Bài giảng nghệ thuật lãnh đạo chương 6 TS nguyễn quang anh

Điều này thể hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó công việc mà, nếu không, chính bạn phải làm” Dickinson Dành vài phút để suy nghĩ… Vậy theo bạn ủy quyền là gì ?... Những côn

Trình bày: ThS Nguyễn Quang Anh

Bộ môn Quản trị Nhân sự

Giảng Viên Khoa QTKD- ĐHKT.TP HCM

E-mail: nqanh76@gmail.com

Trình bày: ThS Nguyễn Quang Anh

Bộ môn Quản trị Nhân sự

Giảng Viên Khoa QTKD- ĐHKT.TP HCM

E-mail: nqanh76@gmail.com

Khái niệm ủy quyền

THỰC HÀNH

 “Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác Điều này thể hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó công việc mà, nếu không, chính bạn phải làm”

Dickinson

Dành vài phút để suy nghĩ…

Vậy theo bạn ủy quyền là gì ?

ỦY QUYỀN

 Ủy quyền có thể định nghĩa đơn giản là việc một nhà quản lý giao cho một người cộng sự thẩm quyền để hành động và ra quyết định thay cho nhà quản lý đó Như vậy nó hàm ý rộng hơn là “thực hiện công việc thông qua người qua người khác” mặc dù đây cũng là một phần của nó.

 Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết quả công việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tức là

“Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổ trợ nếu anh thấy cần”.

Chú ý !

 Ủy quyền không không phải là giao việc.

 Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ” (dumping) những công việc mà bạn không thích làm.

 Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm.

 Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng.

Lợi ích của ủy quyền

 Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn.

 Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên.

 Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên.

 Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết định.

 Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng hái và là nguồn động viên cho nhân viên.

Bạn ủy quyền những gì

 Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thời giúp người khác phát triển.

 Các công việc thường nhật.

 Các công việc cần thiết.

 Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn huấn luyện cho người khác.

 Công việc hấp dẫn, đòi hỏi sự sáng tạo và giúp cho nhân viên phát triển.

Những công việc bạn không nên ủy quyền

 Đánh giá thành tích công tác

 Định hướng hoạt động của đơn vị

 Động viên nhân viên

 Giao tiếp với nhân viên

 Xây dựng ê kíp

 Quyền hạn là quyền lực của ai đó mà chúng ta chấp nhận Quyền hạn là chính đáng vì nó được thừa nhận một cách hợp pháp Quyền hạn luôn đi đôi với trách nhiệm Chịu trách nhiệm tức là buộc phải giải trình về công việc của mình.

 Lịch sử đã cho thấy rằng, những lãnh đạo đóng góp nhiều nhất cho

xã hội là những người biết sử dụng quyền lực của mình một cách khôn ngoan.

 Mặc dù quyền lực là điều hiển nhiên đối với các nhà lãnh đạo nhưng nó lại rất khó định nghĩa.

 Chúng ta chỉ có thể có những từ tương tự để miêu tả nó như ảnh hưởng, tôn ti trật tự, cấp bậc, tối cao, sự tôn trọng, làm chủ và khả năng thuyết phục.

QUYỀN HẠN

QUYỀN HẠN

Ủy quyền hoàn toàn

Ủy quyền chủ yếu

Ủy quyền giới hạn

Ủy quyền tối thiểu

Không ủy quyền gì cả

CÁC MỨC ĐỘ ỦY QUYỀN

 Những mục tiêu và kết quả mong đợi của công việc là gì ?

 Kết quả công việc được đo lường như thế nào ?

 Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc ?

 Cần những nguồn lực và hổ trợ gì để hoàn thành công việc ?

 Cần thẩm quyền đến mức độ nào ?

 Tôi đã làm bản yếu lược công tác chưa ?

 Tôi có sẵn sàng tỏ ra linh hoạt khi gặp người được ủy quyền hay không ?

CHUẨN BỊ

 Ai có thể làm công việc này ?

 Ai có thể phát triển thông qua công việc này ?

 Ai cần phải được giao trách nhiệm nhiều hơn ?

 Hiện tại ai có thể làm công việc này ?

 Ai cần được phát triển kỹ năng trong một lĩnh vực đặc thù ?

 Công việc có khẩn cấp hay không ?

 Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ?

LỰA CHỌN

 Bạn đã thảo luận về những mục tiêu và kết quả mong đợi chưa ?

 Bạn đã thảo luận về tiêu chuẩn hoàn thành công việc và hạn định thời gian chưa ?

 Người được ủy quyền có biết về những nguồn lực có sẵn và phạm

vi quyền hạn của anh / chị ta không ?

 Bạn đã gặp trực diện người được ủy quyền để giải thích rõ mọi vấn

GẶP GỠ

 Bản chất và phạm vi công việc

 Kết quả mong đợi

 Người cộng sự sẽ được đánh giá như thế nào ?

 Hạn thời gian hoàn thành công việc.

 Phạm vi thẩm quyền cần thiết.

HỢP ĐỒNG

 Chỉ kiểm tra vào những thời điểm đã thỏa thuận.

 Luôn luôn sẵn sàng.

 Hỗ trợ và giúp đỡ khi cần thiết

 Cung cấp đủ nguồn lực để hoàn thành công việc.

 Luôn động viên cổ vũ.

THEO DÕI

 Công việc có được hoàn thành như những mục tiêu đặt ra ban đầu hay không ?

 Người được ủy quyền có phát triển thông qua công việc hay không

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

VÀ RA QUYẾT ĐỊNH CỦA

LÃNH ĐẠO

 Vấn đề là một tình huống nan giải có liên quan đến cuộc sống của mình hoặc diễn ra xung quanh mà mình cần giải quyết.

 Và ẩn chứa trong chữ vấn đề (PROBLEMS) là những đáp án thú vị:

 P – Prompt: chúng ta cần giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, kịp thời.

 R – Ready: luôn luôn sẵn sàng

 O – Organized: lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức công việc

 B – Brainstorming: vận động trí não, tìm cách giải quyết vấn đề

 L – Listening: lắng nghe, lấy ý kiến mọi người

 E – Energetic: đầy quyết tâm, nghị lực

 M – Motivated: thúc đẩy mọi người cùng chung sức để tìm hướng giải quyết vấn đề

 S – Solution: đưa ra giải pháp cuối cùng

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO

Tìm kiếm

Ý tưởng

Tìm kiếm Giải pháp

Tìm kiếm

Sự chấp nhận

 Sơ đồ dưới đây làm rõ liên hệ của các bước của quá trình

 Kết cục của mỗi bước là cơ sở cho bước tiếp theo

 Trong mỗi bước, sự đa dạng để thu thập thật nhiều các khả năng có thể và sự hội

tụ trên các thông tin được tạo ra để chọn lựa một kết cục khả thi hoặc sản phẩm của từng bước

Báo cáo Vấn đề

Tìm kiếm

Yù tưởng

Tìm kiếm Giải pháp

Tìm kiếm

Sự chấp nhận

Hành động

Mô tả ngắn gọn

Những sự kiện

quan trọng nhất

(các nối kết, liên hệ)

Các giải pháp đầy hứa hẹn

Giải pháp được minh chứng

Kế hoạch hành động

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO

RA QUYẾT ĐỊNH

định là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà quản trị Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và thực hiện quyết định Chất lượng và kết quả của quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức của bạn Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khả năng ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành một nhà quản trị thực sự có hiệu quả.

quyết những vấn đề nảy sinh và

đã chín muồi, trên cơ sở phân

đang vận động, chi phối đối

tượng và trên khả năng thực

hiện cuả đối tượng (tổ chức)

RA QUYẾT ĐỊNH (tt)

 Các loại quyết định cơ bản cuả quản trị:

 Quyết định theo chuẩn : các quyết định có

tính hằng ngày, dựa vào qui trình có sẵn,

đã hình thành tiền lệ.

 Quyết định cấp thời.

 Quyết định có chiều sâu : cần suy nghĩ, ra

kế hoạch.

RA QUYẾT ĐỊNH – VÍ DỤ (tt)

 1 Chuyến bay đến trễ Giám đốc hãng hàng

không Vietnam Airlines phải gặp hành khách

và quyết định xem nên để họ chờ / cho họ về nhà (cấp thời)

 2 Mua 1 máy in cho cô thư ký đánh máy vi

tính (theo chuẩn)

 3 Mua 10 máy vi tính cho các nhân viên gồm

6 kỹ sư & 4 cô thư ký (có chiều sâu)

 Ghi chú : đừng nhầm lẫn vấn đề và giải pháp

 Cần xác định vấn đề & cơ hội -> “Đằng sau

tất cả vấn đề nào cũng đều có cơ hội”.

RA QUYẾT ĐỊNH (tt)

 Quyết định theo chuẩn.

