Giáo trình quản trị hệ thống thông tin

Giáo trình quản trị hệ thống thông tin Tài liệu giáo trình môn học quản trị hệ thống thông tin, gồm những kiến thức cơ bản về môn học, giúp các bạn sinh viên, học viên, nghiên cứu tham khảo trong quá trình học của mình về môn học này.

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

GIỚI THIỆU HỆ THỐNG

THÔNG TIN TRONG KINH DOANH

Mục tiêu:

1 Giải thích tại sao kiến thức về các hệ thống thông tin (HTTT) dành cho người dùng cuối -doanh nghiệp là quan trọng và xác định năm lĩnh vực kiến thức các doanh nghiệp cần biết

2 Cho ví dụ minh họa về cách mà các hệ thống thông tin có thể hỗ trợ các nghiệp vụ kinh doanh, ra quyết định của các nhà quản lý, và ưu thế chiến lược của các công ty

3 Xác định cho các doanh nghiệp thấy rằng họ có thể sử dụng công nghệ thông tin (IT) để giành ưu thế cạnh tranh chiến lược nhờ vào việc nối mạng toàn xí nghiệp, toàn cầu hóa, và tái tổ chức quá trình xử lý kinh doanh

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Phần 1:

TẠI SAO PHẢI NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN?

Tại sao HTTT là quan trọng?

Các hệ thống và công nghệ thông tin đã trở thành một thành phần sống còn quyết định sự thành công của các doanh nghiệp và các tổ chức Có thể bạn sẽ trở thành một nhà quản lý, hay một doanh nhân chuyên nghiệp trong tương lai Cho nên có sự hiểu biết căn bản về HTTT là quan trọng dối với nhà quản lý

Bạn cần biết điều gì?

Bạn cần học cách ứng dụng hệ thống thông tin và công nghệ thông tin vào tình huống kinh doanh cụ thể của đơn vị mình

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

• Ứng dụng

• Phát triển

• Quản lý

Khái niệm căn bản

Các khái niệm có tính chất hành vi và kỹ thuật Chương 1, 2 và các chương khác sẽ cung cấp các kiến thức này

Công nghệ

Đó là phần cứng, phần mềm, mạng, quản lý cơ sở dữ liệu, và các kỹ thuật xử lý thông tin khác Chương 4 đến 7 và các chương khác sẽ cung cấp lĩnh vực kiến thức về HTTT này

Ứng dụng

Là việc sử dụng các HTTT chính cho nghiệp vụ, cho quản lý, và lợi thế cạnh tranh của xí nghiệp, bao gồm thương mại điện tử, hợp tác sử dụng Internet, Intranet, và Extranet được đề cập trong chương 8 đến chương 10

Phát triển/Xây dựng

Người dùng cuối hay các chuyên viên tin học sử dụng các phương pháp căn bản xây dựng các giải pháp HTTT để giải quyết bài toán kinh doanh Chương 3 giúp bạn có được

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Là thách thức về mặt hiệu quả và đạo đức của việc quản lý các nguồn tài nguyên và chiến lược kinh doanh gắn liền với việc sử dụng công nghệ thông tin ở người dùng cuối, và xí nghiệp

Tài nguyên thông tin và công nghệ

Là con người, phần cứng, phần mềm, mạng thông tin và dữ liệu

Tương lai của người dùng cuối

Bất cứ người nào sử dụng HTTT hay thông tin nó sản xuất ra

là người dùng cuối Người dùng cuối thuộc loại quản lý là

các nhà quản lý, hay các nhà chuyên môn cấp độ quản lý sử dụng HTTT

Tương lai của xí nghiệp

Hệ thống thông tin có nối mạng ngày nay giữ vai trò quan trọng trong sự thành công của xí nghiệp trong kinh doanh Mạng Internet và tương tự Internet, hay Intranet, và các mạng nối giữa các tổ chức bên ngoài, gọi là Extranet

Xã hội thông tin toàn cầu

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Người lao động có kiến thức, nghĩa là những người dành

hầu hết thời gian cho việc giao tiếp và hợp tác thành các đội

và các nhóm làm việc và tạo ra, sử dụng, và phân phối

thông tin

Bốn làn sóng công nghệ thông tin

Khía cạnh đạo đức của IT

Bạn nên hiểu biết về trách nhiệm đạo đức trong việc sử

dụng công nghệ thông tin: sự không thích hợp, vô trách

nhiệm, gây hại cho các cá nhân khác hay cho xã hội

Thách thức lớn của xã hội thông tin toàn cầu là quản lý các

nguồn tài nguyên thông tin sao cho mọi thành viên trong xã

hội đều có lợi trong khi đáp ứng được mục tiêu chiến lược

Biện pháp có thể

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Năm lý do chính để thành công Năm lý do chính dẫn tới thất bại

• Gắn liền với người sử dụng • Không gắn liền với người sử dụng

• Sự hỗ trợ của Ban giám đốc • Các yêu cầu và đặc tả không đầy đủ

• Bảng kê yêu cầu rõ ràng • Thay đổi các yêu cầu và đặc tả

• Lập kế hoạch thích hợp • Thiếu sự hỗ trợ của ban giám đốc

• Mong đợi thực tế • Thiếu khả năng về kỹ thuật

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Tại sao các dự án phát triển công nghệ thông tin thành công

hay thất bại Phần 2:

TẠI SAO CÁC DOANH NGHIỆP CẦN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Các vai trò cơ bản của HTTT

HTTT thực hiện ba vai trò quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào:

• Hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh

• Hỗ trợ việc ra quyết định của nhà quản lý

• Hỗ trợ cho lợi thế cạnh tranh chiến lược

Hệ thống thông tin xử lý bán hàng

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Sự gia tăng giá trị của công nghệ thông tin

Tốc độ thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh ngày nay đã làm cho HTTT là thành phần quan trọng giúp xí nghiệp duy trì đích nhắm để đạt được mục tiêu kinh doanh

Nối mạng các máy tính

Nối mạng các máy tính là một trong các khuynh hướng quan trọng nhất trong công nghệ thông tin Trong vài hệ thống client/server, máy tính cỡ trung hay máy lớn (Mainframe) có

thể hoạt động như các siêu server Chúng ta sẽ thảo luận

mạng client/server thêm ở chương 6

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Chúng ta sẽ thảo luận thêm các máy tính nối mạng và mạng máy tính trong chương 4

Nối mạng các xí nghiệp

Các doanh nghiệp đang trở thành các xí nghiệp nối mạng

với nhau Internet hay mạng tương tự Internet-trong xí nghiệp (intranet), giữa một xí nghiệp và đối tác buôn bán của nó (extranet), và các mạng khác

Thương mại điện tử là việc mua, bán, tiếp thị, và dịch vụ

của các sản phẩm, dịch vụ, và thông tin nhờ vào nhiều mạng

máy tính khác nhau Các hệ thống hợp tác xí nghiệp gắn

liền với các công cụ phần mềm nhóm để hỗ trợ giao tiếp, điều phối, và hợp tác giữa các thành viên của các đội, nhóm làm việc có nối kết mạng với nhau

Toàn cầu hóa và công nghệ thông tin

Nhiều công ty đang trong quá trình toàn cầu hóa nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin

Tổ chức lại quá trình kinh doanh

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Tổ chức lại (reengineering) là suy nghĩ lại về căn bản và thiết kế lại tận gốc rễ quá trình xử lý kinh doanh để đạt được sự cải thiện có ấn tượng, như chi phí, chất lượng, dịch vụ, và tốc độ Do đó, reengineering đặt lại vấn đề “cách mà chúng

ta làm kinh doanh”

Ưu thế cạnh tranh bằng công nghệ thông tin

Các hệ thống thông tin chiến lược sử dụng công nghệ thông

tin để phát triển sản phẩm, dịch vụ, quá trình xử lý, và các

khả năng cho công ty một lợi thế chiến lược so với các thế

lực cạnh tranh mà nó phải đối đầu trong kinh doanh.

• Chiến lược về giá

• Chiến lược sự khác biệt

• Chiến lược đổi mới

Tóm tắt chương 1

1) Tại sao HTTT là quan trọng?

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

Một sự hiểu biết việc sử dụng có hiệu quả và có trách nhiệm các Hệ Thống và công nghệ thông tin là quan trọng đối với nhà quản lý và các công nhân có kiến thức kinh doanh khác trong xã hội thông tin toàn cầu ngày nay Các HTTT giữ vai trò quan trọng trong hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh, quản lý hiệu quả, và thành công chiến lược của các doanh nghiệp và các tổ chức khác buộc phải hoạt động trong môi trường kinh doanh toàn cầu Do đó, lĩnh vực HTTT đã trở thành lĩnh vực chức năng chủ yếu của quản trị kinh doanh

2) Tại sao các doanh nghiệp cần công nghệ thông tin?

Các HTTT thực hiện ba vai trò quan trọng trong các công ty kinh doanh: hỗ trợ nghiệp vụ cho các tổ chức, ra quyết định về quản lý, và tạo ra lợi thế chiến lược CNTT cũng đã trở thành một thành phần không thể thiếu trong nhiều chiến lược chính mà các doanh nghiệp đang thực hiện để đáp ứng lại các thách thức trong một môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng Tất cả bao gồm nối mạng xí nghiệp, toàn cầu hóa, tổ chức lại quá trình kinh doanh, và sử dụng công nghệ thông tin để đạt được lợi thế cạnh tranh chiến lược.

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Khái niệm căn bản về các Hệ

thống thông tin

Mục tiêu:

1 Xác định và cho ví dụ về các thành phần và chức năng của khái niệm tổng quát về hệ thống

2 Cung cấp các ví dụ về các thành phần của các HTTT thực tế Minh họa cho thấy trong một HTTT, con người sử dụng tài nguyên phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng để thực hiện nhập dữ liệu, xử lý, xuất kết quả, lưu trữ, và các hoạt động điều khiển biến đổi dữ liệu thành sản phẩm thông tin

3 Cung cấp nhiều loại ví dụ về HTTT chính từ kinh nghiệm của các tổ chức kinh doanh trong thực tế

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Phần 1:

Khái niệm HTTT căn bản

Các khái niệm hệ thống

Hệ thống là gì? Hệ thống có thể được định nghĩa đơn giản là

một nhóm các phần tử tạo thành một thể thống nhất Hệ thống là một nhóm các thành phần có liên quan cùng làm

việc với nhau hướng về mục tiêu chung bằng cách tiếp nhận đầu vào (Input) và sản xuất đầu ra (Output) trong một quá trình biến đổi có tổ chức Hệ thống như thế (đôi khi gọi là hệ thống động) có 3 thành phần hay 3 chức năng tương tác cơ bản:

• Đầu vào (Input) gắn liền với việc thu thập dữ liệu

đưa vào hệ thống xử lý

• Xử lý (Processing) gắn liền với quá trình biến đổi

đầu vào thành đầu ra

• Đầu ra (Output) gắn liền với việc chuyển các phần

tử đã được tạo ra bởi quá trình biến đổi tới đích cuối cùng

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Thí dụ: Hệ thống chế tạo tiếp nhận nguyên vật liệu (input) và sản xuất ra thành phẩm (output) Hệ thống thông tin cũng là một hệ thống tiếp nhận tài nguyên (dữ liệu) và xử lý chúng thành sản phẩm (thông tin)

Hệ thống chế tạo này minh họa nhiều thành phần của nhiều kiểu hệ thống

Phản hồi và điều khiển

• Phản hồi là dữ liệu về kết quả thực hiện của hệ thống

Chẳng hạn dữ liệu về kết quả bán hàng là Feedback đối với người quản lý bán hàng

• Điều khiển nói đến việc giám sát và đánh giá phản hồi

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Các đặc trưng hệ thống khác

Hệ thống con

Hệ thống mở

Hệ thống thích nghi

Các thành phần của một hệ thống thông tin

• Con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu, và mạng là năm tài nguyên căn bản của HTTT

• Tài nguyên con người bao gồm người dùng cuối và chuyên gia IS, tài nguyên phần cứng gồm máy móc và phương tiện, tài nguyên phần mềm gồm cả chương trình và thủ tục, tài nguyên dữ liệu có thể bao gồm dữ liệu và cơ sở kiến thức, và tài nguyên mạng bao gồm phương tiện truyền thông và mạng

• Tài nguyên dữ liệu được biến đổi bởi quá trình xử lý thông tin thành nhiều dạng sản phẩm thông tin khác nhau cho người dùng cuốiQuá trình xử lý thông tin bao gồm việc nhập, xử lý, xuất, lưu trữ, và các hoạt động điều khiển

Tài nguyên HTTT

Tài nguyên con người

Các chuyên gia—Nhà phân tích hệ thống, lập trình viên, nhân viên điều hành máy tính

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Tài nguyên phần cứng

Máy móc—máy tính, màn hình, ổ đĩa từ, máy in, máy quét

Phương tiện—Đĩa mềm, băng từ, đĩa quang, thẻ từ, mẫu tài liệu

Tài nguyên phần mềm

Chương trình—Chương trình hệ điều hành, bảng tính, xử lý văn bản, chương trình tính lương

Thủ tục—thủ tục nhập dữ liệu, sửa chữa lỗi, phân phối hóa đơn thanh toán

Tài nguyên dữ liệu

Các mô tả sản phẩm, bản ghi khách hàng, hồ sơ nhân viên, cơ sở dữ liệu tồn kho

Tài nguyên mạng

Phương tiện truyền thông, bộ xử lý truyền thông, phần mềm truy xuất và điều khiển mạng

Sản phẩm thông tin

Các báo cáo và tài liệu kinh doanh sử dụng kết xuất dạng text và đồ họa, đáp ứng âm thanh và mẫu biểu

Tài nguyên phần cứng

Phần cứng gồm:

• Hệ thống máy tính, gồm bộ xử lý trung tâm chứa bộ

vi xử lý, và nhiều thiếât bị ngoại vi được nối kết

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

• Thiết bị ngoại vi, như bàn phím, con chuột để nhập

dữ liệu và ra lệnh, màn hình, máy in, đĩa từ hay đĩa quang để lưu trữ các tài nguyên thông tin

Tài nguyên phần mềm

• Phần mềm hệ thống, như chương trình hệ điều hành, điều khiển và hỗ trợ các hoạt động của hệ thống máy tính

• Phần mềm ứng dụng, là các chương trình điều khiển việc xử lý cho cách dùng máy tính cụ thể của người dùng cuối Thí dụ, chương trình phân tích bán hàng, chương trình trả lương, và chương trình xử lý văn bản

• Thủ tục, vận hành các hướng dẫn cho con người sử dụng HTTT

Tài nguyên dữ liệu

Dữ liệu có thể ở nhiều dạng, kiểu chữ và số truyền thống và các kí tự khác mô tả các giao dịch kinh doanh và các biến cố hay thực thể khác Dữ liệu dạng văn bản gồm các câu và đoạn văn được dùng trong tài liệu viết; dữ liệu hình ảnh, như các hình đồ họa; và dữ liệu âm thanh, tiếng nói con người và các âm thanh khác, cũng là những dạng dữ liệu quan trọng

Phân biệt dữ liệu và thông tin Từ dữ liệu dạng số nhiều

của datum, nhìn chung từ data (dữ liệu) dùng cho cả dạng số

ít lẫn số nhiều Dữ liệu là sự kiện còn thô sơ hay chỉ là các quan sát, các hiện tượng vật lý hay giao dịch kinh doanh Dữ

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

liệu là sự đo lường khách quan các thuộc tính (đặc điểm) của

thực thể như con người, nơi chốn, sự vật, và biến cố.

Thông tin là dữ liệu đã được đổi thành cái có ích và có ý

nghĩa đối với người dùng cuối Do đó, dữ liệu thường chịu

thêm quá trình xử lý cộng thêm giá trị (data processing hay

information processing):

Sự biến đổi dữ liệu thành thông tinTài nguyên mạng

Tài nguyên mạng gồm có:

• Phương tiện truyền thông, gồm cáp xoắn đôi, cáp

đồng trục, cáp quang, hệ thống vi ba, hệ thống vệ tinh viễn thông

• Hỗ trợ mạng, gồm con người, phần cứng, phần mềm,

và dữ liệu trưc tiếp hỗ trợ hoạt động và sử dụng mạng truyền thông Bộ xử lý truyền thông gồm modem và bộ xử lý nối kết, và các phần mềm điều khiển truyền

147 đv = 147 000 VNĐ

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Các hoạt động HTTT

Các hoạt động cơ bản của HTTT trong kinh doanh

Nhập vào Quét mã vạch trên hàng hóa

Xử lý Tính lương, thuế, và các khấu trừ lương khác

Xuất Tạo ra bảng báo cáo và kết quả bán hàng

Lưu trữ Chứa các bản ghi về khách hàng, nhân viên, và sản phẩm Điều khiển Tạo ra tín hiệu âm thanh biểu thị việc nhập đúng dữ liệu

bán hàng

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Đánh giá chất lượng thông tin

Nhận diện hệ thống thông tin

Để nhận diện HTTT bạn phải xác định được:

• Tài nguyên con người, phần cứng, phần mềm, dữ

Các thuộc tính

của sản phẩm

thông tin chất

lượng cao

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

• Cách chúng nhập dữ liệu, xử lý, xuất kết quả, lưu trữ, và các hoạt động điều khiển

• Chúng hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh, ra quyết định về quản lý, đạt được lợi thế cạnh tranh như thế nào

Phần 2:

Sơ lược về HTTT

Các loại HTTT

Phân loại các HTTT theo hoạt động và theo quản lý

Hệ hỗ trợ hoạt động/nghiệp vụ

Vai trò của hệ hỗ trợ hoạt động của công ty kinh doanh nhằm xử lý có hiệu quả các giao dịch kinh doanh, điều khiển các quá trình kỹ thuật, hỗ trợ truyền thông và hợp tác xí

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Hệ thống xử lý giao dịch

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các giao dịch theo hai cách cơ

bản Theo cách xử lý bó, dữ liệu giao dịch được tích lũy

trong một khoảng thời gian và được xử lý định kỳ Theo

cách xử lý tức thời, dữ liệu được xử lý tức thì sau khi giao

dịch xảy ra

Hệ thống kiểm soát quá trình

Hệ thống hợp tác xí nghiệp

Hệ thống hợp tác xí nghiệp là HTTT sử dụng nhiều công nghệ thông tin để giúp con người cùng làm việc với nhau Hệ thống hợp tác xí nghiệp giúp chúng ta hợp tác—để giao tiếp ý tưởng, chia sẻ tài nguyên, và điều phối các nỗ lực công việc có tính phối hợp giữa các thành viên trong các nhóm dự án, và các nhóm làm việc khác

