Bài giảng giao dịch và đàm phán trong kinh doanh chương 9 PGS TS nguyễn thị xuân hương

Nội Nội dung dung công tác chuẩn bị công tác chuẩn bị đ đàm phán àm phán kinh doanh kinh doanh huống có thể xẩy ra ra trong trong quá trình quá trình đ đàm phán àm phán.... Nội dung côn

Giao dịch và đàm phán

trong kinh doanh

Chương 9

Hoạt động chuẩn bị đàm

phán kinh doanh

II Nghiên cứu chuẩn bị Nghiên cứu chuẩn bị đ đàm phán àm phán kinh kinh

+

+ Quy Quy tắc tắc 2 2:: Làm việc có ph Làm việc có phươ ương pháp và ng pháp và theo theo kế hoạch kế hoạch

II Nghiên cứu chuẩn bị Nghiên cứu chuẩn bị đ đàm phán àm phán kinh doanh kinh doanh

1. Nội Nội dung dung công tác chuẩn bị công tác chuẩn bị đ đàm phán àm phán kinh doanh kinh doanh

huống có thể xẩy ra ra trong trong quá trình quá trình đ đàm phán àm phán

Phân tích s Phân tích sơ ơ bộ, bộ, đ đề ề ra ra mục tiêu mục tiêu, , xác xác đ định chủ ịnh chủ đ đề, dự kiến ề, dự kiến

các thành viên

các thành viên tham tham gia gia đ đàm phán àm phán

II Nghiên cứu chuẩn bị Nghiên cứu chuẩn bị đ đàm phán àm phán

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán

kinh doanh

kinh doanh

1 Nội dung công tác chuẩn bị đàm

phán kinh doanh (TI

phán kinh doanh (TIẾẾPP ))

Lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán là

hành động cụ thể của khâu chuẩn bị đàm

phán Trong phần này cần vạch rõ khối luợng

công việc cần phải chuẩn bị, chất lượng, thời

gian, số lượng thành viên cần thiết cho từng

công việc chuẩn bị Các kế hoạch ở trên được

thành lập trên cơ sở phán đoán, nhận xét,

đánh giá, do đó đòi hỏi chúng ta phải có óc

tưởng tượng, tư duy phân tích, tổng hợp

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán

kinh doanh (TIẾP)

a Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu:

a1 Công tác thu thập và xử lý tài liệu:

> Cần có mạng lưới thu thập thông tin, tài liệu ổn định, có kế

hoạch nhằm mở rộng kiến thức, nâng cao tr

hoạch nhằm mở rộng kiến thức, nâng cao trìình độ nh độ

chuyên môn, củng cố kiến thức v

chuyên môn, củng cố kiến thức văăn hoá cơ bản.n hoá cơ bản

> Có rất nhiều sách tra cứu, sách chuyên ngành, tạp chí, công

tr

trìình nghiên cứu về tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống nh nghiên cứu về tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống

> Thông tin cũng có nhiều nguồn khác nhau, chúng ta có thể

thu thập tất cả các bài báo, bản viết tay có liên quan

đến nhu cầu và hoạt động của m

đến nhu cầu và hoạt động của mìình bằng cách cắt, sao nh bằng cách cắt, sao chụp, in lại các loại tạp chí hay

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán

kinh doanh

a Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu:

(TI

(TIẾẾPP))

a1 Công tác thu thập và xử lý tài liệu:

Muốn giảm nhẹ gánh nặng trong việc thu thập tài liệu cần tuân theo các

nguyên tắc sau đây:

Giấy trắng và các loại phiếu nên có kích thước bằng phong b Giấy trắng và các loại phiếu nên có kích thước bằng phong bìì của bưu điện của bưu điện

th

thìì tiện lợi hơn cả tiện lợi hơn cả.

Cần ghi bằng một vài từ then chốt, nhấn mạnh nội dung chủ yếu của bản Cần ghi bằng một vài từ then chốt, nhấn mạnh nội dung chủ yếu của bản

chép tay hoặc phiếu ghi

Các phiếu phải đánh số thứ tự, ch Các phiếu phải đánh số thứ tự, chữữ viết phải rõ ràng viết phải rõ ràng.

Chỉ viết một mặt phiếu để dễ tra cứu và t Chỉ viết một mặt phiếu để dễ tra cứu và tăăng tính trực quan của tài liệu ng tính trực quan của tài liệu.

Dành đủ chỗ (lề) để bổ sung tài liệu Dành đủ chỗ (lề) để bổ sung tài liệu.

Gạch dưới nh Gạch dưới nhữững vấn đề quan trọng trong phiếu hoặc bài viết tay đó ng vấn đề quan trọng trong phiếu hoặc bài viết tay đó.

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh

doanh

a Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu:

(TI

(TIẾẾP) P)

a1 Công tác thu thập và xử lý tài liệu:

Các câu hỏi làm tiêu chuẩn cho việc lựa chọn tài liệu một cách nhanh

chóng phục vụ cho công việc:

Tài liệu này đem lại lợi ích thực tế g Tài liệu này đem lại lợi ích thực tế gìì cho lập trường quan điểm của cho lập trường quan điểm của

chúng ta, cho việc tiến hành đàm phán ?

Cần thời gian bao lâu để tr Cần thời gian bao lâu để trìình bày tài liệu ? nh bày tài liệu ?

Tài liệu có tính thuyết phục, có dễ hiểu đối với đối tác hay không ? Tài liệu có tính thuyết phục, có dễ hiểu đối với đối tác hay không ?

Tài liệu có tầm quan trọng đến mức nào trong việc nắm t Tài liệu có tầm quan trọng đến mức nào trong việc nắm tìình h nh hìình và nh và

thông qua quyết định cuối cùng ?

Có thể bỏ tài liệu đó được không ? Có thể bỏ tài liệu đó được không ?

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh

doanh

doanh

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán

kinh doanh

a.Thu thập và xử lý tài liệu ban

đầu: (TI (TIẾẾPP ))

a1 Công tác thu thập và xử lý tài liệu:

Kế hoạch hệ thống hoá tài liệu phục vụ cho cuộc đàm phán

chia thành ba mức độ:

Mức độ tổng thể mang tích chất chức nMức độ tổng thể mang tích chất chức năăng.ng

Mức độ các đề án: Tập hợp các chi tiết cùng loại trên cùng Mức độ các đề án: Tập hợp các chi tiết cùng loại trên cùng

một kế hoạch

Nhóm các đề án chi tiết.Nhóm các đề án chi tiết

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán

kinh doanh

a Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu:

(TI

(TIẾẾPP) )

a1 Công tác thu thập và xử lý tài liệu:

Việc thu thập và xử lý tài liệu cần tiến hành theo các bước sau:+ Xác định nguồn thông tin (báo cáo tổng kết, sơ kết, chuyên

đề, các công tr

đề, các công trìình nghiên cứu, các bài báo, tạp chí, số nh nghiên cứu, các bài báo, tạp chí, số

liệu thống kê chính thức, các mối quan hệ cá nhân trên thực tế )

+

+ ĐĐánh giá sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu (khối lượng, chất ánh giá sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu (khối lượng, chất

lượng )

+ Tiến hành thu thập thông tin

Chú ý sau khi thu thập thông tin nào đó cần có ý kiến nhận xét,

đánh giá ngay

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh

doanh

doanh

1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán

kinh doanh

a Thu thập và xử lý tài liệu ban

đầu: (TI (TIẾẾPP ))

a1 Công tác thu thập và xử lý tài liệu:

Khối lượng và chất lượng thông tin thu được phụ thuộc vào:

+ Mức độ am hiểu thông tin nói chung

+ Phương pháp thu thập thông tin

+ Tr

+ Trìình độ kiến thức chuyên môn của người thu thập thông tinnh độ kiến thức chuyên môn của người thu thập thông tin

+ Sự nhanh trí, sáng tạo, tính kiên tr

+ Sự nhanh trí, sáng tạo, tính kiên trìì và tinh thần tận tuỵ với và tinh thần tận tuỵ với

công việc của cán bộ thừa hành

II Nghiên cứu chuẩn bị Nghiên cứu chuẩn bị đ đàm phán àm phán kinh kinh

doanh doanh

1 Nội Nội dung dung công tác chuẩn bị công tác chuẩn bị đ đàm phán àm phán

kinh doanh (TIẾP ))

a2

a2 Lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu Lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu::

Mục tiêu

Mục tiêu đ đàm phán quyết àm phán quyết đ định nội ịnh nội dung dung thao thao tác lựa tác lựa

chọn và hệ thống hoá tài liệu

chọn và hệ thống hoá tài liệu Thực chất Thực chất đ đây là sự tiếp ây là sự tiếp tục quá trình

tục quá trình thu thu thập tài liệu thập tài liệu

a3 a3 Phân tích tài liệu Phân tích tài liệu thu thu thập thập đư được ợc::

Thao

Thao tác này tác này cho cho phép xác phép xác đ định mối liên hệ giữa các ịnh mối liên hệ giữa các

hiện t

hiện tư ượng ợng, , sự kiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu sự kiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu, ,

lựa chọn và chuẩn bị sẵn lý lẽ, lập luận phù hợp

lựa chọn và chuẩn bị sẵn lý lẽ, lập luận phù hợp, , rút rút

ra

ra các kết luận cụ thể các kết luận cụ thể.

II Nghiên cứu chuẩn bị Nghiên cứu chuẩn bị đ đàm phán àm phán kinh kinh

doanh doanh

1 Nội Nội dung dung công tác chuẩn bị công tác chuẩn bị đ đàm phán àm phán

kinh doanh (TIẾP)

II Nghiên cứu chuẩn bị Nghiên cứu chuẩn bị đ đàm phán àm phán kinh kinh

doanh doanh

1. Nội Nội dung dung công tác chuẩn bị công tác chuẩn bị đ đàm phán àm phán kinh kinh

10 Hài hHài hưướcớc, , châm biếm vừa phảichâm biếm vừa phải Khi Khi cần phải diễn tả ý nghĩ khó chịu cần phải diễn tả ý nghĩ khó chịu

hoặc phải bác ý kiến thì hài h

hoặc phải bác ý kiến thì hài hưước hoặc châm biếm có tác dụng ớc hoặc châm biếm có tác dụng

đ

đặc biệtặc biệt

II Nghiên cứu chuẩn bị Nghiên cứu chuẩn bị đ đàm phán àm phán kinh kinh

doanh doanh

1. Nội Nội dung dung công tác chuẩn bị công tác chuẩn bị đ đàm phán àm phán kinh kinh

cần lư ưu ý các chỉ dẫn u ý các chỉ dẫn sau sau đ đây ây đ để các cuộc ể các cuộc đ đàm phán àm phán đ đạt ạt đư được kết quả ợc kết quả.

Nội Nội dung dung và ph và phươ ương pháp tiến hành ng pháp tiến hành đ đàm phán có ý nghĩa rất lớn àm phán có ý nghĩa rất lớn đ đối ối

cũng phải thật khoa khoa học học, , chặt chẽ chặt chẽ.

Chú ý phân biệt sự kiện và lời bình về sự kiện Chú ý phân biệt sự kiện và lời bình về sự kiện đ đó ó.

Cần có các ph Cần có các phươ ương án khác ng án khác nhau nhau cho cho mỗi cuộc mỗi cuộc đ đàm phán àm phán

Thỉnh thoảng cần nhắc lại và rút Thỉnh thoảng cần nhắc lại và rút ra ra kết luận từ những kết luận từ những đ điều iều đ đã trình ã trình

II Nghiên cứu chuẩn bị Nghiên cứu chuẩn bị đ đàm phán àm phán

kinh doanh

kinh doanh

1 Nội Nội dung dung công tác chuẩn bị công tác chuẩn bị đ đàm àm

phán

phán kinh doanh kinh doanh

cc Nghiên cứu các ph Nghiên cứu các phươ ương pháp sử dụng ngôn ngữ ng pháp sử dụng ngôn ngữ

biểu cảm

biểu cảm trong trong đ đàm phán àm phán kinh doanh: kinh doanh:

ccă ăn cứ vào thể loại và mức n cứ vào thể loại và mức đ độ tác ộ tác đ động ộng, , biểu cảm biểu cảm

có thể phân biệt chúng thành các nhóm

có thể phân biệt chúng thành các nhóm sau: sau:

Ph Phươ ương pháp biểu cảm trực ng pháp biểu cảm trực quan: quan:

Ph Phươ ương pháp gây ấn t ng pháp gây ấn tư ượng ợng

Ph Phươ ương pháp gây c ng pháp gây că ăng thẳng ng thẳng

II Nghiên cứu chuẩn bị Nghiên cứu chuẩn bị đ đàm phán àm phán kinh kinh

doanh doanh

1 Nội Nội dung dung công tác chuẩn bị công tác chuẩn bị đ đàm phán àm phán

kinh doanh

d

d Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật cho cho cuộc cuộc

đ

đàm phán àm phán kinh doanh kinh doanh.

Kết quả việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc vào

Kết quả việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc vào::

> Xây dựng kế hoạch Xây dựng kế hoạch đ đàm phán có nghĩa là vạch àm phán có nghĩa là vạch ra ra một s một sơ ơ đ đồ có tính ồ có tính

khái quát lôgíc áp dụng

khái quát lôgíc áp dụng cho cho mọi tr mọi trư ường hợp ờng hợp, , dựa vào dựa vào đ đó mà có ó mà có thể tổ chức và thực hiện các cuộc

thể tổ chức và thực hiện các cuộc đ đàm phán cụ thể, nhằm àm phán cụ thể, nhằm đ đạt ạt mục tiêu

thao tác tác sau: sau:

Đề Đề ra ra và kiểm và kiểm tra tra các dự các dự đ đoán về cuộc oán về cuộc đ đàm phán àm phán

Xác Xác đ định những nhiệm vụ c ịnh những nhiệm vụ cơ ơ bản bản, , tr trư ước mắt của việc ớc mắt của việc đ đàm phán àm phán

Tìm kiếm ph Tìm kiếm phươ ương pháp ng pháp, , b bư ước ớc đ đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ i thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đ đó ó

((nghĩa là nghĩa là đ đề ề ra ra cách thức giải quyết vấn cách thức giải quyết vấn đ đề thông ề thông qua qua đ đàm phán àm phán) ).

Phân tích yếu tố, khả n Phân tích yếu tố, khả nă ăng bên ngoài ng bên ngoài, , bên bên trong trong ((chủ chủ quan quan, , khách khách quan quan) )

của việc thực hiện kế hoạch

Xác Xác đ định những nhiệm vụ ngắn hạn ịnh những nhiệm vụ ngắn hạn trung trung hạn hạn cho cho cuộc cuộc đ đàm phán và mối àm phán và mối

liên

liên quan quan trong trong việc thực hiện các nhiệm vụ việc thực hiện các nhiệm vụ.

Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên ((bao bao gồm lập ch gồm lập chươ ương ng

* Phân Phân chia chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch chi chi tiết tiết

Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch

Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chi chi tiết tiết đ đàm phán là: àm phán là:

Cho Cho phép chỉ phép chỉ ra ra những nhiệm vụ cụ thể, số l những nhiệm vụ cụ thể, số lư ượng ợng, , chất l chất lư ượng công việc ợng công việc, , các các

phươ ương án khác ng án khác nhau nhau, , tạo tạo đ điều kiện tối iều kiện tối ư ưu u cho cho việc việc ra ra quyết quyết đ định ịnh

Xác Xác đ định và kh ịnh và khơ ơi thông những khâu bế tắc i thông những khâu bế tắc, , loại trừ khó kh loại trừ khó khă ăn n trong trong quá trình quá trình

Cho Cho phép phép đ định rõ trách nhiệm ịnh rõ trách nhiệm, , quyền hạn của từng cá nhân quyền hạn của từng cá nhân, , kiểm kiểm tra tra việc việc

thực hiện trách nhiệm và quyền hạn

thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đ đó; kích thích ó; kích thích, , đ động viên ộng viên

tinh

tinh thần sáng tạo của các thành viên thần sáng tạo của các thành viên trong trong việc chuẩn bị việc chuẩn bị đ đàm àm

phán

thao tác tác sau: sau:

Đề Đề ra ra và kiểm và kiểm tra tra các dự các dự đ đoán về cuộc oán về cuộc đ đàm phán àm phán

Xác Xác đ định những nhiệm vụ c ịnh những nhiệm vụ cơ ơ bản bản, , tr trư ước mắt của việc ớc mắt của việc đ đàm phán àm phán

Tìm kiếm ph Tìm kiếm phươ ương pháp ng pháp, , b bư ước ớc đ đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ i thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đ đó ó

((nghĩa là nghĩa là đ đề ề ra ra cách thức giải quyết vấn cách thức giải quyết vấn đ đề thông ề thông qua qua đ đàm phán àm phán) ).

Phân tích yếu tố, khả n Phân tích yếu tố, khả nă ăng bên ngoài ng bên ngoài, , bên bên trong trong ((chủ chủ quan quan, , khách khách quan quan) )

của việc thực hiện kế hoạch

Xác Xác đ định những nhiệm vụ ngắn hạn ịnh những nhiệm vụ ngắn hạn trung trung hạn hạn cho cho cuộc cuộc đ đàm phán và mối àm phán và mối

liên

liên quan quan trong trong việc thực hiện các nhiệm vụ việc thực hiện các nhiệm vụ.

Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên ((bao bao gồm lập ch gồm lập chươ ương ng

Kế hoạch Kế hoạch chung chung: : Đây là kế hoạch của các kế hoạch Đây là kế hoạch của các kế hoạch Trong Trong kế hoạch kế hoạch chung chung có có đ định rõ ịnh rõ

từng loại công việc

từng loại công việc, , thời hạn hoàn thành và ng thời hạn hoàn thành và ngư ười thực hiện ời thực hiện

Kế hoạch chiến l Kế hoạch chiến lư ược ợc: : Chính là Chính là đư đường lối ờng lối, , ph phươ ương h ng hư ướng ớng, , ch chươ ương trình hành ng trình hành đ động nhằm ộng nhằm

được thực hiện ợc thực hiện trong trong quá trình quá trình đ đàm phán àm phán

Kế hoạch chiến thuật Kế hoạch chiến thuật: : Bao Bao gồm gồm danh danh sách các biện pháp sách các biện pháp, , ph phươ ương pháp giải quyết những ng pháp giải quyết những

mục tiêu quy quy đ định ịnh

Kế hoạch thực hiện cụ thể: Là ch Kế hoạch thực hiện cụ thể: Là chươ ương trình hành ng trình hành đ động nhằm giải quyết những nhiệm vụ ộng nhằm giải quyết những nhiệm vụ

riêng biệt của

riêng biệt của đ đàm phán àm phán ((có thể có thể coi coi đ đây là kế hoạch chiến thuật ở mức ây là kế hoạch chiến thuật ở mức đ độ cụ thể, ộ cụ thể, chi

chi tiết tiết) ).

Kế hoạch thông Kế hoạch thông tin tin và và thu thu thập tài liệu thập tài liệu: : Đây là kế hoạch phức tạp nhất Đây là kế hoạch phức tạp nhất, , gay gay cấn nhất cấn nhất