Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế về thiết bị toàn bộ ở Công ty XNK xi măng VN

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế về thiết bị toàn bộ ở Công ty XNK xi măng VN

Lời nói đầu

rong chu trình của mỗi dự án đầu t phát triển, việc xây dựng và mua sắm trang thiết bị là một trong những khâu có tầm quan trọng hàng đầu(bên cạnh các khâu quan trọng khác nh nghiên cứu khả thi và thẩm định tính khả thi của dự án, lựa chọn công nghệ thích hợp và kí kết, giám sát hợp đồng chuyển giao công nghệ

T

Để việc xây dựng và mua sắm trang thiết bị đáp ứng tốt nhất những đòi hỏi về chất lợng, kĩ thuật, tiến độ thực hiện,để tiết kiệm chi phí và hạn chế đến mức thấp nhất những tranh chấp có thể gây thiệt hại về vật chất và phơng hại uy tín của các bên hữu quan, phơng pháp đấu thầu Quốc tế theo các chuẩn mực thông dụng trên trờng quốc tế ngày càng tỏ ra có u điểm và đợc áp dụng rộng rãi.

Với tính chất là một phơng pháp phổ biến và có hiệu quả cao, đấu thầu quốc

tế ngày càng đợc nhìn nhận nh một điều kiện thiết yếu để đảm bảo thành công cho các nhà thầu dù họ thuộc khu vực nhà nớc hay t nhân, dù họ đầu t trong nớc hay đầu tt ở nớc ngoài Đơng nhiên trong bối cảnh đó, các nhà thầu xây dựng, các nhà thầu cung ứng thiết bị càng không thể không áp dụng phơng pháp đấu thầu quốc tế nếu họ muốn giành đợc các hợp đồng đáng kể từ các dự án đầu t tầm cỡ.

Tuy nhiên, ở Việt nam nói chung cũng nh ở Công ty Vinacimex (Công ty xuất nhập khẩu xi măng Việt nam) nói riêng thì việc áp dụng phơng thức đấu thầu quốc tế trong mua sắm máy móc, thiết bị còn là điều hết sức mới mẻ Nhng trong những vừa qua và những năm tới nhu cầu mua sắm thiết bị tăng nhanh do đó việc hoàn thiện phơng thức và nâg cao chất lợng mua sắm là rất cần thiết, do đó sau khi khảo sát thực tế hoạt động nhập khẩu và việc áp dụng phơng thức đấu thầu Quốc tế trong mua sắm thiết bị ở Công ty Vinacimex, em đã quyết định chọn đề tài:

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế về thiết bị toàn bộ ở Công ty XNK xi măng Việt nam - Vinacimex - làm luận văn tốt nghiệp.

Luận văn này gồm 3 chơng:

Chơng I : Những vấn đề chung về đấu thầu và đấu thầu Quốc tế.

Chơng II: Phân tích thực trạng việc vận dụng phơng thức đấu thầu quốc tế trong

nhập khẩu thiết bị toàn bộ ở Công ty XNK xi măng Việt nam

Chơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu Quốc tế ở Công

ty XNK xi măng Việt nam

Chơng I những vấn đề lý luận chung về đấu thầu quốc tế

I Những vấn đề chung về đấu thầu và đấu thầu Quốc tế.

1 Quá trình hình thành và phát triển ph ơng thức đấu thầu ở Việt Nam.

Phơng thức đấu thầu ra đời trên cơ sở của phơng thức bán đấu giá Nó

đợc nghiên cứu và áp dụng ở nhiều nớc trên Thế giới, đặc biệt là những

n-ớc có nền kinh tế phát triển

Vào cuối những năm 30, đầu những năm 40 cùng với sự phát triển cuẩthị trờng kinh tế t bản trên nhiều lĩnh vực, đòi hỏi hình thức đấu giá cũngphải áp dụng rộng rãi Nhng bán đấu giá cha có đủ cơ sở để thực hiệntrong lĩnh vực có đặc thù riêng nh: chuyển giao công nghệ, xây dựng cơbản, mua sắm trang thiết bị, do vậy mà đấu thầu đã ra đời Đấu thầu ra

đời và đợc áp dụng là một tất yếu khách quan

Những năm gần đây, với chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nớc,việc chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có

sự điều tiết của Nhà nớc, cùng với xu thế hội nhập nền kinh tế Thế giới,

đa phơng hoá, đa dạng hoá phát triển kinh tế, nh một tất yếu khách quan,hoạt động đầu t cũng trở nên sôi động, và hình thành trên thị trờng rộnglớn, đòi hỏi nhu cầu rất khắt khe cả về trình độ khoa học kỹ thuật, con ng-

ời và tài chính

Đứng trớc sự chuyển đổi cơ chế kinh tế, nhằm khắc phục những tồn tạicủa phơng thức tự làm và giao thầu đã sử dụng trớc đây, với mục đíchphát triển toàn diện nền kinh tế, tháng 8 năm 1988, trong quyết định 217/HĐBT có đa ra một số qui định về đấu thầu, nhng không có văn bản hớngdẫn cụ thể nên hiệu quả của việc thực hiện chế độ đấu thầu lúc đó làkhông đáng kể

Sau đó, ngày 30 tháng 10 năm 1994, Chính phủ ra quyết định số177/CP về quản lý đầu t và xây dựng cơ bản thay cho quyết định số385/CP cũ Trong quyết định 177/CP có ghi rõ “Những dự án có vốn đầu

t từ 500 triệu đồng trở lên đều phải tổ chức đấu thầu”và hiện nay là Nghị

định 43/CP ngày 16/7/1996 về việc ban hành Qui chế đấu thầu

Nh vậy phơng thức đấu thầu đi vào nớc ta nh một tất yếu khách quanbởi trong cơ chế thị trờng, mọi hoạt động đều không thể thiếu yếu tố cạnhtranh, có cạnh tranh thì mới thúc đẩy đợc mọi ngành, mọi đơn vị kinh tếcơ sở phát triển, cạnh tranh trên thị trờng đầu t lại càng cần thiết Đấuthầu đã, đang và sẽ là phơng thức cần phải đợc nghiên cứu, hoàn thiện vàthực hiện cùng với sự chuyển đổi và đi lên với các ngành kinh tế của cả n-ớc.

2 Các quan niệm về đấu thầu và đấu thầu quốc tế trong việc mua sắm thiết bị hàng hoá.

2.1 Các quan niệm về đấu thầu

Đấu thầu nói chung là một phạm trù kinh tế, nó gắn liền với sự ra đờicủa sản xuất và trao đổi hàng hoá, không có sản xuất và trao đổi hàng hoáthị không có đấu thầu

Đấu thầu ở dạng giản đơn - bán đấu giá, là cách làm thông thờng có lợi

về giá cho ngời bán Tức là ngời có hàng đem bán trên thị trờng thu đợclợi nhuận là cao nhất đối với hàng hoá đó

Đứng ở mỗi góc độ khác nhau ngời ta có những quan niệm khác nhau

về đấu thầu

- Quan niệm của chủ đầu t: Đấu thầu là hình thức mở ra cho các công

ty cạnh tranh với nhau Nó là một hình thức kinh doanh dựa vào tính chấtcạnh tranh công khai của thị trờng Bởi không có cạnh tranh thì không thể

có đấu thầu và cũng không cần đến đấu thầu

ở nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung thị không có cạnh tranh nên

không có đấu thầu Trong hoạt động kinh tế mọi ngành kinh tế đều thựchiện nhiệm vụ kế hoạch hoá Nhà nớc theo chỉ thị của trên đa xuống Còn

ở nền kinh tế thị trờng, nơi quy luật cạnh tranh chi phối mọi hoạt độngkinh doanh thì đấu thầu là một hình thức kinh doanh rất phổ biến, nhất làtrong các hoạt động kinh doanh lớn

Nh vậy theo quan niệm của chủ đầu t thì đấu thầu chỉ tồn tại và pháttriển trong nền kinh tế thị trờng, ở đó là nơi các quy luật đợc diễn ra đúngbản chất của nó

- Quan điểm của nhà thầu: “Đấu thầu ít nhiều mang tính cờ bạc”

Đã nói đến “cờ bạc” thì bao giờ cũng có kẻ thắng ngời thua, ở đây đấu

cuộc trong khi cho rằng giá của mình khá thấp, đôi khi lại thất bại khinghĩ rằng giá của mình quá cao Khi đã dành đợc hợp đồng nhà thầu th-ờng đa ra các yêu sách đòi hỏi để bảo đảm lợi nhuận thực tế cao vì giá dựthầu dựa trên cơ sở dự toán thấp Vì vậy không có gì ngạc nhiên khi vấn

đề tham dự đấu thầu đã hấp dẫn việc điều tra nghiên cứu của chính cáccông ty dự thầu cũng nh nhiều học giả khác

2.2 Đấu thầu Quốc tế mua sắm thiết bị là gì

Đấu thầu mua sắm thiết bị trớc hết là phơng thức cạnh tranh trong việccung cấp thiết bị và các dịch vụ nhằm lựa chọn đơn vị nhận thầu đáp ứng

đợc yêu cầu đặt ra của chủ đầu t trong việc mua sắm trang thiết bị với chiphí thấp nhất

Đấu thầu mua sắm thiết bị là việc dựa trên tài liệu mời thầu do chủ đầu

t biên soạn để các nhà thầu cạnh tranh dành các hợp đồng cung cấp thiết

bị và dịch vụ Có nghĩa là chủ đầu t muốn mua đợc cái mình cần với giá

rẻ nhất Điều đó cũng có nghĩa là nhà thầu phải bán với giá phải chăng,

do đó có lợi cho chủ đẩu t, đồng thời dù muốn hay không nhà thầu có đợchọp đồng cũng phải thoả mãn đợc mục đích của mình về lợi nhuận, uy tín,việc làm, kinh nghiệm

Vậy, đấu thầu Quốc tế nói chung và đấu thầu mua sắm thiết bị nóiriêng là hình thức đấu thầu mở ra cho các công ty trong và ngoài nớctham gia và cạnh tranh với nhau trong việc cung cấp và dịch vụ, hàng hoá, theo yêu cầu của chủ đầu t

3.

Phân loại đấu thầu quốc tế.

Căn cứ vào mục đích đấu thầu, Qui chế đấu thầu (ban hành kèm theoNghị định 43/CP - ngày 16/7/96 của chính phủ nớc Cộng hoà xã hội chủnghĩa Việt nam) phân loại đấu thầu gồm bốn loại:

- Đấu thầu mua sắm vật t, thiết bị

- Đấu thầu tuyển chọn t vấn

- Đấu thầu xây lắp

4.1 Các hình thức đấu thầu Quốc tế.

Có ba hình thức đấu thầu cạnh tranh Quốc tế:

4.1.1 Đấu thầu tổng thể (rộng rãi).

Đấu thầu tổng thể là hình thức không hạn chế số lợng nhà thầu thamgia Bên mời thầu thông báo công khai trên các phơng tiên thông tin đạichúng và ghi rõ các điều kiện, thời gian dự thầu Đối với những gói thầulớn phức tạp về công nghệ và kỹ thuật, bên mời thầu phải tiến hành sơtuyển để lựa chọn nhà thầu có đủ t cách và năng lực tham dự đấu thầu.Phơng thức này có một số lợi thế:

- Do thông báo mời thầu đợc thông báo công khai do đó tất cảnhững ai muốn tham gia đều có quyền tham dự, nh vậy nó bảo đảm sựtham gia tối đa và do đó là cạnh tranh tối đa

- Nó cho phép các lực lợng của thị trờng tham gia tự do

- Gắn liền với các nguyên tắc và qui chế có sẵn bảo đảm cho mộtquyết định mua bán công bằng

- Không có sự u ái và loại bỏ đợc đặc ân và sự mất công bằng

- Có thể bảo vệ cho những ngời có liên quan trong các hoạt độngmua sắm khỏi các áp lực và chỉ trích

Tuy vậy, phơng thức này có một số bất lợi:

- Việc áp dụng phơng thức này sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian vàtrong tình hình thị trờng tăng giá sẽ không đảm bảo cho một sự mua sắmtốt nhất

- Việc xem xét và loại bỏ các đơn hàng không phù hợp gây lãng phínguồn lực

- Không đảm giá hợp lý nhất ở một thị trờng độc quyền với giá caohoặc đấu thầu thông đồng

Do có các bất lợi này, phơng thức đấu thầu rộng rãi là phù hợp nhất

đối với các sản phẩm đã đợc tiêu chuẩn hoá dó thị trờng đã xác lập, với sốlợng nhà cung cấp lớn

4.1.2 Đấu thầu hạn chế hoặc có sự lựa chọn.

Để tránh các đơn dự thầu không đáng xem xét, ngời ta đã sử dụng hệthống đấu thầu hạn chế Đây là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu chỉgửi th mời thầu tới một số nhà cung cấp có tiềm năng đã đợc chọn lọc.

Có hai cách trong phơng thức đấu thầu chọn lọc :

* Có sự phân loại trớc

Các phơng thức này dựa trên sự mở rộng danh sách của những ngờicung cấp thông qua thủ tục phân loại trớc Một tổ chức mua sắm sử dụngmột phơng tiện quảng cáo mời tất cả những ngời quan tâm đăng kí với tcách là những ngời cung cấp có tiềm năng đối với một sản phẩm cụ thể(hoặc một nhóm sản phẩm) Thủ tục yêu cầu rằng tất cả những ngời cóliên quan đợc liệt kê hoặc đăng kí với một cơ quan mua săms, điền vàomẫu đợc làm sẵn đã mô tả nhằm lấy ra tất cả các thông tin, nh vậy (với sựgiúp đỡ của các chứng từ xác minh ) tạo khả năng cho tổ chức mua đánhgiá khả năng cung cấp của các hãng và các giấy tờ liên quan đến uy tín.Chỉ có những ngời gửi đơn đợc đánh giá đủ khả năng theo hệ thống nàymới đợc đăng kí hoặc ghi tên là đủ t cách để dến đấu thầu sau naỳ đối vớimột sản phẩm đợc đa ra

* Không có sự phân loại trớc

Một đại lí có thể quyết định không thông qua các thủ tục phân loại

tr-ớc để mở rộng danh sách các nhà cung cấp có khả năng.Có thể xây dựngmột danh sách nh vậy, đặc biệt đối với những việc mua sắm một lần hoặckhông lặp lại, sử dụng một trong các phơng thức sau: khảo sát thị trờngcung cấp của chính họ, hoặc các hồ sơ trớc đây; liên hệ với những ngờimua sản phẩm tơng tự; xem xét các tạp chí kĩ thuật; thông qua sự giúp đỡcủa các tổ chức dịch vụ t vấn chuyên môn hoá trong lĩnh vực đó

Mục đích của hệ thống đấu thầu hạn chế là nhằm chọn lọc những nhàthầu có đủ khả năng thực hiện hợp đồng nếu họ đợc chọn trên cơ sở sosánh các đơn dự thầu khác nhau Mục đích của ngời mua trong quá trìnhlựa chọn trớc là đợc tự thoả mãn khả năng đó

Điều này đợc thực hiên thông qua khảo sát và đánh giá đối với một

ng-ời cung cấp dựa trên:

- Số liệu về kết quả hoạt động trớc đó

- Năng lực của nhân công có kĩ thuật

- Khả năng /phơng tiện sản xuất

- Năng lực quản lí.

- Khả năng tài chính

4.1.3 Đấu thầu riêng lẻ (chỉ định thầu).

Có các sản phẩm mà chỉ có một nhà cung cấp Trong tình huống nhvậy thông qua đấu thầu hạn chế hay rộng rãi sẽ gây lãng phí công sức

Đơn đặt hàng các phụ tùng thay thế một thiết bị đang có thông thờng sẽ

đ-a tới ngời cung cấp bđ-an đầu thiết bị đó Tơng tự đối với các sản phẩm cóquyền sở hữ công nghiệp hoặc quy trình đợc cấp bằng sáng chế, thì ngờimua cần tiếp xúc với chính ngời cung cáp của sản phẩm hoặc công nghệ

đó Trong tình huống nh vậy, ngời mua chỉ kí phhát một giấy mời thầucho một nhà cung cấp độc quyền

Thực chất, đó là một phơng thức mua sắm, nó tơng tự các phơng thứcmua sắm thông qua thơng lợng Do vậy, giá sẽ đợc thơng lợng sau khinhận đợc đơn dự thầu của nhà cung cấp

ở Việt nam, theo điều 3- Quy chế đấu thầu - quy định về hình thức lựachọn nhà thầu có nêu ba hình thức, thì ngoài hai hình thức thông thờng là

đáu thầu mở rộng và đấu thầu hạn chế còn có hình thức chỉ định thầu

Đây là hình thức mà ngời mua cũng chỉ thơng thảo hợp đồng với một nhàthầu (giống nh hình thức đấu thầu riêng lẻ theo thông lệ Quốc tế), tuynhiên nhà thầu này phải do ngời có thẩm quyền quyết định đầu t chỉ định,nếu không đạt yêu cầu mới thơng thảo với nhà thầu khác

Hình thức chỉ định thầu chỉ đợc áp dụng với các dự án có tính chấtnghiên cứu, thử nghiệm; cấp bách do thiên tai địch hoạ; bí mật quốc gia,

an ninh quốc phòng; một số dự án đặc biệt do Thủ tớng Chính phủ chopháp; các dự án hoặc gói thầu có trị giá nhỏ hơn 500 triệu đồng

4.2 Các phơng thức áp dụng (theo Quy chế đấu thầu của Việt nam)

4.2.1 Đấu thầu một túi hồ sơ (một phong bì).

Khi dự thầu theo phơng thức này, nhà thầu cần nộp những đề xuất về

kĩ thuật, tài chính, giá cả và những điều kiện khác trong một túi hồ sơchung

4.2.2 Đấu thầu hai túi hồ sơ ( hai phong bì)

Khi dự thầu theo phơng thức này, nhà thầu cần nộp những đề xuất về

thời điểm Túi hồ sơ về kĩ thuật sẽ đợc xem xét trớc để đấnh giá xếp hạng.Nhà thầu đợc xếp hạng thứ nhất về kĩ thuật sẽ đợc xem xét tiếp túi hồ sơ

đề xuất về tài chính Trờng hợp nhà thầu không đáp ứng đợc các yêu cầu

về tài chính và các điều kiện hợp đồng, bên mời thầu phải xin ý kiến củangời có thẩm quyền quyết định đầu t, nếu đợc chấp thuận mới đợc phépmời nhà thầu tiếp theo để xem xét

4.2.3 Đấu thầu hai giai đoạn.

Phơng thức này đợc áp dụng cho những dự án lớn, phức tạp về kĩ tthuật

và công nghệ hoặc dự án thuộc dạng chìa khoá trao tay Trong quá trìnhxem xét, chủ đầu t có điều kiện hoàn thiện yêu cầu về mặt công nghệ, kĩthuật và các điều kiện tài chính của hồ sơ mời thầu

* Giai đoạn thứ nhất : các nhà thầu nộp các đề xuất về kĩ thuật và

ph-ơng án tài chính sơ bộ(cha có giá) để bên mời thầu xem xét và thảo luận

cụ thể với từng nhà thầu nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kĩthuật để nhà thầu chính thức chuẩn bị và nộp đề xuất kĩ thuật của mình

* Giai đoạn thứ hai: Bên mời thầu mời các nhà thầu tham gia trong

giai đoạn thứ nhất nộp đề xuất kĩ thuật đã đợc bổ sung hoàn chỉnhtrêncùng một mặt bằng kĩ thuật và đề xuất đầy đủ các điều kiện tài chính, tiến

độ thực hiện, điều kiện hợp đồng, giá bỏ thầu để đánh giá và xếp hạng

4.2.4 Chào hàng cạnh tranh.

Phơng thức này chỉ đợc áp dụng cho những gói thầu mua sắm vật tthiết bị có quy mô nhỏ và đơn giản Mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 bảnchào giá của 3 nhà thầu khác nhau trên cơ sở yêu cầu của bên mời thầu.Nhà thầu đáp ứng yêu cầu và có giá bỏ thầu đợc đánh giá thấp nhất sẽ đợcxem xét trao hợp đồng

4.2.5 Mua sắm trực tiếp.

Phơng thức này đợc áp dụng trong trờng hợp ngời có thẩm quyền quyết

định đầu t cho phép đối với các loại vật t thiết bị có nhu cầu gấp để hoànthành dự án mà trớc đó các loại vật t này đã đợc tiến hành đấu thầu và đợcngời có thẩm quyền quyết định đầu t cho phép thực hiện

4.2.6 Giao thầu trực tiếp.

Là phơng thức chọn ngay một nhà thầu có độ tin cậy cao để xem xétthơng thảo hợp đồng Phơng thức này chỉ đợc áp dụng với những gói thầu

có quy mô nhỏ dới 500 triệu đồng và các gói thầu dợc Thủ tớng chính phủcho phép chỉ định thầu Trờng hợp nhà thầu đợc chỉ định không đáp ứngyêu cầu của bên mời thầu thhì chủ đầu t đợc quyền kiến nghị với ngời cóthẩm quyền quyết định đầu t xem xét thay đổi nhà thầu khác để thơngthảo hợp đồng.

5

Một số nguyên tắc đấu thầu Quốc tế.

Đấu thầu quốc tế không phải là một thủ tục thuần tuý, trên thực tế đây

là một cônng nghệ hiện đại, một hệ thống giải pháp cho những vấn đềkhông thể bỏ qua trong sự phối hợp giữa các chủ thể trực tiếp liên quan

đến quá trình xây dựng và cung cấp thiết bị mà mục đích là bảo đảm choquá trình này đợc thực hiện với kết quả tối u Xét theo quan điểm tổngthể: tối u về chất lợng và tiến độ, tài chính, đồng thời hạn chế tối đanhững diễn biến gây căng thẳng và phơng hại đến uy tín của các bên hữuquan

Tuy nhiên để đạt đợc mục đích này thì chu trình đấu thầu Quốc tế phảituân thủ chặt chẽ một số nguyên tắc cơ bản Đó là:

1 - Nguyên tắc cạnh tranh với điều kiện ngang nhau

Mọi cuộc đấu thầu đều phải đợc thực hiện với sự tham dự của một sốnhà thầu có đủ năng lực để hình thành một cuộc cạnh tranh mạnh mẽ

Điều kiện đặt ra với các đơn vị ứng thầu và thông tin cung cấp cho họphải ngang nhau, nhất thiết không có sự phân biệt đối xử

2 - Nguyên tắc dữ liệu đầy đủ

Các nhà thầu phải nhận đợc đầy đủ tài liệu đấu thầu với các thông tinchi tiết, rõ ràng và có hệ thống về quy mô, số lợng, quy cách, yêu cầuchất lợng công trình hay hàng hoá, dicchj vụu cần cung ứng; về tiến độ và

điều kiện thực hiện(nghĩa là chủ công trình phải nghiên cứ, tính toán, cânnhắc thấu đáo để tiên liệu rất kĩ và rất chắc chắnvề mọi yếu tố có liênquan, phải cố tránh tình trạng chuẩn bị sơ sài, tắc trách)

3 - Nguyên tắc đánh giá công bằng

Các hồ sơ đấu thầu phải đợc đánh giá theo một cách không thiên vị,theo cùng một chuẩn mực và đợc đánh giá bởi một hội đồng xét thầu có

đầy dủ năng lực và phẩm chất Lí do để “đợc chọn” hay “loại bỏ” phải

đ-ợc giải thích đầy đủ để tránh ngờ vực

Không chỉ có nghĩa vụ, quyền lợi của các bên liên quan đợc đề cập,chi tiết hoá trong hợp đồng mà phạm vi trách nhiệm của mỗi bên ở từngphần việc đều đợc phân định rạch ròi để không một sai sót nào không cóngời chịu trách nhiệm Mỗi bên có liên quan đều biết rõ mình phải gánhchịu hậu quả gì nếu có sơ suất và do đó mỗi bên đều phải nỗ lực tối đatrong việc kiểm soát bất trắc và phòng ngừa rủi ro.

5 - Nguyên tắc (ba chủ thể)

Thực hiện dự án theo thể thức đấu thầu Quốc tế luôn có sự hiện diện

đồng thời của ba chủ thể: chủ công trình, nhà thầu và kĩ s t vấn Trong đó

kĩ s t vấn hiện diện nh một nhân tố đảm bảo cho hợp đồng luôn đợc thựchiện nghiêm túc đến từng chi tiết, mọi sự bất cập về kĩ thuật, tiến độ đợcphát hiện kịp thờ, những biện pháo điều chỉnh thích hợp đợc đa ra đúnglúc Kĩ s t vấn cũng là nhân tố hạn chế tối đa những m toan thông đồnghoặc thoả hiệp,”châm chớc” gây thiệt hại cho ngời chủ đích thực của dự

án

6 - Nguyên tắc bảo lãnh, bảo hành và bảo hiểm thích đáng

7 - Nguyên tắc bảo mật hồ sơ, tài liệu, thông tin

Tất cả những ngời thực hiện công tác đấu thầu và xét thầu phải cótrách nhiệm giữ bí mật các hồ sơ, tài liệu, thông tin về nội dung hồ sơ mờithầu, về kết quả đánh giá xếp hạng nhà thầu,

Chỉ trên cơ sở tuân thủ nghiêm chỉnh, chặt chẽ các nguyên tắc trên thìviệc đấu thầu Quốc tế mới có thể phát huy đợc những lợi thế cuả nó vàhạn chế đến mức thấp nhất những bất lợi

đơn vị quốc doanh đều do Nhà nớc chỉ đạo từ trên xuống, các đơn vị phảihoàn thành kế hoạch do Nhà nớc giao và sẽ đợc sự hỗ trợ của Nhà nơc đểhoàn thành kế hoạch, Nhà nớc bù lỗ, bao tiêu sản phẩm, do đó các đơn vịkinh tế không cần phải cạnh tranh với nhau

Cũng trong thời kỳ này, phần lớn các hoạt động kinh tế đối ngoại của

ta đều diễn ra trong phạm vi các nớc trong khối XHCN, các hợp đồngngoại đều đợc thực hiện trên cơ sở các nghị định th các cam kết viện trợ

kí kết trực tiếp giữa các chính phủ Do đó, vấn để tổ chức đấu thầu Quốc

tế để chọn ngời cung cấp không đợc đặt ra Nhng từ khi chuyển sang cơchế thị trờng cạnh tranh, tất cả các đơn vị đều phải cạnh tranh để tồn tại

và phát triển do đó đấu thầu với bản chất là cạnh tranh càng đợc các đơn

vị, doanh nghiệp quan tâm và thực hiện

6.2 Thị trờng và cạnh tranh trên thị trờng

Thị trờng và cạnh tranh trên thị trờng bao hàm cả thị trờng ngời mua

và thị trờng ngời bán Những ngời bán cạnh tranh với nhau trên thị trờngngời bán để có thể bán đợc hàng là điều tất yếu và nó có những tác động

đến những lợi ích cũng nh những bất lợi của ngời mua Và ngợc lại, thị ờng ngời mua cũng có những tác động nhất định đến ngời bán và bản thânngời mua: ít ngời bán nhiều ngời mua thì thị trờng thuộc về ngời bán, lợiích của ngời mua trong trờng hợp này sẽ bị hạn chế và ngợc lại, nhiều ng-

tr-ời bán ít ngtr-ời mua thì thị trờng là của ngtr-ời mua, bằng việc thúc đẩy cạnhtranh giữa những ngời bán ngời mua có thể đạt đợc những lợi ích to lớn,bất ngờ

- Thị trờng là cơ sở quan trọng để hình thành cơ cấu đầu t

- Là điểm khởi đầu và cũng là điểm kết thúc của công tác đầu t

- Thị trờng là nơi đề ra các nhu cầu đấu thầu và là mục tiêu phục vụcho việc thực hiện tổ chức đấu thầu

- Thị trờng cũng là nơi kiểm nghiệm tính phù hợp của việc thực hiệnphơng thức đấu thầu, nó sẽ tự đào thải những mặt không hợp lý, yếu kém,

và kích thích đổi mới năng cao hiệu quả của những mặt tích cực trong đấuthầu

Do vậy, thị trờng là động lực, là môi trờng, là điều kiện khẳng địnhcho việc thực hiện phơng thức đấu thầu

6.3 Nhân tố khoa học kỹ thuật

Với sự phát triển nh vũ bão của khoa học kỹ thuật, công nghệ trên tấtcả các lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội toàn cầu, chúng ta không thểdậm chân tại chỗ mà cần có sự chuyển mình hợp lý để đuổi dần và bắt kịp

với sự phát triển chung của Thế giới Do đó khoa học là một chỉ tiêu cơbản trong quá trình xét thầu.

Nh vậy, nhân tố khoa học kỹ thuật tạo khả năng cạnh tranh cho cácnhà thầu một cách đắc lực nhằm dẫn nhà thầu đến gần với khả năng thắngthầu một các lớn nhất

dự thầu mới khẳng định đợc kết quả trúng thầu

Đối với chủ đầu t thông tin là cơ sở để phục vụ cho việc xét chọn nhàthầu tốt nhất

II Sự cần thiết khách quan của hoạt động đấu thầu Quốc tế

1 Xuất phát từ quan hệ cung cầu hàng hoá trên thị tr ờng.

Việc mua bán máy móc thiết bị toàn bộ tồn tại từ rất lâu và ngày càngphát triển bởi vì tồn tại một thực tế là, trên thế giới có những quốc gia

đang phát triển và kém phát triển

Các nớc phát triển với sự đầu t lớn trong đào tạo, nghiên cứu phát triểnkhoa học công nghệ nên trình độ khoa học công nghệ ngày càng tiên tiến,hiện đại, họ luôn đa ra các loại máy móc thiết bị có công nghệ cao và bán

ra thị trờng Thế giới để kiếm lời, còn các nớc kém phát triển do vẫn còntrong vòng luẩn quẩn nghèo > đầu t cho giáo dục thấp > khoa học kỹthuật kém phát triển > kinh tế kém phát triển > nghèo > Nên trinh

độ khoa học kỹ thuật lạc hậu không thể đáp ứng đợc yêu cầu phát triểncủa nền kinh tế do đó các nớc này bắt buộc phải nhập khẩu máy móc thiếtbị

Do đó, mức cung và cầu trên thị trờng máy móc thiết bị đều rất lớn, sựcạnh tranh giữa các quốc gia cùng trình độ rất gay gắt, tốc độ lu chuyểnhàng hoá rất lớn Viiệc lựa chọn đợc một phơng thức mua sắm phù hợp là

điều vô cùng quan trọng

2 Đòi hỏi của cơ chế thị tr ờng có sự quản lý của Nhà n ớc

Nh đã nói ở phần trớc đấu thầu là sản phẩn của sự cạnh tranh, không

có thị trờng cạnh tranh không có đấu thầu, do đó trong nền kinh tế tậptrung bao cấp chúng ta không có hình thức đấu thầu trong mua sắm màchỉ có giao thầu trực tiếp Chuyển sang nền kinh tế thị trơng tự do cạnhtranh dới sự quản lý vĩ mô của nhà nớc, các đơn vị doanh nghiệp buộcphải đề ra cho mình chiến lợc kinh doanh phù hợp nhất để có thể tồn tại

và phát triển Do vậy, việc lựa chọn đợc phơng thức mua sắm phù hợp cótính cạnh tranh cao đem lại hiệu quả kinh tế trong hoạt động kinh doanh

là điều các đơn vị rất quan tâm Đấu thầu cạnh tranh là một phơng thứcphù hợp, nhất là trong mua sắm Quốc tế khi mà việc mua sắm diễn ratrong điều kiện những hiểu biết của ta về thị trờng nớc ngoài còn rất hạnchế

3 Vai trò của đấu thầu Quốc tế trong mua sắm hàng hoá nhập khẩu.

Một trong những phơng thức mua bán hay đợc các nớc trên Thế giới sửdụng (và gần đây cũng đã đợc áp dụng ở Việt nam) đó là phơng thức đấuthầu cạnh tranh Quốc tế - đã nói ở trên Đây là phơng thức có thể đáp ứnghài hoà lợi ích của các bên hữu quan:

+ Đối với Nhà nớc:

đấu thầu Quốc tế tạo cơ sở để đánh gí năng lực của các đơn vị kinh tếtrong nớc cũng nh các hãng nớc ngoài, ngăn chặn đợc các biểu hiện tiêucực, tránh đợc sự thiên vị, cảm tính, đặc quyền đặc lợi, móc ngoặc riêngvới nhau

Thông qua chế độ đấu thầu Quốc tế, mặt tích cực nhất là tạo đợc biệnpháp quản lí tài chính có hiệu quả, tiết kiệm vốn đầu t và tăng cờng cáclợi ích kinh tế xã hội khác

+ Đối với chủ đầu t:

Do đấu thầu là cuộc cạnh tranh rộng rãi giữa các nhà thầu nên qua đóchủ đầu t có thể chọn đợc nnhà thầu có đủ khả năng đáp ứng các yêu cầucủa mình về kĩ thuật, chất lợng với các giá cả và các điều kiện hợp đồnghợp lí; đảm bảo không làm phơng hại đến uy tín của các bbên tránh đợcnhững sơ hở sai lầm gây thiệt hhaị về vật chất và uy tín

+ Đối với nhà thầu:

Đảm bảo tính công bằng với các thành phần kinh tế, không phân biệt

đối xử giữa các nhà thầu, cơ hội tơng đơng đối với tất cả các nhà cung cấptiềm năng

Do sự đánh giá các đơn chào thuần trên cơ sở những chỉ tiêu đợc thiếtlập trớc và đợc tất cả các nhà cung cấp hiểu, do vậy loại trừ đợc phạm vi

đặc quyền chủ nghĩa

Đấu thầu quốc tế kích thích các nhà thầu nâng cao trình đọ áp dụngcông nghệ và các giải pháp để sản xuất hàng hoá tốt nhất, giá cả hợp línhất để giành đợc phần thắng

Có trách nhiệm cao đối với công việc đã nhận thầu nhằm giữ đợc uytín đối với chủ đầu t và nâng cao uy tín, nâng cao khả năng cạnh tranh củamình trên thơng trờng

4 Sự cần thiết khách quan của hoạt động đấu thầu Quốc tế.

Chế độ đấu thầu Quốc tế mua sắm hàng hoá là một bớc cao hơn củachế đọ giao thầu trực tiếp cung cấp hàng hoá Giao thầu đợc thực hiệntrên cơ sở kết quả của đấu thầu

Chế độ đấu thầu Quốc tế trong mua sắm hàng hoá chứa đựng yếu tốcạnh tranh trong việc nhận thầu Các chủ đầu t, các cơ quan kế hoạchkhông chỉ định tổ chức nhận thầu(trừ một số ít tròng hợp đã đợc quy địnhtrong Quy chế đấu thầu), các nhà cung cấp muốn có việc làm, lợi nhuận

để tồn tại và phát triển, hay nói khác đi là muốn thắng thầu thì phải tìmhiểu nhu cầu của các chủ đầu t thông qua thông báo mời thầu và phải có

kế hoạch cạnh tranh phù hợp về kĩ thuật, giá cả, điều kiện hợp đồng, Tính u việt của chế độ đấu thầu Quốc tế là không thể phủ nhận, nó đợcchứng minh khá rõ bằng các kết quả thu đợc của các nớc trên thế giớicũng nh của nớc ta trong thời gian qua, bằng sự hình thành và ngày cànghoàn thiện của phơng thức

Với những kết quả đó, phơng thức đấu thầu Quốc tế đã đợc khẳng định

và tiếp tục phát huy nhằm mang lại những kết quả khả quan hơn, đónggóp vào công cuộc đổi mới và xây dựng đất nớc

III Thể thức, trình tự đấu thầu Quốc tế

Tuy tính chất và nội dung các loại đấu thầu khác nhau là khác nhau,nhng thể thức và điều kiện có nhiều điểm về cơ bản cũng giống nhau.Toàn bộ thể thức và trình tự đấu thầu có thể chia làm 3 giai đoạn:

- Giai đoạn sơ tuyển.

- Giai đoạn nhận(và nộp) đơn đấu thầu

- Giai đoạn mở và đánh giá đơn thầu, xét thắng thầu

1 Giai đoạn sơ tuyển.

Trong giai đoạn này chủ công trình sẽ tiến hành 3 bớc:

B

ớc 1 : Mời các nhà thầu dự sơ tuyển.

Chủ công trình sẽ đa quảng cáo về dự sơ tuyển llên các phơng tiệnthông tin đại chúng Quảng cáo về dự sơ tuyển bao gồm các nội dung:

1 - Giới thiệu về chủ công trình

2 - Khái quát về quy mô, địa điểm của công trình

3 - Ngày phát văn kiện đấu thầu và nộp đơn thầu

Sau khi hoàn tất giai đoạn này, chủ công trình sẽ chọn đợc các nhàthầu đã sơ bộ đợc đánh giá là đủ năng lực ứng thầu

Danh sách sơ tuyển chỉ nên hạn chế trong phạm vi 7 ứng thầu trở lại.Trong một số trờng hợp, khi trị giá công trình nhỏ, công nghệ không phứctạp hoặc chủ công trình nắm vững đợc thông tin về các nhà thầu khả dĩ

tham gia đấu thầu thì có thể đi tắt, bỏ qua giai đoạn sơ tuyển, và bớc ngayvào giai đoạn nhận đơn thầu.

2 Giai đoạn nhận (và nộp) đơn thầu.

Giai đoạn này bao gồm các bớc:

B

ớc 1 : Chuẩn bị văn kiện đấu thầu.

Chủ công trình thờng thuê một hãng t vấn chuẩn bị văn kiện đấu thầuvới nội dung gồm các văn bản:

9 - Mẫu đơn thầu và phụ lục

Trong bộ văn kiện này đặc điểm kĩ thuật là văn bản quan trọng nhất phải đợc soạn thảo công phu để cùng với bản kê số lợng làm cơ sở chủ

yếu cho các ứng thầu tính toán giá thầu cho công trình còn gọi là giá hợp

đồng

B

ớc 2 : Phát văn kiện đấu thầu.

Các nhà thầu trong danh sách ứng thầu phải bỏ tiền mua bộ văn kiện

đấu thầu, với giá nói chhung từ 50 đến 200 USD/ 1 bộ Khoản tiền này chỉ

có ý nghĩa nhằm trang trải chi phí in ấn, chuẩn bị tài liệu và phần nào đểbảo đảm ứng thầu tham gia với ý định nghiêm túc

Các ứng thầu sau khi nhận đợc tài liệu đấu thấu sẽ tiến hành chuẩn bị

đơn thầu, hồ sơ thầu và xin đi thăm công trờng(nếu cần)

B

ớc 3: Các ứng thầu đi thăm công trờng.

Khi nhận đợc yêu cầu đi thăm công trờng chủ công trình sễ bố ttríngày giờ và tổ chức hớng dẫn các ứng thầu đi thăm công trờng

B

ớc 4 : Sửa đổi các văn kiện đấu thầu.

Chủ công trình chuẩn bị các sả đổi(nếu có) vào các văn kiện đấu thầu

và phát các sửa đổi đó cho các ứng thầu

B

ớc 5: Thắc mắc của các ứng thầu.

Khi có vấn đề thắc mắc, các ứng thầu có thể gửi th đa thắc mắc bằngvăn bản hoặc họp các ứng thầu đa ra mọi thắc mắc bằng văn bản Chủcông trình có trách nhiệm trả lời bằng văn bản mọi thắc mắc cho tất cảcác ứng thầu

B

ớc 6 : Nộp và nhận đơn thầu.

Sau khi hoàn thiện hồ sơ đấu thầu, nhà thầu nộp đơn thầu cho chủcông trình Chủ công trình sẽ ghi lại ngày, giờ nhận đợc đơn và báo lại đãnhận đợc hoặc trả lại không mở những đơn thầu nào nhận chậm

Chủ đầu t sẽ bảo quản các đơn thầu cho đến lúc mở niêm phong

Mỗi ứng thầu khi nộp đơn thầu phải yêu cầu một ngân hàng cấp chobảo lãnh ứng thầu với một tỉ lệ phần trăm nhất đínho với tổng giá đặt thầuhoặc một mức thống nhất nào đó theo quy ddịnh của chủ đầu t

3 Giai đoạn mở và đánh giá các đơn thầu.

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xét chọn nhà thầu để chọn rangời thắng/ trúng thầu, kí hợp đồng giao thầu Giai đoạn này đợc tiếnhành qua ba bớc:

Trong quá trình đánh giá, chủ côngg trình có thể họp riêng với từngứng thầu đã đợc chọn(nếu cần) để trao đổi thêm về năng lực hoặc các mặtkhác cha phù hợp với yêu cầu.

Sau khi hoàn chỉnh việc đánh giá chủ công trình sẽ quyết định ngờitrúng thầu

B

ớc 3 : Kí hợp đồng giao thầu.

Chủ công trình yêu cầu nhà thầu trúng thầu nộp bảo lãnh thực hiện hợp

đồng

Chuẩn bị văn kiện, tài liệu cần thiết để kí hợp đồng

Trả lại bảo lãnh đấu thầu cho các nhà thầu không trúng

Sau đây là sơ đồ minh hoạ thể thức, trình tự đấu thầu qua các vòng vàcác bớc

Thể thức và trình tự đấu thầu.

I Thể thức dự sơ tuyển cho ngời ứng thầu.

1 - Mời các nhà thầu dự sơ tuyển

2 - Phát và nộp các tài liệu dự sơ tuyển

3 - Phân tích các số liệu dự sơ tuyển, lựa chọn và thông báo danhsách các ứng thầu

II Thể thức để nhận đơn thầu.

4 - Chuẩn bị văn kiện đấu thầu

5 - Phát văn kiện đấu thầu

6 - Các ứng thầu đi thăm công trờng

7 - Sửa đổi, bổ sung văn kiện đấu thầu

8 - Thắc mắc của các ứng thầu, cách xử lí

9 - Nộp và nhận đơn thầu

III Thể thức mở và đánh giá các đơn thầu.

10 - Mở đơn thầu.

11 - Đánh giá đơn thầu

12 - Kí hợp đồng giao thầu

IV Các văn bản pháp quy trong đấu thầu quốc tế ở Việt nam.

Nhằm thống nhất hoạt động đấu thầu trong cả nớc, đảm bảo tính đúng

đắn, khách quan, công bằng và có tính cạnh tranh trong đấu thầu dự ánhoặc từng phần của dự án đầu t về tuyển chọn t vấn, mua sắm vật t thiết bị

và thi công xây lắp để thực hiện các dự án đầu t trên lãnh thổ nớc Cộnghoà xã hội chủ nghĩa Việt nam, Chính phủ đã ban hành Quy chế đấu thầu(ban hành kèm theo Nghị định số 43/CP ngày 16/7/1996 của Chính phủ).Quy chế này đợc áp dụng để la chọn các nhà thầu cho các dự án đầu ttại việt nam và phải đợc tổ chức đấu thầu tại Việt nam, bao gồm:

- Các dự án đầu t đợc ngời có thẩm quyền quyết định đầu t phê duyệttheo quy định của Điều lệ quản lí đầu t và xây dựng

- Các dự án đầu t liên doanh (hoặc hợp tác kinh doanh ) với nớcngoài của các doanh nghiệp nhà nóc có mức góp vốn pháp định của bênViệt nam từ 30% trở lên

- Các dự án đầu t cần lựa chọn đối tác liên doanh, 100% vốn nớcngoài hoặc BOT, BT

- Các dự án đầu t khác mà chủ đầu t quyết định tổ chức đấu thầu

- Đối với các dự án có sử dụng nguồn vốn tài trợ của các tổ chứcQuốc tế hoặc của nớc ngoài, cơ quan đợc giao trách nhiệm đàm phán, kíkết hiệp định phải trình thủ tớng Chính phủ xem xét quyết định những quy

định khác với quy chế này trớc khi kí

Quy chế cũng nêu rõ: Chủ đầu t chỉ đợc tổ chức đấu thầu Quốc tếtrong các trờng hợp:

- Các gói thầu không có hoặc chỉ có một nhà thầu trong nớc đáp ứng

đợc yêu cầu của dự án

- Các dự án sử dụng nguồn vốn tài trợ của các tổ chức Quốc tế hoặccủa nớc ngoài có quy định trong hiệp định phải đấu thầu Quốc tế

Nhà thầu trong nớc tham gia đấu thầu Quốc tế (đơn phơng hoặc liêndanh) đợc xét u tiên khi các điều kiện nhận thầu đợc đánh giá tơng đơngvới các điều kiện nhận thầu của nhà thầu của nhà thầu nớc ngoài

Nhà thầu trong nớc tham gia đấu thầu Quốc tế sau khi trúng thầu sẽ

đ-ợc hởng chế độ u đãi theo quy định của nhà nớc

Nhà thầu nớc ngoài tham dự đấu thầu Quốc tế tại Việt nam phải cócam kết liên danh với một nhà thầu Việt nam hoặc cam kết sử dụng thầuphụ xây lắp và mua sắm các vật t thiết bị phù hợp có khả năng sản xuất vàgia công tại Việt nam.

Quy chế đấu thầu cũng quy định khá chi tiết các vấn đề khác về đấuthầu

Tính đến nay, chúng ta đã có nghị định 43/CP quy định về Quy chế

đấu thầu, nghị định 93/CP bổ sung sửa đổi quy chế 43/CP và các thông tliên bộ hớng dẫn chi tiết việc thực hiện quy chế; những nghị định, thông tnày là căn cứ để các đơn vị tổ chức đấu thầu, công tác tổ chức đấu thầudiễn ra tốt hơn, các công trình đầu t tiết kiệm đợc vốn, giá trung thầu đa

số là sát với giá dự toán đề ra Tuy nhiên trong công tác đấu thầu vẫn cònnhiều tồn tại cần có biện pháp khắc phục kịp thời

Chơng IIphân tích thực trạng việc vận dụng phơng thức đấu thầu quốc tế trongnhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ ở công ty xuất nhập khẩu xi măng

Việt Nam

I Giới thiệu chung về Công ty XNK xi măng Việt nam

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty.

Trớc năm 1988 mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trên đất nớc

ta đều quy về một mối do Bộ Ngoại thơng trực tiếp quản lí Điều này đãgây không ít khó khăn trong việc tiến hành xuất nhập khẩu phục vụ sảnxuất của các bộ ngành Để khắc phục những khó khăn đó và tạo thế chủ

động trong sản xuất kinh doanh cho các bộ ngành, phù hợp với yêu cầuphát triển trong tình hình mới, tại Hội nghị lần II, III khoá IV Hội đồng bộtrởng đã ra quyết định cho các bộ ngành đợc phép kinh doanh xuất nhậpkhẩu trực tiếp

Do đó ngày 12/5/88 Bộ Ngoại thơng đã ra công văn số TCCB đồng ý để Liên hiệp xí nghiệp xi măng Việt nam đợc phép kinhdoanh xuất nhập khẩu trực tiếp Trên cơ sở công tác mới đợc bàn giao,Liên hiệp xí nghiệp xi măng Việt nam (sau này là Tổng Công ty xi măngViệt nam theo quyết định 670/TTg ra ngày 14/10/1994) đã thành lậpphòng vật t thiết bị Trong thời gian đầu hoạt động nhiệm vụ của phòngmới chỉ bó hẹp trong việc nhập vật t phục vụ sản xuất, phụ tùng thay thếcho các nhà máy trong Liên hiệp Thời gian tiếp theo do yêu cầu mở rộng,cải tạo các nhà máy cũ và xây dựng thêm các nhà máy mới, nhu cầu nhậpkhẩu vật t, thiết bị phụ tùng tăng lên Với quy mô, quyền hạn còn rất hạnchế, phòng vật t thiết bị rất khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu thực

1387/BNgt-tế, hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch Liên hiệp giao cho, do đó việc mở rộngquy mô, quyền hạn của phòng là điều rất cần thiết Vì vậy:

- Căn cứ vào Nghị quyết số 59/HĐBT của Hội đồng bộ trởng ra ngày14/8/1988 quy định chức năng, cơ cấu tổ chức của Bộ xây dựng

- Căn cứ Nghị định 04/HĐBT của Hội đồng bộ trởng ra ngày16/6/1989 quy định chế độ và tổ chức hoạt động quản lí kinh doanh xuấtnhập khẩu

- Công văn số 1387/BNgT - TCCB ra ngày 12/05/1988 của Bộ Ngoạithơng đồng ý để Liên hiệp xí nghiệp xi măntg Việt nam đợc phép kinhdoanh xuất nhập khẩu trực tiếp.

Bộ Xây dựng đã ra quyết định số 627BXD/QĐ, quyết định thành lậpCông ty xuất nhập khẩu xi măng việt nam ( Vietnam National Import -Export Corporation for Cement ) tên giao dịch là VINACIMEX, đặt tại

108 Lê Duẩn, Hà Nội Thời gian hoạt động bắt đầu từ 1/1/1991

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty.

VINACIMEX là đơn vị kinh tế quốc doanh, hạch toán kinh tế độc lập,

có t cách pháp nhân; Hoạt động theo nghị định 04/HĐBT - 16/6/1989 củaHội đồng bộ trởng ( quy định về chế độ và tổ chức hoạt động kinh doanhxuất nhập khẩu); Là một đơn vị thành viên trong Liên hiệp xí nghiệp ximăng và chịu sự quản lí trực tiếp của Liên hiệp, Bộ Xây dựng, Bộ Ngoạithơng VINACIMEX có các nhiệm vụ và quyền hạn:

- Thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại của Liên hiệp xí nghiệp ximăng Trong đó hoạt động trên cơ sở hợp đồng uỷ thác chiếm tỉ lệ lớntrong tổng số các hợp đồng ngoại của Công ty, có khi khối lợng,giá trịhàng nhập khẩu theo uỷ thác lớn hơn khối lợng, giá trị hàng kinh doanhtrực tiếp của Công ty.ng Việt nam

- Nghiên cứu, điều tra, tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc để xâydựng kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạn nhằm đáp ứng kịpthời yêu cầu sản xuất kinh doanh, tiêu thụ của các đơn vị trong Liên hiệp

- Tìm hiểu xu hớng phát triển ngành công nghiệp xi măng của các

n-ớc trên thế giới; khả năng hợp tác đầu t với nn-ớc ngoài; khả năng nhậpkhẩu vật t, phụ tùng, thiết bị lẻ chuyên ngành và khả năng xuất khẩu sảnphẩm của ngành ra thị trờng thế giới

- Thu thập và phổ biến thông tin kinh tế, kĩ thuật, thị trờng, giácả, thế giới cho các đơn vị thành viên; hớng dẫn nghiệp vụ kinh doanhxuất nhập khẩu cho các xí nghiệp thành viên trong liên hiệp tiếp cận vớithị trờng thế giới

- Chịu trách nhiệm quản lí tập trung quỹ ngoại tệ của toàn Liên hiệp

để thanh toán và sử dụng có hiệu quả, thảo kế hoạch đã đợc cơ quan cấptrên phê duyệt

Tuân thủ đúng các chế độ, chính sách về quản lí kinh tế, tài chính xuấtnhập khẩu và các quy chế giao dịch đối ngoại của Bộ và Nhà nớc quy

VINACIMEX đợc trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thơngnhân nớc ngoài để kí kết các hợp đồng kinh tế, tiến hành các hoạt độngmua bán, hợp tác kinh tế, liên doanh liên kết để hợp tác đầu t Đợc cử cán

bộ tham gia hội thảo, hội chợ, đợc trao đổi thông tin kinh tế, kĩ thuật củangành công nghiệp xi măng theo quy định hiện hành của Bộ Xây dựng vàcủa Nhà nớc

- Cải thiện điều kiện làm việc, chăm lo đời sống vật chất và văn hoácho toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty, nắm vững nguyên tắc phânphối theo lao động, thực hiện đúng các biện pháp nhằm khuyến khích vậtchất trong sản xuất kinh doanh

Bồi dỡng, đào tạo và xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên nhằmkhông ngừng nâng cao trình độ quản lí kinh tế, trình độ kĩ thuật nghiệp

vụ, đáp ứng yêu cầu phát triển của nhiệm vụ

3 Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty.

Tính đến nay, Công ty xuất nhập khẩu xi măng Việt nam có tất cả 64cán bộ công nhân viên chức đợc sắp xếp hợp lí và hoạt động có hiệu quả ởcác phòng ban

- Phòng kế toán - tài chính.

- Đại diện Công ty tại thành phố Hải Phòng

- Chi nhánh Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh

Sơ đồ số 2 : Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty VINACIMEX

4 Các hoạt động sản xuất kinh doanh chính.

Nh đã nói ở phần trớc, VINACIMEX là một đơn vị kinh tế quốcdoanh, hạch toán kinh tế độc lập, đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp củaTổng Công ty xi măng Việt nam, hoạt động với mục tiêu chính là phục vụcho sự tồn tại và ngày càng lớn mạnh của Tông Công ty Do đó nhiệm vụchính của Công ty là thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩutrực tiếp phục vụ cho các đơn vị thành viên Tổng Công ty, ngoài ra tuỳtheo yêu cầu của thị trờng và với năng lực sẵn có Công ty sẽ chủ động tìmkiếm ngoài Tổng Công ty để tạo thêm việc làm và tăng doanh thu

Căn cứ vào danh mục các mặt hàng nhập khẩu, thì hoạt động nhậpkhẩu của Công ty có thể chia thành 3 mảng chính, đó là:

- Nhập khẩu vật t, phụ tùng để phục vụ sản xuất

Ban Giám đốc

Chi nhánh công ty tại thành phố HCM

Phòng

kế toán tài chính

-Phòng

kế hoạch

- tổng hợp

Phòng nhập khẩu xi măng - clinker

Phòng nhập khẩu thiết bị - phụ tùng

- Nhập khẩu thiết bị toàn bộ cho các công trình đầu t (nhiệm vụ nàyCông ty mới thực hiện từ năm 1993 nhng kết quả đạt đợc rất đáng khíchlệ).

Ngoài ba hoạt động chính trên, hiện nay Công ty đang xúc tiến chuẩn

bị kế hoạch, chiến lợc để xuất khẩu xi măng - sản phẩm chính của ngành.Nhìn chung mặc dù còn nhiều khó khăn nh: sự biến động cung cầu cácmặt hàng nhập khẩu truyền thống của Công ty trên thị trờng thế giới( cơnsốt giấy kraft, xi măng những tháng đầu năm 1995); sự thay đổi cơ chếquản lí xuất nhập khẩu của Nhà nớc; sự chậm trễ trong việc cấp vốn choxây dựng cơ bản(1996, 1997); sự biến động liên tục của tỉ giá hối đoái; sự

khủng hoảng tiền tệ ở Đông Nam á(1997), VINACIMEX vẫn cố gắng

chủ động vợt qua khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ

Nếu căn cứ vào tính chất hoạt động, thì hoạt động xuất nhập khẩu củaCông ty có thể đợc phân thành hai lĩnh vực:

- Nhập khẩu để trực tiếp kinh doanh trong nớc

- Thực hiện nhập khẩu theo sự uỷ thác của các đơn vị thành viên TổngCông ty

Ta có thể thấy kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trongnhững năm gần đây qua biểu sau:

Biểu 1: kết quả hoạt động kinh doanh

2 Giá vốn hàng bán 1000 VND 237.571.929 110.845.154 32.946.901

3 Lãi gộp hàng bán 1000 VND 12.511.430 21.665.986 10.784.797

(Nguồn báo cáo tổng kết của công ty)

Doanh số hoạt động năm 1997 của Công ty thấp hơn nhiều so với năm

1996 do một số nguyên nhân chủ yếu nh: hầu hết các hợp đồng kinh tế năm 1997 thực hiện theo phơng thức uỷ thác, khối lợng công việc phải thực hiện cho các công trình thiết bị toàn bộ rất lớn, nhng giá trị thanh toán chỉ đợc thực hiện theo trị giá các chuyến giao hàng chính của năm trớc.

II Phân tích Thực trạng đấu thầu Quốc tế trong mua sắm máy móc và

đấu thầu Quốc tế không đáng kể gì nhng đối với Việt nam thì 5 năm quả

là một bề dầy kinh nghiệm(Quy chế đấu thầu cũng mới chỉ đợc ban hànhcách đay 2 năm) Năm năm qua là một quá trình Công ty vừa làm, vừahọc hỏi, đúc rút kinh nghiệm để tự hoành thiện mình trong lĩnh vực đấuthầu Quốc tế Và thờng xuyên trong năm qua năm nào Công ty cũng tổchức đấu thầu Quốc tế tuyển chọn nhà thầu cung cấp thiết bị cho các đơn

tổ chức thành công 2 thậm chí 3 cuộc đấu thầu Quốc tế Cứ sau mỗi lần tổchức đấu thầu thành công thì nghiệp vụ đấu thầu của Công ty lại đợc nânglên, tạo đợc lòng tin và sự tín nhiệm của các chủ đầu t.

Điểm qua hoạt động đấu thầu của Công ty trong năm năm qua ta thấy:

Trong năm năm qua, Công ty đã tiến hành 8 cuộc đấu thầu chọn nhàcung cấp thiết bị cho tám công trình lớn nhỏ khác nhau Trong đó hầu hếtcác công trình này đều đợc thực hiện bằng vốn đi vay, ngời bán cấp tíndụng cho ngời mua và tất cả các công trình này đều đợc thực hiện theohình thức đấu thầu hạn chế Cho đến nay có những công trình đã thựchiện xong nh công trình mở rộng nhà máy xi măng Hoàng Thạch II, cảitạo Hà Tiên I, mỏ Hoàng Thạch II, may bao Nam Hà; có những côngtrình đang thực hiện nh dây tryuền sản xuất xi măng Bút Sơn, mỏ Bút Sơn;

có công trình sắp tới sẽ đợc đa vào thực hiện nh may bao Hải Phòng và cócông trình còn đang trong quá trình đánh giá xét thầu nh công trình cảitạo nhà máy xi măng Bỉm Sơn, nhng hầu hết các công trình đều đợc thchhiện nghiêm túc với trách nhiệm cao, phát huy đợc tính u việt của phơngthức, tiết kiệm cho nhà nớc hàng tỉ đồng Xem xét một số công trình tathấy rất rõ điều này:

Năm 1993, Chính phủ, Bộ Xây dựng, Tổng Công ty xi măng đã quyết

định lắp đặt thêm một dây truyền sản xuất xi măng nữa cho nhà máy ximăng Hoàng Thạch, nâng tổng công suất của nhà máy lên 2,1 triệutấn/năm Đây là công trình có tổng trị gía lớn, kĩ thuật công nghệ hiện đại,phức tạp nên theo quy định phải đợc đấu thầu quốc tế để tuyển chọn nhàcung cấp và đơng nhiên trách nhiệm tổ chức đấu thầu thầu thuộc vềVINACIMEX Đây là lần đầu tiên làm công tác đấu thầu lại cha có vănbản pháp quy hớng dẫn cụ thể ( lúc này mới chỉ có thông t 60BXD/VKT -thông t của Bộ Xây dựng quy định một số vấn đề về tổ chức đấu thầu) nênviệc tổ chức đấu thầu của Công ty còn nhiều khó khăn, bỡ ngỡ Nhng vớitinh thần trách nhiệm cao cộng với sự chỉ đạo sát sao của các cấp bộ,ngành VINACIMEX đã tiến hành đấu thầu quốc tế đạt kết quả tốt, chọn

ra đợc nhà thầu tốt nhất theo đúng tinh thần thông t 60 BXD/VKT Thậtvậy sau khi th mời thầu đợc gửi đi đã có 6 nhà thầu chấp nhận tham gia

đấu thầu, đó là:

Itochu và UBE chào giá 108.045.774 USD CIF - HảI Phòng

Halla và FCB chào giá 86.250.707 USD CIF - HảI Phòng

KHD chào giá 99.003.638 USD CIF - HảI Phòng

FL Smidth chào giá 100.890.866 USD CIF - HảI Phòng

Sau khi xem xết tính phù hợp của các bản chào, các chỉ tiêu kĩ thuật,tàI chính, điều kiện hợp đồng của các bản chào, Hội đồng xét thầu đãchọn đợc ba nhà thầu vào chung kết là Halla, FCB, FL Smidth

Trong ba nhà thầu trên mặc dù FLSmidth có giá chào cao nhất nhng lại

có lợi tthế là nhà cung cấp thiết bị cho dây chuyền Hoàng Thạch I, hơnnữa các điều kiện tài chính, kĩ thuật đều khá tốt nên đã đợc chọn để thơngthảo hợp đồng Và cuối cùng sau nhiều lần đàm phán, yêu cầu giảm giáFLSmidth đã chấp nhận giảm giá xuống còn 86,5 triệu USD, hơn nữachính phủ Đan Mạch lại viện trợ cho ta 126 triệu DKK không hoàn lại,kết quả thật mĩ mãn

Ngày 8/6/1993 hợp đồng thơng mại đã đợc kí kết giữa các bên và ngày9/7/1993 hợp đồng có hiệu lực thực hiện

Đây là công trình vừa thiết kế vằ thi công nên sự sai hỏng là điềukhông ttránh khỏi(nh phần xây dựng thiết kế không phù hợp với phần lắp

đặt, ) làm chậm tiến độ công trình nhng nhìn chung hợp đồng đã đợc thựchiện theo đúng nh những điều đã cam kết, những thiếu sót, vi phạm đã đ-

ợc phân chia trách nhiệm và xử lí kịp thời, giảm đến mức thấp nhất thiệthại có thể xảy ra

Ngay tiếp theo công trình Hoàng Thạch II là công trình nhà máy ximăng Bút Sơn, đây cũng là công trình có tổng trị giá lớn lên tới gần 100tiệu USD, và có tới 85%vốn thực hiện là vốn đi vay nên việc chọn nhàthầu phải đáp ứng tốt không những các yêu cầu kĩ thuật mà còn phải cungcấp đợc các điều kiện tín dụng tốt

Ngày 30.3.1994 VINACIMEX cùng phối hợp với CCID (Công ty vấn

đầu t và phát triển xi măng) mở thầu tuyển chọn nhà cung cấp cho dâychuyền thiết bị xi măng Bút Sơn dới sự chứng kiến của những ngời có liênquan, kết quả mở thầu nh sau:

1 Technip Cle/Marubeni 96.5 triệu USD

3 Hyundai 109,6 triệu USD

5 UBE 109 triệu USD

Ta có thể thấy giá chào giữa các nhà thầu chênh lệch nhau khá lớn,nếu ta tiến hành mua bằng phơng thức khác, chẳng hạn bằng thơng lợngthì rất có thể ta sẽ bị mua hớ, do đó bằng cách mời thầu cạnh tranh ta cónhiều khả năng lựa chọn hơn và tham khảo giá cả cũng nh các điều kiệnkhác

Sau khi tiến hành phân tích các hồ sơ thầu, Hội đồng xét thầu đã chọn

đợc 3 nhà thầu vào chung kết, đó là Technip Cle, FLSmidth, Polyins.Trong ba nhà thầu này ngoài Polyins sau một số lần chào lại giá vẫn caohơn hai nhà thầu kia thì technip Cle và FLSmidth gần nh ngang bằng nhau

về điều kiện tài chính và giá cả Nhng xét về điieù kiện tài chính thìTechnip Cle đã vợt trội lên Do đó Technip Cle đã thắng thầu, ngày31.8.1994 hợp đồng cung cấp thiết bị cho dây chuyền sản xuất xi măng đã

đợc kí kết và có hiệu lực thực hiện

Trên đây là hai công trình lớn mà Công ty đã thực hiện ngoài ra còn cómột số công trình vừa và nhỏ khác nh: công trình cải tạo môi trơng ximăng Hà tiên I 14 triệu USD, mỏ Hoàng thạch II 10 triệu USD, mỏ Bútsơn 14 triệu USD, bao Nam hà 4,5 triệu USD, bao Hải phòng 4.2 triệuUSD Công ty cũng đã thực hiện rất thành công Và hiện nay Công ty đangtiến hành chọn nhà thầu cho công trình cải tạo xi măng Bỉm sơn trị giá 50triệu USD Đây là công trình Nhà nớc chỉ định thầu cho hãng IHI (Nhậtbản) nên khối lợng xem xét, đánh giá các hồ sơ thầu ít đi nhng tính phứctạp của vấn đề không vì thế mà giảm đi, nhng Công ty vẫn đang cố gắng

để đạt đợc kết quả chọn thầu tốt nhất

Biểu 3 kết quả hoạt động đấu thầu quốc tế.

Cải tạo Hà Tiên I 14 triệu USD FAM, Haver & Boecker

1996 Mỏ Hoàng Thạch II 10 triệu USD Volvo, V - Trac Cat,

Misubishi

Mỏ Bút Sơn 11 triệu USD Volvo, Sumitomo, Atlas

-Copco, V - Trac catBao Nam Hà 4,5 triệu USD John -Rieckermann

1997 Bao Hải Phòng 4,2 triệu USD John Rieckermann

1998 Cải tạo Bỉm Sơn 50 triệu USD IHI/ HWZ?

(Nguồn báo cáo tổng kết của công ty)

2 Trình tự tổ chức đấu thầu mua sắm thiết bị thời gian qua ở VINACIMEX.

Sau khi Quy chế đấu thầu đợc ban hành , việc tổ chức đấu thầu ở Việtnam nói chung và ở VINACIMEX nói riêng đợc thi hành theo những quy

định trong quy chế này Do đó chu trình đấu thầu Quốc tế đợc thực hiệntheo các bớc nh sau:

Sơ đồ số 2: Chu trình đấu thầu mua sắm thiết bị của công ty

VINACIMEX

Lập kế hoạch đấu thầuChuẩn bị tài liệu đấu thầu

Bớc 1 Lập kế hoạch đấu thầu.

Trong bớc này VINACIMEX phải là những công việc sau:

Một là, phân chia dự án thành các gói thầu(nếu cần) Việc phân chianày căn cứ vào công nghệ, tính chất hoặc trình tự dự án và phải phân chiatheo quy mô hợp lí, đảm bảo tính đồng bộ của dự án Không đợc phânchia quá nhỏ làm giảm tính hợp lí của dự án và làm tăng chi phí đấu thầu.Thiết lập danh sách các nhà cung cấp dự định sẽ mời (các nhà cungcấp này phải đợc sơ bộ đánh giá là có đủ năng lực tài chính để thực hiện

dự án,căn cứ vào báo cáo tài chính của họ trong 3 năm gần nhất, có kinhnghiệm trong việc thực hiện các dự án tơng tự, ) trình cấp có thẩm quyềnphê duyệt( đây thực chất là bớc sơ tuyển)

Tiếp theo, VINACIMEX phải lập thời gian biểu cho quá trình đấu thầu

và trình duyệt kế hoach đấu thầu lên cấp có thẩm quyền

Ví dụ đối với việc chọn thầu cho thiết bị mỏ Bút Sơn

Đây là công trình thuộc nhóm B, có trị giá 11 triệu USD cho nên theoquy định tại điều 7 - Điều lệ quản lí đầu t và xây dựng( ban kèm Nghị

định 42/CP) thì thẩm quyền quyết định đầu t và phê duyệt kế hoạch đấuthầu thuộc về Hội đồng quản trị Tổng Công ty xi măng Việt nam

Nộp hồ sơ dự thầu

Mở thầu

Đánh giá hồ sơ dự thầuTrao hợp đồngPhê duyệt hợp đồngThực hiện hợp đồngBàn giao công trình

Căn cứ vào phơng pháp khai thác đá vôi và đá sét và theo công suấtthiết kế của dây chuyền sản xuất xi măng Bút Sơn, dự án mỏ Bút Sơn đợcchia làm 6 gói:

Gói 1: Máy khoan và máy nén khí.

1 Máy xúc gầu 3,8 m3 2 dùng cho khai thác đá vôi

2 Máy xúc gầu 2,8 m3 1 dùng cho khai thác đá sét

Gói 4: Xe tự đổ 32 - 36 tấn: 10 chiếc

Gói 5: Xe tự đổ 20 tấn : 8 chiếc.

Gói 6: Thiết bị phụ và xởng mỏ.

Sau khi khi kế hoạch đấu thầu đợc Hội đồng quản trị Tổng Công ty

xi măng Việt nam phê duyệt, VINACIMEX đã kết hợp với CCID đểtiến hành bớc tiếp theo: Chuẩn bị tài liệu đấu thầu

Bớc 2: Chuẩn bị tài liệu đấu thầu.

Đây là bớc rất quan trọng, nó ảnh hởng trực tiếp và sâu sắc đến mục

đích, kết quả, chất lợng của cuộc đấu thầu Vì thế ngời mời thầu phải rấtcẩn thận khi tiến hành bớc này Thông thờng ngời ta thuê các chuyên gia

t vấn có kinh nghiệm để làm công việc này.ở tổng Công ty xi măng Việt

nam, việc chuẩn bị tài liệu đấu thầu đợc giao cho VINACIMEX và CCIDthực hiện (trong một số trờng hợp cần thiết có thuê t vấn nớc ngoài)

Bộ tài liệu đấu thầu bao gồm các nội dung chính:

1 - Giới thiệu về chủ đầu t, chuyên gia t vấn và mục đích của tài liệu đấuthầu

Xem xét tài liệu đấu thầu thiết bị mỏ Bút Sơn, ta thấy nội dung này đợctrình bày nh sau:

Giới thiệu

a) Chủ đầu t

Tổng Công ty xi măng Việt nam(VNCC) là doanh nghiệp nhà nớcnớc Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam(sau đây gọi là Ngời mua)Trụ sở chính: 108 Lê Duẩn, Hà Nội - Việt nam

Điện thoại: 512425 & 512435

Telex: 411564 CIMEX VT

Fax: 84.4.512778 hoặc 84.4.513748

Ngời mua muốn mua các thiết bị mỏ và các thiết bị nhà xởng cho

mỏ đá vôi và đá sét thuộc công trình nhà máy xi măng Bút sơn, tỉnhNam Hà, Việt nam (công suất 4000 tấn clinker/ngày)

Ban quản lí công trình nhà máy xi măng Bút Sơn thay mặt Ngờimua trong việc tiếp nhận, bảo quản các hàng hoá nói trên tại hiện tr-ờng

b) T vấn.

tổng Công ty xi măng Việt nam chỉ định Công ty t vấn đầu t và pháttriển xi măng (CCID)

Địa chỉ: 108 Lê Duẩn, Hà Nội - Việt nam

Điện thoại : 510544 & 515809

Fax: 84.4.519889

là t vấn của Ngời mua trong việc chuẩn bị, đánh giá và chọn nhà thầu,tham gia kí kết hợp đồng với nhà thầu thắng cuộc

2 - Thông báo mời thầu

Trong phần này nêu rõ:

- Một là, mục đích của cuộc đấu thầu: tuỳ theo yêu cầu cải tạo, mởrộng hay xây dựng mới, một nhà máy mà mỗi cuộc đấu thầu có một mụctiêu khác nhau cần đạt đợc

- Hai là, nộp hồ sơ thầu: khoản này nêu rõ thời hạn, địa chỉ để nộp hồsơ thầu

Ví dụ: trong tài liệu đấu thầu mỏ bút Sơn có nêu:

Hồ sơ thầu phải gồm 5 bản(2 bản chính, 3 bản cao) nộp cho CCIDtại 108 Lê Duẩn, Hà Nội - Việt nam trớc 16:30 giờ Hà Nội ngày29/1/1996 - sau đây gọi là “giờ đóng thầu”), kèm theo các bảng biểu,tài liệu, chi tiết kĩ thuật và các dữ liệu cần thiết khác theo yêu cầu

- Ba là, chấp nhận và từ chối các hồ sơ thầu

Ngời mua có quyền từ chối bất kỳ hay tất cả các hồ sơ thầu và chấpnhận bất kỳ hồ sơ thầu nào mà ngời mua cho rằng hồ sơ đó có nhiều u

điểm, không cần thiết phải là hồ sơ thấu có giá chào thấp nhất Hơnnữa đối các hồ sơ thầu đã đợc chấp nhận, ngời mua có quyền từ chốikhông mua một số hạng mục mà ngời mua cho là cần thiết

- Bốn là, quy định tính hiệu lực của hồ sơ thầu

Mọi hồ sơ thầu đợc xác nhận và có hiệu lực trong vòng 90 ngày kể

từ lúc đóng thầu Không đợc rút hồ sơ trong thời hạn hiệu lực của hồsơ thầu

- Năm là, quy định các trách nhiệm của nhà thầu

Nhà thầu có trác nhiệm tự nghiên cứu các điều kiện hiện trờng mỏ.Ngời mua sẽ không chịu trách nhiệm về mọi chi phí phát sinh do việchiểu sai điều kiện hiện trờng.

Tất cả các chi phí phát sinh bởi các nhà thầu trong quá trình chuẩn

bị và nộp hồ sơ thầu cũng nh trong quá trình thảo luận và đàm phán

đều do các nhà thầu chịu

- Sáu là, quy định các tài liệu phải nộp kèm theo đơn dự thầu, chẳnghạn nh bản vẽ, catolog, hớng dẫn kĩ thuật, biểu giá,

- Bẩy là, hồ sơ thầu và các phơng án lựa chọn: nhà thầu phải nộp cáctài liệu theo quy định, ngoài ra nhà thầu có thể đề xuất các phơng án mà

họ cho là tối u hơn và giá thấp hơn Nhà thầu phải nêu rõ những u điểmcủa phơng án mà họ đề xuất

Giấy mời thầu mở ra cho tất cả những ngời cung cấp đợc xác định là

có đủ t cách và đợc chọn bởi Ngời mua(VNCC, VINACIMEX)

- Hàng hoá và dịch vụ thích hợp

- Chi phí đấu thầu: Ngời đấu thầu phải gánh chịu mọi chi phí liên quantới việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đấu thầu Ngời mua không phải chịu tráchnhiệm hoặc trả các chi phí đó trong bất cứ trờng hợp nào, bất kể quá trình

đấu thầu diễn tiến hoặc đi đến kết cục ra sao

* Tài liệu đấu thầu : hàng hoá yêu cầu, thể thức và điều khoản hợp

đồng đợc quy định trong tài liệu đấu thầu

Trong tài liệu đấu thầu cũng nêu rõ các điều khoản về thuyết minh haysửa đổi tài liệu đấu thầu, ví dụ nh:

Vào bất cứ thời điểm nào trớc hạn chót nộp đơn đấu thầu, Ngờimua có thể vì bất cứ lí do nào đó, theo chủ động của mình hoặc đểthuyết minh rõ thêm theo yêu cầu của một ngời đấu thầu, thay đổi tàiliệu đấu thầu bằng một điều bổ sung

Điều bổ sung sẽ đợc thông báo bằng văn bản hoặc điện tín, điệnbáo, fax tới tất cả những ngời đấu thầu đã nhận đợc tài liệu đấu thầu và

sẽ bị ràng buộc theo đó

* Hớng dẫn chuẩn bị hồ sơ đấu thầu

Ngời gọi thầu sẽ nêu rõ những quy định cần thiết đối với một hồ sơ dựthầu nh: ngôn ngữ sử dụng để đấu thầu; nội dung hồ sơ đấu thầu; mẫu đơnthầu; giá đấu thầu, đồng tiền đấu thầu; tài liệu xác định t cách và năng lựccủa ngời đấu thầu; tài liệu xác định tính thích hợp và sự phù hợp của hànghoá đối với yêu cầu; bảo lãnh đấu thầu; thời hạn hiệu lực của hồ sơ đấuthầu; quy cách hồ sơ đấu thầu và chữ kí

Ví dụ:

Ngôn ngữ sử dụng để đấu thầu

Hồ sơ đấu thầu do nhà thầu chuẩn bị và mọi th từ giao dịch, tài liệuliên quan đến việc đấu thầu trao đổi giữa ngời mua và nhà thầu sẽ đợcviết bằng tiếng Anh

Đồng tiền sử dụng để đấu thầu

Đồng đô la Mỹ (USD) là đồng tiền duy nhất đợc sử dụng để đấuthầu

Ngoài ra, trong phần hớng dẫn đấu thầu cũng nêu rõ về việc nộp hồ sơthầu, mở thầu và đánh giá so sánh các hồ sơ thầu, các tiêu chí trao hợp

Song song với việc chuẩn bị tài liệu đấu thầu, CCID và VINACIMEXtiến hành xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá hồ sơ thầu Thông th-ờng các chỉ tiêu đó là:

1 Năng lực và kinh nghiệm của các nhà cung cấp

2 Các yêu cầu kĩ thuật

3 Điều kiện tài chính, giá cả

4 Thời gian thực hiện

5 Chuyển giao công nghệ

6 Đào tạo

Trong đó ba chỉ tiêu đầu phải có số điểm ít nhất bằng 65% tổng số

điểm của tất cả các chỉ tiêu

Sau khi hoàn thành việc chuẩn bị tài liệu đấu thầu, bên mời thầu tiếnhành tiếp bớc ba

Bớc 3: Mời thầu.

- Th mời thầu đợc gửi trực tiếp đến các nhà cung cấp có đủ t cáchtrong danh sách các nhà thầu đã đợc đợc Hội đồng quản trị phê duyệt.Nhà thầu có quan tâm sẽ có thông báo lại cho bên mời thầu

Trong một số trờng hợp, do diều kiện cạnh tranh không hấp dẫn sẽ cómột số nhà thầu trong danh sách đã đợc phê duyệt không tham gia đấuthầu, do đó để có đủ số nhà thầu cần thiết theo quy định, th mời thầu lạitiếp tục đợc gửi đi đến các nhà cung cấp khác

- Bán tài liệu cho các ứng thầu

Cũng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, các ứng thầu có yêu cầu

sẽ đợc tổ chức đi thăm hiện trờng Chẳng hạn nh trong trờng hợp đấu thầuQuốc tế thiết bị mỏ Bút Sơn, các nhà thầu đợc tổ chức đi thăm hiện chậmnhất là 15 ngày sau khi tài kiệu đấu thầu đợc phát Mọi thắc mắc phátsinh trớc, trong và sau khi đi thăm hiện trờng sẽ đợc ngời mua và t vấn trảlời chậm nhất là 7 ngày tróc khi hết hạn nộp hồ sơ thầu

Hồ sơ thầu do nhà thầu chuẩn bị gồm có:

- Một đơn thầu và một biểu giá đợc điền đầy đủ

- Tài liệu chứng thực xác nhận rằng nhà thầu có đủ t cách ứng thầu và

có đủ năng lực thực hiện hợp đồng nếu hồ sơ của họ đợc chấp nhận

- Tài liệu chứng thực xác nhận rằng hàng hoá và dịch vụ phụ thuộc donhà thầu cung ứng là hàng hoá và dịch vụ phù hợp với tài liệu đấu thầu; và

- Bảo lãnh đấu thầu(xem phụ lục số 02)

Khi nộp hồ sơ thầu phải đợc đóng dấu và niêm phong

Nhà thầu phải niêm phong bản gốc và mỗi bản sao của hồ sơ đấu thầuvào một phong bì trong và một phong bì ngoài, đóng dấu rõ vào cácphong bì là bản gốc và “bản sao”

Ví dụ: các hồ sơ thầu thiết bị mỏ Bút Sơn đợc gửi nh sau:

2.18.2 Các phong bì trong và ngoài phải :

a Gửi cho Ngời mua theo địa chỉ:

Công ty xuất nhập khẩu xi măng Việt nam

108 Lê Duẩn, Hà Nội - Việt Nam

b Mang “Thiết bị mỏ cho dự án nhà máy xi maqng Bút Sơn vànhững chữ ‘không mở ra trớc 8:30 sáng ngày 30/1/1996’ ”

Hồ sơ phải đợc Ngời mua nhận đợc theo địa chỉ đã nêu ở đoạn2.18.2 không chậm quá 16:30 giờ Hà Nội ngày 29/1/1996

Nộp hồ sơ muộn

Hồ sơ nào Ngời mua nhận đợc sau hạn chót nộp hồ sơ do Ngời muaquy định sẽ bị bác bỏ và/hoặc bị gửi trả lại không mở cho nhà thầu.Thay đổi và rút hồ sơ thầu