Hệ hỗ trợ quản lý

Cung cấp thông tin và hỗ trợ việc ra quyết định cho các cấp và các kiểu nhà quản lý khác nhau là nhiệm vụ phức tạp Tùy theo trách nhiệm của người dùng cuối là nhà quản lý, trong thực tế có các loại hệ thống thông tin khác nhau: (1) HTTTQL (MIS), (2) Hệ hỗ trợ quyết định, (3) Hệ thông tin

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Hệ quản lý kiến thức Kiến thức-từ người lao động có kiến

thức Hệ chuyên gia Kiến thức-từ các chuyên gia

Hệ hỗ trợ quyết định Các quyết định-hỗ trợ tương tác

Hệ thông tin giám đốc Thông tin-cho giám đốc và những

người khác Hệ thống thông tin quản

lý Thông tin-cho người dùng cuối là nhà quản lý Hệ xử lý giao dịch Dữ liệu-từ các hoạt động kinh doanh

Đặc điểm của các loại HTTT khác nhau

Hệ hỗ trợ giám đốc cung cấp thông tin cho lãnh đạo

với hình thức dễ sử dụng

Các loại HTTT khác

Đó là các hệ chuyên gia, hệ quản lý kiến thức, hệ thông tin chiến lược, và hệ thống thông tin kinh doanh

Hệ chuyên gia

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Hệ chuyên gia là HTTT dựa trên cơ sở tri thức; nghĩa là nó

sử dụng kiến thức về một lãnh vực cụ thể để hoạt động như một nhà tư vấn chuyên nghiệp đối với người sử dụng Các thành phần của hệ chuyên gia là cơ sở kiến thức và phần mềm thực hiện kết luận dựa trên kiến thức và cho các câu trả lời đối với các câu hỏi của người sử dụng

Hệ quản lý kiến thức

Hệ quản lý kiến thức giúp người lao động có kiến thức tạo

ra, tổ chức, và chia sẻ kiến thức kinh doanh quan trọng bất cứ chỗ nào và bất cứ khi nào cần đến

Hệ thông tin chiến lược

Là HTTT hỗ trợ và quyết dịnh vị trí cạnh tranh và chiến lược của xí nghiệp

Hệ thông tin kinh doanh

Hệ thông tin kinh doanh cần thiết cho tất cả các hoạt động kế toán, tài chính, quản lý nguồn nhân lực, tiếp thị, và quản lý kinh doanh

HTTT tích hợp

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Hệ hỗ trợ nghiệp vụ xử lý dữ liệu tạo ra từ các nghiệp vụ

kinh doanh

Các loại chính:

• Hệ xử lý giao dịch xử lý dữ liệu là kết quả của các giao

dịch kinh doanh, cập nhật CSDL, và tạo ra các chứng từ nghiệp vụ

• Hệ kiểm soát quá trình giám sát và kiểm tra các quá

trình kỹ thuật

• Hệ hợp tác xí nghiệp hỗ trợ giao tiếp, và hợp tác đội,

nhóm làm việc và xí nghiệp

Hệ hỗ trợ quản lý cung cấp thông tin và hỗ trợ cần thiết cho

việc ra quyết định hiệu quả của nhà quản lý Các loại chính:

• Hệ thống thông tin quản lý (MIS) cung cấp thông tin theo

dạng báo cáo qui định trước và kết xuất cho nhà quản lý

• Hệ hỗ trợ quyết định cung cấp sự hỗ trợ tương tác cho

nhà quản lý ra quyết định

• Hệ thông tin giám đốc cung cấp các thông tin quan trọng

được thay đổi theo nhu cầu thông tin của lãnh đạo

Các loại HTTT khác có thể hỗ trợ hoặc nghiệp vụ, quản lý,

hoặc các ứng dụng chiến lược Các loại chính:

• Hệ chuyên gia là hệ dựa trên cơ sở tri thức cung cấp lời

khuyên hợp lý và hoạt động như nhà tư vấn đối với người sử dụng

• Hệ quản lý tri thức là hệ dựa trên kiến thức hỗ trợ việc

tạo ra, tổ chức, và phổ biến kiến thức kinh doanh trong xí nghiệp

• Hệ thông tin chiến lược cung cấp cho công ty các sản

phẩm chiến lược, dịch vụ, và các tiện ích cho ưu thế cạnh

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

• Hệ thông tin kinh doanh hỗ trợ các ứng dụng nghiệp vụ

hay quản lý về các chức năng kinh doanh của xí nghiệp

Tóm tắt các loại HTTT

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Tóm tắt chương 2

1) Các khái niệm hệ thống

Hệ thống là một nhóm các thành phần có liên quan với nhau hoạt động để đạt được mục tiêu chung bằng cách chấp nhận đầu vào và tạo được đầu ra trong một quá trình biến đổi có tổ chức Dữ liệu phản hồi (Feedback) là dữ liệu về kết quả thực hiện của hệ thống Kiểm soát (Control) là thành phần giám sát, đánh giá dữ liệu phản hồi và thực hiện những điều chỉnh cần thiết đối với đầu vào (Input) và các thành phần xử lý nhằm đảm bảo đầu ra thích hợp

2) Các khái niệm hệ thống thông tin

Một HTTT sử dụng các tài nguyên con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu, và mạng để thực hiện nhập dữ liệu, xử lý, xuất kết quả, lưu trữ, và các hoạt động điều khiển biến tài nguyên là dữ liệu thành sản phẩm thông tin Trước tiên dữ liệu được thu thập và chuyển thành dạng phù hợp cho quá trình xử lý (Input) Kế tiếp, dữ liệu được xử lý và biến thành thông tin (quá trình xử lý-processing), được lưu trữ để dùng sau này (lưu trữ-storage), hay truyền thông với người sử dụng cuối cùng (output) tùy thuộc vào các thủ tục xử lý thích hợp (kiểm soát-control)

3) Các tài nguyên và sản phẩm HTTT

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Tài nguyên phần cứng bao gồm máy móc và phương tiện được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin Tài nguyên phần mềm bao gồm các lệnh chương trình (program) và các lệnh dành cho con người (thủ tục-procedure).Tài nguyên con người gồm các chuyên gia và người sử dụng HTTT Tài nguyên dữ liệu bao gồm các dạng dữ liệu khác nhau như chữ và số, văn bản, hình ảnh, video, âm thanh và các dạng khác Tài nguyên mạng bao gồm các phương tiện truyền thông, và hỗ trợ mạng Sản phẩm thông tin do HTTT tạo ra có thể có nhiều dạng khác nhau, bao gồm các báo cáo giấy, hiển thị trên màn hình, tài liệu đa phương tiện, thông báo điện tử, hình đồ họa, và các trả lời bằng tiếng nói

4) Các loại HTTT

Các loại HTTT chính bao gồm hệ hỗ trợ tác vụ, như Hệ xử lý giao dịch, Hệ kiểm soát quá trình, Hệ hợp tác giữa các xí nghiệp, và Hệ hỗ trợ quản lý, như Hệ thống thông tin quản lý, Hệ hỗ trợ quyết định, và Hệ thống thông tin thực hiện Các loại chính khác là Hệ chuyên gia, Hệ quản lý kiến thức, Hệ thống thông tin chiến lược, và Hệ thống thông tin kinh doanh

Tuy nhiên, trong thực tế, sự phân loại có tính chất khái niệm này được kết hợp thành các HTTT chức năng đan chéo nhau, cung cấp thông tin và hỗ trợ quyết định cho Ban giám đốc và cũng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin tác vụ

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Giải quyết bài toán kinh doanh

bằng HTTT

Mục tiêu:

4 Mô tả và cho các ví dụ minh họa từng bước phương pháp hệ thống để giải quyết vấn đề và chu kỳ phát triển hệ thống thông tin

5 Giải thích vấn đề kỹ thuật hệ thống nhờ máy tính hỗ trợ ảnh hưởng tới quá trình phát triển các HTTT đối với người dùng cuối và chuyên gia HTTT như thế nào

6 Sử dụng phương pháp hệ thống, quá trình phát triển HTTT, mô hình các thành phần HTTT từ chương hai (các bước cơ bản giải quyết vấn đề) để đề ra các giải pháp HTTT đối với bài toán kinh doanh đơn giản

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Phần 1:

Tiếp cận hệ thống để giải quyết vấn

đề Tiếp cận hệ thống

Là sử dụng phương pháp hệ thống để xác định vấn đề và các

cơ hội và phát triển các giải pháp Việc nghiên cứu một bài toán và hình thành giải pháp gắn liền với các hoạt động có liên quan với nhau sau đây:

1 Nhận dạng và xác định vấn đề hay cơ hội bằng cách sử dụng cách suy nghĩ hệ thống

2 Phát triển và đánh giá các giải pháp hệ thống có thể thay thế cho nhau

3 Chọn giải pháp hệ thống đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bạn

4 Thiết kế giải pháp hệ thống đã chọn

5 Thực hiện và đánh giá thành công của hệ thống đã thiết kế

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Phương pháp hệ thống để giải quyết vấn đề

Các vấn đề và cơ hội được xác định ở bước 1 của phương

pháp/tiếp cận hệ thống Một vấn đề có thể được xác định

như là một điều kiện căn bản gây ra kết quả không mong

muốn Một cơ hội là một điều kiện căn bản thể hiện tiềm

năng đạt được kết quả mong muốn

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Cách suy nghĩ hệ thống

Cái cốt lỏi của cách suy nghĩ hệ thống là “seeing the forest and the trees” (nhìn thấy cả rừng và cây) trong bất cứ tình huống nào bằng cách:

• Nhìn thấy rõ các mối liên hệ lẫn nhau trong các hệ thống chứ không phải chỉ nhìn thấy các chuỗi mắc xích nguyên nhân và hậu qủa mỗi khi các biến cố xảy ra

• Thấy rõ các quá trình xử lý thay đổi trong các hệ thống chứ không phải chỉ nhìn thấy các “snapshots” cụ thể mỗi khi các thay đổi xảy ra

Một minh họa về cách suy nghĩ hệ thống

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Các giải pháp xuất phát từ đâu? Kinh nghiệm là một nguồn tốt Những giải pháp đã thực hiện, hoặc ít nhất đã được xem xét trong quá khứ cần được xem xét lại Một nguồn khác của các giải pháp nữa là các lời chỉ bảo của những người khác, bao gồm lời khuyên của các nhà tư vấn và đề nghị của các hệ chuyên gia Bạn cũng nên sử dụng trực giác và óc sáng tạo để thực hiện các giải pháp sáng tạo Cuối cùng, đừng quên rằng “doing nothing” (không làm gì cả) về một vấn đề hoặc cơ hội là một giải pháp hợp lý, với những ưu và nhược điểm của nó

Đánh giá các giải pháp

Để có thể xác định được giải pháp tốt nhất

Đầu tiên cần xây dựng tiêu chuẩn đánh giá và xác định xem

mỗi giải pháp đáp ứng các tiêu chuẩn này như thế nào Tiêu

chuẩn có thể được xếp hạng hoặc cho trọng số, dựa trên sự quan trọng của nó khi đáp ứng các yêu cầu của bạn Chẳng hạn, bạn có thể xếp tiêu chuẩn liên quan đến chi phí hoạt động cao hơn tiêu chuẩn dễ sử dụng Cuối cùng, mỗi giải pháp thay đổi phải được đánh giá dựa trên cách nó đáp ứng tiêu chuẩn đánh giá của bạn tốt như thế nào Hình dưới đây minh họa việc đánh giá hai giải pháp bằng cách sử dụng một vài tiêu chuẩn

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Ví dụ về việc đánh giá các giải pháp.

Chọn giải pháp tốt nhất

Một khi tất cả các giải pháp đã được đánh giá, bạn có thể bắt đầu quá trình chọn ra giải pháp tốt nhất Các giải pháp có thể được so sánh với nhau bởi vì chúng đã được đánh giá với cùng tiêu chuẩn Chẳng hạn, hai giải pháp ở hình trên có thể được xem, xếp hạng và được chọn hay loại bỏ dựa trên các tiêu chuẩn riêng rẻ hoặc tổng số điểm

Thiết kế và thực hiện giải pháp

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Một khi giải pháp đã được chọn, nó phải được thiết kế và

thực hiện Đặc tả thiết kế có thể miêu tả chi tiết các đặc tính

và các năng lực của con người, phần cứng, phần mềm, và nguồn dữ liệu và hoạt động của hệ thống thông tin mà hệ

thống mới cần Một kế hoạch thực hiện qui định nguồn lực,

hoạt động và thời gian cần thiết để thực hiện thích hợp

Kiểm tra sau khi thực hiện

Kết quả của việc thực hiện một giải pháp sẽ được giám sát

và đánh giá Đây được gọi là quá trình kiểm tra sau khi thực hiện.

Phần 2:

Phát triển các giải pháp HTTT

Phần này được xây dựng dựa trên các quan niệm giải quyết vấn đề trong phần trước để chỉ ra các giải pháp HTTT đáp ứng nhu cầu kinh doanh của người dùng cuối và các tổ chức của họ có thể được phát triển như thế nào

Chu kỳ phát triển hệ thống

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Giải pháp phát triển HTTT là một quá trình gồm nhiều bước

Việc sử dụng phương pháp hệ thống để phát triển các giải pháp HTTT gắn liền với một quá trình nhiều bước được gọi là chu kỳ phát triển HTTT, cũng được biết đến như chu kỳ sống phát triển hệ thống (SDLC) gồm các bước (1) Điều tra, (2) Phân tích, (3) Thiết kế, (4) Thực hiện, và (5) Bảo trì

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Điều tra Hệ thống Sản phẩm:

Nghiên cứu khả thi

Phân tích Hệ thống Sản phẩm:

Yêu cầu chức năng

Thiết kế Hệ thống Sản phẩm:

Đặc tả hệ thống

Thực hiện Hệ thống Sản phẩm:

Hệ thống tác vụ

Bảo trì Hệ thống Sản phẩm:

Thực hiện kế hoạch quản lý dự án và nhận được sự đồng ý của ban giám đốc

Trình bày các đặc tả đối với tài nguyên phần cứng, phần mềm, con người, mạng, và dữ liệu, và các sản phẩm thông tin thỏa mãn yêu cầu chức năng của hệ thống đã đề nghị.

Trang bị phần cứng và phần mềm Kiểm tra hệ thống, và huấn luyện người vận hành và sử dụng nó.

Đổi thành hệ thống mới

Sử dụng quá trình xem lại sau thực hiện để giám sát, đánh giá, và điều chỉnh hệ thống khi cần.

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Nghiên cứu khả thi

Nghiên cứu sơ bộ gọi là nghiên cứu khả thi, điều tra nhu

cầu thông tin của người sử dụng tương lai và xác định các

yêu cầu tài nguyên, chi phí, lợi ích, và sự khả thi của dự án

đã đề nghị Phương pháp thu thập thông tin được tóm tắt

trong bảng để thu thập dữ liệu cho nghiên cứu khả thi

• Phỏng vấn nhân viên, khách

hàng và nhà quản lý

• Bảng câu hỏi cho người dùng

cuối thích hợp trong tổ chức

• Quan sát cá nhân, xem băng

video, hay những thứ liên

quan đến hoạt động công việc

của người dùng cuối

• Xem xét tài liệu, báo cáo, tài liệu thủ tục, và các tài liệu khác

• Trình bày, mô phỏng, và quan sát mô hình các hoạt động công việc

Cách thu thập thông tin để phát triển hệ thống

Tính khả thi của hệ thống đề nghị có thể đuợc đánh giá theo

bốn loại chính là:

Tính khả thi về tổ chức Tính khả thi về kinh tế

• HTTT được đề nghị hỗ trợ

các mục tiêu chiến lược của

tổ chức như thế nào

• Tiết kiệm chi phí

• Tăng doanh thu

• Giảm đầu tư

• Tăng lợi nhuận

Tính khả thi kỹ thuật Tính khả thi vận hành

• Khả năng, độ tin cậy, tính sẵn • Người dùng cuối chấp nhận

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Nghiên cứu khả thi gắn liền với phân tích lợi ích/chi phí

Nếu chi phí và lợi ích có thể được định lượng, chúng được

gọi là hữu hình; nếu không, gọi làø vô hình Chi phí vô hình

thì khó định lượng; chúng gồm việc đánh mất thiện ý khách hàng hay nhuệ khí nhân viên gây ra bởi các sai lầm và tình trạng xâu xé, chia rẽ do cài đặt hệ thống mới

Các lợi ích hữu hình Ví dụ

Tăng doanh số hay lợi nhuận Phát triển các sản phẩm và dịch vụ dựa trên máy

tính Giảm các khoản chi phí xử lý

thông tin Loại bỏ các thủ tục và tài liệu không cần thiếtGiảm các khoản chi phí hoạt

động Cắt giảm chi phí vận chuyển hàng tồn kho

Giảm các khoản yêu cầu đầu tư Giảm các yêu cầu đầu tư hàng tồn kho

Tăng hiệu quả và khả năng hoạt

động

Cải tiến hiệu quả và khả năng trong sản xuất; ví dụ, ít hư hỏng, lãng phí và thời gian chết

Các lợi ích vô hình Ví dụ

Thông tin mới hay thông tin đã

cải thiện luôn sẵn sàng

Thông tin và nhiều loại thông tin mới chính xác và kịp thời hơn

Cải thiện các khả năng tính toán

và phân tích

Mô hình phân tích

Cải thiện dịch vụ khách hàng Đáp ứng dịch vụ kịp thời hơn

Cải thiện tinh thần nhân viên Loại bỏ các công tác, công việc tẻ nhạt và phiền

toái Cải thiện ra quyết định quản lý Phân tích các quyết định và thông tin tốt hơn Cải thiện vị trí cạnh tranh Các hệ thống duy trì khách hàng và nhà cung cấp Cải thiện hình ảnh trong kinh

doanh và cộng đồng

Làm tăng hình ảnh được nhận thức bởi các khách hàng, nhà cung cấp, và những người đầu tư

Các lợi ích có thể của các HTTT dựa trên máy tính