Yêu cầu nội dung của một báo cáo giám sát dự án ODA và các bước thực hiện Báo cáo giám sát chỉ được thực hiện sau khi có sự tổng hợp và phân tích thông tin.. Hai nhóm cần phải được t
Trang 1
Kết thúc mođun GS5 bạn có khả năng:
Tổng kết kết quả thu được từ hoạt động giám sát, đánh giá việc thực
hiện dự án ODA
Thể hiện và trao đổi các kết quả thu được từ hoạt động giám sát, đánh
giá
Người học đã từng tham gia mođun GS3 và GS4
Người học đã từng tham gia vào các hoạt động quản lý dự án ODA
Trao đổi tích cực giữa giáo viên và người tham gia đào tạo Giáo viên chủ
động đưa ra các câu hỏi cơ bản để quá trình trả lời, trao đổi sẽ là quá trình
tự tổng hợp kiến thức của người học
Thực hành sơ đồ các bước tổng kết kết quả giám sát, đánh giá và xây
dựng báo cáo
Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá sau khi kết thúc mođun
Tài liệu Mođun GS5: Báo cáo giám sát, đánh giá trong quản lý dự án
ODA
Tài liệu tóm tắt nội dung đã trao đổi
Một số mẫu báo cáo giám sát, đánh giá dự án
1 Giáo viên trình bày những nội dung cơ bản nhất
2 Người học trao đổi trong nhóm và thảo luận giữa các nhóm với nhau
Mođun GS5: BÁO CÁO GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ
TRONG QUẢN DỰ ÁN ODA
Trang 2quản lý dự án ODA
Những nội dung cơ bản của mođun này
Có 2 nội dung cần được làm rõ trong quá trình học tập: Trang số:
1 Yêu cầu nội dung và các bước thực hiện một báo cáo
giám sát
Trang 3
2 Yêu cầu nội dung và các bước thực hiện một báo cáo
đánh giá
Trang 8
Trang 3
1 Yêu cầu nội dung của một báo cáo giám sát dự án
ODA và các bước thực hiện
) Báo cáo giám sát chỉ được thực hiện sau khi có sự tổng hợp và phân tích
thông tin Báo cáo ở đây là báo cáo viết, không phải là báo cáo miệng, báo
cáo hình ảnh hay các loại hình báo cáo khác
• Vì sao phải có báo cáo giám sát dự án ODA
Có hoạt động giám sát thì cần báo cáo giám sát
Những người thực hiện dự án ODA cần phải có thông tin về việc dự án
đang được triển khai như thế nào và liệu có đạt được mục tiêu dự án
như đã được thiết kế
Ban quản lý dự án ODA cần biết liệu dự án có đang được thực hiện
đúng như kế hoạch và phải đạt được mục tiêu như đã thiết kế Nếu việc
thực hiện không theo như kế hoạch hoặc có vấn đề trong khả năng đạt
mục tiêu đã đặt ra thì cần ra những quyết định điều chỉnh phù hợp
Các cơ quan chủ quản dự án ODA cần rút ra các bài học kinh nghiệm
để điều hành dự án nhằm đạt mục tiêu cũng như kinh nghiệm để thiết
kế và điều hành các dự án khác
Các kết quả, bài học kinh nghiệm, phản hồi và tiêu chí đánh giá cần phải được
thông tin hai chiều Các dữ liệu do Ban quản lý dự án đo lường cần được báo
cáo lên các cơ quan chủ quản dự án để phân tích, diễn giải và rút ra các bài học
kinh nghiệm Các chỉ số khác do các cơ quan chủ quản dự án đo lường được
báo cáo cho các bộ quản lý ODA như Bộ KH&ĐT để tiến hành phân tích sâu
hơn, diễn giải và rút ra những bài học kinh nghiệm cho cấp tỉnh và ngành
Thông tin quốc gia do Bộ KH&ĐT hoặc Bộ Tài chính thiết lập có thể được sử
dụng để làm tiêu chuẩn đánh giá thực hiện cấp ngành hoặc cấp danh mục đầu tư
và rút ra bài học kinh nghiệm phản hồi lại cho công tác quản lý ODA ở cấp
ngành và cấp danh mục đầu tư Thông tin cấp ngành và cấp danh mục đầu tư do
các cơ quan chủ quản dự án thiết kế có thể được sử dụng để làm tiêu chuẩn đánh
giá thực hiện và rút ra bài học kinh nghiệm cho công tác quản lý ODA ở tất cả
các cấp
Các phát hiện mới của hoạt động giám sát có rất nhiều người quan tâm
Đó là các cơ quan tài trợ, các uỷ ban chỉ đạo, các tổ chức hợp tác, các
Trang 4quản lý dự án ODA
cơ hội tiếp cận các phát hiện mới Hai nhóm cần phải được thông tin về
kết quả thực hiện dự án, đó là:
o Các cơ quan tài trợ và các nhà quản lý cần thông tin về tác động;
và
o Các đối tác thực hiện và các cơ quan tham gia chính cần hiểu các vấn
đề để tìm ra các giải pháp
• Các bước thực hiện một báo cáo giám sát dự án ODA
) Bước 1: Tổng hợp kết quả xử lý thông tin
Sau khi đã được xử lý, thông tin thường được tổng hợp theo ba cách như sau:
Gom thông tin theo vấn đề giám sát mà đã được xác định: Như đã
trình bày ở mođun GS1, nội dung giám sát dự án bao gồm giám sát
quá trình thực hiện dự án (các hoạt động có theo như kế hoạch vạch
ra) và hiệu quả dự án (chất lượng các hoạt động và số lượng, chất
lượng các đầu ra như trong thiết kế dự án) Các thông tin thu được sẽ
gom lại để minh hoạ, làm rõ thực trạng của hai nội dung trên
Phân loại các vấn đề mà quá trình thu thập thông tin phát hiện
được Các thông tin được phân loại theo các vấn đề khác nhau, chẳng
Tổng hợp kết quả xử lý thông tin
n
o Trao đổi các kết quả phát hiện được với các bên
liên đới trước khi viết báo cáo
p Cân nhắc các phát hiện, kết quả giám sát trước
khi viết báo cáo
r Truyền thông các kết quả được tổng hợp, phát
hiện
Trang 5
hạn, thông tin về các hoạt động dự án đang được triển khai, thông tin
về các thiết bị được mua sắm, thông tin về số lượng đầu ra đã được
thực hiện, về tình hình nhân sự, về hiệu quả các hoạt động
Gom thông tin theo kết quả giám sát Các hoạt động giám sát
thường được thiết kế trước với những nội dung được đề ra cụ thể (kế
hoạch giám sát), chẳng hạn giám sát các hoạt động có đang được
thực hiện đúng theo kế hoạch hay không hay giám sát số lượng đầu
ra có đảm bảo theo kế hoạch hay chất lượng của hoạt động mua
sắm vì các nội dung giám sát này đã được đặt ra trong kế hoạch,
chương trình giám sát việc thực hiện dự án, nên quá trình thu thập
thông tin cũng tập trung vào các nội dung này và khi có thông tin
cũng tập hợp, gom lại để làm rõ các nội dung này
) Bước 2: Trao đổi các kết quả phát hiện được với các bên liên đới trước
khi viết báo cáo
Thảo luận về các phát hiện sơ bộ với các đối tác thực hiện và các cơ quan
tham gia chính là hoạt động rất cần thiết để có được những thông tin phản
hồi chính xác, đi đến những kết luận chung và thoả thuận về các bước tiếp
theo Trong nhiều trường hợp thường có những tranh luận xung quanh kết
quả giám sát Điều này cũng có ích để khi viết báo cáo sẽ có những phân
tích sâu hơn từ nhiều quan điểm khác nhau
) Bước 3: Cân nhắc các phát hiện, kết quả giám sát trước khi viết báo cáo
Sau khi trao đổi sơ bộ với các đối tác và các bên liên đới, cân nhắc lại
những ý kiến của họ và xem xét lại thông tin cũng như kết quả xử lý, tổng
hợp thông tin Nếu thấy thiếu các thông tin cần thiết thì phải thu thập thêm
Nếu thấy nhận định, phát hiện của mình có sức thuyết phục và có đủ thông
tin để khẳng định thì có thể đưa vào báo cáo
Khi trình bày các phản hồi đánh giá cho các cơ quan tham gia và quyết
định sử dụng các kết quả cho hoạt động quản lý như thế nào, cần phải đáp
ứng các tiêu chí sau:
Đảm bảo tính rõ ràng của các thông điệp gửi tới từng đối tượng cụ thể
Thoả thuận về mức độ thường xuyên (tần suất) của việc truyền thông
Đảm bảo tính kịp thời của thông tin phản hồi
Cân nhắc địa điểm của đối tượng
Sử dụng hiệu quả thông tin đồ thị để tạo điều kiện cho việc phân tích
Lập kế hoạch xoay quanh các kết quả dự kiến để đảm bảo thông tin phản
hồi được tập trung
Trang 6quản lý dự án ODA
) Bước 4: Viết báo cáo
Một báo cáo giám sát cần tập trung vào các nội dung sau đây:
I Tóm tắt chung 1.Mục đích của giám sát
2.Nội dung giám sát
3 Kết quả giám sát
4 Kết luận
5 Những quyết định thay đổi cần thiết
II Giới thiệu chung 1 Nội dung chính của dự án
2 Nội dung giám sát
3 Kế hoạch giám sát
4 Những hạn chế của kế hoạch giám sát (nếu
có, chẳng hạn nhân sự, thời gian ) III Kết quả giám sát 1 Hoạt động thực tiễn của dự án so với kế
hoạch thực hiện đã được phê duyệt
2 Kết quả thực hiện dự án so với thiết kế dự án (đầu ra của dự án)
3 Khả năng đạt mục tiêu đã đề ra của dự án
4 Phối hợp giữa các bên liên đới
5 Các vấn đề nảy sinh
IV Kết luận 1 Hoạt động của dự án
2 Kết quả của dự án
3 Khả năng đạt mục tiêu theo kế hoạch và của
cả dự án
V Khuyến nghị hoặc các quyết định điều chỉnh cần thiết
- Hoạt động dự án
- Kết quả dự án
- Khả năng đạt mục tiêu dự án
Ví dụ về nội dung giám sát của một dự án ODA cụ thể
(Giám sát việc chuẩn bị kế hoạch tái định cư cầu Phú Mỹ (T.P Hồ Chí Minh) - Dự án TA4795-VIE (ADB) Sẽ dùng để thảo luận trên lớp
) Bước 5: Truyền thông các kết quả được tổng hợp, phát hiện
Truyền thông là một phần của hệ thống giám sát – đừng dựa vào người khác trong việc truyền thông các phát hiện Lập kế hoạch trao đổi thông tin từ khi bắt đầu đánh giá Xây dựng các bảng biểu cho dòng thông tin, nêu rõ ai là người chịu trách nhiệm cho các dòng thông tin khác nhau
Trang 7
Truyền thông là một hoạt động đầu tư tốt – một chiến lược truyền thông
tốt có thể tạo ra sự hỗ trợ và quan tâm nhiều hơn đối với hoạt động đầu
tư ODA
Truyền thông đòi hỏi phải có sự phản hồi – một nhiệm vụ quan trọng của
truyền thông đó là bảo đảm được rằng các phát hiện mới là chính xác Cần
phải tổ chức hệ thống phản hồi với các cơ quan tham gia có thể kiểm
chứng được các phát hiện mới đó Điều này tạo cơ hội cho việc phân tích
các ẩn ý và thoả thuận, thống nhất các hành đồng trong tương lai
Truyền thông các phát hiện như thế nào- Ai là đối tượng – điều rất
quan trọng là phải thống nhất được với các cơ quan tham gia về việc ai
là người cần nhận được thông tin loại nào Một ma trận đối tượng quan
sát như trong ví dụ ở Bảng 1 là một công cụ rất hữu ích để xác định đối
tượng nhận thông tin
Bảng 1: Ví dụ các đối tượng quan sát thông tin giám sát
Các dạng thông tin giám sát
Hành động tiếp theo
Các nhóm đối
tượng
Tiến độ hướng tới mục tiêu
Đầu
ra
Các tác động kinh
tế Quyết
định
Hành động Các thành viên
cộng đồng
Các nhân viên của
BQLDA
Mức ưu tiên: C = Cao; TB = Trung bình; T = Thấp
Nguồn: IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án
GHI NHỚ
Phần tóm tắt của báo cáo giám sát cần cô đọng
và nêu những vấn đề chính
Phần nội dung giám sát phụ thuộc vào các vấn
đề cần giám sát mà nội dung và kế hoạch giám sát đặt ra
Trang 8quản lý dự án ODA
2 Yêu cầu của một báo cáo đánh giá dự án ODA và
các bước thực hiện
• Vì sao phải có báo cáo đánh giá dự án ODA
Có hoạt động đánh giá thì cần báo cáo đánh giá
Báo cáo đánh giá dự án là nền tảng cần thiết để (i) điều chỉnh dự án
nhằm đạt mục tiêu cuối cùng như đã được thiết kế và phê duyệt, (ii) để
thấy được kết quả, hiệu quả, sự phù hợp, tác động cũng như sự bền
vững của chính dự án đó trong tương quan với kinh phí tài trợ, đầu tư
Mục tiêu quan trọng nhất của đánh giá là để rút ra các bài học kinh
nghiệm Đó là những kinh nghiệm rõ ràng đã được áp dụng đối với các
đầu tư ODA khác hoặc các hoạt động phát triển khác ở Việt Nam Bài học
kinh nghiệm bao gồm các thông tin có ích cho các đầu tư đang tiến hành
hoặc các đầu tư trong tương lai Chúng phải nhấn mạnh các tiêu chí đánh
