chương ii tổ chức quản lý thực hiện dự án (môn học quản lý dự án)

Vận dụng: Là chỉ người lãnh ñạo sử dụng quyền hạn ñược tổ chức quy ñịnh, sử dụng chức năng của tổ chức ñể ñôn ñốcchỉ ñạo nhân viên cấp dưới cùng nhau thực hiện công việc.. Nguyên tắc phâ

2.4 LỰA CHỌN KẾT CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN 2.5 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN

2.1 LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC

2.1.1 Định nghĩa tổ chức

Tổ chức là một cơ cấu nó bao

gồm 4 nội dung cơ bản: Quyềnhạn, chức trách, trách nhiệm và sơ

3 Trách nhiệm: Phản ánh mối quan hệ cấp trên và cấp dưới Cấp dưới có nhiệm vụ phải báo cáo lên cấp trên nhiệm vụ và kết quả công việc mà mình ñảm nhận Cấp trên phải có trách nhiệm chỉ

1 Phân ñịnh công việc

Là nhiệm vụ chính của tổ chức là phân chia mục tiêu

chung thành các nhiệm vụ cụ thể ñược gọi là phân

ñịnh công việc Phân ñịnh theo nguyên tắc:

• Nguyên tắc mục tiêu nhất quán

• Nguyên tắc hiệu quả

2 Phân loại công việc

Sau phân ñịnh nhiệm vụ và mục tiêu chung sẽ tiếp tục tiếnhành phân loại các công việc: có liên quan hoặc gần giốngnhau làm căn cứ cơ bản ñể thiết kế cơ cấu tổ chức

1 Phân chia bộ phận theo chức năng

2 Phân chia bộ phận theo sản phẩm (hoặc theo dự án)

3 Phân chia bộ phận theo khu vực

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 5

3 Hình thành cơ cấu tổ chức

Là xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với kế hoạch và mụctiêu, ñây chính là hạt nhân và mấu chốt của công tác tổchức, gồm những yếu tố sau:

1 Nhân viên

2 Cương vị chức vụ

3 Chức trách và quyền hạn

2.1.3 Tổ chức quản lý thông tin

Phương pháp liên hệ chủ yếu trong hệ thống là bằng thông tin Tổ chức quản lý hiện ñại là một hệ thống mở

Nguyên tắc mang tính tổng thể của hệ thống

Đó là quyết ñịnh mang tính bản chất của quản lý tổ chức Một tập thể bao giờ cũng có sức mạnh hơn một cá nhân

Nguyên tắc chỉ huy thống nhất

Nguyên tắc chỉ huy thống nhất là nguyên tắc cơ bản của quản lý tổ chức Tổ chức quản lý hiện ñại lại có ý nghĩa chỉ ñạo chung Nguyên tắc chỉ huy thống nhất ñược hình thành bằng ñường dây chỉ huy giữa cấp trên và cấp dưới.

Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 7

2.1.4 Tác dụng của tổ chức trong quản lý

Khái niệm “tổ chức” bao gồm hai ý nghĩa: (1) Chỉ chức

năng của tổ chức ; (2) Là chỉ một ñơn vị trong xã hội

Muốn thực hiện chức năng của tổ chức thì phải dựa vào

ñơn vị xã hội, bất kỳ một ñơn vị nào trong xã hội cũng

ñều phải sử dụng chức năng tổ chức Tổ chức có vị trí

trung tâm trong các hoạt ñộng quản lý và là căn cứ ñể sử

dụng các chức năng quản lý khác

2.1.5 Trình tự chức năng của tổ chức

Thiết kế: Xác ñịnh cơ cấu tổ chức, bố trí chức vụ, quyền hạn

và phân ñịnh chức trách… nhằm xây dựng hệ thống tổchức có hiệu quả

Vận dụng: Là chỉ người lãnh ñạo sử dụng quyền hạn ñược tổ

chức quy ñịnh, sử dụng chức năng của tổ chức ñể ñôn ñốcchỉ ñạo nhân viên cấp dưới cùng nhau thực hiện công việc

Điều chỉnh: Dựa theo những thay ñổi của nhiệm vụ công

việc và ñiều kiện khách quan ñể ñiều chỉnh hệ thống tổchức, làm cho tổ chức ngày một hoàn chỉnh hơn

có người lãnh ñạo tức là giám ñốc dự án,

trưởng bộ phận, có nhân viên, trang thiết

bị, có chế ñộ quy ñịnh của tổ chức,…

Tổ chức dự án không phải là một tổ chức

không ổn ñịnh không ñổi mà có quá trình

phát triển và giải thể Nó có nhiều ñiểm

khác các tổ chức khác

2.2.2 Nguyên tắc làm việc của tổ chức dự án

1 Nguyên tắc thống nhất mục tiêu

Là việc thiết kế cơ cấu tổ chức dự án và hình thức tổ chứcphải có lợi cho việc thực hiện mục tiêu Mỗi một bộ phậntrong tổ chức ñều phải liên quan tới mục tiêu ñã ñịnh của tổchức Mỗi cá nhân ñều nhận thức rõ nhiệm vụ mà mìnhphải hoàn thành mục tiêu tổng thể

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 11

2 Nguyên tắc chỉ huy thống nhất

Là các bộ phận và cá nhân trong tổ

chức ñều phải tuân theo những

mệnh lệnh và chỉ ñạo của cấp trên,

chỉ thị của cấp trên ñược truyền ñạt

cho cấp dưới, nhưng không ñược

phép ñưa ra những chỉ thị vượt cấp

Cấp dưới chỉ chịu sự chỉ ñạo, chỉ

báo cáo và chịu sự quản lý của một

cấp trên Như vậy, giữa cấp trên và

cấp dưới sẽ hình thành một “tuyến

chỉ ñạo”

3 Nguyên tắc phân công hợp tác

Phân công là sự phân chia mục tiêu của tổ chức thànhnhiệm vụ và mục tiêu của mỗi cá nhân trong các cấp Có phâncông sẽ phải có hợp tác Hợp tác bao gồm sự hợp tác giữa các bộphận với nhau và hợp tác trong nội bộ bộ phận Nguyên tắc phân công hợp tác có thể hiểu là, nếu thiết kế cơ cấu tổ chức và lựa chọn hình thức cơ cấu tổ chức phản ánh ñược các nhiệm vụ và công việc theo yêu cầu của mục tiêu thì việc ủy quyền và phân công trách nhiệm càng trở nên phù hợp với khả năng của người ñảm nhận công việc

5 Nguyên tắc kết hợp giữa tập trung quyền lực và phân quyền

Để ñảm bảo quản lý có hiệu quả, bắt buộc phải có chế ñộ lãnh ñạotập trung và phân chia quyền lực Như vậy mới có thể tăng cường

sự linh hoạt và thích ứng của tổ chức Người quản lý phải biết ủyquyền cho nhân viên cấp dưới ñảm nhiệm những chức vụ và tráchnhiệm tương ứng khiến họ phát huy hết khả năng, trí sang tạo, tínhtích cực, ñảm bảo nâng cao hiệu quả quản lý, ñồng thời có thể giảmbớt gánh nặng cho các cấp quản lý, giúp người quản lý tập trungtinh thần, sức lực làm những việc lớn hơn

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 15

6 Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách

Quyền hạn và chức trách phải thống nhất và tươngxứng với nhau, ứng với một chức vụ thì phải có quyền hạntương ứng Chỉ có chức vụ mà không có quyền hạn, hoặc ítquyền hạn thì sẽ không phát huy ñược tính tích cực và tính chủñộng của người ñảm nhận chức vụ ñó Ngược lại, nếu chỉ cóchức quyền mà không có trách nhiệm hoặc có ít trách nhiệmthì sẽ gây ra hiện tượng lạm dụng quyền lực, ñưa ra chỉ ñạo sailầm, phát sinh chủ nghĩa quan liêu…

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 17

8 Nguyên tắc kết hợp giữa tính ổn ñịnh và tính thích ứng

Cơ cấu tổ chức dự án vừa phải cótính ổn ñịnh tương ñối, không thể thayñổi một cách dễ dàng, nhưng cũng phải

có sự ñiều chỉnh phù hợp tương ứng vớimục tiêu lâu dài và sự thay ñổi của ñiềukiện bên trong và bên ngoài tổ chức Bất

cứ một tổ chức nào bao gồm cả tổ chức

dự án cũng ñều nằm trong một hoàn cảnh

xã hội nhất ñịnh, là một hệ thống connằm trong hệ thống lớn, do ñó hệ thống

tổ chức dự án là một hệ thống tổ chứcmở

8 Nguyên tắc kết hợp giữa tính ổn ñịnh và tính thích ứng

Cơ cấu tổ chức dự án vừa phải cótính ổn ñịnh tương ñối, không thể thayñổi một cách dễ dàng, nhưng cũng phải

có sự ñiều chỉnh phù hợp tương ứng vớimục tiêu lâu dài và sự thay ñổi của ñiềukiện bên trong và bên ngoài tổ chức Bất

