gắn kết hành vi trong doanh nghiệp

mục tiêu của đơn vị đạt được phụ thuộc vào hành động của các thành viên. kết quả của các thành viên tạo nên kết quả của toàn đơn vị. vì thế đơn vị cần có cách thức kiểm soát và phát huy tác dụng từ hành động của các thành viên. bài này giới thiệu và cách thức thống nhất mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu các thành viên trong doanh nghiệp nhằm kết nối mục tiêu doanh nghiệp với mục tiêu các thành viên, xác định cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phù hợp với đặc diểm sản xuất kinh doanh

GẮN KẾT HÀNH VI TRONG

DOANH NGHIỆP

Hue College of Economics Faculty of Accounting and Finance Huynh Anh Thuan

CHƯƠNG 02

1

Mục tiêu học tập

1 Nắm được bản chất của sự phù hợp mục

tiêu trong tổ chức

2 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự phù hợp

mục tiêu trong tổ chức

3 Mô hình tổ chức và kiểm soát trong các

mô hình

2

Mục tiêu của Doanh nghiệp

• Mục tiêu là gì?

– Mục tiêu là những trạng thái, những cột mốc, những

kết quả, thành tích cụ thể mà tổ chức muốn đạt được

trongmột khoảng thời gian nhất định

• Đặc tính của mục tiêu là gì? - SMART

– Cụ thể, rõ rang (S – Specific)

– Đo lường được (M – Measurable)

– Tính khả thi (A – attainable)

– Tính thực tế (R – Realistic

HCE

H.A.T

Mục tiêu của Doanh nghiệp (tt)

– Tùy theo các tiếp cận và mục đích quản lý, mục tiêu

được phân loại

• Căn cứ thời gian

– Mục tiêu dài hạn, trung hạn, ngắn hạn

• Căn cứ theo bản chất mục tiêu

– Mục tiêu kinh tế, xã hội, chính trị

• Căn cứ theo cấp độ mục tiêu

– Mục tiêu cấp doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh, chức

năng

4 HCE

H.A.T

Kiểm soát quản lý quan tâm tới mục tiêu

của doanh nghiệp như thế nào?

• Kiểm soát quản lý quan tâm tới mục tiêu của DN

(mục tiêu hợp lý) nhằm đảm bảo đạt được mục

tiêu (thích hợp) ở mức độ cao nhất có thể.

• Hành động của con người vừa phải được đặt

phải đặt trong lợi ích (cao nhất) của tổ chức

• Mục đích của các nhân và mục đích của tổ chức

thường không cùng chiều

5

Q&A?

• Lấy ví dụ minh hoạ về sự mâu thuẫn giữa

lợi ích cá nhân với lợi ích của tổ chức?

– Phân tích ảnh hưởng tới kiểm soát.

Thống nhất các mục tiêu trong DN

• Tạo ra cơ chế thống nhất mục tiêu của DN

với mục của các đơn vị thành viên hoặc

từng cá nhân trong doanh nghiệp ở mức

cao nhất có thể để đạt mục tiêu chung của

DN

• Mức độ thống nhất các mục tiêu càng cao

thì khả năng hiện thực hóa mục tiêu

doanh nghiệp càng lớn.

7

nhất mục tiêu

8

Thường không thể qui định chi tiết bằng

văn bản

Nhân tố

phi chính

thức

C ó thể lượng hóa được

Được qui định bằng văn bản

Thiết lập mang tính máy móc

:

Nhân tố

chính thức

• Nhân tố bên ngoài DN

– Là các chuẩn mực về hành vi đáng mong đợi

• Hành vi đạo đức công việc

• Hành vi mang tính địa phương hoặc một số khác

mangđặc trưng của ngành, hoặc quốc gia

– Ví dụ:

• Dịch vụ Giao thông vận tải và thông tin liên lạc ở

Nhật Bản, Sigapore

9

Nhân tố phi chính thức (tt)

• Các nhân tố bên trong

– Văn hóa Doanh nghiệp

– Phong cách quản lý

– Tổ chức không khuôn mẫu

– Cảm nhận và truyền tin

– Cộng tác hay xung đột

10

Nhân tố phi chính thức (tt)

• Các nhân tố bên trong (tt)

– Văn hóa doanh nghiệp

• Tập hợp những niềm tin chung, thái độ, chuẩn

mực, các mối quan hệ, và các giải thiết được chấp

nhận và diễn ra trong doanh nghiệp

• Ảnh hưởng như thế nào đối với doanh nghiệp?

• Ảnh hưởng bởi tác nhân nào?

11

Nhân tố phi chính thức (tt)

• Các nhân tố bên trong (tt)

– Phong cách quản lý

• Thái độ/ quan điểm của nhà quản lý cấp cao đối

với kiểm soát quản lý

• Ảnh hưởng của Phong cách quản lý tới kiểm soát

như thế nào?

Nhân tố phi chính thức (tt)

• Các nhân tố bên trong (tt)

– Tổ chức không chính thức

• Cơ cấu tổ chức mô tả tổ chức chính thức – quyền

chínhthức và trách nhiệm của các nhà quản lý

• Các mối quan hệ cấu thành tổ chức không chính

thức ảnh hưởng đến tính hiệu quả và hiệu năng

của tổ chức

13

Nhân tố phi chính thức (tt)

• Các nhân tố bên trong (tt)

– Cảm nhận và truyền tin

• Các giám đốc (chức năng, bộ phận ) phải nhận

thức và thực hiện các hành động nhằm đạt được

cácmục tiêu của tổ chức

• Tiếp nhận thông tin từ nhiều kênh khác nhau (kể

cả thông tin chính thức và không chính thức) và xử

lý chúng

14

Nhân tố phi chính thức (tt)

• Các nhân tố bên trong (tt)

– Cộng tác hay xung đột

• Sơ đồ cơ cấu tổ chức DN biểu thị cách thức mục

tiêucủa doanh nghiệp đạt được

• Hệ thống KSQL giúp đạt được sự cân bằng giữa

xungđột và cộng tác

15

Hệ thống kiểm soát chính thức

• Nhân tố chính thức

– Có thể lượng hóa được, quy định bằng văn

bản, thiết lập mang tính máy móc

– Các kế hoạch chiến lược, các dự toán, báo

16

Hệ thống kiểm soát chính thức (tt)

• Nhân tố chính thức (tiếp)

– Các quy định, quy tắc:

• Chỉ dẫn hiện hành, thông thường thể hiện bằng

văn bản

• Xét về nội dung kiểm soát

– Qui định hoạt động

– Qui định hiệu lực hóa

17

Hệ thống kiểm soát chính thức (tt)

• Nhân tố chính thức (tt)

– Xét về đối tượng kiểm soát

• Kiểm soát vật chất, tài sản

– Quy định, quy tắc về kiểm soát vật chất, tài sản của đơn vị

(quy định về bảo vệ, an toàn kho bãi, bảo quản tài sản ).

• Cẩm nang hướng dẫn nghiệp vụ hoặc sổ tay hướng

dẫn

– Quy định, quy tắc thể hiện trong các cẩm nang hướng dẫn

nghiệp vụ hay sổ tay hướng dẫn.

• Hệ thống kiểm soát chất lượng hay kiểm tra việc

Hệ thống kiểm soát quản lý chính thức

19

Mục tiêu

và chiến

lược

Quy định tin khác Thông

Lập KH

chiến

lược

Lập dự

toán

Hoạt động của TTTN

BC chênh lệch TT-KH

Hoạt động đã thoả mãn?

Xét

duyệt

Hành động

sửa chữa Đo lường Phản hồi

Thông tin

Thưởng (phản hồi )

Y

N

1 Tổ chức theo chức năng

2 Tổ chức theo khối kinh doanh

3 Tổ chức theo ma trận

20

Tổ chức theo chức năng

21

Giám đốc điều hành

Nhân viên VP

GĐ kế

hoạch 1 hoạch 2 GĐ kế hoạch 3 GĐ kế

GĐ sản xuất

Nhân viên VP

Nhân viên VP

GĐ Marketing

GĐ khu vực

A

GĐ khu vực

B

GĐ khu vực

C

HCE

H.A.T

Tổ chức theo chức năng (tt)

• Ưu điểm

– Giám đốc chức năng ra quyết định tốt hơn do được chuyên môn

hóa

– Kiểm soát được nhân viên cấp dưới chặt chẽ hơn do có mối

quan hệ theo ngành dọc.

• Nhược điểm

– Khó xác định được hiệu quả kinh tế của từng bộ phận chức

năng

– Khó lập kế hoạch cho các bộ phận chức năng ở cấp độ thấp

trong doanh nghiệp.

– Tranh chấp có thể nảy sinh giữa các giám đốc chức năng

– Không dễ dàng đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ cũng như lĩnh

vực kinh doanh 22

HCE

H.A.T

Tổ chức theo mô hình đơn vị kinh doanh

23

Giám đốc điều hành

Nhân viên

VP

GĐ kế

hoạch

GĐ

Marketing

GĐ đơn vị X

Nhân viên VP

Nhân viên VP

GĐ kế hoạch Marketing GĐ

GĐ đơn vị Y

Nhân viên VP

GĐ kế hoạch

GĐ Marketing

GĐ đơn vị Z

Tổ chức theo mô hình đơn vị kinh doanh

(tt)

• Ưu điểm

– Khắc phục hạn chế mô hình chức năng

– Các giám đốc có thể ra quyết định trên cơ sở những

tínhiệu của thị trường sản phẩm đồng thời có thể

ứng phó nhanh đối với những tình huống xấu hoặc

tận dụng cơ hội

• Nhược điểm

– Khó khăn giải quyết hài hòa mối quan hệ giữa các

Khối

– Mỗi nhân viên trong đơn vị kinh doanh có thể thực

hiện các công việc trùng lặp

Tổ chức theo mô hình ma trận

25

Giám đốc điều hành

GĐ chức năng A

Nhân viên VP

GĐ chức năng B

GĐ chức năng C

GĐ dự án A

GĐ dự án B

GĐ dự án C

Tổ chức theo mô hình ma trận (tt)

• Ưu điểm:

– Tạo ra mối liên hệ giữa các dự án với các

chức năng quản lý khác nhau

• Nhược điểm

– Nhân viên then chốt có thể bị quá tải do thực

hiện nhiều công việc

– Vi phạm nguyên tắc một người đứng đầu

26

Bộ phận kiểm soát đơn vị kinh doanh

• Bộ phận kiểm soát đơn vị kinh doanh

được phân chia trên cơ sở sự tin tưởng

• Bộ phận kiểm soát trong đơn vị kinh

doanh:

– Có trách nhiệm kiểm soát đối với tất cả các

hoạt động của hệ thống kiểm soát

– Chịu trách nhiệm đối với những giám đốc ở

đơn vị kinh doanh

• Có 2 mô hình tổ chức chủ yếu đối với bộ

Mô hình 1

28

GĐ bộ phận kinh doanh

Bộ phận kiểm soát đơn vị kinh

doanh

Bộ phận kiểm soát của công ty

Mô hình 1 (tt)

• Trong một số công ty, bộ phận kiểm soát đơn vị

• Giám đốc (phụ trách chung) của đơn vị kinh

đào tạo, chuyển giao, phạt, xúc tiến và xa thải

• Nhược điểm:

– Kiểm soát viên sẽ không cung cấp đầy đủ các báo

cáo theo mục tiêu về kế hoạch ngân sách và hoạt

động của đơn vị kinh doanh cho nhà quản lý cấp cao.29

Mô hình 2 (tt)

GĐ bộ phận kinh doanh

Bộ phận kiểm soát đơn vị kinh

doanh

Bộ phận kiểm soát của công ty

Mô hình 2 (tt)

• Bộ phận kiểm soát đơn vị kinh doanh báo

cáo trực tiếp cho bộ phận kiểm soát công

ty

• Bộ phận kiểm soát công ty là bộ phận chủ

quản

• Nhược điểm:

– Trong trường hợp này, nhà quản lý tại đơn vị

lệch

31

Hue College of Economics Faculty of Accounting and Finance Huynh Anh Thuan (H.A.T)

KẾT THÚC CHƯƠNG 02

32

H.A.T-HCE