Chương iv kiểm soát chi phí theo các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình (môn học phương pháp định giá xây dựng)

Khái niệm về kiểm soát chi phí ñầu tư XDCT Kiểm soát chi phí XD là ñiều khiển việc hình thành CP, giá XDCT sao cho không phá vỡ hạn mức ñã ñược XĐ trong từng giai ñoạn, nó là việc làm th

CHƯƠNG 4

KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO CÁC GIAI

ĐOẠN ĐẦU TƯ XDCT

NỘI DUNG CHƯƠNG 4

4.1 Khái niệm và sự cần thiết của việc kiểm soát

chi phí

4.2 Mục ñích yêu cầu của kiểm soát chi phí

4.3 Điều kiện cần thiết ñể thực hiện quá trình

kiểm soát chi phí

4.4 Nội dung kiểm soát chi phí ñầu tư xây dựng

công trình

4.5 Tổ chức quản lý việc kiểm soát chi phí ñầu tư

4.1 KHÁI NIỆM VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐẦU TƯ XDCT

4.1.1 Khái niệm về kiểm soát chi phí ñầu tư XDCT

Kiểm soát chi phí XD là ñiều khiển việc hình thành CP, giá XDCT sao cho không phá vỡ hạn mức ñã ñược XĐ trong từng giai ñoạn, nó là việc làm thường xuyên, liên tục ñiều chỉnh những phát sinh trong suốt quá trình QLDA nhằm bảo ñảm cho dự án ñạt ñược HQKT ñầu tư, lợi ích xã hội ñược XĐ

Kiểm soát chi phí là quá trình kiểm soát chi tiêu trong giới hạn ngân sách bằng việc giám sát và ñánh giá việc thực hiện chi phí

Kiểm soát chi phí là việc giúp DA ñược thực hiện trong phạm vi ngân sách ñã có và lưu ý ñúng lúc vào các vấn ñề về mặt CP có thể xảy ra nhằm có các biện pháp giải quyết hay giảm thiểu chi phí

Kiểm soát chi phí là kỹ thuật ñược sử dụng ñể giám sát chi phí cho dự

án từ giai ñoạn ý tưởng ñến giai ñoạn quyết toán

KHÁI NIỆM CHUNG

Con người, thông qua phương pháp kiểm soát chi phí thực hiện giám sát sự hình thành chi phí, chi tiêu chi phí trong suốt quá trình ñầu tư XDCT và ñưa ra các giải pháp cần thực hiện nhằm bảo ñảm chi phí ñầu tư XDCT nằm trong ngân sách ñã ñược chấp thuận

4.1.2 Vai trò của việc kiểm soát chi phí

1 Kiểm soát rủi ro, tránh những phát sinh không mong muốn,

ñảm bảo giá trị ñồng tiền và ñẩy nhanh thời gian hoàn thànhcông trình

2 Quản lý ñược các dự án ñầu tư xây dựng vốn ngày càng trở

nên phức tạp, ñáp ứng yêu cầu của khách hàng

3 Giúp cho việc phối hợp hiệu quả giữa các ñơn vị (Các

nhóm) khác nhau có cùng chung quyền lợi từ quá trìnhthực hiện dự án

4 Giúp cho việc quản lý hiệu quả trong ñiều kiện tiến bộ về

công nghệ thi công, vật liệu, tổ chức

5 Đảm bảo yêu cầu sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vốn của chủ

ñầu tư, nhưng cũng ñảm bảo lợi ích cho nhà thầu

4.2 MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ

- Bảo ñảm ñúng giá trị cho ñồng tiền của chủ

ñầu tư bỏ ra phù hợp cho mục ñích ñầu tư

XDCT, cân bằng giữa CL và ngân quỹ ñầu tư

- Đảm bảo rằng chi phí phân bổ vào các bộ phận

phù hợp với yêu cầu của chủ ñầu tư và nhà

thiết kế

- Giữ cho chi phí nằm trong phạm vi cho phép

của ngân sách chủ ñầu tư

4.3 ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN QUÁ TRÌNH KSCP

- Có cách thức (phương pháp) KSCP phù hợp với ñặc ñiểm, nộidung chi phí theo từng giai ñoạn, công việc của quá trìnhĐTXD

- Có công cụ hỗ trợ thích hợp cho việc thực hiện công tác KSCPñầu tư XDCT như : hệ thống các số liệu, hệ thống các báocáo, bảng biểu và phần mềm thích hợp sử dụng,

- Có các cá nhân ñược ñào tạo thích hợp về KSCP hoặc cácchuyên gia tư vấn, tổ chức tư vấn có chức năng về quản lý chiphí thực hiện việc KSCP

4.4 NỘI DUNG KSCP ĐẦU TƯ XDCT

Việc kiểm soát chi phí XDCT ñược thực hiện theo

hai giai ñoạn là kiểm soát trong giai ñoạn trước

XD và kiểm soát ở giai ñoạn thực hiện XD

4.4.1 Kiểm soát chi phí trong giai ñoạn trước xây dựng

Giai ñoạn trước XD ñược xác ñịnh từ khi lập TMĐT ñến khi kýkết hợp ñồng với nhà thầu ñể thực hiện việc XDCT

1 Trong việc xác ñịnh TMĐT dự án

Bảo ñảm TMĐT ñược tính ñúng, tính ñủ và tạo tiền ñề choviệc kiểm soát các thành phần chi phí ở các bước sau nhữngcông việc sau cần kiểm soát và thực hiện gồm:

a Kiểm tra sự phù hợp của PP xác ñịnh V

b Kiểm tra tính ñầy ñủ, hợp lý của V

c Lập kế hoạch chi phí sơ bộ

Được hiểu là phân bổ TMĐT cho các phần của DA, phân bổchi phí cho các bộ phận chủ yếu của CT, hoặc hạng mục CT

2 Trong việc xác ñịnh DT, tổng dự toán XDCT

Y/C: Phải bảo ñảm cho việc xác ñịnh KH chi phí có cơ sở, ñộ tin cậy cao làm cơ sở cho việc khống chế chi phí ở các giai ñoạn tiếp theo.

ND những công việc sau cần KS và thực hiện:

a K.tra tính ñầy ñủ, hợp lý của các DT bộ phận, hạng mục CT

b Kiểm tra sự phù hợp giữa dự toán bộ phận, hạng mục công

trình với giá trị tương ứng trong kế hoạch chi phí sơ bộ

Sau khi kiểm tra, so sánh có thể kiến nghị chủ ñầu tư :

+ Đề nghị TVTK thay ñổi các chi tiết TK, VL sử dụng, nếu dự toán các bộ phận, hạng mục CT theo TK lớn hơn giá trị trong KH chi phí sơ bộ.

+ Điều chỉnh giá trị các bộ phận, hạng mục CT trong KH chi phí sơ

c Lập KH chi phí trên cơ sở DT ñể phê duyệt, XĐ dự toán gói thầu (giá gói thầu) trước khi ñấu thầu

- Trên cơ sở phê duyệt DT các bộ phận, hạng mục CT, tiếnhành lập KH chi phí Trong KH chi phí, giá trị các bộ phận,hạng mục CT sẽ ñược XĐ căn cứ theo giá trị DT ñã ñượcCĐT phê duyệt và các ñiều chỉnh, bổ sung khác (nếu có).Giá trị toàn bộ CT theo KH chi phí phải bảo ñảm không vượtgiá trị CT ghi trong KH chi phí sơ bộ

- Căn cứ trên kế hoạch chi phí lập giá gói thầu dự kiến (các bộphận, hạng mục công trình)

3 Trong việc ñấu thầu và lựa chọn nhà thầu

a K.tra giá GT và các ñiều kiện

liên quan ñến CP trong HSMT

- Kiểm tra sự ñầy ñủ, phù hợp giữa KL

trong HSMT các giá trị bộ phận, hạng

CT với KL ñã ño bóc ñể lập dự toán ở

giai ñoạn trước.

- Kiểm tra các hình thức HĐ, phương thức

thanh toán và các ñiều khoản khác liên

quan tới CP trong HĐ phù hợp cho các

gói thầu của CT.

- Dự kiến giá GT trên cơ sở KL, các ñiều

kiện của HSMT và thời ñiểm ñấu thầu.

b Chuẩn bị giá ký hợp ñồng

- Kiểm tra, phân tích giá dự thầu của các NT và sự tuân thủ cáccác hướng dẫn và ĐK hợp ñồng ñưa ra trong HSMT Kiếnnghị CĐT hình thức xử lý trong trường hợp giá dự thầu củacác NT vượt giá GT dự kiến

- Lập BC kết quả chi phí các GT trúng thầu và giá ký HĐ

- Kiểm tra giá HĐ chuẩn bị ký kết, kiến nghị ñàm phán ñiềuchỉnh các ñiều kiện hợp ñồng nếu thấy có các khả năng phátsinh CP và không thể KSCP trong quá trình thực hiện HĐ

4.1.2 KSCP trong giai ñoạn thực hiện XDCT

Giai ñoạn thực hiện XDCT ñược XĐ từ sau khi ký kết HĐ với nhàthầu ñể TH việc XDCT ñến khi CT ñược hoàn thành và TH quyếttoán vốn ñầu tư

1 Trong việc thanh toán HĐXD

Việc KSCP phải bảo ñảm giá trị

thanh toán HĐ (kể cả các khoản

do các yếu tố, phát sinh hợp lý)

nằm trong giới hạn giá GT hoặc

không ñược vượt KH chi phí ñã

Trình tự và những ND những CV cần KS và thực hiện:

a Kiểm tra các KL thanh toán cho NT

b K.tra giá trị và sự hợp lý của các khoản ñề nghị thanh toán

c K.tra và giám sát các thay ñổi trong ND công việc cần TH của

dự án, các phát sinh trong quá trình thưc hiện HĐ Lập báo cáo ñánh giá và ñề xuất xử lý phát sinh về CP (nếu có)

d Lập BC tiến ñộ và giá trị ñã TT theo từng thời ñiểm ñã XĐ và ñối chiếu với KH chi phí Kiến nghị xử lý khi xuất hiện khả năng giá trị TT vượt KH chi phí ñã XĐ.

e Lập báo cáo ñánh giá giá trị quyết

toán cuối cùng của các HĐ ñối với các

nhà thầu

2 KSCP khi quyết toán vốn ñầu tư XDCT

Việc KSCP phải bảo ñảm các CP ñưa vào giá trị QT vốn ñầu tưphải là các CP hợp pháp ñã thực hiện cho ñầu tư XDCT, kể cảcác khoản CP do ñiều chỉnh, phát sinh

a Kiểm tra các tính hợp lý, hợp pháp và

giá trị các khoản mục, ND chi phí trong

hồ sơ quyết toán

b Lập BC cuối cùng về giá trị quyết toán

vốn ñầu tư XDCT So sánh với KH chi

phí và giá trị TMĐT phê duyệt.

4.5 TỔ CHỨC QUẢN LÝ VIỆC KSCP ĐẦU TƯ XDCT

4.5.1 Hình thức tổ chức kiểm soát chi phí

Chủ ñầu tư chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý chi phí từ GĐ chuẩn bị ĐT ñến khi kết thúc XD ñưa CT vào khai thác, SD vì vậy

CĐT phải tổ chức TH việc KSCP

Ngay khi bắt ñầu giai ñoạn lập dự án CĐT phải chỉ ñịnh người KSCP, quản lý chi phí Các CP dự án không ñược phép hình thành

mà không có người ñược chỉ ñịnh là người QLCP Tuỳ theo quy mô

và tính chất CT, CĐT quyết ñịnh việc tổ chức KSCP theo một trong

2 hình thức sau:

- Chỉ ñịnh cá nhân là người KSCP Cá nhân này có thể là người

thuộc tổ chức của CĐT hoặc thuê từ các tổ chức tư vấn QLCP

nhưng phải có chứng chỉ Kỹ sư ñịnh giá xây dựng.

- Chỉ ñịnh tổ chức tư vấn QLCP thực hiện nhiệm vụ KSCP Tổ

chức tư vấn QLCP này phải có ñủ ĐK năng lực theo QĐ của PL.

4.5.2 Trách nhiệm của CĐT ñối với việc KSCP

1 Quyền hạn của chủ ñầu tư

- Chỉ ñịnh người KSCP ngay khi tiến hành TH dự án ñầu tưXDCT; ký kết HĐ với tổ chức hoặc cá nhân tư vấn KSCP khôngthuộc tổ chức của CĐT;

- Xem xét, phê duyệt HT các BC cần thiết lập trong quá trìnhKSCP do người KSCP lập ñể áp dụng trong quá trình KSCP;

- Được quyền yêu cầu cá nhân, tư vấn KSCP ñưa ra các ñánh giá,phân tích và ñề xuất liên quan tới bất cứ vấn ñề CP nào trong cácgiai ñoạn TH ñầu tư XDCT;

2 Chủ ñầu tư có các nghĩa vụ:

- Đưa ra các yêu cầu, ND làm cơ sở cho việc lập HT các BC cầnthiết lập trong quá trình KSCP;

- Có ý kiến về những ñề xuất, BC giám sát của các cá nhân, tổchức tư vấn KSCP thực hiện theo các thủ tục ñã quy ñịnh;

- Tổ chức TH các ñề xuất của cá nhân, tổ chức KSCP nhằmkhống chế và tiết kiệm CP ñầu tư XDCT nếu chấp thuận

- Thanh toán CP cho cá nhân, tổ chức KSCP theo HĐ ñã ký kết

4.5.3 Trách nhiệm của cá nhân, tổ chức tư vấn KSCP

1 Cá nhân, tổ chức tư vấn KSCP có các quyền sau:

- Được tham gia vào tất cả các VĐ trong hoạt ñộng XDCT cóliên quan tới CP dự án ĐTXD;

- Duy trì vị trí kiểm soát XD trong suốt QT từ khi lập dự án ñếnkhi ñưa CT hoàn thành vào KTSD;

- Thực hiện ñúng P.pháp KSCP, hệ thống các BC cần thiết lậptrong quá trình KSCP ñể thống nhất với CĐT áp dụng trongquá trình KSCP;

- Độc lập và không chịu tác ñộng từ bất cứ chủ thể nào tham gia

2 Cá nhân, tổ chức tư vấn KSCP có các nghĩa vụ sau:

- Thực hiện P.pháp KSCP XDCT theo quy trình thống nhất vớiCĐT Các ND, yêu cầu KSCP cần ñạt ñược trong từng GĐñược thể hiện chi tiết, cụ thể trong HĐ ký kết giữa CĐT và cánhân, tổ chức TV thực hiện việc KSCP ñầu tư XDCT;

- Lập các HT các BC cần thiết lập trong quá trình KSCP ñể thốngnhất với CĐT áp dụng trong quá trình KSCP;

- Các HT báo cáo, phân tích, ñề xuất với CĐT phải ñược trìnhbày dưới dạng phù hợp với kiến thức của CĐT kể cả khi CĐTkhông có chuyên môn trong lĩnh vực XD;

- Bảo ñảm mục tiêu QT của DA luôn thấp hơn TMĐT;

- Chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho CĐT do lỗi của mìnhtrong QT thực hiện CV theo HĐ ký kết