Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Phòng GDĐT huyện Trùng Khánh Cao Bằng

Khác với đợt thực tập cơ sở năm thức ba, thực tập tốt nghiệp không chỉ giúp sinh viên tìm hiểu thêm về hoạt động quản lý giáo dục trong thực tiễn mà còn giúp sinh viên có cơ hội vận dụng các kiến thức đã được trang bị vào thực hành một số hoạt động quản lý giáo dục trong thực tiễn. Đồng thời, qua đợt thực tập tốt nghiệp có thể cập nhật, bổ sung kiến thức về quản lý giáo dục, xác định rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn để xử lý các tình huống quản lý, nâng cao trách nhiệm nghề nghiệp và trau dồi phẩm chất của một cử nhân quản lý giáo dục. Đó cũng chính là mục đích, yêu cầu của đợt thực tập tốt nghiệp.Những kiến thức đã được trang bị trong thời gian học tập tại khoa Quản lý giáo dục, Học viện Quản lý Giáo dục là hành trang cho tôi bước vào thực tiễn quản lý giáo dục, thực hiện các hoạt động quản lý, củng cố thêm những kiến thức về lý luận quản lý giáo dục, giải quyết các tình huống quản lý trong thực tế và rèn luyện kỹ năng, trau dồi phẩm chất của người quản lý giáo dục trong tương lai.

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 3

I Lời nói đầu 3

II Tổng quan về địa điểm thực tập 6

1.Vài nét về quá trình hình thành phát triển của Phòng GD&ĐT 6

2 Tổ chức bộ máy của Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh 8

III.Danh mục các nội dung thực tập 14

PHẦN NỘI DUNG 15

I.Công tác hành chính văn phòng 16

2 Công việc cụ thể được thực hiện 20

2.1 Soạn thảo các văn bản, công văn, đánh máy 20

2.2 Công tác giải quyết và quản lí văn bản đến 24

2.3 Công tác quản lí văn bản đi 26

2.4 Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu 27

2.5 Công tác lưu trữ 29

II Lập kế hoạch chiến lược của cơ sở 30

1.Lý thuyết liên quan 30

2 Công việc cụ thể được thực hiện 33

III.Hỗ trợ tổ chức các kì thi 35

1.Lý thuyết liên quan 36

2 Công việc cụ thể được thực hiện 37

IV Quản lý cơ sở vật chất thiết bị 40

1.Lý thuyết liên quan 40

2 Công việc cụ thể được thực hiện 41

V Tổng hợp các loại báo cáo từ các trường trực thuộc 43

1.Lý thuyết liên quan 43

2 Công việc cụ thể được thực hiện 44

VI Hỗ trợ tổ chức và tham gia các hoạt động sinh hoạt văn hóa 47

1.Lý thuyết liên quan 47

2 Công việc cụ thể được thực hiện 48

PHẦN KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 51

I Kết luận 51

II.Kiến Nghị 53

Tài liệu tham khảo 54

PHẦN MỞ ĐẦU

I LỜI NÓI ĐẦU

Khác với đợt thực tập cơ sở năm thức ba, thực tập tốt nghiệp không chỉ giúpsinh viên tìm hiểu thêm về hoạt động quản lý giáo dục trong thực tiễn mà còn giúpsinh viên có cơ hội vận dụng các kiến thức đã được trang bị vào thực hành một sốhoạt động quản lý giáo dục trong thực tiễn Đồng thời, qua đợt thực tập tốt nghiệp

có thể cập nhật, bổ sung kiến thức về quản lý giáo dục, xác định rõ mối quan hệgiữa lý luận và thực tiễn để xử lý các tình huống quản lý, nâng cao trách nhiệmnghề nghiệp và trau dồi phẩm chất của một cử nhân quản lý giáo dục Đó cũngchính là mục đích, yêu cầu của đợt thực tập tốt nghiệp

Những kiến thức đã được trang bị trong thời gian học tập tại khoa Quản lýgiáo dục, Học viện Quản lý Giáo dục là hành trang cho tôi bước vào thực tiễn quản

lý giáo dục, thực hiện các hoạt động quản lý, củng cố thêm những kiến thức về lýluận quản lý giáo dục, giải quyết các tình huống quản lý trong thực tế và rèn luyện

kỹ năng, trau dồi phẩm chất của người quản lý giáo dục trong tương lai

Để thực hiện tốt các mục đích đã đề ra cho đợt thực tập này tôi đã lựa chọnPhòng GD & ĐT huyện Trùng Khánh- Cao Bằng là điểm đến thực tập Trước hếtbởi vì Trùng Khánh là một trong những huyện đứng đầu của Tỉnh về Giáo dục, vàđạt được rất nhiều thành tích trong công tác giáo dục; hơn nữa, Phòng Giáo dục vàĐào tạo là cơ quan diễn ra rất nhiều hoạt động quản lý giáo dục, sẽ là môi trườngthuận lợi để tôi tìm hiểu, củng cố kiến thức và thực hành công việc trong thực tế,cũng như giúp tôi tìm hiểu và rèn luyện những yêu cầu về kiến thức, năng lực,phẩm chất cần có ở người cán bộ quản lý giáo dục tại phòng GD&ĐT trong tươnglai

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Phòng GD&ĐT Trùng Khánh

đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và hướng dẫn tận tình trong thời gian thực tập tại cơ

quan Xin cảm ơn thầy Đào Phú Quảng - GVHD HVQLGD đã giúp đỡ để tôi hoànthành bản báo cáo thực tập này.

Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi gồm có các nội dung chính:

Phần mở đầu:

I Lời nói đầu

II.Tổng quan về địa điểm thực tập

III Danh mục các nội dung thực tập

Phần nội dung:

I Công tác hành chính văn phòng

II Lập kế hoạch chiến lược của cơ sở

III Hỗ trî tổ chức các kì thi

IV Quản lý cơ sở vật chất thiết bị

V Tổng hợp các loại báo cáo từ các trường trực thuộc

VI Hỗ trợ tổ chức và tham gia các hoạt động sinh hoạt văn hóa trong cơ quan

Phần kết luận:

I Kết luận

1 Tóm tắt công việc được thực hiện trong thời gian thực tập:

2 Bài học kinh nghiệm

II Kiến nghị

Trong quá trình thực tập và hoàn thành báo cáo không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy giáo, côgiáo và các bạn để bản báo cáo được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

GDTX Giáo dục thuờng xuyên

II TỔNG QUAN VỀ ĐỊA ĐIỂM THỰC TẬP

1 Vài nét về quá trình hình thành phát triển của Phòng GD&ĐT huyện Trùng Khánh- Cao Bằng.

Cùng với giáo dục cả nước nói chung, giáo dục huyện Trùng Khánh trongnhững năm cuối tập kỷ 80 của thế kỷ trước - những chặng đầu đổi mới đã gặp phảirất nhiều khó khăn, thách thức Thách thức lớn nhất mà giáo dục cả nước phải đốidiện là: Nhà nước không đủ điều kiện cung ứng tài chính, lại mất đi một chỗ dựaquan trọng là nền kinh tế tập thể, giáo dục lâm vào tình trạng thiếu hụt nguồn lựcnghiêm trọng Các trường phổ thông thiếu kinh phí hoạt động, chính quyền địaphương nợ lương giáo viên, thầy bỏ dạy, trò bỏ học, qui mô và chất lượng giáo dụcđều giảm sút Các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp cũng không

đủ ngân sách tối thiểu cần thiết để duy trì các hoạt động bình thường Học sinhtrung học chuyên nghiệp và sinh viên đại học ra trường không có việc làm, giảngviên theo đuổi những công việc xa lạ với nghề nghiệp để có thêm thu nhập Bị tróibuộc trong cơ chế cũ, các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp thiếuhẳn điều kiện về nguồn lực và khả năng tự quản

Để đất nước vượt qua cuộc khủng hoảng, Đại hội lần thứ VI của ĐảngCSVN (tháng 12-1986) đã chủ trương đổi mới kinh tế- xã hội, chuyển từ cơ chế kếhoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Thực hiện

đường lối đổi mới của Đại hội Đảng lần thứ VI, đối với lĩnh vực giáo dục, điều căn

bản là phải điều chỉnh những quan niệm và giải pháp không còn thích hợp, mạnhdạn đề xuất và thực hiện những giải pháp mới nhằm chặn đà suy thoái, ổn định tìnhhình, củng cố hệ thống, tạo thế và lực để tiếp tục phát triển Phương hương và giảipháp đổi mới giáo dục lúc đó là: xã hội hoá, dân chủ hoá, đa dạng hoá, hiện đại

hoá; vận động xã hội, gia đình và nhà trường cùng chăm sóc thế hệ trẻ Theo

phương hướng đó, ngành giáo dục nói chung và giáo dục huyện Trùng Khánh nóiriêng đã nỗ lực duy trì, củng cố, tiếp tục phát triển nền giáo dục quốc dân, tập trungchăm lo đời sống vật chất và tinh thần của đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý giáo

dục, xem đội ngũ là yếu tố quyết định hàng đầu trong việc thực hiện chất lượng vàhiệu quả giáo dục.

Thực hiện những phương hướng và giải pháp đổi mới đó, giáo dục Việt Namnói chung và giáo dục Trùng Khánh nói riêng đã có những sự thay đổi rõ rệt đểphát triển đi lên Những chặng đầu đổi mới, để đưa sự nghiệp giáo dục huyện nhàtừng bước đi lên, ngành giáo dục Trùng Khánh đã có nhiều giải pháp tích cực vềphát triển quy mô trường lớp, các ngành học, bậc học, xây dựng và củng cố cơ sởvật chất trường học, những giải pháp xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ giáoviên, và nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện Sau hơn 65 năm xây dựng vàtrưởng thành (1945 – 2010) ngành giáo dục Trùng Khánh đã đạt được những thànhtựu đáng kể và được đánh giá là một trong những huyện đứng ở tốp đầu của tỉnh

Để có được những thành tựu và sự phát triển như vậy phải ghi nhận sự đóng gópquan trọng của Phòng Giáo dục & Đào tạo Trùng Khánh

Trùng Khánh là một huyện miền núi của tỉnh Cao Bằng, nằm sát biên giớiViệt Trung với chiều dài đường biên là 60Km, địa hình phức tạp, các dân tộc chủyếu là dân tộc tày, nùng, điều kiện kinh tế khó khăn, đại đa số chỉ có hoạt độngnông nghiệp với quy mô nhỏ và thu nhập thấp, số gia đình thuộc hộ nghèo còn cao.Khó khăn về địa lý, kinh tế và sự thiếu hiểu biết của người dân là những trở ngạicho sự phát triển giáo dục toàn huyện Tuy nhiên, trước những khó khăn đó, PhòngGD&ĐT Trùng Khánh có những thuận lợi nhất định: Thứ nhất, Phòng GD&ĐTTrùng Khánh luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Sở GD&ĐT CaoBằng, của UBND huyện Trùng Khánh và nhận được sự ủng hộ của toàn thể nhândân và cán bộ giáo viên trên toàn huyện Đây là một thuận lợi cực kì to lớn đối với

sự phát triển của Phòng; Thứ 2, về điạ điểm Phòng GD&ĐT Trùng Khánh nằm trênđịa bàn thị trấn Trùng Khánh - vị trí trung tâm của huyện, gần kề UBND huyện,huyện ủy, phòng văn hóa huyện, bưu điện Đây là một điều kiện rất thuận lợi chohoạt động của Phòng (Công tác tham mưu, nắm tình hình thuận tiện, dễ dàng );

Thứ 3, về đội ngũ nhân sự Phòng có 15 người (gồm 02 quản lý và 13 chuyên viên)hầu hết là những giáo viên giỏi có năng lực, có kinh nghiệm quản lí, có tuổi đời khátrẻ được điều động công tác tại phòng, 13 cán bộ- chuyên viên đã qua lớp bồidưỡng nghiệp vụ quản lí Đội ngũ cán bộ, chuyên viên của phòng rất tích cực, nhiệttình, có trách nhiệm trong công tác; trước những khó khăn, hạn chế đang tồn tại,các cán bộ phòng giáo dục và đào tạo luôn cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, và từnhững thuận lợi như vậy làm cho giáo dục Trùng Khánh có thêm động lực mới đểphát triển trong những năm tiếp theo.

Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh đóng trên địa bàn tổ 2, thị trấnTrùng Khánh – trung tâm kinh tế, văn hoá, chính trị của huyện nhà tạo điều kiệnthuận lợi đối với công tác phối hợp chỉ đạo, quản lý của phòng Trải qua quá trìnhxây dựng, chiến đấu và trưởng thành, Phòng Giáo dục và Đào tạo luôn hoàn thànhtốt chức năng, nhiệm vụ được giao, góp phần tích cực vào sự nghiệp xây dựng,phát triển GD của huyện nhà và đã đạt được nhiều thành tích xuất sắc trên các lĩnhvực: Phát triển mạng lưới trường lớp; Huy động học sinh trong độ tuổi đến trườngđạt tỷ lệ cao; Nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn, chuẩn nghề nghiệp chođội ngũ Đầu tư xây dựng mới, nâng cấp cơ sở vật chất trường học theo hướng tầnghóa, hiện đại hóa và chuẩn hóa, tăng cường trang thiết bị hiện đại phục vụ cho dạy -học và việc đổi mới chương trình giáo dục Phổ thông, giáo dục Mầm non Chăm logiáo dục toàn diện cho học sinh, các hoạt động giáo dục trong và ngoài nhà trườngđược đẩy mạnh Sự nỗ lực to lớn của các cán bộ Phòng Giáo dục và Đào tạo TrùngKhánh đã được ghi nhận và khẳng định bằng những phần thưởng cao quý mà Đảng

và Nhà nước đã trao tặng, những thành tích của cá nhân và tập thể do Nhà nước,UBND Tỉnh, Huyện và Sở giáo dục và đào tạo khen tặng

2 Tổ chức bộ máy của Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh

2.1 Vị trí, chức năng:

- Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ

ban nhân dân huyện Trùng Khánh, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dânhuyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo,bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo

và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học

và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượnggiáo dục và đào tạo

- Phòng Giáo dục và Đào tạo Trùng Khánh có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷban nhân dân huyện Trùng Khánh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra vềchuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo Cao Bằng

2.2 Nhiệm vụ chủ yếu của phòng GD&ĐT Trùng Khánh

1 Trình UBND huyện, chủ tịch UBND huyện dự thảo quyết định, chỉ thị,quy hoạch kế hoạch, chương trình, dự án về GD ở địa phương, tổ chức thực hiệnsau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

2 Chỉ đạo, tổ chức thực hiện mục tiêu, chương trình, nội dung, kế hoạchchuyên môn, nghiệp vụ, các hoạt động GD, phổ cập GD, công tác tuyển sinh, xétduyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ và hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra công tácquản lý chất lượng giáo dục đối với các cơ sở GD trực thuộc

3 Hướng dẫn tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách về XHHGD, huyđộng, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp GD trên địa bàn

4 Kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm theo thẩm quyền về việc thực hiệnchính sách pháp luật quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án trong lĩnh vựcGD&ĐT ở địa phương

2.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng GD&ĐT Trùng Khánh

Tổ chức bộ máy của Phòng GD&ĐT Trùng Khánh và cơ chế phối hợp giữacác cấp trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về giáo dục được thể hiệnqua sơ đồ sau:

1 Sở GD&ĐT- Phòng GD&ĐT

Sở GD&ĐT có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiệnchuyên môn, nghiệp vụ đối với phòng GD&ĐT và các cơ sở GD trực thuộ các sở,ngành khác

2 UBND huyện - Phòng GD&ĐT

UBND huyện Trùng Khánh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về GDtrên địa bàn huyện, chịu trách nhiệm trước UBND cấp tỉnh về phát triển giáo dụcmầm non, giáo dục Tiểu học và THCS trên địa bàn huyện

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển sự nghiệp GD của huyện trìnhHĐND cùng cấp thông qua; tổ chức và chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện các chươngtrình, đề án GD đã được phê duyệt; bảo đảm các điều kiện về ngân sách và biên chếgiáo viên, cơ sở vật chất và kỹ thuật để thực hiện theo quy định của pháp luật

- Quản lý các cơ sở đóng trên địa bàn

Sở GD&ĐT

UBND

huyện

Cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

Phòng GD&ĐTCác tổ công tác và chuyên viên

thuộc phòng GD&ĐT

- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về giáo dục.

- Chỉ đạo việc xóa mù chữ và phổ cập giáo dục trên địa bàn huyện và thựchiện các quy định về chuẩn giáo viên, quy chế thi

- Chỉ đạo triển khai chủ trương XHHGD, thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịutrách nhiệm về tài chính và tổ chức đối với các đơn vị sự nghiệp GD của huyện

- Thực hiện theo quy định của Chính phủ và hướng dẫn của UBND tỉnh về môhình tổ chức, bộ máy và khung biên chế của Phòng GD&ĐTl bảo đảm đủ biên chếhành chính cho Phòng GD&ĐT thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao

Đồng thời phòng GD&ĐT có trách nhiệm giúp UBND cấp huyện thực hiệnchức năng QLNN về GD trên địa bàn huyện:

1 Trình Uỷ ban nhân dân huyện Trùng Khánh:

a) Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, các quyđịnh của Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về hoạt động giáo dục trên địa bàn;

b) Dự thảo quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm, hàng năm và chương trình,nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn;

c) Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường trung học cơ sở, trường phổ thông

có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, cơ sở giáo dục mầmnon trên địa bàn theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo Cao Bằng

d) Dự thảo các quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động,giải thể các các cơ sở giáo dục công lập, gồm: trường trung học cơ sở, trường phổthông có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, cơ sở giáodục mầm non; cho phép thành lập, đình chỉ hoạt động, giải thể các trường, các cơ sởgiáo dục ngoài công lập thuộc quyền quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện theo quyđịnh của pháp luật

2 Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạmpháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương sau khi được cấp

có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách về xã

hội hóa giáo dục; huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệpgiáo dục trên địa bàn; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về giáodục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực giáodục trên địa bàn; thực hiện mục tiêu, chương trình nội dung, kế hoạch, chuyên môn,nghiệp vụ, các hoạt động giáo dục, phổ cập giáo dục; công tác tuyển sinh, thi cử, xétduyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địabàn.