Quyết định theo chuẩn bao gồm những quyết địnhhàng ngày theo lệ thường và có tính chất lặp đi lặplại Giải pháp cho những quyết định loại này thường

là những thủ tục, luật lệ và chính sách đã được quyđịnh sẵn Quyết định loại này tương đối đơn giản

do đặc tính lặp đi lặp lại của chúng Bạn có khuynhhướng ra những quyết định này bằng cách suy

luận logic và tham khảo các qui định có sẵn Vấn

đề có thể phát sinh nếu bạn không thực hiện theođúng các qui tắc sẵn có

RA QUYẾT ĐỊNH (tt)

 Quyết định cấp thời

Quyết định cấp thời là những quyết định đòi hỏi

tác động nhanh và chính xác và cần phải được

thực hiện gần như tức thời Đây là loại quyết địnhthường nảy sinh bất ngờ không được báo trước vàđòi hỏi bạn phải chú ý tức thời và trọn vẹn Tình

huống của quyết định cấp thời cho phép rất ít thờigian để hoạch định hoặc lôi kéo lôi kéo người khácvào quyết định

RA QUYẾT ĐỊNH (tt)

 Quyết định có chiều sâu

Quyết định có chiều sâu thường không phải là

những quyết định có thể giải quyết ngay và đòi hỏiphải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét.Đây là loại quyết định thường liên quan đến việc

thiết lập định hướng hoạt động hoặc thực hiện cácthay đổi Chúng cũng là những quyết định gây ranhiều tranh luận, bất đồng và xung đột Những

quyết định có chiều sâu thường đòi hỏi nhiều thờigian và những thông tin đầu vào đặc biệt Điểm

thuận lợi đối với quyết định loại này là bạn có nhiềuphương án và kế hoạch khác nhau để lựa chọn

RA QUYẾT ĐỊNH (tt)

 Quyết định có chiều sâu (tt)

Quyết định có chiều sâu bao gồm quá trình chọn

lọc, thích ứng, và sáng tạo hoặc đổi mới Việc chọn lọc từ những phương án của quyết định cho phép đạt được sự thích hợp tốt nhất giữa quyết định sẽ được thực hiện và một số giải pháp đã được đem thực nghiệm Tính hiệu quả của bạn tùy thuộc vào việc bạn chọn quyết định, quyết định này phải được chấp thuận nhiều nhất, sinh lợi và hiệu quả nhất.

Quá trình thích ứng buộc bạn phải biết kết hợp

những giải pháp đã được thực nghiệm với một số giải pháp mới và sáng tạo hơn.

RA QUYẾT ĐỊNH (tt)

 Quyết định có chiều sâu (tt)

Bạn phải có khả năng kiểm tra và rút ra những bàihọc kinh nghiệm trên những công việc đã thành

công và kết hợp điều đó với một chút cải tiến Cácquá trình đổi mới buộc bạn phải có những am hiểuđầy đủ những diễn tiến phức tạp và sáng tạo khi raquyết định Bạn cần đến những kỹ năng này để giảiquyết những tình huống quan trọng, thông thường

là khó hiểu và không thể dự đoán trước được,

những tình huống này đòi hỏi phải có những

giải pháp mới

RA QUYẾT ĐỊNH (tt)

 Quyết định có chiều sâu (tt)

Quyết định có chiều sâu là loại quyết định có thể

làm gia tăng (hoặc làm giảm giá trị) hình ảnh và tínhhiệu quả về mặt quản trị của bạn

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

Công ty May Nhà Bè là một công ty có nhiềuthợ giỏi Năm ngoái do bị các mặt hàng TrungQuốc cùng chủng loại với giá rẻ hơn cạnh tranh

đã làm Công ty gặp rất nhiều khó khăn trongsản xuất và kinh doanh Đứng trước tình hình

công nhân viên Công ty đoàn kết để vượt quakhó khăn Toàn bộ cán bộ công nhân viên đềunhất trí giảm 20% lương để giúp Công ty vượtqua khó khăn Đến đầu năm nay, tình hình kinh

Công ty nhận được nhiều hợp đồng lớn đòi hỏi

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG (TT)

kỹ thuật cao do đó cần thợ giỏi để hoàn thànhcác hợp đồng này Để giữ được lao động giỏiÔng Mạnh có 2 cách giải quyết

công nhân viên (không phân biệt trình độ, haythâm niên)

Cách 2: Tăng lương 20% cho các thợ giỏi, còntăng 15% cho các thành phần còn lại

Tình huống: 1 Nếu bạn là Ông Mạnh bạn chọntheo cách nào? Vì sao?

2 Nếu bạn là giám đốc Công ty bạn chọn theocách nào? Vì sao?