giá có trọng số đánh giá đặc biệt cao hoặc đặc biệt thấp, những cái được
xem là có ích cho các đầu tư tương tự Các bài học kinh nghiệm không
cần tập trung vào vấn đề “ai” là người chịu trách nhiệm, mà tập trung vào
vấn đề “cái gì” được rút ra Việc xác định bài học kinh nghiệm không
hoàn toàn giống việc đưa ra các khuyến nghị mà chúng có thể được sử
dụng để cung cấp thông tin cho việc đưa ra các khuyến nghị Việc xác
định các bài học kinh nghiệm sẽ có hiệu quả hơn khi tập trung vào một
số ít các thực tế được xem là thực sự có ích cho các hoạt động đầu tư
khác, hơn là quan tâm tới một danh sách rất nhiều các vấn đề quan sát
Đánh giá là để đưa ra các khuyến nghị:
Khuyến nghị là các gợi ý được đưa ra cho những người sử dụng kết quả
đánh giá – thường là các cơ quan của Chính phủ và các nhà tài trợ có liên
quan đến việc thực hiện Sử dụng các kết luận được rút ra từ việc giải
thích các kết quả đánh giá, các gợi ý được đưa ra đối với các hành động có
thể cải thiện được mức độ của các tiêu chí đánh giá hoặc giảm những phát
hiện tiêu cực Bên cạnh việc phải trung thực với các kết quả đánh giá và
liên hệ rõ ràng với các dữ liệu ban đầu thu thập từ khảo sát thực tế, các
khuyến nghị phải thực tế và phải được diễn đạt theo cách để có thể được
thực hiện hiệu quả
Các khuyến nghị thường hướng tới ba vấn đề như sau:
Trang 9
các khuyến nghị có ý nghĩa đối với việc lập kế hoạch, thực hiện
và hoạt động bền vững cũng như duy trì các động đầu tư phát triển khác Những vấn đề này ảnh hưởng đến môi trường hoạt động bên trong của quản lý ODA, và đặc biệt đòi hỏi phải có sự phản hồi từ các cơ quan cấp tỉnh và các Bộ chủ quản cũng như các BQLDA
Các chủ đề
liên quan
đến quản lý
ODA
các khuyến nghị có ý nghĩa đối với các vấn đề chung như: chính sách, môi trường, sự sắp xếp về mặt thể chế và cộng đồng
Những vấn đề này ảnh hưởng đến môi trường hoạt động bên ngoài quản lý ODA, và đặc biệt đòi hỏi phải có sự phản hồi từ chính quyền tỉnh hoặc chính quyền trung ương hoặc các nhà tài trợ
Các chủ đề
liên quan
đến phát
triển
các khuyến nghị có ý nghĩa cho việc nghiên cứu các cách thực hiện tốt hơn Các chủ đề này xác định các vấn đề không thể giải quyết bằng chính sách và quản lý, đòi hỏi phải có sự phản hồi từ hội đồng khoa học công nghệ thông qua các viện và các quan hệ hợp tác quốc tế về kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan
Các chủ đề
liên quan
đến công
nghệ
Trang 10quản lý dự án ODA
• Các bước thực hiện một báo cáo đánh giá dự án ODA
) Bước 1: Tổng hợp kết quả xử lý thông tin
Sau khi đã được xử lý, thông tin thường được tổng hợp theo ba cách như sau:
Tổng hợp kết quả xử lý thông tin
n
o Trao đổi các kết quả phát hiện được với các bên
liên đới trước khi viết báo cáo
p Cân nhắc các phát hiện, kết quả đánh giá trước
khi viết báo cáo
Các thông tin được phân loại theo các vấn đề khác nhau phục
vụ cho đánh giá, chẳng hạn, số lượng đầu ra, số lượng mua sắm, các hoạt động và kết quả của hoạt động sẽ phục vụ cho
nội dung đánh giá kết quả của dự án, những thông tin từ tác động của đầu ra, hoạt động dự án sẽ phục vụ cho đánh giá nội dung tác động của dự án
Phân loại
các vấn đề
mà quá trình
thu thập
thông tin
phát hiện
được
Cũng như báo cáo giám sát, thông tin đánh giá dự án cũng được gom lại theo các nội dung đặc trưng của đánh giá Nội dung của đánh giá dự án ODA, như đã trình bày ở mođun GS1, bao gồm đánh giá kết quả, hiệu quả, tác động, sự phù hợp và tính bền vững của hiệu quả dự án Các thông tin thu được sẽ gom lại để minh hoạ, làm rõ thực trạng của năm nội dung trên.
