thực tập tại ban thường trực mặt trận tổ quốc huyện vĩnh tường

Trong suốt thời gian thực tập em đã cố gắng kết hợp kiến thức đã đợc họctại Trờng vào thực tiễn các công việc trong công tác văn th, công tác lu trữ, côngtác văn phòng ở một số khâu nghi

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển của đất nớc, xã hội thìcông tác văn th trong các cơ quan ngày càng đợc mở rộng và nâng cao để phùhợp với xu hớng của đất nớc Cùng với yêu cầu cải cách nền hành chính quốc giacông tác văn th trở nên quan trọng trong mọi hoạt động của mỗi cơ quan, doanhnghiệp

Dựa trên tinh thần đó, ngày 18 tháng 12 năm 1971 Trờng Trung học Văn

th Lu trữ ( nay là Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ) đợc thành lập theo Quyết

định số 109/QĐ - BT của Bộ trởng Phủ Thủ tớng ( nay là Chủ nhiệm Văn phòngChính phủ ) Từ khi thành lập đến nay, Trờng đã có nhiều bớc phát triển trongcông tác đào tạo Hàng năm, Trờng cung cấp cho đát nớc một đội ngũ không nhỏcán bộ, nhân viên văn th cho tất cả các cơ quan, xí nghiệp Trong thời đại đất nớc

đang dần đợc đổi mới đòi hỏi mỗi cá nhân phải luôn tìm tòi, học hỏi những kinhnghiệm và trao dồi kiến thức cho bản thân bởi thế song song với việc dạy lýthuyết, hàng năm Trờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho các học sinh,sinh viên năm cuối đi thực tế tại cơ quan, đơn vị

Thực tập tại cơ quan giúp cho học sinh củng cố những kiến thức đã học,nâng cao năng lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghềnghiệp và tác phong của ngời cán bộ văn th tơng lai Đó cũng chính là hành trangcho mỗi học sinh, sinh viên khi bớc vào cuộc sống

Đợc sự hớng dẫn của Khoa Văn th – Lu trữ cùng sự đồng ý của lãnh đạo

Uỷ ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng em đến thực tập tại banThờng trực Mặt Trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng, từ ngày 13 tháng 4 đến ngày 31tháng 7 năm 2009, bản thân em đã nghiêm túc, cố gắng tìm tòi học hỏi và thựchiện đúng nội quy, quy định của cơ quan

Trong suốt thời gian thực tập em đã cố gắng kết hợp kiến thức đã đợc họctại Trờng vào thực tiễn các công việc trong công tác văn th, công tác lu trữ, côngtác văn phòng ở một số khâu nghiệp vụ cơ bản nh : đăng ký văn bản đi, đến;chuyển giao văn bản; đóng dấu; tổ chức phòng làm việc khoa học; tiếpkhách từ đó củng cố, nâng cao kiến thức và từng bớc rèn luyện phong cáchlàm việc chuyên nghiệp

Để nâng cao hơn nữa mục đích đã đề ra trong thời gian thực tập và tổnghợp kết quả quá trình làm việc tại ban Thờng trực Mặt trận tổ quốc Việt Namhuyện Vĩnh Tờng, em xin trình bày bản báo cáo kết quả thực tập tốt nghiệp gồmnhững phần sau :

Lời nói đầu

Phần I – khái quát về tình hình cơ quan đến thực tập

Phần II - Nội dung và kết quả thực tập

I – Tình hình công tác văn th, lu trữ tại cơ quan

II – Nhận xét, đánh giá về công tác văn th và lu trữ tại cơ quan

Phần III – Kết luận

Phụ lục

Do thời gian có hạn, khả năng tiếp cận thực tế còn hạn chế nên bản báocáo không tránh khỏi những thiếu xót, vì vậy em rất mong nhận đợc những ýkiến đóng góp của các thầy, cô giáo và các bạn để báo cáo của em đợc hoàn thiệnhơn

ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Tờng đợc tái lập năm 1996(tiền thân là ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam huyện Vĩnh Lạc) có trụ sở đặt tạiThị trấn Vĩnh Tờng, huyện Vĩnh Tờng Từ đó cho đến nay Uỷ ban MTTQ ViệtNam huyện Vĩnh Tờng đã trải qua 04 kỳ Đại hội: 1996 – 1998, 1998 – 2003,

