Bài giảng giao dịch và đàm phán trong kinh doanh chương 4 PGS TS nguyễn thị xuân hương

Chương 4Kỹ năng giao tiếp đa phương và lễ nghi trong giao dịch nhóm và tổ chức II.. Kỹ năng giao tiếp theo nhóm và tổ chức -- Giao Giao tiÕp tiÕp trong trong tæ tæ chøc chøc... Kỹ năng

Giao dịch và đàm phán

trong kinh doanh

Giao dịch và đàm phán

trong kinh doanh

Chương 4

Kỹ năng giao tiếp đa phương

và lễ nghi trong giao dịch

Chương 4

Kỹ năng giao tiếp đa phương

và lễ nghi trong giao dịch

nhóm và tổ chức

II LLễ ễ nghi trong giao d nghi trong giao dịịch ch

III Nh Nhữ ững ng đ điiề ều c u cầ ần bi n biế ết khi giao d t khi giao dịịch ch

I Kỹ năng giao tiếp theo nhúm

và tổ chức

1. Cỏc loại hỡnh giao tiếp

Giao Giao tiếp tiếp với với chính chính bản bản thân thân m mìình nh ĐĐây ây là là

hhìình nh thức thức giao giao tiếp tiếp tự tự kỷ kỷ ởở đây đây chúng chúng ta ta xử

xử lý lý thông thông tin tin với với tư tư cách cách vừa vừa là là người người gửi,

gửi, vừa vừa là là người người nhận nhận Giao Giao tiếp tiếp với với chính

chính bản bản thân thân có có thể thể là là sự sự đánh đánh giá giá bản bản thân

thân m mìình nh hoặc hoặc cảm cảm nhận nhận riêng riêng cá cá nhân nhân với

với môi môi trường trường xung xung quanh quanh Sự Sự giao giao tiếp tiếp này

này hhìình nh thành thành thế thế giới giới riêng riêng biệt biệt của của mỗi

mỗi cá cá nhân nhân Người Người nào nào quá quá phát phát triển triển hhìình nh thức thức Giao Giao tiếp tiếp này này sẽ sẽ khó khó gần gần gũi gũi với

với mọi mọi người, người, không không hoà hoà đồng đồng trong trong tập tập thể

thể

I Kỹ năng giao tiếp theo nhúm

và tổ chức

1. Cỏc loại hỡnh giao tiếp (tiếp)

Giao Giao tiếp tiếp song song phương phương Loại Loại hhìình nh này này được được

giới mới mới của của hai hai chủ chủ thể thể

I. Kỹ năng giao tiếp theo nhóm và tổ

chức

1. Các loại hình giao tiếp (tiếp)

Giao Giao tiÕp tiÕp trong trong c¸c c¸c nhãm nhãm:: §§©y ©y lµ lµ sù sù giao giao tiÕp tiÕp diÔn diÔn ra ra

I Kỹ năng giao tiếp theo nhóm

và tổ chức

Giao Giao tiÕp tiÕp trong trong tæ tæ chøc chøc Tæ Tæ chøc chøc lµ lµ mét mét hÖ hÖ

I Kỹ năng giao tiếp theo nhúm

điểm chung chung đồng đồng thời thời có có điểm điểm khác khác biệt biệt

Mỗi Mỗi loại loại giao giao tiếp tiếp ấy ấy dù dù có có điểm điểm khác khác

I. Kỹ năng giao tiếp theo nhúm và tổ chức

1. Cỏc loại hỡnh giao tiếp

Phõn tớch: (tiếp)

Bằng cách trao đổi thông tin qua lại với nhau con người

mới có thể biết về chính bản thân m

mới có thể biết về chính bản thân mìình và về người khác nh và về người khác

Tính Tính nguyên nguyên tắc tắc trong trong giao giao tiếp tiếp liên liên nhân nhân cách cách phải phải được được

từng

từng cá cá nhân nhân tuân tuân thủ thủ để để duy duy tr trìì quan quan hệ hệ lâu lâu dài dài

Mỗi Mỗi người người cần cần có có ýý thức thức và và trách trách nhiệm nhiệm trong trong việc việc tự tự giác giác

chấp

chấp hành hành nguyên nguyên tắc tắc và và hướng hướng tới tới mục mục tiêu tiêu của của cộng cộng

đồng

đồng giao giao tiếp tiếp

Hạt Hạt nhân nhân cơ cơ bản, bản, nền nền tảng tảng của của giao giao tiếp tiếp liên liên nhân nhân cách cách

bộc bạch bạch hết hết mọi mọi điều điều với với ta ta

Mối Mối quan quan hệ hệ gi giữữaa con con người người với với con con người người dựa dựa trên trên lòng lòng

I. Kỹ năng giao tiếp theo nhúm và tổ

chức

2 Kỹ năng giao tiếp trong nhúm:

 các nhóm được h các nhóm được hìình xuất phát từ nhu cầu chung của nh xuất phát từ nhu cầu chung của

nhiều người hoặc do tính chất công việc

 Các nhóm cùng có lợi ích chung và lợi ích riêng của

từng cá nhân tham gia Do đó vấn đề điều phối lợi ích và giải quyết các mâu thuẫn lợi ích trong nhóm

có ý nghĩa đặc biệt quan trọng

 Nhóm có thủ lĩnh do mọi người suy tôn hoặc tự

nhiên do tính nổi trội của một người nào đó Người lãnh đạo nhóm có vai trò quan trọng trong việc tạo

đồng thuận trong công việc và duy tr

đồng thuận trong công việc và duy trìì sự tồn tại của sự tồn tại của nhóm

 Một nhóm có đông người tham gia và không cùng

I. Kỹ năng giao tiếp theo nhúm

và tổ chức

2 Kỹ năng giao tiếp trong nhúm (

2 Kỹ năng giao tiếp trong nhúm (tiếp) tiếp)

## Đ ểể bảo bảo đảm đảm thực thực hiện hiện mục mục tiêu tiêu của của nhóm nhóm và và

trong giao giao tiếp tiếp nhóm nhóm là là::

** Quy Quy tắc tắc hành hành động động của của nhóm nhóm:: Ai Ai tham tham gia, gia, hành hành động động vvìì lợi

lợi hay hay vô vô vị vị lợi lợi

** Quy Quy tắc tắc về về thời thời gian gian và và địa địa điểm điểm tập tập hợp, hợp, sinh sinh hoạt hoạt nhóm nhóm

** Nội Nội quy quy của của nhóm nhóm Quy Quy tắc tắc này này thường thường có có khi khi nhóm nhóm có có quy quy mô

mô lớn, lớn, hoạt hoạt động động trong trong thời thời gian gian dài, dài, yêu yêu cầu cầu tổ tổ chức chức chặt

chặt chẽ chẽ

** Quy Quy tắc tắc hành hành xử xử cá cá nhân nhân và và phát phát ngôn ngôn

I. Kỹ năng giao tiếp theo nhúm

và tổ chức

2 Kỹ năng giao tiếp trong nhúm (

2 Kỹ năng giao tiếp trong nhúm (tiếp) tiếp)

Có

Có 55 hhìình nh thức thức giao giao tiếp tiếp cơ cơ bản bản trong trong nhóm nhóm

Giao Giao tiếp tiếp hhìình nh sao sao :: HHìình nh thức thức giao giao tiếp tiếp này này một một người người sẽ sẽ đóng đóng

tiếp với với một một thành thành viên viên gần gần m mìình nh nhất nhất

Giao Giao tiếp tiếp theo theo mạng mạng lưới lưới đan đan chéo chéo :: Tất Tất cả cả các các thành thành viên viên nhóm nhóm

có

có thể thể giao giao tiếp tiếp trực trực tiếp tiếp với với nhau nhau

Giao Giao tiếp tiếp phân phân nhóm nhóm :: HHìình nh thức thức này này tượng tượng trưng trưng cho cho ttìình nh

I. Kỹ năng giao tiếp theo nhúm

và tổ chức

2 Kỹ năng giao tiếp trong nhúm (

2 Kỹ năng giao tiếp trong nhúm (tiếp) tiếp)

Ưu và nhược điểm của giao tiếp đa phương

hành hành viên viên trong trong nhóm nhóm càng càng được được giao giao tiếp tiếp nhiều nhiều với với nhau nhau th thìì

hiệu

hiệu quả quả của của nhóm nhóm càng càng cao cao

Nhu Nhu cầu cầu của của các các cá cá nhân nhân càng càng được được thoả thoả mãn mãn th thìì khả khả nnăăng ng duy duy

Mỗi người người sẽ sẽ nhận nhận được được nhiều nhiều hơn hơn cái cái mà mà m mìình nh bỏ bỏ ra ra

ĐĐaa chiều, chiều, đa đa ýý kiến kiến bảo bảo đảm đảm tính tính dân dân chủ chủ trong trong các các quyết quyết định định của của

I. Kỹ năng giao tiếp theo nhúm

và tổ chức

3 Kỹ năng giao tiếp trong tổ chức

Tổ Tổ chức chức là là một một hệ hệ thống thống được được quy quy định định rõ rõ ràng ràng về về chức chức nnăăng, ng,

nhiệm

nhiệm vụ vụ và và cấu cấu trúc trúc tạo tạo thành thành có có quan quan hệ hệ lệ lệ thuộc thuộc lẫn lẫn nhau

nhau đồng đồng thời thời phân phân biệt biệt cấp cấp trên, trên, cấp cấp dưới dưới

Tính Tính phụ phụ thuộc, thuộc, tính tính chuyên chuyên môn môn hóa hóa và và hệ hệ thống thống cấp cấp bậc bậc là là

đặc

đặc trưng trưng nổi nổi bật bật của của tổ tổ chức chức

Do Do sự sự chuyên chuyên môn môn hóa hóa trong trong một một số số tổ tổ chức chức lớn, lớn, chính chính thức thức mỗi mỗi

một

một bộ bộ phận phận gi giữữ một một vai vai trò trò nhất nhất định định và và luôn luôn phụ phụ thuộc thuộc vào

vào các các bộ bộ phận phận khác, khác, tạo tạo ra ra một một guồng guồng máy máy

Trong Trong mỗi mỗi phòng, phòng, ban ban này này cũng cũng vậy, vậy, sự sự chuyên chuyên môn môn hóa hóa về về

nhân

nhân sự sự dẫn dẫn đến đến sự sự phụ phụ thuộc thuộc lẫn lẫn nhau nhau gi giữữaa các các cá cá nhân nhân

TổTổ chứcchức phátphát triểntriển hoặchoặc trưởngtrưởng thànhthành cùngcùng vớivới nhnhữữngng thaythay đổiđổi

về

về mụcmục đíchđích củacủa nónó

ĐĐểể đạtđạt đượcđược cáccác mụcmục tiêutiêu củacủa mmìình,nh, mộtmột tổtổ chứcchức cầncần phảiphải điềuđiều

I Kỹ năng giao tiếp theo

nhữững vị trí cao có hạn trong các tổ chức và ng vị trí cao có hạn trong các tổ chức và

tranh đua với nhau để giành được sự tôn trọng của nh

của nhữững người khác ng người khác

 sự tranh đua là thích hợp và cần thiết trong

I. Kỹ năng giao tiếp theo nhúm và

tổ chức

3 Kỹ năng giao tiếp trong tổ chức (

3 Kỹ năng giao tiếp trong tổ chức (tiếp) tiếp)

Hai

Hai hệ hệ thống thống của của quá quá tr trìình nh giao giao tiếp tiếp trong trong tổ tổ chức chức luôn luôn đồng đồng thời thời tác tác

động

động đến đến thái thái độ độ và và hành hành vi vi của của các các cá cá nhân nhân ĐĐóó là là

 Hệ Hệ thống thống đối đối ngoại ngoại tiêu tiêu biểu biểu cho cho sơ sơ đồ đồ tổ tổ chức chức chính chính

thức,

thức, do do nhà nhà quản quản lý lý thiết thiết lập lập ra ra nhằm nhằm kiểm kiểm soát soát hành

hành vi vi cá cá nhân, nhân, hành hành vi vi của của nhóm, nhóm, và và để để đạt đạt được được các

các mục mục đích đích của của tổ tổ chức chức Do Do hệ hệ thống thống này này phụ phụ thuộc

thuộc vào vào môi môi trường trường bên bên ngoài, ngoài, chứ chứ không không xuất xuất phát

phát từ từ các các nhu nhu cầu cầu của của cá cá nhân nhân trong trong tổ tổ chức, chức, nên nên ta

ta gọi gọi nó nó là là hệ hệ thống thống đối đối ngoại ngoại

 Hệ Hệ thống thống đối đối nội nội phát phát triển, triển, khi khi mọi mọi người người tác tác động động

I. Kỹ năng giao tiếp theo nhúm

và tổ chức

3 Kỹ năng giao tiếp trong tổ chức (

3 Kỹ năng giao tiếp trong tổ chức (tiếp) tiếp)

Luồng

Luồng giao giao tiếp tiếp trong trong tổ tổ chức chức có có thể thể đi đi theo theo 33 hướng hướng::

** Giao Giao tiếp tiếp từ từ trên trên xuống xuống dưới dưới :: Giao Giao tiếp tiếp từ từ trên trên xuống xuống dưới dưới là là

hhìình nh thức thức giao giao tiếp tiếp từ từ cấp cấp trên trên xuống xuống cấp cấp dưới dưới từ từ người người chủ

chủ xuống xuống công công nhân, nhân, từ từ nh nhữững ng người người lập lập kế kế hoạch, hoạch, chính chính sách

sách tới tới người người thực thực hiện hiện Nó Nó được được phân phân biệt biệt nhờ nhờ vào vào 55 yếu

yếu tố tố:: Hướng Hướng dẫn dẫn công công việc việc cơ cơ sở sở hợp hợp lý, lý, thông thông tin tin sự sự phản

phản hồi hồi về về cách cách tiến tiến hành hành công công việc, việc, hệ hệ tư tư tưởng tưởng

** Giao Giao tiếp tiếp từ từ dưới dưới lên lên trên trên:: Giao Giao tiếp tiếp từ từ dưới dưới lên lên tuy tuy cần cần thiết thiết

của luồng luồng giao giao tiếp tiếp từ từ trên trên xuống xuống dưới dưới

** Quan Quan hệ hệ giao giao tiếp tiếp theo theo hàng hàng ngang ngang:: GiaoGiao tiếptiếp theotheo hànghàng

Chương 4

Kỹ năng giao tiếp đa phương

và lễ nghi trong giao dịch

I. Kỹ năng giao tiếp theo nhóm và

II.Lễ nghi trong giao dịch

1. Giao Giao dịch dịch bằng bằng thư thư tớn tớn

• Cỏch Cỏch viết viết thư thư chỳc chỳc mừng mừng

Viết

++ Thư Thư chúc chúc mừng mừng phải phải tràn tràn đầy đầy ttìình nh cảm, cảm, không không

khuôn

khuôn sáo sáo giả giả tạo tạo

++ Nội Nội dung dung thư thư phải phải sát sát thực thực tế, tế, đánh đánh giá giá phải phải đúng đúng

II.Lễ nghi trong giao dịch

1 Giao Giao dịch dịch bằng bằng thư thư tớn tớn

(tiếp)

++ NgườiNgười kháckhác hoặchoặc tổtổ chứcchức giúpgiúp mmììnhnh rấtrất nhiều,nhiều, tata nênnên viếtviết thưthư

cám

cám ơnơn đểđể nóinói lênlên tấmtấm lònglòng biếtbiết ơnơn củacủa mmììnhnh CáchCách viếtviếtthư

thư cámcám ơnơn cầncần chúchú ýý mấymấy điểmđiểm sausau::

++ TrướcTrước tiêntiên phảiphải chínhchính xác,xác, viếtviết rõrõ ngườingười vàvà sựsự kiệnkiện mmììnhnh cámcám

ơn

ơn đểđể họhọ còncòn nhớnhớ ra,ra, tổtổ chứcchức còncòn biếtbiết sựsự việcviệc cụcụ thểthể

++ NênNên bbììnhnh luậnluận đánhđánh giágiá ýý nghĩanghĩa sâusâu xaxa củacủa sựsự việcviệc vớivới ttììnhnh

II.Lễ nghi trong giao dịch

II.Lễ nghi trong giao dịch

2

2 Giao Giao dịch dịch bằng bằng thiếp thiếp mời mời (tiếp) (tiếp)

++ Bên Bên ngoài ngoài viết viết hai hai ch chữữ thiếp thiếp mời mời Nên Nên cho cho hoạ hoạ sĩ sĩ trang trang trí, trí, có có

điều

điều kiện kiện th thìì mạ mạ ch chữữ vàng vàng Nếu Nếu mua mua thiếp thiếp mời mời ởở cửa cửa hàng

hàng nên nên chọn chọn loại loại đẹp, đẹp, sang, sang, gây gây ấn ấn tượng tượng thích thích thú thú

++ Hàng Hàng trên trên cùng cùng viết viết tên tên đơn đơn vị vị hoặc hoặc tên tên người người được được mời mời

++ Ghi Ghi rõ rõ nội nội dung, dung, thời thời gian, gian, địa địa điểm điểm

++ Phần Phần cuối cuối viết viết lời lời chúc chúc tụng tụng

++ Ghi Ghi rõ rõ tên tên đơn đơn vị vị hoặc hoặc cá cá nhân nhân mời mời và và thời thời gian gian gửi gửi thiếp thiếp