Gom thông
tin theo vấn
đề đánh giá
mà đã được
xác định
Các hoạt động đánh giá thường được thiết kế trước với những nội dung đánh giá được đề ra cụ thể (kế hoạch đánh giá), nói cách khác, trong nội dung đánh giá đã xác định đánh
giá cái gì, cần thông tin gì (xem mođun GS3: xác định chỉ báo giám sát, đánh giá) Sau khi thu thập và xử lý thông tin, thông
tin sẽ được tổng hợp ngược lại theo các vấn đề đã được xác định trong nội dung đánh giá, làm rõ nội dung đánh giá.
Gom thông
tin theo kết
quả đánh
giá
Trang 11
) Bước 2: Trao đổi các kết quả phát hiện được với các bên liên đới trước
khi viết báo cáo
Cũng như báo cáo giám sát, trước khi viết báo cáo đánh giá thì cần có sự
thảo luận về các phát hiện sơ bộ với các đối tác thực hiện và các cơ quan
tham gia chính Thường thì những kết quả đánh giá là nhạy cảm, nhất là đối
với bên thực hiện dự án, nên tính khách quan của kết quả đánh giá nên được
đề cao
) Bước 3: Cân nhắc các phát hiện, kết quả đánh giá trước khi viết báo
cáo Sau khi trao đổi sơ bộ với các đối tác và các bên liên đới, cân nhắc lại
những ý kiến của họ và xem xét lại thông tin cũng như kết quả xử lý, tổng
hợp thông tin Nếu thấy thiếu các thông tin cần thiết thì phải thu thập thêm
Nếu thấy nhận định, phát hiện của mình có sức thuyết phục và có đủ thông
tin để khẳng định thì có thể đưa vào báo cáo
Khi muốn đưa các kết quả vào báo cáo thì các kết quả đó cần phải được giải
thích để đi đến kết luận Việc giải thích các kết quả đánh giá để đi đến các
kết luận tập trung vào ba điểm:
Không phải mọi kết quả được rút ra từ việc đánh giá đều phải được nêu
Các yếu tố và
các chủ đề
chung
xác định các vấn đề và các yếu tố tiềm ẩn chung dựa trên kết quả của tất cả các tiêu chí đánh giá Xác định bất cứ yếu tố hoặc chủ đề nào có thể ảnh hưởng đến các tiêu chí đánh giá Ví dụ, chính sách
về quyền sở hữu đất thay đổi có thể làm tăng hiệu suất, hiệu quả và tác động của hoạt động đầu tư phát triển nông thôn Tương tự, nhiều năm liên tiếp mưa nhiều không bình thường có thể làm giảm hiệu suất, hiệu quả và tác động của hoạt động đầu tư y tế
Các tiêu chí
đánh giá quan
trọng
Chú ý bất kỳ tiêu chí nào nổi bật bởi những thông tin trong tóm tắt phân tích Ví dụ, nếu như tiêu chí bền vững thấp hơn nhiều so với các tiêu chí khác, thì các bài học kinh nghiệm được rút ra phải liên quan đến việc lập kế hoạch và quá trình thực hiện Các bài học kinh nghiệm này phải bao gồm việc xác định tại sao không khuyến khích được tính tự chủ trong quá trình thực hiện
Tính phù hợp
của thiết kế và
các sắp xếp
thực hiện
Chú ý đến các dạng đánh giá đưa ra được các bài học kinh nghiệm
về thiết kế hoặc cách thức tổ chức thực hiện Điều này bao gồm h quả của bất cứ thay đổi nào trong các đầu vào, các đầu ra và các hoạt động được lập kế hoạch khi so sánh với khung lôgíc ban đầu
Ví dụ, nếu như hiệu quả và tác động có mối liên hệ rõ ràng với sự thay đổi về thiết kế sau khi thực hiện đánh giá giữa kỳ thì điều này phải được chú ý Theo cách này thì các thiết kế mới có thể sử dụng các bài học kinh nghiệm và lựa chọn phương pháp hiệu quả hơn từ khi bắt đầu
iệu
