Báo cáo thực tập công ty tnhh dịch vụ giao nhận song song

Báo cáo thực tập công ty tnhh dịch vụ giao nhận song song

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH

VỤ GIAO NHẬN SONG SONG

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH dịch vụ giao nhận

Song Song:

Trong thời đại ngày nay, ngành kinh tế dịch vụ đã mang lại lợi nhuận cao và

ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong GDP của hầu hết các nước trên thế giới, nhất

là những nước có trình độ phát triển cao

Dịch vụ giao nhận vận tải là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụgiao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi,làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhậntheo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải, hoặc của người làm dịch vụ giao nhậnkhác (gọi chung là khách hàng) Sự phát triển của nền sản xuất đòi hỏi sự phát triểntương xứng của lưu thông, thương mại Trong đó giao nhận vận tải chiếm vị trí rấtquan trọng Trong mọi nền kinh tế của từng quốc gia hay nền kinh tế toàn cầu, giaonhận vận tải bất kể là đường biển, đường sông, đường sắt, đường bộ được ví như mạchmáu đối với một cơ thể sống, bảo đảm cho quá trình lưu thông hàng hóa luôn đượcxuyên suốt

Sự giao thương giữa các nước ngày càng phát triển dẫn đến sự đòi hỏi của thịtrường về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng như nhu cầu chuyên chởhàng hóa cũng không ngừng phát triển theo

Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó Trong những năm vừa qua, và đặcbiệt là từ khi Việt Nam chính thức gia nhập tổ chức Thương mại Quốc tế WTO vàonăm 2006, thị trường giao nhận vận tải Việt Nam đã có những bước phát triển vượt

đáp ứng cho nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Và công tyTNHH Dịch vụ giao nhận SONG SONG cũng là một trong những công ty ra đời tronghoàn cảnh trên.

Công ty TNHH Dịch vụ giao nhận SONG SONG được thành lập năm 2007theo Giấy phép kinh doanh số 4102056344 đăng ký ngày 29/11/2007 do Sở Kế hoạch

và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp

- Tên viết tắt : SS Logistics Co., Ltd.

- Tên đối ngoại : Parallel Logistics Company Limited

- Loại hình DN : Công ty TNHH một thành viên

- Địa chỉ : 24 Trần Khánh Dư St., Tan Dinh Ward, Dist 1, HoChiMinh City,

- Ngày cấp Giấy phép kinh doanh : 29/11/2007

- Người đại diện Pháp luật : Ông Trần Việt Cường, thường trú tại: 518D Tổ

15, Khu phố 02, Phường Phước Long A, Quận 9

Cũng như các Công ty dịch vụ khác, công ty luôn lấy phương châm: “Đảm bảo

uy tín, phục vụ nhanh chóng, an toàn chất lượng, mọi lúc mọi nơi” làm phương châmphục vụ khách hàng Chính vì thế trong hơn 6 năm hoạt động , công ty đã tạo dựngcho mình một vị thế khá vững trong ngành dịch vụ giao nhận và đã được nhiều kháchhàng lớn cả trong, ngoài nước tin cậy và chọn lựa Công ty không những mở rộngđược mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh như: đại lý vậntải quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai thuế Hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác, dịch

vụ gom hàng lẻ( là dịch vụ thu gom nhiều lô hàng lẻ từ nhiều chủ hàng khác nhau đểxếp đầy 1 container, nhằm tiết kiệm chi phí, bảo đảm an toàn cho hàng hóa trong suốtquá trình vận chuyển)…

Ngoài văn phòng chính Công ty còn có văn phòng đại diện ở TP Hải Phòng,được thành lập vào ngày 16/09/2010

1.2 Chức năng và phạm vi hoạt động của công ty

1.2.1 Dịch vụ vận tải:

 Vận tải nội địa

 Đại lý vận tải quốc tế bằng

đường biển và đường hàngkhông

 Cung ứng và sửa chữa tàu

 Giao nhận hàng hóa nội địa

 Đại lý giao nhận hàng hóa

XNK bằng đường biển, hàngkhông, đường bộ

 Dịch vụ thu gom hàng lẻ

 Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK, hàng chuyển cửa khẩu : thay mặt kháchhàng làm thủ tục Hải Quan và các giấy tờ cần thiết ( Giấy chứng nhậnxuất xứ, quy cách, chất lượng, giấy phép làm thủ tục Hải quan tại cáccảng biển…vv)

