Giải pháp xây dựng và áp dụng thành công hệ thống QLCL ISO 9001 2000

 Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ điều hành và phát triển các cửa hàng bán lẻ thuộc Công ty, giới thiệu và quảng cáo sản phẩm; bán hàng thông tin cho khách hàng về khả năng cung cấp sản ph

Lời mở đầu

Cùng với xu thế hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới của các quốc gia đang diễn ra mạnh mẽ thì vấn đề cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt Việt Nam cùng với vòng xoáy đó cũng có những thay đổi mạnh mẽ Ngành sơn xây dựng Việt Nam cũng phát triển không kém, chỉ mới được xuất hiện vào đầu những năm của thập kỷ 90 là một ngành công nghiệp hoàn toàn mới mẻ, chỉ một số ít người biết đến song với sự phát triển của nền kinh tế thị trường là tốc độ đô thị hoá ngày càng cao, nhu cầu của người dân đã chuyển đổi từ ăn chắc mặc bền chuyển sang ăn ngon mặc đẹp Vì vậy, các mặt hàng sơn xây dựng ngày càng được nhiều người biết đến như là một sự tất yếu của quy luật

Ngành sơn công nghiệp là ngành rất cần thiết trong mọi lĩnh vực của đời sống, nó tô điểm cho bộ mặt của xã hội Mặt khác, sử dụng nhu cầu sơn là một nhu cầu thiết yếu của cuộc sống, nhưng nó có một đặc điểm hết sức quan trọng là đòi hỏi sự thay đổi rất nhanh về công nghệ Để đáp ứng được những biến đổi về tâm lý, thị hiếu và khả năng tài chính của người sử dụng, sản phẩm phải đa dạng, phong phú, nhiều màu sắc, chất lượng cao, giá cả hợp lý

Chất lượng là một tiêu chuẩn mà các hàng hoá của các doanh nghiệp Việt Nam phải đạt được Chất lượng được coi là một vũ khí cạnh tranh hàng đầu quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Vũ khí này giúp cho sản phẩm của Việt Nam cạnh tranh được với các sản phẩm cùng loại trên thị trường, được khách hàng chấp nhận Vũ khí này cũng giúp cho các sản phẩm mang thương hiệu Việt Nam đứng vững được ở thị trường trong nước và đủ khả năng xâm nhập vào thị trường quốc tế

Nhận thấy vai trò quan trọng của chất lượng, Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát đã chủ động thực hiện Hệ thống QLCL ISO 9001-2000

Bước đầu Công ty đã đạt được sự nhất trí của tất cả các thành viên nhất là được sự cam kết của lãnh đạo cao nhất Công ty

Là sinh viên lớp Quản Trị Chất Lượng 44, được học về Hệ thống QLCL ISO và nhất là được thực tập trong một môi trường hoàn toàn phù hợp

với kiến thức đã được học tại Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát Em

đã lựa chọn đề tài: Giải pháp xây dựng và áp dụng thành công Hệ thống QLCL ISO 9001-2000

Do điều kiện hạn chế về thời gian và tài liệu nên khó tránh những sai sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy Cô giáo

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới:

Thầy giáo: Nguyễn Đình Phan, Cán bộ công nhân viên Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành

bài báo cáo chuyên đề này

Tên Công ty là: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Quang Phát

Tên giao dịch đối ngoại: Quang Phát company Limited

Tên viết tắt: QP Co, Ltd

Có trụ sở đóng tại phòng 114 nhà C3 phường Láng Hạ Quận Đống Đa – Hà Nội Ngành nghề kinh doanh là buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, đại lý mua, đại lý bán, đại lý ký gửi hàng hoá Với số vốn điều lệ là 600.000.000 VND( Sáu trăm triệu đồng Việt Nam) Thời gian hoạt động là 50 năm

Ban đầu có hai thành viên là:

Bà: Vi Thị Ngọc Anh ( 1970) tại Số nhà E17 tập thể Hào Nam, Ô chợ

dừa Đống đa Hà Nội

Ông: Phạm Quốc Đạt (1968) tại xã Chân lý, Lý nhân Nam hà Tạm trú

tại phòng 114 nhà C3 phường Láng Hạ Quận Đống đa Hà Nội

Ngày 6 tháng 3 năm 2000 Công ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh là: Buôn bán hàng nông lâm hải sản, sản xuất vật liệu xây dựng

Ngày 30 tháng 5 năm 2000 Công ty có bổ sung thêm buôn bán hàng tiêu dùng, buôn bán hàng lương thực thực phẩm

Ngày 6 tháng 3 năm 2001 Công ty bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh bao gồm sản xuất lắp ráp các sản phẩm cơ khí, sản xuất các sản phẩm cao su

Đến 11 tháng 9 năm 2003 Công ty Sơn ASEE được thành lập theo QĐ

198 GP/ TLDN giữa:

 Bên Việt Nam: Công ty TNHH Quang Phát có trụ sở đặt tại phòng

114 C3 Láng Hạ Đống Đa Hà Nội Do bà: Vi Thị Ngọc Anh làm đại diện

 Bên nước ngoài: Ông LIANG YAOQIM Quốc tịch Trung Quốc có

số hộ chiếu: 149948272 cấp ngày 28/7/2000 tại Quảng Đông Trung Quốc.Thành lập doanh nghiệp liên doanh theo quy định của luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam Doanh nghiệp liên doanh có:

Tên gọi là: Công ty TNHH Sơn ASEE Việ Nam

Tên tiếng anh: ASEE Việt Nam Paint Company

Trụ sở và nhà xưởng đặt tại khối 2C Huyện Đông Anh Hà Nội Doanh nghiệp liên doanh có tư cách pháp nhân có con dấu riêng và mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Việt Nam

2.Các giai đoạn phát triển

 Giai đoạn từ khi thành lập đến 2001:

Từ khi mới thành lập ( Ngày 12 tháng 11 năm 1999) do điều kiện cơ sở vật chất còn rât nghèo nàn nên ngành nghề của Công ty chủ yếu là buôn bán

tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng Vốn đầu tư của Công ty mới chỉ là 600.000.000VND, với tổng số lao động là 2 nhân viên

 Giai đoạn từ 2002 đến nay:

Đến cuối năm 2002 Công ty đã có số lượng TSCĐ lên tới 259.184.588 VND Năm 2003 đã lên tới 1.297.134.645 VND; Năm 2004 Gt TSCĐ đã là 1.550.272.425 trong đó TSCĐ khối văn phòng là 697.078.856 VND còn TSCĐ xưởng là 853.193.569 VND

Năm 2003 có thể nói đây là cái mốc đánh dấu sự phát triển mạnh nhất của Công ty Sơn ASEE Vào ngày11/09/2003 theo QĐ 198 GP/ TLDN của UBND TP Hà Nội Công ty liên doanh có tên gọi là: Công ty TNHH Sơn ASEE Việt Nam được thành lập Từ đấy doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ

bảng1:Số liệu về nguồn vốn của Công ty:

