Luận văn tốt nghiệp: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Minh Hồng

Trong những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam đã có những bước tiến đáng kể. Cụ thể Việt Nam đang được đánh giá là một trong những thị trường có hệ số đầu tư an toàn và thu hút sức đầu tư ở mức khá cao. Điều này không chỉ do tỉ lệ tăng trưởng GDP bình quân hàng năm của nước ta luôn đứng ở mức cao (trên 7%) mà còn do chúng ta đã có những chính sách thay đổi để đáp ứng cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường của thế giới.Sự đổi mới quy chế quản lý kinh tế của nước ta đã hỏi cần có một công cụ quan trọng để quản lý nền kinh tế quốc dân nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng chúng ta càng cần phải giữ vai trò chủ đạo của mình trong mọi tình huống lĩnh vực kinh doanh. Phát huy ưu thế của mình không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh làm chủ được thị trường và giá cả. Gắn liền với sự phát triển của nền kinh tế là hệ thống các doanh nghiệp cũng được thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Công ty TNHH Minh Hồng ra đời cũng không phải là một ngoại lệ.

Mục lục

LỜI MỞ ĐẦU

Chơng I: khái quát về công ty tnhh Minh hồng 1

I Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Minh Hồng 1

1 Quá trình phát triển của công ty 1

1.1.Giai đoạn 2000 - 2003 1

1.2.Giai đoạn từ 2003 đến nay 2

2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty: 2

3 Đặc điểm về sản phẩm, thị trờng và tiêu thụ sản phẩm 3

II Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 6

1 Các chỉ số về khả năng hoạt động, sức sản xuất 6

2 Các chỉ số về khả năng sinh lời 8

Chơng II: Thực trạng và công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH minh hồng 10

I Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Minh Hồng 10

1 Bộ máy quản lý và hoạt động của các bộ phận chức năng Công ty 10

2 Trình độ của các nhân viên thuộc các phòng ban chức năng 22

3 Đặc điểm về nhân sự 23

II Đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Minh Hồng 24

1 Những thành tựu đạt đợc 24

2 Những tồn tại của Công ty 25

Chơng III: giải pháp và Một ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Minh hồng 27

I Yêu cầu của sự hoàn thiện 27

II Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 27

1.Cỏc biện phỏp kinh tế 27

1.1.Cỏc khuyến khớch tài chớnh 27

1.2 Phỳc lợi cho người lao động 30

2 Xõy dựng tiờu chuẩn cho cỏn bộ quản lý: 31

3 Bố trớ lại số lượng lao động quản lý trờn cơ sở chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 32

3.1 Phũng kỹ thuật: 32

3.2 Phũng kinh doanh: 33

3.3 Phõn xưởng: 33

3.4 Phòng nhân sự 33

3.5 Phòng kế hoạch vât t 34

4 Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động: 34

4.1 sắp xếp và bố trí lao động hợp lý: 35

4.2 Quản lý: 35

4.3 Nõng cao cụng tỏc đào tạo, tuyển dụng, tuyển chọn cỏn bộ ạo, tuyển dụng, tuyển chọn cỏn bộ o t o, tuy n d ng, tuy n ch n cỏn b ển dụng, tuyển chọn cỏn bộ ụng, tuyển chọn cỏn bộ ển dụng, tuyển chọn cỏn bộ ọn cỏn bộ ộ 35

4.3.1 Cụng tỏc tuyển dụng và tuyển chọn: 35

4.3.2 Cụng tỏc đào tạo 36

III một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công tyTNHH Minh Hồng 37 kết luận

Tài liệu tham khảo

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam đã có những bớc tiến

đáng kể Cụ thể Việt Nam đang đợc đánh giá là một trong những thị trờng có

hệ số đầu t an toàn và thu hút sức đầu t ở mức khá cao Điều này không chỉ do

tỉ lệ tăng trởng GDP bình quân hàng năm của nớc ta luôn đứng ở mức cao(trên 7%) mà còn do chúng ta đã có những chính sách thay đổi để đáp ứngcùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trờng của thế giới

Sự đổi mới quy chế quản lý kinh tế của nước ta đã hỏi cần có một công

cụ quan trọng để quản lý nền kinh tế quốc dân nói chung v quà qu ản lý doanhnghiệp nói riêng chúng ta c ng cà qu ần phải giữ vai trò chủ đạo của mình trongmọi tình huống lĩnh vực kinh doanh Phát huy ưu thế của mình không ngừngnâng cao chất lượng v hià qu ệu quả kinh doanh l m chà qu ủ được thị trường v giáà qu

cả Gắn liền với sự phát triển của nền kinh tế là hệ thống các doanh nghiệpcũng đợc thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trờng Công ty TNHH MinhHồng ra đời cũng không phải là một ngoại lệ

Sau thời gian thực tập tại công ty, cùng sự giúp đỡ của cán bộ các phòngban và sự chỉ bảo của các thầy cô trong khoa Quản lý Kinh doanh đã hớngdẫn để em hoàn thành báo cáo thực tập này với những nét cơ bản về quá trìnhhình thành và phát triển, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công tytrong những năm gần đây Bằng những kiến thức đã thu lợm đợc trong suốt 4năm học, Đặc biệt đợc sự hứng dẫn tận tình của thầy giáo“PGS.TS: Nguyễn

Mạnh Quân” Em đã chọn đề tài luận văn Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ”

máy quản lý tại công ty TNHH Minh Hồng ”

Vì kiến thức và trình độ bản thân còn hạn chế nên phơng pháp nhìn nhận

và đánh giá còn nhiều thiếu sót, rất mong sự quan tâm chỉ bảo của thầy côgiáo

Em xin chân thành cảm ơn!