II.Lễ nghi trong giao dịch

Yêu cầu cầu về về hành hành vvăănn đối đối với với thiếp thiếp mời mời

++ Lời Lời thiếp thiếp mời mời trước trước tiên tiên phải phải rõ rõ ràng, ràng, không không rườm rườm

người ta ta khó khó chịu chịu

++ Cần Cần phải phải theo theo từng từng trường trường hợp, hợp, nội nội dung, dung, đối đối

II.Lễ nghi trong giao dịch

II.Lễ nghi trong giao dịch

3

3 Lễ Lễ nghi nghi bắt bắt tay tay (tiếp) (tiếp)

Bắt

Bắt tay tay có có sự sự phân phân biệt biệt giơ giơ tay tay trước, trước, giơ giơ tay tay sau sau

** Nói Nói chung, chung, khi khi tiếp tiếp khách khách chủ chủ nhà nhà giơ giơ tay tay trước trước;;

** Bắt Bắt tay tay với với phụ phụ nnữữ th thìì phụ phụ nnữữ giơ giơ tay tay trước, trước, đàn đàn ông ông đón đón lấy lấy;;

** Gặp Gặp cán cán bộ bộ lãnh lãnh đạo, đạo, người người lớp lớp trên trên cũng cũng để để họ họ giơ giơ tay tay trước trước

rồi

rồi m mìình nh hẵng hẵng bắt bắt tay tay

** Khi Khi người người ta ta đã đã giơ giơ tay, tay, bạn bạn cần cần bắt bắt ngay ngay để để biểu biểu thị thị nhiệt nhiệt

ttìình, nh, ttìình nh cảm cảm chân chân thành thành và và hhữữuu hảo hảo

** Khi Khi bắt bắt tay tay sức sức phải phải vừa, vừa, không không mạnh mạnh không không yếu, yếu, nếu nếu mới mới

nhau rồi rồi bỏ bỏ ra ra

** Khi Khi bắt bắt tay tay người người hơi hơi nghiêng nghiêng về về phía phía trước trước nh nhììnn vào vào đối đối tác, tác,

II.Lễ nghi trong giao dịch

Không nên nên đeo đeo ggăăng ng tay tay bắt bắt tay tay với với người người khác, khác, cởi cởi

ggăăng ng rồi rồi hẵng hẵng bắt bắt tay tay

xoa lau lau tay tay đều đều là là bất bất lịch lịch sự sự

ởở hội hội trường, trường, rạp rạp hát hát bắt bắt gặp gặp nhiều nhiều người người quen, quen, chỉ chỉ

cần

cần bắt bắt tay tay với với người người ởở gần gần

Chương 4

Kỹ năng giao tiếp đa phương

và lễ nghi trong giao dịch

I. Kỹ năng giao tiếp theo nhóm và

tổ chức

II LLễ ễ nghi trong giao d nghi trong giao dịịch ch

III Nh Nhữ ững ng đ điiề ều c u cầ ần bi n biế ết khi giao t khi giao

ddịịch ch

III Những điều cần biết khi giao dịch

++ Khi Khi chào chào hỏi, hỏi, tốt tốt nhất nhất là là gọi gọi cả cả họ họ tên tên

++ Nếu Nếu đối đối tác tác chưa chưa mời mời ngồi, ngồi, th thìì tốt tốt nhất nhất cứ cứ đứng đứng

++ Không Không nên nên vội vội vàng vàng đưa đưa ra ra tư tư liệu, liệu, thư thư tín, tín, quà quà cáp cáp mang mang theo theo

++ Chủ Chủ động động mở mở đầu đầu đàm đàm thoại, thoại, tranh tranh thủ thủ thời thời gian gian gặp gặp gỡ gỡ Mặc Mặc dầu dầu

đối

++ Duy Duy tr trìì nhiệt nhiệt ttìình nh hưởng hưởng ứng ứng

++ Khi Khi không không kiềm kiềm chế chế nổi nổi cơn cơn tức tức giận giận của của m mìình nh th thìì nên nên sớm sớm kết kết thúc thúc

++ Học Học cách cách nói nói rõ rõ ràng ràng

++ Tự Tự m mìình nh kiểm kiểm tra tra âm âm sắc sắc và và ng ngữữ điệu điệu

++ Chú Chú ýý trang trang phục phục và và đầu đầu tóc tóc

++ Nếu Nếu thâm thâm niên niên và và học học vị vị của của đối đối tác tác thấp thấp hơn hơn ta, ta, ta ta cần cần đặc đặc biệt biệt lưu lưu

ýý đừng đừng tỏ tỏ ra ra m mìình nh là là bề bề trên trên