Luận án tiến sĩ : Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện công

việc tổ chức HTTTKT, nhất là trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin CNTT sẽ giúp cho các bệnh viện có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, nâng cao hiệu suất và hiệu

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của riêng tôi, các dữ liệu, lập luận, phân tích, đánh giá và kết quả trong luận án là trung thực Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về những nội dung đã trình bày trong luận án này

Tác giả luận án

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG vii

DANH MỤC HÌNH ix

MỞ ĐẦU 1

i Tính cấp thiết của đề tài luận án 1

ii Mục tiêu nghiên cứu 5

iii Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

iv Ý nghĩa khoa học và những đóng góp của luận án 7

v Kết cấu luận án 8

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BỆNH VIỆN 10

1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 10

1.1.1 Bản chất của hệ thống thông tin kế toán 10

1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán 15

1.1.3 Các hướng nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán 16

1.2 Tổng quan nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán bệnh viện 24

1.2.1 Giới thiệu khái quát về bệnh viện 24

1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán bệnh viện trong điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể 27

1.2.3 Các nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán bệnh viện 30

1.3 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện công Việt Nam 33

1.3.1 Đặc điểm quản lý tài chính tại các bệnh viện công 33

1.3.2 Các nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán tại các bệnh viện công Việt Nam 38 CHƯƠNG 2 THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU 46

2.1 Bối cảnh nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu 46

2.1.1 Bối cảnh nghiên cứu 46

2.1.2 Các giả thuyết nghiên cứu 50

2.2 Phương pháp nghiên cứu 58

2.2.1 Phương pháp nghiên cứu định tính 58

2.2.2 Phương pháp nghiên cứu định lượng 62

2.3 Phương pháp thiết kế hệ thống thông tin kế toán 66

CHƯƠNG 3 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ NHẬN DIỆN YÊU CẦU MỚI ĐỐI VỚI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG 69

3.1 Phân tích mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và các hệ thống thông tin chức năng khác tại bệnh viện công theo cách tiếp cận chu trình 69

3.1.1 Chu trình cung ứng 69

3.1.2 Chu trình khám và điều trị 71

3.1.3 Chu trình thu viện phí 75

3.1.4 Chu trình tài chính 77

3.2 Phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán bệnh viện theo cách tiếp cận tổng thể và đa chiều 78

3.2.1 Mối liên hệ giữa chu trình hoạt động và các phần hành kế toán 79

3.2.2 Mối liên hệ giữa các phần hành kế toán với các nguồn lực, phương pháp và quy trình hạch toán 81

3.3 Nhận diện yêu cầu mới đối với hệ thống thông tin kế toán 84

3.3.1 Về nội dung thông tin cần được cung cấp bổ sung 85

3.3.2 Về phương thức xử lý thông tin 86

3.3.3 Đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại các bệnh viện công hiện nay 87

3.3.4 Kết quả nghiên cứu về mối quan hệ giữa khả năng cung cấp thông tin và phương thức xử lý thông tin 94

3.4 Kết quả nghiên cứu về các nhân tố tác động đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện công 95

3.4.1 Đánh giá thang đo 96

3.4.2 Kiểm định mô hình và các giả thuyết nghiên cứu 101

3.4.3 Hàm ý của kết quả nghiên cứu về các nhân tố tác động đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán 103

3.5 Định hướng thiết kế hệ thống thông tin kế toán dựa trên các kết quả nghiên cứu 105

CHƯƠNG 4 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG 107

4.1 Xây dựng bộ mã các đối tượng 107

4.1.1 Khai thác và vận dụng các bộ mã chuẩn của ngành 107

4.1.2 Xây dựng các bộ mã riêng của bệnh viện 107

4.2 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng 110

4.2.1 Tổ chức CSDL 110

4.2.2 Tổ chức dữ liệu và quy trình xử lý nhập kho thuốc, vật tư y tế 112

4.3 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình khám và điều trị 116

4.3.1 Nguyên tắc tổ chức cơ sở dữ liệu và hạch toán chi phí 117

4.3.2 Thiết kế hệ thống thông tin theo dõi từng bệnh nhân 122

4.3.3 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán chi phí của bệnh nhân theo khoa điều trị 123

4.3.4 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán chi phí của bệnh nhân theo từng lần khám và chỉ định 125

4.3.5 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán chi phí của bệnh nhân theo từng loại chi phí 125

4.3.6 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán chi phí của bệnh nhân theo đợt điều trị 129

4.3.7 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán chi phí và tính giá thành từng loại dịch vụ kỹ thuật y tế, từng trường hợp bệnh 131

4.4 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí 138

4.5 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài chính 145

4.5.1 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để hạch toán tiền lương 145

4.5.2 Thiết kế hệ thống thông tin đối với tài sản cố định 148

4.5.3 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để xác định kết quả tài chính 150

4.5.4 Thiết kế hệ thống thông tin kế toán để cung cấp thông tin kế toán tổng hợp và chi tiết 153

4.6 Đề xuất triển khai thiết kế hệ thống thông tin kế toán 156

4.6.1 Những khó khăn 156

4.6.2 Các đề xuất 157

KẾT LUẬN 160

DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC ĐÃ CÔNG BỐ ……… 164

TÀI LIỆU THAM KHẢO……….… 166

DANH MỤC PHỤ LỤC ……… 181

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Viết tắt tiếng Việt

BCTC: Báo cáo tài chính

BHYT: Bảo hiểm y tế

CLS: Cận lâm sàng

CSDL: Cơ sở dữ liệu

CNTT: Công nghệ thông tin

DVKT: Dịch vụ kỹ thuật

ĐVSN: Đơn vị sự nghiệp

HTTT: Hệ thống thông tin

HTTTKT: Hệ thống thông tin kế toán

NSNN: Ngân sách Nhà nước

SXKD: Sản xuất kinh doanh

TK: Tài khoản

TSCĐ: Tài sản cố định

VTYT: Vật tư y tế

Viết tắt tiếng Anh

CFA: Confirmatory Factor Analysis - Phân tích nhân tố khẳng định EFA: Exploratory Factor Analysis - Phân tích nhân tố khám phá ERP: Enterprise Resourses Planning – Hệ thống hoạch định nguồn

lực doanh nghiệp IQ: Information Quality - Chất lượng thông tin

PU: Perceived Usefullness - Nhận thức về tính hữu ích

SQ: System Quality – Chất lượng hệ thống

TF: Task Fulfillment - Đảm bảo chức năng

US: User satisfaction - Sự hài lòng của người sử dụng

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Quy trình quản lý tài chính tài các bệnh viện công 37

Bảng 2.1 Danh sách bệnh viện tham gia nghiên cứu điển hình 59

Bảng 2.2 Dung lượng và phân bổ mẫu khảo sát cán bộ quản lý 64

Bảng 2.3 Dung lượng và phân bổ mẫu khảo sát kế toán bệnh viện 65

Bảng 3.1 Kết quả khảo sát sự cần thiết phải cung cấp thông tin về các nội dung 85 Bảng 3.2 Kết quả khảo sát yêu cầu về phương thức xử lý thông tin kế toán 87

Bảng 3.3 Kết quả khảo sát tình hình cung cấp thông tin về viện phí 88

Bảng 3.4 Kết quả khảo sát tình hình hạch toán và cung cấp thông tin về chi phí 90 Bảng 3.5 Kết quả khảo sát mức độ ứng dụng CNTT 92

Bảng 3.6 Phân tích tương quan giữa “Giá thành từng trường hợp bệnh” và phần mềm quản lý tổng thể 95

Bảng 3.7 Kết quả phân tích EFA 98

Bảng 3.8 Độ tin cậy tổng hợp và phương sai trích của các thang đo 100

Bảng 3.9 Kết quả kiểm định giả thuyết 101

Bảng 3.10 Mối quan hệ giữa các nhân tố 103

Bảng 4.1 Đề xuất xây dựng bộ mã một số đối tượng chủ yếu 108

Bảng 4.2 Cấu trúc tập tin DANH_MUC_THUOC_VAT_TU 110

Bảng 4.3 Cấu trúc tập tin PHIEU_NHAP_KHO 112

Bảng 4.4 Cấu trúc tập tin CHI_TIET_PNK 113

Bảng 4.5 Cấu trúc tập tin NHAT_KY 114

Bảng 4.6 Cấu trúc tập tin CHI_TIET_NK 114

Bảng 4.7 Cấu trúc tập tin DANH_MUC_NHA_CUNG_CAP 116

Bảng 4.8 Nội dung danh mục chi phí trong các bệnh viện công 119

Bảng 4.9 Cấu trúc tập tin DANH_MUC_GIUONG_BENH 123

Bảng 4.10 Cấu trúc tập tin CHUYEN_KHOA_BUONG 124

Bảng 4.11 Cấu trúc tập tin CHI_DINH_THUOC 126

Bảng 4.12 Cấu trúc tập tin CHI_DINH_DVKT_CLS 129

Bảng 4.13 Cấu trúc tập tin CHI_TIET_CHI_PHI_KCB 132

Bảng 4.14 Chi phí theo phương pháp Top-down 136

Bảng 4.15 Cấu trúc tập tin THANH_TOAN_RA_VIEN 140

Bảng 4.16 Cấu trúc tập tin DANH_MUC_NOI_DUNG_THANH_TOAN 141

Bảng 4.17 Cấu trúc tập tin BIEN_LAI_THU_VIEN_PHI 141

Bảng 4.18 Cấu trúc tập tin THEO_DOI_TAM_UNG 143

Bảng 4.19 Cấu trúc tập tin LUONG_VA _THU_NHAP 147

Bảng 4.20 Cấu trúc tập tin DANH_MUC_TSCD 148

Bảng 4.21 Cấu trúc tập tin KHAU_HAO_TSCĐ 150

Bảng 4.22 Nguồn thu của các hoạt động tại bệnh viện 152

Bảng 4.23 Xác định chệnh lệch thu chi riêng 153

Bảng 4.24 Cấu trúc tập tin SO_CAI 154

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán 14

Hình 1.2 Mô tả hoạt động khám và điều trị tại bệnh viện 26

Hình 1.3 Liên kết dữ liệu trong hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện 29

Hình 2.1 Mô hình nghiên cứu đề xuất về các nhân tố tác động đến sự thành công của HTTTKT bệnh viện 56

Hình 3.1 Mối quan hệ chức năng trong chu trình cung ứng 71

Hình 3.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình khám và điều trị 75

Hình 3.3 Mối liên hệ giữa chu trình hoạt động và đối tượng kế toán 80

Hình 3.4 Mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành HTTTKT 84

Hình 3.5 Kết quả CFA của các thang đo 99

Hình 3.6 Kết quả mô hình cấu trúc SEM chuẩn hóa 102

Hình 4.1 Sơ đồ liên kết dữ liệu chỉ định điều trị trong mỗi lần khám 130

Hình 4.2 Sơ đồ liên kết dữ liệu để xác định chi phí thuốc bệnh nhân phải trả 139 Hình 4.3 Sơ đồ liên kết dữ liệu xác định viện phí của từng bệnh nhân 142

MỞ ĐẦU

i Tính cấp thiết của đề tài luận án

Bệnh viện đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ y tế, thực hiện hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực y học Tại Việt Nam, bệnh viện công được xem là xương sống của hệ thống y tế, với 910 bệnh viện, chiếm hơn 85% tổng số các bệnh viện trong cả nước (Tổng cục thống kê, 2012) Bệnh viện công là đơn vị sự nghiệp (ĐVSN) công lập, được Nhà nước đầu tư cơ sở vật chất và cấp kinh phí hoạt động để thực hiện nhiệm vụ khám chữa bệnh cho nhân dân Trong những năm qua, hoạt động của các bệnh viện công đã và đang có những thay đổi đáng

kể dưới tác động của cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ

chức bộ máy, biên chế và tài chính theo tinh thần Nghị định 43/2006/NĐ-CP (gọi tắt

là Nghị định 43) Trong đó, cơ chế tự chủ về tài chính đã cho phép các bệnh viện

công được chủ động trong việc sử dụng nguồn kinh phí do Nhà nước cấp và các khoản thu được để lại để thực hiện nhiệm vụ khám chữa bệnh trên cơ sở tiết kiệm chi phí,

tự chủ trong việc phân phối khoản chênh lệch thu chi nhằm từng bước tăng cường cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ, cải thiện và nâng cao đời sống cán bộ viên chức của đơn

việc tổ chức HTTTKT, nhất là trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) sẽ giúp cho các bệnh viện có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán

Hiện nay, trong điều kiện chuyển đổi cơ chế quản lý tài chính theo hướng tự chủ, HTTTKT tại các bệnh viện công cần có những thay đổi để đáp ứng được các yêu cầu về thông tin kế toán của các cấp quản lý và các bộ phận tác nghiệp Xuất phát từ thực tế đó, những năm qua đã có một số công trình nghiên cứu về kế toán tại các bệnh viện công Những nghiên cứu này đã mô tả một bức tranh toàn cảnh về tổ chức công tác kế toán trong các bệnh viện công tại Việt Nam, nhận diện những thành công và hạn chế, bất cập về tổ chức bộ máy kế toán, chứng từ, tài khoản (TK), báo cáo kế toán, công tác kế toán quản trị cũng như tình hình ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác kế toán (Lê Kim Ngọc, 2009; Lê Thị Thanh Hương, 2012; Bùi Thị Yến Linh, 2014) Các nghiên cứu trên cũng phân tích nguyên nhân của những hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tại các bệnh viện công trên phương diện khách quan như cơ chế, chính sách, thiếu các quy định, hướng dẫn và phương diện chủ quan như nhận thức của lãnh đạo các bệnh viện công còn chậm đổi mới, trình độ nhân viên

kế toán chưa đồng đều và chưa được quan tâm đúng mức, mức độ ứng độ CNTT chưa cao, vấn đề phối hợp công việc giữa các bộ phận chưa tốt Xuất phát từ thực tế công tác kế toán tại các bệnh viện công, hệ thống các giải pháp chi tiết nhằm hoàn thiện HTTTKT trên phương diện kế toán tài chính, gồm các nội dung về chứng từ, TK kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán được đề xuất Các đề xuất này là khá rõ nét, phù hợp với điều kiện thực tế tại các bệnh viện công hiện nay nên hoàn toàn có thể triển khai áp dụng trong thực tế Bên cạnh đó, cũng đã có các nghiên cứu đưa ra định hướng nhằm triển khai thực hiện công tác kế toán quản trị (Lê Thị Thanh Hương, 2012) và ứng dụng CNTT trong công tác kế toán (Lê Kim Ngọc, 2009; Bùi Thị Yến Linh, 2014)

Ngoài những thành công nêu trên, cách tiếp cận vấn đề nghiên cứu về HTTTKT trong các bệnh viện công tại Việt Nam thời gian qua còn thiên về mô tả thực trạng với các phương pháp nghiên cứu phổ biến là nghiên cứu trường hợp, quan

sát và phỏng vấn số ít Bên cạnh đó, các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chưa dựa trên việc khảo sát, nhận diện yêu cầu của người sử dụng thông tin kế toán nên chưa thật sự thuyết phục Ngoài ra, theo xu hướng hiện nay, để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán thì việc ứng dụng CNTT tại các bệnh viện công không chỉ dừng lại ở việc sử dụng các phần mềm quản lý riêng lẻ mà cần hướng đến ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Đây là giải pháp hoàn chỉnh cho việc hoàn thiện HTTTKT tại các bệnh viện công như nghiên cứu của Lê Kim Ngọc (2009) đã chỉ rõ Tuy nhiên,

Lê Kim Ngọc (2009) cũng chỉ dừng lại ở việc hoàn thiện phân hệ quản lý tài chính chứ chưa đưa ra cách tiếp cận và giải pháp thiết kế cụ thể HTTTKT trong điều kiện

áp dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

Thêm vào đó, sau nhiều năm thực hiện, cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định

43 được áp dụng chung cho tất cả các loại hình ĐVSN công lập nên đã bộc lộ những bất cập, không phát huy được tính tích cực đối với các bệnh viện công do những đặc thù trong hoạt động của bệnh viện và chính sách giá viện phí (Bộ Y tế và Ngân hàng Thế giới, 2011) Các bệnh viện công được chủ động tăng nguồn thu viện phí nhưng

Bộ Y tế lại quy định giá viện phí chỉ đủ bù đắp các khoản chi phí trực tiếp như tiền thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao… để thực hiện dịch vụ nên nguồn thu này được sử dụng gần như toàn bộ để phục vụ hoạt động khám và điều trị trực tiếp cho bệnh nhân Cho nên, để đảm bảo chất lượng dịch vụ khám và điều trị, bệnh viện không thể thực hiện “tiết kiệm” các khoản chi phí trực tiếp để gia tăng chênh lệch thu chi Đây là điểm khác biệt giữa các bệnh viện công với các ĐVSN có thu khác (Trương Bá Thanh và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2014) Do đó, để giải quyết bài toán thu nhập cho người lao động, tạo động lực phát triển, các bệnh viện công có xu hướng tập trung đầu tư vào lĩnh vực sinh lợi cao, phục vụ nhóm bệnh nhân có khả năng chi trả (Viện chiến lược và chính sách y tế, 2009) Đây có thể sẽ là động cơ để các bệnh viện công sử dụng các nguồn lực đã được Nhà nước đầu tư cho hoạt động dịch vụ, từ đó tạo ra xu hướng dịch chuyển các nguồn lực vật chất và con người để phát triển mạnh loại hình này Trong khi đó, hệ thống kế toán đang áp dụng tại các bệnh viện công chưa cho phép hạch toán tách biệt giữa hoạt động khám và điều trị theo chức năng nhiệm vụ

và khám và điều trị dịch vụ Sự nhập nhằng, khó kiểm soát hoạt động khám và điều trị dịch vụ hiện đang là mối quan tâm của xã hội đối với các bệnh viện công hiện nay.

Trước những bất cập của cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định 43 đối với các bệnh viện công, sau một thời gian chuẩn bị, Chính phủ (2012) đã ban hành Nghị định

85/2012/NĐ-CP (gọi tắt là Nghị định 85) quy định riêng về cơ chế hoạt động, cơ chế

tài chính đối với các ĐVSN y tế công lập và quy định giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập Với những quy định riêng về cơ chế quản lý tài chính và chính sách điều chỉnh giá viện phí theo hướng tính đủ chi phí

đã và sẽ tạo ra những biến đổi sâu sắc trong hoạt động của các bệnh công nói chung, của HTTTKT nói riêng Khi đó, vai trò của HTTTKT rất quan trọng, không chỉ đơn thuần là việc hạch toán thu chi và quyết toán kinh phí mà hơn cả là phải cung cấp được các thông tin cần thiết cho các cấp quản lý trong công tác điều hành hoạt động của từng bệnh viện một cách tối ưu, hiệu quả Song song với việc xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính một cách chính xác, kịp thời theo yêu cầu của các cấp quản

lý, HTTTKT trong các bệnh viện phải chú trọng công tác kế toán quản trị, đặc biệt quản trị chi phí Do đó, cần tiếp tục có những nghiên cứu sâu hơn về HTTTKT tại các bệnh viện công, đặc biệt là nhận diện được những yêu cầu mới của hệ thống này trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính hiện nay

Bên cạnh đó, kinh nghiệm quốc tế cho thấy chỉ riêng việc tạo ra cơ chế tự chủ tài chính không giúp các bệnh viện cải thiện được hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu hiệu quả mà cần phải tăng cường năng lực quản lý, đặc biệt chú trọng hoàn thiện

hệ thống thông tin (HTTT) quản lý bệnh viện (Bộ Y tế và Ngân hàng thế giới, 2011)

Do đó, việc ứng dụng những tiến bộ của CNTT được xem là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu để nâng cao chất lượng hoạt động của các bệnh viện công (Bộ Y tế, 2010) Hiện nay đã có một số phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện được áp dụng thành công tại một số bệnh viện lớn, tuy nhiên vì những lý do liên quan đến bảo mật giải pháp công nghệ mà chưa có những công bố chính thức các nghiên cứu liên quan đến thiết kế HTTTKT trong các bệnh viện công Trong khi đó, việc trang bị các phần mềm quản lý tổng thể vượt quá khả năng tài chính của rất nhiều bệnh viện công, nhất

là các bệnh viện có quy mô nhỏ, ở tuyến quận, huyện Do đó, nghiên cứu và công bố các nội dung giúp các bệnh viện công thiết kế được HTTTKT đáp ứng tốt các yêu cầu mới theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể là rất có ý nghĩa Việc ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể sẽ tác động rất lớn đến HTTTKT của bệnh viện Khi đó, HTTTKT là một bộ phận không thể tách rời với hệ thống quản lý tổng thể, là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận chức năng trong bệnh viện trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của bệnh viện Việc vẫn tiếp tục tổ chức hệ thống kế toán theo các phần hành như hiện nay có thể sẽ không phù hợp, không phát huy vai trò của kế toán trong điều kiện mới

Như vậy, việc xây dựng và hoàn thiện HTTTKT có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quản lý ở các bệnh viện công nhất là trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính hiện nay HTTTKT cần phải đổi mới nhằm đáp ứng yêu cầu mới trong quản lý cũng như phù hợp với cơ chế chính sách về tài chính đối với các bệnh viện công Do

đó, việc thực hiện nghiên cứu chuyên sâu về HTTTKT để xác định các yêu cầu mới, phân tích đánh giá hệ thống hiện tại nhằm hướng đến việc thiết kế và xây dựng HTTTKT phát huy được đầy đủ vai trò chức năng của hệ thống là hết sức cần thiết

Chính vì thế, đề tài “PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG

TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG” được tác giả chọn làm đề tài

luận án tiến sĩ

ii Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở tính cấp thiết của đề tài, mục tiêu nghiên cứu tổng quát được xác

định là: Phân tích và thiết kế HTTTKT dựa trên nền tảng ứng dụng CNTT để hỗ

trợ cho việc quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động của các bệnh viện công trong cơ chế tự chủ tài chính hiện nay

Để đạt được mục tiêu đó, tác giả xác định các mục tiêu nghiên cứu cụ thể như sau:

- Tổng hợp và phát triển những lý luận về HTTTKT nói chung, HTTTKT bệnh viện nói riêng trong điều kiện ứng dụng CNTT theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

- Nhận diện yêu cầu mới và phân tích, đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu mới về nội dung thông tin cũng như phương thức xử lý thông tin của HTTTKT tại các bệnh viện công trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính

- Xác định các nhân tố tác động đến sự thành công của HTTTKT bệnh viện

- Định hướng và thực hiện thiết kế HTTTKT tại các bệnh viện dựa trên nền tảng ứng dụng CNTT nhằm đáp ứng được các yêu cầu mới đặt ra đối với HTTTKT

iii Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: “HTTTKT tại các bệnh viện công trong điều kiện ứng dụng CNTT”

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung vào nghiên cứu, khảo sát các bệnh viện công được xếp hạng từ hạng III trở lên Thời gian thực hiện khảo sát các bệnh viện công trong năm 2013

Hoạt động trong các bệnh viện công rất đa dạng bao gồm hoạt động khám chữa bệnh, nghiên cứu khoa học, đào tạo, xây dựng cơ bản và các hoạt động dịch vụ khác Với đối tượng nghiên cứu đã xác định, luận án đi sâu nghiên cứu HTTTKT có liên quan đến hoạt động chủ yếu nhất của bệnh viện là hoạt động khám chữa bệnh

Việc phân tích và thiết kế HTTTKT nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin tại các bệnh viện công có liên quan đến rất nhiều đối tượng sử dụng thông tin Để phù hợp với mục tiêu nghiên cứu và khả năng thực tế trong việc thực hiện nghiên cứu, luận án giới hạn đối tượng khảo sát trong điều tra diện rộng là lãnh đạo bệnh viện, lãnh đạo quản lý tại bộ phận kế toán và các khoa/phòng, đây là đối tượng chủ yếu sử dụng các thông tin kế toán để ra các quyết định quản lý Bên cạnh đó, đề tài cũng giới hạn việc thiết kế HTTTKT chủ yếu tập trung nội dung quan trọng nhất là thiết kế cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu (CSDL) và mối quan hệ giữa các tập tin này

iv Ý nghĩa khoa học và những đóng góp của luận án

Về mặt lý luận đề tài có những đóng góp sau:

Thứ nhất, hệ thống hóa và phát triển những lý luận về HTTTKT nói chung,

HTTTKT bệnh viện nói riêng: Thông qua việc tổng hợp và phát triển các cách tiếp

cận nghiên cứu khác nhau về HTTTKT góp phần bổ sung các kiến thức nhằm làm rõ nội dung, bản chất của HTTTKT - một lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ ở Việt Nam

Thứ hai, nhận diện và tổ chức các chu trình kế toán trong các bệnh viện công:

Trên cơ sở đặc điểm hoạt động của bệnh viện công, luận án đề xuất tổ chức HTTTKT tại các bệnh viện công theo bốn chu trình: chu trình cung ứng, chu trình khám và điều trị, chu trình thu viện phí và chu trình tài chính

Thứ ba, xây dựng mô hình các nhân tố tác động đến sự thành công của

HTTTKT bệnh viện: Nghiên cứu này đã xây dựng và kiểm định mô hình các nhân tố

tác động đến sự thành công của HTTTKT bệnh viện thông qua sự hài lòng của người

sử dụng HTTTKT Bên cạnh ba nhân tố được các nghiên cứu trước xác định là chất lượng thông tin, chất lượng hệ thống, nhận thức về tính hữu ích của HTTTKT, nghiên cứu này đề xuất thêm nhân tố “đảm bảo chức năng” phù hợp với thực tiễn nhận thức

về HTTTKT và đặc thù hoạt động của bệnh viện tại Việt Nam

Bên cạnh những điểm mới và đóng góp về mặt lý luận, luận án cũng có ý nghĩa thực tiễn nhất định:

Thứ nhất, kết quả nghiên cứu nhận diện được những yêu cầu mới về nội dung

thông tin và phương thức xử lý thông tin trên cơ sở tổng hợp ý kiến khảo sát 238 cán

bộ quản lý các cấp và đánh giá thực tế công tác kế toán thông qua điều tra 125 bệnh viện công trên khắp cả nước Đây là tài liệu tham khảo có giá trị để điều chỉnh, bổ sung thiết kế HTTTKT nhằm đáp ứng các yêu cầu mới đối với HTTTKT trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính hiện nay

Thứ hai, nhận diện và phân loại các chi phí phát sinh trong hoạt động của các

bệnh viện công từ đó thiết kế các TK chi tiết về chi phí theo hướng kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị chi phí đồng thời đề xuất việc phân bổ chi phí chung

theo phương pháp Top-down để hướng đến xác định giá thành từng loại dịch vụ y tế, từng trường hợp bệnh, kết quả tài chính riêng cho từng loại hoạt động…

Thứ ba, thiết kế HTTTKT tại các bệnh viện công bao gồm việc thiết kế bộ mã

các đối tượng, cấu trúc các tập tin CSDL và mối liên hệ giữa các CSDL cũng như xây dựng quy trình xử lý thông tin theo định hướng ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Đây sẽ là tài liệu tham khảo có ý nghĩa, làm cơ sở để các bệnh viện công vận dụng thiết kế HTTTKT đáp ứng được các yêu cầu mới về thông tin của các đối tượng sử dụng

Chương 1 Tổng quan nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán bệnh viện

Chương này thực hiện tổng quan các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến đề tài nhằm xác định những nội dung nghiên mà đề tài sẽ kế thừa

và phát triển cũng như những cơ sở lý luận làm nền tảng nghiên cứu của đề tài

Chương 2 Thiết kế nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu tổng quan, chương này xây dựng các giả thuyết nghiên cứu và xác định các phương pháp nghiên cứu áp dụng để đạt được các mục tiêu nghiên

cứu

Chương 3 Kết quả phân tích và nhận diện yêu cầu mới đối với HTTTKT trong các bệnh viện công

Chương 3 phân tích mối quan hệ giữa HTTTKT với các HTTT chức năng

khác cũng như mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành HTTTKT nhằm hiểu rõ bản chất của HTTTKT tại các bệnh viện công Sau đó, chương này trình bày kết quả nhận

diện các yêu cầu mới đối với HTTTKT trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính cũng như đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu mới này của HTTTKT hiện nay Cuối cùng, kết quả nghiên cứu về các nhân tố tác động đến sự thành công của HTTTKT bệnh viện thông qua sự hài lòng của người sử dụng được công bố Trên cơ sở các kết quả nghiên cứu, chương này cũng xác định các định hướng trong việc thiết

kế HTTTKT tại các bệnh viện công

Chương 4 Thiết kế HTTTKT tại các bệnh viện công

Chương này sẽ trình bày các nội dung thiết kế HTTTKT theo từng chu trình: cung ứng, khám và điều trị, thu viện phí và tài chính Ngoài việc thiết kế bộ mã các đối tượng, cấu trúc các tập tin CSDL và mối liên hệ giữa các CSDL tại các bệnh viện công được thiết kế cụ thể nhằm xây dựng và hoàn thiện HTTTKT đáp ứng các yêu cầu mới của hệ thống trong điều kiện hiện nay

Kết luận

Phần này sẽ hệ thống lại các kết quả nghiên cứu, nhận diện những điểm mới

về mặt lý luận và thực tiễn cũng như những hạn chế của luận án, đồng thời gợi mở các hướng nghiên cứu mới liên quan

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BỆNH VIỆN

1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

1.1.1 Bản chất của hệ thống thông tin kế toán

Để hiểu được bản chất của HTTTKT trước hết phải xuất phát từ việc nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của HTTTKT Theo đó, HTTTKT thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định (Romney và Steinbart, 2012; Richard, Galinas và Wheeler, 2012; Salehi và cộng sự, 2010; Boochholdt, 1999; ) Như vậy, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sự hình thành và vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức

HTTTKT không chỉ là công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành và ra quyết định của các cấp quản lý bên trong và bên ngoài tổ chức mà còn đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức năng Tổ chức HTTTKT hiệu quả, phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của hệ thống này trong điều kiện ứng dụng CNTT nhằm tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ tổ chức nào Điều này chỉ thực hiện tốt khi nhận thức đúng bản chất của HTTTKT

HTTTKT gồm nhiều yếu tố cấu thành có mối liên hệ rất phức tạp Hiện nay,

có nhiều cách tiếp cận để hiểu được bản chất của HTTTKT

1.1.1.1 Tiếp cận theo phần hành kế toán

Hiện nay để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán người ta thường tổ chức HTTTKT theo các phần hành Toàn bộ dữ liệu

kế toán được phân loại và xử lý theo từng phần hành nhất định như phần hành kế toán tiền, kế toán vật tư, kế toán công nợ, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm,

kế toán tiêu thụ, kế toán tổng hợp Kế toán các phần hành theo dõi và cung cấp thông

tin về số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng kế toán Mỗi phần hành kế toán có thể do một nhân viên kế toán phụ trách một cách độc lập Nhân viên phụ trách phần hành kế toán nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan và thực hiện việc phân loại, ghi sổ kế toán theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành Cách tiếp cận này hướng đến đối tượng kế toán, là cách tiếp cận phổ biến nhất và còn được xem là cách tiếp cận theo phần hành

1.1.1.2 Tiếp cận theo hướng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán

Con người là yếu tố quan trọng nhất, quyết định sự hình thành và tồn tại của HTTTKT cho dù hệ thống đó được thực hiện thủ công hay ứng dụng CNTT hiện đại Tiếp cận HTTTKT chú trọng đến yếu tố con người cũng là một cách tiếp cận phổ biến, trong đó hướng nghiên cứu chủ yếu là các mô hình tổ chức công tác kế toán và

tổ chức bộ máy kế toán Mô hình tổ chức công tác kế toán liên quan đến phân công trách nhiệm trong xử lý thông tin kế toán giữa các cấp trong một hệ thống quản lý tùy thuộc vào phân cấp quản lý tài chính Việc phân công công tác kế toán giữa các cấp quản lý và trong nội bộ từng cấp là cơ sở hình thành nên bộ máy kế toán Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán được phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể

và có quan hệ mật thiết với nhau nhằm đảm bảo thực hiện toàn bộ công tác kế toán của một tổ chức (Đoàn Xuân Tiên, 2006; Ngô Hà Tấn, Nguyễn Hữu Cường, 2010) Cách thức tổ chức bộ máy kế toán phổ biến là tổ chức theo các phần hành kế toán nhằm theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán cụ thể Việc tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò then chốt trong quá trình xử lý và cung cấp thông tin kế toán, chính vì thế nghiên cứu về HTTTKT không thể không đề cập đến việc tổ chức bộ máy kế toán Cách tiếp cận theo hướng tổ chức bộ máy kế toán thể hiện được sự phân công, phân nhiệm cụ thể cho từng kế toán viên và xác định quan hệ đối chiếu giữa các phần hành phục vụ cho công việc kiểm tra và bảo vệ tài sản Tuy nhiên, cách tiếp cận này chỉ chú trọng đến yếu tố con người và tổ chức bộ máy nhân sự trong hoạt động kế toán, chưa thể hiện rõ nét các mối liên hệ giữa việc

tổ chức bộ máy - với con người đóng vai trò trung tâm - và các thành tố khác của HTTTKT

1.1.1.3 Tiếp cận với tư cách là một HTTT

Sự phát triển và ứng dụng CNTT đã tạo ra những thay đổi lớn trong lĩnh vực

kế toán, đặc biệt phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin đã có những bước đột phá so với quy trình xử lý thủ công trước đây HTTTKT hiện nay được biết đến rộng rãi như là sự giao thoa của hai lĩnh vực HTTT và kế toán Đến nay, rất nhiều nghiên cứu đã tiếp cận xem HTTTKT là hệ thống con của HTTT quản lý (Richard và cộng sự, 2012; Romney và Steinbart, 2012) Khái niệm về HTTTKT theo cách tiếp cận HTTT đã xuất hiện tại Việt Nam trong những năm gần đây (Thiều Thị Tâm và cộng sự, 2008; Nguyễn Thế Hưng, 2006…) và khá tương đồng với khái niệm HTTTKT phổ biến trên thế giới Theo đó, HTTTKT là “một bộ phận cấu thành quan trọng của HTTT quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định” (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011, tr.22)

Như các HTTT khác, HTTTKT có đầu vào, quy trình xử lý và đầu ra

- Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiền lương, công

nợ, đầu tư… Thông tin về các dữ liệu đầu vào được ghi nhận chủ yếu thông qua các chứng từ kế toán

- Quy trình xử lý: bao gồm các bước công việc từ thu thập các dữ liệu kế toán, đến việc phân loại, xử lý, lưu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để cung cấp các thông tin kế toán Quy trình xử lý của HTTTKT rất phức tạp, đòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phương tiện kỹ thuật CNTT Để cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau, trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để làm căn cứ cho việc

phân loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại đối tượng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin của người sử dụng với phương tiện vật chất biểu hiện

là hệ thống các sổ kế toán

- Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức Phương tiện biểu hiện những thông tin tổng hợp và chi tiết đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng là hệ thống báo cáo

kế toán gồm Báo cáo tài chính (BCTC) và các báo cáo kế toán quản trị Trong điều kiện ứng dụng CNTT, đầu ra của HTTTKT còn là tất cả những thông tin kế toán cần thiết phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể được phân quyền truy cập

Cách tiếp cận như trên thể hiện được chức năng thông tin của HTTTKT, cho phép nghiên cứu để xác định cụ thể các yếu tố đầu vào, đầu ra và quy trình xử lý của

hệ thống nhưng ở mức độ rất khái quát, chưa thể hiện được đầy đủ các yếu tố cấu thành của HTTTKT

1.1.1.4 Tiếp cận thông qua các yếu tố cấu thành HTTTKT

Để có thể nhìn nhận một cách đầy đủ hơn về HTTTKT, một số nghiên cứu tiếp cận HTTTKT thông qua việc mô tả những phần tử cấu thành nên hệ thống này Ở mức độ khái quát, HTTTKT là tập hợp các nguồn lực con người và các phương tiện được thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin (Bodmar và Hopwood, 1995) Trong điều kiện tin học hóa, các thiết bị phần cứng và các phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống (Domeika, 2005) Romney và Steinbart (2012) nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ và đảm bảo an toàn dữ liệu của HTTTKT nên xem các công cụ kiểm soát nội bộ cũng là yếu tố cấu thành HTTTKT Như vậy, HTTTKT có sáu yếu tố cấu thành cơ bản: (1) con người, (2) thủ tục và quy trình xử lý thông tin, (3) dữ liệu về các hoạt động, (4) cơ sở hạ tầng CNTT gồm máy tính và các thiết bị kết nối thông tin, (5) phần mềm kế toán kể cả CSDL kế toán và (6) công cụ kiểm soát nội bộ (Romney và Steinbart, 2012)

Hình 1.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán

(Nguồn: Tác giả tự xây dựng dựa trên Romney và Steinbart, 2012; Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

1.1.1.5 Tiếp cận theo chu trình

Trong những năm gần đây có các nghiên cứu tiếp cận HTTTKT theo chu trình Điều này xuất phát từ việc nhìn nhận trong quá trình hoạt động của một tổ chức có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình

tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của bộ phận kế toán Chẳng hạn, trong doanh nghiệp sản xuất, có thể tổ chức các hoạt động thành bốn chu trình cơ bản chu

trình doanh thu (bán hàng và thu tiền), chu trình cung ứng (mua hàng và thanh toán), chu trình chuyển đổi (sản xuất) và chu trình tài chính (Romney và Steinbart, 2012;

Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011, Gelinas và Sutton, 2002; Wikinson và Cerullo, 1997) Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân tham gia trong cùng một chu trình Chính vì thế, bên cạnh việc tổ chức HTTTKT theo từng phần hành, để theo dõi và cung cấp thông tin

về từng đối tượng kế toán, cần thiết phải tiếp cận HTTTKT theo chu trình Cách tiếp cận này hướng đến các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình hoạt động để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập khai

Con người

Thông tin

kế toán

Cơ sở hạ tầng CNTT

Thủ tục, quy trình

Kiểm soát nội bộ

Phần mềm

Dữ liệu

kế toán

thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất (Nguyễn Mạnh Toàn, 2011)

Cách tiếp cận nghiên cứu HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, có ý nghĩa to lớn trong hoạt động kiểm soát nội bộ và phù hợp với điều kiện ứng dụng CNTT, đặc biệt khi tổ chức có ứng dụng hệ thống hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resourses Planning)

Qua việc tổng hợp trình bày trên cho thấy có nhiều cách tiếp cận khác nhau để hiểu được bản chất của HTTTKT và mỗi cách tiếp cận đều có ý nghĩa lý luận và thực tiễn nhất định

1.1.2 Vai trò của HTTTKT

Đối với bất kỳ tổ chức nào, HTTTKT đều thực hiện việc cung cấp thông tin cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp quản lý của tổ chức Hoạt động quản lý của một tổ chức được chia thành ba cấp: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý và kiểm soát hoạt động

- Lập kế hoạch chiến lược được hỗ trợ bởi HTTTKT thông qua các BCTC cung cấp các thông tin tổng quát về tình hình tài chính, kết quả hoạt động của đơn vị, qua đó các nhà quản lý cấp cao có thể hoạch địch các chiến lược hoạt động cho tổ chức

- Kiểm soát quản lý được hỗ trợ bởi HTTTKT thông qua hệ thống dự toán và các báo cáo kế toán quản trị Các thông tin do HTTTKT cung cấp giúp nhà quản lý xem xét, đánh gia việc huy động và sử dụng các nguồn lực của tổ chức sao cho đạt hiệu quả và hiệu năng, đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức

- Kiểm soát hoạt động được hỗ trợ bởi HTTTKT thông qua hệ thống xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh HTTTKT xử lý các số liệu quá khứ trong nội bộ tổ chức nhằm cung cấp cho các nhà quản lý và các bộ phận tại cấp hoạt động tác nghiệp những thông tin rất đa dạng, chi tiết và chính xác nhằm hỗ trợ các bộ phận này thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình

1.1.3 Các hướng nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán

1.1.2.1 Các nghiên cứu liên quan đến việc đánh giá HTTTKT

Đánh giá HTTTKT trong một tổ chức có ý nghĩa quan trọng, giúp bộ phận kế toán và các nhà quản lý nhìn nhận được những mặt mạnh cũng như những yếu kém tồn tại của HTTTKT, trên cơ sở đó góp phần cải tiến không ngừng HTTTKT nhằm phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của hệ thống này

Việc đánh giá HTTT nói chung và HTTTKT nói riêng mang những nét đặc thù Điều này xuất phát từ bản chất của HTTT gồm nhiều yếu tố cấu thành với những mối quan hệ phức tạp; quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin liên quan đến nhiều bộ phận chức năng khác nhau trong tổ chức; thông tin - kết quả đầu ra của HTTT - là một loại sản phẩm vô hình, không thể đo lường và xác định được giá trị như các sản phẩm thông thường khác Do đó, đến nay có nhiều quan điểm nghiên cứu khác nhau trong đánh giá HTTTKT

Trước hết, có thể nhìn nhận chức năng quan trọng nhất của HTTTKT là cung cấp thông tin gồm (1) thông tin tài chính về những hoạt động hàng ngày tại đơn vị để

hỗ trợ quá trình tác nghiệp và phối hợp công việc trong tổ chức và (2) thông tin hữu ích để hỗ trợ ra quyết định và chủ yếu sử dụng cho mục đích điều hành và kiểm soát

tổ chức Do đó, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, việc đánh giá HTTTKT phụ thuộc vào chất lượng thông tin đầu ra của hệ thống trong việc đáp ứng nhu cầu của người

sử dụng (Dehghanzade, 2011; Sajady và Dastgis, 2008; Nicolaou, 2000; Doll và cộng

sự, 1994; Seddon và Yip, 1992; Kim, 1989, Ives và cộng sự, 1983) Tổng hợp các nghiên cứu về chất lượng thông tin trong giai đoạn 1996-2002 của Knight và Burn (2005) cho thấy các đặc tính của thông tin có chất lượng được đề cập thường bao gồm: phù hợp, chính xác, tin cậy, kịp thời, đầy đủ, nhất quán, súc tích, dễ hiểu, khách quan, bảo mật, có thể truy cập được…

Bên cạnh đó, tính hiệu quả của HTTTKT có thể được đánh giá một cách gián tiếp thông qua việc đo lường mức độ hoàn thành các chức năng thông tin và kiểm tra (Kren, 1992) Trên quan điểm nhìn nhận hiệu quả của HTTTKT gắn liền với hiệu quả

hoạt động của tổ chức, Flynn (1992),Kim (1989), Galinas (1990) cho rằng tính hiệu quả của HTTTKT được đánh giá thông qua sự đóng góp của hệ thống vào việc đạt được mục tiêu đã thiết lập của tổ chức Quan điểm này nhấn mạnh mục đích và tầm quan trọng của HTTTKT, xem nó là một nhân tố tích cực trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức Tuy nhiên, theo cách tiếp cận này khó có thể xây dựng các phương pháp và thước đo để đo lường mức độ hiệu quả của HTTTKT bởi vì hiệu quả hoạt động của tổ chức được tác động bởi nhiều nhân tố khác nhau, đến nay chưa

có nghiên cứu nào định lượng và bóc tách tác động riêng của HTTTKT vào hiệu quả chung của tổ chức

Thông tin đầu ra của HTTT nói chung, HTTTKT nói riêng được cung cấp trên

cơ sở yêu cầu của những người sử dụng thông tin nên sự hài lòng của chính những người sử dụng là quan điểm phổ biến nhất khi đánh giá HTTTKT Đây là cách tiếp cận “sản phẩm phù hợp với yêu cầu người sử dụng” (Juran, 1990) Theo đó, nhiều nghiên cứu cùng quan điểm khi cho rằng một HTTTKT đáp ứng được tốt nhất yêu cầu của những người sử dụng để họ thực hiện tốt công việc thì HTTTKT đó có thể được xem là thành công hay là một HTTTKT hiệu quả (Salehi và cộng sự, 2010; Sajady và Dastgis, 2008; Nicolaou, 2000; Doll và cộng sự, 1988…) Delone và McLean (1992) đưa ra ba lập luận để giải thích lý do của việc sử dụng rộng rãi thang

đo về sự hài lòng của người sử dụng thông tin trong đo lường, đánh giá một HTTT thành công Thứ nhất, sự hài lòng của người sử dụng có mối liên hệ trực tiếp nhất với việc đánh giá sự thành công của hệ thống Một cách trực quan, có thể thấy mục đích tồn tại của một HTTT là nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng Do vậy, trong trường hợp người sử dụng không đánh giá cao hoặc không hài lòng với thông tin được cung cấp thì khó có thể xem HTTT đó là thành công Thứ hai, là sự phát triển của các công cụ đo lường tin cậy và hợp lý về sự hài lòng của người sử dụng thông tin Thứ ba, là sự hạn chế của những công cụ khác để đo lường HTTT thành công

Cho đến hiện nay, việc đánh giá HTTT nói chung, HTTTKT nói riêng dựa trên

sự hài lòng của người sử dụng thông tin đã và đang được ứng dụng rất phổ biến Nghiên cứu sớm nhất liên quan đến việc đánh giá HTTT thông qua đo lường sự hài lòng của người sử dụng là của Bailey và Pearson (1983) Bailey và Pearson (1983)

đã đề xuất và thực hiện khảo sát 36 nhân tố tác động đến sự hài lòng của người sử dụng đối với một HTTT, trong đó có 5 nhân tố quan trọng nhất được xác định theo kết quả nghiên cứu là: chính xác, tin cậy, kịp thời, phù hợp và tính bí mật của hệ thống Theo kết quả nghiên cứu của Zvivan và cộng sự (2005), trong 45 nghiên cứu thực hiện từ năm 1983-2000, thang đo của Bailey và Pearson về đánh giá HTTT được

sử dụng khá phổ biến Dựa trên thang đo của Bailey và Pearson, Ives và cộng sự (1983) đã xây dựng thang đo gồm 13 yếu tố chia thành 3 nhóm nhân tố đo lường sự thỏa mãn của người sử dụng đối với HTTT gồm thông tin cung cấp, dịch vụ của hệ thống, kiến thức và sự tham gia của người dùng Sau đó, Doll và Torkzadeh (1988) cũng đã cải tiến thang đo của Bailey và Pearson để đề xuất thang đo đánh giá hiệu quả của HTTTKT gồm 12 yếu tố xếp thành 5 nhóm: nội dung, tính chính xác, hình thức, dễ sử dụng và kịp thời

Như vậy, có thể thấy, bên cạnh chất lượng thông tin, chất lượng hệ thống - liên quan đến các yếu tố thể hiện trình độ kỹ thuật của hệ thống trong quá trình tạo lập thông tin - là nhân tố quan trọng tác động đến sự hài lòng của người sử dụng (Khalifa

và Liu, 2004, Doll và Torzadeh, 1998; Seddon, 1997, Delone và McLean, 1992, 2003…) Những đặc tính thường được chú trọng khi đề cập đến chất lượng hệ thống gồm độ tin cậy, tốc độ xử lý, tính linh hoạt, dễ sử dụng và thân thiện… (Rivard và cộng sự, 1997) Thực tế, 21/21 nghiên cứu thực hiện từ năm 1992-2007 cho thấy chất lượng hệ thống có quan hệ rất chặt chẽ đến sự hài lòng của người sử dụng HTTT (Petter và cộng sự, 2007)

Bên cạnh đó, nghiên cứu của Kim (1989), Delone và McLean (1992, 2003) cũng chỉ ra rằng sự hài lòng của người sử dụng đối với HTTT còn phụ thuộc vào cảm

nhận của họ về tính hữu ích của hệ thống (perceived usefulness) hay nhận thức về hiệu quả của hệ thống (perceived effectiveness) trong việc hỗ trợ ra quyết định, góp

phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức Theo tổng kết các nghiên cứu từ năm 1992-2007 của Petter và cộng sự (2007), các nhân tố liên quan đến nhận thức, mong muốn và kỳ vọng của người sử dụng về hiệu quả mà hệ thống có tác động lớn đến sự

hài lòng của họ đối với hệ thống (11/11 nghiên cứu)

Ngoài các nhân tố kể trên, Delone và McLean (1992) đề xuất mô hình HTTT thành công có thêm nhân tố về “sử dụng hệ thống”, liên quan đến mức độ, mục đích, bản chất của việc sử dụng HTTT Hơn 10 năm sau, mô hình này được chính Delone

và McLean (2003) cải tiến và đề xuất mô hình HTTT thành công mới gồm 6 nhân tố: chất lượng thông tin, chất lượng hệ thống, chất lượng dịch vụ, mức độ sử dụng hệ thống, sự hài lòng của người sử dụng và nhận thức về sự đóng góp (tính hữu ích) của HTTT vào thành công của tổ chức

Việc tiếp cận các nghiên cứu đánh giá HTTT nói chung, HTTTKT nói riêng

có ý nghĩa quan trọng Một HTTTKT thành công được quyết định bằng chính sự hài lòng của những người sử dụng thông tin kế toán Sự hài lòng của người sử dụng thông tin lại chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố chất lượng thông tin, chất lượng hệ thống tạo

ra thông tin, chất lượng dịch vụ, nhận thức của người sử dụng về tính hữu ích của HTTTKT Do đó, ngoài việc nhận diện những yêu cầu thông tin của đối tượng sử dụng, việc thiết kế HTTTKT cần chú trọng đến chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin nhằm xây dựng thành công HTTTKT tại các bệnh viện công

1.1.2.2 Nghiên cứu về HTTTKT trong điều kiện ứng dụng ERP

Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT đã tạo tiền đề cho sự phát triển HTTT trong các doanh nghiệp, các tổ chức, trong đó đáng chú ý nhất là việc ứng dụng Hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) Hiện nay, có rất nhiều định nghĩa về ERP tùy theo cách tiếp cận khác nhau ERP nguyên thủy bắt nguồn từ việc tích hợp tất cả các chức năng

cơ bản của một doanh nghiệp sản xuất gồm chức năng kế toán tài chính, quản lý mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự vào một hệ thống duy nhất Do vậy, nhiều tài liệu giới thiệu ERP như là một hệ thống quản trị doanh nghiệp liên quan đến tất cả các hoạt động của doanh nghiệp do phần mềm máy tính hỗ trợ để giúp doanh nghiệp quản

lý các hoạt động này (Ellen F Monk, Bret J.Wagner, 2009) Một doanh nghiệp thay

vì phải sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự

- tiền lương, quản trị sản xuất thì ERP gom tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất Có thể nói tính tích hợp là đặc trưng cơ bản nhất của hệ thống ERP, trong

đó các phân hệ của hệ thống không chỉ thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm rời rạc mà hơn thế trong môi trường tích hợp, chúng kết nối với nhau để

tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn

Xu hướng ứng dụng ERP đã và đang trở nên phổ biến Khi đó, HTTTKT sẽ

có những thay đổi đáng kể khi tổ chức triển khai ứng dụng ERP (Kanellou, Spathis,

2012, Severin và công sự, 2011; Colmeneres, 2009; Chang, 2006; Rom va Rohde, 2006; Spathis và Constantinides, 2004…) Theo kết quả khảo sát 175 kế toán viên,

96 nhân viên CNTT của 193 công ty tại Hy Lạp của Kanellou và Spathis (2012), lý

do các doanh nghiệp triển khai ứng dụng ERP có liên quan chặt chẽ đến những lợi ích đối với HTTTKT Spathis and Constantinides (2004) cho rằng có 3 động cơ quan trọng để các doanh nghiệp quyết định thay thế HTTT truyền thống bằng hệ thống ERP là tạo lập thông tin cho việc ra quyết định, yêu cầu về thông tin theo thời gian thực và yêu cầu tích hợp các ứng dụng

Nhiều nghiên cứu đã phân tích và chứng minh những lợi ích đối với HTTTKT

từ việc triển khai hệ thống ERP Nghiên cứu của Colmeneres (2009) cho rằng lợi ích của ERP đối với HTTTKT là các báo cáo được cung cấp chính xác hơn Bên cạnh đó, những nghiên cứu khác như của Scapens và Jazayeri (2003), Nicolaou (2004), Galani (2010) cũng cho thấy mối quan hệ tích cực giữa ERP và chất lượng thông tin kế toán Ứng dụng ERP cũng sẽ làm tăng độ tin cậy của HTTTKT thông qua việc bảo mật thông tin (Alzoubi, 2011) Đồng thời, triển khai hệ thống ERP thường kéo theo sự cải tiến quá trình ra quyết định và sự liên kết của các bộ phận chức năng của doanh nghiệp (Colmeneres, 2009) Tương tự, Gattiker and Goodgue (2004) với kết quả nghiên cứu của mình đã nhận định việc ứng dụng ERP sẽ tăng cường sự hợp tác trong doanh nghiệp, cắt giảm các công việc báo cáo và nhập số liệu Điều này cũng thống nhất với kết luận của Chang (2006) là ERP liên kết các chức năng vào một hệ thống thống nhất trên cơ sở chia sẻ dữ liệu, cắt giảm nhập liệu dữ liệu đầu vào nhiều lần Trong

khi đó, nghiên cứu của Brazel va Dang (2008) lại cho thấy việc ứng dụng ERP sẽ giảm tình trạng chậm trễ trong việc lập báo cáo Olhager va Selldin (2003) thì đề xuất việc triển khai ERP sẽ đạt được những cải tiến trong hoạt động nhất là trong lĩnh vực thông tin vì ERP tăng cường tính sẵn có của thông tin, tích hợp các thủ tục và chức năng kinh doanh

Cũng qua các nghiên cứu nhằm làm rõ vai trò của ứng dụng ERP, Rom và Rohde (2006) đã cho thấy ERP hỗ trợ việc thu thập dữ liệu và mở rộng kế toán quản trị Nghiên cứu của Granlund và Malmi (2002) nhìn nhận lợi ích của ERP liên quan đến kế toán xuất phát từ việc cải tiến quá trình xử lý một khối lượng khổng lồ các tài liệu, nhờ đó tạo điều kiện cho nhân viên kế toán có nhiều thời gian hơn để chú trọng vào việc phân tích và hỗ trợ kinh doanh Theo kết quả nghiên cứu của Spathis và Constantinides (2004) cho thấy sau khi ứng dụng ERP các doanh nghiệp sử dụng nhiều hơn các phương pháp phân tích số liệu kế toán Đồng thời các phương pháp kế toán quản trị như kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động, kế toán chi phí theo chuỗi giá trị cũng được áp dụng sẽ làm gia tăng thông tin kế toán cung cấp theo các yêu cầu quản lý, từ đó làm tăng chuỗi giá trị của thông tin kế toán (Sutton, 2006)

Tuy nhiên, việc ứng dụng hệ thống ERP cũng có thể mang lại những tác động tiêu cực Trong hệ thống ERP xử lý trực tuyến, dữ liệu và chương trình được truy cập

từ nhiều máy trạm, vì vậy khả năng bị sửa đổi, đánh cắp, phá hủy dữ liệu và chương trình thường rất cao Khả năng gian lận trong việc ứng dụng HTTT trên máy tính cũng cao hơn do việc truy cập trái phép, đánh cắp thông tin và sửa đổi dữ liệu mà không để lại bằng chứng hay dấu vết có thể nhận thấy được Một số doanh nghiệp sau khi ứng dụng ERP liền cắt giảm nhân sự, điều này cũng làm giảm khả năng phát hiện các gian lận và sai sót Theo nghiên cứu của Wright (2002), Hunton và cộng sự (2004), Brazel và Agoglia (2007) trích trong Sutton (2006) cho thấy hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ bị giảm sút trong các đơn vị có triển khai hệ thống ERP Thêm vào đó, Brazel và Li (2008) cũng đã nhận định rằng với khả năng gia tăng truy cập

và sự yếu kém của hệ thống kiểm tra có thể tạo cơ hội cho người quản lý có thể điều chỉnh chính sách kế toán để đạt mục tiêu của mình hay bộ phận mình quản lý Do đó,

khi triển khai ứng dụng ERP các đơn vị cần phải nhận thức đầy đủ các rủi ro có thể xảy ra đối với HTTTKT và xây dựng chính sách kiểm soát hệ thống phù hợp, hiệu quả

Như vậy, các nghiên cứu về HTTTKT chủ yếu là các nghiên cứu ngoài nước với những nội dung đa dạng và phương pháp nghiên cứu phong phú Theo thời gian, trọng tâm các nghiên cứu về HTTTKT có những thay đổi đáng kể Những năm gần đây, nghiên cứu về HTTTKT gắn liền với hệ thống ERP được quan tâm và công bố kết quả nghiên cứu nhiều hơn cả Điều này hoàn toàn phù hợp với xu thế ứng dụng CNTT ngày càng sâu rộng trong hoạt động quản lý nói chung và HTTTKT nói riêng

Do đó, việc thiết kế HTTTKT nên theo xu hướng ứng dụng hệ thống ERP nhằm tạo

ra một HTTTKT thành công, góp phần vào sự thành công của tổ chức

1.1.2.3 Nghiên cứu liên quan đến phân tích và thiết kế HTTTKT

Từ khi CNTT được ứng dụng rộng rãi trong công tác kế toán thì vấn đề phân tích và thiết kế HTTTKT đã nhận được sự quan tâm của các nhà nghiên cứu về HTTTKT và những người sử dụng hệ thống này Phân tích và thiết kế HTTTKT là hai bước quan trọng nhất trong các bước phát triển một HTTTKT là lập kế hoạch, phân tích, thiết kế và triển khai (Hunton và Price, 1994)

Phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin trên cơ sở đó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế (Romney và Steinbart, 2012; Nguyễn Văn Vỵ, 2010; Nguyễn Thị Thanh Huyền, 2010; Nguyễn Văn Ba, 2005) Phân tích hệ thống

thường gồm ba nội dung:

- Xác định những yêu cầu thông tin mà người dùng mong đợi từ hệ thống

- Đánh giá hệ thống hiện tại, xác định những nội dung công việc thiết kế hệ thống cần thực hiện

- Định hướng thiết kế hệ thống để đạt được yêu cầu đặt ra cho hệ thống Thiết kế hệ thống là tìm các giải pháp CNTT để đáp ứng các yêu cầu đặt ra trong giai đoạn phân tích (Romney và Steinbart, 2012; Nguyễn Văn Vỵ, 2010;

Nguyễn Thị Thanh Huyền, 2010; Nguyễn Văn Ba, 2005) Nhiệm vụ chính của thiết

kế hệ thống là:

- Xây dựng các thiết kế chi tiết mô tả các thành phần của hệ thống

- Đưa ra được kiến trúc của hệ thống để đảm bảo cho hệ thống có thể thay đổi,

có tính mở, dễ bảo trì, thân thiện với người sử dụng

- Thiết kế CSDL, đây là nhiệm vụ quan trọng nhất Khi thiết kế CSDL cần phải chú trọng các phương án tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau

Hiện nay phổ biến có hai cách tiếp cận cơ bản để thực hiện thiết kế HTTT đó

là cách tiếp cận hướng chức năng và cách tiếp cận hướng đối tượng

Cách tiếp cận hướng chức năng hay còn được gọi là cách tiếp cận hướng thủ tục thường tập trung vào các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện Khi khảo sát phân tích hệ thống cần nghiên cứu các yêu cầu để xác định các chức năng chính của hệ thống Do đó, hệ thống có thể được xem như là tập các chức năng, nhiệm vụ cần tổ chức thực thi Theo cách tiếp cận chức năng thì tính mở và thích nghi của hệ thống được xây dựng là thấp, khả năng tái sử dụng bị hạn chế và không hỗ trợ cơ chế kế thừa (Nguyễn Văn Vỵ, 2010; Nguyễn Văn Ba, 2005)

Theo cách tiếp cận hướng đối tượng, khi thiết kế một hệ thống không tập trung vào các nhiệm vụ mà tìm hiểu xem hệ thống gồm những thực thể nào Thực thể hay còn gọi là đối tượng, là con người, sự vật, sự kiện, khái niệm mà chúng ta đang quan tâm, hay cần phải xem xét và xử lý Ví dụ, khi xây dựng HTTTKT bệnh viện thì trước hết chúng ta tìm hiểu xem nó gồm những lớp đối tượng nào như bệnh nhân, bác sĩ, vật tư y tế, tài sản cố định (TSCĐ), chi phí khám chữa bệnh… Như vậy, trong khâu phân tích cần tập trung vào việc tìm kiếm các đối tượng, khái niệm và xác định mối quan hệ của chúng trong hệ thống Đặc tính của các đối tượng và mối quan hệ giữa các đối tượng là cơ sở để xây dựng các tập tin CSDL và mối quan hệ giữa các CSDL

Hiện nay cũng đã có nhiều nghiên cứu trong lĩnh vực phân tích thiết kế HTTTKT Đó là các nghiên cứu khảo sát ảnh hưởng của các biến ngữ cảnh đến việc thiết kế của HTTTKT (Bhimani, 2003; Choe, 1998; Chong, 1996; Gul và Chia, 1994;

Gul, 1991; Chenhall và Morris, 1986, Gordon, 1984; Gordon và Miller, 1976…) Những nghiên cứu này cho thấy các nhân tố thuộc về môi trường hoạt động, đặc điểm hoạt động, cơ cấu tổ chức, nguồn lực, văn hóa tổ chức… có tác động đến thiết kế HTTTKT

Các nghiên cứu của Hunton và Gibson (1999), Shields (1995), Baroudi và cộng sự (1986) Ives và Olson (1984) Robey và Farrow (1982) đã cho thấy sự tham gia của những người sử dụng, gồm người sử dụng hệ thống và người sử dụng thông tin do hệ thống cung cấp, đóng vai trò quyết định trong quá trình thiết kế HTTT Ives

và Olson (1984) đưa ra 6 mức tương ứng với mức độ tham gia của người sử dụng thông tin vào việc phân tích và thiết kế HTTT từ không tham gia đến tham gia trực tiếp và tham gia đi cùng sự kiểm soát Những HTTT khi thiết kế có sự tham gia càng nhiều của người sử dụng thì càng có xu hướng được chấp nhận, hoạt động thành công hơn và thể hiện mức độ thỏa mãn cao hơn HTTT có ít hoặc thiếu sự tham gia của người sử dụng (Beatty, 1986) Chi tiết hơn, kết quả nghiên cứu của Hunton và Gibson (1999) cho thấy sự tham gia của những người sử dụng theo từng nhóm sẽ mang lại lợi ích hơn từng cá nhân trong việc thiết kế HTTTKT

Tóm lại, để xây dựng thành công HTTTKT cần đạt được am hiểu sâu sắc, toàn diện về tổ chức và việc phân tích và thiết kế HTTTKT cần có sự tham gia trực tiếp của những người sử dụng hệ thống

1.2 Tổng quan nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán bệnh viện

1.2.1 Giới thiệu khái quát về bệnh viện

Tổ chức y tế thế giới (1954) đã định nghĩa “Bệnh viện là một bộ phận không thể tách rời của một tổ chức xã hội và y tế, chức năng của nó là chăm sóc sức khỏe toàn diện cho nhân dân, cả phòng chống bệnh và chữa bệnh, dịch vụ ngoại trú của bệnh viện phải vươn tới cả gia đình và môi trường cư trú Bệnh viện còn là trung tâm

đào tạo cán bộ y tế và nghiên cứu sinh” Theo Bộ Y tế Việt Nam, bệnh viện là một

cơ sở y tế trong khu vực dân cư bao gồm giường bệnh, đội ngũ cán bộ có trình độ kỹ thuật và năng lực quản lý, có trang thiết bị, cơ sở hạ tầng để phục vụ người bệnh Như

vậy, bệnh viện là một tổ chức có chức năng chính là đảm bảo chăm sóc toàn diện cả

về y tế, phòng bệnh và chữa bệnh cho người dân Trong hệ thống y tế ở các nước trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, các bệnh viện đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ y tế, thực hiện các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực y học

Bệnh viện được chia thành bệnh viện đa khoa và bệnh viện chuyên khoa:

- Bệnh viện đa khoa là những bệnh viện có thể chẩn đoán và điều trị hầu hết các loại bệnh

- Bệnh viện chuyên khoa được chuyên môn hóa thực hiện việc khám và điều trị một nhóm bệnh (như bệnh viện mắt, bệnh viện da liễu, bệnh viện tim…) hoặc cho một nhóm người bệnh (như bệnh viện nhi, bệnh viện lão, bệnh viện phụ nữ)

Với chức năng chính là khám và điều trị nên hoạt động khám và điều trị tại các bệnh viện là tương đồng giữa các nhóm bệnh viện và gồm các nội dung công việc chính như mô tả ở hình 1.2

Về tổ chức bộ máy quản lý tại bệnh viện thường chia thành 03 khối: Khối hậu cần (hay khối hành chính), khối lâm sàng và khối cận lâm sàng (Phụ lục 1)

- Khối lâm sàng thực hiện các chức năng khám và điều trị bệnh trực tiếp cho bệnh nhân Tùy theo từng bệnh viện là đa khoa hay chuyên khoa, việc tổ chức các khoa lâm sàng là khác nhau Khối lâm sàng tại bệnh viện đa khoa thường bao gồm các khoa như: khoa khám bệnh, khoa hồi sức cấp cứu, khoa nội, khoa ngoại, khoa nhi, khoa sản, khoa phẫu thuật, khoa tai mũi họng, khoa truyền nhiễm, khoa mắt…

- Khối cận lâm sàng (CLS) không thực hiện các chức năng khám và điều trị trực tiếp cho bệnh nhân mà thực hiện các chức năng giúp chẩn đoán bệnh, hỗ trợ điều trị bệnh Khối CLS thường bao gồm khoa xét nghiệm, khoa chẩn đoán hình ảnh, khoa dược, khoa giải phẫu bệnh, khoa huyết học truyền máu…

- Khối hậu cần có chức năng thực hiện các công việc mang tính hành chính, tham mưu trợ giúp cho lãnh đạo bệnh viện trong tổ chức điều hành, phục vụ các hoạt động chung của bệnh viện Như vậy, kế toán là một bộ phận chức năng thuộc khối hậu cần của bệnh viện

Hình 1.2 Mô tả hoạt động khám và điều trị tại bệnh viện

(Nguồn: Tác giả tự xây dựng)

Chú thích:

(1) Tiếp nhận bệnh nhân đến khám hoặc chuyển phòng cấp cứu

(2) và (3) Chuyển bệnh nhân đến các khoa điều trị nội trú sau khi được khám hoặc cấp cứu

(4) và (5) Chỉ định bệnh nhân điều trị ngoại trú

(6) Chỉ định bệnh nhân thực hiện các dịch vụ kỹ thuật (DVKT), phẫu thuật… (7) Cung cấp thuốc, vật tư y tế (VTYT), hóa chất cho các khoa/phòng để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn

(8) Bệnh nhân được xuất viện và hoàn thành các thủ tục thanh toán ra viện

CẬN LÂM SÀNG

Tiếp nhận

bệnh nhân

Phòng khám

Các khoa điều trị nội trú

Phòng cấp cứu

Phẫu thuật

Hồi sức cấp cứu

Chẩn đoán

Xét nghiệm

Thăm dò

LÂM SÀNG

Dược, vật tư

y tế, hóa chất

Bệnh nhân xuất viện

(1)

(2)

(5) (4)

(3)

(6) (7)

(8)

Bệnh nhân điều trị ngoại trú

1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán bệnh viện trong điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể

HTTTKT trong các bệnh viện đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho quản lý và điều hành bệnh viện Mặc dù hoạt động chủ yếu của các bệnh viện là khám và điều trị có những đặc thù riêng nhưng việc tổ chức HTTTKT cũng không quá khác biệt so với các loại hình doanh nghiệp khác Để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán, ngoài các phần hành kế toán như kế toán tiền, kế toán thanh toán và công nợ, kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương, các phần hành kế toán mang đặc thù của bệnh viện

là kế toán viện phí ngoại trú/nội trú, kế toán BHYT, kế toán dược…

Hoạt động khám và điều trị tại bệnh viện diễn ra ở tất cả các bộ phận chuyên môn như các khoa lâm sàng, các khoa CLS, khoa dược… Tuy nhiên, việc theo dõi, kiểm soát và báo cáo tình hình mua sắm, sử dụng các loại thuốc men, VTYT, tài sản

để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ lại thuộc chức năng của kế toán Kế toán chịu trách nhiệm tính toán, thu, hạch toán viện phí, các khoản thu khác cũng như thực hiện thanh toán các khoản chi phát sinh ở tất cả các bộ phận trong bệnh viện

Có thể thấy, để đảm bảo hoạt động của bệnh viện được thực hiện thông suốt

và có hiệu quả thì việc tổ chức HTTT nói chung, HTTTKT nói riêng trong bệnh viện

có vai trò hết sức quan trọng HTTTKT bệnh viện có mối quan hệ chặt chẽ với các HTTT chức năng khác như tài chính, nhân sự, quản lý dược… Các HTTT chức năng cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và từ những dữ liệu này, HTTTKT có nhiệm

vụ xử lý thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để thực hiện chức năng của mình (Nguyễn Mạnh Toàn, 2010) Chẳng hạn, HTTT khám và điều trị cung cấp thông tin về thực tế sử dụng các loại thuốc, HTTTKT cung cấp trở lại thông tin

về tình hình tồn kho thuốc phục vụ cho việc kê đơn của bác sĩ Chính vì mối quan hệ không tách rời giữa các HTTT mà tất cả các bộ phận chức năng khác trong bệnh viện như khoa dược, các khoa lâm sàng, phòng Thiết bị - VTYT đều cần thông tin do kế toán cung cấp Ngược lại, kế toán không phải là điểm khởi đầu mà thường là ghi nhận

và tiếp tục xử lý kết quả của các HTTT khác Nếu tổ chức HTTTKT một cách độc

lập, sử dụng phần mềm kế toán một cách riêng lẻ sẽ không giúp khai thác, kế thừa các dữ liệu và thông tin từ các bộ phận chức năng khác trong bệnh viện, đồng thời việc chia sẻ thông tin kế toán đến các bộ phận khác, hỗ trợ các bộ phận khác trong hoạt động tác nghiệp cũng gặp rất nhiều hạn chế Do đó, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, phối hợp đồng bộ nguồn lực về thông tin trong một bệnh viện thì việc tổ chức HTTTKT phải chú trọng đến xây dựng mối quan hệ giữa HTTTKT với các HTTT khác trên cơ sở thống nhất việc quản lý tại tất cả các bộ phận chức năng trong bệnh viện Khi đó, giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, được biết chính là hệ thống ERP bệnh viện, là sự lựa chọn để hoàn thiện và phát triển HTTTKT

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện là một phần mềm tích hợp nhiều chức năng quản lý HTTT của bệnh viện sẽ chia sẻ và sử dụng chung một CSDL thống nhất, cho phép người sử dụng truy vấn dữ liệu mọi nơi, mọi lúc theo phân quyền truy cập Các nghiệp vụ phát sinh tại các bộ phận ngay lập tức được cập nhật vào CSDL thống nhất của bệnh viện thông qua mạng máy tính Khi ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra, đối chiếu và khai thác các dữ liệu đã được cập nhật từ các bộ phận khác để tiếp tục xử lý chứ không cần phải nhập lại chứng từ gốc từ các bộ phận khác chuyển đến

Xuất phát từ chức năng cơ bản của các bệnh viện là cung ứng các dịch vụ y tế nên giải pháp quản lý tổng thể tại các bệnh viện đều có những nội dung chung nhất Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện gồm nhiều phân hệ nghiệp vụ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau hình thành nên một HTTT quản lý bệnh viện thống nhất như mô tả ở hình 1.3

Việc ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện tạo ra sự liên kết dữ liệu trong hệ thống rất cao Kết quả xử lý ở phân hệ này có thể ngay lập tức chuyển xuống phân hệ khác phục vụ cho hoạt động tác nghiệp ở các bộ phận được nhanh chóng thuận lợi Ví dụ, ở các khoa điều trị, khi các y tá hành chính thực hiện cập nhật thông tin về số lượng từng loại thuốc vào chương trình quản lý tổng thể bệnh viện, ngay lúc

đó, kho Dược có được thông tin để chuẩn bị thuốc xuất cho từng khoa Khi xuất thuốc, kho Dược kiểm tra thông tin và xác nhận xuất thì bộ phận kế toán dược cũng có được

thông tin xuất thuốc Thông tin giữa các bộ phận dễ dàng được chia sẻ giúp các bộ phận chức năng có thể nhanh chóng tiếp cận các thông tin đáng tin cậy dựa trên cơ sở xử lý các nghiệp vụ theo thời gian thực để có thể thực hiện tốt các nghiệp vụ tác nghiệp Nhờ hệ thống quản lý tổng thể, lãnh đạo bệnh viện luôn có cái nhìn toàn cảnh bức tranh tình hình hoạt động của bệnh viện, đồng thời cũng cho phép truy vấn sâu các nghiệp vụ chi tiết phục vụ cho việc phân tích và điều hành hoạt động khám và điều trị tại các khoa/ phòng trong bệnh viện

Hình 1.3 Liên kết dữ liệu trong hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện

(Nguồn: Lê Kim Ngọc, 2009)

Bên cạnh đó, với việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện, mọi thao tác chuyển số liệu giữa các bộ phận sẽ thực hiện tự động, ví dụ khi chi phí phát sinh liên quan đến việc điều trị của bệnh nhân, khi thanh toán sẽ tự động được cập

Khám bệnh

Vật tư, thiết Xét nghiệm