 Dịch vụ ủy thác XNK

Có thể thấy chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của công ty là rất rộng lớn Song

kinh nghiệm ) nên hoạt động của công ty chỉ chủ yếu tập trung vào lĩnh vực kinhdoanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa XNK với 2 mảng đem lại nguồn lợi nhuậnchủ yếu là : Đại lý giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển, hàng không, đường bộ

và Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK, hàng chuyển cửa khẩu v.v…

1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty)

Như sơ đồ trên, ta nhận thấy cơ cấu tổ chức của công ty như là một hệ thốngđược liên kết một cách chặt chẽ Đứng đầu công ty là Giám Đốc, dưới là Phó Giám

đốc và dưới Phó Giám Đốc là các phòng ban Nhìn chung công ty được tổ chức theo

mô hình kinh doanh rộng

(Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty)

Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chức năng

sẽ do cán bộ phụ trách chức năng quản lý Đối với những vấn đề chung của công ty sẽ

có sự bàn bạc giữa Giám Đốc và Phó Giám Đốc

Giám đốc : sẽ là người đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn

chịu trách nhiệm về quyết định của mình

Phó Giám Đốc : là người thay mặt Giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo

trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hổtrợ Giám đốc trong quản lí và hoạch định

Phòng kinh doanh: bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ, đây là

phòng có vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, trực tiếp nhận các

hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, phân công cho các nhân viên thực hiệncông việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Bộ phận giao nhận : bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu

trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho kháchhàng của công ty Với đội ngũ nhân viên năng động, được đào tạo thành thạo nghiệp

vụ chuyên môn Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tínvới khách hàng

Bộ phận chứng từ : theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn Soạn

thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thànhtốt công việc được giao Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúcvới khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng

Phòng Marketing : Có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìm

kiếm khách hàng mới, chăm sóc, tư vấn cho khách hàng Phòng Marketing có vai tròrất quan trong trong hoạt động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiềuhợp đồng có giá trị cho công ty Tuy phòng Marketing có hai chức năng riêng biệt,nhưng do quy mô công ty còn hạn chế, do đó chưa có sự phân chia thành các bộ phậnriêng biệt Các nhân viên phòng Marketing vừa là người bán hàng trực tiếp vừa làngười chăm sóc khách hàng

Phòng kế toán : Hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo

các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục vàhiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác

Dưới sự quản lý gián tiếp của Giám đốc và sự quản lý trực tiếp của Phó Giámđốc đối với từng phòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của công ty ngày càngtrở nên nề nếp, đồng bộ và phát triển

1.4 Tình hình nhân sự của công ty

Ra đời và hoạt động chưa được bao lâu, và hoạt động với quy mô vừa và nhỏ,

do vậy công ty chưa xây dựng được phòng nhân sự chuyên biệt, mà chỉ có cán bộchuyên trách chịu trách nhiệm về nhân sự Tuy nhiên đội ngũ lao động của công typhần lớn đều đã tốt nghiệp Đại Học uy tín như ngoại thương,ĐH Kinh Tế TPHCM,

ĐH Ngoại Thương, CĐ Kinh Tế Đối Ngoại, CĐ Tài Chính Hải Quan mặc dù cònthiếu kinh nghiệm song họ đã có những bước phát triển nhất định cùng với sự trưởngthành của công ty Một điểm nổi bật khác nữa là: tuổi đời còn khá trẻ, biết sử dụng

thành thạo máy vi tính và có khả năng giao tiếp về ngoại ngữ, công ty luôn có chínhsách đào tạo bồi dưỡng cho nhân viên của mình được cập nhật những kiến thức mớinhất.

Bảng cơ cấu lao động trong công ty.

Đại học

và trên Đại học

Dưới 30 tuổi

30-35 Hơn

35 tuổi

1.5 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh (2010-2012)

- Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty các năm 2010 - 2012

Chi phí 776.492.530 1.066.506.329 1.306.235.111

Lợi nhuận trước thuế 777.136.107 745.914.516 921.619.027

Lợi nhuận sau thuế 525.011.993 607.582.075 700.430.460

( Nguồn: Phòng kế toán)

Nhận xét:

Nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm gần đây đạt hiệuquả tốt, doanh thu tăng đều qua các năm : 2010-2011 tăng 14,3%, 2011-2012 tăng18,6% Tỷ suất chi phí trên doanh thu các năm: 49.9 % năm 2010, 59% năm 2011,58,6% năm 2012, có thể thấy chênh lệnh tỷ suất chi phí so với doanh thu năm 2011 và

