Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Biểu thị hiệu lực quản lý và nội dung vấn đề mà văn bản cần đề cập đến; trách nhiệm của cơ quan nhận văn bản đối với vấn đề mà văn bảnđề cập đ
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Để Doanh nghiệp không chậm chân trong việchội nhập với nền kinh tế thị trường cũng như cácđơn vị hành chính sự nghiệp không lâm vào tìnhtrạng trì trệ và lạc hậu đòi hỏi các cơ quan cần cómột mô hình quản lý chặt chẽ bằng văn bản, vănbản có vai trò rất quan trọng trong lĩnh vực vănphòng nó bao gồm thông tin chính trị, kinh tế, xã hội,pháp lý và quản lý Mọi cơ quan đều sử dụng vănbản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiệnvà truyền đạt các quyết định thực hiện tốt côngtác văn thư lưu trữ
Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộquản lý và nội dung quan trọng trong hoạt động của
cơ quan Như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước của cơquan, tổ chức
Công tác lưu trữ là lỉnh vực hoạt động quản lýNhà nước bao gồm tất cả những vấn đề liên quanđến lý luận thực tiễn và pháp chế của việc thựchiện các khâu nghiệp vụ nhằm thu nhập, bảo quảnvà sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật,hiện nay máy vi tính đã trở thành công cụ cần thiếtcho hầu hết các lĩnh vực Đối với công tác văn thưlưu trữ máy tính giúp chúng ta thu thập, xử lý thôngtin một cách nhanh chóng, chính xác, bảo quản và sửdụng tài liệu có hiệu quả Vì vậy việc tin học hóatrong công tác văn phòng là rất cần thiết Tin họchóa làm tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quảcông việc và là công cụ quản lý hiệu quả cho các
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 1
Trang 2hệ thống quản lý thông tin Nhận biết được tầmquan trọng này em đã chọn đề tài “Ứng dụng tinhọc trong công tác văn thư lưu trữ” để nghiên cứutrong thời gian thực tập ở Công ty CP Đầu tư pháttriển Du lịch biển Tiên Sa.
Nghiên cứu đề tài “Ứng dụng tin học trong côngtác văn thư lưu trữ” với mục đích xây dựng chươngtrình bằng ngôn ngữ Access giúp người sử dụng cóthể cập nhật, thống kê, tìm kiếm, lưu trữ, công văn
đi đến một cách nhanh chóng và chính xác nhằmtiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc Bêncạnh đó em có điều kiện tác nghiệp những kiếnthức đã được học ở trường, đặc biệt là nghiệpvụ văn thư lưu trữ vào thực tế và từ thực tế đócho em rút ra được những kinh nghiệm về chuyênmôn nghiệp vụ của một nhân viên văn phòng
Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi của mộtđơn vị Công ty CP Đầu tư phát triển Du lịch biển Tiên
Sa với phương pháp học hỏi kinh nghiệm thực tế,tổng hợp các kiến thức đã được học để hoànthành đề tài thực tập
Thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian cuốicùng trong quỹ thời gian đào tạo của khóa học.Khoảng thời gian đó đã giúp em tập làm quen vớithực tế, biến lý thuyết thành thực hành Đây là cơsở giúp em rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp sau này
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của em gồmnhững phần chính sau đây:
Phần I Cơ sở lý luận chuyên đề
Trang 3Phần II: Thực trạng hoạt động công tác văn thưlưu trữ tại Công ty CP Đầu tư phát triển Du lịch biểnTiên Sa.
Em xin chân thành cảm ơn Cô Dương Thìn cùng các
cô chú trong văn phòng Công ty CP Đầu tư phát triển
Du lịch biển Tiên Sa đã giúp đỡ em trong thời gianthực tập
Đà Nẵng, ngày tháng năm 2010
Sinh viên thực hiện
Đào Thị
Thủy-Lớp 08 TCV
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 3
Trang 4Công tác văn thư bao gồm những nội dung dướiđây:
1 Xây dựng và ban hành văn bản.
a Quy trình soạn thảo van bản.
- Xác định tên loại văn bản: Để xác định mụcđích ban hành văn bản, chúng ta phải chọn được loạivăn bản phù hợp với mục đích giải quyết côngviệc.Mỗi văn bản có một tên riêng , một tác dụngvà kèm theo là một mẫu cụ thể của văn bản đó Vìvậy xác định được tên loại của văn bản cũng cónghĩa là xác định được khung và kết cấu của vănbản thích hợp với mục đích ban hành văn bản giúp
Trang 5cho việc giải quyết công việc đạt hiệu quả cao vàđúng mục đích.
- Thu thập thông tin: Mỗi văn bản đều phải có sốliệu, chứng từ, sự việc, căn cứ pháp lý Đó lànhững thông tin cần thiết cho việc soạn thảo vănbản Các thông tin đó phải được thu thập một cáchđầy đủ, khách quan, chính xác
Có 3 loại thông tin cần thu thập:
+ Thông tin nguyên tắc: Là những quy định cótính pháp lý trong các văn bản pháp quy về một vấnđề cụ thể nào đó
+ Thông tin tiến độ: Thu thập từ những hồ sơcông việc của người theo giỏi trực tiếp để tiếp tụctiến trình công việc đang thực hiện và xác định nộidung tiếp theo của văn bản phải soạn thảo Loạithông tin này đảm bảo cho nội dung văn bản khôngtrùng lặp với các văn bản đã ban hành trước hay đảolộn quá trình giải quyết công việc hiện tại
+ Thông tin thực tế: Là những hoàn cảnh, yếutố, sự việc chủ quan hay khách quan sẽ tác độngvào vấn đề hay công việc có liên quan đến văn bảnkhi được ban hành Những thông tin này sẽ tác độngvào công việc hay vấn đề mà văn bản được soạnthảo ra
- Hình thành đề cương chi tiết: Việc viết đềcương chi tiết trước khi soạn thảo văn bản sẽ tạođể người viết sắp xếp ý tứ, nội dung để văn bảnđược soạn thảo ra đúng mục đích ban hành văn bản,để truyền đạt nội dung, đảo bảo cơ sở pháp lý chocác vấn đề trong nội dung của văn bản
* Quá trình soạn thảo văn bản:
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 5
Trang 6- Soạn thảo văn bản.
- Duyệt lại hình thức và nội dung của văn bản
- Đánh máy và sao in văn bản
Thể thức văn bản hành chính được quy định tạiThông tư Liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCV ngày 06/5/2005của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việchướng dẫn thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn
Mẫu chữ và thể thức văn bản:
1 Quốc hiệu: Quốc hiệu thể hiện tên nước,
chế độ chính trị và mục tiêu cách mạng của đấtnước
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
Là tác giả của văn bản, là cơ quan ban hành văn bản
3 Số, ký hiệu của văn bản: Là tác giả của
văn bản phục vụ cho ban hành, đăng ký và tra tìm vănbản
+ Số văn bản là số thứ tự của mỗi văn bảnđược ban hàng và đăng ký trong một cơ quan trongnăm;
+ Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt của tên loạivăn bản và chữ viết của tên đơn vị tổ chức hoặc cơquan ban hành văn bản
4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Biểu thị cơ quan làm ra văn bản đóng ở đâu,
văn bản được ban hành ngày nào
Trang 7+ Địa danh là nơi cơ quan làm ra văn bản.
+ Ngày tháng là ngày phát hành văn bản
5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Biểu thị hiệu lực quản lý và nội dung vấn
đề mà văn bản cần đề cập đến; trách nhiệm của
cơ quan nhận văn bản đối với vấn đề mà văn bảnđề cập đến
+ Tên loại và tên gọi của mỗi văn bản
+ Trích yếu là một câu ngắn gọn phản ánhchính xác nội dung của văn bản
6 Nội dung văn bản:
Là phần dùng để trình bày các vấn đề đượcđề cập đến trong văn bản
7 Chữ ký:
Là thành phần biểu thị hiệu lực pháp lý củavăn bản và người chịu trách nhiệm về nội dung vănbản
8 Dấu của cơ quan, tổ chức:
Là thành phẩn bảo đảm tính hợp pháp của vănbản
9 Nơi nhận:
Là thành phần ghi rỏ cơ quan hoặc cá nhân nhậnvăn bản và có trách nhiệm thi hành hoặc giải quyếtvăn bản
10 Địa chỉ liên lạc của cơ quan tổ chức:
Là các thông tin về địa chỉ, điện thoại, số fax,email và website của cơ quan
* Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản.
Theo thông tư Liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCPngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chánhphủ
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 7
Trang 8(Trên một trang A4: 210mm x 297 mm).
* Ghi chú: - Đối với văn bản có tên loại khi không
xuất hiện mục (5b).
- Đối với văn bản không có tên loại thì không xuất hiện mục (5a).
Trang 9Tên loại và trích yếu nội dung văn bản (5a)
NỘI DUNG
Nơi nhận:
(9b)
* Tên người đánh số máy và số bản (nếu có)
Quyền hạn, chức vụ người ký (7)
Dấu
cơ quan (8)
Trang 10c Thẩm quyền ban hành văn bản.
* Đối với văn bản quy phạm pháp luật.
Căn cứ vào Hiến pháp và Luật ban hành các vănbản quy phạm pháp luật hiện hành, các cơ quan Nhànước được ban hành các hình thức văn bản quyphạm pháp luật dưới đây
- Quốc hội: Hiến pháp, luật và Nghị quyết(Điều 84, Điều 115 Hiến pháp 1992)
- Uỷ ban thường vụ quốc hội: Pháp lệnh và
nghị quyết (Điều 91, điều 93 Hiến pháp 1992)
- Chủ tịch nước: Lệnh, Quyết định (Điều 106
- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và
cơ quan thuộc Chính phủ: Quyết định, Chỉ thị, Thông
tư (Điều 116 Hiến pháp 1992)
- Hội đồng nhân dân các cấp: Quyết định,
Chỉ thị thi hành trong phạm vi địa phương (Điều 124Hiến pháp 1992)
- Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối
cao: Nghị quyết (Điều 17 luật bàn hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 23/11/1996)
- Viện trưởng viện kiểm soát nhân dân tối cao:Quyết định, Chỉ thị, Thông tư
* Đối với văn bản hành chính.
Tất cả các cơ quan đều có thẩm quyền banhành các văn bản như: Quyết định (các biệt), Chỉ thị(cá biệt), Thông cáo, Thông báo, Chương trình, Kế
Trang 11hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản, Tờtrình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứngnhận, Giấy uỷ nhiệm, Giấy mời, Giấy giới thiệu,Giấy nghỉ phép, Giấy biên nhậ hồ sơ, Phiếu gửi,Phiếu chuyển.
2 Tổ chức quản lý băn bản đi.
Tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành rađể quản lý, điều hành công việc theo chức năng,nhiệm vụm quyền hạn của mình được gửi đếncác đối tượng liên quan gọi là văn bản đi
Để quản lý tiến độ hoạt động của cơ quan,tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm thông tinchúng ta phải tổ chức quản lý văn bản đi một cáchchính xác kịp thời Nghiệp vụ quản lý văn bản điđược thực hiện theo trình tự sau:
a.Trình ký văn bản:
Công việc này được thực hiện sau khi văn bảnđã được đánh máy, sao chụp, in dấu cho văn thưhoặc chuyên viên các phòng ban thực hiện tuỳ thuộcvào thẩm quyền, chức năng của mỗi người
b Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản.
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiệntrước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượngliên quan Công việc này giao cho bộ phận văn thưthực hiện nhiệm vụ là rà soát lại lần cuối cácthể thức văn bản theo quy định hiện hành
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 11
Trang 12Cơ sở để kiểm tra thể thức văn bản dựa vàoThông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT - BNV -VPCP ngày06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính Phủvề việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật soạnthảo văn bản và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày8/4 của Văn phòng Chính phủ về công tác văn thư.
Trang 13* Ghi số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản.\
Mỗi văn bản được ghi một số và một ngàynhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01đến sốcuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm
Nếu ở cơ quan, đơn vị việc đăng ký và quản lývăn bản theo từng thể loại thì thực hiện việc đánhsố riêng theo từng thể loại văn bản Chẳng hạn, tờtrình bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật việc đánhsố được quy định như sau:
Số: /năm ban hành/tên loại văn bản - Tên cơ quanban hành
Cách ghi ngày tháng văn bản: Ghi số văn bản
từ số 01 đến 09, ngày 01 đến ngày 09 và tháng 01đến tháng 02 đều phải thêm số 0 trước các số,ngày và tháng đó để tránh nhầm lẫn có thể xảy ranhư ngày 01 thành ngày 11 tháng 02 thành tháng 12
c Đánh dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật nếu có.