Chơng I khái quát về công ty tnhh Minh hồng

I Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Minh Hồng

1 Quá trình phát triển của công ty

Công Ty Minh Hồng đợc thành lập vào ngày 10/04/2000 theo quyết định

số 052922/QĐ-TCCB Kể từ khi thành lập công ty đã là một doanh nghiệp có

t cách pháp nhân, hoạch toán kinh tế độc lập Công ty đợc quyền sử dụng condấu riêng theo thể thức quy định của Nhà nớc, hiện đợc hoạt động quản lýkinh doanh theo quy định của Nhà nớc cộng hoà xã hội chủ Việt nam

Quá trình phát triển của doanh nghiệp có thể chia làm 2 giai đoạn:

1.1.Giai đoạn 2000 - 2003

Công ty TNHH Minh Hồng thành lập năm 2000 với vốn pháp định 1.200triệu đồng Đây l giai à qu đoạn đầu của quá trình phát triển công ty gặp rất nhiềukhó khăn cả về vốn, lao động, công nghệ Về vốn công ty phải vay ở rất nhiềunơi; về lao động công ty vừa tuyển dụng, vừa đ o tà qu ạo với tổng số công nhânviên ít ỏi ban đầu trong công ty l 25 ngà qu ười Hiện nay số công nhân viêntrong công ty không ngừng tăng lên 30 ngời vào năm 2002 và 35 ngời vàonăm 2003 Doanh thu năm 2000 đạt 400 triệu đồng, Doanh thu năm 2001 đạt

560 triệu đồng, doanh thu năm 2002 đạt 720 triệu đồng và năm 2003 là 1000triệu đồng (viết tắt triệu đồng” Tr.đ)

1.2.Giai đoạn từ 2003 đến nay.

Công ty đầu t thêm một dây chuyền máy móc thiết bị hiện đại đã nângcao năng suất lao động lên gấp 3 lần Dây chuyền này đi vào sản xuất ổn địnhgiúp Công ty từ chỗ khó khăn đã có lợi nhuận, mang một hớng đi mới choCông ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong tơng lai Do đầu t dâychuyền công nghệ hiện đại nên sản phẩm của Công ty có chất lợng cao hơn sovới trớc

Công ty đã chủ động tìm đối tác để liên doanh, liên kết; sản phẩm củaCông ty đã đợc khách hàng đánh giá cao và tín nhiệm Sau 7 năm hình thành

và phát triển Công ty TNHH Minh Hồng luôn đạt đợc những mục tiên đề ra và

có tốc độ phát triển nhanh: Cụ thể nh doanh thu không ngừng tăng từ 1000 tr.đnăm 2003 nên 2.306 Tr.đ, 2.518 Tr.đ, 2.892 Tr.đ vào các năm 2004, 2005,

2006 và đang có xu hớng tăng mạnh vào các năm tiếp sau này Thị trờng công

ty cũng không ngừng đợc mở rộng trớc năm 2003 thị trờng chủ yếu là phục vụhai tỉnh đó là Hoà Bình chủ yếu là tỉnh Hà Tây nhng đến nay con số này tăngnên 7 tỉnh miền Bắc và miền Trung

2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty:

Theo quyết định thành lập doanh nghiệp, Công Ty TNHH Minh Hồng làcông ty TNHH hoạt động với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu:

* Chức năng của Công ty:

- Sản xuất thức ăn chăn nuôi

- Chế biến các chế phẩm bổ sung thức ăn chăn nuôi

- Phân phối sản phẩm thức ăn chăn nuôi và các chế phẩm bổ sung thức ănchăn nuôi của Công ty tới các đại lý bán buôn

* Nhiệm vụ chủ yếu:

Công ty TNHH Minh Hồng là một Công ty chuyên sản xuất mặt hàngphục vụ cho chăn nuôi Mục tiêu của Công ty là hoàn thiện và phát triển sảnxuất sản phẩm của mình phục vụ cho nhu cầu chăn nuôi hiện nay Đẩy mạnh

đầu t, mở rộng sản xuất, đổi mới thiết bị, áp dụng tiến độ công nghệ mới nhằmmục đích nâng cao năng suất lao động, chất lợng sản phẩm

Từng bớc mở rộng quy mô sản xuất, phát triển các kênh phân phối sảnphẩm và thị trờng, quảng bá thơng hiệu để trở thành Công ty lớn và có thơnghiệu mạnh trong khu vực đồng bằng sông Hồng Không ngừng nâng cao chấtlợng sản phẩm để bảo vệ uy tín với khẩu hiệu “chỉ có chất lợng vàng”, thựchiện tốt chiến lợc sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của ngành chănnuôi

Trong quá trình sản xuất kinh doanh đảm bảo an toàn cho ngời lao động,bảo vệ môi trờng tuân thủ pháp luật và thực hiện đầy đủ các quyền lợi củacông nhân viên và tham gia hoạt động công ích

3 Đặc điểm về sản phẩm, thị trờng và tiêu thụ sản phẩm.

* Về sản phẩm

Bảng1: số liệu một số sản phẩm của công ty

MH 521 Đậm đặc cho lợn nái Loại 5 kg Loại 25 kg

bán

Loại 25 kg

chuồng

- Loại 5 kg

- Loại 25 kg

Có thể nói trên thị trờng có hai loại sản phẩm chính đó là t liệu sản xuất

và t liệu tiêu dùng Qua tìm hiểu quá trình sản xuất của Công ty TNHH MinhHồng từ khâu đầu vào đến đầu ra ta có thể nhận thấy sản phẩm của Công ty làsản phẩm dùng cho chăn nuôi cơ cấu sản phẩm thể hiện qua bảng

 Về thị tr ờng, Về tiêu thụ sản phẩm

các đại lý, các đại lý bán buôn và, các trang trại chăn nuôi có quy mô lớn đặthàng

Trong cơ chế mới Công ty TNHH Minh Hồng luôn quan niệm sản xuấttốt cha đủ để tồn tại và phát triển của mình, mà còn phải biết tổ chức bánhàng Một trong những nội dung tổ chức bán hàng là mạng lới Mạng lới bánhàng của Công ty là cầu lối giữa sản xuất với tiêu dùng

Sơ đồ 1: Sơ Đồ Mạng lới tiêu thụ sản phẩm của Công ty:

Công ty không ngừng hoàn thiện và có chiến lợc hỗ trợ mạng lới tiêu thụbằng các hoạt động thông tin, quảng cáo, Đặc biệt hiện giờ Công ty đã cótrang web để giới thiệu sản phẩm của mình đi khắp nơi không những ở trongvùng mà còn cả ở các vùng lân cận Chính vì vậy, làm cho hoạt động củaCông ty trở nên năng động hơn và tìm đợc nhiều hợp đồng mới Năm 2004 chỉ

ký đợc 89 hợp đồng nhng sang đến năm 2005, 2006 đã ký đợc hơn 100 hợp

đồng với tổng trị giá lên đến hơn 3 tỷ đồng nhng trong đó có nhiều hợp đồng

có giá trị thấp Cụ thể nh các dự án cấp thức ăn gia súc cho dự án phát triểndàn gia súc các huyện miền núi của Hoà Bình, các huyện vùng sâu ThanhHoá, các hợp đồng với các trang trại lớn

Sản phẩm của Công ty tiêu thụ giảm Tuy nhiên Công ty đã tiến hànhcải tiến nhiều mẫu mã sản phẩm chất lợng sản phẩm nhng do ngành côngnghiệp này phát triển và có sự cạnh tranh gay gắt, thêm vào đó là những Công

ty liên doanh trong nớc và nớc ngoài sản xuất cùng kinh doanh mặt hàng này,hơn nữa là những loại thức ăn chăn nuôi đợc nhập vào tràn lan tất cả đã gâykhó cho việc sản xuất của Công ty, trong khi đó lợng sản phẩm tồn đọng trongCông ty rất lớn, giá đầu ra không tăng, lên sản xuất và tiêu thụ rất khó khăn.Vì vậy mà công ty đã phải tăng cờng cải tiến, nâng cao chất lợng sản phẩm vàhạ giá thành sản phẩm để nâng cao sức cạnh tranh của công ty trên thị trờng

II Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Phân tích hiệu quả kinh doanh của công ty Minh hồng trong những năm gần đây:

Bảng 3: Một số chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty:

Năm

Chỉ Tiêu

Đơn Vị Tính

So sánh tăng, giảm Năm 2006/2005

Số tuyệt

đối %

Số tuyệt

đối %

1 Tổng doanh thu Tr.đ 2.306 2.518 2.892 212 9,19 374 14,85

2 Tổng số công nhân viên Tr.đ 46 53 70 7 15.2 17 32.1

3 Tổng số vốn KD Tr.đ 5.542 5.827 6.212 285 4,66 385 6,61 3a Vốn cố định Tr.đ 3954 4053 4158 99 2,50 105 9,97 3b Vốn lu động Tr.đ 1588 1774 2054 186 11,71 280 15,78

1 Các chỉ số về khả năng hoạt động, sức sản xuất.

+ Tổng doanh thu và vốn kinh doanh: có xu hớng tăng, kết quả doanh thunăm 2005 tăng 212 triệu đồng tơng đơng với 9,19% so với năm 2004, năm

2006 đạt 2.892 triệu đồng tăng 14,85% so với năm 2005 tơng ứng với khoảng

374 triệu đồng Đây là những tín hiệu đáng mừng đối với công ty Với lợngdoanh thu tăng nh trên thì tất nhiên hàng năm công ty cũng phải tăng thêm l-ợng vốn kinh doanh, nhng ở đây chúng ta có thể thấy tốc độ tăng của vốn kinhdoanh nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu hàng năm Năm 2005 so với 2004vốn kinh doanh tăng 5,68% so với doanh thu tăng 9,19% và năm 2006 so với

2005 lợng vốn chỉ tăng 6,61% trong khi tốc độ doanh thu tăng 14,85% Điềunày cho thấy công ty đã đầu t đúng hớng và quản lý các nguồn lực hiệu quả.+ Vòng quay vốn lu động : nhìn vào bảng số liệu có thể thấy đợc tốc độvòng quay của vốn lu động có xu hớng tăng Cụ thể năm 2004 đến năm 2005

số vòng quay tăng từ 1,28 vòng lên đến 1,42 vòng và tới năm 2006 số vòngquay giữ ở mức 1,41 vòng Điều này là do công ty đã có nhiều thay đổi tíchcực trong công tác quản lý vật t, quản lý sản xuất và bán hàng

+ Về lực lợng lao động: lao động của công ty cũng ngày một tăng, nămsau cao hơn năm trớc Năm 2005 so với năm 2004 tổng số lao động của công

ty tăng thêm 7 ngời tơng đơng với 12,5%, năm 2006 so với năm 2005 tổng sốlao động của công ty tăng thêm 17 ngời tơng đơng với 32,1% Nguyên nhân

của việc tăng số lao động trong năm 2005 v nà qu ăm 2006 l do tuyà qu ển thêmngười v o l m cùng nhóm trong bà qu à qu ộ phận sản xuất v v o bà qu à qu ộ phận văn phòng

để đáp ứng được nhu cầu về lao động trong công ty

+ Thu nhập bình quân của 1 ngời lao động: sự gia tăng của lực lợng lao

động trong Công ty và mức lơng bình quân của một nhân viên trong công tykhông ngừng tăng Năm 2004 lơng bình quân của 1 lao động là 800 nghìn

đồng, năm 2005 là 900 nghìn đồng, năm 2006 là 1050 nghìn đồng Tốc độtăng lương bình quân năm 2005 so với năm 2004 lơng bình quân tăng 100nghìn đồng hay 12,5%, năm 2006 so với năm 2005 lơng bình quân tăng 150nghìn đồng hay tăng 14,28% nh vậy lơng của công nhân viên trong công tycũng luôn tăng lên đáng kể để họ đáp ứng đợc với sự gia tăng về giá cả tiêudùng và đời sống xã hội

+ Nộp ngân sách Nhà nớc: là công ty hoạt động kinh doanh, nên đòi hỏiCông ty phải thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Nhà nớc là có quyền

đợc phép kinh doanh đúng với ngành nghề kinh doanh không trái với phápluật đã đăng ký với Nhà nớc và có nghĩa vụ là kê khai thuế và đóng thuế đầy

đủ với cơ quan Thuế của Nhà nớc Năm 2004 nộp ngân sách Nhà nớc 127triệu đồng, năm 2005 nộp ngân sách 142 triệu đồng tăng 15 triệu đồng tơngứng với khoảng 11,8% so với năm 2004, năm 2006 nộp ngân sách 175 triệu

đồng tăng 33 triệu đồng tơng ứng với 23,24% với năm 2005 Số nộp vào ngânsách của công ty cho Nhà nớc ngày một gia tăng nên ta thấy công ty làm ăn

đạt kết quả

2 Các chỉ số về khả năng sinh lời.

+ Lợi nhuận: lợi nhuận năm 2004 là 315 triệu đồng, năm 2005 là 340triệu đồng, năm 2006 là 375 triệu đồng tơng ứng với tộc độ tăng lợi nhuậnnăm 2005 tăng so với năm 2004 là 7,9% và năm 2006 so với năm 2005 lợinhuận tăng 23,5% Và nguồn lợi nhuận hàng năm của công ty đợc sử dụng đểtái đầu t hiệu quả thì lợng doanh thu của công ty không chỉ dừng lại ở nhữngcon số này

+ Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu: phản ánh hiệu quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty Qua bảng số liệu trên ta thấy tỷ suất lợinhuận/doanh thu năm 2004 là 13,66%, năm 2005 là 13,50% giảm 0,16% sovới năm 2004 và năm 2006 là 14,52% tăng 1,02% so với năm 2005 Qua tỷsuất hiệu quả sản xuất kinh doanh: lợi nhuận sau thuế/doanh thu thì tỷ suấtnày cho biết năm 2004 để tạo ra 1 đồng doanh thu thì đem lại 0,1366 đồng lợi

nhuận cho doanh nghiệp, năm 2005 để tạo 1 đồng doanh thu thì đem lại0,1350 đồng lợi nhuận cho doanh nghiệp, và năm 2006 để tạo ra 1 đồng doanhthu thì đem lại 0,1452 đồng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

