BÀI TIỂU LUẬN CÁC MÔ HÌNH VÀ KIẾN TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các vấn đề và công cụ xây dựng ERP

BÀI TIỂU LUẬN CÁC MÔ HÌNH VÀ KIẾN TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các vấn đề và công cụ xây dựng ERP Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v....

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘIVIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

  

BÀI TIỂU LUẬN CÁC MÔ HÌNH VÀ

KIẾN TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề bài: Đề số 03 Các vấn đề và công cụ xây dựng ERP

Giáo viên hướng dẫn: PGS Huỳnh Quyết Thắng

Học viên thực hiện : Trương Thảo Nguyên CB120098

Nguyễn Thị Thùy Liên CB120046

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin (KT)

HÀ NỘI 12 – 2012

Mục lục

Mục lục i

1 Tổng quan về ERP (Enterprise resource planning) 1

1.1 Khái niệm ERP 1

1.2 Vai trò và ý nghĩa của ERP 2

1.2.1 Đối với bản thân doanh nghiệp 3

1.2.2 Đối với nhà quản lý 3

1.2.3 Đối với các nhà phân tích - nhân viên 3

1.3 Các thành phần cơ bản của một hệ thống ERP 3

1.4 Những khó khăn khi triển khai ERP tại doanh nghiệp 4

1.4.1 Nguồn nhân lực 4

1.4.2 Công nghệ 5

1.4.3 Chi phí 5

2 Các công cụ và ứng dụng điển hình 6

2.1 PerfectERP 6

2.2 Open bravo 7

2.3 Compiere 9

2.4 OpenERP 10

3 Quản lý nguồn nhân lực (HR) sử dụng tool OpenERP 11

4 Ứng dụng ERP tại ViettinBank 17

4.1 Module lập kế hoạch và ngân sách 18

4.1.1 Mô hình chức năng 18

4.1.2 Mô hình kiến trúc hệ thống 19

4.2 Module quản lý tài chính nội bộ 21

Tài liệu tham khảo A

1 Tổng quan về ERP (Enterprise resource planning)

1.1 Khái niệm ERP

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữđược dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúpcho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản

lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệvới khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quátcủa hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư,máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định

và lên kế hoạch Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp vàtổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên

ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module SoftwareApplication) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp Bảnchất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức,doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lýdoanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất,quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng,quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, v.v Thêm vào đó, như một đặcđiểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp,là một hệ thống quản

lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanhnghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên

ERP là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lýsản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hoá các quy trình quản lý….VớiERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất vàcung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đốitác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất ERP được xem là một giảipháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay Nếu triển khai thành côngERP, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vữngmạnh Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải phápquản trị doanh nghiệp mới này

R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả

tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên.Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu nào thuộc

hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trịcông ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực này thành tài nguyên Cụ thể là bạn phải:

o Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty

o Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các

bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng

o Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

o Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cầnthay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thời phải có sự hợp tác chặt chẽgiữa công ty và nhà tư vấn Giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu” này sẽ quyết định thành bại của việctriển khai hệ thống ERP và nó cũng chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP

P: Planning (Hoạch định) Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh.

Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán

và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công

ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu chomỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng…Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quálớn gây đọng vốn ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung côngviệc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chínhsách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu,tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lýnghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban –phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọinhân viên trong công ty phải tuân theo

1.2 Vai trò và ý nghĩa của ERP

Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giaodịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xáchơn Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chiphí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyênvật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh Các thông tincủa doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đốitượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông Khách hàng sẽ hài lònghơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn

Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệptheo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng caochất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và pháttriển thương hiệu Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao nănglực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩnquốc tế Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là

dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụngERP sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ

1.2.1 Đối với bản thân doanh nghiệp

o Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý giúp cácdoanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinhdoanh

o Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên việc cung cấp

và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tếđầy cạnh tranh hiện nay

o Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tếhiện nay

o Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính rõràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm ăn, cácnhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp

o Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng Việc sử dụng các thành tựuCNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng

mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường vàkhách hàng

1.2.2 Đối với nhà quản lý

o Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại,

mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mìnhmột cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng

o Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành

o Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh

o Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả doanhnghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất

1.2.3 Đối với các nhà phân tích - nhân viên

o Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv

o Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa

o Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động

o Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc

o Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết

1.3 Các thành phần cơ bản của một hệ thống ERP

Một hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ tương ứng với các thành phần nghiệp vụ của doanh nghiệp

 Quản lý kho hàng

 Quản lý chuỗi cung ứng

 Quản lý phân xưởng

Hình 1: Các thành phần cơ bản của hệ thống ERP

1.4 Những khó khăn khi triển khai ERP tại doanh nghiệp 1.4.1 Nguồn nhân lực

Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp vận dụng ERP là vấn đề con người.Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhiệp được với môi trường mới, quy trình mới Đặcbiệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động "già" thì khó khăn càng tăng lên

Khó khăn không chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc Quá trình triểnkhai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng Vì vậy, mặc nhiêncông việc của nhân viên sẽ tăng lên Nếu chính sách đãi ngộ không phù hợp thì sẽ dẫn đến hiệntượng chống lại dự án

1.4.2 Công nghệ

Một khó khăn nữa cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công nghệ Công nghệ ởđây chính là điều kiện để hoạt động ERP Theo đó, công nghệ sẽ bao gồm các yếu tố sau: hệthống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai

Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL được tậptrung tại một địa điểm Các PM ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web Điều đóđồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của PM ERP mà chỉcần sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vàochương trình sử dụng Chính vì vậy, việc triển khai cho các công ty thành viên sẽ gặp khó khănhơn nếu hệ thống mạng máy tính không đồng bộ

1.4.3 Chi phí

Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ Chi phí ước tính đầu

tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền thông (như máytính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí bản quyền (gồm việc mua cho các máytính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phítrả cho nhà cung cấp phần mềm ERP Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí nhưchi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thayđổi nhân sự trong quá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành.

Chi phí ERP thông thường khá lớn Chi phí này thường dưới dạng chi phí tiền lương nhânviên ERP và chi phí dự án của sản phẩm ERP Đối với các doanh nghiệp có quy mô trung bìnhthì việc vận dụng ERP là việc khó thực hiện Điều này sẽ tạo nên sức ép chi phí cho doanhnghiệp trong giai đoạn đầu

Tổng chi phí sở hữu là một khái niệm thường được biết tới để triển khai ERP Tổng Chi phí

Sở hữu (Total Cost Of Ownership - TCO) là một mô hình do Tập đoàn Garner xây dựng ban đầu

vào năm 1987 để phân tích những chi phí liên quan đến việc mua, triển khai và sở hữu các hệthống công nghệ thông tin trong một thời gian cụ thể, thường là 3 hoặc 5 năm Các chi phí nàybao gồm chi phí bản quyền phần mềm, chi phí triển khai, chi phí liên quan đến việc nâng cấp cơ

sở hạ tầng công nghệ thông tin, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì hàng năm và chi phí hành chính nộibộ

o Chi phí Bản quyền: Chi phí bản quyền là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng

phần mềm Chi phí này thường được tính dựa vào số phân hệ và số người sử dụng phần mềmtrong cùng một lúc ở công ty khách hàng Ở Việt Nam, chi phí bản quyền cho các phần mềmthiết kế sẵn thường có giá trị từ 300 USD đến 50.000 USD

o Chi phí Triển khai: Đây là chi phí triển khai hệ thống ERP, bao gồm chi phí phải trả cho

đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối và thời gian mà các nhân viên của công ty phải thamgia vào quá trình triển khai hệ thống ERP Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai cóthể cao gấp 5 lần chi phí bản quyền nhưng ở Việt Nam chi phí triển khai khó có thể cao do

mức độ phức tạp của hệ thống còn thấp, nó nằm trong khoảng từ 6.000 USD đến 75.000USD, với mức trung bình khoảng 40.000 USD.

o Nâng cấp Cơ sở Hạ tầng của Công nghệ Thông tin: Các chi phí khác bao gồm số tiền phải

trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty, như phí bản quyền hệthống quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm ứng dụng của máy chủ, tăng độ băng thông, thiết bịmạng và các máy vi tính hoặc máy chủ mới Các chi phí này tùy thuộc nhu cầu công ty Máychủ cấp trung bình thường trị giá từ 3.000 USD đến 6.000 USD và chi phí thiết lập mạngthường vào khoảng 200 USD đến 300 USD cho một người sử dụng

o Chi phí Tư vấn: Có rất nhiều dự án đã thất bại do một số yếu tố hoàn toàn có thể ngăn chặn

được như xác định yêu cầu của người sử dụng sơ sài, hiểu sai về thời gian và nỗ lực cần thiết

để triển khai, chọn các phân hệ không phù hợp, phạm lỗi trong thiết lập cấu hình,… Việc sửdụng một chuyên gia tư vấn phân tích hệ thống hiện tại có thể giúp ngăn ngừa các yếu tố này

và đánh giá giải pháp tối ưu và/hoặc giám sát quá trình triển khai của công ty bán hoặc phân

phối lại ERP Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, các công ty thường sử dụng nhân viên tư vấn với chi phí tư vấn trị giá 20% - 70% trên phí bản quyền.

o Chi phí Bảo trì Hàng năm: Chi phí bảo trì hàng năm phải trả cho công ty xây dựng phần

mềm hay công ty bán phần mềm là một khoản phí dịch vụ hàng năm để sửa chữa các vấn đềphát sinh Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng 8% đến 20% chi phí bản quyềnban đầu, nhưng điển hình nhất là 20%

o Chi phí Hành chính Nội bộ: Một chi phí quan trọng khác là chi phí liên quan đến nhân sự

trong công ty phụ trách duy trì hệ thống ERP, hỗ trợ người sử dụng và giải quyết các sự cốliên quan đến hệ thống Một quy tắc ngầm định chung là phải cần một nhân viên công nghệthông tin (Information Technology – IT) của công ty cho khoảng 50 người sử dụng nhưngđối với hệ thống phức tạp hơn thì thường đòi hỏi nhiều hơn số nhân viên công nghệ thông tin

so với số người sử dụng Một yếu tố khác của chi phí hành chính nội bộ nên xem xét là thờigian giá trị của người sử dụng hệ thống trong phạm vi mà họ phải tiêu tốn thời gian trongviệc triển khai hệ thống hoặc để giải quyết các sự cố của hệ thống

2 Các công cụ và ứng dụng điển hình

2.1 PerfectERP

Perfect ERP cung cấp giải pháp quản trị toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hoá hầu hếtcác quy trình hoạt động chính trong doanh nghiệp: từ mua, bán, quản lý vật tư hàng hoá đến phântích hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính kế toán

Perfect ERP được phát triển trên nền của Visual Studio.Net của Microsoft, dùng cơ sở dữliệu là SQL Server 2005, được phát triển trên nền tảng ứng dụng WEB (cho phép ứng dụng cóthể chạy trên máy trạm mà không cần phải cài đặt ứng dụng đó - mô hình này sẽ rất thuận lợi choviệc nâng cấp và quản trị - độ bảo mật cao)

Perfect ERP cung cấp cho người dùng giao diện đơn giản dễ sử dụng - nhằm rút ngắn thời

gian đào tạo và triển khai - đối với những phân hệ đơn giản người dùng có thể xem demo và sửdụng ngay, không cần nhiều sự hỗ trợ từ các chuyên viên

Hệ thống Perfect ERP sẽ xây dựng trên cơ chế tập trung được lưu trữ trên hệ thống máy chủ

đặt tại trụ sở chính công ty (cơ chế này hỗ trợ việc quản trị nhanh và đơn giản - dễ dàng theodõi)

Perfect ERP cung cấp cho khách hàng giải pháp khắc phục các khó khăn hiện tại như sau:

- Perfect Management: Cung cấp các công cụ cho nhà quản trị, nhà quản lý cấp quyền

cho nhân viên đồng thời hỗ trợ công cụ để theo dõi hệ thống, theo dõi nhân viên thao táchoặc thực hiện tác vụ công việc gì trên hệ thống, chức năng theo dõi theo từng chi nhánh

- Perfect Financial: Giải pháp quản lý tài chính kế toán - ngoài những chức năng chính

của hệ thống, phân hệ này cho phép ta cân đối và theo dõi được số liệu thực chi và số liệutrong báo cáo

- Perfect Sales: Giải pháp quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý hàng tồn kho - theo dõi

chính xác lượng nhập - sản phẩm xuất kho, hạn chế tối đa tình trạng ghi chép sai hoặcbáo cáo sai số lượng

- Perfect Manufacturing: Giải pháp quản lý sản xuất, lập kế hoạch nguyên vật liệu.

- Perfect HRM: Giải pháp quản lý nhân sự, bảng lương và chấm công, phân hệ này cung

cấp công cụ trực tiếp kết nối với máy chấm công nhận dạng vân tay để khắc phục một sốvấn đề như: nhân viên chấm công thế, nhân viên thay đổi bảng chấm công

- Perfect Asset: Giải pháp quản lý tài sản cố định.

Các phân hệ trên có thể hoạt động độc lập hoặc kết hợp thành một bộ giải pháp tổng thể.Perfect ERP có khả năng kết nối với các phân hệ khác và hỗ trợ kết nối dữ liệu từ xa (quainternet, qua mạng LAN, WAN, VPN)

Hệ thống PERFECT ERP cung cấp cho gồm các phần sau:

- Quản lý tài sản

2.2 Open bravo

Openbravo là bộ phần mềm ERP nguồn mở dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Có haiphiên bản: bản nguồn mở miễn phí (Community Edition) và bản thương mại (Network Edition,10.000 ơrô một năm) Bản miễn phí có các công nghệ mới nhất nhưng không tin cậy, ổn địnhbằng bản thương mại và không có hỗ trợ chính thức của hãng Open bravo có các chức năngchính như sau:

Hình 2: Kiến trúc của OpenBravo

- Quản lý dữ liệu tập trung (Master Data Management) Dữ liệu sản phẩm, các bộ phận,

danh mục vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, v.v…Mọi dữ liệu của công ty đượcquản lý tập trung, đảm bảo không thừa, không thiếu, không trùng lắp và cung cấp cho đúngngười, đúng lúc cần thiết

- Quản lý mua sắm (Procurement Management) Đơn giá, đơn hàng, phiếu nhận, hóa đơn,

kế hoạch mua sắm và thanh toán, v.v… Openbravo xử lý toàn bộ thông tin của quá trìnhmua sắm một cách tập trung, thống nhất Mỗi hồ sơ trong quá trình đó chứa các dữ liệu của

hồ sơ trước, tránh nhầm lẫn do nhập dữ liệu nhiều lần Do đó có thể lần theo từng hồ sơ theothứ tự thời gian của quy trình mua sắm (phiếu đặt mua, phiếu nhận hàng, hóa đơn, thanhtoán) và biết được tình trạng hiện tại (chờ giao hàng, đã nhận, đã xuất hóa đơn, v.v…) Bộphận kế toán sẽ luôn có số liệu cập nhật và tin cậy

- Quản lý kho (Warehouse Management) Các kho và khu vực trong kho, các lô hàng, serial

number, nhãn, phiếu nhập và xuất kho, lưu chuyển giữa các kho,…

- Quản lý dự án và dịch vụ (Project and Service Management) Các dự án, các giai đoạn

của dự án, các công việc, nguồn tài nguyên, ngân sách, chi phí, …

- Quản lý sản xuất (Production Management) Bố trí chung nhà máy, các kế hoạch sản xuất,

danh mục vật tư, báo cáo tiến độ, chi phí sản xuất, sự cố, v.v…

- Quản lý bán hàng và khách hàng (Sales Management and Customer Relationship Management – CRM) Biểu giá, lãi suất, đơn hàng, khối lượng, chiết khấu, vận chuyển, xuất

hóa đơn, hoa hồng, …

- Quản lý tài chính (Financial Management) Các tài khoản, ngân sách, thuế, tài khoản phải

thu, phải trả, bảng cân đối, tài sản cố định, …

- Quản lý tình hình doanh nghiệp (Business Intelligence) Các báo cáo chi tiết và tổng hợp,

phân tích tình hình chung, các thông tin hỗ trợ quyết định cho lãnh đạo…

2.3 Compiere

Hình 3: Kiến trúc Compiere

- Quản lý tình hình doanh nghiệp (Performance Management & Reporting) Compiere có

4 dạng báo cáo khác nhau: báo cáo truy vấn, báo cáo tiêu chuẩn (dạng in ấn), báo cáo tài

chính và báo cáo tình hình tài khoản Có thể thiết lập và lấy báo cáo từ nhiều sơ đồ kế toánkhác nhau Có thể thiết lập các giai đoạn báo cáo khác nhau Các số liệu báo cáo đều dựa trênmột kho dữ liệu chung.

