tin học hoá công tác quản lý các đơn vị kinh tế, hành chính, trường học

II/ Quản lý bán hàng - Quản lý cỏc khoản thu thu tiền hàng và thu khỏc - Quản lý cỏc khoản chi - Quản lý danh mục khỏch hàng - Quản lý công nợ - Xừy dựng Module bỏo nợ đến hạn cần phải t

LỜI NểI ĐẦU

Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi ngành nghề và các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội Sự phát triển của các quan

hệ kinh tế, sự mở rộng mạng lưới nghiệp vụ và sự tăng cường quy mô của nú, nhất là mạng Internet ra đời đã làm tăng cường vượt bậc khối lượng các luồng thông tin Các sự kiện đó đang làm cho công việc quản

lý trở nên phức tạp Cách quản lý dựa trên kinh nghiệm trực giác không còn đem lại hiệu quả như mong muốn Do đó phải thiết lập một phương thức quản lý hiện đại hơn

Tin học hoá công tác quản lý các đơn vị kinh tế, hành chính, trường học… là một trong những lĩnh vực quan trọng của tin học Việc

áp dụng tin học vào quản lý không những làm tăng đáng kể về năng suất

và chất lượng lao động mà còn tạo điều kiện cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý chặt chẽ, có cơ sở khoa học và chính xác

Là những sinh viên đang học CNTT, việc học tập, trang bị và tiếp thu các kiến thức về tin học từ thực tế cũng như công tác quản lý là cần thiết Chính vì vậy mà dưới sự hướng dẫn của Thầy giáo Đào Phan

Vũ, em đã bước đầu làm quen với việc tìm hiểu, phân tích và vận dụng những kiến thức đó vào thực tế

Đề tài của em là tìm hiểu, phân tích là bài toỏn quản lý bỏn hàng trong thời gian qua em đó cố gắng tìm hiểu nhưng với kiến thức còn hạn chế nên đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của Thầy giỏo và bạn bố để đề tài của

em được hoàn thiện hơn mà thực tế đòi hỏi

Các hình thức kinh doanh phổ biến thường thấy ở cỏc doanh nghiệp nhỏ

và - thật nhỏ là:

Các tiệm tạp húa, các sạp hàng nhu yếu phẩm, các cửa hiệu bán sách, văn phòng phẩm, các đại lý phân phối sản phẩm của đủ mọi ngành hàng Hoạt động chủ yếu là mua sỉ bán lẻ Nhà hàng, quán ăn, tiệm giải khát Hoạt động chủ yếu là mua - bỏn hoặc mua - chế biến - bỏn.Phương thức quản lý được áp dụng cho các hình thức kinh doanh nêu trên khá đơn giản:

Tuừn thủ theo nguyờn tắc giỏ bỏn cao hơn giỏ mua.Ghi chép theo "toa", phiếu, sổ với cách tổ chức " đặc biệt" theo từng nơi Vào sổ cuối ngày, tổng kết tựy theo yêu cầu quản lý của từng nghiệp chủ Ước lượng và dựa theo trí nhớ là điều thường xuyên phải làm Với quy mô nhỏ cỡ một tiệm tạp húa trong xóm nhỏ thì chỉ cần như vậy là đủ rồi Nhưng khi tiệm tạp húa đó bắt đầu lớn dần lên trở thành một đại lý phân phối hàng húa cỡ trung bình thì bắt đầu nẩy sinh nhiều vấn đề cho nghiệp chủ: Vào sổ cuối ngày, tổng kết tùy theo yêu cầu quản lý của từng nghiệp chủ Ước lượng và dựa theo trí nhớ là điều thường xuyên phải làm Với quy mô nhỏ cỡ một tiệm tạp hóa trong xóm nhỏ thì chỉ cần như vậy

là đủ rồi Nhưng khi tiệm tạp hóa đó bắt đầu lớn dần lên trở thành một đại lý phân phối hàng hóa cỡ trung bình thì bắt đầu nẩy sinh nhiều vấn

đề cho nghiệp chủ:

Đặt hàng và giao hàng, dự trù hàng húa Công nợ với nhà cung cấp và các bạn hàng Theo dõi chi phí hoạt động Lúc này, ghi chép của các

cuốn sổ làm bằng tập vở học trò cũng như trí nhớ của người điều hành không còn kham nổi với số giao dịch ngày càng tăng Nhu cầu về một

phương thức quản lý chuyên nghiệp hơn bắt đầu xuất hiện Theo quan niệm của khá nhiều người hiện nay, giải pháp hữu hiệu nhất là dùng máy

vi tính Họ đi mua máy vi tính để rồi sau đó thất vọng về mức độ đóng góp của cái máy vạn năng này

Thực ra máy vi tính chỉ là một công cụ cần thiết nhưng không phải là yếu tố quyết định trong quy trình quản lý mà họ mong đợi Phương thức quản lý được thể hiện trong cách thức thu thập và lưu trữ thông tin cũng như cách thức khai thác các thông tin ấy Để có thể đưa máy vi tính vào một quy trình quản lý một cách có hiệu quả cần phải có các phần mềm chuyên dụng phù hợp với quy trình ấy

Quản lý bỏn hàng:

Bao gồm 2 mảng chính là Quản lý nhập xuất tồn hàng húa và quản lý bán hàng - công nợ

I/ Quản lý nhập xuất tồn hàng húa:

Để quản lý nhập xuất tồn, đầu tiên bạn phải có các phần sau:

Quản lý danh mục hàng húa,

- Nhập,

- Xuất

- Xây dựng phương pháp tính giá thành(LIFO, FIFO, bình quân gia quyền)- Xây dựng các trường hợp đặt biệt hàng húa bị hư hỏng phải thanh lý…II/ Quản lý

- Xây dựng các trường hợp đặt biệt hàng hóa bị hư hỏng phải thanh

II/ Quản lý bán hàng

- Quản lý cỏc khoản thu( thu tiền hàng và thu khỏc)

- Quản lý cỏc khoản chi

- Quản lý danh mục khỏch hàng

- Quản lý công nợ

- Xừy dựng Module bỏo nợ đến hạn cần phải thu III/ Hệ thống cỏc bỏo cỏo:

1/ Bỏo cỏo nhập xuất tồn, thẻ kho 2/ Bỏo cỏo doanh số, thu nhập 3/ Báo cáo công nợ tổng hợp 4/ Báo cáo công nợ chi tiết

B.Phừn tớch chương trình quản lý bỏn hàng

I Mô tả yêu cầu chương trình

- Yờu cầu xừy dựng một hệ thống quản lý việc mua bỏn hàng của đại lý

bỏn

- Người quản lý nắm được tình hình mua bán, doanh thu của đại lý, việc

thống kờ được thựchiện hàng tháng, hàng quí cũng có khi đột xuất theo yêu cầu

- Thủ kho quản lý số lượng hàng trong kho theo mó số hàng hoỏ, kiểm

kờ hàng hoỏ trong kho

- Nhân viên bán hàng sẽ tính tiền những mặt hàng mà khách mua và lập

hoá đơn cho khách

- Khỏch hàng là người mua hàng từ đại lý Có 2 dạng khách hàng: khách

hàng bình thường

và khỏch hàng là đại lý nhỏ Nếu khách hàng là khách hàng thân thiện thì mã số khách hàng sẽ được

lưu trong hệ thống và được hưởng quyền lợi từ chương trình này

- Việc quản lý mua bỏn hàng ở đại lý được thực hiện như sau:

Người quản lý trực tiếp liờn hệ với nhà sản xuất để nhập hàng vào đại lý, cũng nhưquan hệ với đối tác để bán hàng ra ngoài Người quản lý

III xỏc định cỏc quyền của người sử dụng

1 Nhân viên bán hàng:

- Lập hoỏ đơn.

- Đăng nhập.

2 Thủ kho:

- Tạo phiếu nhập hàng.

- Tạo phiếu xuất hàng.

- Kiểm kờ hàng hoỏ.

- Tạo phiếu trả hàng.

3 Người quản lý:

- Quản lý nhập hàng.

- Quản lý xuất hàng.

- Quản lý khỏch hàng thừn thiện.

- Thống kờ.

Tóm tắt: Chức năngnày cho phép nhân viên bán hàng đăng nhập vào hệ

thống, do nhân viênlàm việc theo ca nờn cần đăng nhập để tiện việc quản lý

Người sử dụng: Nhân viên bán hàng.

Mô tả

a) Điều kiện tiờn quyết:

- Nhân viên phải có tên truy nhập và mật khẩu

- Hồ sơ nhân viên đã được cập nhật trong hệ thống.

b) cỏch đăng nhập:

1 Nhân viên bán hàng nhập tên truy nhập và mật khẩu của mình

2 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ hợp lệ của tên truy nhập và mật khẩu nếu đúng thì đăng nhập thành công nếu sai thi phải đăng nhập lại

Lập húa đơn

Tiờu đề: Lập hoỏ đơn.

Tóm tắt: Chức năngnày bắt đầu khi nhân viên chọn chức năng lập hoá

đơn để tính tiền vàxuất hoỏ đơn cho khỏch hàng

Người sủ dụng: Nhân viên bán hàng.

Mô tả

a) Điều kiện tiờn quyết:

- Khách hàng có mua hàng trong đại lý và có nhu cầu tính tiền.

2) Hệ thống tự động tính tổng số tiền khách phải trả dựa trên đơn giá của mặt hàng, số lượng

hàng mà khỏch mua, thuế giỏ trị gia tăng đó được lưu trong hệ thống 3) Nhân viên bán hàng in hoá đơn cho khách hàng

Quản lý nhập hàng

Tiờu đề: Quản lý nhập hàng.

Tóm tắt: Chức năngnày cho phộp người quản lý nhập hàng vào đại lý.

Khi hàng hoỏ hết haycó nhu cầu thêm hàng, người quản lý sẽ nhập thông tin hàng cần nhập, thông tinnày làm cơ sở cho Thủ kho nhập hàng vào kho

Người sử dụng: Người quản lý.

Mô tả scenario

a) Điều kiện tiờn quyết:

- Mã hàng và thông tin nhà sản xuất đã được cập nhật trong hệ thống b) Cỏch sử dụng:

1) Người quản lý chọn chức năng Quản lý nhập hàng của hệ thống

2) Hệ thống yờu cầu nhập mó hàng cần nhập

3) Người quản lý nhập mó hàng

4) Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã hàng

5) Hệ thống yờu cầu nhập số lượng

6) Người quản lý nhập số lượng hàng cần nhập

10) Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã nhà sản xuất

11) Hệ thống chuyển thông tin vừa nhập đến thủ kho

c) Các trường hợp không hợp lệ

A1 - Người quản lý nhập mã hàng không hợp lệ:

Bắt đầu từ bước 4 của cỏch sử dụng

5) Hệ thống hỏi người quản lý có muốn thêm mặt hàng này vào hệ thống không

6) Người quản lý chọn thờm hàng

7) Hệ thống yờu cầu nhập tờn mặt hàng

8) Người quản lý nhập tờn hàng

9) Hệ thống lưu mó hàng và tờn hàng

Trở lại bước 5 của cỏch sử dụng

A1 1 – Người quản lý không chọn thêm hàng.

Bắt đầu từ bước 5 của A1

6) Người quản lý không chọn thêm hàng

Trở lại bước 2 của cỏch sử dụng

A2 - Người quản lý nhập sai mó nhà sản xuất:

Chuỗi A2 bắt đầu từ bước 10 của cỏch sử dụng.

11) Hệ thống hỏi người quản lý có muốn thêm mã nhà sản xuất này vào

hệ thống không

12) Người quản lý chọn thờm mó nhà sản xuất

13) Hệ thống yờu cầu nhập tờn nhà sản xuất

b) Cỏch sử dụng:

1 Thủ kho chọn chức năng Tạo Phiếu Xuất Hàng của hệ thống

2 Hệ thống yêu cầu thủ kho điền thông tin hàng hoá vào Phiếu Xuất Hàng

3 Thủ kho điền thông tin vào Phiếu Xuất Hàng

4 Hệ thống cấp mã số Phiếu Xuất hàng và lưu thông tin

5 Hệ thống hỏi thủ kho có in Phiếu Xuất Hàng không

6 Thủ kho chọn in Phiếu Xuất Hàng

7 Hệ thống in Phiếu Xuất Hàng cho thủ kho

c) Các trường hợp không hợp lệ:

A1 - Thủ kho không in Phiếu Xuất Hàng:

Chuỗi A1 bắt đầu từ bước 5 của cỏch sử dụng

6) Thủ kho không yêu cầu in phiếu xuất hàng

7) Chức năng kết thúc

Kiểm Kờ Hàng

Tóm tắt định danh:

Tiờu đề: Kiểm kờ hàng trong kho.

Tóm tắt: Chức năng này cho phộp Thủ Kho kiểm kờ hàng hoỏ trong

kho, số lượng của từng

chủng loại hàng, hạn sử dụng của từng mặt hàng

Người sử dụng: Thủ kho.

1 Thủ kho chọn chức năng Tạo Phiểu Trả Hàng của hệ thống

2 Hệ thống yờu cầu nhập mó hàng cần trả

3 Thủ kho nhập mó hàng cần trả

4 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã hàng

5 Hệ thống yờu cầu chọn lý do trả hàng (hàng lỗi, hàng hết hạn sử dụng)

6 Thủ kho chọn lý do trả hàng

7 Hệ thống tự cấp số thứ tự Phiếu Tạo Hàng, lưu thông tin

8 Hệ thống hỏi thủ kho có in Phiếu Trả Hàng không

9 Thủ kho chọn in Phiếu Trả Hàng

10 Hệ thống in Phiếu Trả Hàng cho thủ kho

c) Các Các trường hợp không hợp lệ:

A1 - Thủ kho nhập sai mó hàng cần trả:

Chuỗi A1 bắt đầu từ bước 4 của Cỏch sử dụng

5) Hệ thống thụng bỏo mó hàng sai

Trở lại bước 2 của Cỏch sử dụng

A2 - Thủ kho không yêu cầu in Phiểu Trả Hàng:

Chuỗi A2 bắt đầu từ bước 8 của Cỏch sử dụng

6) Thủ kho không yêu cầu in bảng thống kê

7) Chức năng kết thúc

VI Mối Quan Hệ

HoaDon

+ SoHoaDon: string

+ Manv: string

+ MaKH: string

+ NgayLap: string

+ ThanhTien: float

+ VAT : float

PhieuThongKe

+ SoPhieu: string

+ NgayThongKe: date

+ DoanhThu: double

+ Thu: double

+ Chi: double

+ ThemPhieu()

+ LuuPhieu()

+ InPhieu()

+ XoaPhieu()

NhanVien

+ MaNV: string

+ TenNV: string

+ ChucVu:string

+ LuongCoBan: string

+PhuCap: string +TienLuong: string

….

KhachHang

+ MaKH: string

+ TenKH: string

+ DiaChi: string

+ SoDienThoai: string

+ ThemKH()

+ SuaKH()

+ HuyKH()

+ TImKiemKH()

PhieuXuatHang

+ SoPhieu: string

+ NgayTao: date

+ SoLuong: integer

+ ThemPhieu()

+ LuuPhieu()

+ InPhieu()

+ XoaPhieu()

HangHoa

+ MaHang: string

+ TenHang: string

+ ChungLoai: string

+ XuatXu: string

+ NgaySX: date

+ HanSuDung : date

+ Gia ban : double

+ Don vi tinh: string

ChiTietXuatHang

+ MaHangXuat: string

+ SoLuongXuat : integer

PhieuTraHang

+ SoPhieu: string

+ NgayTao: date

+ SoLuong: integer + ThemPhieu()

+ LuuPhieu()

+ InPhieu()

+ XoaPhieu()

ChiTietTraHang

+ MaHangTra: string + SoLuongTra : integer + NgayTra: date

PhieuNhapHang

+ SoPhieu: string + NgayTao: date

+ SoLuong: integer + NhaCungCap: string + ThemPhieu()

+ LuuPhieu()

+ XoaPhieu()

+ InPhieu()

ChiTietNhapHang

+ MaHangNhap: string + SoLuongNhap : integer + DonGia: double + ThanhTien : double

PhieuKiemKe

+ So phieu: string + Ngay tao: date

+ So luong: integer + ThemPhieu()

+ LuuPhieu()

+ InPhieu()

+ XoaPhieu()

ChiTietHD

+ MaHD: string

+ SoHoaDon: string +MaHang: string + SoLuong : integer + DonGia: double

A

B

A và B có quan hệ nhiều – nhiều thông qua C

A B

A và B có quan hệ một - nhiều

B Phân tích chương trình quản lý bán hàng………… 5

I Mô tả yêu cầu chương trỡnh……… 5

dung……… 6

III Xỏc định quyền cỏc người dung………7

IV Xây dựng biểu đồ công việc……… 8

V Mô tả chi tiết công việc người sủ dụng……… 9 Đăng

nhập………9

đơn……… 9

Quản lý nhập hàng……… 10

Quản lý xuất hàng……… 12

Quản lý khỏch hàng……… 13

Thống kờ……… 15

Tạo phiếu nhập hàng……… 16