Nguồn vốn tự bổ sung 1.300.000.000 1.400.000.000 1.400.000.000Nguồn vốn cổ phần 600.000.000 600.000.000 600.000.000

Nguồn: Phòng kế toán Biểu đồ 1: Nguồn vốn của Công ty

2002 2003 2004

NV tu bo sung

NV co phan

II Đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng tới công tác chất lượng tại Công ty

1.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty

 Phó Giám Đốc: giúp việc cho Giám Đốc trong các lĩnh vực theo sự

uỷ quyền của Giám Đốc

 Phòng KCS: xây dựng, áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001-2000 Triển khai các hoạt động kiểm tra chất lượng

Phòng Hành chính Nhân sự

Phòng Bán hàng

Phòng

Dự án

Phòng Thiết kế

Phòng KCS

Xưởng Sản xuất

Ban Bảo vệ

Dịch vụ

Giám đốc

nguyên liệu, sản phẩm theo kế hoạch chất lượng và cách thủ tục dã ban hành Kiểm soát các thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm.

 Phòng bán hàng: có chức năng làm Marketing, bán hàng trong nước

và xuất khẩu, nghiên cứu thị trường, đề xuất việc xây dựng, mở rộng mạng lưới bán hàng của Công ty; xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn trung hạn

và dài hạn; quản lý việc giao nhận hàng, xe vận tải và tiếp thị, bốc xếp

 Phòng kê toán: có chức năng cân đối và cung ứng vật tự, nguyên vật liệu; theo dõi tình hình sử dụng định mức vật tư; nhập khẩu nguyền vật liệu, vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh; theo dõi kho vật tư, nguyên vật liệu; thống kê tổng hợp

 Phòng nhân sự: có chức năng xây dựng và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ( xây dựng chức năng và nhiệm vụ định mức lao động của các phòng ban và xưởng sản xuất); quản lý các chế độ chính sách đối với người lao động và Công ty; xây dựng và quản lý tiền lương của Công ty; xây dựng

và đề xuất các hình thức thi đua, khen thưởng các tập thể cá nhân trong Công ty

 Xưởng sản xuất: có chức năng trực tiếp tổ chức, thực hiện kế hoạch sản xuất và các nhiệm vụ Công ty giao

 Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ điều hành và phát triển các cửa hàng bán lẻ thuộc Công ty, giới thiệu và quảng cáo sản phẩm; bán hàng thông tin cho khách hàng về khả năng cung cấp sản phẩm của Công ty, xem xét hoạt động bán hàng, tổ chức quản lý chất lượng

Các phòng ban trên không chỉ phải hoàn thành nhiệm vụ của mình mà còn phải phối hợp lẫn nhau để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được liên tục, ngoài ra còn có nhiệm vụ hướng dẫn các bộ phận cấp dưới thực hiện các quyết định

Qua cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty ta thấy mô hình này không hề

bị chồng chéo và thiếu sót Mỗi bộ phận đều có chức năng và nhiệm vụ riêng của mình và thực hiện được đầy đủ các mục tiêu của Công ty đề ra, không bộ phận nào chỉ huy, thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận khác, mà chỉ chú trọng vào thực hiện các nhiệm vụ của mình

Tóm lại, với cơ cấu tổ chức như trên là hợp lý và phù hợp với kế hoạch phát triển lâu dài của Công ty Trong đó các phòng ban được sự chỉ đạo thống nhất của cấp trên để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, tránh được sự chỉ đạo trùng lặp trong khâu tổ chức và chỉ đạo sản xuất, thông tin giữa cán bộ

chỉ đạo và nhân viên được giải quyết nhanh hơn Tất cả những điều đó nhằm làm cho việc kiểm tra chất lượng quản lý sản phẩm đạt hiệu quả cao theo đúng quy trình công nghệ của từng phân xưởng, góp phần nâng cao số lượng

Biểu đồ 2: Tổng lao động của Công ty

Bảng2: Cơ cấu lao động của Công ty

Phần lớn lao động trong Công ty là Nam giới nằm ở vị trí phòng kinh doanh và lực lượng lao động trực tiếp Công nhân viên là Nữ giới nằm ở các

bộ phận như: Kế toán, tài chính, nhân sự Song song với sự gia tăng về số

78 0

20 40 60 80

2002 2003 2004

năm

Tong so lao dong

Tong so lao dong

lượng lao động là trình độ cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao

Cụ thể là 2002 Đại học chiếm 33% nhưng đến 2003 đã lên tới 60% và đến

2004 chiếm tới 74% Điều này chứng tỏ trình độ cán bộ công nhân viên trong Công ty được nâng cao đồng nghĩa với việc nâng cao năng suất lao động cải tiến chất lượng cả về sản phẩm lẫn cung ứng dịch vụ

3.2 Lương - Thưởng

Nguyên tắc trả lương của Công ty dựa trên cơ sở thoả thuận giữa doanh nghiệp và người lao động trong hợp đồng lao động và phù hợp với hệ thống thang bảng lương của doanh nghiệp Công ty căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của người lao động để trả lương Ngoài ra công ty trả lương khi người lao động làm thêm giờ với mức tính bằng 150% mức lương làm việc ngày bình thường Hoặc nếu làm thêm giờ vào ngày nghỉ hoặc ngày lễ thì thời gian làm thêm giờ được tính là 200% mức lương giờ ngày làm việc bình thường Công ty có chế độ thưởng đối với những cán bộ công nhân viên của Công ty

có thành tích hoặc có ý tưởng sáng tạo

4.Đặc điểm máy móc thiết bị và quy trình công nghệ

Sản phẩm của Công ty Sơn ASEE được sản xuất theo công nghệ của

Mĩ, máy móc thiết bị sản xuất được nhập từ Mĩ đây là máy móc với công nghệ hiện đại, năng suất cao như: Máy khuấy cao tốc, Máy khuấy W2.2, Máy nghiền SK-80, Máy khuấy 22KW, Máy in phun Hitachi

 Công nghệ sản xuất: Đế sản xuất ra những sản phẩm Công ty phải trải qua nhiều công đoạn sản xuất Song về cơ bản thì quy trình công nghệ của công ty được trình mô hình hoá như sau:

Bơm nhập kho

+ Kaolin TU+Walocell+ Hạt thuỷ tinh

Công đoạn pha đóng hộp:

(đạt)

5.Đặc điểm nguồn nguyên liệu

Nguyên liệu dùng để sản xuất sản phẩm được nhập từ: Indônêxia; singapo; Trung quốc; Hồng kông; và từ thị trường trong nước Nó bao gồm:

