Báo cáo thực tập tốt nghiệp phần mềm thư viện CDSISIS

LỜI CẢM ƠN Cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế thị trường thì công việc quản lý cũng ngày càng khó khăn và phức tạp. Công việc quản lý ngày càng đóng góp một vai trò quan trọng trong các công việc của cơ quan, công ty, xí nghiệp cũng như trong thư viện của các trường học. Việc áp dụng thành tựu của khoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ thông tin nói riêng vào công tác quản lý đã không ngừng phát triển. Công tác quản lý ngày càng được cơ quan đơn vị quan tâm nhưng quản lý như thế nào để đạt được hiệu quả nhất. Như nhanh? Hiệu quả? Thân thiện? Tất cả các yếu tố trên đều nhờ vào công nghệ thông tin. Đối với thư viện trường học thì CDSISIS là một phần mềm quản lý tài liệu làm được tất cả các yêu cầu trên. Chương trình quản lý có thể truy nhập thông tin một cách nhanh chóng, ngoài ra có thể tìm kiếm thông tin trong một khoảng thời gian nhanh nhất có thể. Người quản lý có thể tránh được mất mát, hư hỏng thông tin khi phải lưu trữ một số lượng khổng lồ. Từ những nhu cầu thực tế, nhu cầu quản lý công việc hàng ngày của thư viện như quản lý sách, bổ sung tài liệu, trao đổi tài liệu giữa các thư viện với nhau. Vì vậy em đã tìm hiểu phân tích phần mềm CDSISIS phiên bản WinISIS1.4 của UNESCO để phục vụ cho công tác quản lý tài liệu trong thư viện của Trường cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội. Dưới đây là bố cục của bài báo, ngoài phần mở đầu bài báo cáo của em gồm những phần sau: PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VĂN LANG HÀ NỘI PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ TÀI LIỆU THAM KHẢO Đây là lần đầu tiên em phân tích về một phần mềm nên không tránh khỏi những sai sót. Do vậy em mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn để đề tài này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã truyền đạt tất cả các kiến thức chuyên môn cần thiết và quý giá nhất trong thời gian em học tại Trường cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội. Ngoài ra em còn có được tinh thần học tập, làm việc sáng tạo. Đây là tính cách rất cần thiết có thể thành công khi bắt tay vào nghề nghiệp trong tương lai. Báo cáo tốt nghiệp là cơ hội để em áp dụng, tổng kết những kiến thức mà mình đã được học, đồng thời rút ra những kinh nghiệm trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Sau hai tháng tập chung công sức cho đề tài và làm việc tích cực đặc biệt là dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Cấn Đình Thái đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này một cách thuận lợi và gặt hái được những kết quả mong muốn. Là sinh viên khoa công nghệ thiết bị, em rất tự hào về khoa mình đã học. tự hào về tất cả các thầy cô của mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn công lao dạy dỗ của quý thầy cô. Kính chúc thầy cô mạnh khỏe, tiếp tục đạt được nhiều thắng lợi trong công tác trồng người. Hà Nội, ngày 01 tháng 06 năm 2010 Sinh viên Hoàng Chính Nghĩa

MỤC LỤC

Trang

LỜI CẢM ƠN 2

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 4

PHẦN I: 5

KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VĂN LANG HÀ NỘI 5

1.1 Quá trình hình thành và phát triển 5

1.2 Cơ cấu tổ chức 5

1.3 Nhiệm vụ 6

1.4 Tiêu chí 6

PHẦN II: 6

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 6

2.1 TỔNG QUAN VỀ TIN HỌC HÓA TRONG THƯ VIỆN 6

2.1.1 Hoạt động thông tin thư viện dưới tác động của công nghệ thông tin 6 2.1.2 Các nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng hệ thống thông tin tự động hóa 8

2.1.3 Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu 8

2.1 GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN CDS/ISIS 19

2.1.1 Mục đích cơ bản của đề tài 19

2.1.2 Ý nghĩa của việc tin học hóa trong thư viện 19

2.1.3 Giới thiệu khái quát về phần mềm 20

2.2 KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 20

2.2.1 Chức năng 20

2.2.2 Cài đặt phần mềm WinISIS 1.4 21

2.2.3 Thiết kế CSDL (Thiết kế cơ sở dữ liệu) 26

2.3 GIAO DIỆN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 30

2.3.1 Giao diện nhập biểu ghi 30

2.3.2 Giao diện tìm kiếm 32

2.5 CÁC TÍNH NĂNG NỔI BẬT 37

2.5.1 Các thao tác cập nhật dữ liệu 37

2.5.2 Sửa dữ liệu 38

2.5.3 Thay đổi Format hiện hình 39

2.5.4 In ấn 43

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 46

3.1 KẾT LUẬN 46

3.1.1 Ưu điểm 46

3.1.2 Nhược điểm 47

3.2 KIẾN NGHỊ 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO 48

LỜI CẢM ƠN

Cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế thị trường thì công việcquản lý cũng ngày càng khó khăn và phức tạp Công việc quản lý ngày càngđóng góp một vai trò quan trọng trong các công việc của cơ quan, công ty, xínghiệp cũng như trong thư viện của các trường học Việc áp dụng thành tựu củakhoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ thông tin nói riêng vào công tác quản

lý đã không ngừng phát triển Công tác quản lý ngày càng được cơ quan đơn vịquan tâm nhưng quản lý như thế nào để đạt được hiệu quả nhất Như nhanh?Hiệu quả? Thân thiện? Tất cả các yếu tố trên đều nhờ vào công nghệ thông tin.Đối với thư viện trường học thì CDS/ISIS là một phần mềm quản lý tài liệu làmđược tất cả các yêu cầu trên Chương trình quản lý có thể truy nhập thông tinmột cách nhanh chóng, ngoài ra có thể tìm kiếm thông tin trong một khoảng thờigian nhanh nhất có thể Người quản lý có thể tránh được mất mát, hư hỏng thôngtin khi phải lưu trữ một số lượng khổng lồ

Từ những nhu cầu thực tế, nhu cầu quản lý công việc hàng ngày của thưviện như quản lý sách, bổ sung tài liệu, trao đổi tài liệu giữa các thư viện vớinhau Vì vậy em đã tìm hiểu phân tích phần mềm CDS/ISIS phiên bảnWinISIS1.4 của UNESCO để phục vụ cho công tác quản lý tài liệu trong thưviện của Trường cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Dưới đây là bố cục của bàibáo, ngoài phần mở đầu bài báo cáo của em gồm những phần sau:

PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VĂN LANG

HÀ NỘI

PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Đây là lần đầu tiên em phân tích về một phần mềm nên không tránh khỏinhững sai sót Do vậy em mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn để đề tài

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã truyền đạt tất cả các kiếnthức chuyên môn cần thiết và quý giá nhất trong thời gian em học tại Trườngcao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội Ngoài ra em còn có được tinh thần học tập,làm việc sáng tạo Đây là tính cách rất cần thiết có thể thành công khi bắt tayvào nghề nghiệp trong tương lai Báo cáo tốt nghiệp là cơ hội để em áp dụng,tổng kết những kiến thức mà mình đã được học, đồng thời rút ra những kinhnghiệm trong suốt quá trình thực hiện đề tài Sau hai tháng tập chung công sứccho đề tài và làm việc tích cực đặc biệt là dưới sự hướng dẫn tận tình của thầygiáo Cấn Đình Thái đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này một cách thuận lợi vàgặt hái được những kết quả mong muốn.

Là sinh viên khoa công nghệ thiết bị, em rất tự hào về khoa mình đã học

tự hào về tất cả các thầy cô của mình

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn công lao dạy dỗ của quý thầy cô.Kính chúc thầy cô mạnh khỏe, tiếp tục đạt được nhiều thắng lợi trong công táctrồng người

Hà Nội, ngày 01 tháng 06 năm 2010

Sinh viên

Hoàng Chính Nghĩa

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

1 CDS/ISIS: Computer Documemtation System / Integreter Set of

Information System

2 CSDL: Cơ sở dữ liệu

3 ISBD: International Standard Bibliographic Description

4 HQTCSDL: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

5 TVĐT: Thư viện điện tử

6 MARC: Machine Readable Cataloging

7 TT – TV: Thông tin thư viện

Từ khi thành lập trường luôn luôn được các cơ quan chức năng, cơ sởtuyển dụng lao động đánh giá về chất lượng đào tạo Với cơ sở vật chất khangtrang đầy đủ và đội ngũ cán bộ giảng viên giàu kinh nghiệm Ngoài ra trườngcòn đào tạo các lớp liên thông lên Cao đẳng, Đại học nên thu hút được rất nhiềuhọc sinh từ mọi miền tổ quốc.

Trường cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội luôn giữ tiêu chí “Không chỉ là người tìm việc mà còn tạo ra việc làm”

1.2 Cơ cấu tổ chức

- Hiệu trưởng: Tiến sĩ Nguyễn Đình Thảo

- Phó hiệu trưởng: Hoàng Quốc Ninh

- Trưởng phòng Hành chính – Quản trị: Phạm Văn Lạc

- Trưởng phòng đào tạo: Thạc sỹ Nguyễn Đức Tú

- Trưởng phòng tuyển sinh: Cử nhân Phạm Văn Trọng

- Ban công tác Học sinh – Sinh viên

- Khoa Công nghệ thông tin

- Khoa Du lịch

- Khoa Kế toán – Tài chính

- Khoa Quản lý thiết bị, phòng thí nghiệm

1.4 Tiêu chí

Trường cao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội là một trong những trường đàotạo nghề số một phía Bắc với quan điểm là lao động trí óc cần được chuyển đổithành lực lượng lao động có trình độ cao

Tiêu trí của Trường là xây dựng trường thành một trường đào tạo nghề uytín trên thị trường lao động Luôn cung cấp cho người học những kiến thức kỹnăng nghề nghiệp và kinh nghiệm để khi ra trường sẽ trở thành những lao độngsuất sắc

PHẦN II:

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

2.1 TỔNG QUAN VỀ TIN HỌC HÓA TRONG THƯ VIỆN

2.1.1 Hoạt động thông tin thư viện dưới tác động của công nghệ thông tin.

- Tác động của công nghệ thông tin đến xã hội: Sự phát triển của công nghệ thông tin dẫn tới sự sát nhập giữa các ngành sản xuất máy tính, thông tin, truyền thông, giải trí và phương tiện thông tin đại chúng Do đó cung cấp các công cụ trao đổi thông tin dưới dạng số sử dụng bằng máy tính

- Tác động của công nghệ thông tin tới thư viện thông tin và trung tâm thông tin:

+ Công nghệ thông tin cho phép tạo lập thông tin dưới dạng số

+ Truy cập trực tuyến và truyền tệp

+ Cho phép tạo lập mạng và chia sẻ nguồn thông tin

- Tác động của tài liệu thông tin số hóa đến thư viện:

+ Thông tin số hóa có thể gửi nhiều bản sao đồng thời trên các mạng thông tin trong khoảng một thời gian nhất định Họ có thể truy cập thông tin ngay trên máy tính của mình

+ Thông tin số hóa có thể cắt dán từ tài liệu này sang tài liệu khác, tài liệu có thể miễn phí hoặc có giá rẻ hơn rất nhiều so với tài liệu giấy

+ Thông tin thường làm thay đổi vai trò của cán bộ thư viện bằng nhiều cách khác nhau

- Công nghệ thông tin ảnh hưởng tới cộng đồng người dùng tin:

+ Tăng trình độ kiến thức công nghệ thông tin

+ Tăng nhu cầu truy cập thông tin nhanh hơn và tốt hơn

+ Tăng khoảng cách giữa giàu và nghèo thông tin

- Ảnh hưởng tới khuynh hướng phát triển của thư viện:

+ Lưu giữ tài liệu đa phương tiện

+ Truy cập thông tin toàn cầu

+ Trở thành thư viện số và thư viện ảo

+ Kết nối Internet

Đối với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay các thư viện và các cán bộ thư viện cần phải có khả năng đáp ứng yêu cầu của xã hội thông tin Các cán bộ phải có kiến thức, kỹ năng và công cụ nắm bắt thông tin số hóa, là người tạo lập, thu thập củng cố truyền thông thông tin hiệu quả Cán bộ thông tin thư viện có kiến thức, kỹ năng và công cụ thông tin theo yêu cầu của người cán bộ thông tin trong xã hội thông tin sẽ là yếu tố thành công chính tạo khả

năng để thư viện thực hiện vai trò chính của mình Là hệ thống hỗ trợ thông tin cho toàn xã hội.

2.1.2 Các nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng hệ thống thông tin tự động hóa.

- Tự động hóa thư viện đòi hỏi nghiên cứu xây dựng mô hình các quy trình công tác, các hệ thống, các mạng lưới Thông tin – Thư viện trên cơ sở phântích nó như những đối tượng của tự động hóa theo quan điểm hệ thống

- Nguyên tắc tương hợp: Lựa chọn cho máy móc thiết bị hệ thống được xác định bởi mức độ trang thiết bị kỹ thuật của đối tượng tự động hóa và sự tương hợp những thiết bị đã có với những phương tiện kỹ thuật phần mềm dự định sẽ đưa vào sử dụng

- Nguyên tắc tích hợp và mudole hóa: Trong việc đảm bảo phần mềm trong môi trường các hệ điều hành và QTCSDL thuộc thế hệ phổ dụng, có tính đảm bảo thông tin, ngôn ngữ và viễn thông

- Nguyên tắc công nghệ hiện đại: Hệ thống tự động hóa đòi hỏi sử dụng công nghệ mới và tiếp tục hoàn thiện công nghệ này, không cho phép tùy tiện sửdụng phần mềm hoàn hảo trong những điều kiện công nghệ cổ truyền

- Nguyên tắc sử lý thông tin một lần để sử dụng nhiều lần

- Nguyên tắc nghiệp đoàn: Liên hiệp và phân phối các tài nguyên thông tin được phát triển trong điều kiện tự động hóa

- Nguyên tắc liên kết mạng cục bộ toàn cầu

2.1.3 Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

a Cơ sở dữ liệu

- Khái niệm: Cơ sở dữ liệu (CSDL) Là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ ) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người

sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau

Phân loại cơ sở dữ liệu gồm có 3 loại:

- Cơ sở dữ liệu dữ kiện.

- Cơ sở dữ liệu toàn văn

b Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

- Khái niệm: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là một hệ thống gồm một CSDL và các thao tác trên CSDL đó, được thiết kế trên một nền tảng phần cứng, phần mềm với một kiến trúc nhất định Hay nói cách khác HQTCSDL là một phần mềm chuyên dụng dùng để lưu trữ, xử lý, quản lý và khai thác CSDL

- Những khả năng của HQTCSDL:

+ Khả năng quản lý những dữ liệu cố định

+ Khả năng tuy xuất có hiệu quả một khối lượng dữ liệu lớn

Khẳng định có một CSDL tồn tại thường xuyên, nội dung CSDL này là những dữ liệu được truy xuất và quản lý

Phân biệt hệ thống tập tin cũng quản lý dữ liệu nhưng nói chung không cho phép truy xuất nhanh chong các thành phần tùy ý của dữ liệu, những khả năng này sẽ rất cần thiết khi lượng dữ liệu lớn

Hai đặc tính trên là hai đặc tính cơ bản, ngoài ra còn có khả năng sau;

- Hỗ trợ ít nhất một mô hình dữ liệu nhờ đó người sử dụng có thể xem được

c Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý thư viện.

Đánh giá và lựa chọn phần mềm cho thư viện luôn là vấn đề phức tạp Vấn

đề này được giải quyết trên cơ sở kết hợp trặt trẽ phương pháp tiếp cận hệ thống với nguyên tắc lịch sử phát triển

Phương pháp tiếp cận hệ thống đòi hỏi nhìn nhận hoạt động TT - TV nói chung và thư viện điện tử nói riêng như một hệ thống, một chỉnh thể cấu thành

từ nhiều phân hệ khác nhau liên quan mật thiết với nhau, cùng chung một mục tiêu là đáp ứng có hiệu quả các nhu cầu tin của cộng đồng người dùng tin

Chính vì vậy việc đánh giá và lựa chọn một phần mềm cho thư viện cụ thể cần dựa trên các tiêu chí khách quan mà cụ thể bao gồm 3 nhóm chủ yếu:

 Nhóm tiêu chí về công nghệ thông tin và truyền thông.

- TVĐT là một hệ thống của TT – TV được thiết lế, triển khai và vận hành trên cơ sở áp dụng nhwnngx thành tựu của công nghệ thông tin và truyền thông.-Ngoài ra TVĐT được sinh ra và phát triển trong môi trường nối mạng, do vây tiêu chí về công nghệ thông tin và truyền thông được coi là tiêu chí cơ bản cần được đáp úng đối với hệ thống phần mềm thư viện điện tử ở nước ta

Nguyên tắc thiết kế mở: Phần mềm phải được thiết kế, xây dựng và vận

hành theo các tiêu chuẩn công nghệ mở để đảm bảo nâng cấp, thay đổi, bổ sung,kết nối thêm mà không kéo theo sự đổ vỡ hệ thống cũng như phải đảm bảo sự

kế thừa các thành quả đã đạt được

Xây dụng theo mô hình khách/chủ

Làm việc trên mạng: Phần mềm phải hỗ trợ các giao thức để đảm bảo khả

năng kết nối mạng toàn cầu và triển khai các dịch vụ liên quan tới chia sẻ và khai thác nguồn thông tin điện tử trên thế giới

Làm việc trong môi trường web: Bằng tiếng Việt và tiếng Anh hoặc một số

ngôn ngữ khác

Xây dựng kiến trúc nhiều lớp, hệ thống bao gồm các phân hệ chức năng và được tích hợp một hệ thống nhất.

Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu làm mô hình quan hệ.

Máy chủ sử dụng hệ điều hành Windows

Quản trị và giám sát: Cho phép theo dõi và giám sát mọi hoạt động trên hệ

thống

An ninh hệ thống: Phần mềm phải hỗ trợ nhiều mức và đảm bảo cơ chế an

ninh cho hệ thống

Ngôn ngữ giao diện: Ngôn ngữ trên giao diện của các phân hệ phải là ngôn

ngữ bằng tiếng Anh và tiếng Việt

Bảng mã lưu trữ dữ liệu trong hệ thống: Unicode tiêu chuẩn quốc tế.

Sắp xếp tiếng Việt: Phần mềm phải có khả năng sắp xếp dữ liệu tiếng Việt

Khả năng mở rộng: Có khả năng bổ sung các phân hệ, máy trạm máy chủ

với số lượng không hạn chế

Khả năng tự quản: Cài đặt dễ dàng, người dùng có thể tự đặt cấu hình cho

hệ thống với sự giúp đỡ tối thiểu của nhà cung cấp

Hỗ trợ mã vạch: Cho phép in mã vạch trực tiếp trong CSDL.

Liên kết: Khả năng liên kết với các phần mềm khác như Email, Gmail

 Tiêu chí về các chuẩn nghiệp vụ Thông tin – Thư viện.

Các chuẩn nghiệp vụ TT – TV tiên tiến và các chuẩn hiện hành phải đượctính đến đảm bảo sự tương thích trong giao dịch và vận hành các quá trình TT –

TV và trao đổi các sản phẩm dịch vụ TT – TV trong môi trường mạng toàn cầu

Hỗ trợ MARC 21, MARC21 VN: Phần mềm sử dụng khổ mẫu biên mục

theo chuẩn MARC21, MARC21 VN

Hỗ trợ việc mượn liên thư viện: Hỗ trợ nghiệp vụ cho mượn liên thư viện.

Hỗ trợ nhiều khung phân loại: Phần mềm hỗ trợ các khung phân loại đang

được sử dụng phổ biến trên phạm vi quốc tế và tại Việt Nam, các khung phânloại như BBK, DDC, UDC

Hỗ trợ các quy tắc biên mục và hiển thị thông tin biên mụ: Phần mềm tuân

thư các tiêu chuẩn ISBD

Trao đổi dữ liệu với các phần mềm như CDS/ISIS.

Thích hợp với kiến trúc kho khác nhau.

Thích hợp với các thư viện có nhiều điểm, kho cho mượn.

Phần mềm gồm các Module chức năng: Bổ sung, biên mục, số hóa tào liệu,

quản lý kho, ấn phẩm định kỳ, quản lý lưu thông, OPAC, mượn liên thư viện,xuất bản, tạp chí điện tử, cung cấp tài liệu điện tử, tìm kiếm toàn văn, quản trị hệthống

 Tiêu chí đối với các Module chức năng.

Phần mềm cho TVĐT có thể gồm các Mudole khác nhau thùy thuộc vào mứcđội đầu tư và nhu cầu thực tế trong từng giai đoạn

Mudole bổ sung: Cho hoạt động bổ sung của thư viện, các yêu cầu của phân

hệ này như sau:

- Cho phép ghi nhận mọi thay đổi liên quan đến số lượng của các ấn phẩm cótrong thư viện Các thay đổi này gồm có việc mua, nhập ấn phẩm mới Bổ sung

ấn phẩm đang có, khai báo những mất mát, thất lạc, thanh lý ấn phẩm Thông tincần được ghi nhận gồm các thời điểm bổ sung, số lượng đơn giá ấn phẩm được

bổ sung, lý do bổ sung, tên người khai báo thông tin

- Cho phép tra cứu quá trình thay đổi số lượng của một ấn phẩm bất kỳ trongthư viện kể từ thời điểm ấn phẩm này được bổ sung

- Cho phép tiến hành thống kê và hiển thị kết quả dưới dạng đồ thị hoặc danhsách chi tiết các thông tin liên quan đến ấn phẩm Các thống kê được đặt ra gồmcó: Thống kê số đầu ấn phẩm có trong thư viện và phân loại của chúng theo định

kỳ hoặc theo thời gian, thống kê về tương quan số ấn phẩm và chi phí cho việc

bổ sung ấn phẩm giữa các ngày trong tháng, giữa các tháng trong năm, giữa cácnăm

- Cho phép tạo danh mục ấn phẩm để phục vụ cho việc thông báo sách mớiđến cộng đồng bạn đọc Danh mục đưa ra có thể được lựa chọn trình bày hoặctrình bày theo tiêu chuẩn mô tả ISBD

- Cho phép tạo các khuôn dạng riêng cho thư viện.

Quản lý bổ sung

- Tạo lập nhiều quỹ: Tạo một số lượng không hạn chế các quỹ cho các mụcđích khác nhau

- Cập nhập các quỹ: Thông qua thông báo thu

- Chia sẻ chi phí: Phần mềm có khả năng chi trả một số hợp đồng

- Ghi nhận mọi giao dịch: Ghi nhận mọi giao dịch với quỹ

- Thông báo về việc chi tiêu: Có thể báo cáo những tên ấn phẩm được bổsung bằng tiền,

Bổ sung

- Biên mục sơ lược: Cho phép biên mục sơ lược ấn phẩm ngay khi bôsung

- Kiểm tra trùng: Kiểm tra sự trùng lặp của các tài liệu

- Quản lý nhiều nguồn bổ sung khác nhau

- In nhãn: Cho phép in nhãn gáy, nhãn túi ấn phẩm

- In mã vạch: In mã vạch cho các số đăng ký cá biệt

- Báo cáo bổ sung: Cho phép in ra danh sách các số đăng ký cá biệt được bổsung

Mudole biên mục dữ liệu: Phân hệ này hỗ trợ hoạt động biên mục, yêu cầu

của phân hệ:

- Cho phép biên mục chi tiết các ấn phẩm đã được bộ phận bổ sung cậpnhập vào chương trình

- Cho phép thay đổi (sửa chữa, xóa) thông tin biên mục trước đó

- Cho phép biên mục nhiều loại tài liệu khác nhau: Sách và các tài liệu dạngsách, bài trích tiểu luận, tiêu chuẩn, tài liệu sáng chế…

- Đơn giản hóa và gia tăng mức độ chính xác của quá trình biên mục thôngqua việc tạo từ điển tra cứu nhanh với các trường thông tin có thể lặp lại

- Hỗ trợ khung phân loại thông dụng của Việt Nam và quốc tế(DDC,BBK,UDC, khung phân loại quốc gia)

- Tuân thủ theo tiêu chuẩn Việt Nam về thư viện và công tác lưu trữ vàtương thích với các hệ quản trị thư viện dùng CDS/ISIS.

- Hỗ trợ ấn phẩm đa ngôn ngữ cùng một môi trường quản lý chung

- Cho phép hỗ trợ quản lý các thông tin đa phương tiện đi kèm theo ấnphẩm (hình ảnh, âm thanh, video, các tệp văn bản)

- Khả năng in mã vạch cho các ấn phẩm được biên mục

- Phân quyền sử dụng tới các chức năng trong mudole ( nhập, sửa, xóa)

Từ điển

- Định nghĩa mục từ liên quan

- Sửa mục từ tại một điểm duy nhất

- Gộp các mục từ từ điển

- Duyệt từ điển

Quản lý lưu thông: Phân hệ mượn trả ấn phẩm hỗ trợ cho công tác quản lý

hoạt động cho thư viện, yêu cầu của phân hệ:

- Ghi nhận mọi hoạt động cho mượn, hoàn trả ấn phẩm diễn ra tại bàn mượn của thư viện

- Có khả năng kiểm tra thông tin của ấn phẩm cần cho mượn

- Khả năng kiểm tra thông tin người đọc muốn mượn ấn phẩm

- Thiết lập các tham số đối với chính sách lưu thông có các dạng tài liệu khác nhau có trong thư viện

- Quản lý tiền phạt với các trường hợp làm mất ấn phẩm, làm hỏng, mượn quá hạn…

- Báo cáo và thống kê các ấn phẩm đang được mượn hoặc đã từng được mượn theo khoảng thời gian, theo tên ấn phẩm, theo tên người đọc, số lượng bạnđọc vào thư viện

- Khả năng thông báo yêu cầu hoàn trả ấn phẩm

- Xử lý nhanh bằng cách đọc dữ liệu về ấn phẩm và người đọc từ mã vạch được dán trên ấn phẩm và trên thẻ đọc

Quản lý bạn đọc: Phân hệ quản lý thẻ đọc hỗ trợ công tác quản lý bạn đọc

của thư viện:

- Cho phép quản lý thông tin liên quan đến bạn đọc bao gồm: Ảnh, ngày

sinh, cơ quan công tác, địa chỉ liên lạc, số thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn

- In mã vạch cho người đọc được quản lý

- Tra cứu và thống kê cộng động đồng người đọc theo các tiêu chí thống kêkhác nhau

Quản lý kho: Cho phép quản lý các kho tài liệu

Mudole OPAC

+ Giao diện của mẫu tìm kiếm: Là giao diện Web bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh

+ Các mẫu tìm kiếm đặc thù cho những dạng tài liệu phổ biến

+ Sử dụng các toán tử logic: Cho phép dùng kết hợp các tiêu chí tìm kiếm bằng các toán tử AND, OR, NOT và các toán tử lân cận trường

+ Tìm theo mọi trường biên mục: Cho phép tìm kiếm mọi trường biên mụchoặc một số trường theo yêu cầu của người dùng

+ Tìm kiếm không phân biệt chữ hoa chữ thường: Cho phép người dùng tìm kiếm dễ dàng không phân biệt chữ hoa chữ thường

+ Hỗ trợ định dạng khác nhau của trang kết quả trả lại: Các định dạng ISBD và định dạng theo MARC21

+ Hiển thị thông tin xếp giá: Ký hiệu đầy đủ, ký hiệu xếp giá

+ Tuân thủ tiêu chuẩn Z39.50

+ Các dịch vụ bạn đọc

Ngoài các tiêu chí của các Mudole trên còn có:

Ấn phẩm định kỳ: Phân hệ phát hành của phần mềm cần phải đáp ứng các

yêu cầu sau:

- Cho phép quản lý các tài khoản khách hàng bao gồm các thông tin về tài khoản và địa chỉ giao nhận của khách hàng

- Kết hợp với phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC để khách hàng có thể tìm kiếm và đăng ký mua ấn phẩm điện tử và liệt kê các danh sách đã thực hiện, danh sách chọn mua hiện thời.

- Có khả năng phân loại, sắp xếp và đưa đầy đủ các thông tin liên quan đến yêu cầu đặt mua

- Khả năng hiển thị tình trạng hiện thời của yêu cầu đặt mua và có những thao tác nghiệp vụ phù hợp

- Khả năng tạo khuôn dạng như: Tem, nhãn đóng gói, hóa đơn thanh toán…

- Có khả năng kế toán về tài chính về nghiệp vụ phát hành và báo cáo tình trạng tài chính

- Thống kê các yêu cầu đặt mua theo tiêu chí như: Theo thời gian, theo thuộc tính

Mượn liên thư viện: Phân hệ mượn liên thư viện của phần mềm có các yêu

- Thông điệp trao đổi phải được mã hóa

- Quản lý đồng thời địa chỉ giao nhận vật lý và địa chỉ giao nhận điện tử

- Tự động cập nhập sách các thư viện đối tác dựa trên các yêu cầu mượn được gửi tới

- Cho phép bạn đọc lập yêu cầu mượn liên thư viện Bạn đọc có thể yêu cầu mượn liên thư viện trong quá trình tra cứu liên thư viện qua Z39.50

- Hỗ trợ mượn liên thư viện trong vai trò là đơn vị yêu cầu

- Quản lý tính logic của quá trình xử lý yêu cầu qua cơ chế máy trạng thái

- Tự động cập nhật trạng thái: Chương tình phải có khả năng tự động cập nhật lại trạng thái của yêu cầu căn cứ trên nội dung thông điệp phản hồi.

- Hỗ trợ mượn liên thư viện với vai trò là đơn vị cung cấp

- Cho phép việc quản lý các danh mục thông tin khác nhau để phục vụ cho công tác mượn liên thư viện: Danh mục các phương thức điện tử, vật lý, địa chỉ giao nhận, thanh toán, các chế định bảo vệ bản quyền, từ chối phục vụ, danh mục các máy chủ, CSDL Z39.50

- Cung cấp các mẫu thống kê về hoạt động mượn liên thư viện

Tra cứu, tìm kiếm toàn văn: Phân hệ này có các yêu cầu sau

- Khả năng phân quyền tìm kiếm theo cấp độ mật của tài liệu và thẩm quyềncủa người dùng

- Cho phép tìm theo từ khóa, có thể đặt các tiêu chí tìm kiếm bằng cách nhập

từ khóa vào tên trường thích hợp

- Tìm kiếm nâng cao với các loại toán tử

- Đưa điều kiện vào tìm kiếm trong một khoảng thời gian

- Tìm kiếm theo các lớp chỉ số phân loại

- TÌm kiếm kết hợp với từ điển giúp người dùng tin tìm đúng các thuật ngữ được sử dụng trong quá trình biên mục

- Có mẫu tìm kiếm đặc thù dành cho một số dạng tài liệu phổ biến

- Cho phép lựa chọn tiêu chí sắp xếp kết quả

- Hiển thị thông tin xếp giá, trạng thái của từng đơn vị lưu trữ

- Liệt kê các ấn phẩm liên quan đến ấn phẩm đang xem

- Tải các dữ liểu của ấn phẩm đang xem được đưa vào trong quá trình biên mục

- Các văn bản toàn văn thỏa mãn điều kiện tìm kiếm cần được hiển thị cùng với dữ liệu biên mục mô tả ấn phẩm này trong trang kết quả trả về

- Cho phép thư viện quyết định có cần chia sẻ dữ liệu biên mục trực tuyến hay không

- Hiển thị vị trí của các giá cất giữ các ấn phẩm tương ứng từng khu vực lưu trữ.

Quản trị hệ thống: Phân hệ cần các giải pháp đáp ứng sau:

- Tạo mới, gán quyền truy cập và sử dụng cho người dùng và từng chức năng của phân hệ

- Thay đổi quyền của người dùng

- Có thể thiết kế đặt cụ thể danh sách những điểm lưu thông mà một tài khoản người dùng có quyền quản lý

- Xóa tài khoản của người dùng

- Thiết lập các tham số của hệ thống để chương trình sử dụng trong quá trìnhlàm việc

- Thiết đặt các tham số về Email của trường

- Tham số về bảng mã tiếng Việt măc định, khung phân loại mặc định

- Nhật ký hệ thống phải được lưu lại các thao tác trên các chức năng khác nhau của chương trình

- Bật/tắt chế độ ghi nhật ký

- Sao lưu nhật ký

- Thống kê: Cho phép đưa ra các biểu đồ thống kê hoạt động của hệ thống hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày và trong từng phân hệ

- Người quản trị có thể thực hiện các lệnh sao lưu

=> Đánh giá và lựa chọn phần mềm cho TVĐT ở Việt Nam là một vấn đề thời sự Các tiêu chí trên cần được tuân thủ một cách hệ thống và chặt chẽ trong đánh giá, lựa chọn cũng như thiết kế, triển khai các phần mềm TVĐT Trên cơ

sở các tiêu chí được đề cập ở trên là tiền đề quan trọng hàng đùa để có được các phần mềm cho TVĐT cụ thể và hiện đại vừa thích hợp với điều kiện nước ta và thích hợp với từng thư viện Lựa chọn phần mềm hiện đại thích hợp cho TVĐT

cụ thể còn phải xuất phát từ thực trạng hoạt động, khả năng tài chính và đặc biệt

là năng lực tiếp thu, làm chủ và phát triển của cơ quan TT –TV Trong các yếu

tố chủ quan, quan trọng bậc nhất là nguồn nhân lực và khả quản lsy phát triển của đội ngũ lãnh đạo.

2.1 GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN CDS/ISIS.

2.1.1 Mục đích cơ bản của đề tài

Với sụ bùng nổ của Công nghệ thông tin hiện nay và sự đòi hỏi về nhu cầuthông tin càng cao Việc đưa Công nghệ thông tin vào thư viện là rất cần thiết,yêu cầu hiện nay là phải có một giải pháp để áp dụng những nhu cầu thông tinhiện nay và CDS/ISIS là giải pháp hữu hiệu nhất hiện nay Đưa phần mềm CDS/ISIS vào thư viện giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn tiết kiệm thời gian trongcông tác bổ sung, quản lý tài liệu, phần mềm này được ứng dụng rõ nhất là ở cácthư viện trường học và các thư viện mới được thành lập như thư viện Trườngcao đẳng nghề Văn Lang Hà Nội

2.1.2 Ý nghĩa của việc tin học hóa trong thư viện.

Trong bối cảnh hiện nay Thông tin – Thư viện đang đối mặt với những cơhội và thách thức lớn Thông tin bùng nổ xuất hiện nhiều loại tài liệu mới nhất

là tài liệu điện tử, nếu không có các phương pháp xử lý thông tin hiện đại thì sẽkhông kiểm soát được một lượng thông tin khổng lồ hiện có Nhờ có Công nghệthông tin mà tốc độ xử lý thông tin nhanh khả năng tuy cập các nguồn thông tinrộng Do đó nhu cầu hợp tác giữa các thư viện là rất cao Công nghệ thông tinđang thực sự mở rộng bốn bức tường cho ngành Thông tin – Thư viện, cho phépngười ta có thể vươn tới sử dụng các nguồn thông tin ở các đơn vị thông tinkhác nhau ở trong và ngoài nước Trong bối cảnh đó, Tin học hóa trong hoạtđộng Thông tin – Thư viện là một hoạt động chủ yếu của cơ quan Thông tin –Thư viện hiện nay, và đang phát triển với tốc độ nhanh Hiện nay có rất nhiềuphần mền được ứng dụng vào trong quản lý thư viện như: CDS/ISIS, LIBOL,ILIP,….Do vậy Tin học hóa trong công tác quản lý thư viện là điều rất cần thiếttrong xã hội hiện nay

2.1.3 Giới thiệu khái quát về phần mềm.

WinISIS là phiên bản Windows của hệ thống CDS/ISIS (Dịch vụ thôngtin máy tính Tích hợp Hệ thống thông tin khoa học) đã được bắt nguồn từnhững năm 60 và từ năm 70 được duy trì và phát triển bởi UNESCO Năm

1985 phiên bản máy tính siêu nhỏ đầu tiên của CDS/ISIS đã đưa ra và từ đó

nó được phổ biến đến hơn 20000 tổ chức ở các quốc gia khác nhau Cácphiên bản của Windows đầu tiên được phân phối để thử nghiệm vào tháng 5năm 1995

Các giai đoạn phát triển của WinISIS:

- Cuối những năm 60: Phiên bản chính ra đời

- Tháng 12 năm 1985: Phiên bản 1.0 chạy trên IBMPC/XT

- Tháng 3 năm 1989: Phiên bản 2.0

- Tháng 6 năm 1993: Phiên bản 3.0 ra đời

- Tháng 1 năm 1997: Phiên bản 1.31 cho Windows (hoàn chỉnh)

- Tháng 6 năm 2000: Java ISIS 3.0 ra đời

- Tháng 1 năm 2001: Phiên bản 1.4 của CDS/ISIS dùng cho Windows

- Phiên bản 1.5 vừa ra đời và đang trong quá trình thử nghiệm

- Chức năng tương thích đa ngôn ngữ

- Xây dựng và sửa cấu trúc CSDL

- Tìm kiếm dữ liệu thông qua các ngôn ngữ tìm tin

- In và sắp xếp các kết quả tùy ý

được thông báo tại

đây có thể thay đổi thư mục cài đặt

+ Nhấn vào để nhận được

thông báo này

Nếu ở trên ta chọn “D:\winisis” thì ở

đây xuất hiện “D:\winisis\data”

+ Khi nhấn vào xuất

hiện giao diện

Ở đây ta có thể thay đổi ngôn ngữ cho

WinISIS Nhưng ta nên chọn ngôn ngữ

mặc định là Tiếng Anh (EN)

bước tiếp theo

+ Tiếp tục chương trình sẽ được cài đặt

+ Cuối cùng nhận được hai thông báo

và nhấn chọn

+ Sau khi cài đặt xong File Setup.exe tiếp tục mở Folder Winisis1.4 ra và

mở Folder SYSPAR rồi copy file

SYSPAR.PAR để chuyễn đổi ngôn ngữ từ

English sang Tiếng Việt

+ Mở ổ C:\ tìm đến mục WINISIS mở ra và

Paste file SYSPAR.PAR vào

+ Cuối cùng mở Folder DATA trong mục Winisis 1.4 rồi copy toàn bộ

+ Tiếp tục mở WINISIS trong ổ C:\ và mở

thư mục DATA rồi Paste vào