cứ một tổ chức nào bao gồm cả tổ chức

dự án cũng ñều nằm trong một hoàn cảnh

xã hội nhất ñịnh, là một hệ thống connằm trong hệ thống lớn, do ñó hệ thống

tổ chức dự án là một hệ thống tổ chứcmở

9 Nguyên tắc mang tính cân bằng

Ý nghĩa của nguyên tắc này là: trong cơ cấu tổ chức, nhân viên có chức vụ ngang nhau ñảm nhận những công việc, trách nhiệm, quyền hạn như nhau Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản trong quản lý học, nếu quyền hạn lớn hơn chức trách thì sẽ xảy ra hiện tượng chỉ ñạo sai lệch, ñưa ra quyết sách không ñúng ñắn, tất

cả ñều ảnh hưởng tới hiệu quả chức năng của tổ chức dự án, ảnh hưởng tới tích cực và hiệu quả công việc của các nhân viên trong tổ chức.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 19

2.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN

2.3.1 Cơ sở ñể thiết kế cơ cấu tổ chức dự án

Bất kỳ cơ cấu tổ chức nào cũng tồn tại ba vấn ñề

có liên quan với nhau ñó là: làm thế nào ñể phân

ñịnh các cấp quản lý, xác lập bộ phận và phân

ñịnh chức quyền

Thiết kế cơ cấu tổ chức dự án có nghĩa là thực

hiện phạm vi công việc mà mục tiêu của tổ chức

dự án yêu cầu, phân ñịnh nhiệm vụ công việc

thành các công việc với nghiệp vụ khác nhau, sau

ñó, xác lập các bộ phận khác nhau dựa theo tính

chất của công việc, ñồng thời xác ñịnh quyền hạn

và chức trách của các bộ phận khác nhau

2.3.2 Phân ñịnh tầng lớp quản lý dự án

Phạm vi quản lý là chỉ một người quản lý dự án có thểgiám sát, quản lý một cách hiệu quả một số lượng nhân viêncấp dưới ở giới hạn có thể Như vậy, khi người quản lý phảiquản lý số lượng người vượt qua giới hạn cho phép thì bắtbuộc phải tăng thêm cấp quản lý

Nguyên lý về phạm vi quản lý và cấp bậc quản lý chothấy, phạm vi quản lý lớn nghĩa là có ít tầng quản lý, ngượclại phạm vi quản lý nhỏ nghĩa là có nhiều tầng quản lý

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 21

Tổ chức của quản lý dự án có hai cơ cấu cơ bản nhất:

ñó là cơ cấu ngang bằng và cơ cấu trực tuyến

* Cơ cấu ngang bằng có ưu ñiểm là rút ngắn khoảng cáchgiữa cấp quản lý, thông tin ñược truyền ñạt nhanh chóng,chi phí quản lý thấp, phạm vi quản lý lớn, dễ hình thànhhình thức quản lý nắm toàn quyền, giám ñốc dự án cóquyền tự quyết ñịnh thực hiện mọi vấn ñề Nhưng do sốlượng nhân viên phải quản lý nhiều nên khó có thể giámsát mọi hoạt ñộng của cấp dưới một cách hiệu quả, không

có mối quan hệ giao lưu giữa cấp trên và cấp dưới

* Cơ cấu trực tuyến có ñặc ñiểm là quản lý phân công côngviệc cho cấp dưới một cách rõ ràng chặt chẽ, cấp trên và cấpdưới có thể cùng nhau hợp tác Đó là bởi vì có nhiều tầng quản

lý, số lượng nhân viên ñảm nhận trách nhiệm quản lý cũng tăng lên, sự hợp tác chặt chẽ trong công việc cũng tăng theo.

Do gia tăng số lượng cấp quản lý nên chi phí, thời gian, sứclực, tốc ñộ truyền ñạt thông tin cũng chậm ñi, mệnh lệnhtruyền phải thông qua hàng loạt các tầng quản lý cấp dưới,nhiều khi không còn ñúng với nguyên bản, ảnh hưởng tối tínhchủ ñộng và sáng tạo của cấp dưới

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 23

1 Yếu tố gây ảnh hưởng tới phạm vi quản lý

* Tố chất và năng lực của người quản lý và cấp dưới

* Đối diện với nhiều vấn ñề khác nhau

* Phối hợp công việc

* Ủy quyền

* Mức ñộ hoàn thiện của kế hoạch

* Kênh giao tiếp của tổ chức

2 Sự phân công và mối quan hệ giữa các tầng trong tổ chức

Các cấp quản lý thường ñược phân chia thành ba tầng:

Tầng trên: Thực hiện chỉ ñạo và quản lý tổng thể, xác ñịnh rõ mục

tiêu của tổ chức và một số phương châm, chính sách ñể thực hiện mục tiêu.

