khảo sát sau khi triển khai hệ thống phần mềm erp-iscala tại công ty cổ phần nước giải khát chương dương

 Giới thiệu về công ty nước giải khát Chương Dương  Giới thiệu hệ thống ERP  Giới thiệu về hệ thống Iscala  Giới thiệu nghiệp vụ trước khi triển khai hệ thống Iscala  Giới thiệu

GVHD: TS Phạm Trần Vũ Thực hiện: Nhóm 12

Lớp: MIS 2012

 Giới thiệu về công ty nước giải khát Chương Dương

 Giới thiệu hệ thống ERP

 Giới thiệu về hệ thống Iscala

 Giới thiệu nghiệp vụ trước khi triển khai hệ thống Iscala

 Giới thiệu nghiệp vụ sau khi đã triển khai hệ thống Iscala

 Đánh giá hệ thống sau khi triển khai

 Demo

1 Lý do chọn đề tài

 Việt Nam ngày càng phát triển và hội nhập

 Cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước

và ngoài nước ngày càng quyết liệt

 Vấn đề quản lý tổng thể nguồn tài nguyên

doanh nghiệp là mối quan tâm hàng đầu

 Triển khai hệ thống ERP không dễ dàng và rất

dễ thất bại

Page 3

2 Giới thiệu công ty Chương Dương

 Tên đầy đủ: Công ty cổ phần nước giải khát

Chương Dương ( Từ năm 2004)

Tên tiếng Anh: Chuong Duong Beverages Joint

 Sơ đồ tổ chức

Page 5

2 Giới thiệu công ty Chương Dương

Page 6

KẾ TOÁN: ACCESS

KHO : EXCEL

KHÁC: EXCEL

CÁC PHẦN MỀM ĐƯỢC SỬ DỤNG TRƯỚC ĐÂY

HÓA ĐƠN: FOXPRO BÁN HÀNG: EXCEL

2 Giới thiệu công ty Chương Dương

Page 8

2 Giới thiệu công ty Chương Dương

BÁN HÀNG

1 • Giao nhận hàng tại công ty, khách hàng có sẵn vỏ rỗng

2 • Giao nhận hàng tại công ty, khách hàng không có sẵn vỏ rỗng

3 • Thanh toán và giao hàng đổ điểm

4 • Trả hàng

BÁN HÀNG

2 Giới thiệu về ERP

ERP là gì ?

Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp = Enterprise

Resource Planning – ERP

ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi

hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách

tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt

2 Giới thiệu về ERP

Một vài lợi ích của hệ thống ERP mang lại:

Tích hợp thông tin tài chính

Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

Tiêu chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

Giảm hàng hóa tồn kho

Tiêu chuẩn hóa thông tin nhân sự

3 Giới thiệu về iScala

Là sản phẩm của tập đoàn Epicor của Mỹ mà 3S Software (gọi tắc là “3S”) - một đối tác chiến lược ở Việt Nam từ năm 2004 cung cấp, phân phối và triển khai

 Phân bổ trên 70 quốc gia

 Khách hàng: khoảng 7500

 Tập trung ở ba nhóm ngành chính: Dược phẩm

- Khách sạn - thực phẩm

3 Giới thiệu về Iscala- Epicor

Sơ lược về Epicor:

 Epicor là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp doanh nghiệp toàn diện cho các công ty tầm

trung cũng như những chi nhánh thuộc các tập đoàn lớn Với bề dày lịch sự hơn 25 năm hoạt động và đổi mới, Epicor cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện với tính năng tương đương các sản phẩm của các nhà cung

cấp cấp một, nhưng chi phí hợp lý hơn

3 Giới thiệu về Iscala- sơ lược về 3S

 Sơ lược về 3S:

 Được thành lập vào năm 2004

 Mục tiêu : đáp ứng phù hợp nhất nhu cầu của khách hàng Đáp ứng không chỉ đơn thuần là phần mềm hay chương trình mà là cả một giải pháp tổng thể phù hợp với quy mô của công

ty, với chất lượng của sản phẩm, với giá cả

phù hợp và đặc biệt là dịch vụ sau triển khai

3 Giới thiệu về Iscala- sơ lược về 3S

 Sơ lược về 3S(tiếp):

 Thành viên chủ chốt có bề dày kinh nghiệm chuyên

môn trên 15 năm trong phát triển, quản lý dự án phần mềm và tư vấn các giải pháp CNTT, 3S là đối tác linh hoạt sẳn sàng cung cấp cho khách hàng các giải pháp phần mềm tích hợp phục vụ công tác quản lý hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức

 Là nhà cung cấp nghiệp vụ đầy kinh nghiệm về nghiệp

vụ, triển khai, quản trị dự án được chứng nhận của

chính hãng EPICOR, cũng như kết quả của khách hàng

3 Giới thiệu về iScala

Giới thiệu chung(tt):

Là một giải pháp ERP với phân hệ chính là hệ thống

sổ tích hợp ghi nhận giao dịch tài chính

Cung cấp cho các doanh nghiệp những quy trình

giúp theo dõi, kiểm soát, đối chiếu số liệu với tốc độ kết chuyển nhanh chóng bút toán vào sổ cái tổng

hợp

3 Giới thiệu về iScala

Giới thiệu chung:

 Cho phép các doanh nghiệp triển khai một số phân hệ cần thiết để thỏa mãn yêu cầu trước mắt,

VD: làm phân hệ tài chính trước, sau đó bổ sung thêm sản xuất

 giúp doanh nghiệp mở rộng những yêu cầu phát sinh phù hợp với kế hoạch phát triển

 Cung cấp thông tin đáng tin cậy và kịp thời

 Cấu trúc sản phẩm linh hoạt có khả năng tích hợp với việc tính giá thành và sản xuất  giúp doanh nghiệp nâng cao đáng kể lợi thế cạnh tranh

3 Giới thiệu về iScala- phân hệ

iScala bao gồm một số phân hệ chính sau đây:

3 Giới thiệu về Iscala- phân hệ

3 Giới thiệu về iScala-Lợi ích

iScala cung cấp một số lợi ích sau đây :

Đa chiều phân tích – Đa người dùng- Các chức năng theo đơn thể

Giao diện đồ họa theo Windows

Tương thích với Hệ thống Kế toán Việt Nam

Tương thích với các quy định về Thuế GTGT

3 Giới thiệu về iScala-Lợi ích

iScala cung cấp một số lợi ích sau đây :

 Công cụ phân tích và kết xuất báo cáo linh động

 Ngôn ngữ tiếng Việt với font Unicode

 Dễ học và dễ dùng

 Bảo mật / an ninh

 Hỗ trợ cả quốc gia lẫn khu vực

3 Giới thiệu về Iscala

 Vào cuối mỗi bước, cả bên triển khai và khách hàng xác

nhận và duyệt bằng cách ký vào tài liệu bàn giao để thực

hiện các bước kế tiếp

5 Chạy thử 6.Bàn giao

4 Nghiêp vụ trước khi triển khai

1 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng có sẵn vỏ rỗng:

 Khi khách hàng đặt hàng => Nhân viên bán hàng lập hợp đồng và trình trưởng phòng duyệt

 Hợp đồng đã ký được chuyển sang cho nhân viên hành chính bán hàng kiểm tra và trình trưởng phòng hành chính bán hàng duyệt

 Nhân viên hành chính bán hàng sẽ chuyển hợp đồng này cho

phòng kế toán, kho thành phẩm và kho rỗng

 Khách hàng chở vỏ rỗng đến kho rỗng Nhân viên kho rỗng kiểm tra số lượng vỏ rỗng với số lượng thành phẩm mà khách hàng đặt mua và tiến hành giao hàng

4 Nghiêp vụ trước khi triển khai

1 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng có sẵn vỏ

rỗng(tiếp):

Thu tien cuoc vo rong

Khach hang

Nhan vien hanh chinh ban hang

Nhan vien kho rong

Nhan vien kho thanh pham

Thu tien hang

Truong phong hanh chinh ban hang

Lap hoa don

4 Nghiêp vụ trước khi triển khai

2 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng không có sẵn vỏ rỗng :

 Khi khách hàng đặt hàng => Nhân viên bán hàng lập hợp đồng và trình trưởng phòng duyệt

 Hợp đồng đã ký được chuyển sang cho nhân viên hành chính bán hàng kiểm tra

 Kế toán chuyển hóa đơn cho kho rỗng

 Khách hàng chở vỏ rỗng đến kho rỗng Nhân viên kho rỗng kiểm tra số lượng

vỏ rỗng với số lượng thành phẩm mà khách hàng đặt mua và tiến hành giao

hàng

4 Nghiêp vụ trước khi triển khai

2 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng không có sẵn vỏ rỗng (tiếp):

Thu tien cuoc vo rong

Khach hang

Nhan vien hanh chinh ban hang

Nhan vien kho rong

Nhan vien kho thanh pham

Thu tien hang

Truong phong hanh chinh ban hang

Lap hoa don

4 Nghiêp vụ trước khi triển khai

3 Trường hợp thanh toán và giao hàng đổ điểm :

 Khi khách hàng đặt hàng => Nhân viên bán hàng lập hợp đồng và trình trưởng phòng duyệt

 Hợp đồng đã ký được chuyển sang cho nhân viên hành chính bán hàng kiểm tra

 Nhân viên hành chính bán hàng bố trí nhân viên giao nhận hàng và chuyển tất

cả các chứng từ cho nhân viên này

 Nhân viên giao hàng đến kho thành phẩm nhận hàng, giao hàng cho khách hàng

và trả vỏ rống về kho rỗng

4 Nghiêp vụ trước khi triển khai

3 Trường hợp thanh toán và giao hàng đổ điểm (tiếp):

4 Nghiêp vụ trước khi triển khai

4 Qui trình trả hàng:

 Khách hàng trả hàng thì nhân viên bán hàng tìm nguyên nhân rồi trình Tổng giám đốc

 Khách hàng xuất hóa đơn

 Nhân viên bán hàng lấy hóa đơn lập phiếu nhập kho

 Thủ kho tiến hành nhập kho Bộ phận kế toán ghi nhận bút toán điều chỉnh công nợ, doanh thu, thuế VAT

4 Nghiêp vụ trước khi triển khai

4 Qui trình trả hàng (tiếp)

Khách

hàng

Bán hàng

DV bán hàng

Kho thành phẩm

Kho rỗng Kế toán

Bắt đầu

Lập đơn hàng

Ý kiến

KH

K Tra

Trình duyệt

Điều chỉnh

Hủy đ hàng

K Tra SL

vỏ rỗng

Lập phiếu thu

Nhập chai rỗng

Thế chấp

vỏ

Nhập chai rỗng Lập phiếu cược Trình duyệt

Thu tiền cược

5 Nghiêp vụ sau khi triển khai

1 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng có sẵn vỏ rỗng:

Xuất hàng theo lô Chuẩn bị hàng thực tế

1 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng có sẵn vỏ rỗng (tiếp)

5 Nghiêp vụ sau khi triển khai

Kết thúc

Khách

hàng

Bán hàng

DV bán hàng

Kho thành phẩm

Kho rỗng Kế toán

Bắt đầu

Lập đơn hàng

Ý kiến

KH

K Tra

Trình duyệt

Điều chỉnh

Hủy đ hàng

Lập phiếu thu

OK

NG

NG

OK

5 Nghiêp vụ sau khi triển khai

2 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng không có sẵn vỏ rỗng

Đơn hàng thỏa điều kiện

Xuất hàng theo lô Chuẩn bị hàng thực tế

Kho rỗng Kế toán

Lập hóa đơn

TP xác nhận

Nhập chai rông Lập phiếu cược

2 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng không có sẵn vỏ rỗng

5 Nghiêp vụ sau khi triển khai

Khách

hàng

Bán hàng

DV bán hàng

Kho thành phẩm

Kho rỗng Kế toán

Bắt đầu

K Tra Thông tin

5 Nghiêp vụ sau khi triển khai

3 Trường hợp thanh toán và giao hàng đổ điểm

Lập đơn đặt hàng

Xuất hàng theo lô

Lọc hóa đơn cùng tuyến

Bố trí xe Giao hàng

Đối chiếu

và ký nhận

Kiễm tra số lượng

Nhập chai,két rỗng

Thu tiền hàng Thu tiền cược

Khách hàng Phòng bán

hàng

Tổng giám đốc

Duyệt trả hàng

Nhập thông tin trả hàng

OK

NG Nhập hàng

vào kho

Kết thúc

Nhập hóa đơn trả hàng

Ghi bút toán điều chỉnh

Kết thúc

6 Đánh giá hệ thống và đề xuất

2 yếu tố chính tác động đến hệ thống:

a.Tích cực

- Đã quen dần với hệ thống ERP mới

và nhiều kiến thức mới do ERP mang

- Phụ thuộc nhiều vào đơn vị triển khai

- Nhân viên lớn tuổi đảm nhiệm

a Đáp ứng

- Giúp gắn kết giữa các phòng ban

- Thúc đẩy tinh thần làm việc

- Giảm tải khối lượng công việc nhập liệu và ra báo cáo

-Giúp cho ban quan trị có thông tin kịp thời mà không cần phải chờ đợi

-b Chưa đáp ứng

- Còn một số vấn đề tồn đọng trong phân hệ giá thành, chưa xử lý được,

7 Kết luận

Đề tài đã thực hiện được:

Cung cấp những kiến thức cơ bản về hệ thống ERP

Giới thiệu về một hệ thống ERP phổ biến- Iscala

Giới thiệu quy trình triển khai của công ty 3S

Chia sẻ khó khăn gặp phải trong quá trình triển

khai, những thông tin ứng dụng thực tế, những

đóng góp có ích của việc ứng dụng ERP trong

doanh nghiệp

8 Demo

Demo ứng dụng Iscala cho 2 quy trình: