Kỹ năng truyền thông và làm việc nhóm Phần 5

 Thuyết trình đã đạt đến mức nghệ thuật, nó là vũ khi quan trọng và lợi hại giúp cho bạn thành công trong các cuộc đàm phán, thương lượng v.v… Không những giúp bạn truyền đạt một cách

 Ngày nay kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp là các kỹ

năng cần thiết cho một cán bộ kỹ thuật

 Thuyết trình đã đạt đến mức nghệ thuật, nó là vũ khi quan trọng và lợi hại giúp cho bạn thành công trong các cuộc đàm phán, thương lượng v.v… Không những giúp bạn truyền đạt một cách hoàn hảo các ý tưởng cho người nghe mà trong nhiều trường hợp còn kích thích khơi dậy những phần tốt đẹp sâu lắng trong mỗi thính giả

đang lắng nghe bạn.

 Nếu bản thân bạn không diễn đạt được ý của mình bằng lời lẽ suôn

sẻ thì dù có kiến thức cao đến đâu cũng không làm cho người khác hiểu và thuyết phục được người khác.

 Bạn sẽ là nhà quản lý kinh doanh, nhà điều hành, nhà khoa học hay một chuyên gia v.v…Bạn phải thường xuyên tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và bạn phải trình bày báo cáo trước đám đông đừng bao giờ bạn lúng túng khi bị “đột kích bất ngờ”

 Nếu bạn nói năng tốt bạn sẽ tô đẹp hình ảnh nâng cao uy tín và vị

5.1 ĐẶT VẤN ĐỀ

5.2 Kỹ năng thuyết trình.

 Các bước chuẩn bị cho việc thuyết trình.

 Thuyết trình.

5.2.1 Các bước chuẩn bị cho việc thuyết trình.

 Để chuẩn bị thuyết trình, đòi hỏi người thuyết trình phải có và

nắm vững một vốn kiến thức sâu rộng, một lượng thông tin

phong phú vì chủ đề sẽ trình bày.

 Các nhà sư phạm thường nói :” Phải biết biển mới nói đến sông “.

 Rõ ràng là người thuyết trình phải xác định rõ mục tiêu của đề tài,

đó là điều cốt lõi

 Người thuyết trình phải nhấn mạnh cốt lõi của chủ đề mà mình trình bày và làm nổi bật những điều quan trọng mà mình muốn truyền tải đến người nghe.

 Bài thuyết trình của mình phải chứa đựng nhiều thông tin mới và đặc biệt có những ý tưởng độc đáo vì chủ đề dễ lôi kéo thính giả làm họ say mê và hứng thú khi tiếp nhận thông tin

 Muốn như vậy người thuyết trình phải lao động cần cù, tìm hiểu

động não, tưởng tượng, sáng tạo trong quá trình lao động chuẩn

bị thuyết trình, chính sự chuẩn bị tốt sẽ đảm bảo thành công 50% khi đứng trước đám đông.

5.2.2 Thuyết trình

 Đứng trước diễn đàn đòi hỏi người thuyết trình phải bình tĩnh, tự

tin, chủ động và sáng tạo trong ứng xử Khi thuyết trình cần chú ý một số vấn đề

 Ngôn ngữ – ngọai hình

 Diên mạo và vóc dáng của người thuyết trình là yếu tố đầu tiên tạo ấn tượng sâu sắc cho thính giả, trang phục gọn gàng, lịch sự, nét mặt tươi vui và hơi mỉm cười cùng với tư thế và cử chỉ mạnh dạn sẽ tạo mối thiện cảm và quan hệ thân tình với mọi người

 Nếu ăn mặc chểnh mảng, tóc tai không gọn gàng …thì chỉ làm cho mọi người khó chịu, người nghe sẽ cho là bạn coi thường họ.

 Khi bạn đã thu hút được sự chú ý và gây được thiện cảm của thính giả thì sự

thành công đã nằm trong tầm tay của bạn.

 Tư thế

 Khi được mời lên thuyết trình , bạn nên bước ra chững chạc , không quá nhanh hoặc quá chậm và đứng trước bục thuyết trình một cách thỏai mái Đừng nhìn xuống sàn và cũng không ngó lên trần mà nên đưa mắt quan sát vòng một lượt qua thính giả tạo ra sự giao lưu tình cảm đầu tiên đối với họ.

 Đặt bài chẩn bị thuyết trình lên bàn, hai tay buông xuôi thanh thản tự

nhiên Không bồn chồn, hồi hộp hãy cố gắng thở đều đặn, thở sâu nhưng nhẹ nhàng.

Thuyết trình (tt)

 Nhịp cầu của mắt.

 “ Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn “, đúng như vậy, giao tiếp qua

ánh mắt là một trong những phương tiện quan trọng, trực tiếp

và hiệu quả nhất để thiết lập quan hệ với thính giả như một

nhịp cầu nối liền người nói với người nghe.

 Qua sự quan sát cặp mắt của thính giả người thuyết trình có

thể nhận biết sự chuyển tải của mình đến họ như là một thông điệp đầy ý nghĩa và ngược lại cũng nhận được từ nơi ấy sự đồng tình, khuyến khích và sự đánh giá qua truyền đạt.

 Sự lảng tránh của cử tọa không nhìn bạn hoặc chỉ nhìn mơ hồ đâu đó, chắc chắn là họ không chú ý lắng nghe, tín hiệu cho thấy kênh giao tiếp chưa được mở Qua đó bạn cần thay đổi cách tiếp cận và phương pháp truyền đạt để họ tập trung quan tâm đến vấn đề bạn đang trình bày.

Thuyết trình (tt)

 Ngữ điệu của giọng nói.

 Giọng nói là công cụ giao tiếp chính, có người có

giọng nói tốt do bẩm sinh.

 Thanh quản là bộ phận cố định, còn các bộ phận

linh họat trong phát âm là : môi, hàm và lưỡi, nếu

một trong ba bộ phận này không họat bát thì người nghe rất vất vả vì các âm phát ra không chích xác, không chuẩn

 Do vậy để có giọng nói tốt đòi hỏi người thuyết trình

cần phải rèn luyện giọng nói vào mỗi buổi sáng, đọc vừa đủ to để nghe trong khoảng 10 phút.

 Lúc thuyết trình cần ngắt thành đọan ngắn để lấy

hơi và chia ý bài nói nhằm làm cho người nghe dễ tiếp thu.

Thuyết trình (tt)

 Khi nói cần chú ý :

 Phát âm chuẩn xác, tránh nói luyên thuyên, phát âm sai ( nói ngọng ) … dễ làm thính giả hiểu lầm và coi thường bạn.

 Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ ràng

 Không nói quá nhanh hoặc quá chậm, tốc độ trung bình từ 125

– 140 từ/phút.

 Thay đổi âm lượng, nhịp độ, âm điệu của giọng nói cho phù hợp với bối cảnh đây là điều cần thiết để truyền tải thông điệp của bạn đến thính giả Nói đều đều dễ làm cho thính giả buồn chán và dễ ngủ gật.

 Tránh nói giọng ồm ồm, ề à, nên lấy hơi trong cổ họng để có giọng nói trầm mà vang xa

 Cố gắng không dùng những từ đệm ,những mẫu từ vô nghĩa

như :” cái “; “ ấy thế là “; “ đâm ra là “; “hóa ra là “; “ coi như

là “; “ nói thật chứ “ v.v…Đây là một cố tật khó chữa cần rèn luyện và vứt bỏ chúng.

Thuyết trình (tt)

 Sự đồng cảm của thính giả.

 để ước lượng tuổi tác , giới tính cách trang phục và mối quan

tâm của thính giả, xem dây có phải là một tập thể hăng say

chờ đợi nghe và tiếp thu bài nói hay chỉ là tốp người không

mấy thân thiện , rầu rĩ , ủ dột vì phải cưỡng bách đến ngồi đây

Ta cần phải phá vỡ hàng rào ngăn cách.

 Trực giác nhạy bén, lương tri sáng suốt là hai điều cần thiết để trở thành diễn giả thông minh,bạn cần vận dụng để chọn cách tiếp cận thích hợp với cử tọa Cần truyền đạt những điều mà

cử tọa quan tâm, đôi lúc cần thức tỉnh họ bằng những chuyện vui, chuyên vui này có liên quan đến nội dung bạn đang đề cập

là tuyệt vời nhất vì nó giúp cho cử tọa mau chóng đồng tình với bạn khi họ đã từng được nghe kể chuyện đó.

 Một điều cũng không kém phần quan trọng là người thuyết

trình phải có niềm say mê với bài nói của mình, từ đó họ có

khả năng sáng tạ, cảm hóa và quyến rũ người nghe.

 Một quy luật của đạo lý thuyết phục nêu lên rằng:

 ” Con đường tiến vào trí não một người đi qua trái tim họ “.

Thuyết trình (tt)

 Kế họach trình bày

 Để tiến hành thuyết trình, người thuyết trình cần chuẩn bị bài trình

bày được viết hòan chỉnh và làm chủ kỹ năng cũng như nghệ thuật

“Viết và Nói “( sử dụng từ ngữ hợp lý, câu văn hay, diễn đạt rõ ràng ).

 Lập kế họach phù hợp và chuẩn bị chu đáo là điều kiện cốt lõi cho

buổi thuyết trình thành công; Chuẩn bị đầy đủ giúp người thuyết trình vững vàng, tự chủ, không bị hồi hộp, lúng túng.

 Ngòai bài viết người thuyết trình cần có một dàn bài của bài nói, trên

đó, ghi thời gian diễn biến từng phần, các mục cần ghi chú như : các tài liệu, hình ảnh cần minh họa được ghi trên phiếu giấy cứng 6cm X 10cm ( không ghi trên giấy khổ A4 hoặc sổ tay dễ làm người nghe

thiếu tập trung chú ý nghe khi diễn giả tìm kiếm nhất là lại gây ra

tiếng động sột soạt )

 Người thuyết trình không nên đọc bài viết sẵn mà chỉ tham khảo nhấn mạnh, hoặc chỉ đọc một vài đọan như: kết luận, trong khi đọc thỉnh thỏang phải ngẩng đầu lên nhìn cử tọa để sự giao tiếp không bị gián đọan.

 Người thuyết trình cần thường xuyên kiểm sóat thời gian, nội dung bài nói không thừa, không thiếu và đi đúng trọng tâm vấn đề cần trình bày.

 Người thuyết trình cần tận dụng các phương tiện nghe nhìn để bài

thuyết trình của mình thêm phong phú và hấp dẫn.

5.3 NHỮNG HÌNH THỨC HỘI HỌP CƠ BẢN

Khi tham dự một buổi họp ta cần nên biết trước buổi

họp thuộc loại hình nào

Cần biết loại hình hội họp mà ta sẽ được mời trước khi tham dự nó

Tiêu chí tốt nhất của việc phân loại buổi họp là mục

tiêu của cuộc họp:

 Cung cấp thông tin: họp phổ biến thông tin từ trên xuống.

 Tiếp nhận thông tin: thu nhận thông tin từ dưới lên

 Tìm giải pháp cho vấn đề.

 Ra quyết định tiến tới hành động.

 Hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm

5.3.1 Họp để cung cấp thông tin

 Họp để phổ biến thông tin từ trên xuống: Một người

truyền đạt các thông tin cho một nhóm người.

 Không phản hồi

 Không có sự đối thoại, những người tham dự không phát biểu

ý kiến, không trình bày tình cảm của mình

Ví dụ: Họp truyền các mệnh lệnh, các quân lệnh…

 Có phản hồi:

 Sau khi diễn giả trình bày các thông tin, những người tham dự

được đặt câu hỏi, cho ý kiến thảo luận cho các vấn đề được nêu.

 Từ giai đoạn trình bày đến giai đoạn đối thoại là cả thời gian

gay cấn, người thuyết trình khi đó trở thành người hướng dẫn.

5.3.2 Họp để thu nhận thông tin:

 Tập hợp thông tin từ dưới lên :

 Người điều hành sẽ tiếp nhận thông tin đối với những người đã tiếp xúc thực tế

 Do vậy họ có thể nắm bắt những gì

xảy ra trên hiện trường trước khi đi đến một quyết định.

5.3.3 Tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề

Họp – bàn luận (hội họp bàn luận):

 Tập thể tranh luận về một đề tài đặc biệt, nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp.

Họp nghiên cứu tình huống:

 Từ một trường hợp đã được nghiên cứu trước, căn cứ trên hồ sơ, tài

liệu, người hướng dẫn sẽ tổ chức buổi họp

 Trong buổi họp cho phép mỗi người trình bày các phân tích, các suy nghĩ của mình và từ đó tập thể sẽ suy tính để đưa ra một giải pháp

hợp lý.

Động não:

 Kỹ thuật này cần có óc sáng tạo

 Nó thường được sử dụng bởi các tổ chức quảng cáo, các câu lạc bộ

chất lượng,các đội nhóm chịu trách nhiệm thiết kế các sản phẩm mới hay xem xét lại các sản phẩm đang có.

 Thường khi sử dụng kỹ thuật này, nó liên kết ba giai đoạn

 Sáng tạo: một tham dự viên đưa ra các đề nghị, mà không có sự kiểm

duyệt.

 Phân tích: tập thể nhóm sẽ bình phẩm các đề nghị.

Tìm kiếm giải pháp (tt)

 Nhóm Balint:

 Những người làm cùng một chuyên môn sẽ họp

nhau lại định kỳ

 Mục đích là giúp đỡ mỗi thành viên của nhóm giải

quyết những khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình làm việc

 Mỗi thành viên của nhóm trình bày vấn đề mà họ

gặp và mong chờ sự giúp đỡ của tập thể

 Dưới sự hướng dẫn của người chủ trì buổi họp,

nhóm sẽ suy nghĩ về các giải pháp

 Việc phân tích vấn đề rất có ích cho cả nhóm, nhờ

đó mỗi thành viên sẽ thích ứng được khi gặp đúng vấn đề này trong một ngày nào đó.

Tìm kiếm giải pháp (tt)

 Phillips 66

 Kỹ thuật này là đặc biệt hiệu quả khi người ta muốn

nhận được sự tham gia tích cực của một nhóm

đông người hay khi có sự đối nghịch giữa các ý

tưởng - hoặc sự đối nghịch của các cá nhân, nó làm cản trở sự tiến triển của tập thể khi đối đầu với một vấn đề có giới hạn rõ ràng.

 Người chủ trì trình bày vấn đề cần giải quyết, kế đó

đề nghị cử toạ chia thành các nhóm nhỏ (6 người)

 Mỗi tiểu nhóm này sẽ bàn bạc với nhau dưới sự

hướng dẫn của một người chủ trì (trong vòng 6 phút hay nhiều hơn )và chỉ định một báo cáo viên trình

bày những giải pháp mà tiểu nhóm đã tìm ra trước tập thể hội nghị.

5.3.4 Ra quyết định tiến đến hành động

 Họp để lấy quyết định: Việc này tiến hành qua bốn giai

đoạn:

 Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin).

 Thu thập các ý kiến dựa trên các sự kiện (giai đoạn bàn bạc)

 Tìm kiếm các giải pháp (giai đoạn sáng tạo).

 Ra quyết định (giai đoạn lựa chọn).

5.3.5 Họp để hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm

Muốn vậy ngay trong nhóm cần có:

 Động lực của nhóm:

 Mục đích là làm cho tham dự viên nhạy cảm với hoạt động của tập thể

và tìm các biện pháp để giải quyết các vấn đề được đặt ra cho tập thể

 Mỗi người cần phải biết mình làm thế nào để mọi người hiểu mình và

5.4 Chuẩn bị cho cuộc họp

Đó là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công hay thất bại cho một buổi họp

 Chuẩn bị mục tiêu cuộc họp.

 Chuẩn bị cho cá nhân người chủ trì

 Chuẩn bị thành phần tham dự.

 Chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp

sự hiểu biết khác nhau về tình huống của cuộc họp.

 Sự cần thiết của buổi họp phải được xét trên một thực tế là vấn

đề chỉ được giải quyết chung với mọi người

 Nguy cơ thất bại khá lớn nếu quyết định họp chỉ xuất phát từ ý đồ của người tổ chức, nhất là khi chỉ chạy theo phong trào, làm vui lòng một vài người, hay để chứng tỏ hoạt động dân chủ của tập thể (hội họp – thủ đoạn).

 Trước khi đưa sáng kiến triệu tập một cuộc họp, cần phải trả lời

một cách rõ ràng các câu hỏi sau đây:

 Vấn đề được đặt ra có liên quan đến tập thể hay không.

 Tập thể có quyền đề nghị giải pháp hay ra một quyết định không?

 Tập thể có năng lực khách quan để xử lý vấn đề không

5.4.2 Chuẩn bị cho cá nhân người chủ trì

Người chủ trì buổi họp phải:

 Xác định rõ ràng mục tiêu, nắm vững chủ đề buổi họp.

 Phác thảo một kế hoạch chi tiết cho cuộc họp (tiến triển qua các

giai đoạn).

 Chuẩn bị một chương trình tranh luận, trao đổi, bàn bạc và định

thời gian cho từng mục.

 Dự đoán những phản ứng của tham dự viên, những ý kiến tán

thành và ngược lại.

 Biết tạo hào hứng cho tập thể

 Ghi chú những quan điểm quan trọng nhất, cần tập trung nhấn

mạnh và suy nghĩ về những câu hỏi mà các thành viên có thể nêu lên cũng như những dự kiến giải pháp đưa ra.

 Trường hợp cần thiết nên có một số tài liệu tham khảo và phải

chuẩn bị sẵn sàng cho từng tham dự viên.

5.4.3 Chuẩn bị của người tham dự

 Mục đích của sự chuẩn bị sẽ cho phép:

 Tránh những hiểu lầm lúc khởi đầu buổi họp.

 Mỗi người tham dự có thể suy nghĩ trườc về vấn đề

được đặt ra.

 Người chủ trì phải gửi đến mỗi người tham dự:

 Một thư mời ghi rõ thời gian, giờ, ngày, tháng và địa

điểm nơi xảy ra cuộc họp.

 Chương trình nghị sự phải rõ ràng và chi tiết cùng

với những đề nghị tham gia của tham dự viên.

 Một bộ hồ sơ ngắn gọn có nội dung:

 Các vấn đề mấu chốt sẽ được trình bày.

 Giới thiệu các thành viên tham dự cùng với các báo cáo

5.4.4 Chuẩn bị cơ sở vật chất

 Cần phải chuẩn bị tốt các bảng biểu, phương tiện nghe

nhìn hỗ trợ cần thiết cho cuộc họp

 Cách sắp đặt bàn ghế có thể thay đổi tuỳ thuộc vào kỹ

thuật cuộc họp đã được lựa chọn

 Nó có thể sửa đổi ngay trong buổi họp (trường hợp

họp Phillip 66 chẳng hạn)

 Cần nhớ rằng dạng bàn họp hình bầu dục thích hợp

nhất các giao tiếp

 Cũng nên xếp đặt vị trí các tham dự viên bằng cách

dùng các tấm bìa cứng (ghi tên) trên bàn họp, tránh

gây cho họ những tình huống đối chọi nhau, tránh làm tăng sự phân chia bè phái, sự cô lập hay nói chuyện

riêng.

5.5 Vai trò người chủ trì

 Những kỹ năng đảm nhiệm của người chủ trì.

 Kỹ năng điều hành cuộc họp của người chủ trì

5.6 Yếu tố tâm lý

Những yếu tố tâm lý của thành viên trong nhóm

ảnh hưởng đến cách điều hành cuộc họp:

 Trạng thái tình cảm (nội tâm) của thành viên

 Các điểm tương đồng của thành viên

 Sự tương tác của thành viên.

 Sự nắm bắt thông tin của thành viên.

 Các vai trò của mỗi thành viên.

Thảo luận