Những vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảo

Những vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảoNhững vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảoNhững vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảoNhững vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảoNhững vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảo

Mục tiêu:

„ Sử dụng được một số kỹ năng điều hành, thúc đẩy hội thảo, cuộc họp ,, y ộy ộ ,, ộộ ọpọptheo cách tiếp cận có tham gia

Xây dựng thái độ phù hợp khi điều

„ Xây dựng thái độ phù hợp khi điều hành, thúc đẩy hội thảo, họp

„ Xây dựng được kế hoạch cho một cuộc họp, hội thảo

Một số phương Một số phương pháp dùng trong điều hành cuộc họp

Chuẩn bị bài tập Chuẩn bị bài tập trình diễn

Thiết kế cuộc họp Thiết kế cuộc họp

Đá h iá

Những kỹ năng chính để điều hành cuộc họp

Bài tập trình diễn Bài tập trình diễn

Đá h iá

Trình diễn nhóm 4 Yếu tố của thành Yếu tố của thành công trong điều hành

Đá h iá Đánh giá Đánh giá Đánh giá Đánh giá Đánh giá Đánh giá

Bắt đầu “họp” Bắt đầu họp

Phản ứng khi nhận được thông báo họp

„ Có bấy nhiêu việc mà cứ họp hòai! y y ệ ệ ọp ọp

nhìn thấy phát chán!

Bao nhiêu việc không làm cứ họp họp !

vẫn thế!

Nhưng họp vẫn đóng vai trò quan

trọng vì:

ểể

„ Để hòan thành công việc cần phối

hợp nhiều thành viênợp

„ Liên quan đến nhiều lĩnh vực

Ki h hiệ kiế thứ ủ 1 á hâ

Ki h hiệ kiế thứ ủ 1 á hâ

„ Kinh nghiệm kiến thức của 1 cá nhân không đủ giải quyết công việc

„ Họp để trao đổi thông tin

Họp để kiểm sóat công iệc

„ Họp để kiểm sóat công việc

Hội họp là quá trình thảo luận và

xử lý thông tin nhằm đưa ra các

xử lý thông tin nhằm đưa ra các quyết định, từ đó xác định những họat động cần tiến hành và xem xét thực hiện các họat động đó

Thảo luận Thông tin

Giám sát thực hiện Quyết định

Hành động

Cuộc họp là vô bổ nếu:

„ Phải thảo luận những chuyện lặt vặt

„ Chẳng có gì quan trọng để thảo luận

„ Chẳng có gì quan trọng để thảo luận

„ Tốn nhiều thời gian mà không liên

quan gì đến công việc của bạn

KHÔNG NÊN TỔ CHỨC HỌP

NẾU:

„ Không có mục đích rõ ràng

„ Không cần ý kiến nhiều người

„ Không cần ý kiến nhiều người

LÝ DO LÀM CHO CUỘC HỌP

KÉM HIỆU QỦA:

„ Không báo trước cho người dự

„ Không có chương trình làm việc cụ gg gg ệệ ụụthể

„ Không đúng người đúng việc

„ Không đúng người, đúng việc

„ Không có ai điều khiển

„ Các thành viên không dám đưa ra ý kiến riêng do nhiều lý do

„ Chẳng có ý kiến nào giá trị vì mọi

người mải đọc tài liệugườgườ ả đọc tà ệuả đọc tà ệu

MỘT CUỘC HỌP TỐT CÓ:

„ Có kết qủa mong đợi q q g ợ g ợ

CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌP

ý kiến ra quyết định thực hiện công việc

ý kiến, ra quyết định, thực hiện công việc sau khi họp, người bị ảnh hưởng bởi quyết định, những ngừơi cần nắm thông tin để

làm việc hiệu qủa, các người liên quan

khác…)

Họp khi nào ở đâu?

Các nội dung họp sẽ được triển khai ra

sao? Có cần công cụ hỗ trợ? Có gửi trước tài liệu?

đẳng

Chương trình cuộc họp là bản mô

tả trình tự và nội dung chính được

tả trình tự và nội dung chính được thảo luận đồng thời cung cấp thông g g g g p p g g

tin giúp tổ chức cuộc họp, gồm:

„ Thời gian cho mỗi nội

„ Thời gian bắt đầu và

kết thúc

„ Giải lao nếu có

„ Thời gian cho mỗi nội dung

„ Người ghi biên bản g g g g

„ Các hướng dẫn chuẩn

bị trước cuộc họp

CHÚ Ý KHI LẬP CHƯƠNG TRÌNH:

„ Đừng qúa tập trung nhiều vào chuyện quá g q g q ập ập g g yệ q yệ q khứ

cơ hội, tiềm năng

đề khác phát sinh

GỢI Ý MẪU CHƯƠNG TRÌNH

hỗ trợ

gian 1.

2

…

n

Ai chịu trách

ệệ

Thời gian òò

Cần hỗ trợ gì,

ừ â

ai

VAI TRÒ NGƯỜI GHI BIÊN BẢN:

Ghi những người th m dự họp

gì khi nào ai làm

sớm nhất.

(ghi chíng xác, khách quan, không chen

chính kiến cá nhân)

NĂNG LỰC CỦA NGƯỜI ĐIỀU

HÀNH:

„ Điều tiết trong cuộc họp, trong nhóm

„ Kỹ năng giao tiếp và truyền thông

„ Kỹ năng giao tiếp và truyền thông

„ Phương pháp sáng tạo, phù hợp nội d

dung

„ Có kiến thức

„ Có thái độ tích cực (cảm thông, quan tâm tôn t ọng tin ào nhóm)

Người điều hành: điều tiết họat

động nhóm

„ Làm rõ nhiệm vụ

„ Lấy ý kiến sắp xếp ý kiến

„ Lấy ý kiến, sắp xếp ý kiến

„ Khuyến khích mọi người tham gia

ẫẫ

„ Hòa giải các xung đột, mâu thuẫn

„ Dẫn dắt giải quyết vấn đề có tham

„ Dẫn dắt, giải quyết vấn đề có tham gia

„ Giúp nhóm đi đến các kết luận và xây dựng kế họach hành độngy ự gy ự g ọọ ộ gộ g

Người điều hành: sử dụng kỹ năng

Người điều hành: chuẩn bị kiến

thức

ẩẩ

„ Chuẩn bị kỹ các kiến thức liên quan

„ Có thể đưa ra nhiều ví dụ hoặc làm

„ Có thể đưa ra nhiều ví dụ hoặc làm mẫu

Ch ẩ bị ẵ hữ tài liệ hát t

Ch ẩ bị ẵ hữ tài liệ hát t

„ Chuẩn bị sẵn những tài liệu phát tay phù hợp

„ Không được cho mình biết tất cả,

không áp đặt kiến thức của mình

„ Sử dụng những kiến thức của nhóm

Người điều hành: rèn thái độ

„ Tôn trọng người khác

„ Lắng nghe mọi ngườig gg g ọọ gg

„ Có gắng hiểu mọi người

Sử dụng kỹ năng phản hồi tích cực

„ Sử dụng kỹ năng phản hồi tích cực

„ Tôn trọng kiến thức của nhóm

ẫẫ

„ Thiết lập hiểu biết, tôn trọng lẫn

nhau, khuyến khích tham gia,, yy gg

„ Tin tưởng vào nhóm

Nhiệm vụ của người điều hành

dung,họat động, phương pháp, thời gian)

dung (nêu câu hỏi)

chán

thông tin)

Kỹ năng đặt câu hỏi trong thảo luận

„ Thế nào là câu hỏi tốt

„ Quy trình hỏi

„ Quy trình hỏi

„ Các lọai câu hỏi

„ Cấp độ câu hỏi

Các cấp độ câu hỏi

Đặt câu hỏi để phân tích và giải

quyết vấn đề

Kỹ năng thăm dò

„ Tìm sự thực nhờ các câu hỏi

„ Hỏi tiếp dựa vào trả lời câu hỏi trước

„ Hỏi tiếp dựa vào trả lời câu hỏi trước

„ Đổi hướng suy nghĩ dựa vào trả lời

ủ â hỏi t ướ

ủ â hỏi t ướ

của câu hỏi trước

„ Chú ý sự liên quan / mâu thuẫn/Chú ý sự liên quan / mâu thuẫn/

không logic giữa các câu trả lời, tìm

sự thật qua câu trả lời và thái độ

Kỹ năng quan sát

„ Quan sát gì?

„ Quan sát như thế nào?

„ Quan sát như thế nào?

„ Đáp ứng lại gì sau khi quan sát?