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằmkhẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hànhchính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, cáctổ chức và công dân.\
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 13
Trang 14Tầm quan trọng, nguyên tắc đóng dấu và việcbanro quản sử dụng dấu được trình bày rõ ở phầnquản lý và sử dụng con dấu.
Trang 15d Đăng ký văn bản đi.
Trước khi chuyển giao văn bản đi bắt buộc phảithực hiện việc đăng ký văn bản Có thể đăng ký vănbản vào sổ hoặc đăng ký vào máy tính
Thông thường văn bản đi được đăng ký vào mộtsố thống nhất trường hợp những cơ quan lớn, sốlượng văn bản nhiều và do giá trị pháp lý của từngvăn bản thì có thể đăng ký riêng như sổ đăng ký văn
đi (mật), sổ đăng ký văn bản đi (thường), sổ đăng kývăn bản quy phạm pháp luật Vì vậy tuỳ theo sốlượng văn bản đi của cơ quan ít hay nhiều mà lập sổđăng ký cho phù hợp
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đi đều đượcđăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng,đúng và đầy đủ các cột mục theo quy định Khi đăngký không dùng bút chì, bút đỏ, không dập xoá hoặcviết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên choviệc nhầm lẫn, khó cho việc tra tìm
* Đăng ký vào sổ:
* Bìa sổ được trình bày như mẫu sau:
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 15
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
Năm
SỐ ĐĂNG KÝ VĂN
BẢN ĐI
Từ số: đến số
Từ ngày: đến
Trang 16* Nội dung bên tong của sổ đăng ký văn bản đi như sau:
văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Nơi nhận văn bản
Số lượn
g văn bản
Nơi giữ văn bản
Ghi chú
- Cột 5: Ghi số lượng văn bản được ban hành
- Cột 6: Ghi rỏ tên đơn vị hoặc cá nhân nhận vănbản
- Cột 7: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài cácyếu tố đã ghi ở cột 6
Đối với các văn bản mật thì phải đăng ký và bảoquản riêng Sổ đăng ký văn bản mật giống như sổđăng ký văn bản thường chỉ thêm cột “Mức độ mật”sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản”.Trường hợp cơ quan có số lượng ít văn bản thì cóthể đăng ký văn bản mật vào sổ chung với văn bảnthường nhưng phải ghi ở cột ghi chú dấu hiệu mậtđể tiện theo dõi, kiểm tra và bảo quản
* Đăng ký văn bản bằng máy vi tính.
Việc đăng ký quản lý văn bản bằng máy vi tínhhiện nay được thực hiện theo công văn số
Trang 17608/TLTN-TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhànước ban hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệThông tin trong công tác văn thư lưu trữ.
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 17
Trang 18C Chuyển giao văn bản đi.
Nguyên tắc khi chuyển giao văn bản đi
- Chuyển giao văn bản đúng với nơi nhận văn bản
- Những văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn”phải được chuyển trước;
- Những văn bản có nội dung quan trọng phảikèm phiếu để kiểm tra
* Chuyển giao văn bản đi theo các bước sau:
- Đối với văn bản mật phải làm 2 bì
+ Bì trong: Ghi rỏ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn bản, đóng dấu chỉ mức độ mật
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng
phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức độ mật dưới số
và ký hiệu văn bản
Bước 2: Gửi văn bản đi
Tên cơ quan:
Địa chỉ:
Số, ký hiệu văn bản
Kính gửi: - Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân
Dấu ký hiệu mức
độ tuyệt mật Dấu ký hiệu mức độ tối mật Dấu ký hiệu mức độ mật
C
Trang 19Đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi vàthực hiện việc chuyển văn bản đi.
Khi đăng chuyển văn bản đi cần lập sổ chuyểngiao văn bản
Sổ chuyển giao văn bản đi trong cơ quan:
Bìa sổ được trình bày giống như bìa sổ đăngký đi chỉ đổi tân từ “sổ đăng ký sổ văn bản đi ”thành ‘sổ chuyển giao văn bản đi trong cơ quan “
văn bản đi trong cơ quan như sau:
bì )
Nơi nhận văn bản hay bì
Ký nhâ
ûn
Ghi chú
Cách ghi các cột như sau:
- Cột 1 :Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản ;
- Cột 2 :Ghi sổ và ký hiệu văn bản có trên vănbản hoặc số lượng phong bì văn bản;
Chú ý: Đối với những văn bản có nội dung
quan trọng hoặc có dấu hiệu “mật”khi chuyển đinhất thiết phải kèm phiếu giử để tiện cho việckiểm tra ,theo dõi trong quá trình xử lý ,giải quyết
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 19
:.
TÁC GIẢ Số : (1) /PG
Trang 20(6):Thẩm quyền ký và đóng dấu;
(7):Ngày tháng năm nhận phiếu gửi
Gởi văn bản đi qua bưu điệnBìa sổ được trình bày giống như bìa sổ được chuyển giao văn bản đi trong cơ quan chỉ đổi tên từ “Sổ chuyển giao văn bản đi trong cơ quan” thành “Sổ chuyển giao văn bản đi trong bưu điện”
Nội dung bên trong sổ chuyển giao văn bản đi trong bưu điện:
Ngày
tháng
chuyển
Số và ký hiệu bằng văn bản
f Sắp đặt và quản lý văn bản lưu:
- Sắp xếp: Cần sắp xếp các văn bản lưu mộtcách khoa học, dễ tra tìm Văn bản nào có số nhỏ,ngày tháng trước thì sắp xếp lên trên văn bản nào cósố lớn, ngày tháng sau thì sắp xếp xuống dưới
Trang 21- Bảo quản: Nhân viên văn thư có trách nhiệm bảoquản các tập văn bản lưu đến khi nộp vào lưu trữ
cơ quan
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 21
Trang 223 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ cơ quanngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp haynhững tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hộinghị về hoặc qua con đường bưu điện
a Nguyên tắc chung khi tiếp nhận văn bản đến:
- Tất cả các văn bản đến đều phải đăng ký vào sổquản lý thống nhất ở văn thư
- Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư chuyểncho thủ trưởng Phòng tổ chức Hành chính hoặc thủtrưởng cơ quan sàng lọc thông tin
- Văn thư phải xử lý văn bản nhanh chóng, chínhxác và bí mật
b Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi.
* Tiếp nhận văn bản đến:
- Kiểm tra: Khi nhận văn bản đến người trực tiếpnhận văn bản kiểm tra xem có đúng văn bản gửi cho cơquan mình không, phong bì có còn nguyên vẹn không
- Phân loại sơ bộ: Sau khi nhận văn bản văn thưcần phân ra xem loại nào phải đăng ký, loại nàokhông phải đăng ký
+ Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấytờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, tên đơn vị tổ chứctrong cơ quan) gửi cho Thủ trưởng cơ quan hoặcnhững người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghichức danh hoặc ghi đích danh của họ)
+ Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từriêng, sách báo, tạp chí, bản tin
Trang 23- Bóc bì văn bản:
+ Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ
“khẩn” phải được bọc ngay sau khi nhận Khi bóc bìthì xóc văn bản về phía cơ quan ban hành, cắt vănbản ở phía đầu tem
+ Văn bản thường: Sau khi phân loại văn bản,tiền hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay khônglàm rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đãđược ghi ở ngoài phong bì, ký hiệu đã được ghi trêntừng văn bản
+ Văn bản mật: Sau khi bóc bì ngoài thấy dấuhiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan phân côngbóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bìnhư đối với văn bản thường Nếu cơ quan không phâncông nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật thì chỉbóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên, không được bóc, vàphải chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bìđăng ký văn bản mật
+ Đăng ký văn bản đến:
- Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ghi ngày đến
* Mẫu dấu đến:
* Dấu đến gồm các phần như sau:
+ Số đến: Là số thứ tự đăng ký của các vănbản đến cơ quan (văn bản mà cơ quan nhận được)
Trang 24trong 01 năm hoặc 01 nhiệm kỳ, số đến được ghiliên tục từ 01 cho văn bản nào đến cơ quan sớm nhấtvà đến số cuối cùng cho văn bản nào đến cơ quanmuộn nhất trong 01 năm hoặc 01 nhiệm kỳ.
+ Ngày đến: Là ngày cơ quan nhận được vănbản và đăng ký
+ Chuyển: Thủ trưởng hoặc người được giaophụ trách công tác văn thư của cơ quan ghi ý kiếnphân phối văn bản đến đơn vị (hoặc cá nhân) cótrách nhiệm giải quyết
+ Lưu hồ sơ số: Văn bản được lưu tại hồ sơmáy
Cách đóng dấu đến: Đóng dấu đến cần
đóng rõ ràng, thống nhất vào khoảng giấy phía trêngóc trái, phần lề văn bản, dưới phần số và ký hiệu(với những văn bản có tên loại) hoặc đóng ở khoảnggiấy trắng giữa tác giả văn bản và Quốc hiệu phíatrên
* Đăng ký văn bản đến: Tuỳ theo số lượng vănbản đến của cơ quan nhiều hay ít mà lập các sổđăng ký cho phù hợp Nếu cơ quan có số lượng vănbản đến nhiều thì lập các sổ đăng ký văn bản đếnnhư sau:
- Sổ đăng ký các văn bản quy phạm pháp luật
- Sổ đăng ký văn bản “mật”
- Sổ đăng ký văn bản thường của các cơ quan gửiđến
- Sổ đăng ký đơn thư
Trang 25Nếu cơ quan có số lượng văn bản đến ít thì chỉcần lập các sổ văn bản đến như sau:
- Sổ đăng ký văn bản mật
- Sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửiđến cơ quan
Sau đây là mẫu đăng ký văn bản đến do Cục lưutrữ nhà nước quy định
Bìa sổ được trình bày giống như sổ đăng kývăn bản đi chỉ đổi tên thành: “Sổ đăng ký văn bảnđến”
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 25
Trang 26* Nội dung bên trong sổ gồm có các cột mục sau:
Sô ú ký hiê ûu vă n bả n
Nga ìy thá ng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Lư u hô ö sơ sô ú
Nơi nhâ ûn hoă ûc ng ười nhâ ûn
Ngày chuyê øn giao
Người nhận ký
Cách ghi các cột trong sổ:
- Cột 1: Ghi ngày nhận văn bản và đăng ký
- Cột 2: Ghi số thứ tự văn bản đến
- Cột 3: Ghi tác giả của văn bản, không phải ghi tên cơquan chủ quản
- Cột 4: Ghi theo số và ký hiệu đã ghi trên vănbản
- Cột 5: Ghi theo ngày, tháng, năm đã ghi trên vănbản
- Cột 6: Ghi tên hoặc trích yếu nội dung đã ghitrên văn bản
- Cột 7: Ghi hồ sơ lưu theo danh mục hồ sơ của
cơ quan đơn vị
- Cột 8: Ghi tên đơn vị (cá nhân) nhận văn bảntheo ý kiến phân phối của người phụ trách công tácvăn thư của cơ quan
- Cột 9: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản
- Cột 10: Người trực tiếp nhận văn bản ký nhận,sau khi đã nhận văn bản
Trang 27- Cột 11: Ghi chép những điều cần thiết khác (vănbản không có số và ký hiệu, không có ngày, tháng,không có trích yếu, văn bản là bản sao ).
* Sổ đăng ký văn bản đến mật: Giống như sổđăng ký văn bản đến thường chỉ thêm cột mức độ
“mật” sau cột “tên loại và trích yếu nội dung vănbản” Bìa sổ giống như bìa sổ đăng ký văn bản đếnthường
* Sổ đăng ký đơn thư được trình bày theo mẫusau:
Bìa sổ giống như sổ đăng ký văn bản, chỉ đổi tênthành “Sổ đăng ký đơn, thư”
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 27
Trang 28* Phần đăng ký bên trong của sổ đăng ký đơn, thư gồm 8 cột:
Trích yếu nội dung của đơn thư
Đơn vị (người) nhận giải quyết
Nội dung giải quyết/
số ký hiệu công văn trả lời
Gh
i ch ú
Cách ghi các cột trong sổ đăng ký đơn thư:
- Cột 1: Ghi ngày nhận được đơn, thư và đăngký
- Cột 2: Ghi số thứ tự của các đơn, thư mà cơquan nhận được
- Cột 3: Ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ họ tên, địachỉ người gửi đơn thư
- Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm đã được ghitrên đơn thư
- Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung đã ghi trênđơn thư
- Cột 6: Ghi tên, đơn vị (cá nhân) nhận đơn, thưđể giải quyết
- Cột 7: Ghi tóm tắt nội dung của văn bản giảiquyết đơn, đó (nếu có trích yếu thì ghi trích yếu) vàsố, ký hiệu văn bản trả lời
- Cột 8: Ghi những điều cần thiết khác, ví dụ:đơn, thư lần thứ mấy
c Phân phối và chuyển giao văn bản đến:
* Trình xin ý kiến phân phối:
Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản nhânviên văn thư đăng ký một phần vào sổ rồi trình lên chothủ trưởng để xin ý kiến phân phối văn bản
* Chuyển giao văn bản đến:
Trang 29- Tất cả các văn bản sau khi đã có ý kiến lãnhđạo phải chuyển ngay đến người có trách nhiệmgiải quyết.
- Văn bản “khẩn” phải chuyển ngay đến ngườinhận chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và
1 giờ ngoài giờ hành chính
- Khi chuyển giao cần phải có ký nhận và đăngký vào sổ chuyển giao văn bản theo mẫu sau:
Bìa sổ giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉđổi tên từ “Sổ đăng ký văn bản đi” thành “sổchuyển giao văn bản đến”
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 29
Trang 30* Nội dung đăng ký bên trong gồm các cột mục sau:
- Cột 1: Ghi ngày chuyển văn bản cho các cá nhân (đơnvị) nhận văn bản
- Cột 2: Ghi theo số đến đã được ghi trên dấu
- Cột 6: Ghi những điều cần thiết như bản sao
d Tổ chức giải quyết văn bản đến:
* Tổ chức giải quyết văn bản đến:
- Văn bản thường: Nội dung của công việc nêu trongvăn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vịnào thì cán bộ, đơn vị đó giải quyết
- Văn bản mật: Đơn vị, cán bộ có thẩm quyềngiải quyết văn bản mật không được mang về nhàriêng khi không có sự đồng ý của thủ trưởng Tuyệtđối giữ gìn bí mật của văn bản
* Tổ chức kiểm tra giải quyết văn bản đến:
- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Văn thư cơ quan theo dõi tiến độ giải quyết vănbản, thường xuyên báo cáo lên cho lãnh đạo
e Sao văn bản đến:
Các hình thức sao văn bản đến:
- Sao nguyên bản chính: Tức là sao lại nguyên vănbản chính của văn bản đó
Trang 31- Sao lục: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dungcủa văn bản được thực hiện từ bảo sao y bản chínhvà trình bày theo thể thức quy định.
- Trích sao: Là bản sao một phần nội dung củavăn bản và được trình bày theo thể thức quy định
SVTH: Đào Thị Thủy - Lớp : 80TCV
Trang 31
Trang 322 Bảo quản và sử dụng con dấu:
Dấu là thành phần đảm bảo tính hợp pháp vàtính chân thực của văn bản Mặc khác, dấu là thànhphần biểu hiện quyền lực của Nhà nước và của cơquan trong văn bản và dấu là thành phần giúp choviệc chống giả mạo văn bản
Trong một số trường hợp cụ thể như các bảnđề án, chương trình, kế hoạch, báo cáo trình ra hộinghị muốn thể hiện tính hợp pháp của văn bảnthì đóng dấu cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗtác giả của chúng ở tên cơ quan ban hành hoặc tênloại văn bản
Ở một số văn bản do yêu cầu giải quyết vănbản biểu thị văn bản chỉ phổ biến đến loại cơ quan,có những yếu tố bổ sung thêm như:
- Dấu chỉ mức độ mật:
+ Dấu “mật” đóng vào những văn bản biểu thịvăn bản chỉ phổ biến đến loại cơ quan, cá nhânđược biết
+ Dấu “tối mật” đóng vào những văn bản cómật độ cao hơn Thường chỉ thủ trưởng cơ quanđược biết
+ Dấu “tuyệt mật” đóng vào những văn bảngửi cho cá nhân nào thì cá nhân đó được biết
- Dấu chỉ mức độ khẩn
+ Dấu “khẩn” đóng vào văn bản biểu thị vănbản phải chuyển đến cơ quan hoặc cá nhân trongmột khoảng thời gian nhất định để giải quyết
+ Dấu “thượng khẩn” đóng vào văn bản biểuthị văn bản phải chuyển nhanh hơn văn bản mức độkhẩn
+ Dấu “hoả tốc” đóng vào văn bản biểu thị vănbản chuyển ngay lập tức Văn bản có dấu “hoả tốc”