đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh và công tác kế toán tại công ty xuất nhập khẩu xi măng

Và công ty được thành lập lại theo Quyết định số 025A/BXD – TCLĐ ngày12/02/1993 của Bộ xây dựng về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số 588/HĐBT ngày 20/11/1991 củ

Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty xuất nhập khẩu xi măng

I ĐặC ĐIểM KINH Tế Và Tổ CHứC Bộ MáY HOạT ĐộNG KINH DOANH TạI CÔNG TY XUấT NHậP KHẩU XI MĂNG

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Để đáp ứng nhu cầu về thiết bị, phụ tùng, vật tư để sản xuất xi măng, Tổng công ty xi măng quyết định thành lập phòng xuất nhập khẩu xi măng theo Nghị định số 59/HĐBT ngày 14/04/1988 của Hội đồng bộ trưởng (nay là Chính phủ), Công văn thoả thuận số 1367/BNgT – TCCB ngày 14/03/1988 của Bộ ngoại thương

Do nhu cầu xuất nhập khẩu ngày càng mở rộng, Đảng và Nhà nước đã quyết định thành lập Công ty xuất nhập khẩu xi măng căn cứ vào Quyết định

số 692/BXD – TCCB ngày 31/11/1990 của Bộ xây dựng quyết định thành lập Công ty xuất nhập khẩu xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam.Công ty xuất nhập khẩu xi măng chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1991 Với:

Tên gọi: Công ty xuất nhập khẩu xi măng

Tên giao dịch quốc tế: Vietnam National Cement Trading Company

Tên viết tắt: VINACIMEX

Địa chỉ: 228 Đường Lê Duẩn - Đống Đa – Hà Nội

Tel: (84 – 4).851 2424 – 851 5953

Fax: (84 – 4).851 3748 – 851 7780

Email: vinacimex@fmail.vnn.vn

Và công ty được thành lập lại theo Quyết định số 025A/BXD – TCLĐ ngày12/02/1993 của Bộ xây dựng về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số 588/HĐBT ngày 20/11/1991 của hội đồng bộ trưởng

Bộ xây dựng quyết định thành lập Công ty xuất nhập khẩu xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam

Để tạo điều kiện cho hoạt động của công ty trên địa bàn cả nước, Bộ xây dựng đã quyết định thành lập các chi nhánh của công ty với chức năng nhiệm

vụ chính là thực hiện các thủ tục giao nhận hàng và xử lý các phát sinh trong quá trình giao nhận hàng tại khu vực phía Bắc và phía Nam:

- Ngày 15/03/1991 Bộ xây dựng đã có quyết định số 154/BXD – TCLĐ thành lập chi nhánh công ty xuất nhập khẩu tại thành phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 19 Đường Hồ Tùng Mậu, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

- Ngày 04/07/1997 Bộ xây dựng đã có quyết định số 333/BXD – TCLĐ thành lập văn phòng đại diện Công ty xuất nhập khẩu xi măng tại Hải Phòng Theo quyết định số 469/XMVN – TCLĐ, Tổng công ty xi măng Việt Nam bổ sung chức năng, nhiệm vụ và nâng cấp đại diện công ty tại Hải Phòng thành chi nhánh Công ty xuất nhập khẩu xi măng tại Hải Phòng

Địa chỉ: 14 Đường Hồ Xuân Hương, TP Hải Phòng

Với xu hướng hội nhập, mở rộng thị trường, Tổng công ty xi măng Việt Nam có quyết định thành lập văn phòng đại diện ở Viên Chăn – Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào theo quyết định số 315/XMVN – HĐBT ngày 08/11/1999 Nhưng do nhu cầu xi măng trong nước quá cao, phải nhập clinker từ nước ngoài nên không có xi măng để xuất khẩu Nên đến năm 2000 thì văn phòng đại diện của công ty tại Lào ngừng hoạt động

Công ty xuất nhập khẩu xi măng là doanh nghiệp nhà nước, là một đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng theo mẫu qui định Công ty có tài khoản tiền gửi ngoại tệ tại Ngân hàng ngoại thương Việt Nam và tài khoản

tiền Việt Nam tại các Ngân hàng khác nhau nhưng chủ yếu ở Ngân hàng công thương Việt Nam.

Tổng số vốn của Công ty xuất nhập khẩu xi măng khi mới thành lập là: 6.418.000.000đ Trong đó:

2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

2.1.1.Chức năng

Công ty xuất nhập khẩu xi măng hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực kinh tế thương mại về nhập khẩu chuyên ngành vật tư, thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ phục vụ sản xuất xi măng trong ngành Công ty nhập khẩu giấy Krat, hạt nhựa PP để sản xuất vỏ bao xi măng, gạch chịu lửa, vữa chịu lửa để xây lò

xi măng…Ngoài ra, công ty nhập các thiết bị chuyên dùng trong dây chuyền sản xuất xi măng, các loại xe ủi, xe xóc Do nhu cầu xi măng trong nước cao nên công ty phải nhập xi măng và clinker để tạo xi măng đáp ứng đủ cho toàn ngành sản xuất xi măng

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Theo quyết định của Bộ trưởng Bộ xây dựng, công ty có 7 nhiệm vụ và quyền hạn chính như sau:

- Thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại của Tổng công ty xi măng

- Nghiên cứu, điều tra, tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạn nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh và tiêu thụ của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty xi măng