Có nhiệm vụ tập hợp xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân tộc trong huyện,tăng cơng sự nhất trí về chính trị và tinh thần trong nhân dân, tuyên truyền, vận

động nhân dân phát huy quyền làm chủ, thực hiện đờng lối, chủ trơng, chính sáchcủa Đảng, nghiêm chỉnh thi hành Hiến pháp, Pháp luật, giám sát hoạt động củacác cơ quan nhà nớc, đại biểu dân cử và cán bộ công chức nhà nớc, tập hợp ýkiến, kiến nghị của nhân dân để phản ánh kiến nghị với Đảng, nhà nớc Tham giaxây dựng và củng cố chính quyền nhân dân

Thảo luận và quyết định chơng trình và biện pháp hoạt động hàng năm.Chuẩn bị Đại hội đại biểu khóa sau

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Thờng trực UB mttq huyện Vĩnh Tờng

Chuẩn bị nội dung các kỳ họp của ủy ban mttq

Cụ thể hóa, tổ chức thực hiện chơng trình hành động của ủy ban mttq cấpmình và chơng trình công tác của mttq cấp trên, các chủ trơng, chính sách của

Đảng, pháp luật của nhà nớc, Nghị quyết của huyện ủy – hđnd, Quyết định củaubnd có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của mttq

Hớng dẫn, kiểm tra các hoạt động của mttq cấp dới

Giữ mối liên hệ và phối hợp công tác với các cơ quan nhà nớc và các tổchức thành viên

Xem xét công nhận việc cử, bổ sung hoặc thay đổi chức danh Chủ tịch,Phó chủ tịch mttq cấp dới

Hớng dẫn tạo điều kiện cho hoạt động của tổ chức t vấn, cộng tác viên củamttq

Tổ chức quản lý điều hành bộ máy giúp việc ở cơ quan ủy ban mttq

Chuẩn bị nội dung chơng trình cho đại hội đại biểu nhiệm kỳ ủy ban mttqquyết định

Thay mặt UB mttq báo cáo công tác mặt trận với thờng trực huyện ủy, mttqcấp trên và thông báo cấp dới.

2 Cơ cấu tổ chức của ban Thờng trực MTTQ huyện Vĩnh Tờng

ủy ban MTTQ các cấp hiệp thơng cử ra Ban Thờng trực - đây là cơ quanthờng trực của UB MTTQ

Ban thờng trực do hội nghị phiên họp đầu tiên hiệp thơng cử ra, ban thờngtrực Uỷ ban MTTQ huyện Vĩnh Tờng có 05 thành viên( về trình độ chính trị có

02 cử nhân, 02 trung cấp; về trình độ chuyên môn có 03 đại học, 02 trung cấp )gồm:

- Chủ tịch: chịu trách nhiệm chung và phụ trách công tác tổ chức cán bộ

+ 01 cán bộ làm công tác văn phòng kiêm thủ quỹ cơ quan.

3 Nguyên tắc, chế độ hoạt động của UB MTTQ huyện Vĩnh Tờng

3.1 Nguyên tắc hoạt động

ủy ban MTTQ huyện hoạt động đặt dới sự lãnh đạo, chỉ đạo của huyện ủy

và trực tiếp là thờng trực huyện ủy, chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của ủy banMTTQ tỉnh

ủy ban MTTQ huyện hoạt động theo chế độ tập thể, bàn bạc quyết địnhtheo đa số, phân công cá nhân phụ trách

Đảm bảo nguyên tắc hiệp thơng dân chủ, hợp tác bình đẳng, đoàn kết, chânthành, tôn trọng lẫn nhau, phối hợp thống nhất hành động

Ban thờng trực MTTQ huyện hội ý công việc vào thứ 6 hàng tuần hoặc hội

ý bất thờng khi cần thiết

Định kỳ 3 tháng một lần, ủy ban MTTQ huyện họp với Chủ tịch MTTQ xã,thị trấn vào các ngày từ 15-20 của tháng cuối quý( có công văn triệu tập) Hoặcphản ảnh cụm để nghe báo cáo hoạt động công tác Mặt trận cơ sở và phổ biênquán triệt nhiệm vụ công tác Mặt trận quý sau

Hàng năm, mỗi thành viên ủy ban MTTQ thực hiện tự phê bình và phêbình việcthực hiện nhiệm vụ, chấp hành quy chế hoạt động của ủy ban MTTQ

4 Tổ chức công tác văn th của MTTQ

Công tác văn th là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hànhcông việc của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan,các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn th làm có tốt hay không? Cũngchính vì điều đó mà công tác văn th trong các cơ quan, tổ chức ngày càng đợcquan tâm nhiều hơn

Công tác văn th đợc xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnhà nớc nói chung và là một khâu nghiệp vụ không thể thiếu trong hoạt động vănphòng Công tác văn th là một phần không thể thiếu đợc của công tác quản lý và

có ảnh hởng không nhỏ tới tính kịp thời, nhanh chóng, chính xác cũng nh hiệuquả hoạt động của bộ máy quản lý

Tại ủy ban MTTQ huyện Vĩnh Tờng công tác văn th đợc tổ chức theo môhình tập trung nghĩa là tất cả các loại văn bản, giấy tờ đi, đến đều đợc tập trungtại văn th để tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao UB MTTQ huyện Vĩnh Tờngkhông tổ chức văn th riêng mà chỉ có một cán bộ văn phòng làm nhiệm vụ tiếpnhận văn bản, đánh máy và chuyển giao Trình độ cán bộ đều đã đợc bồi dỡng vềnghiệp vụ văn th, lu trữ từ trung cấp trở lên

Trong phòng đợc trang bị đầy đủ các loại máy và phơng tiện làm việc nh:

sơ Trình độ tin học của cán bộ đã học xong chơng trình tin học văn phòngcơ bản, sử dụng máy vi tính thành thạo đảm bảo kịp thời việc đánh máy và in ấnphát hành các văn bản tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của cơquan.

ý thức đợc tầm quan trọng của công tác văn th nên cán bộ văn th của Mặttrận luôn làm tốt, đầy đủ, không ỷ lại, không bỏ sót công việc đợc giao Do đóviệc để xảy ra sai sót văn bản hoặc vi phạm các quy định của nhà nớc về côngvăn, giấy tờ là rất ít xảy ra

Bên cạnh đó, hàng năm UB MTTQ huyện Vĩnh Tờng còn tổ chức cho cán

bộ đi tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác văn

th, lu trữ Đồng thời ban thờng trực cũng luôn đôn đốc, nhắc nhở cán bộ làm tốtcông việc đợc giao theo đúng quy định và sự hớng dẫn của cấp trên đặc biệt trongviệc lập hồ sơ và nộp lu hồ sơ vào lu trữ nhằm bảo quản tốt tài liệu của cơ quan

Phần iI Nội dung và kết quả thực tập

I.Tình hình công tác văn th, lu trữ tại ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Namhuyện Vĩnh Tờng

1.1.2 Trình tự thủ tục ban hành, thẩm quyền ký tại ủy ban Mặt trận nhsau:

Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan thì hoạt động đảm bảo thôngtin bằng văn bản đợc coi là chính xác nhất, chính vì thế một văn bản đợc banhành phải đủ trình tự các bớc sau:

- Soạn thảo văn bản: Trớc khi soạn thảo văn bản ngời soạn thảo phải xác

định rõ mục đích, tầm quan trọng của văn bản cần soạn thảo Căn cứ vào chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan và đối tợng thi hành để xác định loại văn bản nàocho phù hợp rồi mới tiến hành thu thập và xử lý thông tin hình thành lên bảnthảo

- Duyệt bản thảo: Sau khi bản thảo đợc hoàn chỉnh ngời cán bộ soạn thảophải trình cho ngời có đủ thẩm quyền duyệt bản thảo

- Đánh máy văn bản và làm các thủ tục phát hành văn bản

* Thẩm quyền ký văn bản:

Tại ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng, tổ chức làm việc theo chế

độ tập thể, ngời đứng đầu là chủ tịch có thẩm quyền ký tất cả các loại văn bảncủa cơ quan và khi ký văn bản ngời ký là thay mặt tập thể nên phải đề thay mặt(TM)

Chủ tịch có thể giao cho cấp phó của mình ký thay các văn bản đợc phâncông phụ trách thì ghi là: KT

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của MTTQ

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của MTTQ đợc áp dụng theo Thông

t liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội

vụ – Văn phòng Chính phủ gồm có 09 phần nh sau :

(1) Quốc hiệu

(2) Tên cơ quan ban hành văn bản

(3) Số, ký hiệu văn bản : Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Mặttrận ban hành trong năm, ký hiệu văn bản là chữ viết tắt tên loại văn bản

(4) Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

(5) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: là một câu văn ngắn gọn phản

ánh khái quát nội dung văn bản

(6) Nội dung văn bản

(7) Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngời có thẩm quyền: ngời ký văn bảnphải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do mình ký

(8) Dấu: việc đóng dấu lên văn bản đợc Mặt trận thực hiện theo đúng quy

định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn th Dấu đợc đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, sửdụng mực dấu màu đỏ

(9) Nơi nhận văn bản: ghi tên các cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân

có trách nhiệm thi hành văn bản

* Nhận xét:

Tuy nhiên việc soạn thảo và ban hành văn bản của MTTQ huyện Vĩnh ờng vẫn còn nhiều văn bản sai thể thức, không đúng với quy định trong Thông tliên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP

T-VD Văn bản số 27/TH-MT, ngày 24 tháng 4 năm 2007.theo nh văn bảnnày thì dòng chữ “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ” đợc viết in hoa là không

đúng mà phải viết chữ in thờng

Và thẩm quyền ký văn bản cũng không đúng, do ngời ký là Phó chủ tịchnên phải đề dòng “ KT.Chủ tịch” trên dòng “Phó chủ tịch”

* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

Soạn thảo văn bản là khâu quan trọng trong hoạt động quản lý của mỗi cơquan, đơn vị Chất lợng văn bản có ảnh hởng rất lớn tới hiệu lực và hiệu quả côngviệc của cơ quan quản lý Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải đợc tiến hànhmột cách thận trọng và khoa học Quy trình xây dựng và ban hành văn bản đợctiến hành theo trình tự các bớc sau:

- Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành vàtrình lãnh đạo Sau đó tiến hành thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sựviệc bao gồm cả thông tin pháp lý và thông tin thực tế.

(2) Xây dựng bản thảo:

- Xây dựng đề cơng

- Viết dự thảo: Cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cơng đã có để viết bản

dự thảo Sau khi dự thảo xong thì cần tổ chức hội thảo xin ý kiến các đơn vị cóliên quan để đảm bảo chất lợng của bản dự thảo

(3) Duyệt bản thảo:

Sau khi soạn thảo xong, trớc khi trình ký văn bản phải đợc duyệt bản thảo

- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm về nộidung của văn bản Lãnh đạo phòng, ban cần ký tắt vào phần sau của chữ cuốicùng của nội dung văn bản

- Trình Trởng phòng Hành chính tổ chức duyệt về thể thức và tính pháp lýcủa văn bản Trởng phòng ký tắt vào vị trí sau phần lu văn th

- Trình ngời ký văn bản duyệt bản thảo

(4) Đánh máy: Khi nào có chữ ký của ngời ký văn bản vào dự thảo thìnhân viên đánh máy mới đợc đánh máy văn bản Sau khi đánh máy xong, cầnxem xét lại lần cuối về thể thức, lỗi chính tả sau đó chuyển lại cho đơn vị soạnthảo

(5) Hoàn thiện các thủ tục để ban hành văn bản

1.1.3 Các văn bản quản lý nhà nớc hiện hành đợc áp dụng trong cơ quan.Hiện nay, Mặt trận cha ban hành văn bản cụ thể về công tác văn th, lu trữnhng Mặt trận đã nhiều lần cử cán bộ văn th đi học các lớp bồi dỡng và nâng caonghiệp vụ

Hiện tại công tác văn th lu trữ ở Mặt trận đợc thực hiện thống nhất theo cácvăn bản của chính phủ nh:

- Nghị định 110/2004/ NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ

về công tác văn th

- Nghị định 38/2001/NĐ-CP, ngày 24 tháng 8 năm 2001 của chính phủ vềquản lý và sử dụng dấu

- Nghị định 111/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ vềcông tác lu trữ

- Công văn 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục văn

th và lu trữ nhà nớc về hớng dẫn quản lý văn bản đi, đến

1.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của Mặt trận

Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến là khâu nghiệp vụ quan trọngcủa công tác văn th, lu trữ: “ Tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan, tổ chức trừtrờng hợp pháp luật có quy định khác đều phải đợc quản lý tập trung, thốngnhất văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đợc đăng ký, phát hành hoặcchuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo ”( Trích

công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn th và

lu trữ nhà nớc)

1.2.1.Quy trình quản lý văn bản đi

Tất cả các loại văn bản bao gồm : Văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính, văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lu chuyểnnội bộ, văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức phát hành đợc gọi chung là văn bản đi

Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quátrình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc giao Vì vậy, việc tổ chứcquản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, kịpthời, tiết kiệm và theo quy trình mà nhà nớc đã quy định

Quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi áp dụng tại Mặt trận tổ quốc gồm

Việc trình văn bản đi thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan Tuy nhiên ởbất cứ trờng hợp nào thì vai trò và vị thế của văn th vẫn không thay đổi

Khi trình ký văn bản có nhiều cách và phụ thuộc vào mức độ quan trọngcủa văn bản, giá trị của văn bản, có hai cách trình ký:

+ Chuyển trực tiếp văn bản in đã đợc kiểm tra kỹ về nội dung, thể thức chongời có thẩm quyền để ký chính thức đối với các văn bản thông thờng, nội dungkhông phức tạp

+ Đối với những văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các vănbản quy phạm dới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn ) khi trình cho ngời có thẩmquyền ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có liên quan( gọi là hồ sơ trìnhký) để ngời ký kiểm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết

Việc trình ký văn bản có thể do ngời phụ trách văn phòng hoặc phònghành chính hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thựchiện Nhng nhất thiết phải qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện theo dõi,quản lý, kiểm tra

Văn bản trớc khi trình cho ngời có thẩm quyền phải đợc kiểm tra kỹ về thểthức, nội dung, có chữ ký tắt của ngời phụ trách đơn vị soạn thảo văn bản Sau đóphải đợc sắp xếp khoa học, theo trật tự, đợc đa vào cặp trình ký và nên trình vàomột khoảng thời gian nhất định trong ngày

* Nhận xét: Tại Mặt trận do chỉ ban hành các loại văn bản thông thờng cónội dung không phức tạp nên khi trình văn bản thì trình văn bản in đã đợc cán bộvăn phòng kiểm tra kỹ về nội dung, thể thức trớc khi trình văn bản cho Chủ tịchhoặc Phó chủ tịch ký chính thức

b- Kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng văn bản đợc quy định tại Điều 29Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về côngtác văn th.

văn bản sau khi đã đợc trình cho thủ trởng cơ quan, đơn vị duyệt và ký banhành thi đợc chuyển lại cho văn th cơ quan, đơn vị Với mục đích rà soát lại lầncuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình văn bản xem đã thực hiện theo đúngquy định hay cha? Hầu hết các văn bản không có đầy đủ thể thức đều đợc gửi trảlại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh sửa lại trớc khi chuyển giao đến các đối tợngnhận văn bản

Sau khi văn bản đã thực hiện đầy đủ các thể thức thì cán bộ văn th có tráchnhiệm ghi số, ngày, tháng đối với tất vả văn bản đi Đối với văn bản có số vàngày dới 10 và tháng dới 3 thì đều phải thêm số 0 ở đằng trớc để tránh trờng hợpnhầm lẫn có thể xảy ra

Việc ghi số, ngày, tháng văn bản cũng đợc quy định cụ thể Đối với vănbản của Mặt trận ban hành thì số văn bản do cán bộ văn th cung cấp theo thứ tựtrong ngày, tuần, tháng, quý, năm; ký hiệu đợc lấy chữ viết tắt tên loại văn bản vàchữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản đó đặt ra

Thông thờng số của văn bản do văn th ghi, ký hiệu văn bản đợc đánh máysẵn( trờng hợp đặc biệt có thể đợc xin trớc khi ký chính thức “ văn bản mật”)

Ghi số, ngày, tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừbất cứ 1 văn bản nào

Mỗi văn bản đợc ghi một số và một ngày tháng nhất định tính từ số 01 vàongày đầu tiên của năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm, năm ban hànhphải ghi đầy đủ các số( theo khoản 3 mục II của thông t liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06 tháng 5 năm 2005) Số của văn bản đợc ghi ở dớitác giả văn bản; ngày, tháng ghi dới quốc hiệu

ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện Vĩnh Tờng đánh số văn bản theo tên loạivăn bản( quyết định đợc đánh số riêng; công văn, thông báo, kế hoạch đánh sốchung)

Đặc biệt đối với những văn bản ký không đúng quy định hoặc do ngời củacơ quan khác mang đến cán bộ văn th không có trách nhiệm đóng dấu, đồng thờichuyển văn bản đó lên ngời có thẩm quyền giải quyết.