3 Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo và cán

bộ quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý của huyện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt

4 Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiên tiếntrong giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến của địa phương

5 Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khenthưởng đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn; xây dựng và nhân điểnhình tiên tiến về giáo dục trên địa bàn huyện

6 Hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập thuộc phạm viquản lý của huyện xây dựng kế hoạch biên chế; tổng hợp biên chế của các cơ sở giáodục công lập thuộc phạm vi quản lý của huyện, trình cấp có thẩm quyền quyết định

7 Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện

cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức, biên chế, tài chính các cơ sởgiáo dục và đào tạo công lập theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh và quy địnhcủa pháp luật

8 Quản lý biên chế, thực hiện tuyển dụng, hợp đồng làm việc, điều động, luânchuyển, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện chế độ, chínhsách, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động

thuộc phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật và uỷ quyền của Ủyban nhân dân huyện.

9 Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất được giao theo quy định của phápluật và uỷ quyền của Ủy ban nhân dân huyện

10 Thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiệnnhiệm vụ được giao với Ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh và Sở Giáo dục vàĐào tạo Cao Bằng

3 Phòng GD&ĐT- Cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

Phòng GD&ĐT phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện đểthực hiện các nhiệm vụ giáo dục, đảm bảo thống nhất trong quản lý nhà nước về giáodục

4 Phòng GD&ĐT- UBND xã

- Hướng dẫn, kiểm tra UBND xã thực hiện kế hoạch phát triển GD trên địabàn xã; việc thành lập, sáp nhập, giải thể đình chỉ hoạt động các cơ sở giáo dục Mầmnon

- Phối hợp với UBND xã thực hiện phổ cập GD, quản lý các trường MG, MN,tiểu học, THCS đóng trên địa bàn

5 Phòng GD&ĐT- Trường

- Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức việc thực hiện mục tiêu, chương trình, nội dung,

kế hoạch, chuyên môn, nhiệm vụ của các hoạt động GD, phổ cập giáo dục, công táctuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sởGD&ĐT trên địa bàn huyện

- Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện cơ chế tựchủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức, biên chế, nhân sự, tài chính của các

cơ sở GD&ĐT công lập theo phân cấp của UBND tỉnh và quy định của pháp luật

Hiện nay, cơ cấu tổ chức của phòng bao gồm: 01 Trưởng phòng, 01 Phótrưởng phòng, bộ phận tổ chức cán bộ, bộ phận chuyên môn ( THCS, Tiểu học,

mầm non), bộ phận Hành chính - tổng hợp, bộ phận kế toán, thủ quỹ, bộ phận quản

lý và phát hành cơ sở vật chất- thiết bị giáo dục, bộ phận tổng hợp, đoàn đội, côngđoàn ngành Hiện nay, Phòng GD&ĐT Trùng Khánh có 15 cán bộ, nhân viên, quản

lý hệ thống giáo dục của huyện nhà bao gồm: 10 trường mầm non, 30 trường tiểuhọc, 10 trường THCS, cùng với hơn 700 nhà giáo, cán bộ quản lý giáo dục các bậchọc

III DANH MỤC CÁC NỘI DUNG THỰC TẬP

1 Công tác hành chính văn phòng:

Thực hiện công tác hành chính văn phòng:

+ Soạn thảo các văn bản, công văn, in ấn, phô tô, phát hành…

+ Nhận báo cáo từ các cơ sở, và làm các báo cáo tổng hợp

+ Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan (vănbản đến, văn bản đi)

+ Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu

2 Lập kế hoạch chiến lược của cơ sở.

- Lập kế hoạch dân tộc thiểu số 5 năm 2010-2015 huyện Trùng Khánh củachương trình SEQAP (chương trình đảm bảo chất lượng trường học)

3 Hç trî tổ chức các kì thi:

- Hỗ trợ các công tác của các bộ phận trong phòng GD&ĐT Trùng Khánh

- Hỗ trợ công tác tổ chức thi học sinh giải toán nhanh bằng máy tính cầm taycấp tỉnh năm học 2010-2011

- Hỗ trợ tổ chức kỳ thi học sinh giỏi cấp huyện bậc Trung học cơ cở

4 Quản lý cơ sở vật chất thiết bị:

+ Hỗ trợ công tác của cán bộ quản lý cơ sở vật chất thiết bị giáo dục.

+ Cấp phát các loại tài liệu, văn bản, giấy tờ, tranh ảnh an toàn giao thôngcho các trường tiểu học, sách truyện hỗ trợ miễn phí từ trung tâm sách tỉnh CaoBằng cho các trường tiểu học và THCS…

5 Tổng hợp các loại báo cáo từ các trường trực thuộc.

- Thống kê báo cáo từ các trường và tổng hợp số liệu: Báo cáo về nâng caochất lượng ngân hàng đề thi, báo cáo về thực hiện an toàn giao thông trong trườnghọc, báo cáo thực trạng học sinh chơi trò chơi trực tuyến- Games online (GO)

- Tổng hợp báo cáo chất lượng định kỳ cuối học kỳ I của 30 trường tiểu họctrực thuộc Phòng

- Tổng hợp kết quả thi học sinh giỏi cấp huyện bậc Trung học cơ cở, lậpdanh sách thi học sinh giỏi cấp tỉnh

6 Hỗ trợ tổ chức và tham gia các hoạt động sinh hoạt văn hóa trong cơ quan.

- Tham gia buổi liên hoan ăn tết dương lịch 2011 và liên hoan thành công Lễkết nạp Đảng của một cán bộ trong phòng

Văn phòng có vai trò quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức Có thể ví vănphòng là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là “tai mắt” của cơ quan, do đó tính nề nếp, kỉcương, khoa học của hoạt động văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết

để hoạt động điều hành diễn ra thông suốt và đạt hiệu quả cao Văn phòng là bộphận giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vàonhững công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kếtquả hơn; đảm bảo sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịpnhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuânthủ pháp luật, giữ vững kỉ cương; giữ được vai trò là đầu mối trong công tác vớicấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung Vì vậyhiệu quả của công tác văn phòng có y nghĩa quan trọng thậm chí có ý nghĩa quyếtđịnh đến sự thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản lí hậu cần củamỗi cơ quan, tổ chức

Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp văn phòng tiến hành những hoạtđộng có nội dung nhiều mặt và tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổchức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc cho lãnh đạo cơquan, tổ chức

Thực hiện chức năng hậu cần là đảm bảo các điều kiện vật chất như nhà cửa,phương tiện, trang thiết bị, tài chính đảm bảo sự vận hành bình thường của cơquan

Trên cơ sở các chức năng chung nói trên, tùy vào điều kiện, tình hình hoạtđộng thực tế của từng cơ quan và sự phân công nhiệm vụ của thủ trưởng cơ quan

mà văn phòng có những nhiệm vụ nhất định

- Về mặt pháp lý:

Trên cơ sở lí luận chung về chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính kếthợp với điều kiện thực tế của Phòng GD&ĐT Trùng Khánh, Trưởng phòngGD&ĐT Trùng Khánh đã quy định rõ chức năng nhiệm vụ của bộ phận hànhchính Cụ thể như sau:

1 Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về soạn thảo văn bản, in ấn và bảomật tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo Phòng và xử lí các công văn chuyển đi theoquy định tại Công văn số 823/GD- HCTH ngày 13/9/2000 của Giám đốc SởGD&ĐT Trường hợp các bộ phận trong cơ quan Phòng tự soạn công văn phải có

sự thẩm định và lấy số trước khi trình lãnh đạo kí và phát hành tại văn thư Các bộphận tự soạn thảo công văn thì người soạn thảo phải kí nháy để chịu trách nhiệmvào chữ cuối cùng thuộc phần nội dung của văn bản Chữ kí nháy phải được đăng

kí tại văn thư và với lãnh đạo Phòng

2 Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công văn và tất cả các loại thôngtin đến (qua đường điện thoại, fax ) Khi nhận được công văn do bưu điện đưa đếnthì xử lí công văn bằng cách chuyển ngay cho Trưởng phòng tất cả các công văngửi Trưởng phòng Đối với công văn gửi cho cơ quan phòng văn thư vào sổ rồichuyển ngay cho Trưởng phòng, bảo đảm bảo bím mật thông tin theo quy định.Các bộ phận khi nhận công văn đến phải ghi vào sổ công văn đến Bản gốc đượclưu lại theo thứ tự trong sổ công văn đến Trường hợp Trưởng phòng đi vắng,những công văn gửi co cơ quan Phòng được chuyển đến một Phó trưởng phòngđược ủy nhiệm của Trưởng phòng xử lí

3 Quản lí an toàn tuyệt đối con dấu của cơ quan và các loại con dấu có liênquan để sử dụng đúng quy định Các loại con dấu được bảo vệ và lưu lại tại phòngvăn thư, trường hợp thật cần thiết đưa con dấu ra ngoài cơ quan để giao dịch làmviệc thì phải được Trưởng phòng nhất trí Khi văn thư đi vắng có lí do thì phải báocáo cho Trưởng phòng để cử người tạm giữ con dấu

4 Hàng tuần, hàng tháng văn thư có nhiệm vụ cập nhật các công việc của cơquan Phòng, các loại công văn đi và đến trên máy tính , báo cáo với Trưởng phòng

để theo dõi việc thực hiện

5 Chịu trách nhiệm nhận báo cáo từ các cơ sở khi các bộ phận có yêu cầu.Cập nhật việc nộp báo cáo cuả các cơ sở để làm căn cứ trong công tác thi đua

6, Làm thư kí các cuộc họp của cơ quan Phòng, chịu trách nhiệm trướcTrưởng phòng về các loại báo cáo công việc của cơ quan Phòng gửi cho Sở Giáodục và Đào tạo, thường trực Huyện Ủy, HĐND, UBND Tổng hợp công tác thi đua– khen thưởng theo sự chỉ đạo của Hội đồng thi đua khen thưởng

- Công tác hành chính văn phòng bao gồm những công việc chủ yếu: côngtác văn phòng (tổ chức lao động văn phòng, thông tin, lập chương trình, lập kếhoạch công tác, tổ chức hội họp, tiếp khách, công tác hậu cần, thống kê, hiện đạihóa công tác văn phòng), công tác văn thư, công tác lưu trữ Cụ thể:

+ Công tác văn thư: Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày

08/04/2004 về công tác văn thư; Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số55-CV/TCCB ngày 01/03/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CTcủa Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “công tác văn thư là toàn bộ quá trìnhquản lí văn bản phục vụ cho các yêu cầu quản lí của các cơ quan Mục đích chínhcủa công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lí Những tài liệu, văn kiệnđược soạn thảo, quản lí và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư làphương tiện thiết yếu bảo đảm cho các cơ quan hoạt động có hiệu quả”

+ Đối với công tác soạn thảo, in ấn, nhân bản, ban hành và quản lí văn bản

đi: Soạn thảo theo đúng nội dung, thể thức và kĩ thuật trình bày theo quy định tại

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về Hướng dẫn về thể thức và kĩthuật trình bày văn bản, ngày 06 tháng 05 năm 2005; sau đó trình lãnh đạo Phòngduyệt, kí và thực hiện đóng dấu Đối với những văn bản do bộ phận khác soạn thảoCBVP kiểm tra chữ kí nháy và chữ kí của lãnh đạo cơ quan và đóng dấu Quy trình

ban hành văn bản theo quy định tại Nghị định 110/ NĐ- CP ngày 8 tháng 4 năm

2004 về công tác văn thư (sau đây gọi tắt là NĐ 110), thủ tục phát hành tại văn thư

cơ quan là:

Bước 1: Kiểm tra, soát lại văn bản

Bước 2: Đăng ký, ghi số, ký hiệu ngày tháng

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu

Bước 4: Gửi, lưu văn bản, theo dõi thực hiện

+ Công tác giải quyết và quản lí văn bản đến: theo Công văn

425/LTNN-NVTƯ ngày 18/07/2005 của cục văn thư lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lývăn bản đi, văn bản đến Quy trình giải quyết văn bản đến được thực hiện theo cácbước sau:

Bước 1: Văn thư cơ quan tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đăng ký, đóng dấuđến, trình lãnh đạo

Bước 2: Chánh VP phân phối, tham mưu

Bước 3: Thủ trưởng cơ quan phân công, cho ý kiến giải quyết

Bước 4: Văn thư cơ quan vào sổ ý kiến thủ trưởng, nhân bản, chuyển giaoBước 5: Các bộ phận triển khai thực hiện, lưu, theo dõi

+ Công tác quản lí và sử dụng con dấu (đóng dấu văn bản, quản lý và bảo quản con dấu): Thực hiện theo Nghị định 58/2011/NĐ-CP của Chính phủ ngày24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư 08/2003/TT-BCA ngày12/05/2003 về hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản sửdụng con dấu; Trong việc đóng dấu CBVP đã thực hiện đóng dấu theo đúng quyđịnh về quản lí và sử dụng con dấu được quy định tại điều 25 NĐ 110, cụ thể:CBVP tự tay đóng dấu, đóng dấu trên giấy tờ đã có chữ kí, dấu được đóng rõ ràng,đúng chiều, dấu trùm lên 1/3 chữ kí…

+ Công tác lưu trữ: CBVP lập hồ sơ lưu theo năm, khi có văn bản đi CBVP giữ lại

văn bản gốc cho vào hồ sơ lưu Các tài liệu trong hồ sơ lưu được sắp xếp theo mộttrật tự Hồ sơ lưu của các năm khác được sắp xếp trong tủ theo thứ tự năm

+ Công tác hậu cần: Những ngày cơ quan có hội nghị, hội họp cán bộ hành chính

văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị hội trường, phòng họp, cơ sở vật chất, thiết bị,phương tiện theo yêu cầu và nội dung của từng hội nghị, cuộc họp Khi cơ quan cókhách đến giao dich hoặc liên hệ công việc thì cần thực hiện việc tiếp đón khách,sắp xếp cho khách làm việc với người họ cần gặp Thường xuyên kiểm tra, bảo vệ,bảo dưỡng các thiết bị máy móc của cơ quan và mua sắm khi cần thiết (theo sự chỉđạo của lãnh đạo)

2 Công việc cụ thể được thực hiện.

2.1 Soạn thảo các văn bản, công văn, đánh máy:

+ Nhận bàn giao công tác phòng hành chính Nhận bàn giao: Chìa khóa

phòng, con dấu và hộp dấu, sổ ghi văn bản đến, văn bản đi, sổ quyết định đi, tài sảntrong phòng hành chính…

+ Soạn công văn hướng dẫn các trường trực thuộc tổ chức kỷ niệm 70 nămngày Bác Hồ về nước

+ Soạn công văn hướng dẫn các trường kiểm tra học kỳ và nâng cao chấtlượng ngân hàng đề thi

+ Soạn công văn hướng dẫn các trường khảo sát thực trạng học sinh, sinhviên chơi trò chơi trực tuyến- GO

+ Soạn công văn gửi các trường trực thuộc về thông báo hướng dẫn kết quảtrường học thân thiện, học sinh tích cực, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ học

kỳ I

+ Đánh máy Báo cáo thực hiện dự án kiên cố hóa trường lớp và nhà công vụgiáo viên

+ Soạn công văn gửi các trường về “đổi mới PPDH THCS”

+ Đánh máy Quyết định thành lập đoàn thẩm định trường chuẩn Quốc giatrường Tiểu học thị trấn Trùng Khánh, và tờ trình thành lập đoàn thẩm định trườngchuẩn Quốc gia

Biện pháp thực hiện:

- Nhận bàn giao công tác phòng hành chính Nhận bàn giao: Chìa khóaphòng, con dấu và hộp dấu, sổ ghi văn bản đến, văn bản đi, sổ quyết định đi, tài sảntrong phòng hành chính… Do cán bộ phòng hành chính xin nghỉ phép, tôi nhậnbàn giao công tác phòng hành chính theo yêu cầu của Trưởng Phòng Giáo dục vàĐào tạo

- Áp dụng những kiến thức đã học về hành chính văn phòng, và dưới sựhướng dẫn của cán bộ hành chính, tôi nhận bàn giao sổ sách, giấy tờ liên quan vàcác công việc hành chính cần thực hiện Cụ thể:

+ Quản lý sổ công văn đến, sổ công văn đi, sổ quyết định đi, bảo quản sổtrong tủ phòng hành chính Để đảm bảo cho việc theo dõi công văn đến, đi trongngày cần thực hiện việc quản lý sổ công văn một cách chính xác: về số đến, ngàytháng của công văn đến, số và ký hiệu công văn, trích yếu nội dung công văn…

+ Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu: Dựa trên những kiến thức đã học

về hành chính văn phòng, và sự hướng dẫn, bàn giao của cán bộ hành chính vănphòng, tôi được giới thiệu, đồng thời ôn lại kiến thức về nguyên tắc đóng dấu vàbảo quản con dấu, hộp dấu (gồm dấu chức danh: Trưởng phòng, Phó trưởng phòng,hay Phòng Phòng Giáo dục và Đào tạo, dấu họ và tên của Trưởng phòng, Phótrưởng phòng và dấu tròn Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Trùng Khánh)

+ Cách bảo quản và sử dụng máy phô tô: Theo hướng dẫn của cán bộ hànhchính, tôi biết sử dụng máy phô tô và cách xử lý những trường hợp xảy ra trong khi

phô tô (kẹt giấy, phô tô một mặt, hai mặt, phô tô A4, A3…) để phục vụ những côngviệc trong toàn bộ cơ quan.

+ Để thực hiện được tốt những công việc hành chính văn phòng, trong khinhận bàn giao, tôi đã nắm vững những yêu cầu, nội dung và cách thức thực hiệnnhững công việc được phân công và hỏi cán bộ hành chính những việc còn thắcmắc để thực hiện một cách tốt nhất

+ Sau khi nhận bàn giao tôi đã tự tìm hiểu và ôn lại những kiến thức về hànhchính văn phòng và tham khảo những quy định về văn thư, lưu trữ, nhận thấy tầmquan trọng của công tác hành chính văn phòng và sự đòi hỏi chính xác trong côngviệc, do vậy cần nắm rõ thật kỹ, học hỏi kinh nghiệm trong khi thực hiện và tránhnhững sai sót gây mất thời gian và làm giảm hiệu quả trong công việc

- Soạn thảo các công văn hướng dẫn gửi các trường trực thuộc (Tiểu học,THCS, Mầm non)

+ Theo yêu cầu của Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng, tôi soạn côngvăn hướng dẫn gửi các trường trực thuộc dựa trên công văn đến của Sở Giáo dục vàĐào tạo theo đúng mục đích, yêu cầu

+ Để đảm bảo các trường thực hiện đúng và hiệu quả Phải nghiên cứu kỹcông văn chỉ đạo từ Sở GD&ĐT, và nắm được mục đích, nội dung Từ đó, hướngdẫn các trường thực hiện đúng mục đích, yêu cầu, nêu rõ trách nhiệm của nhàtrường và của giáo viên và thời hạn để thực hiện và hoàn thành để báo cáo đếnPhòng GD&ĐT

+ Dựa trên sự hướng dẫn của Phó Trưởng phòng, và áp dụng những kiếnthức đã học về công nghệ thông tin, hành chính văn phòng (thể thức trình bày vănbản) tôi soạn thảo văn bản theo quy định tại Thông tư 55 /2005/TTLT-BNV-VPCPHướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Nội Vụ- Văn PhòngChính Phủ

+ Để đảm bảo cho việc triển khai đến các trường nhanh chóng và hiệu quảthì ngoài việc soạn thảo đảm bảo nội dung, yêu cầu mà còn cần phải đánh máy mộtcách nhanh chóng, chính xác theo quy định Như vậy kỹ năng sử dụng thành thạocông nghệ thông tin, đặc biệt là các thủ thuật trong word và nắm vững các quy định

về thể thức trình bày văn bản là rất cần thiết

- Soạn quyết định và tờ trình:

+ Theo yêu cầu của Trưởng phòng, tôi tiến hành đánh máy Quyết định thànhlập đoàn thẩm định trường chuẩn Quốc gia trường tiểu học thị trấn Trùng Khánh và

tờ trình thành lập đoàn thẩm định trường chuẩn Quốc gia

+ Theo bản viết tay của Trưởng phòng, tôi đã đánh máy quyết định, tờ trình

và sử dụng những kỹ năng soạn thảo văn bản của bản thân và tìm hiểu, học hỏinhững Quyết định, tờ trình mà cán bộ hành chính văn phòng đã soạn thảo, và căn

cứ vào quy định về thể thức trình bày văn bản theo Thông tư 55, tôi đã tiến hànhsoạn thảo văn bản

+ Các loại văn bản khác nhau có những quy định về thể thức trình bày riêng,

kỹ thuật trình bày Quyết định và Tờ trình cũng có những quy định riêng theoThông tư 55 Do vậy, khi soạn thảo yêu cầu phải nắm những quy định đó và thamkhảo những Quyết định và Tờ trình mà cán bộ hành chính văn phòng đã soạn thảo,đánh máy

- Quyết định có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, do vậy khithực hiện đánh máy Quyết định và Tờ trình yêu cầu đánh máy nhanh chóng, cầnnắm rõ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, sử dụng thành thạo những kiến thứctin học và những thủ thuật trong Word, đảm bảo tuân theo đúng yêu cầu củaTrưởng phòng về nội dung và thời gian

Sản phẩm:

- Sau khi được giao nhiệm vụ, tôi đã hoàn thành yêu cầu của Trưởng phònghoặc Phó trưởng phòng trong thời gian yêu cầu, đúng theo mục đích, yêu cầu nộidung của Sở GD&ĐT và sau khi thực hiện một vài công văn, tôi đã hoàn thành cáccông văn sau nhanh chóng và chính xác hơn.

- Các công văn được Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng kiểm tra, soátlại nội dung và thể thức trình bày văn bản, văn bản được phê duyệt

- Công văn được trình Trưởng phòng ký duyệt, đóng dấu và ban hành đếncác trường để đảm bảo đúng thời gian theo quy định

2.2 Công tác giải quyết và quản lí văn bản đến:

- Sau khi cán bộ hành chính văn phòng xin nghỉ phép, tôi được trưởng phòng

giao nhiệm vụ thay thế cán bộ hành chính và hỗ trợ công tác của các cán bộ chuyênmôn nếu cần giúp đỡ Do vậy, tôi đảm nhận mọi công việc liên quan đến hànhchính văn phòng

- Một trong những công việc hành chính là giải quyết và quản lý văn bảnđến Hàng ngày tôi tiếp nhận sách, báo, công văn từ nhân viên bưu điện đưa đếnhoặc trực tiếp từ UBND huyện Có rất nhiều công văn đến từ Sở GD&ĐT, từUBND huyện, từ các trung tâm giới thiệu sách…

để vào sổ đăng ký

+ Bóc bì: Dựa trên những kiến thức về hành chính văn phòng đã học, về quytrình giải quyết văn bản đến, tôi tiến hành bóc bì: bóc mép trái của phong bì, đảmbảo không làm rách giấy tờ bên trong, giữ nguyên địa chỉ gửi, và sau đó kiểm trabên trong phong bì, không để sai sót văn bản, giấy tờ bên trong.

+ Đăng ký: Tôi tiến hành đăng ký các loại văn bản vào sổ công văn đến theomẫu trong sổ: ngày tháng đến (là ngày nhận được văn bản), số đến (là số theo thứ

tự của các văn bản đến trong năm), ký hiệu công văn (là ký hiệu được ghi trên côngvăn đến), ngày tháng công văn (là ngày tháng được ghi trong công văn), trích yếunội dung công văn (ghi trích yếu từng loại công văn)

+ Trình lãnh đạo: Sau khi vào sổ đăng ký văn bản đến, tôi trình lãnh đạonhững công văn đến trong ngày, tùy theo từng yêu cầu, nội dung công văn màTrưởng phòng phân trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân thực hiện

- Để việc giải quyết và quản lý văn bản đến được thực hiện có hiệu quả, đảmbảo tiến độ thực hiện công việc trong cơ quan, thì yêu cầu rất cần thiết là cần nắmvững những kiến thức về hành chính văn phòng, đòi hỏi cần có sự cẩn thận, chínhxác trong khi nhập các thông tin của văn bản đến vào sổ đăng ký để thuận tiện choviệc theo dõi và kiểm tra, và sự nhanh chóng để có thể chuyển những công văn lêntrình Trưởng phòng, đảm bảo các công văn được triển khai kịp thời

Sản phẩm:

- Trước khi được đảm nhận công việc hành chính văn phòng, tôi nhận bàn

giao và hướng dẫn của cán bộ hành chính văn phòng Sau vài lần thực hiện việcgiải quyết văn bản đến, tôi đã thực hiện công việc chính xác và nhanh hơn, đảmbảo công văn được chuyển đến Trưởng phòng nhanh chóng

- Để đảm bảo chính xác, trong quá trình xử lý văn bản đến, tôi thường xuyênkiểm tra lại các quy trình mình thực hiện để phát hiện kịp thời phát hiện và sửachữa những sai sót, đảm bảo thông tin cho cơ quan

- Các công văn đến được tôi thực hiện xử lý theo quy trình, không xảy ra saisót, mất giấy tờ, công văn, đảm bảo công văn được đưa ngay đến Trưởng phòngsau khi vào sổ đăng ký.

2.3 Công tác quản lí văn bản đi:

- Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ do Phòng GD&ĐT Trùng Khánhphát hành, tôi đã thực hiện quy trình xử lý văn bản đi của cơ quan:

+ Quyết định của cơ quan: Quyết định thanh tra toàn diện trường tiểu họcQuan Lung và trường tiểu học Đức Hồng, Quyết định thành lập thành lập đoànthanh tra toàn diện trường học, Quyết định thành lập ban ra đề thi học sinh giỏi cấphuyện THCS, Quyết định thành lập hội đồng coi thi học sinh giỏi cấp huyệnTHCS…

+ Các văn bản của các bộ phận chuyên môn và của bộ phận kế toán, quản lý

cơ sở vật chất, thiết bị dạy học: Văn bản hướng dẫn các trường tổ chức các hoạtđộng kỷ niệm 70 năm này Bác hồ về nước (1941-2011), văn bản hướng dẫn khảosát thực trạng học sinh sinh viên chơi Game Online, Kế hoạch Dân tộc thiểu số giaiđoạn 2010-2015, các Quyết định dự toán ngân sách…

Biện pháp:

Trong công tác quản lí văn bản đi tôi đã thực hiện các thao tác theo trình tựlà:

+ Ghi số, kí hiệu và ngày tháng của văn bản;

+ Nhân bản: Sau khi kiểm tra có chữ ký của lãnh đạo phòng, tôi tiến hànhphô tô công văn, quyết định theo số lượng yêu cầu Theo số lượng n+2 (gửi và lưu)

+ Đóng dấu cơ quan: Đóng dấu theo quy định về tổ chức quản lý, sử dụng vàbảo quản con dấu

- Quản lý văn bản đi của cơ quan là một trong những công việc hành chínhvăn phòng, để đảm bảo cho việc phát hành và theo dõi, quản lý và khai thác thôngtin, do vậy tôi đã thực hiện một cách cẩn thận, chính xác.

- Để thực hiện được quy trình xử lý công văn đi, cần thực hiện đúng theotrình tự các bước, nếu không sẽ gây ra sai sót và mất nhiều thời gian (ví dụ bảnchính là bản có chữ ký của Trưởng phòng, sau khi đã vào sổ đăng ký văn bản đi,

mà lại quên ghi số vào trong văn bản thì khi nhân bản với số lượng lớn thì lại phảighi số vào từng văn bản đã nhân bản ra), như vậy có thê xảy ra sai sót và lãng phíthời gian, làm giảm chất lượng làm việc

- Để thực hiện được tốt các quy trình thì ngoài việc nắm vững những kiếnthức về hành chính văn phòng, tôi còn tham khảo sự hướng dẫn của cán bộ hànhchính văn phòng cũng như tự học hỏi thêm trong quá trình thực hiện công việc

Sản phẩm:

- Tôi đã thực hiện các đầy đủ các thao tác theo trình tự quản lí văn bản đi đãquy định, đảm bảo phát hành đến các trường, các cơ sở và thuận lợi cho việc quản

lý và khai thác thông tin của cơ quan

- Trong quá trình thực hiện công việc tôi đã có sự cẩn thận, sự kiểm tra, xemxét lại để thực hiện chính xác, tránh những sai sót, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiệncông việc

2.4 Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu.

- Hàng ngày cơ quan luôn có nhiều loại giấy tờ cần giải quyết, xác nhận Tôi

đã tiến hành đóng dấu rất nhiều loại giấy tờ:

+ Công văn đi của cơ quan, công văn, giấy tờ của các bộ phận (chuyên môn,

kế toán, quản lý cơ sở vật chất thiết bị dạy học, công đoàn ngành…)

+ Tiến hành đóng dấu các loại giấy tờ: giấy đi đường, giấy giới thiệu, hồ sơxin đi học, đơn xin nghỉ thai sản…