- Tìm hiểu xu hướng phát triển ngành xi măng của các nước trên thế giới, khả năng hợp tác đầu tư với nước ngoài, khả năng nhập khẩu vật tư phụ tùng, thiết bị lẻ chuyên ngành và khả năng xuất khẩu sản phẩm ra thị trường thế giới

- Thu thập và phổ biến thông tin kinh tế kỹ thuật, thị trường giá cả trên thế giới cho các đơn vị thành viên trong Tổng công ty để tiếp cận với thị trường thế giới

- Chịu trách nhiệm quản lý tập trung quỹ ngoại tệ của toàn Tổng công ty

để thanh toán và sử dụng có hiệu quả theo kế hoạch đã được cấp trên phê duyệt Tuân thủ đúng các chế độ chính sách về quản lý kinh tế, tài chính, xuất nhập khẩu và các quy chế giao dịch đối ngoại của Bộ, Nhà nước quy định.Được vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Việt Nam và nước ngoài, được phép huy động vốn của các tổ chức kinh tế trong và ngoài theo hướng dẫn chung của nhà nước để phục vụ cho sản xuất kinh doanh phát triển ngành, trên nguyên tắc tự chịu trách nhiệm trang trải vốn vay

- Thực hiện các cam kết trong hợp tác quốc tế thông qua hợp đồng thương mại Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước

- Công ty thực hiện nghiệp vụ kinh tế đối ngoại và kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng đã được Bộ ngoại thương (nay là Bộ thương mại) thoả thuận tại công văn 1387/HĐBT – TCCB ngày 12/05/1988

Được trực tiếp quan hệ với cỏc tổ chức kinh tế và thương nhõn nước ngoài

để ký kết hợp đồng kinh tế, tiến hành cỏc hợp đồng mua bỏn, hợp tỏc đầu tư; được cử cỏn bộ tham gia hội thảo, hội chợ; được trao đổi thụng tin kinh tế kỹ thuật của cỏc ngành cụng nghiệp xi măng theo cỏc qui định hiện hành của Bộ, Nhà nước và Luật quốc tế

2.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh

Theo giấy đăng ký kinh doanh số 105704 ngày 11/02/1993 do Sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp, lĩnh vực kinh doanh của cụng ty gồm:

bị phụ tựng và thiết bị toàn bộ, xi măng, clinker phục vụ toàn bộ ngành xi

Mở thầu

Mở L/C cho nhà cung cấp

Giao hàng cho các công ty xi măng

tại cảng, cửa khẩu

Ký kết hợp

đồng nội thầu Gọi

măng theo hình thức bán vận chuyển thẳng Trình tự kinh doanh được thực hiện như sau:

Bước 1: Các công ty xi măng trong và ngoài Tổng công ty xi măng có nhu cầu về thiết bị, phụ tùng, vật tư… sẽ gửi đơn đặt hàng đến cho Công ty xuất nhập khẩu xi măng Nhận được đơn đặt hàng, phòng nghiệp vụ và phòng kế toán sẽ tính và lên các phương án giá mặt hàng theo yêu cầu trong đơn đặt hàng

Bước 2: Thực hiện ký hợp đồng nội giữa Công ty xuất nhập khẩu xi măng với công ty có yêu cầu nhập khẩu

Bước 3: Sau đó công ty tổ chức gọi và đấu thầu lô hàng với nhà cung cấp nước ngoài Công ty sẽ chọn ra một nhà cung cấp thoả mãn tốt nhất các đơn đặt hàng công ty gọi thầu

Bước 4: Thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế (hợp đồng ngoại thương) với nhà cung cấp trúng thầu

Bước 5: Công ty mở L/C cho nhà cung cấp tại ngân hàng

Bước 6: Nhà cung cấp sẽ giao hàng cho công ty Hàng hóa nhập khẩu chủ yếu được thực hiện theo điều kiện giá CIF, CIP và vận chuyển theo đường hàng không hoặc đường biển

Bước 7: Khi nhận được hàng, công ty bán giao chuyển thẳng lại cho các công ty xi măng Hàng hóa có thể do chính công ty vận chuyển giao cho khách hàng hoặc công ty thuê ngoài vận chuyển giao hàng cho các đơn vị đặt hàng

Bước 8: Khi đơn vị đặt hàng kiểm tra hàng đúng theo yêu cầu và chấp nhận thanh toán thì Công ty tiến hành thu tiền

Công ty kinh doanh nhập khẩu hàng hoá theo hai hình thức là nhập khẩu

uỷ thác và nhập khẩu trực tiếp

- Nhập khẩu uỷ thác: Công ty ký kết hợp đồng nội (hợp đồng uỷ thác)

với các công ty xi măng Các công ty xi măng là bên giao uỷ thác giữ vai trò

là bên mua dịch vụ uỷ thác Công ty xuất nhập khẩu xi măng là bên nhận uỷ

thác nhập khẩu, là bên cung cấp dịch vụ uỷ thác, là đơn vị trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng, tổ chức tiếp nhận hàng và thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài tiền mua hàng Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng sẽ được công ty trực tiếp thanh toán hộ bên uỷ thác Khi kết thúc dịch vụ uỷ thác Công ty được hưởng hoa hồng uỷ thác thường là 0.9% trên giá CIF của các hàng hoá, vật tư nhập khẩu.

- Nhập khẩu trực tiếp: Nhập khẩu trực tiếp gồm hai giai đoạn là nhập

khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng nhập khẩu Thực chất của hoạt động nhập khẩu trực tiếp là hoạt động mua và bán hàng hoá không qua kho mà bán vận chuyển thẳng Công ty được ghi doanh số nhập khẩu và doanh số bán hàng nhập khẩu; các chi phí, thuế nhập khẩu được tính vào trị giá vốn hàng nhập khẩu Đây là hoạt động tạo doanh thu chủ yếu của công ty

Công ty xuất nhập khẩu xi măng kinh doanh trên cơ sở hạch toán đủ bù đắp chi phí có lợi nhuận, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, thực hiện đầy

đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước theo luật định

Ngoài ra, công ty còn thực hiện một số công việc cho các công ty liên doanh, tư vấn trong thương thảo hợp đồng, tham gia nhập khẩu cho các đơn vị ngoài Tổng công ty xi măng

2.3 Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh

Công ty kinh doanh những mặt hàng đã đăng ký trong giấy phép đăng ký kinh doanh theo sự phân công của công ty

Công ty tiến hành kinh doanh những mặt hàng sau:

- Vật tư: Clinker, thạch cao để pha cùng phụ gia thành xi măng, giấy Krat, hạt nhựa PP dùng để sản xuất vỏ bao xi măng, gạch chịu lửa, vữa chịu lửa để xây lò xi măng, sợi amiăng sản xuất tấm lợp, nguyên liệu dùng sản xuất gạch chịu lửa tại nhà máy gạch kiềm tính Việt Nam

- Thiết bị phụ tùng: Các loại thiết bị chuyên dùng trong dây chuyền sản xuất xi măng, các loại xe chuyên dùng như xe ủi, xe xóc, xe trọng tải lớn…và các phụ tùng thay thế trong dây chuyền sản xuất.

- Thiết bị toàn bộ cho cả nhà máy xi măng mới, công suất từ 1,2 đến 1,4 triệu tấn/1 năm chủ yếu phục vụ cho việc đầu tư và phát triển ngành xi măng hoặc thiết bị toàn bộ để cải tạo môi trường hoặc nâng cấp công suất của các nhà máy xi măng

- Dịch vụ vận chuyển, giao nhận các lô hàng nhập khẩu Tư vấn cho các

dự án xây dựng các nhà máy xi măng

2.4 Đặc điểm thị trường kinh doanh

Công ty xuất nhập khẩu xi măng nhập khẩu thiết bị, phụ tùng, vật tư, clinker phục vụ cho dây truyền sản xuất xi măng trong nước, nhằm đảm bảo

đủ xi măng cung cấp cho thị trường, ổn định thị trường

Do vậy, thị trường tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của công ty chủ yếu là những đơn vị thành viên của Tổng công ty xi măng như: Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty bao bì Bỉm Sơn, Công ty Hà Tiên, Công ty xi măng Nghi Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty xi măng Bút Sơn, Công ty xi măng Hải Phòng…Ngoài ra, công ty còn thực hiện nhập khẩu cho các công ty không thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam Công ty xuất nhập khẩu xi măng thực hiện bán hàng tại cảng, kho đầu mối của các nhà máy xi măng trong ngành

Trong thời gian tới (2005-2010) Tổng công ty xi măng sẽ thực hiện đầu tư thêm các nhà máy xi măng như dự án xi măng Hải Phòng mới, dự án xi măng Tam Điệp, dự án xi măng Hoàng Thạch 3, dự án xi măng Bình Phước… nên thị trường tiêu thụ của Công ty xuất nhập khẩu xi măng sẽ ngày càng được

mở rộng

Ngoài ra, Tổng công ty xi măng đang cố gắng đáp ứng đủ nhu cầu xi măng trong nước để có thể xuất khẩu xi măng ra nước ngoài Do đó, Công ty đã và

đang nghiên cứu thêm thị trường xuất khẩu xi măng ra nước ngoài và Công ty xuất nhập khẩu xi măng sẽ là đầu mối trong việc xúc tiến thương mại và tiến hành xuất khẩu mặt hàng này Một trong những mục tiêu quan trọng của công

ty khi tiến hành xuất khẩu xi măng là thu ngoại tệ để nhập trang thiết bị nước ngoài phục vụ cho sản xuất toàn ngành

2.5 Đánh giá chung kết quả kinh doanh qua một số năm

Trong hơn 10 năm qua Công ty xuất nhập khẩu xi măng đã có những bước phát triển đáng kể, ngày một hoàn thiện về cơ cấu tổ chức,hoạt động với mục tiêu bù đắp chi phí, có lợi nhuận, đồng thời phối hợp với các thành viên khác

để hoàn thành nhiệm vụ do Tổng công ty giao cho Điều này được thể hiện rõ nét qua việc công ty luôn hoàn thành kế hoạch và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước Trong hơn 10 năm qua:

- Công ty luôn bảo toàn, phát triển vốn và tài sản, đã bổ sung tích luỹ thêm cho vốn lưu động trên 50 tỷ đồng

- Nộp vào ngân sách Nhà nước khoảng 900 tỷ đồng

- Lợi nhuận của công ty tổng cộng đạt trên 95 tỷ đồng

- Tổng kim ngạch xuất khẩu được thực hiện đạt trên 800 triệu USD

Có thể nhận thấy thông qua Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây:

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM

2003 – 2004 – 2005

PHẦN I: LÃI (LỖ) Đơn vị tính:VNĐ

Tổng doanh thu 449.614.278.210 484.342.145.419 357.773.975.743Doanh thu thuần 449.614.278.210 484.342.145.419 357.773.975.743Giá vốn hàng bán 434.126.370.489 458.364.961.584 345.175.511.313Lợi nhuận gộp 15.487.907.721 25.977.183.835 12.598.464.430Doanh thu tài chính 2.004.191.844 5.138.419.297 3.358.810.301

Chi phí tài chính 719.551.506 5.157.923.012 4.382.879.943Chi phí bán hàng 9.310.456.429 18.832.319.702 4.580.991.810Chi phí quản lý DN 5.741.349.714 5.833.331.961 5.590.031.793Lợi nhuận từ hoạt

Lợi nhuận sau thuế 1.972.881.680 1.113.877.029 1.396.263.356

Bảng 2.1: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2003-2004-2005

Tình hình biến động kinh tế trên thế giới tác động không tốt đến hoạt động kinh doanh của công ty Qua số liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy tình hình hoạt động của công ty trong 3 năm gần đây:

- Doanh thu qua các năm, cụ thể là:

210 278 614 449

419 145 342 484

743 975 773 357

029 877 113 1

356 263 396 1

Lợi nhuận sau thuế tăng 25% tương ứng là 282.306.327 đồng

Cụ thể, ta có thể thấy tình trạng tài chính và kết quả của Công ty qua 3 năm được qua bảng đánh giá khái quát tình trạng tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty:

Chỉ tiêu 2003 2004 2005

1 Bố trí cơ cấu tài sản và nguồn vốn

1.1 Bố trí cơ cấu tài sản

2 Khả năng thanh toán

2.1.Khả năng thanh toán hiện hành (lần) 1.65 1.38 1.53 2.2.Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn (lần) 1.60 1.35 1.50 2.3.Khả năng thanh toán nhanh (lần) 0.17 0.30 0.31

3 Tỷ suất sinh lời

3.1 Lợi nhuận / Doanh thu

- TS Lợi nhuận trước thuế/ Doanh thu (%) 0.61 0.33 0.48

- TS Lợi nhuận sau thuế/ Doanh thu (%) 0.44 0.24 0.39 3.2 Lợi nhuận / Tổng tài sản

- TS Lợi nhuận trước thuế/ Tổng tài sản (%) 1.78 0.74 1.00

- TS Lợi nhuận sau thuế/ Tổng tài sản (%) 1.28 0.54 0.80 3.3 Lợi nhuận sau thuế / Nguồn vốn CSH

(%)

Bảng 2.2: Đánh giá khái quát tình hình tài chính và kết quả kinh doanh Nhìn chung, cả doanh thu và lợi nhuận sau thuế năm 2005 đều giảm so với năm 2003

Việc giảm lợi nhuận này là do các nguyên nhân sau:

- Tình hình kinh tế thế giới không ổn định Giá cả của thị trường biến động nhiều, đặc biệt giá Clinker nhập khẩu luôn tăng cao nhưng để bình ổn giá xi măng ở thị trường trong nước, Công ty bán Clinker cho các nhà máy xi măng với giá cũ, không được tăng nên lợi nhuận giảm

- Hàng nhập khẩu chủ yếu qua đường hàng không và đường biển Mà các chi phí này ngày càng tăng cao Chi phí tăng thì lợi nhuận sẽ giảm

Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng công ty đã có những cố gắng để đưa công ty ngày càng phát triển đi lên và đã đạt được những thành quả nhất định như bình ổn được thị trường xi măng trong nước; đã và đang mở rộng được

thị trường tiêu thụ; nắm bắt được thông tin, tình hình kinh tế thế giới để đưa

ra các quyết định phù hợp nhất

Dự báo nhu cầu xi măng năm 2006 của toàn xã hội vào khoảng 30,5 – 31 triệu tấn xi măng Để đáp ứng nhu cầu thị trường và làm nhiệm vụ chủ lực trong việc giữ bình ổn thị trường xi măng của cả nước Tổng công ty đã giao nhiệm vụ cụ thể cho công ty

Để đạt được kết quả trên ngoài sự nỗ lực, cố gắng phấn đấu của toàn thể công ty, công ty còn nhận được sự giúp đỡ tích cực của các bạn hàng và sự chỉ đạo, hướng dẫn tận tình của Tổng công ty xi măng

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Công ty xuất nhập khẩu xi măng là một trong 17 đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam, hoạt động theo sự chỉ đạo, hướng dẫn, điều hành của Tổng công ty xi măng Nên bộ máy của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến Người thừa hành chỉ thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp của mình Cấp trên hướng dẫn, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về kết quả công việc của những người dưới quyền mình

Hiện nay, với tổng số công nhân viên của công ty là 65 người, trong đó nhân viên quản lý là 46 người Công ty có 5 phòng công tác và 2 chi nhánh được thể hiện ở sơ đồ sau:

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Các phòng, ban trong công ty có mối quan hệ bình đẳng, giúp đỡ lẫn nhau trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đã được giao để cùng thực hiện tốt kế hoạch đặt ra của công ty Chức năng cụ thể của các phòng, ban như sau:

- Giám đốc công ty: là người do tổng giám đốc Tổng công ty xi măng Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc công ty và Chủ tịch hội đồng quản trị về việc quản lý, sử dụng và bảo toàn vốn, về kết quả kinh doanh của công ty Giám đốc trực tiếp phụ trách lĩnh vực tổ chức cán bộ, tài chính kế toán và đầu tư phát triển ngành

Phó giám đốc là người tham mưu, giúp giám đốc điều hành công ty:

- Phó giám đốc 1: giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các mặt sau:

+ Công tác xuất nhập khẩu của phòng xi măng – Clinker, phòng thiết bị phụ tùng (trừ thiết bị toàn bộ)

+ Công tác hành chính, quản trị đoàn thể và thi đua khen thưởng

Phßng

dù ¸n Phßng XNK

thiÕt bÞ phô tïng

Chi nh¸nh t¹i TP H¶i Phßng

Chi nh¸nh t¹i TP

Hå ChÝ Minh

Phßng XNK xi m¨ng, VËt t

+ Chỉ đạo việc nhận hàng hoá của các chi nhánh.

- Phó giám đốc 2: giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các mặt sau:

+ Công tác xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ

+ Công tác đào tạo, kỷ luật, an toàn lao động

+ Chỉ đạo việc giao nhận hàng của các chi nhánh

- Kế toán trưởng: là người giúp giám đốc công ty tổ chức và chỉ đạo toàn

bộ công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, chế độ quản lý

ty Thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, phân tích hoạt động kinh doanh giúp giám đốc đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn Thực hiện các báo cáo tài chính theo qui định Nhà nước

và các báo cáo quản trị được giao

Cơ cấu tổ chức của phòng gồm: một kế toán trưởng, một phó phòng và các

sản xuất hiện tại, phục vụ mục tiêu đầu tư, phát triển ngành xi măng, đồng thời vạch ra các phương án giúp giám đốc đề ra các quyết định nhanh chóng

và chính xác nhất trong việc xem xét hợp đồng và cách thức thực hiện hợp đồng

- Phòng xuất nhập khẩu thiết bị, phụ tùng: giúp ban giám đốc về các mặt hàng xuất nhập khẩu phụ tùng thay thế, thiết bị lẻ cho các công ty xi măng

Cơ cấu tổ chức của phòng gồm: một trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên thực hiện theo dõi và nhập khẩu các đơn đặt hàng cho từng công

ty xi măng cụ thể

- Phòng xuất nhập khẩu vật tư, xi măng: nhập khẩu vật tư như giấy Kraft, hạt nhựa, gạch chịu lửa cho sản xuất ở các công ty xi măng và nhập khẩu Clinker để sản xuất xi măng và xi măng để đáp ứng nhu cầu xi măng trong nước, bình ổn thị trường, chống lại những cơn sốt xi măng

Cơ cấu tổ chức của phòng gồm: một trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên thực hiện theo dõi và nhập khẩu các đơn đặt hàng cho từng công

ty xi măng cụ thể

- Chi nhánh công ty:

+ Chi nhánh tại TP Hải Phòng: thực hiện các thủ tục giao nhận hàng tại khu vực phía Bắc, thay mặt công ty xử lý các phát sinh trong quá trình giao nhận hàng tại cảng Hải Phòng

+ Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: thực hiện các thủ tục giao hàng tại khu vực phía nam, thay mặt công ty xử lý các phát sinh trong quá trình thực hiện các hợp đồng

II ĐặC ĐIểM Tổ CHứC Kế TOáN TạI CÔNG TY XUấT NHậP KHẩU

XI MĂNG

1 Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức nh sau:

Sơ đồ 1.3: Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏnCụng ty tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức tập trung Phũng kế toỏn gồm 7 người, mỗi kế toỏn chịu trỏch nhiệm về một cụng việc cụ thể được thể hiện như sau:

- Kế toỏn trưởng: là người giỳp giỏm đốc cụng ty tổ chức và chỉ đạo bộ mỏy kế toỏn, tổ chức thụng tin kinh tế, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toỏn, chấp hành chế độ quản lý kinh tế và phỏp luật của nhà nước

- Phú phũng kế toỏn: là người thay mặt kế toỏn trưởng xử lý cỏc cụng việc khi kế toỏn trưởng đi vắng, giỳp kế toỏn trưởng thực hiện việc quản lý và phụ trỏch cụng việc được phõn cụng Đồng thời, phú phũng kế toỏn kiờm luụn việc kế toỏn thuế

1 nhõn viờn kế toỏn sẽ đảm nhận kế toỏn thanh toỏn, kế toỏn tiền lương, kế toỏn ngõn hàng, 4 nhõn viờn cũn lại sẽ đảm nhận kế toỏn hàng hoỏ, kế toỏn cụng nợ theo từng đơn vị khỏch hàng được giao, cụ thể là:

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán kiêm kế toán thuế

Kế toán hàng hoá, công nợ , theo dõi ngoại tệ kiêm thủ quỹ

Kế toán hàng hoá,

kế toán công nợ

Kế toán hàng hoá, công nợ,

kế toán tổng hợp

- Kế toán thanh toán, tiền lương, kế toán ngân hàng: phụ trách việc thanh toán tiền, có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ thanh toán Đồng thời, kiêm luôn kế toán tiền lương và kế toán các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng.

- Kế toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty xi măng Hoàng Thạch, bao

bì Hoàng Thạch kiêm luôn kế toán tổng hợp: là người theo dõi quá trình từ lúc nhập khẩu hàng hoá cho đến khâu thanh toán đối với khách hàng, đối với nhà cung cấp kết thúc 1 hợp đồng nhập khẩu Đồng thời, tổng hợp các nghiệp

vụ kinh doanh và chi phí cho quá trình kinh doanh, xác định kết quả lãi lỗ của công ty và lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác

- Kế toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty xi măng Hà Tiên 2, Công ty

xi măng Hoàng Mai kiêm luôn kế toán TSCĐ: là người theo dõi từ lúc thực hiện hợp đồng nhập khẩu đến lúc kết thúc hợp đồng nhập khẩu cho một khách hàng mà kế toán này theo dõi Đồng thời, nhân viên này kiêm luôn kế toán TSCĐ theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời về số hiện

có và tình hình biến động của các loại tài sản cố định, tình hình khấu hao TSCĐ, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên trong đơn vị và lập các báo cáo quản trị về TSCĐ

- Kế toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty bao bì Bỉm Sơn, Công ty thạch cao xi măng Hải Phòng: sẽ theo dõi tình hình nhập khẩu từ khâu nhập khẩu đến khâu thanh toán đối với từng hợp đồng nhập khẩu của các đơn vị khách hàng

- Kế toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty xi măng Bút Sơn và một số khách hàng không thường xuyên, chi nhánh TP Hải Phòng và chi nhánh TP

Hồ Chí Minh, đồng thời theo dõi ngoại tệ kiêm luôn thủ quỹ: là người theo dõi tình hình nhập khẩu từ khâu nhập khẩu đến khâu thanh toán đối với từng hợp đồng nhập khẩu, theo dõi tình hình 2 chi nhánh của công ty Đồng thời theo dõi tình hình ngoại tệ và thanh toán ngoại tệ Và cũng là thủ quỹ là người ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu chi tiền mặt

và ngoại tệ

2 Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty

2.1 Các chính sách kế toán áp dụng

Các chính sách kế toán Công ty xuất nhập khẩu xi măng đang áp dụng:

- Chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính,

- Chế độ báo cáo tài chính ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000

- Thông tư 89/2002/TT - BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán (đợt 1) ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/15/2001 của Bộ Tài chính

- Thông tư 105/2003/TT –BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện sáu chuẩn mực kế toán (đợt 2) ban hành theo Quyết định 165/2002/QĐ - BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài chính

- Thông tư số 23/2005/TT- BTC ngày 30/03/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán (đợt 3) ban hành theo Quyết định số 234/2003/QĐ- BTC ngày 30/12/2003 của Bộ Tài chính

- Quyết định số 12/2005/QĐ- BTC ngầy 15/02/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành và công bố sáu chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 4)

- Các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn thực hiện kèm theo

Ngoài những quy định chung thống nhất của Bộ Tài chính, công ty còn áp dụng các chính sách kế toán cụ thể sau:

- Nguyên tắc xác định các khoản tiền: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển gồm:

+ Nguyên tắc các khoản tương đương tiền

+ Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền

sử dụng trong kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được qui đổi ra Việt Nam đồng (VNĐ) theo tỷ giá hạch toán (tỷ giá bình quân tháng) Cuối từng tháng,

kế toán tính ra tỷ giá bình quân cả tháng Và lấy kết quả đó để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ Nhưng tại thời điểm cuối năm (tháng 12) các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được qui đổi theo tỷ giá bình quân liên Ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên

độ kế toán là ngày 31 tháng 12

Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷgiá do đánh giá lại số

dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính

- Nguyên tắc kế toán đối với hàng tồn kho

+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo giá gốc.+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp giá đích danh

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên

- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ

+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc Trong quá trình sử dụng, TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại

+ Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: khấu hao theo phương pháp đường thẳng Khấu hao được ước tính như sau:

Phương tiện vận tải: 6 năm

Thiết bị văn phòng: 4 năm

TSCĐ vô hình: 4 năm

2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Các chứng từ được lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính

Tài khoản cấp 2: 221 tài khoản

Tài khoản cấp 3: 214 tài khoản

Tài khoản cấp 4: 265 tài khoản

Các tài khoản cấp 1 và cấp 2 đều được công ty sử dụng theo đúng quy định của Bộ Tài chính Các tài khoản cấp 3 và 4 được lập ra nhằm phục vụ nhu cầu quản lý chi tiết của công ty

2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản lý, cũng như yêu cầu về trình độ và năng lực của cán bộ kế toán, Công ty xuất nhập khẩu xi măng lựa chọn hình thức sổ áp dụng là hình thức sổ nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản các nghiệp vụ đó, sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để

ghi vào sổ Cái Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ Cái và lấy số liệu của sổ Cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp, từ số liệu bảng cân đối số phát sinh làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các bảng biểu

kế toán khác

Trình tù ghi sổ Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt

Do đặc điểm và qui mô kinh doanh của công ty nên công ty không sử dụng sổ nhật ký đặc biệt.

Từ năm 2004, nắm bắt được khoa học kỹ thuật, nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế, tăng tính chính xác và để đáp ứng việc hạch toán một khối lượng lớn công việc kế toán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính, áp dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003.Trước khi sử dụng phần mềm kế toán này cần phải xây dựng hệ thống danh mục bằng cách mã hoá các đối tượng quản lý trước khi sử dụng

- Mã hoá tài khoản

Bước 1: Các chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc (tập hợp các chứng từ) được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp Sau đó, các chứng từ được cập nhật vào máy tính qua các thiết bị bên ngoài (bàn phím)

Bước 2: Từ các tệp dữ liệu kế toán, máy sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung Các chứng từ được ghi sổ kế toán chi tiết cũng đồng thời được máy tính xử lý trên cơ sở số liệu chứng từ liên quan

Chøng

tõ

gèc

NhËp chøng

tõ vµo m¸y

Chøng

tõ trªn m¸y (c¸c tÖp d÷ liÖu)

Xö lý cña phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y

-Sæ kÕ to¸n tæng hîp -Sæ c¸i -B¸o c¸o tµi chÝnh

Bước 3: Sau khi vào sổ Nhật ký chung, số liệu sẽ được xử lý vào sổ Cái các tài khoản Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết, cuối kỳ máy sẽ lập Bảng tổng hợp số liệu chi tiết.

Bước 4: Thực hiện các bút toán điều chỉnh Cuối kỳ thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, lập bảng cân đối số phát sinh

Bước 5: Sau khi đã thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, căn cứ vào

số liệu từ bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp số liệu chi tiết lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác

2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Công ty lập các báo cáo kế toán nhằm tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ cung cấp cho các nhà quản trị, các cơ quan chức năng và các đối tượng quan tâm tới tình hình tài chính của công ty

Hệ thống báo cáo tài chính của công ty bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01-DN

Ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài chính

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – Mẫu số B02-DN

Ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài chính

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ – Mẫu số B03-DN

Ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài chính

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính – Mẫu số B09-DN

Ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 23/2005/TT-BTC ngày 30/03/2005 của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, Công ty còn lập một số báo cáo như: Báo cáo nhập xuất tồn, Báo cáo doanh thu, Báo cáo quản trị cho công ty và lập các báo cáo tháng về nhập khẩu, về tình hình thanh toán, về lợi nhuận để nộp Tổng công ty xi măng Việt Nam, cục thuế, tổng cục thống kê…

Hàng tháng, hai chi nhánh tại TP Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh phải gửi Báo cáo kế toán (theo hình thức báo sổ) đến Công ty xuất nhập khẩu xi măng Công ty có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo trên để lập thành báo cáo tổng hợp cho toàn công ty

Các báo cáo tài chính được lập hàng tháng và hàng quý để theo dõi tình hình tài chính của công ty

Báo cáo quyết toán năm được lập sau 45 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ

kế toán (31/12)

3 Đặc điểm tổ chức kế toán của các phần hành cụ thể

3.1 Hạch toán quá trình nhập khẩu uỷ thác

3.1.1 Tài khoản sử dụng

+ TK 111 – Tiền mặt

TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam

TK 1112 – Tiền mặt ngoại tệ

+ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

TK 1121 – Tiền VNĐ gửi ngân hàng

TK 1122 – Tiền gửi – ngoại tệ

Chi tiết thành 22 TK cấp 3

+ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường

Chi tiết thành 21 TK cấp 2 và 12 TK cấp 3

TK 1311 - Phải thu của các DN trong nội bộ Tổng công ty

TK 1312 – Phải thu của các DN nhà nước ngoài Tổng công ty

TK 1313 – Phải thu của các DN có vốn nước ngoài

TK 1314 – Phải thu của các DN thuộc thành phần kinh tế khác

+ TK 331 – Phải trả cho người bán

Chi tiết thành 4 TK cấp 2 và 60 TK cấp 3 và 2 TK cấp 4

4 TK cấp 2:

TK 3311 - Phải trả cho các DN trong nội bộ Tổng công ty

TK 3312 – Phải trả cho các DN nhà nước ngoài Tổng công ty

TK 3313 – Phải trả cho các DN có vốn nước ngoài

TK 3314 – Phải trả cho các DN thuộc thành phần kinh tế khác

+ TK 338811 – Bảo hiểm

+ TK 333122 – Thuế GTGT uỷ thác

+ TK 333312 – Thuế nhập khẩu

+ TK 333111 – Thuế GTGT đầu ra phí uỷ thác

+ TK 51134 – Doanh thu nhận uỷ thác nhập khẩu

+ TK 6353 – Chi phí cho hợp đồng mua bán ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá+ TK 5154 – Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ

+ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

+ TK 007 – Ngoại tệ các loại

Chi tiết thành 8 loại ngoại tệ

3.1.2 Chứng từ sử dụng

- Hợp đồng uỷ thác

- Hợp đồng ngoại thương

- Bộ chứng từ ngoại

- Đơn bảo hiểm hàng hoá

- Hoá đơn thu phí bảo hiểm

- Giấy báo nợ của Ngân hàng

- Giấy báo có của Ngân hàng

- Giấy thông báo nộp thuế

- Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị

- Biên bản giao nhận hàng hoá

- Giấy báo phương tiện đến giao hàng

- Giấy gửi hàng kiêm giấy vận chuyển hàng hoá

- Tê khai hàng hoá nhập khẩu (tờ khai hải quan)

- Biên lai thu lệ phí hải quan

- Tê khai trị giá tính thuế hàng hoá nhập khẩu

- Giấy thông báo đòi tiền (Debit note)

- Hoá đơn giá trị gia tăng cho hàng hoá nhập khẩu

- Hoá đơn giá trị gia tăng cho hoa hồng được hưởng

Trình tự lập chứng từ:

Khi nhận được đơn đặt hàng của các công ty xi măng, căn cứ vào khả năng của mình có thể cung cấp được dịch vụ uỷ thác, công ty sẽ chấp nhận đơn đặt hàng và tiến hành ký hợp đồng nội (hợp đồng uỷ thác) với các công ty

xi măng (người mua dịch vụ uỷ thác)

Công ty nghiên cứu thị trường và lựa chọn một nhà cung cấp có thể đáp ứng tốt nhất các yêu cầu trong đơn đặt hàng, công ty sẽ ký hợp đồng ngoại thương (contract) với nhà cung cấp nước ngoài Trong hợp đồng ghi rõ điều

khoản về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán.

Công ty sẽ mở L/C cho nhà cung cấp, nếu nhà cung cấp chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng Người xuất khẩu sẽ lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng gửi 2 bản cho Ngân hàng mở L/C và 1 bản gửi trực tiếp cho công ty Công ty sẽ ký hậu và gửi Bộ chứng từ đó xuống cho Chi nhánh của Công ty tại TP Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh Bộ chứng từ bao gồm:

1 Vận đơn (Bill of lading)

2 Hợp đồng thương mại (Invoice)

3 Đóng gãi (Packing list)

4 Chứng nhận xuất xứ hàng hoá - C/O (Certificate of origin)

5 Chứng nhận chất lượng hàng hoá - C/Q (Certificate of quality)

6 Chứng nhận số lượng hàng hoá (Certificate of quantity)

7 Chứng thư giám định (Inspection Certificate)

Nhưng do điều kiện vận chuyển hàng nhập khẩu ở nước ta thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất, đặc biệt là vận chuyển đường biển Nên công ty thường mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu Tuỳ trong hợp đồng thương mại (Invoice) qui định, có thể nhập khẩu theo giá CIF hoặc giá CF Nếu mua theo giá CIF thì công ty sẽ mua bảo hiểm ở nước ngoài (thường là những hàng hoá nhập

từ châu Âu) Khi đó, sẽ có thêm giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance) Còn nếu công ty mua bảo hiểm trong nước khi nhập khẩu theo giá CF, thường mua

ở công ty Bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt) thì sẽ thêm chứng từ Đơn bảo hiểm hàng hoá và Hoá đơn thu phí bảo hiểm Khi thanh toán tiền bảo hiểm sẽ nhận được Giấy báo nợ của Ngân hàng

Khi hàng về đến cảng hoặc sân bay, cơ quan hải quan sẽ lập Tờ khai hàng hoá nhập khẩu và công ty sẽ nhận được Biên lai thu lệ phí hải quan, giấy thông báo nộp thuế và các chứng từ chi hộ liên quan đến việc nhập khẩu Khi thanh toán tiền thuế và các khoản chi hộ sẽ nhận được Giấy báo nợ của ngân hàng

Khi hàng chuẩn bị về đến cảng, người bán (bên nhập khẩu) phải thông báo cho bên mua để thu xếp nhận hàng trong trường hợp bên mua tự vận chuyển, thu xếp phương tiện vận tải để chuyên chở sẽ có Giấy báo phương tiện đến giao hàng Với tờ khai hải quan và Bộ chứng từ được gửi xuống, chi nhánh nhận hàng và giao hàng cho người mua, hai bên sẽ tiến hành lập Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị; Biên bản giao nhận hàng và Giấy gửi hàng kiêm giấy vận chuyển hàng hoá Bên mua nhận hàng kiểm tra, nếu đảm bảo yêu cầu thì chấp nhận thanh toán, nếu không đảm bảo thì có thể đòi bồi thường Công ty

sẽ gửi Debit note cho bên cung cấp nước ngoài, khi bên nước ngoài thanh toán thì công ty sẽ chuyển số tiền đó cho bên uỷ thác

Ngân hàng sẽ gửi 2 bộ chứng từ xuống cho công ty, phòng kế toán 1 bộ, phòng nhập khẩu 1 bé Chi nhánh gửi chứng từ về phòng kế toán Phòng kế toán sẽ tính ra số tiền hàng còn lại và số tiền hoa hồng được hưởng và phí giao dịch, sau đó lập Hoá đơn giá trị gia tăng cho hàng nhập khẩu và Hoá đơn giá trị gia tăng cho hoa hồng được hưởng Khi đơn vị giao uỷ thác thanh toán tiền thường thanh toán qua Ngân hàng thì sẽ nhận được giấy báo có của Ngân hàng

3.1.3 Trình tự hạch toán

(6b) (6a)

(6b) (6a)

(9)

TK 911 TK 511

(11)

(11) (8) (8) (5)

1122

(1) Công ty xi măng có nhu cầu nhập khẩu đặt trước tiền cho công ty đúng bằng số tiền

mà công ty nhận uỷ thác phải ký quỹ để mở L/C tuỳ theo từng lần nhập khẩu thường là 20% giá trị lô hàng, nhưng cũng có trường hợp không ứng trước tiền hàng tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng uỷ thác Nếu ứng trước tiền hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 151- chi tiết hàng nhập khẩu

Có TK 1122

Có TK 331- chi tiết nhà cung cấp

+ Nếu phải ký quỹ:

Nợ TK 151- chi tiết hàng nhập khẩu

Có TK 144