2012 cao hơn so với năm 2010 ( tăng ~10%), lý do chính là năm 2010 xảy ra khủnghoảng kinh tế toàn cầu, gây ảnh hưởng mạnh mẽ đến các thị trường xuất, nhập khẩucủa các doanh nghiệp Việt Nam, trong hoàn cảnh ấy, công ty đã chủ động cắt giảm cáckhoản chi phí Đến năm 2011, nền kinh tế thế giới đã có sự hồi phục đáng kể, để giatăng lượng khách hàng công ty đã đẩy mạnh công tác quảng cáo, do đó làm gia tăngchi phí bán hàng, nhưng bù lại doanh thu của công ty có sự cải thiện rõ rệt

(Biểu đồ hoạt động kinh doanh của công ty các năm 2010 – 2012)

- Cơ cấu doanh thu các loại hình dịch vụ

38,7%, năm 2012 là 32,8%, thay vào đó công ty tập trung phát triển loại hình dịch vụđại lý giao nhận hàng hóa XNK và mở rộng các loại hình khác liên quan đến dịch vụgiao nhận XNK( giao nhận hàng hóa nội địa, thu gom hàng lẻ, ủy thác XNK…),nguyên nhân do việc làm đại lý vận tải có những khó khăn nhất định mà trong thờigian ngắn công ty chưa thể giải quyết được như việc các hãng tàu đòi hỏi đại lý củamình phải đáp ứng các yêu cầu về vốn, tổ chức, cơ sở vật chất …do đó sẽ rất khó chocông ty trong vấn đề mở rộng hoạt động trong lĩnh vực này vì điều kiện chưa chophép, thay vào đó công ty thực hiện chiến lược mở rộng kinh doanh các lĩnh vực khác,tuy không đem lại lợi nhuận cao bằng việc làm đại lý cho các hãng vận tải do cơ sở vậtchất chưa đầy đủ, nên kinh doanh các loại hình dịch vụ mà công ty mới mở rộng chủyếu là thuê và mua từ bên ngoài, chính vì vậy chi phí bỏ ra cao, lợi nhuận thu về thấphơn, nhưng bù lại công ty có điều kiện phục vụ khách hàng một cách tốt hơn, đa dạnghóa hoạt động kinh doanh của mình hơn.

(Biểu đồ cơ cấu doanh thu các loại hình dịch vụ năm 2012)

* Nhận xét

Để đạt được kết quả như vậy là những thành công rất lớn của công ty trongđiều kiện cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn.Vì do sự đồng sức đồng lòng của toàn bộmọi thành viên của công ty vì mục tiêu chung Tuy nhiên ta cũng thấy rằng các con sốtrong bảng thống kê đó là rất nhỏ bé so với tổng GDP của ngành Logistics Điều đónói lên thị phẩm của công ty đều hết sức nhỏ trong thị trường tổng thể Mà nguyênnhân chủ yếu là do sự non trẻ của công ty trên thị trường cùng với một quy mô hết sứchạn chế Đó là những điểm yếu cơ bản nhất của công ty mà không thể ngày 1 ngày 2

có thể giải quyết được Khó khăn này công ty cần có thời gian, cần có điều kiện củamôi trường, cần những cơ hội và hơn cả cần sự lỗ lực hết mình của chính công ty, đểngày một lớn mạnh

1.6 Phương hướng, mục tiêu phát triển

Việc định ra đường đi cho doanh nghiệp mình trong tương lai là một yếu tố vôcùng quan trọng và là nền tảng cho sự thành công của các doanh nghiệp Trong quátrình phát triển công ty đã định ra cho mình những phương hướng cơ bản sau đây:

- Có biện pháp và kế hoạch sử dụng nguồn vốn hợp lý sao cho hiệu quảnhất Phải xác định được lượng vốn cố định , vốn lưu động cần thiết sao cho phù hợpvới kế hoạch sản xuất, tránh tình trạng thiếu vốn hoặc thừa vốn bởi tình trạng thiếuvốn đều là sự lãng phí và đều có thể gây ra rủi ro trong kinh doanh Công ty cần chủđộng tạo mối quan hệ với các ngân hàng, tạo ra sự đa dạng trong nguồn vốn vay củamình để hạn chế những rủi ro cũng như giảm chi phí cho việc sử dụng vốn vay

- Làm tốt công tác thuê ngoài và tạo quan hệ tốt với nhà cung ứng để có thểgiảm được chi phí vận chuyển cho khách hàng

- Tiếp tục duy trì và tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng

- Tìm kiếm và liên doanh với đối tác nước ngoài

- Thường xuyên đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, nhânviên trong công ty Cho nhân viên đi học các khóa đào tạo về lĩnh vực Logistics đểnâng cao kỹ năng chuyên môn của nhân viên

Trong bối cảnh thị trường Dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK ở Việt Nam ngàycàng có sự thay đổi và chuyển biến tích cực, lĩnh vực Logistics nói chung và giao nhậnnói riêng ngày càng phát triển và ngày càng có thêm nhiều doanh nghiệp tham gia kinhdoanh trong lĩnh vực này, chính vì thế sức ép cạnh tranh sẽ là không nhỏ, trong thời

gian tới của công ty sẽ là tiếp tục giữ vững thị phần đại lý vận tải đồng thời đẩy mạnhhoạt động các loại hình dịch vụ giao nhận khác, đa dạng hóa khả năng phục vụ kháchhàng, tiến tới hoàn thiện các khâu, quy trình để cung cấp cho khách hàng dịch vụ trọngói, mang lại hiệu quả cao hơn.

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG

NHẬP LCL TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN SONG SONG

2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng.

2.2 Các bước giao nhận hàng.

- Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng

- Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

- Bước 3: Lấy D/O (Delivery Order)

- Bước 4: Lên tờ khai điện tử

bộ chứng từ

Nhận và kiểm tra

Lên tờ khai điện tử

Chuẩn bị bộ chứng

từ, đăng ký hải quan

Chuẩn bị bộ chứng

từ, đăng ký hải quan

Kiểm hóa

Tính thuếNhập khẩu,Lấy tờ khai

Tính thuếNhập khẩu,Lấy tờ khaiThanh lý cổng

- Bước 5: Chuẩn bị chứng từ và đăng ký khai hải quan

- Bước 6: Kiểm hóa

- Bước 7: Tính thuế Nhập khẩu và lấy tờ khai

Nếu điều kiện giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB – Tính cước vận chuyểnquốc tế và có thể có cả cước vận chuyển nội địa, người nhập khẩu sẽ phải nhận hàngtại xưởng hoặc tại cảng nước người xuất khẩu Khi đó khách hàng sẽ là người nhậpkhẩu Khách hàng sẽ trực tiếp liên hệ với Công ty Song Song để hỏi giá và các chi phíliên quan để nhập khẩu cho lô hàng của mình

Với các điều kiện trên bộ phận Sales phải tổng hợp và gửi mail các thông tin về

lô hàng như tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích cỡ, thời gian giao hàng, địa chỉngười xuất khẩu (nếu hàng xuất theo điều kiện EXW)…cho đại lý nước ngoài củaCông ty Sau khi xử lý xong các thông tin trên, đại lý nước ngoài sẽ thông báo về choCông ty các chi phí liên quan như chi phi thuê container, phí hải quan, phí vận tải nộiđịa (EXW), phí vận tải quốc tế, phí Handling của đại lý nước ngoài…Bộ phận Salescủa Công ty sẽ tổng hợp các chi phí trên và phí Handling của Công ty, tính toán lợinhuận rồi làm báo giá gửi cho người nhập khẩu Nếu khách hàng đồng ý thì liên hệ vớikhách hàng để ký hợp đồng giao nhận và gửi “Thông báo giao hàng” cho đại lý nướcngoài để họ đóng hàng, thuê tàu, thuê container (nếu hàng vận chuyển bằng container),làm Packing list, Invoice, House Bill of Lading (H B/L) và các chứng từ liên quan(nếu có), thông quan cho hàng hóa tại nước xuất khẩu

Nếu điều kiện giao hàng là CFR, CIF, CPT, CIP, DAP - Chỉ tính cước vậnchuyển nội địa (Hải quan, vận tải,…), thì khách hàng là người xuất khẩu sẽ chỉ địnhngười vận chuyển là đại lý nước ngoài của Công ty Song Song

Đại lý nước ngoài của Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận Song Song(DAESUNG LOGISTICS CO.,LTD) sẽ mail các thông tin về lô hàng, địa chỉ ngườinhận cho bộ phận Sales của Công ty Bộ phận Sales cần nắm chắc các thông tin cầnthiết về lô hàng nhập như:

- Lô hàng nhập về theo điều kiện Incoterms nào?

- Hàng là gì? Số lượng, trọng lượng, kích cỡ như thế nào? Có phải hàng nguyhiểm không? Khi nào sẵn sàng giao hàng?…

Hoặc trực tiếp liên hệ với chủ hàng để lấy các thông tin cần thiết về lô hàngnhập thông qua hợp đồng ngoại thương của khách hàng

 Đọc hợp đồng ngoại thương:

Người nhập khẩu : Công Ty TNHH Như Ý Vina

Địa chỉ : 38 Nguyễn Văn Mai, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM

Tel : 08- 3-5267478

Người xuất khẩu :NAYOOL CO.,LTD

Địa chỉ : 3 Naebangro 211 Street,seo-ku Kwangju-si, Korea

Chất lượng : Tất cả các sản phẩm mới 100% Trong trường hợp hàng bị lỗi, người

mua có quyền trả lại sản phẩm với chi phí do người bán chịu

Xuất xứ : Korea

Đóng gói : Trong các thùng carton – đóng gói theo tiêu chuẩn nhập khẩu, phù hợp

với vận chuyển đường biển Hàng sẽ được vận chuyển bằng container

Thời gian giao hàng : Không trễ hơn Từ cảng Busan ,Nhật bản tới cảng HCM thông

qua cảng Cát Lái

Điều kiện giao hàng : C.I.F Cát Lái Port HCM

Cảng xếp hàng: Busan port, Hàn Quốc

Cảng dỡ hàng: Cát Lái kho 3

Thanh toán: Trả trước 100% giá trị hợp đồng theo phương thức T/T Trong vòng 150

ngày kể từ ngày nhận được hàng hóa trong hóa đơn

Vì điều kiện giao hàng là C.I.F HCM nên sau khi đọc hợp đồng ngoại thương

bộ phận sales sẽ tập hợp các chi phí và tính toán lợi nhuận rồi làm báo giá gửi chokhách hàng như sau :

+ Phí thủ tục Hải quan (phí thông quan) tại cảng Cat Lai Port HCM

+ Cước phí vận tải từ cảng Cát Lái Kho 3 đến kho của khách hàng

+ Phí Handling của Công ty

Chờ đợi ý kiến phản hồi của khách hàng, khi khách hàng chấp nhận mức giá mànhân viên sales đưa ra thì liên hệ chủ hàng tới Công ty để ký kết hợp đồng giao nhận,qua đó NHƯ Ý VINA ủy quyền cho Công ty Song Song các nhiệm vụ làm thủ tụcthông quan nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa an toàn và giao cho người nhập khẩu tạiđịa điểm mà người nhập khẩu đã chỉ rõ trong hợp đồng giao nhận

Rồi thông báo cho đại lý nước ngoài biết là mình đã sẵn sàng nhận hàng

2.2.2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

2.2.2.1 Nhận bộ chứng từ

Sau khi nhân viên giao nhận của đại lý nước ngoài nhận hàng của người xuấtkhẩu tại cảng Busan, đại lý của Công ty ở nước ngoài sẽ gửi về một thông báo giaohàng - Shippment Advise (S/A) thông báo trước cho công ty các chi tiết liên quan đến

lô hàng nhập như: tên hàng, chuyến tàu, ngày dự kiến tàu đi (ETD), ngày dự kiến tàuđến (ETA), House Bill of Lading (H B/L), Master Bill of Lading (M B/L), Invoice,Packing list…Sau đó, trước khi tàu khởi hành, đại lý này sẽ gửi toàn bộ chứng từ baogồm Invoice, Packing list, H B/L, M B/L, Manifest về cho Công ty Song Song

2.2.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi nhận bộ chứng từ của lô hàng, bộ phận giao nhận của công ty phải đốichiếu tất cả các chi tiết thể hiện trên Hợp đồng ngoại thương, M B/L, H B/L, Invoice,Packing list với Manifest Nếu phát hiện sai sót hay không khớp nhau giữa các chứng

từ thì phải gọi điện hỏi đại lý gửi hàng ngay để họ kịp thời chỉnh sửa và gửi lại cácchứng từ bị sai sót Nếu thời gian quá gấp rút mà vẫn chưa có điện trả lời từ phía đại lýthì tùy trường hợp mà bộ phận giao nhận xin ý kiến giải quyết của cấp trên hoặc yêucầu khách hàng làm công văn chỉnh sửa chứng từ trước khi tàu vào Cụ thể, cần kiểmtra như sau:

2.2.2.2.1 Kiểm tra Master Bill of Lading

Số vận đơn: DSN13030113

Ngày phát hành: 01/04/2013

Nơi phát hành: BUSAN, KOREA

Người gửi hàng: NAYOOL CO., LTD.3 NAEBANGRO 211 STREET,

SEO-KU KWANGJU-SI,KOREA

Người nhận hàng: SS Logistics Co.,Ltd, R 101 No 37A, Phan Xich Long

St, Ward 3, Phu Nhuan Dist, Ho Chi Minh City, Vietnam

Cảng xếp hàng: BUSAN, HÀN QUỐC

Cảng dỡ hàng: CATLAI (HOCHIMINH)

Tên hàng: MUỖNG + ĐUỖI, THỚT NHỰA , RONG BIỂN

Số container: NYKU4289225

Số tàu: HYUNDAL STRIDE 312S

Trọng lượng: 3 396.50 kg

Thể tích: 11.790CBM

Số kiện : 53 kiện

Hình thức thanh toán: Chuyển tiền

2.2.2.2.2 Kiểm tra Packing list:

Người phát hành: NAYOOL CO LTD 3, NAEBANGRO 211 STREET,

Phương thức thanh toán: TT

Phương thức giao hàng: Từ cảng BUSAN KOREA tới cảng cảng Cát Lái

2.2.2.2.3 Kiểm tra Invoice:

Người phát hành: NAYOOL CO LTD 3, NAEBANGRO 211 STREET,

SEA-KU KWANGJU-SI, KOREA

Người nhận: CTY TNHH NHƯ Ý VINA

Số hợp đồng: V-130318

Số hóa đơn thương mại: V-130321-01

Ngày phát hành: 21/03/2013

Phương thức thanh toán: TT

Phương thức giao hàng: Từ cảng BUSAN , KOREA tới cảng Cát Lái kho 3

Mô tả hàng hóa:

Bộ đồ ăn, thớt nhựa, rong biển

Đơn giá: 2 644.84 USDTổng giá trị: 8 484.80 USD

Như vậy, tất cả các chi tiết thể hiện trên M B/L, và Invoice, Packing list không

có bất cứ sai sót nào so với Manifest và Hợp đồng ngoại thương

Khi kiểm tra, đối chiếu xong chứng từ, bộ phận giao nhận của công ty sẽ gửicho Công ty TNHH NHƯ Ý một bộ chứng từ bao gồm:

- Master Bill of Lading (01 bản Original) (nếu khách hàng yêu cầu)

- House Bill of lading (1 bản original),có đóng dấu hãng tàu

- Packing list (1 bản original)

- Commercial invoice (1 bản original)

- Contract (1 bản chính) hoặc bản sao

Để Công ty Như Ý kiểm tra và xác nhận Sau khi Công Ty NHƯ Ý đã xácnhận tính hợp lệ của các chứng từ trên thì nhân viên giao nhận tới công ty Như Ý nhận

bộ hồ sơ trên kèm theo 02 giấy giới thiệu của chủ hàng

Khi đã nhận được bộ hồ sơ gốc này, nhân viên giao nhận của Công ty SongSong cần phải ký xác nhận cho người nhập khẩu là đã nhận đủ các chứng từ như đãnêu ở trên (lúc ký nhận, nên nói rõ là nhận chứng từ gì, bản gốc hay bản sao, số lượngmỗi bản, ngày, tháng, năm ký nhận) Sau đó, nhân viên giao nhận cần phải photo vàyêu cầu người nhập khẩu sao y bản chính các chứng từ photo này, nhằm phục vụ chocông việc lúc cần thiết Khi chứng nhận sao y, người nhập khẩu sẽ ký tên, đóng dấutên và chức vụ người chứng nhận sao y bản chính và dấu “ sao y bản chính” cùng vớicon dấu của doanh nghiệp – ở đây là người nhập khẩu

2.2.2.2.4 Kiểm tra vận đơn

Sau một thời gian, Công ty sẽ nhận: “giấy báo hàng đến” hay “thông báo hàngđến” tùy theo từng hãng tàu Hãng tàu stxPanOcean là “giấy báo nhận hàng” Khi nhận

“giấy báo nhận hàng”, nhân viên giao nhận cần chú ý những nội dung cơ bản sau: