn bằng tốt nghiệp do Sở GD&ĐT tỉnh Đồng Nai cấp, chuyên viên bộ phận Một cửa thực hiện

theo yêu cầu của công dân; cập nhật vào Sổ cấp bản sao văn bằng tại bộ phận Một cửa theo mẫu BM-QT-KT&GDTX.07.02

Trường hợp mất hoặc bị hư hỏng bản chính văn bằng tốt nghiệp, xin cấp lại bản sao từ hồ sơ gốc, nếu chưa có đơn, yêu cầu công dân lập Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp từ hồ sơ gốc theo mẫu BM-QT-KT&GDTX.07.03 và chuyển hồ sơ đến bộ phận quản lý văn bằng của Phòng KT&KĐCLGD đối với văn bằng tốt nghiệp hệ Phổ thông hoặc của Phòng GDTX đối với hệ GDTX

Bước 23: Cán bộ của Phòng KT&KĐCLGD hoặc Phòng GDTX căn cứ sổ

gốc cấp văn bằng của các khóa thi và yêu cầu của công dân để kiểm tra, trích lọc các thông tin, in bản sao và lưu thông tin vào Sổ cấp phát bản sao văn bằng theo mẫu BM-QT-KT&GDTX.07.04

Nếu yêu cầu không phù hợp với nội dung của Sổ gốc cấp văn bằng sẽ hoàn chuyển cho Bộ phận “Một cửa” để trả lại cho công dân

Bước 4: Cán bộ của Phòng KT&KĐCLGD hoặc Phòng GDTX trình Ban

Giám đốc ký Bản sao văn bằng, làm thủ tục phát hành theo quy định

Bước 5: Chuyên viên bộ phận Một cửa thu lại Phiếu tiếp nhận hồ sơ; cập

nhật vào Sổ tiếp nhận và trả kết quả của bộ phận Một cửa theo mẫu BM-QT-VP.01.03C; trả kết quả gồm Bản sao văn bằng tốt nghiệp cho công dân yêu cầu

Bước 6: Chuyên viên Phòng KT&KĐCLGD, Phòng GDTX và chuyên viên

phụ trách bộ phận Một cửa lưu hồ sơ phát sinh trong quá trình giải quyết công việc theo thủ tục Kiểm soát hồ sơ Sau khi kết th c hồ sơ 01 năm gửi về bộ phận lưu trữ trực thuộc Văn phòng Sở

3 LƯU HỒ SƠ

ST

Phươn

g pháp hủy

1 Đơn xin cấp bản sao

bằng tốt nghiệp

Công dân

tự soạn

Phòng KT&KĐCLG

D hoặc Phòng GDTX

20 năm Xén vụn

2 Sổ cấp bản sao văn bằng

tại bộ phận Một cửa

BM-QT-KT&GDT X.07.02

Bộ phận Một cửa

Vĩnh viễn

Lưu kho

3

Sổ gốc cấp văn bằng,

chứng chỉ của các khóa

thi

BM-QT-KT&GDT X.02.02

Phòng KT&KĐCLG

D hoặc Phòng GDTX

Vĩnh viễn

Lưu kho

4

Phiếu yêu cầu cấp bản

sao văn bằng tốt nghiệp

từ hồ sơ gốc

BM-QT-KT&GDT X.07.03

Phòng KT&KĐCLG

D hoặc Phòng GDTX

20 năm Xén vụn

5

Sổ cấp bản sao văn bằng

tại Phòng Khảo thí và

Phòng GDTX

BM-QT-KT&GDT X.07.04

Phòng KT&KĐCLG

D hoặc Phòng GDTX

Vĩnh viễn

Lưu kho

6 Phiếu tiếp nhận hồ sơ

BM-QT-KT&GDT X.07.01

Bộ phận Một

Xén vụn

7 Sổ tiếp nhận và trả kết

quả của bộ phận Một cửa

BM-QT-VP.01.03

C

Bộ phận Một cửa

Vĩnh viễn

Lưu kho

4 PHỤ LỤC/MẪU BIỂU ĐÍNH KÈM

1 Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bằng hoặc đơn

hoặc bản photo văn bằng

BM-QT-KT&GDTX.07.01

2 Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ

BM-QT-KT&GDTX.07.02

3 Sổ cấp bản sao văn bằng BM-QT-KT&GDTX.07.03

NGƯỜI THỰC HIỆN

HOÀNG CAO THIÊN HƯƠNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

PHIẾU YÊU CẦU CẤP BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP

Họ và tên thí sinh:

………

Sinh ngày ………… tháng ………… năm ………… Giới tính: nam – nữ Nơi sinh:……… Dân tộc:

…………

Học sinh

trường:………

Đã tr ng tuyển kỳ thi tốt nghiệp THPT (cấp 3)

Năm tốt nghiệp: …………

Tại Hội đồng coi thi:

………

Xếp loại tốt nghiệp: ………

Họ và tên người làm thay: ……… Số CMND:

………

Tôi chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung lời khai trên

Số hiệu bản sao: Ngày tháng năm 20

Chữ ký người khai

Số bản sao xin cấp: ………

Tôi đã nhận đủ số bản sao xin cấp

Lưu ý:

- Điều 22 Quy chế văn bằng, chứng chỉ của Bộ Giáo dục & Đào tạo quy định văn bằng, chứng chỉ bị thu hồi, hủy

bỏ nếu bị tẩy xóa, sữa chữa hoặc bị phát hiện cho người khác sử dụng;

- Khi nhận cần mang theo bản chính CMND; người nhận thay cũng phải xuất trình bản chính CMND

SỐ:

SỔ GỐC CẤP BẰNG CỦA GIÁO DỤC PHỔ THÔNG (GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN)

Số

TT

Họ và

tên người

học

Ngày tháng năm sinh

Giới tính

Nơi sinh

Dân tộc

Học sinh trường

Kỳ thi

Khóa thi

Hội đồng thi

Năm tốt nghiệp

Xếp loại tốt nghiệp

Hình thức đào tạo

Số hiệu của văn bằng

Vào sổ cấp văn bằng số

Người nhận văn bằng ký nhận, ghi rõ

họ tên

Ghi chú

* Ghi chú: Hình thức của sổ cấp bằng được qui định bởi Qui chế thi TN và Chương trình quản lý thi Về cơ bản phải đảm bảo các thông tin nêu trên

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH ĐỒNG NAI

PHÒNG …

SỔ THEO DÕI CẤP BẢN SAO VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP

Số

TT

Số

hiệu

bản

sao

Bậc Ngày cấp

bảng sao

Họ và tên người học

Ngày tháng năm sinh

Giới tính

Nơi sinh

Dân tộc

Học sinh trường

Khoá thi

Xếp loại tốt nghiệp

Hình thức đào tạo

Người nhận bản sao văn bằng ký nhận, ghi rõ họ tên

Ghi chú

Đơn vị PHÒNG

KTKĐCLGD

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Biên Hòa , ngày 16 tháng 05 năm 2011

PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Năm học: 2013 – 2014

–––––––––––––––––

Tên sáng kiến kinh nghiệm: QUI TRÌNH CẤP SAO

Họ và tên tác giả: HOÀNG CAO THIÊN HƯƠNG Chức vụ: Chuyên viên

Đơn vị: Phòng KTKĐCLGD

Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)

- Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn: 

- Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác:  Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong Ngành 

1 Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây)

- Có giải pháp hoàn toàn mới 

- Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có 

2 Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây)

- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 

- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 

- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao 

- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả 

3 Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây)

- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách:

Tốt  Khá  Đạt 

- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và

dễ đi vào cuộc sống: Tốt  Khá  Đạt 

- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng: Tốt  Khá  Đạt 

Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của người

có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh nghiệm

XÁC NHẬN CỦA TRƯỞNG PHÒNG

(Ký tên và ghi rõ họ tên) (Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