Cá tính mỗi thành viên

NGƯỜI ĐIỀU HÀNH ĐIỀU CHỈNH

nhóm…)

„ …

Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe hiệu qủa:

Kỹ năng lắng nghe của

„ Đặt câu hỏi xây dựng

„ Đặt câu hỏi xây dựng

„ Có những khỏang lặng

KHI NGHE, NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

KHÔNG NÊN:

Nói t anh lời (phần còn lại)

nghe hết chưa hiểu

nghe hết, chưa hiểu

của riêng mình

Phương pháp động não

„ Bước 1: giới thiệu chủ đề, vấn đề

thảo luậnậậ

„ Bước 2: lấy ý kiến, ý tưởng

Bướ 3 hó á ý kiế ý tưở

Bướ 3 hó á ý kiế ý tưở

„ Bước 3: nhóm các ý kiến, ý tưởng

„ Bước 4: đặt tên cho các nhóm ý kiến

„ Bước 5: đánh giá các nhóm ý kiến và phân tích để q ết định hướng đi

phân tích để q ết định hướng đi

phân tích để quyết định hướng đi

Giao nhiệm vụ

„ Mục đích rõ ràng của nhiệm vụ

„ Người được giao biết rõ kết qủa cần

„ Người được giao biết rõ kết qủa cần đạt

Nê õ á h là

Nê õ á h là

„ Nêu rõ cách làm

„ Nêu rõ thời gian cho phép

„ Nêu rõ cách thể hiện, chia sẻ kết qủa

„ Có thể giao nhiệm vụ bằng lời, viết lên giấy lớn hoặc dùng tờ phát tayg yg y ặặ gg pp yy

CHÚ Ý KHI GIAO NHIỆM VỤ:

„ Giao nhiệm vụ làm sao cho các thành viên khẩn trương vào làm việc ngaygg ệệ g yg y

„ Giải thích lại thật gọn nếu nhóm hoặc

cá nhân không làm được nhớ rằng

cá nhân không làm được, nhớ rằng

càng giải thích càng làm giảm hứng

thú làm việc nhóm

Kỹ năng tổ chức thảo luận nhóm

„ Cách chia nhóm

„ Sử dụng phương pháp

„ Sử dụng phương pháp

„ Quản lý thời gian

„ Tổ chức báo cáo chia sẻ kết qủa

„ Tổng kết chung

„ Tổng kết chung

„ Theo công tác chuyên môn

„ Theo công tác chuyên môn

„ Các phương pháp thảo luận sâu

(động não chậu cá bàn tròn tranh(động não, chậu cá, bàn tròn, tranh luận…)

QUẢN LÝ THỜI GIAN:

ắắ

„ Bắt đầu vào thảo luận nhanh

„ Đi lại các nhóm xem xét và quan sát

„ Đi lại các nhóm xem xét và quan sát nhưng không hoặc ít can thiệp

„ Theo đúng thời gian nhưng tránh hối thúc

„ Cho thêm ít phút cho nhóm chưa

hoàn thành

BÁO CÁO CHIA SẺ KẾT QỦA

THẢO LUẬN

„ Tất cả lần lượt báo cáo

„ Một nhóm báo cáo còn lại bổ sung

„ Một nhóm báo cáo còn lại bổ sung

„ Chuyển kết qủa cho các nhóm khác

à bổxem và bổ sung

NGƯỜI ĐIỀU HÀNH TỔNG KẾT

THẢO LUẬN NHÓM:

Là õ ý kiế khi h õ à

Là õ ý kiế khi h õ à

„ Làm rõ ý kiến khi chưa rõ ràng

„ Đề nghị thành viên trình bày quan g ịg ị y qy qđiểm khi nhóm khác, người khác

chưa rõ

„ So sánh các điểm chung, khác biệtPhân tích tìm ra cách giải quyết

„ Phân tích tìm ra cách giải quyết

những vấn đề chưa giải quyết của

từng nhóm bổ s ng thông tin thiế

từng nhóm, bổ sung thông tin thiếu

„ Tóm tắt kết qủa chung

LƯU Ý CHO NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

CUỘC HỌP:

tiêu, chương trình, phân công, hậu cần)

tưởng, thái độ thực sự) g g ộ ộ ự ự ự) ự)

năng phân tích, giải quyết vấn đề

Duy trì sự nhiệt tình của mọi người

Khuyến khích sự tham gia trong

cuộc họp

Can thiệp với các thành viên gây

khó khăn

Nhận biết có sự đối kháng

Sáu bước giải quyết đối kháng

Mức độ khuyến khích sự tham gia

trong cuộc họp

NGƯỜI ĐIỀU HÀNH ĐỐI PHÓ VỚI

SỰ HỒI HỘP KHI ĐỨNG NÓI

SỰ HỒI HỘP KHI ĐỨNG, NÓI

TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG

Năm mức nhu cầu của con người

hòan thiện…) Khi đứng trước đám đông

4 nhu cầu sau bị đe dọa làm

ta mất bình tĩnh

Biểu hiện sự hồi hộp của người

„ Tay chân run

„ Giọng nói gấp gáp, không nên lời, nói mất chính ác

mất chính xác…

„ v.v…

Tự đối phó với hồi hộp:

„ Cho mình thời gian; đi khoan thai tới chỗ cần

„ Kiểm sóat hơi thở, giọng nói

„ Kiểm sóat hơi thở, giọng nói

„ Chuẩn bị thật chu đáo

„ Nghỉ ngơi trước ngày phải điều hành

„ Tin tưởng, tự động viên

Ăn mặc lịch sự phù hợp bối cảnh và người tham

„ Ăn mặc lịch sự, phù hợp bối cảnh và người tham gia

„ Gây thiện cảm với cử tọa: giới thiêu mình, cố

thuộc tên mọi người, nhờ một số người có uy tín

hỗ trợ mình, coi mọi người là bạn, họ giúp đỡ

bạn…

Tăng sự tự tin: chuẩn bị kỹ

Xử lý với các câu hỏi của người

tham gia:

Tìm hiểu kỹ người tham gia (đối tượng)

„ Tìm hiểu kỹ người tham gia (đối tượng)

„ Lắng nghe cẩn thận

„ Cảm ơn người đặt câu hỏi

„ Nếu trả lời được thì trả lời ngay, ngắn và vào trọng tâm

„ Có thể cần phải suy nghĩ thì đưa câu hỏi cho tòan thể mọi người cùng trả lời

Có thể i hé i ời h â hỏi ở hầ ối ộ

Có thể i hé i ời h â hỏi ở hầ ối ộ

„ Có thể xin phép mọi người cho câu hỏi ở phần cuối cuộc

họp

„ Với câu hỏi mang tính chọc phá, thù địch thì phải bình tĩnh

và không trả đũa lại người hỏi giải quyết nhã nhặn họặc để

và không trả đũa lại người hỏi, giải quyết nhã nhặn họặc để mọi người cùng giải quyết

„ Nếu câu hỏi qúa khả năng, cần hứa là sẽ cùng họ tìm cách, tìm người giải quyết sau không nên cố trả lời vu vơ

„ Nếu qúa nhiều câu hỏi thì nên thông báo cho mọi người thời gian cho phép

Những câu nói hoặc cử chỉ gây

cho người nghe bực mình:

Dùng câu: “nói thực là ”

„ Dùng câu: “nói thực là…”

„ Nói giọng ề à, không dứt khóat, e hèm…

„ Lẩm bẩm kèm với mỗi cử chỉ, hành động nào đó

„ Lẩm bẩm kèm với mỗi cử chỉ, hành động nào đó

„ Quay lưng lại, nói với màn hình họăc bảng…

„ Không nhìn vào người tham gia họp

„ Vừa lấy dụng cụ, viết, vừa nói

„ Nhìn chỉ vào một người

Đi lại qúa nhiều trước mọi người

„ Đi lại qúa nhiều trước mọi người

„ Dùng các vật dụng, động tác thừa

„ Huơ chân tay, gãi đầu, khoanh tay, chắp tay, bỏ

„ Huơ chân tay, gãi đầu, khoanh tay, chắp tay, bỏ tay túi quần, kéo quần, vuốt tóc… quá nhiều

„ và…

SAU KHI ĐÃ THỰC HÀNH CÁC

KỸ NĂNG ĐỘC LẬP BÂY GIỜ

„ Hãy chọn một cuộc họp có vấn đề

„ Soạn thảo chương trình họp cụ thể

„ Soạn thảo chương trình họp cụ thể

„ Và điều hành cuộc họp đó

„ Rút kinh nghiệm qua đánh giá sau khi điều hành (nếu có băng video

khi điều hành (nếu có băng video

quay lại xem để tự suy ngẫm)