Bảng: Nguyên vật liệu

stt Nguyên liệu stt Nguyên liệu stt Nguyên liệu

2 Tylose MH 60001 p6 16 Ximăng trắng 30 Wetting agent

3 Bột đá 17 Ximăng hoàng thạch 31 Xanh lục 7008

4 Bột nhẹ caco3 18 HBRHydroxy ethyl 32 Xanh lam 6150

5 DM 200 19 B702acrylic polyme 33 Hạt thuỷ tinh

6 Tylose MH 60001 P4 20 Nước 34 Titan loại 2

7 Tylose HS 30000 yp2 21 Sodiumphophat 35 Titan loại 1

Sản phẩm nhập kho Đóng hộp cấp II

STT Sản phẩm K/hiệu Đvị

Thành phẩm bột bả Botba

Thành phẩm Sơn tường Son

12 Sơn tường Alex A102-18 A10218 Thùng

14 Sơn tường Alex A105-18 A10518 Thùng

15 Sơn tường Alex A109-18 A10918 Thùng

17 Sơn tường Alex A201-16 A20116 Thùng

19 Sơn tường Alex A202-18 A20218 Thùng

21 Sơn tường Alex A203-18 A20318 Thùng

22 Sơn tường Drulex D301-16 D30116 Thùng

23 Sơn tường Drulex D301-1 D3011 Thùng

24 Sơn tường Drulex D301-5 D3015 Thùng

25 Sơn tường Drulex D302-16 D30216 Thùng

26 Sơn tường Drulex D302-1 D3021 Thùng

27 Sơn tường Drulex D302-5 D3025 Thùng

28 Sơn tường Drulex D303-5 D3035 Thùng

29 Sơn tường Drulex D305-5 D3055 Thùng

30 Sơn tường Drulex D307-16 D30716 Thùng

31 Sơn lót chống kiềm 18L K10118 Thùng

34 Sơn tường Super Max A109-18 MA10918 Thùng

35 Sơn tường Super Max A109-5 MA1095 Thùng

Nguồn: Xưởng Sản xuất

6.2.Thị trường

Sản phẩm của Công ty đã có mặt trên nhiều thị trường Miền bắc và Miền Trung Được biểu hiện bằng:

Bảng: Thị trường của Công ty Sơn ASEE

STT Thị trường Số lượng STT Thị trường Số lượng

Nguồn: Phòng kinh doanh

III Sự cần thiết phải áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9001-2000

1.Khái niệm, các nguyên tắc của Hệ thống QLCL ISO 9001-2000

- Chính sách chất lượng là ý đồ và định hướng chung của một tổ chức

về chất lượng do lãnh đạo cao nhất chính thức đề ra

- Mục tiêu chất lượng là những điều mong muốn đạt được hoặc mục tiêu hướng tới, liên quan đến chất lượng

1.2 Mục tiêu của Hệ thống QLCL

Hệ thống quản lý chất lượng có hai mục tiêu liên quan với nhau là thói quen cải tiến và kỳ vọng hoàn thiện chất lượng.

Mục tiêu chủ yếu là kỳ vọng hoàn thiện để thoả mãn tốt nhất nhu cầu Mục tiêu này được giải quyết nhờ việc giáo dục, tạo ra thói quen không ngừng cải tiến trong tất cả các thành viên của tổ chức Thói quen cải tiến nhằm đạt đến sự hoàn thiện

Khi thực hiện quản lý chất lượng, sự chú ý được dành riêng cho việc quản lý chất lượng, nhưng đồng thời cần phải phát triển quản lý các chi phí (điều chỉnh thu nhập và giá cả), điều chỉnh số lượng ( khối lượng sản phẩm làm ra, bán được, dự trữ) và điều chỉnh thời hạn giao hàng Cách tiếp cận đó được xây dựng trên nguyên lý nền tảng của quản lý chất lượng, theo đó nhà sản xuất phải nghiên cứu, sản xuất và bán những hàng hoá thoả mãn nhu cầu người tiêu dùng

Khi thực hiện quản lý chất lượng mà không biết chi phí, thì không thể lập kế hoạch và thiết kế chất lượng Khi quản lý chặt chẽ các chi phí, có thể xác định được mức thu nhập có thể đạt được ( hiệu quả kinh tế ) trong trường hợp loại bỏ một số chỗ yếu trong thiết kế Như vậy, xác định những kết quả

dự kiến ( hậu quả) của hoạt động quản lý chất lượng cũng sẽ dễ dàng

Về số lượng sản phẩm, nếu không biết những khối lượng chính xác không thể xác định được tỷ lệ sản phẩm khuyết tật cũng như mức độ phải làm lại, không thể đạt được tiến bộ trong quản lý chất lượng Mặt khác, nếu không tích cực khuyến khích phát triển các phương pháp quản lý chất lượng, không xác định được các phương pháp tiêu chuẩn hoá, định mức sản xuất, định mức

sử dụng các năng lực sản xuất và định mức lao động thì không thể quy định được các định mức chi phí sản xuất và do đó không thể thực hiện được công tác quản lý chi phí Tương tự như vậy, nếu tỷ lệ sản phẩm khuyết tật có độ phân tán quá lớn và nhiều lô sản phẩm bị loại bỏ thì không thể thực hiện quản

lý sản phẩm tốt cũng như điều chỉnh thời hạn giao hàng Tóm lại, quản lý chất lượng phải toàn diện Quản lý chất lượng, quản lý chi phí (điều chỉnh thu nhập) và điều chỉnh số lượng ( thời hạn giao hàng) - tất cả những hoạt động

đó phải liên quan với nhau Quản lý chất lượng toàn diện là cơ sở của toàn bộ hoạt động đó Cách tiếp cận tổng hợp, hoặc là toàn diện, phải có ở bất kỳ bộ phận nào ( thiết kế, thu mua, sản xuất và kinh doanh)

1.3.Các nguyên tắc của Hệ thống QLCL

 Định hướng vào khách hàng: Chất lượng tạo giá trị cho khách hàng

và do khách hàng đánh giá Do đó, tổ chức phải biết rõ khách hàng của mình

là ai, nhu cầu hiện tại và tương lai của họ, đặc biệt là các kỳ vọng không rõ ràng hoặc không được nói ra để phát triển và thiết kế những sản phẩm hữu dụng, đáng tin cậy, không chỉ đáp ứng mà còn cố gắng đáp ứng tốt hơn những đòi hỏi của khách hàng, tạo ưu thế so với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh Định hướng vào khách hàng, vì vậy là một khái niệm chiến lược Nguyên tắc này đòi hỏi phải mở rộng phạm vi thoả mãn khách hàng, không chỉ giới hạn ở phạm vi sản phẩm dịch vụ mà còn ở thái độ phục vụ, mối quan hệ giữa tổ chức với khách hàng Nó cũng đòi hỏi sự cải tiến chất lượng này, hệ thống sản xuất sẽ được phát triển và quản lý một cách kinh tế nhất Định hướng vào khách hàng có thể được coi là một nguyên tắc cơ bản nhất của Hệ thống QLCL Đó chính là lý do vì sao hoạt động QLCL đã chuyển từ sự nhấn mạnh việc giữ vững chất lượng trong suốt quá trình sản xuất sang việc xây dựng chất lượng cho sản phẩm bằng cách phát triển, thiết kế và tạo ra những sản phẩm mới đáp ứng những đòi hỏi của khách hàng