+ Tỷ suất lợi nhuận trên vốn kinh doanh: cũng phản ánh hiệu quả hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty Qua bảng số liệu 3 ta thấy tỷ suất lợinhuận/vốn kinh doanh năm 2004 là 5,68%, năm 2005 là 5,83% tăng 0,15% sovới năm 2004 và năm 2006 là 6,76% tăng 0,93% so với năm 2005 Qua tỷ suấthiệu quả sản xuất kinh doanh: lợi nhuận/vốn kinh doanh thì tỷ suất này chobiết năm 2004 một đồng vốn kinh doanh tạo ra 0,0568 đồng lợi nhuận chodoanh nghiệp, năm 2005 một đồng vốn kinh doanh tạo ra 0,0583 đồng lợinhuận, và năm 2006 một đồng doanh thu thì đem lại 0,0676 đồng lợi nhuậncho doanh nghiệp

Qua nghiên cứu tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHHMinh Hồng ta thấy Công ty đợc thành lập vào năm 2000 nhng đã có nhữngbớc đi vững chắc an toàn,bởi Công ty đã rút ra đ ợc các bài học thời bao cấp,sớm hoà nhập với nền kinh tế thị trờng Công ty đã biết cải tiến đội ngũ lao

động quản lý, có nghĩa là tổ chức đổi mới cơ chế quản lý nhằm khai tháctriệt để khả năng của Công ty để tiến hành sản xuất kinh có hiệu quả là rấtcần thiết

Chơng II Thực trạng và công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH minh hồng

I Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Minh Hồng

1 Bộ máy quản lý và hoạt động của các bộ phận chức năng Công ty Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

Công ty đợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng bộ máy gọn nhẹ,quản lý theo chế độ một thủ trởng bên dới là các phòng ban chức năng vàphân xởng sản xuất, đợc phối hợp thờng xuyên chặt chẽ với nhau, nhằm đảmbảo hoàn thành mục tiêu cho công tác điều hành quản lý của Công ty đ ợc

đồng bộ thông suốt có hiệu quả

Sơ đồ 2

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

- Qua sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty ta thấy rõ cơ cấu tổ chức đợcxây dựng theo kiểu trực tuyến chức năng Theo kiểu cơ cấu này Giám đốcCông ty đợc các phòng ban tham mu trớc khi ra một quyết định về các vấn đề

có liên quan đến nhiệm vụ của Công ty

Phòng kinh doanh

Phòng tài chính

kế toán

Phân x ởng

- Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trong Công ty Mối quan hệcác cấp trong hệ thống này của Công ty là quan hệ theo chiều dọc từ trênxuống Việc bố trí các cấp theo ngành dọc nh vậy có những u điểm sau:

- Giúp Giám đốc Công ty nắm sát đợc những hoạt động của Công ty

- Tất cả các đơn vị trong Công ty đều chịu sự chỉ đạo của ban Giám đốcnên hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty đều thống nhất

- Ban Giám đốc kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị Do đó việc đánh giáchất lợng công tác của các đơn vị do ban Giám đốc Công ty quyết định tránh

đợc tình trạng bao che lẫn nhau giữa các đơn vị

Cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu trực tuyến chức năng ngoài những u

điểm còn bộc lộ những nhợc điểm sau:

Thứ nhất: Giám đốc Công ty còn phải xử lý quá nhiều công việc, phải

quản lý tất cả các đơn vị Nh vậy nhiệm vụ của Giám đốc quá nặng nề trongkhi nhiệm vụ của các phòng ban lại quá đơn giản Các phòng ban không trựctiếp lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị dới mình khi có sự chỉ đạo của Giám đốc.Cách quản lý này làm cho các phòng ban không chủ động đợc khi thực hiệnnhững nhiệm vụ của mình, đồng thời không có điều kiện để phát huy Sángkiến, cải tiến kỹ thuật Nguy hiểm hơn là nếu các phòng ban trong Công tykhông phối hợp chặt chẽ, ăn khớp sẽ dẫn đến chồng chéo, thậm chí trái ngợcnhau giữa các chỉ thị hớng dẫn

Thứ hai: thời gian sử lý các thông tin thờng chậm cha phát huy đợc tính

sáng tạo của các phòng ban

Nh vậy ở đây nên chăng chỉ có một mô hình quản lý mới kiểu phân cấp ở

đó quyền và trách nhiệm không chỉ tập chung ở lãnh đạo và bộ phận chứcnăng mà phải mở rộng đến từng cá nhân, bộ phận nhỏ, làm sao cho mọi ngời

đều có quyền, có trách nhiệm, sử dụng tốt những nguồn lực của mình phục vụcho lợi ích của mình và lợi ích của toàn Công ty

Thứ ba: việc tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty cũng cha tốt.

Nguyên nhân là do thiếu sự phân công trách nhiệm, quyền hạn một cách chínhxác và rõ ràng giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty Tổ chức

không có ý nghĩa về số lợng mà có ý nghĩa về chất lợng, do đó phải cải tiến tổchức hoàn thiện lại bộ máy quản lý của Công ty, không nhất thiết phải đòi hỏichi phí thêm các thiết bị và sức lao động tránh lãng phí.

Mối quan hệ giữa các đơn vị:

Qua sơ đồ tổ chức của Công ty, ta thấy cơ cấu tổ chức của Công tyTNHH Minh Hồng thiết lập theo kiểu cơ cấu trực tuyến, Giám đốc Công ty đ-

ợc hai phó Giám đốc tham mu về từng chức năng trớc khi ra quyết định Giám

đốc Công ty chịu trách nhiệm và toàn quyền quyết định các vấn đề có liênquan trong toàn nội bộ Công ty Kiểu cơ cấu tổ chức năng này có mối liên hệchiều dọc và chiều ngang

- Quan hệ chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trongCông ty gọi là quản lý theo tuyến, mối quan hệ ở đây thể hiện từ trên xuốnggọi là hệ thống theo chiều dọc Quản lý điều hành dọc từ cấp trên xuống cácphòng ban và xuống các phân xởng Cán bộ quản lý ngành dọc có trách nhiệmquản lý sản xuất kinh doanh thuộc bộ phận mình đợc giao Quan hệ này thểhiện rõ: Đứng đầu Công ty là Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty Giúp việc cho Giám đốc có hai phó Giám

đốc, các phó Giám đốc này có trách nhiệm trớc Giám đốc về các công việc màGiám đốc giao một cách nhanh chóng kịp thời, chính xác để trình lên Giám

đốc khi có yêu cầu

- Việc bố trí theo chiều dọc nh trên giúp Giám đốc Công ty bám sát đợcnhững hoạt động của Công ty Tuy nhiên kiểu bố trí nh vậy cũng bộc lộ nhợc

điểm nh: Thời gian sử lý các thông tin thờng chậm vì phải thông qua cácphòng ban chức năng rồi mới tới phân xởng và cuối cùng mới tới ngời côngnhận Giữa các phòng ban của Công ty nếu không phối hợp tốt, phối hợp nhịpnhàng, ăn ý thì sẽ dẫn tới chồng chéo, thậm chí có thể ngợc nhau và hiểu saivấn đề trong việc ban hành các chỉ thị hớng dẫn …

- Quan hệ theo chiều ngang: Toàn bộ hệ thống quản lý đựợc chia thànhnhiều chức năng và phân công lao động sao cho đúng ngời, đúng việc Việcphân bố các chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn, kỹ năng, kỹ xảo,cùng các điều kiện lao động quản lý, phân nhóm lao động quản lý có từngchức năng vào cùng một bộ phận, từ đó thành các phòng ban và những phòngban này có trọng trách phân công cho các lao động trong phòng, đảm nhiệmmột số nhiệm vụ, một số khâu nhất định phù hợp với năng lực, sở trờng củatừng ngời

Qua sơ đồ hoàn chỉnh ta thấy Công ty TNHH Minh Hồng có 6 phòng

ban và các phân xởng Đi sâu cụ thể từng phòng ban, phân xởng, ta thấy mỗingời có một nhiệm vụ nhất định đợc cấp trên giao phó và ngời đó phải cónghĩa vụ thực hiện, chẳng hạn phải thu nhập bổ sung những thông tin ban đầu

về một số lĩnh vực, một số vấn đề quy định trớc, sau đó báo cáo cho trởngphòng, trởng phòng có nhiệm vụ sử lý các thông tin để đa ra các quyết định sử

lý công việc

Về hợp tác giữa các phòng ban chức năng ở Công ty vẫn còn thả lỏng,trong khi làm việc vẫn duy trì phong cách của nền kinh tế kế hoạch hoá, cha

có tác phong công nghiệp trong quá trình phát triển công việc có lúc sử dụngkết quả của nhân viên ở bộ phận khác, hoặc kết quả của phòng ban này là căn

cứ sây dựng và thực hiện của phòng ban kia … Nh vậy việc chậm trễ hoặc saisót vì thiếu chính xác ở phòng ban này sẽ dễ dàng lan truyền sang các phòngban khác, và một loạt sai sót, thiếu chính xác kéo theo Do đó ảnh hởng đếnnhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty

Về hợp tác giữa các phân xởng: trong Công ty TNHH Minh Hồng cácphân xởng có mối liên hệ mật thiết với nhau, các sản phẩm sản xuất của phânxởng này lại là nguyên liệu bán thành phẩm của các phân xởng khác, nếu nhgiữa các phân xởng này không phối hợp một cách đồng bộ ăn khớp thì sẽ dẫn

đến sự gián đoạn do các nguyên nhân chủ quan : nh thiếu nguyên liệu thiếubán thành phẩm, Và do vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ bịchậm trễ

Muốn khắc phục tình trạng này phải có phơng hớng giải quyết nh: Định rõtính chất công việc, giao nhiệm vụ cho từng ngời, từng phòng ban, phân xởng rõràng tránh tình trạng chồng chéo công việc và tránh bị mù quáng, ỷ lại Nhữngcông việc mà sử dụng kết quả giống nhau thì phải có quy định rõ thời gianchuyển giao hoặc thông báo số liệu, mức độ kết quả có liên quan

* Giám đốc: l ngà qu ười có quyền ra quyết định, điều h nh cao nhà qu ất trongcụng ty, l ngà qu ười đại diện pháp nhân của công ty v chà qu ịu trách nhiệm trướcpháp luật về điều h nh hoà qu ạt động, to n bà qu ộ hoạt động sản xuất kinh doanh và qucác hoạt động khác của công ty L ngà qu ười xây dựng các chiến lược phát triển

v kà qu ế hoạch sản xuất kinh doanh h ng nà qu ăm của Công ty, xây dựng cácphương án hợp tác kinh doanh cũng như các phương án sản xuất của Công ty.Xây dựng v tà qu ổ chức bộ máy quản lý thực sự phù hợp để có thể đáp ứng yêucầu sản xuất kinh doanh của Công ty

* Phó giám đốc kinh doanh: l ngà qu ười giúp giám đốc trong việc điều

h nh các là qu ĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc và quchịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được phân công thực hiện, giúpgiám đốc điều h nh hoà qu ạt động kinh doanh v các hoà qu ạt động khác của công ty,giúp giám đốc đề ra các kế hoạch xậy dựng cơ bản phục vụ cho quá trình hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp.

* Phó giám đốc sản xuất - kỹ thuật: ngời quản lý v à qu điều h nh và qu ề cácmặt: kỹ thuật, khoa học công nghệ v môi trà qu ường, bảo hộ lao động, vệ sinhcông nghiệp quản lý chất lượng sản phẩm Giúp giám đốc tổ chức thực hiện

kế hoạch, trực tiếp điều h nh giám sát vià qu ệc thực hiện hoạt động sản xuất củacác phân xưởng sản xuất

* Phòng kỹ thuật:

- Cơ cấu tổ chức :2 người

- Một trởng phòng phụ trách công tác vật t, năng xuất lao động, kiểm trachất lợng sản phẩm

- Một cán bộ theo dõi vật t máy móc,và là kỹ thuật viên của các tổ sản xuất.+ Chức năng và nhiệm vụ của phòng:

Tham mu cho Giám đốc Công ty quản lý công tác kỹ thuật toàn Công ty

đề xuất với Giám đốc các giải pháp kỹ thuật, sửa chữa thờng xuyên đánh giáchất lợng sản phẩm

Nghiên cứu, sáng chế ra những kỹ thuật mới, những quy trình sản xuấttối u giúp cho Công nhân thực hiện tốt hơn công việc và nâng cao hiệu quảsản xuất Hớng dẫn các tổ ở các phân xởng cải tiến và áp dụng khoa học kỹthuật vào sản xuất Theo dõi an toàn thiết bị máy móc trong Công ty Phòngnày quản lý hệ thống máy móc :

5 Dây chuyền ve viên cám 04/06/2005 1 (dây chuyền) 1300 Đan Mạch

hỗn hợp

6 Dây chuyền sản xuất,

Từ khi hoạt động đến hết năm 2003 Công ty thực hiện sản xuất trên mộtdây chuyền máy móc lạc hậu, năng suất thấp Nên từng năm hoạt động, Công

ty đều chú trọng công tác đầu t mua mới và sửa chữa bảo dỡng Công ty đã tổchức thực hiện kế hoạch sửa chữa định kỳ, nâng cấp một số thiết bị chínhquan trọng, duy trì công tác bảo dỡng, bảo quản máy tại nơi sản xuất Đầunăm 2005 tới nay Công ty đầu t thêm 01 dây chuyền máy mới hiện đại và đãnâng công suất lên gấp 3 lần

Qua biểu trên ta thấy mặc dù có sự đầu t mới nhng sự không đồng bộ củamáy móc thiết bị đã làm cho năng suất lao động bị ảnh hởng ,sự lãng phínguyên vật liệu là diều khó chánh khỏi đòi hỏi phải có sự điều chỉnh về mặtquản lý,nên kế hoạch phân công rõ ràng cho tong bộ phận, chú trọng nhân sựcho phòng để đảm bảo kế hoạch và nhiệm vụ trong thời kỳ mới

- Tình hình bố trí sử dụng cán bộ:

Qua nghiên cứu và tìm hiểu phòng kỹ thuật có 2 cán bộ đều tốt nghiệpchuyên ngành kỹ thuật Với trình độ nh vậy là phù hợp với chức năng nghiêncứu của phòng.Về số lợng 2 nguời là hợp lý nhng không có ngời có trình độ

Đại học về chuyên ngành kỹ thuật nh vậy Công ty nên xem xét để có phơng ớng điều chỉnh

h Mối quan hệ của phòng:

Phối hợp với phòng kế toán xây dựng giá cả, định mức tiêu hao nguyênvật liệu Đồng thời kết hợp để thanh lý nguyên vật liệu thừa

Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ báo cáo với ban Giám đốc tình hình tiêu haonguyên vật liệu, định mức năng xuất lao động và các vớng mắc kỹ thuật trongsản xuất để lãnh đạo kịp thời giải quyết Việc hớng dẫn chỉ đạo này góp phầncho quá trình sản xuất tiết kiệm đợc nguyên liệu, giảm chi phí sản xuất dẫn

đến giảm giá thành để tăng sức cạnh tranh

* Phòng kế hoạch - vật tư :

Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 ngời đợc bố chí nh sau

- Một trởng phòng phụ trách chung

- Một cán bộ phụ trách thống kê, điều độ sản xuất

- Một nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng vật t chức năng nhiệm vụ của phòng:

Chịu trách nhiệm chung trước phó giám đốc về các việc kỹ thuật Nêncác thiết kế, dự trự vật tư, dự toán giá th nh, và qu ật tư chính, phụ, mua bán vật tưkhi có nhu cầu; quản lý v mà qu ở sổ theo dõi Tổng hợp báo cáo về tiến độ sảnxuất v thà qu ực hiện kế hoạch h ng tháng, h ng quý,sáu tháng, cà qu à qu ả năm.

Phòng này làm nhiệm vụ cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất mang

đặc điểm riêng của doanh nghiệp

Qua bảng ta thấy Công ty TNHH Minh Hồng là một Công ty chuyên sảnxuất thức ăn chăn nuôi, nguyên liệu sản xuất mang đặc điểm chung là nguyênliệu sử dụng trong sản xuất nông nghiệp Nguồn cung cấp nguyên liệu chủ yếu

là thị trờng trong nớc (thị trờng nông thôn)

Nguyên liệu đa dạng từ ngô, khoai, sắn, lúa gạo, bột cá, bột thịt, bột

x-ơng, khoáng hữu cơ, men tiêu hoá và đầy đủ acidamin, vitamin chất chống oxihoá…Chi phí dành cho nguyên liệu chiếm tỉ trọng không cao khoảng 50%

đến 55% trong tổng số chi phí cho sản xuất

Tình hình bố chí sử dụng cán bộ :

Phòng kế hoạch đợc bố chí 3 ngời, việc bố chí sử dụng cán bộ và nhânviên trong phòng là phù hợp với chức năng của công việc Nhng xem ra số lợngcông việc quá nhiều sẽ gây ra vất vả cho các thành viên trong phòng Phòng có

3 ngời có trình độ Cao đẳng không có thành viên nào có trình độ Đại học Đểtạo đợc hiệu quả công việc, tránh cho các nhân viên phải làm việc quá sức,Công ty nên xem xét lại và có biện pháp tuyển thêm nhân viên có trình độ Đạihọc để cho công tác trong phòng diễn ra một cách thuận lợi nhất

ký kết các hợp đồng kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh

- Một nhân viên làm các nhiệm vụ khác

ty với các đơn vị khác

Tính toán quản lý sản phẩm Công ty giao cho các đại lý bán buôn, bán

lẻ, đáp ứng nhu cầu sản xuất, kế hoạch không ngừng nâng cao

+ Tình hình bố trí sử dụng cán bộ:

Phòng kinh doanh đợc bố chí 4 ngời, Một ngời có trình độ đại học và bangời có trình độ cao đẳng,nh vậy việc bố trí sử dụng cán bộ ở đây là hơithừa.cán bộ cấp cao và hơi thiếu nhân viên tác nghiệp

- Một cán bộ thanh toán Ngân hàng và kiêm thủ quỹ

Phụ trách việc lưu chuyển tiền tệ một cách linh hoạt, kịp thời v chínhà qusác Phụ trách các công việc liên quan đến Ngân h ng : l m các công vià qu à qu ệcliên quan đến tín dụng Ngân h ng, l m báo cáo à qu à qu định kỳ, làm việc với cơquan Thuế, Thống kê, BHXH, Ngân h ng,trả là qu ơng công nhân viên trong công

ty

Tình hình bố chí sử dụng cán bộ:

Nhìn chung là tơng đối phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cả phòng có 3

ng-ời hai ngng-ời tốt nghiệp Cao đẳng kế toán, còn một ngng-ời tố nghiệp Cao đẳng kinh

tế Không có ngời tốt nghiệp Đại học Nh vậy trình độ chuyên môn của các cán

bộ có phần nào đáp ứng đợc nhu cầu chuyên môn của công việc

Qua thực tế của Công ty ta thấy với quy mô nhỏ khối lợng công việc chalớn thì bố trí ngời của phòng cha hợp lý số lợng cán bộ trong phòng 3 ngời là