Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và phát triển Phú Hưng

Trong những năm qua nền kinh tế của nước ta có những bước phát triển mạnh mẽ và không ngừng đổi mới để hòa nhập với nền kinh tế thị trường từ đó đã có nhiều doanh nghiệp ra đời và không ngừng lớn mạnh. Nhưng để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt của thị trường, các doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố đầu vào sao cho hợp lý, phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu hồi vốn về, đảm bảo cho thu nhập của doanh nghiệp, hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nước, cải tiến đời sống cán bộ công nhân viên và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Các doanh nghiệp cân phải hoàn thiện các bước thật cẩn thận và nhanh chóng sao cho kết quả đầu ra là cao nhất, với giá cả và chất lượng sản phẩm có sức hút đối với người tiêu dùng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường liên tục, đó là nguyên liệu, yếu tố đầu vào, cơ sở tạo nên hình thái vật chất sản phẩm. Vì vậy vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là phải hạch toán và quản lí đầy đủ chính xác nguyên vật liệu, phải đảm bảo cả 3 yếu tố của công tác hạch toán là: chính xác, kịp thời, toàn diện. Việc hạch toán đầy đủ chính xác có tác dụng quan trọng đến việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Để tăng cường hạch toán kế toán đồng thời giảm sự lãng phí vật tư thì cần phải có sự quản lí chặt chẽ, không có sự thất thoát lãng phí nhằm giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ………3DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TRONG BÁO CÁO………4LỜI MỞ ĐẦU………5

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lí NVL tại Công ty TNHHH Đầu

tư và phát triển Phú Hưng……… 7

1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu tư và pháttriển Phú Hưng……….7

1.2.Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHHĐầu tư và phát triển Phú Hưng……… 11

1.3.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH Đầu tư

và phát triển Phú Hưng……… 13

1.4.Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán………16Chương 2: Thực trạng kế toán NVL tại Công ty TNHH Đầu tư và pháttriển Phú Hưng……… 20

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư vàphát triển Phú Hưng……… … 20

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư

và phát triển Phú Hưng……….…… 32

2.3 Kiểm kê nguyên vật liệu……… … 372.4 Kế toán khoản phải trả người bán……….……39Chương 3: Hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty TNHH Đầu tư và pháttriển Phú Hưng……… 43

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tạiCông ty và phương hướng hoàn thiện……… 43

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B051

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công tyTNHH Đầu tư và phát triển Phú Hưng……… …………48KẾT LUẬN……… 58TÀI LIỆU THAM KHẢO………59

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Bảng biểu 1 Phân loại, phân nhóm, mã hóa NVL 7

Sơ đồ 1.1 Quá trình luân chuyển NVL của công ty 10

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán……… 17

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ về thủ tục nhập kho NVL 18

Bảng biểu 2 Biên bản xác nhận khối lượng vật tư 20

Bảng biểu 3 Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 21

Bảng biểu 4 Mẫu phiếu nhập kho 22

Bảng biểu 5 Phiếu đề nghị xuất vật tư 23

Bảng biểu 6 Mẫu phiếu xuất kho 24

Sơ đồ 2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ 25

Bảng biểu 7 Mẫu thẻ kho 27

Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp tại công ty 28

Bảng biểu 8 Sổ chi tiết NVL 29

Bảng biểu 9 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn 30

Bảng biểu 10 Mẫu CTGS 31

Bảng biểu 11 Sổ đăng kí CTGS 32

Bảng biểu 12 Sổ cái TK 152 33

Bảng biểu 13 Biên bản kiểm kê 35

Bảng biểu 14 Sổ chi tiết phải trả người bán 36

Bảng biểu 15 Tổng hợp công nợ phải trả người bán 37

Bảng biểu 16 Sổ cái TK 331 37

Bảng biểu 17 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 44

Bảng biểu 18 Biên bản kiểm nghiệm 45

Bảng biểu 19 Bảng tổng hợp nhập vật liệu 48

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B053

vụ đối với nhà nước, cải tiến đời sống cán bộ công nhân viên và thực hiện táisản xuất mở rộng Các doanh nghiệp cân phải hoàn thiện các bước thật cẩnthận và nhanh chóng sao cho kết quả đầu ra là cao nhất, với giá cả và chấtlượng sản phẩm có sức hút đối với người tiêu dùng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, yếu tố cơ bản để đảmbảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường liên tục, đó là nguyênliệu, yếu tố đầu vào, cơ sở tạo nên hình thái vật chất sản phẩm Vì vậy vấn đềđặt ra cho các doanh nghiệp là phải hạch toán và quản lí đầy đủ chính xácnguyên vật liệu, phải đảm bảo cả 3 yếu tố của công tác hạch toán là: chínhxác, kịp thời, toàn diện Việc hạch toán đầy đủ chính xác có tác dụng quantrọng đến việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Để tăngcường hạch toán kế toán đồng thời giảm sự lãng phí vật tư thì cần phải có sựquản lí chặt chẽ, không có sự thất thoát lãng phí nhằm giảm giá thành sảnphẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Đối với Công ty TNHH Đầu tư và phát triển Phú Hưng, nguyên vật liệuđóng vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất Do đó việc tổ chứctốt công tác hạch toán nguyên vật liệu là một yêu cầu rất khẩn thiết đối vớiCông ty TNHH Đầu tư và phát triển Phú Hưng

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B055

Với những nhận thức về tầm quan trọng của công tác kế toán đặc biệt là

kế toán nguyên vật liệu, trong thời gian thực tập tại Công ty cùng với lý luận

và lý thuyết đã được học ở trường, với nhận thức của bản thân, sự hướng dẫnnhiệt tình của thầy giáo và sự giúp đỡ của cô, chú, anh, chị phòng kế toán em

đã chọn chuyên đề : Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH

Đầu tư và phát triển Phú Hưng.

Với đề tài đã lựa chọn, em xin trình bày Chuyên đề thực tập với 3 nội dungchính như sau :

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu tư và phát triển Phú Hưng

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu

tư và phát triển Phú Hưng

Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và phát triển Phú Hưng

Do thời gian thực tập và kiến thức còn hạn chế, nên chuyên đề thực tậpcủa em không tránh khỏi những khiếm khuyết Với sự giúp đỡ tận tình củaThầy giáo Trần Đức Vinh, Ban giám đốc cùng anh chị trong phòng Kế toáncủa Công ty TNHH Đầu tư và phát triển Phú Hưng, em đã hoàn thành chuyên

đề thực tập Xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Viện Kế toán – Kiểmtoán đã tạo cơ hội cho sinh viên được đi thực tế, và đặc biệt là thầy giáo TrầnĐức Vinh đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này một cách tốtnhất

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG I:

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN PHÚ HƯNG

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu tư và phát triển

Phú Hưng

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là những đối tượng lao động,thể hiện dưới dạng vật hóa là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sảnxuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Vật liệu là một bộphận của hàng tồn kho thuộc TSCĐ của doanh nghiệp Mặt khác, NVL còn lànhững yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện hình thành nênsản phẩm

Công ty TNHH Đầu tư và phát triển Phú Hưng chuyên sản xuất đồ gỗnội ngoại thất, ngoài vật liệu chính sử dụng chủ yếu là gỗ thì còn phải sử dụngnhiều loại nguyên vật liệu phụ khác Nguyên vật liệu tại Công ty rất phongphú về chủng loại và quy cách Nguyên vật liệu công ty mua về đều phải quakiểm nghiệm trước khi nhập kho cho nên đảm bảo chất lượng và đúng thông

số kỹ thuật

Do đặc điểm của các sản phẩm mà công ty sản xuất đòi hỏi nhiều loạinguyên vật liệu, nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộchi phí sản xuất và tổng giá thành sản phẩm Vì vậy, khi có sự biến động nhỏcủa nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm Vật liệukhông chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng tạo ra NVL có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại, sự đadạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ nhu cầu ngàycàng cao của khách hàng Hạ thấp nguyên vật liệu là biện pháp tích cực nhằm

hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm Song

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B057

muốn làm được điều này thì công ty phải có những biện pháp khoa học vàthuận tiện để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu mua đến khâubảo quản và dự trữ… Và để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tổ chức hạchtoán chính xác đảm bảo công việc dễ dàng không tốn kém nhiều công sức,công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở công dụng kinh tếnguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm Gồm:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Gỗ tự nhiên và gỗ công nghiệp

- Vật liệu phụ: đinh vít, đinh ghim, keo bột, keo sữa, sơn…

- Nhiên liệu: dầu máy hơi, xăng…

- Phụ tùng thay thế

- Vật liệu khác: ray bi, khóa tủ…

- Phế liệu: mùn cưa…

1.1.2 Phân loại, phân nhóm Nguyên vật liệu

Phân loại nguyên vật liệu là quá trình sắp xếp nguyên vật liệu theo từngloại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tùy thuộc vào từng loại hìnhsản xuất, nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuấtkinh doanh để phân chia NVL thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: là những thứ nguyên liệu, vật liệu khitham gia vào quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành thực thểvật chất của sản phẩm như: gỗ tần bì, gỗ chò, ván dán, MDF…

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sảnxuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật

liệu chính có tác dụng phụ trợ trong sản xuất tăng thêm chất lượng của sảnphẩm như các loại keo, giấy chà nhám…

- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt năng, được sửdụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất,kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thườngnhư dầu máy hơi, xăng…

- Phụ tùng thay thế: Là những vật tư, sản phẩm, chi tiết phụ tùng dùng

để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải, công cụ dụng cụsản xuất

- Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xét vào các loại kể trênnhư phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh

- Phế liệu: là những loại vật liệu thu hồi được trong quá trình sản xuấtnhư vụn gỗ, mùn cưa…

Bảng biểu 1: Phân loại, phân nhóm, mã hóa NVLNhóm

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH Đầu tư

và phát triển Phú Hưng

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ (cung cấp trực tiếp cho sản xuấthoặc dự trữ cho các đơn hàng của khách hàng), công ty tiến hành lập kế hoạchthu mua Việc thu mua này được tiến hành nhanh chóng do các nhà cung cấpchủ yếu nằm gần địa bàn mà công ty đang hoạt động và là nhà cung cấp quenthuộc Công ty thường thu mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấp lớn, uy

tín, đảm bảo chất lượng nguyên liệu, cũng có khi Công ty thu mua của cácnhà cung cấp gỗ tư nhân để đáp ứng kịp thời nguồn cung ứng đầu vào.

Nguyên liệu khi mua về, sau khi đã được kiểm nghiệm, đủ điều kiện theohợp đồng kinh tế đã ký kết được tiến hành nhập kho

Công ty đã đầu tư xây dựng hệ thống nhà kho với diện tích đủ lớn,thoáng mát, Công ty đã xây dựng một hệ thống kho tàng bảo quản gồm 2 kho:kho 1 chứa gỗ, kho 2 chứa vật liệu phụ khác Kho 1 có diện tích lớn nhất, tiếpđến là kho 2 với diện tích nhỏ vừa đủ để chứa các loại vật liệu với số lượng ít.Các kho được nối liền với nhau và ngăn cách bằng một bức tường gạch Mỗikho được thiết kế một cửa rộng và cao, thuận tiện cho việc vận chuyển nhậpxuất kho nguyên vật liệu Nền nhà kho được xây cao hơn nền đất ngoài trời vàlàm bằng xi măng rắn chắc, khô ráo Mái nhà kho được lợp blu chặt chẽ giúpbảo quản nguyên vật liệu trước thời tiết khắc nghiệt

Tất cả các kho đều do một thủ kho trực tiếp theo dõi Hệ thống thiết bịtrong kho tương đối đầy đủ, nhất là khi nguyên vật liệu của Công ty là chất dễcháy gồm cân, xe đẩy, các thiết bị phòng chống cháy nổ… nhằm đảm bảo antoàn một cách tối đa cho nguyên vật liệu trong kho

Để quá trình sản xuất được tiến hành liên tục thì phải quản lý tốt khâu

dự trữ nguyên vật liệu, dự trữ vật liệu hợp lý tức là không để khối lượng NVLquá lượng cần thiết tối thiểu gây ứ đọng vốn, tốn diện tích kho Ngược lạicũng không để tình trạng thiếu NVL gián đoạn sản xuất Nhất là đối với cácdoanh nghiệp sản xuất và xây dựng thì đây là vấn đề cần quan tâm đặc biệt

Công ty đã thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức,

dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thànhsản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty Những loại vật liệu bảo quản trong khođược thủ kho ghi chép và phản ánh đầy đủ, được sắp xếp gọn gàng đúngchủng loại, dễ dàng kiểm kê Do vậy, ở khâu này công ty đã tổ chức tốt việc

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B0511

ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quátrình sản xuất.

Sơ đồ 1.1: Quy trình luân chuyển NVL của công ty

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH Đầu tư và

phát triển Phú Hưng

Để có được nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời quá trình sản xuất kinhdoanh trong doanh nghiệp thì nguồn chủ yếu là thu mua Do đó, ở khâu nàyđòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại,giá mua, chi phí thu mua, và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạchsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý nguyên vật liệu trong công ty là một yêu cầu cấp bách để đạttới mục tiêu lợi nhuận Tuy nhiên, do trình độ khác nhau nên phạm vi, mức độ

và phương pháp quản lý nguyên vật liệu là khác nhau Hơn nữa, việc quản lýnguyên vật liệu còn phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt tình của người quản

Nguyên vật liệu

lý Xã hội càng phát triển, khối lượng sản phẩm càng nhiều, chủng loạinguyên vật liệu ngày càng đa dạng, phong phú Do đó, yêu cầu doanh nghiệpquản lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm đúng định mức, kiểm tra chặtchẽ số lượng, chất lượng…đảm bảo những sản phẩm tốt nhất.

Như vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng Trong thực tế vẫn còn

có nhiều công ty để thất thoát nguyên vật liệu do không có sự quản lý tốt ởcác khâu hoặc không thực hiện đúng yêu cầu Vậy nên để quản lý tốt nguyênvật liệu thì công ty phải luôn cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho dùviệc quản lý vật tư hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng của Công

ty được thực hiện dưới sự phối kết hợp chặt chẽ của phòng Kế toán và thủkho trong việc nhập xuất nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu quản lý về

số lượng, chủng loại nguyên vật liệu tổ chức việc thu mua nguyên vật liệu,thủ kho quản lý về mặt hiện vật Phòng Kế toán quản lý nguyên vật liệu cả về

số lượng và giá trị, theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu một cáchthường xuyên, liên tục, cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản lý

Do đặc tính vật liệu của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩmnên đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập – Xuất – Tồn khocho từng loại cả về số lượng, chủng loại và giá trị Thông thường qua việc tổchức kế toán chi tiết vật liệu, kế toán sẽ đáp ứng nhu cầu này

Hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện kết hợp giữa kho và phòng kếtoán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho cho từng loạivật liệu Việc hạch toán chi tiết vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán và kiểm tra,giám sát sự biến động của chúng

Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong quá trình hoạt động,công ty phải thực hiện quản lý tốt nguyên vật liệu Việc quản lý NVL baogồm các mặt như : Số lượng cung cấp, chất lượng chủng loại và giá trị Bởivậy công tác kế toán NVL là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộ

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B0513

công tác quản lý kinh tế tài chính nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ và đồng bộnhững vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiếtkiệm vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hư hỏng, lãngphí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất Công tác quản lý nguyên vậtliệu tại công ty được thể hiện qua các công việc sau:

Một là: tổ chức hệ thống kho tàng: vật tư ở công ty được tổ chức bảoquản ở 2 kho phù hợp với tính chất nguyên vật liệu và với nhu cầu cung ứngnguyên vật liệu và sản xuất sản phẩm

Ở mỗi kho, thủ tục được trang bị đầy đủ phương tiện cân, đo, đong,đếm, ở các phân xưởng của công ty cũng có các kho riêng và do thống kêphân xưởng quản lý Đây là những kho nhỏ có tính chất tạm thời giữ vật tư

mà phân xưởng nhận về chưa đưa vào sản xuất, sau đó vật tư được giao chocác đội sản xuất

Hai là: công ty còn xây dựng định mức tiêu hao vật tư Đây cũng làbiện pháp quan trọng để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu Như vậy, khi cácphân xưởng có nhu cầu về vật tư thì thống kê phân xưởng căn cứ vào nhu cầuvật tư do tổ trưởng phân xưởng, Công ty đề nghị sẽ lên phòng kế toán yêu cầuviết phiếu xuất vật tư

Ba là: công ty giao trách nhiệm cho các thủ kho Các thủ kho ngoàiviệc quản lý, bảo quản tốt vật tư còn phải cập nhật số liệu vào sổ sách về mặt

số lượng, tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu, kiểm kê kho hàngđồng thời có trách nhiệm phát hiện và báo cáo lên phòng kế toán các trườnghợp vật liệu tồn đọng trong kho làm ứ đọng vốn giảm khả năng thu hồi vốnsản xuất của công ty

Bốn là: theo định kỳ 1 tháng một lần, công ty sẽ tiến hành kiểm kê khovật tư, hàng hoá nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại

của từng loại vật tư, hàng hoá Việc kiểm kê được tiến hành ở kho với sựtham gia của đại diện phòng kỹ thuật , đại diện phòng Kế toán, và Thủ kho.Trong doanh nghiệp việc quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng chứcnăng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận đều có quan hệ chặt chẽ đến nhau và tạonên một thể thống nhất

- Giám đốc: Là người dữ vai trò quản lý điều hành các hoạt động và chịutrách nhiệm chính trước pháp luật và trước Công ty về hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty

- Phòng kỹ thuật, dự án: có chức năng thiết kế, lập bản vẽ cho việc sảnxuất tiết kiệm hiệu quả Khi sản xuất xong phòng kỹ thuật dự án có tráchnhiệm nghiệm thu sản phẩm và chịu trách nhiệm trước giám đốc cũng nhưphải chịu trách nhiệm trước bên A về kỹ thuật, chất lượng và tiến độ thicông các công trình được giao

- Phòng kế hoạch, vật tư: có chức năng tìm kiếm thông tin, tìm kiếm đốitác, tìm kiếm các dự án để có kế hoạch trình Giám đốc Phòng kế hoạch cónhiệm vụ phân tích dự án để phân khoảng thời gian và lên kế hoạch thựchiện dự án gửi đi các phòng ban khác để cùng phối hợp thực hiện.Trongquá trình thực hiện phòng kế hoạch vật tư phối hợp với phòng kỹ thuật, dự

án để có kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu cho các giai đoạn thi công côngtrình

- Thủ kho: thủ kho dùng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận chứng

từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng

từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ, vào thẻkho Định kỳ thủ kho gửi chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứvật liệu cho phòng kế toán

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B0515

- Chức năng nhiệm vụ của Kế toán: Kế toán sử dụng Sổ (thẻ) kế toánchi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất kho cho từng thứ vật liệu theo cảhai chỉ tiêu số lượng và giá trị Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuấtkho của thủ kho gửi lên Kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứngtừ; căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho để ghi vào Sổ (thẻ) kế toán chitiết vật liệu, mỗi chứng từ được ghi một dòng

Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vậtliệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh Cuối tháng kế toán lập Bảng kê Nhập – Xuất – Tồn, sau đó đối chiếu

sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho; đối chiếu số liệu dòng Tổngcộng trên Bảng kê Nhập - Xuất – Tồn với số liệu trên Sổ kế toán tổng hợp;đối chiếu số liệu trên Sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế

1.4 Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán

1.4.1 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán

Công ty đang áp dụng một số Tài khoản trong “Danh mục tài khoản kếtoán Doanh nghiệp” ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Danh mục tài khoản kế toán bao gồmcác loại sau:

Đối tượng là hàng tồn kho một số tài khoản được mở chi tiết cho từngnguyên vật liệu, từng sản phẩm.

1.4.2 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán:

Công ty TNHH Đầu tư và phát triển Phú Hưng áp dụng hình thức kếtoán “Chứng từ ghi sổ” và sử dụng ghi sổ bằng máy (phần mềm kế toánmisa)

+ Sổ Cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để phân loại nghiệp vụ kinh tếphát sinh theo các tài khoản và mỗi tài khoản mở ít nhất 1 trang

- Sổ kế toán chi tiết: liên quan đến nguyên vật liệu bao gồm:

+ Thẻ kho: do thủ kho ghi phản ánh số nhập xuất tồn

+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu do kế toán vật liệu (kế toán kho) ghi phảnánh cả về hiện vật và giá trị Cuối kỳ phải đối chiếu với thẻ kho

… và một số sổ chi tiết có liên quan

- Trình tự ghi sổ:

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B0517

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng

từ cùng loại

Sổ cái Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ quỹ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Đối chiếu

Định kì

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kếtoán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng

số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

Chứng từ kế toán công ty đang sử dụng:

Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vậtliệu Thực tế ở công ty chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kếtoán nguyên vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B0519

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 03-VT)

- Hóa đơn GTGT mua vào (mẫu số 01-GTKT3/001)

………

Bên cạnh những chứng từ đó thì những sổ kế toán chi tiết mà công ty sử dụnglà:

- Thẻ kho

- Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

- Bảng phân bổ nguyên vật liệu

Nội dung và phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiếnhành như sau:

2.1.1 Thủ tục nhập kho

Trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài :

Căn cứ các phương pháp tổ chức sản xuất, bản thiết kế khối lượng thựchiện, tiến độ sản xuất, quản lí xưởng phải làm giấy đề nghị mua vật tư Quản

lí xưởng ký giấy đề nghị rồi gửi cho Giám đốc phê duyệt Sau khi Giám đốc

ký thì gửi lên cho phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật sẽ cử cán bộ mua sắm Khi

về đến Công ty hay kho của đơn vị sản xuất ( nếu xuất thẳng không qua kho )

có bảo vệ xác nhận và thủ kho ký xác nhận vào mặt sau của tờ hóa đơn là kho

đã nhận hàng, đồng thời gửi hóa đơn cho cho phòng kế toán để lập phiếu nhậpkho Khi nhập kho, thủ kho sẽ kiểm tra chủng loại, số lượng , số lượng ghitrên hóa đơn rồi cho tiến hành nhập kho và ghi vào sổ thực nhập sau đó kýxác nhận vào phiếu nhập kho Đối với mặt hàng có nhiều chi tiết nhỏ dễ mấtmát, dễ vỡ, dễ hỏng, khó bảo quản thì khi hàng về nhập kho phải lập biên bảngiao nhận hàng làm cơ sở ràng buộc gữa bên giao và bên nhận Phiếu nhậpkho được lập thành ba liên :

- Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc

- Liên 2: Do thủ kho giữ rồi gửi lên cho phòng kế toán.

- Liên 3: Cho cán bộ mua sắm kèm theo với hóa đơn GTGT

Thủ tục nhập kho được thực hiện theo sơ đồ sau :

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Căn cứ vào những chứng từ gốc là hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bảnkiểm nghiệm nếu có, kế toán nguyên vật liệu ghi chứng từ vào sổ thẻ kếtoán chi tiết

Ví dụ : Ngày 02/01/2013 Công ty TNHH Đầu tư và phát triển PhúHưng mua của Công ty Cổ phần nội thất Châu Á loại vật tư là 120 tấmMDF đơn giá là 165.000đ/1tấm và mua 800 tấm Verneer, đơn giá là140.000đ/1 tấm chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%

Khi vật tư về kho, cán bộ phòng kỹ thuật và quản lí xưởng cùng thủkho tiến hành kiểm tra chất lượng, chủng loại và quy cách của vật tư Khi sốvật tư đã đảm bảo chất lượng, chủng loại thì cần phải có biên bản xác nhậnkhối lượng vật tư và biên bản xác nhận giá trị vật tư Có biên bản đó giúp chođội trưởng đội thi công nắm rõ được số lượng vật tư theo yêu cầu đã về đủhay chưa, cũng như giúp thủ kho theo dõi đối chiếu khối lượng với nhà cungcấp Từ đó làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giá trị thanh toán và còn giúp chophòng kế toán quyết toán được lượng vật tư

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B05

Bảng biểu 2: Mẫu biên bản xác nhận khối lượng vật tư

Công ty TNHH ĐT và PT Phú Hưng

Số: 10/ KD

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc *****

Hà Nội, ngày 02 tháng 01 năm 2013

BIÊN BẢN XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG VẬT TƯ

Căn cứ hợp đồng kinh tế số: 504/HĐKT ngày 29 tháng 12 năm 2012 đã ký giữa Công ty

Cổ phần nội thất Châu Á và Công ty TNHH Đầu tư và phát triển Phú Hưng.

Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2013, chúng tôi gồm có:

Bên A: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN PHÚ HƯNG

Người đại diện:

- Ông : Đào Vinh Hiển Chức vụ: Giám Đốc

- Ông : Đào Duy Hanh Chức vụ: Trưởng phòng kỹ thuật

Bên B: CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT CHÂU Á

Người đại diện:

- Ông: Nguyễn Đình Lĩnh Chức vụ: Giám đốc

Hai bên cùng xác định khối lượng vật tư như sau:

Stt Ngày nhập Chủng loại Đơn vị Khối

ĐẠI DIỆN BÊN A

Giám Đốc: Ông Đào Vinh Hiển

ĐẠI DIỆN BÊN B Giám Đốc: Ông Nguyễn Đình Lĩnh

Cùng với biên xác nhận khối lượng vật tư và biên bản xác nhận giá trịvật tư là hóa đơn giá trị gia tăng, một chứng từ không thể thiếu để làm căn cứlập phiếu nhập kho

Bảng biểu 3: Hóa đơn giá trị gia tăng

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B0523

Mẫu số: 01/GTKT3/001

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

( Liên 2: giao cho khách hàng ) Ngày 02 tháng 01 năm 2013

Ký hiệu: CA/11P Số: 0011465 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần nội thất Châu Á

Mã Số Thuế: 2500234881

Địa chỉ: Lô 43B – KCN Quang Minh – Xã Quang Minh – Huyện Mê Linh – Hà Nội Điện thoại: Fax:

Họ tên người mua hàng: Đào Duy Hanh

Đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư và phát triển Phú Hưng

Địa chỉ: 101 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST:0101991364

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành Tiền

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn bốn triệu chín trăm tám mươi nghìn đồng chẵn./.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Bảng biểu 4: Phiếu Nhập Kho

Đơn vị: Công ty TNHH ĐT và PT Phú Hưng Mẫu số S11-DN

Địa chỉ: P310-nhà C12-Kim Liên-Đống Đa- HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 02 tháng 01 năm 2013 Nợ: 152; 133

Có : 331 Đvt: đồng

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm ba mươi mốt triệu tám trăm nghìn đồng./.

Số chứng từ gốc kèm theo: 01 liên hóa đơn GTGT.

Ngày 02 tháng 01 năm 2013 Người lập phiếu

(ký, họ tên)

Người giao hàng (Ký, họ tên)

Thủ kho ( Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên)

2.1.2 Thủ tục xuất kho

Khi phòng kỹ thuật mua vật liệu có thể chuyển thẳng đến các đội sảnxuất thì phiếu xuất kho được lập cùng với phiếu nhập kho Phòng kỹ thuậtcăn cứ vào phiếu lĩnh vật tư để lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lậpthành 3 liên :

- Liên 1 : Lưu tại phòng kỹ thuật

- Liên 2 : Lưu tại phòng kế toán

- Liên 3 : Do đội nhận vật tư giữ

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B0525

Bảng biểu 5: Phiếu đề nghị xuất vật tư

Đơn vị: Công ty TNHH ĐT và PT Phú Hưng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Địa chỉ: P310-nhà C12-Kim Liên-Đống Đa- HN Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Kính gửi: Giám đốc Công ty

Đội trưởng thi công công trình đề nghị ban giám đốc xem xét và duyệt cấp cho một sốvật tư sau:

Rất mong ban giám đốc quan tâm giải quyết!

Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu.

- Phải ghi rõ mục đích vật tư được đưa vào sử dụng để làm gì.

GIÁM ĐỐC ĐỘI TRƯỞNG THI CÔNG

( Ký, Họ Tên) ( Ký, Họ Tên )

Phương pháp tính giá xuất kho: Thực tế đích danh

Đối với phương pháp này, vật liệu được xuất kho thuộc lô hàng nào thì

lấy theo hóa đơn mua thực tế của lô hàng đó Phương pháp này giúp tính vật

liệu xuất dùng kịp thời, chính xác

Bảng biểu 6: Phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty TNHH ĐT và PT Phú Hưng

Địa chỉ: P310-nhà C12-Kim Liên-Đống Đa-HN

Mẫu số S11-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 4 tháng 03 năm 2013 Quyển số : 02

Người nhận ( Ký, họ tên )

Thủ kho ( Ký, họ tên )

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B0527

2.1.3 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phảiphản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng nhóm,từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị Bằngviệc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, Công ty TNHH Đầu tư và phát triểnPhú Hưng đang cố gắng làm tốt điều này Hạch toán chi tiết vật liệu là việchạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặtchẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về sốlượng, chất lượng, chủng loại và giá trị

Kế toán chi tiết ở Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một

số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy tính.Nội dung, tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành như sau :Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau :

Sơ đồ 2.2: Trình tự luân chuyển chứng từ

Giải thích :

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tìnhhình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu từng kho Theo chỉ tiêu khốilượng mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sửdụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu

Cuối tháng thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất tiến hành lậpthẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn

Tại phòng kế toán: Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập xuất kho thì nhânviên kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ( do thủkho cung cấp cho kế toán ) để cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng mã, đốitượng liên quan và đúng nội dung kinh tế phát sinh theo từng kho của từngcông trình Từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán vào sổ(thẻ) chi tiết

SVTT: Nghiêm Hương Lan Lớp: KT12B05