 Cam kết của lãnh đạo: Để thực hiện thành công Hệ thống QLCL, lãnh đạo cần đi đầu trong mọi nỗ lực về chất lượng Lãnh đạo phải tin tưởng tuyệt đối vào triết lý của QLCL, phải cam kết thực hiện Hệ thống QLCL Sự cam kết này sẽ tạo ra mối quan hệ mật thiết giữa chiến lược kinh doanh của tổ chức và chiến lược QLCL Điều này tạo ra cơ sở thực tế và sự ưu tiên hàng đầu đối với các hoạt động QLCL Hoạt động QLCL sẽ không đạt hiệu quả nếu không có sự cam kết của lãnh đạo Lãnh đạo có trách nhiệm xác định mục tiêu, chính sách chất lượng Để thực hiện được các mục tiêu, lãnh đạo cũng phải có trách nhiệm trong việc xây dựng các chiến lược phát triển, thiết lập sự thống nhất giữa mục tiêu, chính sách chất lượng, chiến lược và môi trường nội bộ của tổ chức Lãnh đạo phải biết rõ tổ chức và điều hành một cách linh hoạt, phải tạo ra một hệ thống làm việc mang tính phòng ngừa nhằm loại bỏ vấn đề trước khi nó xảy ra và quản lý rủi ro nhằm tổi thiểu hoá những ảnh hưởng xấu cho khách hàng đối với những vấn đề không thể tránh khỏi Lãnh đạo phải tổ chức hệ thống thông tin hữu hiệu, bảo đảm mọi người được tự do trao đổi ý kiến, thông hiểu và thực hiện hiệu quả mục tiêu của tổ chức

 Sự tham gia của mọi thành viên: Chất lượng được hình thành trong suốt vòng đời của sản phẩm, do đó nó cần được quản lý Chất lượng liên quan đến mọi bộ phận, mọi thành viên trong tổ chức Mặt khác con người là nguồn lực quan trọng nhất của mọi tổ chức và là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến quá trình hình thành chất lượng Do đó, trong quản lý cần áp dụng các phương pháp và biện pháp thích hợp để huy động hết tài năng của con người

ở mọi cấp, mọi ngành vào việc giải quyết vấn đề ổn định và nâng cao chất lượng

 Quản lý theo quá trình: Quá trình là tập hợp các nguồn lực và các hoạt động có liên quan với nhau để biến đổi đầu vào thành đầu ra Để quá trình có ý nghĩa, giá trị của đầu ra phải lớn hơn đầu vào, nghĩa là quá trình phải làm gia tăng giá trị Muốn sản xuất đầu ra đáp ứng yêu cầu của khách hàng, cần phải xác định, theo dõi, kiểm tra kiểm soát các đầu vào của quá trình Quản lý các hoạt động của tổ chức thực chất là quản lý các quá trình và các mối quan hệ giữa chúng

 Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục là mục tiêu, đồng thời là phương pháp của tất cả các tổ chức Muốn gia tăng khả năng cạnh tranh và đạt được chất lượng cao nhất, ban lãnh đạo phải có một cam kết cho việc cải tiến liên tục quá trình kinh doanh Quá trình cải tiến phải gắn liền với tôn chỉ và hình ảnh của tổ chức Vì vậy, ban lãnh đạo phải có trách nhiệm đảm bảo rằng mọi người đều thông hiểu cách tiếp cận chung để cải tiến Sự cải tiến có thể là từng bước nhỏ hoặc nhảy vọt Cách thức cải tiến cần phải “ bám chắc” vào công việc của tổ chức

 Ra quyết định dựa trên sự kiện: Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh phải được xây dựng dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin Khả năng thu nhập, phân tích và sử dụng thông tin

có thể nói lên sự thành công hay thất bại của tổ chức.Vì vậy, tổ chức cần thiết lập một kênh thông tin để thu thập các dữ liệ của tổ chức Phát triển một hệ thống các phương pháp thu thập dữ liệu, các phép đo, các cách xử lý để đảm bảo rằng các dữ liệ thu được là chính xác Sau đó cần phải xử lý dữ liệu và phân tích các thông tin cuối cùng là thực hiện việc ra quyết định dựa trên các kết quả này Doanh nghiệp cũng cần đào tạo cho các nhân viên trong doanh nghiệp có thói quen ra quyết định dựa trên sự kiện

 Cách tiếp cận dựa trên hệ thống: Không thể giải quyết bài toán chất lượng theo từng yếu tố tác động đến chất lượng một cách riêng lẻ mà phải xem xét toàn bộ các yếu tố một cách có hệ thống, đồng bộ và toàn diện, phối hợp hài hoà các yếu tố này và cần xem xét chúng dựa trên quan điểm của khách hàng Việc xác định, nhận thức và quản lý một cách hệ thống các yếu

tố và quá trình có liên quan sẽ làm tăng tính nhất quán của hệ thống, nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của mỗi tổ chức

 Thiết lập mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung cấp: Doanh nghiệp cần tạo dựng mối quan hệ hợp tác trong nội bộ và với bên ngoài để đạt được mục tiêu chung Các mối quan hệ nội bộ có thể bao gồm các quan hệ thức đẩy

sự hợp tác giữa lãnh đạo và người lao động, tạo lập các mối quan hệ mạng lưới giữa các bộ phận trong tổ chức để tăng cường sự linh hoạt, khả năng đáp ứng nhanh Các mối quan hệ bên ngoài là những mối quan hệ với bạn hàng, người cung cấp, các đối thủ cạnh tranh, các tổ chức đào tạo… Những mối quan hệ bên ngoài ngày càng quantrọng, đó là những mối quan hệ chiến lược Chúng có thể giúp một tổ chức thâm nhập thị trường mới hoặc thiết kế những sản phẩm và dịch vụ mới Sự liên kết để bổ sung cho nhau giữa các đối tác là mối quan hệ được xây dựng trên cơ sở hợp tác cùng có lợi

2.Lợi ích của việc áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9001-2000

 Đối với Doanh nghiệp

 Đối với người lao động

 Đối với người tiêu dùng

3.Vị trí của chất lượng trong xu thế cạnh tranh toàn cầu

Xu hướng toàn cầu hoá, tính cạnh tranh và nhu cầu ngày càng tăng đã

và đang làm thay đổi quy luật của “ cuộc chơi” trên thị trường Chất lượng không còn là một vấn đề kỹ thuật đơn giản mà nó đã trở thành một vấn đề mang tính chiến lược hàng đầu, liên quan đến sự sống còn của tất cả các tổ chức khác nhau

Vấn đề chất lượng đựoc các quốc gia và các tổ chức trên toàn thế giới ngày càng quan tâm nhiều hơn từ sau chiến tranh thế giới lần thứ 2 đến nay Giữa những năm 1970, các doanh nghiệp Nhật Bản đã trở thành những người

đi tiên phong trong lĩnh vực chất lượng thuộc các ngành công nghiệp công nghệ cao Sản phẩm của các doanh nghiệp hàng đầu của Nhật Bản đã được

khách hàng trên mọi châu lục tiếp nhận và đánh giá cao vì chất lượng tốt, giá

hạ Các doanh nghiệp thuộc mọi quốc gia trên thế giới không có sự lựa chọn nào khác, họ phải chấp nhận cuộc cạnh tranh Muốn tồn tại và phát triển, các

tổ chức phải giải quyết nhiều yếu tố, trong đó chất lượng là một yếu tố then chốt

Những thay đổi gần đây trên toàn thế giới đã tạo ra những thách thức mới trong kinh doanh khiến cho các tổ chức càng nhận thức được tầm quan trọng của chất lượng Khách hàng ngày càng đòi hỏi cao về chất lượng và đảm bảo chât lượng, yêu cầu tổ chức phải cung cấp những sản phẩm có chất lượng cao đáp ứng và vượt mức mong muốn của họ Để thu hút khách hàng, các tổ chức cần phải đưa ra chất lượng vào nội dung quản lý hệ thốn hoạt động của mình

Trong những năm trước đay, các quốc gia còn có thể dựa vào các hàng rào thuế quan, hàng rào kỹ thuật để bảo vệ nền sản xuất trong nước Ngày nay với xu thế khu vực hoá, toàn cầu hoá mạnh mẽ về kinh tế, với sự ra đời của

Tổ chức WTO, ATBT, mọi nguồn lực và sản phẩm ngày càng tự do vượt biên giới quốc gia

Các cuộc khảo sát tại các nước công nghiệp phát triển cho thấy những

tổ chức thành công trên thương trường đều là những tổ chức đã nhận thức được và giải quyết thành công vấn đề chất lượng Cuộc cạnh tranh toàn cầu đã

và sẽ trở nên mạnh mẽ với quy mô và phạm vi ngày càng rộng Sự phát triển của khoa học, công nghệ hôm nay đã cho phép các nhà sản xuất nhạy bén có khả năng đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng, tạo ra lợi thế cạnh tranh Các nhà sản xuất cố gắng tận dụng lợi thế riêng của mình trong xã hội công nghiệp mang tính toàn cầu hoá để cung cấp sản phẩm có chất lượng cao

Thực tế đã chỉ ra rằng, chất lượng là yếu tố quan trọng quyết định khả năng sinh lợi của hoạt dộng sản xuất kinh doanh mà không phải là các nguồn lực tự nhiên Thông tin, kiến thức, một khối lượng đông đảo nhân viên có kỹ năng, có văn hoá và tác phong làm việc công nghiệp mới là những nguồn lực thực sự đem lại sức cạnh tranh Do đó, các tổ chức sản xuất và cung cấp sản phâm dịch vụ có chất lượng cao sẽ đạt mực lợi nhuận hơn so vơi các tổ chức sản xuất và cung cấp các loại sản phẩm, dịch vụ có chất lượng kém Những tổ chức có vị thế hàng đầu về chất lượng đã thiết lập giá ở mức cao hơn 8% so

với đối thủ cạnh tranh có vị thế thấp hơn về chất lượng Họ cũng đạt mức trung bình về thu hồi vốn cho đầu tư là 30% so với mức 20% của những tổ chức ở thang bậc thấp hơn về chất lượng Chất lượng và cạnh tranh là những

vấn đề phải được đặc biệt chú ý trong thế kỷ 21 thế kỷ chất lượng.

4 Tình trạng quản lý chất lượng tại các nước đang phát triển

Mong muốn mở rộng các mối quan hệ kinh tế đối ngoại, thúc đẩy đầu

tư nước ngoài trực tiếp và tham gia vào thị trường toàn cầu đã đặt các nước đang phát triển và các nền kinh tế đang trong giai đoạn chuyển đổi sang kinh

tế thị trường vào thế phải đối đầu với hàng loạt những thời cơ và thách thức Trong số những đòi hỏi cấp thiết và nổi bật phải kể đến vấn đề chất lượng Đối với các nước đang phát triển, chất lượng vừa là một thách thức vừa là ột

cơ hội Là một cơ hội, vì người tiêu dùng ngày nay trên mọi quốc gia ngày càng quan tâm đến chất lượng hàng hoá và dịch vụ mà họ mua; hệ thống thông tin lại mang tính chất toàn cầu nên các tổ chức có điều kiện thuận lợi trong việc học hỏi kinh nghiệm, rút ngắn quãng đường đi mà những người đi trước đã trải qua Là một thách thức, vì các tổ chức trong các quốc gia phát triển đã tiến rất xa trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ có chất lượng tốt Lấp được khoảng cách là một công việc khó khăn, nó đòi ỏi các tổ chức phải thay đổi cách suy nghĩ, thay đổi cung cách quản lý đã hình thành lâu đời

Nhận thức của người tiêu dùng về chất lượng sản phẩm tại các quốc gia đang phát triển cũng chưa đầy đủ Việc lựa chọn hàng hoá để mua thường chủ yếu dựa trên việc xem xét giá cả Các tổ chức người tiêu dùng chưa có ảnh hưởng mạnh để hướng người tiêu dùng yêu cầu hàng hoá phải phù hợp tiêu chuẩn Trong tình hình này, nhiều nhà sản xuất, đặc biệt các tổ chữc vừa và nhỏ, có xu hướng sử dụng nguyên vật liệu rẻ tiền với chất lượng thấp

Một đặc điểm của các tổ chức trong các nước đang phát triển, đặc biệt

là tại tổ chức vừa và nhỏ, là thành công của các hoạt động tác nghiệp quan trọng lại phụ thuộc vào kỹ năng, kiến thức của một số ít người Những kỹ năng này thường không được chia sẻ và không đủ những người có kiến thức

để theo dõi, biến động, hỗn tạp về chất lượng sản phẩm Các tổ chức này lại thiếu một nề nếp quản lý công nghiệp, không có các hệ thống sản xuất được tiêu chuẩn hoá Ngay cả những tổ chức lớn, có sự tham gia cảu các tổ chức đa

quốc gia, mặc dù được cung cấp các quy định, bản vẽ, hướng dẫn thaop tác, khi kiểm tra cũng không tuân thủ chặt chẽ các quy định này.

Các nước đang phát triển còn gặp nhiều khó khăn khác nhau như thiếu phương tiện thông tin, năng lượng, vận tải, lại bị các yêu cầu về số lượng thúc bách Tất cả những yếu tố trên đã góp phần làm cho chất lượng sản phẩm kể

cả sản phẩm xuất khẩu không đáp ứng nhu cầu thị trường Do chất lượng hàng nội địa thấp, nên hàng nhập được đánh giá cao, đặc biệt là đối với những người có thu nhập cao Ngoài ra, các chiến dịch quảng cáo tốn kém của các công ty đa quốc gia cũng tạo nên sự tin tưởng quá mức đối với sản phẩm của các công ty này

Tình trạng của các quốc gia đang phát triển còn bị tệ hại hơn do thiếu vốn, nguồn nguyên liệu không ổn định, cộng với khó khăn khi thương thuyết

để trả lại nguồn nguyên vật liệu không đạt, lại bị chèn ép về giá cả Tất cả những yếu tố trên đã khiến cho họ trở thành những miếng mồi cho những tổ chức kém đạo đức kinh doanh nước ngoài

Trong tình hình toàn cầu hoá thị trường hiện nay, các quốc gia đang phát triển đã có biện pháp để cải thiện tình hình, trong đó có sự chấp nhận cạnh tranh Tuy nhiện, sự yếu kém về cơ sở hạ tầng, hệ thống quản lý lỗi thời, việc chưa thiết lập được nền văn hoá công nghiệp cộng với những điều kiện kinh tế nghèo nàn đã và đang đào sâu thêm hố ngăn cách giữa các nước này với những nước công nghiệp phát triển Các nước đang phát triển đứng trước nguy cơ phải gánh chịu sự thu hẹp thi phần trên thị trường quốc tế do khoong đáp ứng những đòi hỏi ngày càng cao về vấn đề chất lượng Để giải quyết vấn

đề này, các nước đang phát triển phải thay đổi nhận thức của mình về chất lượng cũng như phải học được cung cách quản lý mới

5 Tình hình quản lý chất lượng tại Việt Nam

Hội nhập quốc tế và toàn cầu hoá đang là xu hướng tất yếu của mọi nền kinh tế, trong đó có Việt Nam Hội nhập với khu vực và thế giới sẽ tạo ra những cơ hội to lớn giúp các tổ chức Việt Nam mở rộng được thị trường tiêu thụ sản phẩm, có cơ hội tiếp thu công nghệ và kỹ năng quản lý mới… nhưng kèm theo đó cũng là những thách thức Thách thức lớn nhất trong quá trình hội nhập chính là vần đế năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của các tổ

chức Việt Nam còn ở mức thấp so với các nước trong khu vực Năng lực cạnh tranh được thể hiện thông qua ưu thế về năng suất và chất lượng sản phẩm.Chất lượng sản phẩm vốn là điểm yếu kém kéo dài nhiều năm ở nước ta Trong nền kinh tế kế hoạch tập trung trước đây, vấn đề chất lượng đã từng được đề cao và được coi là một mục tiêu quan trọng để phát triển kinh tế, nhưng kết quả mang lại chưa được bao do cơ chế tập trung quan liêu bao cấp

để quyết định sự thắng bại trong cạnh tranh, quyết định sự tồn tại, hưng vong của từng tổ chức nói riêng cũng như sự thành công hay tụt hậu của nền kinh tế nước ta nói chung

Trong thập niên cuối thế kỷ 20, Việt Nam thực sự bước vào thời kỳ đổi mới, chuyển sang giai đoạn xây dựng nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước theo định hướng XHCN Tình hình mới đòi hỏi phải kịp thời thay đổi nội dung và phương pháp tiến hành quản lý chất lượng Nhà nước đã ban hành hàng loạt các văn bản pháp luật trực tiép liên quan đến quản lý chất lượng Các cơ quan quản lý nhà nước về chât lượng thuộc các bộ ngành địa phương đều ra các văn bản hướng dẫn thi hành

Đầu những năm 1990, các cơ quan nhà nước cũng như các cơ sở hạ tầng sản xuất kinh doanh đã thực hiện những cải tiến bước đầu về quản lý chât lượng nhằm cải thiện tình hình yếu kém về chất lượng Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan tác động, việc cải thiện tình hình diễn

ra chậm chạp, không vững chắc Cơ sở vật chất- kỹ thuật thiếu thốn, nghèo nàn, sự kìm hãm của cơ chế hành chính quan liêu, sự yếu kém về quản lý nói chung và quản lý chất lượng nói riêng, sự hẫng hụt về kinh nghiệm, kiến thức, hiểu biết khi bước vào cơ chế thị trường… khiến cho hoạt dộng quản lý chất lượng tiến hành ở nước ta gặp nhiều khó khăn, trở ngại… Các hoạt động quản

lý chất lượng trong thời kỳ này còn mang tính phong trào, chưa tiếp cận nội

dung quản lý chất lượng một cách hệ thống, bài bản nên chưa có kết quả cụ thể và hiệu quả chưa cao.

Từ giữa những năm 1990, khi các tổ chức Việt Nam phải đối mặt với những cuộc cạnh tranh gay gắt từ nhiều phía, đặc biệt từ sau Hội nghị Chất lượng Việt Nam lần thứ nhất được tổ chức vào năm 1995, hoạt động quản lý chất lượng tại các tổ chức đã chuyển sang giai đoạn mới Trong xu thế mới, các tổ chức Việt nam đã quan tâm hơn đến việc nghiên cứu, áp dụng các mô hình quản lý được thừa nhận trên phạm vị rộng rãi mang tính quốc tế, như áp dụng bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000, quản lý chất lượng toàn diện TQM, các

hệ thống an toàn thực phẩm HACCP, bộ tiêu chuẩn ISO 14000…

Mấy năm qua, tình hình quản lý chất lượng ở nước ta đã có những khởi sắc mới, tiến bộ mới Các tổ chức đã chú trọng nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng Việt nam bước đầu đã chiếm lĩnh thị trường, được người tiêu dùng chấp nhận Nhưng nhìn tổng quan thì năng suất, chất lượng sản phẩm cũng như năng lực cạnh tranh của chúng ta còn yếu kém

Với xu thế tự do thương mại trên thế giới và việc dỡ bỏ những hàng rào bảo hộ thuế quan, bài toán để tồn tại và phát triển của các tổ chức Việt nam chỉ có một lời giải duy nhất, đó là cải tiến, nâng cao năng suất, chất lượng Để giải quyết vấn đề này một cách cơ bản và vững chắc, cần có sự đổi mới một cách sâu sắc trong nhận thức và trong hành động của từng người cũng như toàn xã hội, của từng cơ quan quản lý nhà nước cũng như mọi cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc mọi thành phần kinh tế

Phần II:

Thực trạng xây dựng và áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9001-2000 ở Công Ty TNHH Thương Mại

Đến 2003 Công ty liên doanh với Trung Quốc để sản xuất ra sản phẩm

Sơn ALEX – DRULEX Đây được coi là bước ngoặt quan trọng nhất của

Công ty Lúc này, sản phẩm của Công ty có ít chủng loại, mẫu mã nghèo nàn, chất lượng chưa cao

Khi bước vào giai đoạn hội nhập với nền kinh tế trong khu vực và trên thế giới Đứng trước tình hình đó, Công ty bắt buộc phải có những thay đổi để kịp và vươn lên trong nền kinh tế thị trường Công ty đã từng bước nâng cấp máy móc thiết bị hiện có, mua sắm thêm một số dây chuyền công nghệ tiên tiến của Mĩ Mở rộng danh mục hàng hoá bằng những mặt hàng mới, kí hợp đồng với nhiều bạn hàng để đảm bảo cung cấp đúng, đủ, kịp thời, hơn nữa ngày càng hoàn thiện hệ thống kiểm tra chất lượng sảm phẩm Đồng thời phòng kỹ thuật cũng nghiên cứu tiến tới các phương pháp mới để đạt kết quả cao nhất Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm cũng thay đổi cho phù hợp với điều kiện mới

Bên cạnh những nỗ lực cố gắng của toàn bộ cán bộ công nhân viên thì vẫn còn những vấn đề tồn tại mà Công ty chưa hoặc không kịp thời giải quyết như: thiết bị phụ tùng thay thế chưa sẵn có, nguyên liệu cung ứng nhiều khi còn chậm hoặc không đúng chất lượng yêu cầu, trình độ công nhân còn nhiều

hạn chế, tay nghề cao còn ít, chưa thực sự có tác phong công nghiệp và ý thức

kỷ luật cao trong công việc Những tồn tại đó có ảnh hưởng không nhỏ đến công tác đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty Chất lượng sản phẩm của Công ty được thể hiện:

Bảng: Chất lượng sản phẩm của Công ty

Có thể nói sản phẩm của Công ty không những tăng về số lượng mà còn tăng

về chất lượng

Hiện nay, sản phẩm hàng hoá của Công ty khá phong phú, đa dạng, chất lượng cao, mẫu mã đẹp, giá thành hợp lý, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng

2.Tình hình quản lý chất lượng tại Công ty TNHH Thương Mại Quang Phát

Tình hình chất lượng của Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát có thể được chia làm hai giai đoạn chính:

 Giai đoạn từ khi thành lập đến 2003:

Trước 2003, công tác quản lý chất lượng của Công ty chưa được quan tâm đúng mức, vì vậy việc quản lý chất lượng có phần yếu kém và kèm theo nhiều điều tồn tại như:

• Các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thiếu tính khoa học, không đi vào nề nếp, mang nặng tính tự phát, cảm tính Các phòng ban chưa có sự phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng vì vậy có sự chồng

chéo giữa các phòng ban, và lúc này cũng chưa có phòng phụ trách về chất lượng.

• Phong cách quản lý lạc hậu, các hoạt động quản lý chưa có sự liên kết thường rời rạc, chậm cải tiến do đó không linh hoạt với những thay đổi của thị trường

• Ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên chức còn chưa cao, thậm trí thiếu tính tự giác thiếu tính chủ động trong công việc Công nhân làm việc còn chịu sự nhắc nhở nhiều của quản đốc phân xưởng

• Công tác kiểm soát các quá trình chưa được quan tâm đúng mức, chủ yếu nhấn mạnh tới khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng chứ chưa đi vào kiểm soát cả quá trình sản xuất

Những điều này đã làm cho chất lượng sản phẩm của Công ty thấp kém và không đáp ứng được những đòi hỏi của khách hàng cũng như không theo kịp với những biến động của thị trường

 Giai đoạn 2003 đến nay:

Cùng với sự liên doanh là sự đổi mới trang thiết bị máy móc cũng như sự đổi mới tư duy của ban lãnh đạo Công ty Sự quyết tâm nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm Công ty trên thị trường cho nên vấn đề chất lượng được đặt lên hàng đầu

• Nhận thức của cán bộ công nhân viên trong Công ty về vấn đề đảm bảo chất lượng ngày một cao hơn Trình độ tay nghề của người lao động được nâng cao, đáp ứng đòi hỏi của công việc Người lao động có ý thức trách nhiệm cao luôn chủ động sáng tạo trong công việc

• Mọi hoạt động của Công ty đã đi vào nề nếp, có tính kế hoạch cao, đã có sự phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, phân xưởng

• Tất cả các hoạt động của hoạt động sản xuất kinh doanh đã được kiểm soát chặt chẽ và ghi thành văn bản, lưu vào hồ sơ Việc lập thành văn bản và tiêu chuẩn hoá là cơ sở cho việc đánh giá kết quả của các hoạt động chính xác hơn, tìm ra những điểm không phù hợp, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến kịp thời

• Công ty bắt đầu thực hiện Hệ thống QLCL ISO 9001-2000 điều này giúp cho công tác quản lý chất lượng được thực hiện đạt kết quả tốt hơn

Từ đây, chất lượng của Công ty có thể nói có nhiều khả quan hơn như: Năng suất lao động cao hơn, chất lượng sản phẩm không ngừng được cải thiện, mẫu mã sản phẩm đa dạng, giá thành hạ, phục vụ nhanh, thoã mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng Từ đó nâng cao được uy tín, nâng cao sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường.

3.Công tác quản lý chât lượng tại Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát

 Công tác thiết kế sản phẩm mới

Công tác thiết kế và phát triển sản phẩm mới được tiến hành nhằm đảm bảo rằng sản phẩm đầu ra đáp ứng được các yêu cầu đầu vào thông qua việc hoạch định, xem xét, kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng trong các giai đoạn thiết kế Các giai đoạn thiết kế sản phẩm mới được trình bày:

Sơ đồ: Các giai đoạn thiết kế

 Công tác bảo đảm NVL đầu vào

Thiết kế bao bì,

Gửi mẫu thiết kế Xác định cường

độ mầu mẫu Tính toán chỉ tiêu sản phẩm

So sánh

Hoàn thiện công thức

Công tác này được thực hiện để đảm bảo rằng NVL được mua phù hợp với yêu cầu đặt ra Mặt khác tất cả các nhà cung cấp đều được đánh giá, lựa chọn và quản lý theo một phương pháp hợp lý Việc đảm bảo NVL được tiến hành theo quy trình:

Sơ đồ: Quy trình mua NVL

Y

Lấy chào hàngLựa chọn nhà C Cấp

GT > 500$ hoặc

nhà c cấp Nngoài?

Mua trong nước

Chuẩn bị HĐ hoặc đơn đặt hàng

Lấy phê duyệt của

CQ thẩm quyền

Phân phát HĐThực hiện mua

 Công tác bảo đảm thị trường tiêu thụ

Công tác này được thực hiện để đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng được định rõ và văn bản hoá, được thấu hiểu và mọi sự khác biệt được giải quyết Điều này được xác định rõ thủ tục từ khi nhận được yêu cầu của khách hàng cho đênd khi giao hàng kết thúc và hỗ trợ sau khi giao hàng

Sơ đồ: QT xem xét HĐ, giao hàng và dịch vụ sau giao hàng

Y

N

 Công tác kiểm tra kiểm soát và đo lường sản phẩm

Công tác này được thiết lập để qui định việc kiểm soát và đo lường sản phẩm qua các giai đoạn, từ lúc nguyên vật liệu nhập kho, cho đến khi sản xuất

Ghi lại yêu cầu của KH

Xử lý các đơn hàng có vướng mắc?

Từ chối giao hàng,

giải thích lý do

Lập các đơn hàng

Nhập dữ liệu và viết phiếu xuất hàng

Nhận phiếu xuất và nhận hàng để giao

Nộp hoá đơn giao

hàng

Giao hàng và ký nhận phiếu giao hàng

Kết thúc

Yêu cầu của khách hàng

Bắt đầu

KT NVL đầu vào

KT QT nghiền

KT QT

pha sơn

Đóng thùng đóng gói

 Công tác xây dựng kế hoạch chất lượng

TT Hạng mục công việc Ngày Tháng Trách nhiệm

1 ĐT lại QT cho NV liên quan 5-6 1 Các TPB

4 Điền vào HS lịch sử ĐTạo 9-10 1 Thảo

10 BC và THiện khắc phục 7-8-9 2 Thanh, Cty

11 Đánh giá nội bộ lần II 20 2 Thanh, Cty

12 BC và THiện khắc phục 21-22-23 2 Thanh, Cty

15 Đgiá chứng nhận bởi BVQI 18 3 BVQI,Cty

Nguồn: A Thanh

II Tình hình xây dựng và áp dụng Hệ thống QLCL ISO

9001-2000 tại Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát

1 Thực trạng hệ thống văn bản quản lý chất lượng của Công ty

1.1.Vai trò, chức năng của hệ thống văn bản quản lý trong Công ty

Hệ thống văn bản quản lý chất lượng trong Công ty có vai trò:

 Là căn cứ để cải tiến chất lượng

 Là tài liệu để đào tạo cán bộ công nhân viên trong Công ty

 Là cơ sở đêd truy tìm nguồn gốc tài liệu khi cần

 Cung cấp các bằng chứng liên quan khi đánh giá các thủ tục, quy trình đã được xác định và kiểm soát

 Đánh giá tính hiệu lực và sự thích hợp của hệ thống quản lý chất lượng của Công ty

1.2.Phân loại hệ thống văn bản quản lý trong Công ty

Hệ thống văn bản quản lý chất lượng của Công ty được chia làm 5 loại:

 Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng: Chính sách chất lượng là ý đồ và định hướng chung của Công ty có liên quan đến chất lượng

Còn mục tiêu chất lượng là điều Công ty định tìm kiếm hay nhằm tới có liên quan đến chất lượng.

 Sổ tay chất lượng: là tài liệu cung cấp những thông tin nhất quán, cả cho nội bộ và cho bên ngoài, về hệ thống quản lý chất lượng của Công ty

 Các thủ tục, các qui trình có liên quan: là tài liệu cung cấp các thông tin về cách thức tiến hành các hành động và các quá trình một cách nhất quán trong toàn Công ty

- Các tiêu chuẩn chất lượng

 Hồ sơ chất lượng: là một dạng tài liệu đặc biệt, nó cung cấp bằng chứng khách quan, trực tiếp hoặc gián tiếp, rằng chất lượng yêu cầu đối với sản phẩm đã đạt được và các yếu tố của hệ thốn quản lý chất lượng được thực hiện có hiệu lực

1.3.Việc xây dựng hệ thống văn bản theo hệ thống quản lý chất lượng

1.3.1.Xác định các quá trình trong Công ty

Trong Công ty thường tồn tại nhiều loại quá trình, các quá trình gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Căn cứ vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, Công ty TNHH Thương Mại Quang Phát

đã xác định các quá trình:

- Quá trình đào tạo

- Quá trình kiểm soát tài liệu

- Quá trình kiểm soát hồ sơ

- Quá trình xem xét của lãnh đạo

- Quá trình hành động khắc phục phòng ngừa

- Quá trình tuyển dụng

- Quá trình xem xét HĐ giao hàng và dịch vụ sau giao hàng

- Quá trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

- Quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm

- Quá trình lập kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ sản xuất

- Quá trình mua hàng

- Quá trình kiểm soát máy móc thiết bị sản xuất

- Quá trình kiểm soát và đo lường sản phẩm

- Quá trình đánh giá nội bộ

- Quá trình kiểm soát quá trình sản xuất

1.3.2 Viết tài liệu hệ thống quản lý chất lượng

 Chính sách chất lượng: Chính sách chất lượng là ý đồ và định hướng chung của một tổ chức có liên quan đến chất lượng được lãnh đạo cao nhất công bố chính thức

Chính sách chất lượng của Công Ty TNHH Thương Mại Quang Phát đã sớm được lãnh đạo Công ty đặc biệt quan tâm xây dựng và công bố công khai tới toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty Chính sách chất lượng được lập thành văn bản, ghi vào trong sổ tay chất lượng của Công ty và được công

bố trên các bản tin nội bộ dưới dạng khẩu hiệu của Công ty có nội dung cụ thể như sau:

- Công ty luôn cố gắng đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng

và người lao động

- Công ty đảm bảo việc đào tạo bổ sung nguồn nhân lực cũng như đầu tư thiết bị hiện đại nhằm cung cấp những sản phẩm có chất lượng ngày càng cao

- Luôn duy trì và liên tục cải tiến hiệu quả việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để hướng tới khách hàng

 Mục tiêu chất lượng: Mục tiêu chất lượng là điều tổ chức định tìm kiếm có liên quan đến chất lượng Đại diện lãnh đạo cùng trưởng phòng chất lượng lập mục tiêu chất lượng của Công ty, còn mục tiêu chất lượng của từng đơn vị do trưởng phòng các đơn vị đó lập ra và trình lên đại diện lãnh đạo.Sau quá trình triển khai xây dựng mục tiêu chất lượng, Công ty đã xây dựng được một hệ thống các mục tiêu chất lượng cho mình Các mục tiêu chất lượng đó bao gồm:

- Đạt chứng chỉ Hệ thống QLCL ISO 9001-2000 vào giữa năm 2006

- Hàng năm sản phẩm của Công ty đạt ít nhất 2 bằng khen tại các

kỳ triển lãm