- Quản lý mua sắm (Purchasing) Các công đoạn của quá trình mua sắm đều được quản lý và

tự động hóa ở mức tối đa có thể

- Quản lý vật tư (Materials Management) Quản lý sản phẩm, biểu giá, phiếu nhập kho, xuất

kho, vận chuyển, chi phí vật tư cho sản xuất, …

- Quản lý sản xuất (Manufacturing) Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất

- Quản lý đơn hàng (Order Management) Quản lý các công đoạn lập bảng chào giá, quản lý

các đơn đặt hàng, xuất hóa đơn và thu tiền Môđun này tích hợp chặt chẽ với quản lý vật tư

và quản lý khách hàng

- Quản lý tài chính (Financial Management) Chương trình kế toán nội bộ doanh nghiệp

- Quản lý dự án (Projects) Quản lý các dự án sản xuất, kinh doanh và các công việc trong

doanh nghiệp Song song và tích hợp với chương trình ERP là chương trình Quản lý Kháchhàng (Customer Relationship Management – CRM) Chương trình này có 3 môđun là Quản

lý bán hàng (Sales), Quản lý dịch vụ (Service) và Thương mại điện tử (eCommerce)

Compiere gồm 3 phiên bản: Community Edition (miễn phí), Standard Edition (25USD/1user/1năm) và Professional Edition (50USD/1user/1năm)

OpenERP (thường gọi là Tiny ERP) là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp vàquản lý quan hệ khách hàng mã nguồn mở, được thiết kế với mục tiêu có đáp ứng nhanh theo cácnhu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp

Những ưu điểm chính của OpenERP

- Dễ cài đặt, sử dụng, đầy đủ tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ

o Cài đặt tự động

o Có thể thao tác qua Web hoặc qua ứng dụng Windows

o Tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng và tài liệu kỹ thuật cho lập trình viên

o Hỗ trợ hơn 20 ngôn ngữ (hiện tại chưa hỗ trợ tiếng Việt)

- Toàn diện: Có đầy đủ các mô đun cần thiết của một doanh nghiệp (hiện tại có hơn 500 mô

đun) Quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý mua, quản lý sản xuất, kế toán, tài

chính, dịch vụ, quản lý dự án,

- Mạnh mẽ

o Tự động thu thập thông tin doanh nghiệp

o Có thể tự thiết kế báo cáo của riêng bạn trong vòng 5 phút

- Linh hoạt

o Thay đổi mà không cần phải lập trình

o Quản lý các module một cách linh hoạt (có thể thêm mới, sửa đổi, hoặc xoá module một

cách nhanh chóng)

o Dễ dàng khi nâng cấp hoặc di chuyển hệ thống

- Hệ thống theo chuẩn

o Tương tác qua dịch vụ Web

o Có thể tương tác với các phần mềm đã có như Joomla, ezPublish, SAP, OSCommerce,

LDAP, OpenOffice.org, Microsoft Office,

o Mã nguồn mở

- Hỗ trợ tất cả các doanh nghiệp với mọi quy mô

o Có thể sử dụng cho doanh nhiệp từ một vài đến hơn 2000 nhân viên

3 Quản lý nguồn nhân lực (HR) sử dụng tool OpenERP

3.1 Cài đặt OpenERP

Nhóm thực hiện tiểu luận cài đặt và OpenERP trial version (link download: http://v6.openerp.com/downloads ) Cài đặt ERP với 8 bước dựa trên hướng dẫn tại websitehttp://doc.openerp .com/v6.1/i nstall/windows/allinone/index.html Dưới đây là một số hìnhminh họa của việc cài đặt: