Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cổ phần portserco

Nhận thức rõ được tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn của công tác hạch toán kếtoán trong tiêu thụ hàng hóa và qua thực tế thực tập tại công ty, em đã chọn đề tài “ Thực trạng kế toán tiê

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, trước xu hướng hòa nhập và phát triển của kinh tếthế giới, Việt Nam đã mở rộng quan hệ thương mại, hợp tác kinh tế với nhiều nướctrong khu vực và thế giới Việc này tạo cơ hội phát triển cho các công ty trong nềnkinh tế thị trường nhưng cũng đặt ra không ít khó khăn đối với công ty Để đứng vững

và phát triển trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay, doanh nghiệp phải nắm bắt

và đáp ứng được tâm lý, nhu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm có chất lượng cao,giá thành hợp lý

Công ty cổ phần Portserco là một đơn vị với nhiều chi nhánh, xí nghiệp trựcthuộc Tuy hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh vận tải đa phương thức,nhưng hoạt động kinh doanh vật tư, nhiên liệu, vật liệu xây dựng đã góp phần khôngnhỏ vào việc hoàn thành mục tiêu tối đa lợi nhuận của công ty Công ty Portsercocũng như các doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác xác định rõ nhiệm vụ chínhcủa mình là thực hiện tổ chức “thu mua và tiêu thụ hàng hóa”, đáp ứng tốt nhu cầungày càng cao của xã hội Để thực hiện tốt điều này thì việc hạch toán kế toán là công

cụ quan trọng và hữu ích nhất Hạch toán tiêu thụ hàng hoá sau mỗi kỳ kinh doanhcung cấp cho doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về kết quả hoạt động sản xuấtkinh doanh của mình, từ đó doanh nghiệp có những biện pháp điều chỉnh cơ cấu hànghoá, hình thức kinh doanh, phương thức quản lý phù hợp với điều kiện thực tế để cóhiệu quả hơn

Nhận thức rõ được tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn của công tác hạch toán kếtoán trong tiêu thụ hàng hóa và qua thực tế thực tập tại công ty, em đã chọn đề tài

“ Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cổ phần Portserco”

Đề tài được chia làm 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý tại công ty cổ phần

Portserco

Chương 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cổ

phần Portserco

Chương 3: Một số nhận xét, ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu

thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cổ phần Portserco

Dù bản thân đã cố gắng hết sức và được sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chịPhòng kế toán nhưng do lĩnh vực hoạt động của công ty khá nhiều và về phía bản thân

em còn thiếu kinh nghiệm thực tế lại còn hạn chế về mặt thời gian nên chuyên đề của

em chỉ đi theo hướng kinh doanh thương mại – lĩnh vực bán hàng và chuyên đề của

em sẽ không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo vàđóng góp ý kiến của các thầy cô và các anh chị phòng kế toán để chuyên đề của emđược hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các anh chị kế toán tại văn phòng Công

ty Cổ phần Portserco và sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên Th.s Đoàn Nguyễn Trang Phương trong thời gian thực tập vừa qua.

Chương 1: Đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của công ty cổ phần Portserco

1.1 Đặc điểm hoạt động của công ty cổ phần Portserco

1.1.1 Ngành nghề kinh doanh

Tiền thân của công ty là Xí nghiệp Dịch vụ Tổng hợp Cảng Đà Nẵng trựcthuộc Cảng Đà Nẵng (Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng) Công ty thựchiện mô hình sản xuất kinh doanh đa ngành nghề, lấy vận tải đa phương thức làmnhiệm vụ chính, bên cạnh đó công ty cũng mở rộng kinh doanh sang một số lĩnh vựcnhư:

- Sửa chữa cơ khí phương tiện cơ giới thủy bộ: ôtô các loại, tàu, Xalan các loại,sản xuất các loại ngoặm phục vụ cho nạo vét…

- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa

- Kinh doanh hàng miễn thuế

- Đại lý xăng dầu

- Kinh doanh vật tư, nhiên liệu, vật liệu xây dựng: Phân phối dầu nhờn côngnghiệp Castrol cho khu vực Miền trung và Tây nguyên Kinh doanh xăng, dầu và vật

tư cho các phương tiện vận tải Thủy và Bộ, trong công ty và khách hàng ngoài côngty

- Dịch vụ hàng hải: tập trung dịch vụ mô giới hàng hải và thủ tục xuất, nhậpkhẩu cho chủ hàng Dịch vụ hải quan và khai thác Container, các dịch vụ bờ cho thủythủ, thuyền viên, quản lý hàng lưu niệm cho tàu du lịch và của hàng miễn thuế

1.1.2.Quy mô về vốn

Khởi đầu công ty chỉ có số vốn điều lệ là 6.000.000.000 đồng Với mục đíchtăng vốn điều lệ lên thì công ty CP Portserco tiến hành phát hành cổ phiếu cho cổđông hiện hữu và người lao động trong công ty căn cứ Nghị quyết Đại hội đồng cổđông thường niên năm 2008 trong 2 đợt Kết thúc đợt 1( 630.000 cổ phần được chàobán) thì công ty chỉ chào bán được 600.000 cổ phần cho cổ đông hiện hữu Số cổ phầnphát hành cho người lao động trong Công ty không có người đăng ký mua.Vốn điều lệsau khi kết thúc đợt phát hành thứ nhất là 12.000.000.000 đồng Đợt 2 ( phát hành1.770.000 cổ phần) do khủng hoảng kinh tế toàn cầu, tình hình kinh doanh lâm vàokhó khăn nên công ty tạm dừng việc phát hành cổ phiếu cho cổ đông hiện hữu

Kể từ ngày 08/10/2009, công ty CP portserco chính thức trở thành công ty đạichúng theo công văn số 2141/UBCK-QLPH Công ty CP Portserco đăng kí niêm yết1.200.000 cổ phiếu ( mệnh giá 10.000 đồng/cổ phiếu), tương đương với 100% vốnđiều lệ thực góp của Portserco

1.2.Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kế toán của công ty CP Portserco

1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNGĐDÔNGĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC PHÓ

GIÁM ĐỐC

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH DOANH

CHI NHÁNH KINH DOANH THƯƠNG CHI NHÁNH CỬA HÀNG MIỄN THUẾ MẠI CHI NHÁNH KINH DOANH VẬN TẢICHI NHÁNH DỊCH VỤ HÀNG HẢI VÀ KHO BÃIVÀ DVKT

BAN KIỂM SOÁT

Công ty cổ phần Portserco là một công ty có nhiều chi nhánh, xí nghiệp kinhdoanh trên nhiều lĩnh vực nên việc phân công, phân nhiệm, phối hợp giữa các phòngban đòi hỏi phải rất chặt chẽ Với những đòi hỏi như vậy thì công ty đã xây dựng bộmáy quản lý với sơ đồ như trên

Đứng đầu công ty là Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất

của công ty Có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty, cụ thể như là thảoluận và thông qua các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, bổ sung và sửa đổi điều lệcủa công ty, chia, tách, hợp nhất, sát nhập hoặc chuyển đổi công ty… ĐHĐCĐ có

trách nhiệm bầu, miễn nhiệm thành viên Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát Sau Đại hội đồng cổ đông là Hội đồng quản trị - là cơ quan quản trị của công ty có toàn

quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công tykhông thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông Bổ nhiệm và bãi nhiệm các cán bộquản lý công ty theo đề nghị của Giám đốc điều hành

Để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của

Công ty thì công ty đã tiến hành lập Ban kiểm soát Ban kiểm soát chịu trách nhiệm

trước ĐHĐCĐ và Pháp luật về những công việc thực hiện theo quyền và nghĩa vụ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý,điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báocáo tài chính Thẩm định và trình báo thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báocáo tài chính hằng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lýcủa Hội đồng quản trị

-Ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của doanh nghiệp và

nằm dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị Ban giám đốc bao gồm: giám đốc, 2 phógiám đốc Giám đốc chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trướcĐại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và trước Pháp luật về việc thực hiện cácquyền và nhiệm vụ được giao Phó giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc điềuhành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Giám đốc là người đại diện theoPháp luật của Công ty

Chịu sự quản lý của Ban giám đốc là các phòng ban, mỗi phòng ban thì có mộtchức năng, nhiệm vụ riêng và có mối liên hệ với nhau

- Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác kinh

doanh của Công ty bao gồm công tác Maketing, chính sách bán hàng, chăm sóc kháchhàng, công tác quản lý, tổ chức và điều hành các hoạt động vận tải nhằm đạt đượchiệu quả kinh doanh cao nhất Phòng kinh doanh phối hợp với phòng kế toán trongviệc ghi nhận, phản ánh tình hình kinh doanh của công ty thông qua các hợp đồngkinh tế bán hàng và mua hàng

- Phòng kế toán : Tham mưu cho Giám đốc Công ty công tác Quản trị tài

chính và công tác thống kê - kế toán của công ty, đảm bảo việc bảo toàn và phát triểnvốn Lập kế hoạch tài chính định kỳ, kiểm soát chi phí SXKD, tính toán giá thành hợplý tăng khả năng cạnh tranh trong kinh doanh của công ty

- Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác

quản trị nguồn nhân lực, quản trị lao động - tiền lương và quản trị hành chính, các

công tác khác theo sự phân công hoặc uỷ quyền Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện

tất cả các hoạt động liên quan đến lĩnh vực tổ chức hành chính của toàn Công ty vàcủa các đơn vị trực thuộc trong các lĩnh vực liên quan

- Các Chi nhánh trực thuộc: bao gồm Chi nhánh Kinh doanh Vận tải và Dịch

vụ kỹ thuật, Chi nhánh Kinh doanh Thương mại và Chi nhánh Dịch vụ Hàng hải vàKho bãi

Các Chi nhánh là đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần Portserco; hạch toán phụ thuộc,chịu sự quản lý của Giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền Chi nhánh hoạtđộng theo cơ chế khoán chi phí trên cơ sở kế hoạch kinh doanh hàng năm được Giámđốc Công ty giao Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh bao gồm: Giám đốc Chi nhánh, PhóGiám đốc Chi nhánh và bộ máy giúp việc Ngoài ra, căn cứ vào tình hình thực tế,Giám đốc Công ty giao quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật và công nhân lao động trựctiếp

1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

1.2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

- Thủ quỹ: Tiếp nhận phiếu thu, phiếu chi từ kế toán thanh toán sau đó thu,

chi, quản lý tiền mặt tại công ty

- Kế toán tiền gửi ngân hàng chịu trách nhiệm về vấn đề liên quan đến tiền

gửi ngân hàng như theo dõi tình hình biến động tài khoản của công ty tại các Ngânhàng có liên kết, quản lý công tác thu tiền bán hàng để thanh toán các hợp đồng kinh

tế cũng như chuyển trả cho các đơn vị cung ứng nhiên, nguyên liệu, chi trả các khoảnchi phí phát sinh trong kỳ qua ngân hàng

- Kế toán thanh toán tiếp nhận và xử lý các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt liên

quan đến các khoản thu và chi phí được gởi đến văn phòng công ty

KẾ TOÁN TRƯỞNG KIÊM KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN CÔNG NỢ

- Kế toán công nợ : Theo dõi tình hình công nợ của công ty đối với nhà cung

cấp, khách hàng và các đơn vị trực thuộc Lập kế hoạch chi trả, thu hồi công nợ vàkiêm nhiệm luôn nhiệm vụ kê khai quyết toán thuế cho doanh nghiệp

Ngoài ra, tại các phân xưởng và các đơn vị trực thuộc được xây dựng kế toán

riêng Kế toán tại các đơn vị chịu trách nhiệm theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh

của xí nghiệp, chi nhánh với công ty, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trongcác xí nghiệp, chi nhánh đến cuối tháng quyết toán, lập báo cáo và gửi về tổng côngty

1.2.2.2 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán

Hình thức kế toán sử dụng: Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức

Chứng từ ghi sổ, được thực hiện trên phần mềm kế toán Misa được lập trình riêng chocông ty

Các loại sổ được áp dụng: Với hình thức Chứng từ ghi sổ, các loại sổ được áp dụng

tại công ty bao gồm:

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ

- Sổ cái

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Bảng kê chứng từ

Sơ đồ 3: Sơ đồ hoạch toán và trình tự ghi sổ thủ công

Hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từgốc đã kiểm tra nhập số liệu phát sinh vào phần mềm kế toán trong máy tính, và inchứng từ của mình ra và ký vào Sau đó, chuyển đến kế toán trưởng xem xét ký duyệt,sau đó chuyển đến bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để lưugiữ

Cuối kỳ, kế toán viên phụ trách từng phần hành tổng hợp số liệu sau đó in sổ chitiết để lưu giữ Đối với kể toán tổng hợp, tập hợp tất cả các chứng từ của các kế toánphần hành để kiểm tra, rà soát số liệu đã đủ và hợp lệ … sau khi hoàn tất thì đóngchứng từ thành quyển theo tháng để lưu trữ, in sổ cái các tài khoản Ngoài ra, kế toántổng hợp còn phải tổng hợp số liệu trong tháng, quý, năm để báo cáo

Trên cơ sở lý thuyết ghi sổ như vậy thì công ty đã áp dụng phầm mềm kế toánvới trình tự như sau:

Chính sách kế toán áp dụng tại công ty:

− Nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và phục vụ cho việc hạch toán,công ty vận dụng linh hoạt các tài khoản do BTC ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC, tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam Các chứng từ

kế toán được sử dụng tại công ty theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính Báo cáotài chính được lập phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán phù hợp

− Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thườngxuyên

− Phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân thời điểm

− Tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng

− Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

CHỨNG TỪ GỐC

NHẬP DỮ LIỆU VÀO PHẦN MỀM KẾ TOÁN – PHẦN MỀM XỬ

LÝ THEO QUY TRÌNH ĐÃ CÀI ĐẶT TRƯỚC

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC

− Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàngnăm.

− Đơn vị tiền tệ của công ty là VNĐ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PORTSERCO.

2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty

2.1.1. Đặc điểm sản phẩm và thị trường tiêu thụ.

Hàng hóa là sản phẩm được công ty mua về để phục vụ mục đích bán lại chokhách hàng, không phải để tiêu dùng Do đó, kinh doanh phải xuất phát từ nhu cầucủa thị trường và phải dựa vào đặc điểm của mặt hàng kinh doanh Mỗi loại hànghóa đều có một đặc điểm riêng và để kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi nhà kinh doanhphải nắm bắt được điều đó để có chiến lược kinh doanh thích hợp

Công ty Portserco kinh doanh thương mại về các mặt hàng vật tư, nhiên liệu,dầu Castrol cho các phương tiện vận tải Thủy và Bộ, trong công ty và khách hàngngoài công ty ở khu vực Miền trung và Tây nguyên Vì phục vụ tiêu dùng cho nênnhững chủng loại sản phẩm hàng hoá ít biến động Công ty luôn cố gắng tìm kiếmnhững phương hướng hoạt động sao cho luôn đáp ứng được nhu cầu của người tiêudùng và cung cấp cho người tiêu dùng những mặt hàng chất lượng nhất

Những mặt hàng này chủ yếu được nhập từ nguồn trong nước Mặt hàng nhiênliệu, dầu Castrol là mặt hàng dễ cháy, dễ bốc hơi nên việc lưu kho phải được tiếnhành cẩn thận, hạn chế việc lưu kho những mặt hàng này quá lâu, nếu lưu kho quálâu sẽ dẫn đến hao hụt, gây tổn thất cho công ty

2.1.2. Phương thức bán hàng tại công ty

Hiện nay, công ty có hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán hàng chưa thu tiền,bùtrừ công nợ và phương thức bán lẻ

Phương thức bán hàng chưa thu tiền, bù trừ công nợ: Do đặc thù hoạt động

chủ yếu của công ty là vận tải đa phương thức nên việc bán hàng sẽ có liên quan mậtthiết đến hoạt động vận tải này Công ty sẽ kí hợp đồng vận tải với một công ty Sau

đó để vận chuyển số hàng ( container )này thì công ty Portserco sẽ thuê một số đơn

vị vận tải khác vận chuyển số hàng đó Những đơn vị vận tải này sẽ được công tyPortserco ứng nhiên liệu để chạy xe Sau khi quá trình vận tải hoàn thành thì công ty

sẽ không thu tiền từ việc ứng dầu cho đơn vị vận tải này mà tiến hành bù trừ công

nợ, số tiền mà công ty Portserco còn thiếu thì sẽ được thanh toán bằng chuyển khoản

là chủ yếu

Phương thức bán lẻ: khách lẻ thường mua hàng không có hợp đồng kinh tế.

Tùy theo khách hàng có yêu cầu giao hóa đơn hay không mà doanh nghiệp lập haykhông lập hóa đơn theo đúng quy định Đối với hàng bán lẻ không lập hóa đơn, định

kỳ nhân viên bán hàng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa rồi gửi cho bộ phận kế toán

để làm căn cứ tính doanh thu, thuế GTGT và lập hóa đơn cho số hàng này (hóa đơnnày không giao cho khách hàng mà chỉ lưu tại đơn vị)

2.1.3. Phương thức thanh toán tại công ty

Do đặc thù của công ty là việc bán hàng có mối liên hệ mật thiết với lĩnh vựcchính của công ty là vận tải đa phương thức, việc buôn bán nhiên liệu, Castrol chủyếu là bù trừ qua công nợ nên ít phát sinh các khoản thanh toán bằng tiền mặt, tiềngửi ngân hàng hay séc…

Tuy vậy, nhưng ở công ty cũng tồn tại phương thức thanh toán bằng tiền mặtvới những khách hàng mua lẻ, mua số lượng ít, mua ngay tại cây xăng…

2.2. Kế toán doanh thu bán hàng

Việc ghi nhận doanh thu bán hàng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanhcủa doanh nghiệp trong kỳ trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và ảnh hưởngđến chỉ tiêu nguồn vốn chủ sở hữu trên bảng cân đối kế toán Theo nguyên tắc thậntrọng, doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khảnăng thu được lợi ích kinh tế Vì vậy, việc ghi nhận doanh thu bán hàng phải dựa trênnhững nguyên tắc nhất định

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả các điều kiệnsau:

1. Doanh nghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu sản phẩm,hàng hóa

2. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý như người sở hữu sản phẩm, hànghóa hoặc quyền kiểm soát SP, hàng hóa

3. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

4. Doanh thu đã thu hay sẽ thu được lợi ích kinh tế từ bán hàng

5. Xác định được chi phí liên quan đến việc bán hàng

2.3.1 Tài khoản và chứng từ, sổ sách sử dụng

Tài khoản sử dụng: Để theo dõi doanh thu bán hàng và dịch vụ phát sinh trong kỳ,

kế toán chủ yếu sử dụng tài khoản 51111 – Doanh thu bán hàng

Chứng từ sử dụng: Hóa đơn giá trị gia tăng…

Số sách sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản 51111, Sổ cái tài khoản 51111.

2.3.2 Trình tự kế toán

- Phương thức bán hàng chưa thu tiền và bù trừ công nợ

Sơ đồ về quy trình bán hàng tiêu thụ theo phương thức bán hàng chưa thu tiền vàbù trừ công nợ tại công ty

Hóa đơn GTGTĐơn đặt hàng

Lưu Liên 1

Đơn đặt hàng Kiểm tra

Đơn đặt hàng

Ký, duyệt Đơn đặt hàng đã ký, duyệt

Đến thời điểm vận chuyển hàng cho khách hàng, ở đơn vị vận tải sẽ đưa raphiếu xuất tạm do đơn vị vận tải đó lập cho chi nhánh kinh doanh thương mại để chinhánh kinh doanh thương mại tiến hành xuất nhiên liệu Định kì, phòng kinh doanh sẽlập phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT gồm 3 liên trình giám đốc ký, liên 1 lưu tạicuốn, liên 2 giao cho khách hàng., liên 3 sẽ được giao lên phòng kế toán để ghi nhậndoanh thu, công nợ,…

Chứng từ làm cơ sở ghi nhận doanh thu là Hóa đơn giá trị gia tăng do phòngkinh doanh lập Việc theo dõi doanh thu bán hàng sẽ được tiến hàng song song ở cảcông ty và phía dưới chi nhánh ( tại mỗi nơi sẽ sử dụng một phần mềm kế toán riêng

như vậy sẽ không có sự trùng lặp số liệu) Đầu tiên ở phía dưới chi nhánh, nhân viên

kế toán sẽ căn cứ vào Hóa đơn giá trị gia tăng tiến hành nhập liệu vào phần mềmthông qua hóa đơn bán hàng được quản lý trong phần mềm Sau khi nhập liệu xong,phần mềm sẽ tự động kết xuất dữ liệu qua sổ chi tiết tài khoản 511, chứng từ ghi sổcũng như sổ cái tài khoản 511 bằng các thao tác đã cài đặt sẵn trong phần mềm Vàđến cuối tháng thì nhân viến kế toán phía dưới chi nhánh sẽ tiến hành xuất dữ liệu, kếtchuyển doanh thu Ở tổng công ty, cũng tiến hành nhập liệu vào phần mềm kê toántương tự như vậy sau khi hóa đơn GTGT được chuyển từ dưới chi nhánh lên( Hóa đơnGTGT sẽ được chuyển lên tổng công ty mỗi ngày)

Cuối tháng, kế toán công nợ in sổ chi tiết TK 51111, sổ cái TK 51111 rồi đưacho kế toán trưởng và thủ trưởng ký

Kế toán doanh thu theo phương thức này tại công ty được thể hiện cụ thể quanghiệp vụ bán hàng ngày 17 tháng 06 năm 2013, Phòng kinh doanh sau khi tổng hợp

số nhiên liệu xuất kho dựa vào bảng kê nhiên liệu( do kế toán chi nhánh lập) để lậphóa đơn GTGT số 0003858 theo mẫu: 01 GTKT3/001 cho khách hàng mua dầuDiesel, số lượng 3.265L, đơn giá chưa thuế 19.272,73đ/L, thuế suất 10 Hóa đơnGTGT gồm 3 liên, liên 1 được lưu tại cuốn, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 sẽđược chuyển xuống dưới chi nhanh ghi sổ rồi cuối ngày chuyển lên phòng kế toán tạitổng công ty để tiến hành ghi sổ ở tổng công ty Căn cứ vào Hóa đơn giá trị gia tăng,

kế toán công nợ kiểm tra và nhập liệu các thông tin trên Hóa đơn giá trị gia tăng như

Số chứng từ, số seri, ngày chứng từ, địa chỉ khách hàng, nội dung bán hàng, hình thứcthanh toán, số lượng, đơn giá, tiền thuế,…vào phần mềm

HÓA ĐƠN Mẫu Số: 01GTKT3/001

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kí hiệu : PC/12P

Liên 3: Nội Bộ Số: 0003858

Ngày 17 tháng 06 năm 2013

Đơn vị bán hàng : CÔNG TY CỔ PHẦN PORTSERCO

Mã số thuế : 0 4 0 0 4 3 8 1 0 1

Địa chỉ : 59 Ba Đình – Quận Hải Châu – Thành Phố Đà Nẵng

Điện thoại : (0511) 3.886.305 * Fax: (0511) 3.863736

Số tài khoản : 06001010000763 Tại NH TMCP Hàng Hải Việt Nam – 15 Lê Duẩn – Đà Nẵng

010420359942017 Tại NH TMCP Kỹ Thương Việt Nam – CN Chợ Hàn – Đà Nẵng

Họ tên người mua:

Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI PST ĐÀ NẴNG

Mã số thuế : 0400662696

Địa chỉ: Số 40 – đường 30 tháng 2 – quận Hải Châu - Thành phố Đà Nẵng

Hình thức thanh toán: TM /CK Số tài khoản:

TT TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐVT LƯỢNG SỐ ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN

Dầu Diesel

19,272,73 63.578.455

Cộng tiền hàng : 63.578.455

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.357.845

Tổng cộng tiền thanh toán: 69.936.300

Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi chín triệu chín trăm ba mươi sáu ngàn ba trăm đồng…………

( Ký, Ghi rõ họ tên) ( Ký, Đóng dấu, ghi rõ họ

tên)

Từ những dữ liệu được nhập vào phần mềm như trên, hàng ngày khi có nghiệp

vụ phát sinh, thông tin sẽ được kết xuất theo trình tự thời gian phát sinh vào chứng từghi sổ của tài khoản 131 như sau:

Tất cả Chứng từ ghi sổ sẽ được ghi nhận vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theothứ tự ưu tiên và chỉ ghi nhận số tiền phát sinh liên quan đến từng chứng từ ghi sổ đểlàm cơ sở đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh.

Số cái tài khoản 5111 được lập từ chứng từ gốc vào từng nghiệp vụ phát sinh

và được chi tiết thành các tài khoản 51111, 51112 Sổ cái TK 51111 – doanh thu bánhàng được được trình bày như sau:

Cuối tháng, số liệu từ sổ cái các tài khoản sẽ được kết xuất qua Bảng cân đốiphát sinh các tài khoản và là căn cứ đối chiếu với số phát sinh của các chứng từ ghi sổđăng ký trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

- Phương thức bán lẻ:

Bán lẻ xuất hóa đơn: Khi đến mua hàng nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn thì

nhân viên bán hàng sẽ lập một cái hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT này cũng sẽ đượclập làm 3 liên: liên 1 giữ lại cuốn, liên 2 giao cho khách hàng, còn liên 3 thì dùng đểghi sổ, lưu nội bộ Cũng như trường hợp bán hàng hàng chưa thu tiền và bù trừ công

nợ thì đối với trường hợp này, kế toán chi nhánh cũng dùng hóa đơn GTGT này đểghi sổ sau đó chuyển lên cho tổng công ty để tổng công ty cũng tiến hành theo dõi vàghi nhận doanh thu Tuy nhiên, đối với phương thức bán lẻ xuất hóa đơn thì hàngngày sẽ lập một cái bảng kê – tập hợp những hóa đơn lập ra trong ngày Cái bảng kê

này là cơ sở để kế toán thanh toán trên tổng công ty lập phiếu thu – thu tiền của cáchóa đơn bán lẻ của phía dưới chi nhánh chuyển lên.

Kế toán doanh thu theo trường hợp này được thể hiện rõ thông qua nghiệp vụxảy ra ngày 11 tháng 6 năm 2013 Nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT số 0003824theo mẫu: 01 GTKT3/001 cho khách hàng mua dầu Diesel, số lượng 600l với đơn giá11.563.636 đ

HÓA ĐƠN Mẫu Số: 01GTKT3/001

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kí hiệu : PC/12P

Liên 3: Nội Bộ Số: 0003824

Ngày 11 tháng 06 năm 2013

Đơn vị bán hàng : CÔNG TY CỔ PHẦN PORTSERCO

Mã số thuế : 0 4 0 0 4 3 8 1 0 1

Địa chỉ : 59 Ba Đình – Quận Hải Châu – Thành Phố Đà Nẵng

Điện thoại : (0511) 3.886.305 * Fax: (0511) 3.863736

Số tài khoản : 06001010000763 Tại NH TMCP Hàng Hải Việt Nam – 15 Lê Duẩn – Đà Nẵng

010420359942017 Tại NH TMCP Kỹ Thương Việt Nam – CN Chợ Hàn – Đà Nẵng

Họ tên người mua:

Tên đơn vị: Công ty TNHH TM & DVVT SƠN HIẾU NGỌC

Mã số thuế : 0 4 0 1 5 2 7 7 3 1

Địa chỉ: 24 –Nguyễn Thành Ý-P.Hòa Cường Nam-Q.Hải Châu-TP.Đà Nẵng

Hình thức thanh toán: TM/CK Số tài khoản:

TT TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN

Dầu Diesel

Lít 5070

19,272,73 97.712.727

Cộng tiền hàng : 97.712.727

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.771.273 Tổng cộng tiền thanh toán: 107.484.000

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm lẻ bảy ngàn bốn trăm tám mưới bốn ngàn đồng…………

( Ký, Ghi rõ họ tên) ( Ký, Đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Kế toán chi nhánh sẽ dựa vào hóa đơn GTGT này để lên bảng kê bán lẻ xăngdầu (phụ lục 1) cũng như để ghi nhận doanh thu và cuối cùng là luân chuyển chứng từ

về tổng công ty để tổng công ty theo dõi doanh thu và lưu trữ chứng từ Quy trình lên

sổ ghi nhận doanh thu thì tương tự như phương thức bán hàng chưa thu tiền và bù trừcông nợ

Còn đối với trường hợp khách hàng mua lẻ không xuất hóa đơn thì vào cuối

mỗi ngày sẽ có người ghi số đồng hồ - ghi số đồng hồ khi nhận ca và số đồng hồ khigiao ca vào bảng kê xuất nhập nhiên liệu ( mẫu theo phụ lục 2) làm cơ sở cho việc lậphóa đơn để kê khai nộp thuế Sau khi xuất hóa đơn xong thì kế toán chi nhánh cũnglên bảng kê như mẫu Phụ lục 1 để nộp tiền bán hàng lên tổng công ty Và trình tự ghi

sổ cũng như các phương thức trên

2.3. Kế toán giá vốn hàng bán

2.3.1. Phương pháp xác định giá vốn

Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lầnnhập (bình quân thời điểm) để tính giá hàng xuất kho.Theo phương pháp này, sau mỗilần nhập kho, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và đơn giá bìnhquân

2.3.2. Tài khoản và chứng từ, sổ sách sử dụng

Tài khoản sử dụng: Giá vốn hàng bán được phản ánh thông qua tài khoản 632 – giá

vốn hàng bán

Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho

Số sách kế toán sử dụng: Sổ cái tài khoản 632.

2.3.3. Trình tự kế toán

Hiện nay, càng nhiều công ty sử dụng phần mềm kế toán nhằm đơn giản hóa vàgiảm đi khối lượng công việc kế toán, việc ứng dụng phần mềm kế toán tại công ty đãgiúp công việc xác định giá vốn thực hiện nhanh chóng hơn Giá vốn sẽ tự động đượctruy xuất vào cuối tháng khi kế toán thực hiện các thao tác trên phần mềm và phụthuộc vào giá vốn được nhập vào phần mềm từ phiếu xuất kho Khi phát sinh nghiệp

vụ bán hàng, người lái xe( người nhận) sẽ xuất phiếu xuất kho tạm thời( do chính đơn

vị vận tải đó lập) có sự kiểm duyệt của công ty vận tải và có chữ kí của thủ kho Dựavào phiếu xuất tạm này kế toán sẽ đưa lên bảng kê nhiên liệu, định kì phòng kinhdoanh sẽ dựa vào bảng kê nhiên liệu này để lập phiếu xuất kho đồng thời với hóa đơnGTGT Vì phiếu xuất kho không giao cho khách hàng mà chỉ lưu trữ tại đơn vị nhằmmục đích ghi sổ nên giá ghi trên phiếu xuất kho là giá vốn Giá vốn sẽ được tiến hànhtheo dõi ở phía dưới chi nhánh của công ty, đến cuối tháng, kế toán tiến hành đốichiếu kiểm tra va in sổ cái tài khoản 632 trình thủ trưởng đơn vị ký Đồng thời, thôngqua tài khoản 336 để đưa về tổng công ty

Ví dụ: Vào ngày 17/6/2013, để vận chuyển lô hàng theo yêu cầu của công typortserco thì Công ty CP vận tải PST đưa cho anh Lộc phiếu xuất nhiên liệu và dầunhờn ( phiếu xuất tạm) với số lượng là 270L để ứng dầu chạy xe

Sau khi nhận phiếu xuất tạm này thì thủ kho tiến hành xuất kho, kế toán khinhận được phiếu xuất kho tạm này do thủ kho chuyển lên, sẽ lên bảng kê nhiên liệutheo từng đơn vị vận tải có mẫu như sau:

Bảng kê nhiên liệu này chính là cơ sở để phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho

cụ thể là xuất dầu diesel cho công ty CP vận tải PST với số lượng là 3265 lít, đơn giávốn 18 829.87 đ/l

Kế toán sẽ dùng phiếu xuất kho để nhập dữ liệu vào phần mềm, sau đó dữ liệuđược kết xuất tự động qua chứng từ ghi sổ CTGS 01, sổ chi tiết tài khoản 632, sổ cáitài khoản 632 như sau:

Đến cuối tháng thì kế toán dưới chi nhánh sẽ đưa giá vốn lên cho tổng công tythông qua tài khoản 336 – các khoản phải trả để kế toán công nợ ghi nhận giá vốn Kếtoán công nợ sẽ thông qua tài khoản 136 – các khoản phải thu để kết chuyển qua tàikhoản 632 Và nó được luân chuyển như sau:

2.4. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được ghi nhận ngay tại thời điểmphát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực thu, thực chi tiền và phù hợp với doanh

thu theo đúng giả thuyết cơ sở dồn tích và nguyên tắc phù hợp của hệ thống chuẩn

mực kế toán Việt Nam

2.4.1. Kế toán chi phí bán hàng

2.4.1.1. Tài khoản và chứng từ, sổ sách sử dụng

Do đặc thù của Công ty kinh doanh mặt hàng nhiên liệu nên chi phí bán hàngkhông theo dõi riêng mà theo dõi chung cho tất cả hàng hoá mà doanh nghiệp kinhdoanh Tất cả các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng đều được coi là chi phíbán hàng bao gồm:

− Chi phí nhân viên bán hàng: Gồm tiền lương, các khoản trích theo lươngcủa nhân viên bán hàng

− Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng

− Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Dụng cụ, đồ dùng sử dụng tại bộ phận bán hàng