Dấu phải đợc đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và dùng đúng mực dấu

đã đợc quy định Khi đóng thì dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

Các cơ quan đợc sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của vănbản hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân.Dấu của cơ quan chỉ đợc đóng vào văn bản có các chữ ký hợp lệ do thủ trởng cơquan hoặc ngời đợc thủ trởng ủy quyền ký tùy theo mức độ quan trọng của vănbản Tuyệt đối không đợc đóng dấu khống chỉ( giấy trắng)

Ngoài ra trong một số trờng hợp đặc biệt nh văn bản là các đề án, kếhoạch, báo cáo, chơng trình để thể hiện tính pháp lý của văn bản dấu đợc đónglên góc trái phía trên của văn bản kèm theo đợc gọi là dấu treo

Các văn bản có nhiều tờ còn đợc đóng dấu vào khoảng giữa mép phải củavăn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ gọi là dấu giáp lai.Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành đợc thực hiệntheo quy định của Bộ trởng, Thủ trởng cơ quan quản lý ngành

Việc đóng dấu các mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật), mức độ khẩn(khẩn, thợng khẩn, hỏa tốc) do ngời ký văn bản quyết định hoặc do ngời, đơn vịsoạn thảo văn bản đề xuất

Vị trí đóng dấu mức độ mật, khẩn ở dới số và ký hiệu văn bản (nếu là vănbản có tên loại) hoặc dới trích yếu nội dung ( nếu là công văn hành chính)

d-Đăng ký văn bản đi

là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản đi nh

số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng văn bản, tên loại, trích yếu nội dung vào

ph-ơng tiện đăng ký nh sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý trên máy vi tính nhằm phục vụcho việc quản lý và tra tìm

đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thựchiện trớc khi chuyển giao văn bản đến các đối tợng có liên quan

Hiện nay, việc đăng ký văn bản đi thờng áp dụng 02 hình thức : đăng kýtruyền thống ( bằng sổ ) và đăng ký văn bản bằng máy tính với mục đích quản lýchặt chẽ văn bản do cơ quan ban hành ra và phục vụ việc tra tìm văn bản đợcnhanh chóng, chính xác, kịp thời

Tuy nhiên, cả 02 cách đăng ký trên đều có u, nhợc điểm nhất định Cách

đăng ký bằng sổ tuy thông dụng, đơn giản dễ thực hiện, mang tính ổn định nhnglại mất nhiều thời gian, khó tra tìm và dễ xảy ra sai xót Ngợc lại, cách đăng kýbằng máy tính tuy là phơng tiện đăng ký hiện đại hơn, tra tìm nhanh chóng, dễdàng, chính xác, có tính khoa học cao nhng lại không thông dụng, tính ổn địnhthấp và phụ thuộc vào điều kiện cơ sở vật chất của từng cơ quan, đơn vị

Qua đợt thực tập em thấy việc đăng ký văn bản đi của Mặt trận đều sửdụng cách đăng ký văn bản đi bằng sổ

Do mỗi năm Mặt trận chỉ ban hành khoảng 500 văn bản nên ở đây chỉ lậpmột sổ duy nhất là “ sổ đăng ký văn bản đi ”, và đợc lập theo mẫu của Công văn

số 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn th và Lu trữnhà nớc hớng dẫn quản lý văn bản đi, đến.

Tất cả các văn bản đi đều phải đợc đăng ký vào sổ theo mẫu một cách rõràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bútchì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khókhăn trong việc tra tìm

- Mẫu sổ và cách đăng ký văn bản đi ( loại thờng )

+Bìa sổ và trang đầu :

ủy ban mặt trận tổ quốc việt nam Huyện vĩnh tờng

(2) Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong sổ

(3) Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ.(4).Số thứ tự của quyển sổ

Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của ngời có thẩm quyền và

đóng dấu trớc khi sử dụng, tuy nhiên tại Mặt trận các loại sổ chỉ đợc đóng dấu cơquan lên trang đầu

Ngời

ký Nơi nhậnvăn bản Đơn vị,ngời

nhậnbản lu

Số lợngbản Ghichú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)112/

- ÔngKhảm - MTTQtỉnh

- HĐNDhuyện

- UBNDhuyện-29 xã, thịtrấn

Đối với văn bản mật, do đặc điểm của Mặt trận có ít văn bản mật nên tại

đây không có sổ đăng ký văn bản mật riêng mà đăng ký chung vào sổ đăng kývăn bản đi và chỉ bổ sung thêm cột “ mức độ mật ” sau cột “ tên loại và trích yếunội dung ”

e- Chuyển giao văn bản đi

Tất cả những văn bản do cơ quan ban hành sau khi làm thủ tục đăng kýxong thì đợc gửi tới các đối tợng có liên quan và phải thực hiện theo một nguyêntắc chung là: chính xác, đúng đối tợng và kịp thời, nguyên tắc này nhằm đảm bảocho mọi văn bản khi chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian gây

ách tắc trong giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã

đợc ban hành Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tợng và kịp thời thực sự có ýnghĩa, ngời có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từngviệc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác củatừng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao văn bản Căn cứ vào quyết định củangời ký văn bản về các đối tợng liên quan để lập danh sách và tránh tình trạng bỏsót các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan phải gửi văn bản

Thông thờng văn bản của cơ quan trớc khi chuyển đến các đối tợng có liênquan phải đợc để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin Phongbì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, bên ngoài không nhìn rõ chữ bêntrong, không bị ẩm ớt, rách, mủn Tùy theo số lợng văn bản đi nhiều hay ít và độdày của văn bản mà lựa chọn bì cho thích hợp Bì có 04 loại kích thớc thông dụng

cụ thể nh sau: loại 307mm*220mm, loại 220mm*158mm, loại 220mm*109mm,loại 158mm*115mm

Mẫu bì văn bản:

Biểu ợng mttq

t-ủy ban mặt trận tổ quốc huyện vĩnh tờng

địa chỉ: thị trấn vĩnh tờng- vĩnh tờng vĩnh phúc

điện thoại: (0211).839.105

To:

Sau đó đa văn bản vào bì : Sau khi trình bày phong bì, gấp văn bản nhỏ lại( thờng đợc gấp làm 4 phần băng nhau, mặt chữ quay vào trong) và cho vàophong bì rồi dán cẩn thận.

Đối với văn bản Tuyệt mật phải làm 2 bì:

+ Bì trong: Ghi số, ký hiệu của tài liệu đóng dấu “ Tuyệt mật” Nếu gửi

đích danh ngời nhận thì phải đóng dấu “Chỉ ngời có tên mới đợc bóc bì”

+ Bì ngoài: Ghi nh gửi tài liệu thờng, và đóng dấu chỉ mức độ tuyệt mật.Khi trình bày bì không viết tắt những từ không thông dụng, không xuốngdòng tùy tiện, không nên dùng phong bì quá hẹp và giấy quá mỏng

Khi dán bì không đợc để hồ dính vào văn bản để khi bóc bì không lamrách tài liệu hoặc bị mất chữ, gây trở ngại cho ngời nhận khi xử lý, giải quyết

Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc dấu hiệu “mật” khichuyển nhất thiết phải kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõitrong quá trình xử lý, giải quyết

Phiếu gửi cũng phải đánh số thứ tự, không đánh số văn bản Cơ quan nhận

đợc văn bản phải ký xác nhận vào phiếu gửi và chuyển trả cho cơ quan gửi đểtiện theo dõi, kiểm tra, xử lý trong các trờng hợp cần thiết

Văn bản trớc khi đợc chuyển giao tới các đối tợng có liên quan phải đợc

đăng ký vào “ sổ chuyển giao văn bản đi ”

Tuy nhiên, ở Mặt trận số lợng văn bản ban hành trong một năm ít ( chỉkhoảng 500 văn bản ) nên dùng luôn sổ đăng ký thành sổ chuyển giao

ở Mặt trận văn bản chủ yếu đợc chuyển qua đờng bu điện và văn bản đợc

đăng ký vào “ sổ gửi văn bản đi bu điện ” Mẫu sổ gồm 02 phần nh sau:

+ Bìa sổ và trang đầu:

ủy ban mặt trận tổ quốc việt nam Huyện vĩnh tờng

(2) Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyển giao văn bản trong sổ

f- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lu văn bản đi

Mỗi một văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành,quản lý đều đợc giữ lại 02 bản chính để lu :

- 01 bản lu tại đơn vị soạn thảo văn bản để lập hồ sơ công việc

- 01 bản lu tại văn th cơ quan để lập tập lu

Việc lu văn bản đi đợc thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn th.Bản lu tại văn th là bản có chữ ký trực tiếp của ngời có thẩm quyền và nhân viênvăn th có trách nhiệm sắp xếp văn bản lu thật khoa học làm cơ sở để phục vụ choviệc tra tìm tài liệu khi cần thiết

Việc sắp xếp bản lu đợc sắp xếp theo từng tháng, mỗi tháng lập tập lunhằm phục vụ trực tiếp cho việc tra tìm, khai thác sử dụng trớc mắt cũng nh lâudài

Do tập lu đợc lập theo từng tháng và văn bản đợc đánh số tổng hợp nênviệc sắp xếp văn bản trong tập lu đợc sắp xếp theo số, ký hiệu văn bản Thông th-ờng văn bản nào có số nhỏ hơn, ban hành trớc thì xếp lên trớc, số lớn ban hànhsau xếp xuống dới Hàng tháng cán bộ văn th tiến hành tổng hợp một lần theo thứ

tự rồi sắp xếp vào cặp để lại tại văn th một năm rồi nộp vào văn th cơ quan

Văn bản lu sau khi săp xếp xong không đợc ghi tiêu đề cho tập lu mà đựngtrong túi tài liệu bên ngoài có ghi tháng

Sau đó các túi tài liệu đợc sắp xếp tất cả vào một cặp bên ngoài có ghi têntập lu.

Có 02 cách sắp xếp văn bản lu:

- Sắp xếp văn bản lu theo tên loại của văn bản, mẫu tiêu đề tập lu nh sau:

Tập lu + tên loại + tác giả + thời gian

- Sắp xếp văn bản lu theo thời gian ban hành văn bản,mẫu tiêu đề tập lu

nh sau:

Tập lu + văn bản + tác giả + thời gian

Do Mặt trận trong một năm có số lợng ban hành văn bản ít nên bản lu đợc

áp dụng hình thức sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản

Tất cả các tập “văn bản lu”phải do bộ phận văn th thuộc phòng Hành chínhhoặc Văn phòng cơ quan quản lý chặt chẽ và thống nhất

1.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Dấu là t cách pháp nhân của cơ quan, thành phần biểu hiện tính hợp pháp

và thể hiện tính chân thực của văn bản Trong mọi hoạt động của cơ quan, condấu là thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức làcông cụ quan trọng tham gia hoạt động quản lý của cơ quan Do vậy, con dấu làthành phần khẳng định tính chính xác và hiệu lực pháp lý của văn bản

a- Về quản lý con dấu cơ quan

Theo quy định chung, dấu của cơ quan bao gồm : dấu cơ quan, dấu vănphòng, dấu chức vụ, dấu họ tên, dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu niêm phong, dấunổi đều phải đợc bảo quản chặt chẽ tại văn th cơ quan và do cán bộ văn th trựctiếp quản lý và sử dụng

Dấu nếu mang ra khỏi nơi quy định phải có lệnh của ngời có thẩm quyền.Ngời đợc giao nhiệm vụ mang dấu phải giữ gìn cẩn thận, luôn để bên ngời vàphải đảm bảo tuyệt đối an toàn

Dấu chỉ đợc giao cho một ngời trực tiếp quản lý và sử dụng Ngời đó phải

là biên chế chính thức, có trình độ chuyên môn và phẩm chất đáp ứng yêu cầunghiệp vụ Khi ngời trực tiếp quản lý, sử dụng dấu vắng mặt thì thủ trởng cơ quanphải cử ngời khác thay thế và thực hiện việc giao nhận dấu bằng văn bản

đối với Mặt trận, dấu đợc thực hiện theo đúng quy trình, dấu đợc quản lýtuyệt đối an toàn, từ ngày thành lập đến nay cha xảy ra hiện tợng mất dấu hoặc sửdụng dấu không đúng quy định bị xử lý theo quy định của cơ quan hoặc phápluật

b- Sử dụng con dấu

Dấu đợc sử dụng để đóng vào các văn bản, tài liệu đã có chữ ký đúng quy

định của ngời có thẩm quyền nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, tàiliệu

Ngời đợc giao nhiệm vụ quản lý con dấu có nhiệm vụ :

- Giữ gìn, bảo quản cẩn thận, an toàn

- Không tự ý giao dấu cho ngời khác