chuẩn bị bên ngoài phòng tổ chức sự kiện

chuẩn bị bên ngoài phòng tổ chức sự kiện tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả...

Chuẩn bị bên ngoài phòng tổ chức

sự kiện

Lối vào, ra ngoài của người tàn tật:

Hãy xem ở lối vào cửa chính xe lăn có

thể tới được không? Nếu có phải dành một lối để xe lăn

thuận tiện đi lại Tiếp đến là phòng công cộng và các khu

dịch vụ nào xe lăn có thể đi được Cần kiểm tra kỹ các vị

trí đó Cần làm việc với khách sạn để bố trí phòng cho

khách ngồi xe lăn Phải kiểm tra kích thước chiều rộng

của phòng khách sạn có cho phép xe lăn đi qua hay

không? Ngoài ra cần có phòng cho nhân viên trợ giúp

khách tàn tật khi họ yêu cầu

Nhân viên bảo vệ: Bất kỳ khi nào và ở đâu có thể, nên có

những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp, nếu không có

sẵn hãy nhờ cảnh sát làm công tác bảo vệ cho sự kiện

Tình nguyện viên không đảm nhận được công việc này

Các nhân viên bảo vệ được đào tạo chuyên nghiệp để giải

quyết những tình huống khó khăn gây cấn

Trang phục cho người bảo vệ phụ thuộc vào từng loại sự

kiện Nếu sự kiện nhỏ không có nghi thức, bạn có thể

muốn họ mặc áo cộc tay hay sơ mi vào buổi tối Nhưng

với sự kiện lớn và trang trọng, nghi thức, người bảo vệ

phải mặc đồng phục truyền thống đã tạo được hình ảnh,

ấn tượng trong công chúng

Hệ thống các tín hiệu trợ giúp: Cần có hệ thống các tín

hiệu trợ giúp định hướng bao gồm sơ đồ tổng thể nơi diễn

ra sự kiện: phòng họp, nơi chiêu đãi tiệc, phòng gửi áo

khoác ngoài, phòng vệ sinh, v.v… Các ký hiệu chỉ dẫn

đường đi lối lại, khu vực hạn chế, khu vực cấm nhằm giúp

khách tham dự tự giác thực hiện, đưa hoạt động sự kiện

vào nề nếp ngay từ đầu, trách sự rối bận của Nhà tổ chức

và sự lúng túng của khách

Phòng gửi áo khoác ngoài và hành lý cá nhân: Phòng này

không nên quá cách xa cửa ra vào, cũng không quá gần

cửa ra vào dễ dàng gây ùn tắc Dưới đây là một số vấn đề

cần lưu ý

Phòng để áo khoác phải đủ rộng để người ra vào không

phải chờ đợi Phải có đủ các móc treo phải bảo đảm chắc

chắn để treo được áo khoác nặng mùa đông và những

chiếc áo mưa, những chiếc ô cồng kềnh mùa hè

Ngoài áo khoác, khách tham dự còn có thể gửi đồ đạc vật

dụng khác như túi xách, mũ bảo hiểm hoặc cặp, v.v…

Áo khoác ngoài, đồ đạc vật dụng của khách tham dự, Nhà

tổ chức sự kiện phải đảm bảo an toàn tuyệt đối, không

được nhầm lẫn, không được hỏng hóc mất mát

Những nhân viên phụ trách phòng gửi đồ phải được bố trí

đầy đủ, phải là người vừa có kinh nghiệm vừa phải có

trách nhiệm với công việc của mình Họ phải đến trước khi

sự kiện bắt đầu, đồng thời cũng là người rời sự kiện sau

cùng

Ngoài đảm bảo an toàn tiện lợi cho khách gửi, các nhân

viên còn phải bảo đảm nhận công tác vệ sinh trong phòng

gửi, vệ sinh đối với các vật dụng của khách gửi như phơi

khô và làm sạch áo khoác bị ướt, bị dây bùn đất

Những vật dụng khách quên phải được bảo vệ an toàn

Cần xem xét kỹ các nhãn hiệu, mã hiệu của vật dụng, lập

danh sách và thông báo tới khách để họ tới nhận kịp thời

Các hoạt động phô trương: Khi khách tới, để tăng thêm ấn

tượng tạo sự khác biệt, tạo không khí sôi động cho sự

kiện, Nhà tổ chức thường bố trí các hoạt động phô

trương Có rất nhiều hoạt động phô trương song nó phải

phù hợp với sự kiện

 Đón tiếp nhiệt thành, hồ hởi, trang trọng

 Sắc màu rực rỡ

 Đèn chiếu, đèn quét sáng rực bầu trời

 Thả bóng, thả diều có in biểu tượng

 Âm thanh, nhạc điệu, v.v…

 Ca, múa, reo hò, v.v…

 Pháo hoa chào mừng

Khi khách đến nơi, trước tiên họ được trao những giá trị

văn hóa bản sắc của địa phương chẳng hạn ở Lào, Thái

Lan với vòng hoa quàng cổ và hoa thơm rắc trên thảm đi,

ở Việt Nam được tặng bó hoa và miếng trầu, ở Nga là

bánh mì và muối, Mông Cổ là sữa ngựa v.v… Tuy nhiên,

việc tiếp đón này không chỉ ở địa điểm tổ chức sự kiện mà

còn phải chú ý ngay từ khi khách mới đặt chân tới địa

phương nơi sự kiện diễn ra ở sân bay, nhà ga, bến xe,

v.v…

Nhà tổ chức cần có chương trình cụ thể, chi tiết kết hợp

các hoạt động ở từng vị trí khác nhau tạo thành một hệ

thống hỗ trợ nhau sẽ tạo nên bầu không khí sôi nổi hào

hứng theo yêu cầu sự kiện đặt ra