Tầng giữa có nhiệm vụ chính là ñảm nhận việc xây dựng mục tiêu

và lựa chọn phương án, trình tự thực hiện kế hoạch.

Tầng cơ sở có nhiệm vụ chính là dựa theo kế hoạch và trình tự ñã

ñịnh, phối hợp thực hiện với các nhân viên hoàn thành mọi kế hoạch và nhiệm vụ.

Cho dù phân ñịnh tầng cấp ra sao thì vẫn luôn tồn tại mối liên hệ giữa các tầng cấp với nhau. Trong ñó, tầng quản lý cấp trên có

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 25

3 Phân ñịnh các bộ phận

Mục ñích: Xác ñịnh rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm trong tổ chức,

từ ñó tiến hành phân công hợp lý, chức trách rõ ràng Nguyêntắc phân công phân ñịnh sau:

Yêu cầu duy trì bộ phận với số lượng ít nhất

Cơ cấu tổ chức nên có tính co giãn

Đảm bảo thực hiện mục tiêu

Các công việc trong từng bộ phận ñược bố trí cân bằng

Kiểm tra sự phân công công việc trong bộ phận

4 Các lo i quy#n h n ch&c trách

Chức quyền có nghĩa là phạm vi quản lý trong phạm vi chức

vụ Có 3 loại quyền hạn chức trách là trực tuyến, tham mưu và

chức năng.

a Quyền hạn và chức trách trực tuyến

b Quyền hạn và trách nhiệm tham mưu

c Quyền chức năng

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 27

Thành quả của thiết kế kết cấu tổ chức của dự án:

Được biểu hiền trên 3 yếu tố là sơ ñồ tổ chức, bản thuyết

minh chức vụ và sổ tay tổ chức

Sơ ñồ tổ chức hay còn gọi là cây tổ chức.

Bản thuyết minh chức quyền Tên gọi công việc, chức

năng, chức trách chính, chức quyền chấp hành trách

nhiệm này, mối quan hệ giữa các chức vụ này với chức

vụ khác trong tổ chức cũng như mối quan hệ với nhân

viên bên ngoài.

Sổ tay tổ chức thường là bản tổng hợp giữa bản thuyết

minh chức vụ với sơ ñồ tổ chức, nó biểu thị chức quyền

và chức trách của các ban ngành trục tuyến, chức năng

chính, quyền hạn, chức trách của mỗi chức vụ cũng

như mối quan hệ qua lại của các chức vụ chính

2.3.3 Phân tích loại hình của tổ chức dự án

Bộ phận nguồn nhân lực

Bộ phận tài vụ

Bộ phận tuyên truyền công cộng

Bộ phận thiết kế

Bộ phận cung ứng

Bộ phận công trình

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 29

Các bộ phận quản lý trong tổ chức dạng chức

năng ñược thiết kế dựa trên tính tương tự

của nhiệm vụ công tác Đặc ñiểm nổi bật: (1) Sự phân cấp quản lýkhác rõ ràng (2) vì ñược tập trung lại nênkhả năng kỹ thuật chuyên ngành của mỗimột cá nhân cũng ñược nâng lên (3) Có thểgiải quyết một cách hiệu quả các vấn ñề khókhăn về dự án trong lĩnh vực chức năng

* Ưu ñiểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng

Trong thực hiện dự án, lựa chọn kết cấu tổ chức theo dạngchức năng là chọn ra một số thành viên từ các bộ phận chứcnăng khác nhau ñể thành lập nên nhóm dự án, cách làm có một

số ưu ñiểm:

- Là sự ủng hộ lớn về trí lực và kỹ thuật

- Tính linh hoạt trong việc sử dụng nhân viên.

- Ưu ñiểm của việc phân công chuyên môn hoá.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 31

Nhược ñiểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng

-Xét về mặt ñiều hành: vì các thành viên của nhóm dự án ñược

chọn tới từ các bộ phận chức năng khác nhau nên thường có xung ñột về nhu cầu.

- Xét về mặt tổng thể của tổ chức dự án, vì sự cấu tạo của các

thành viên trong nhóm dự án có tính bất ổn nên gây ra những khó khăn cho công tác quản lý Hơn nữa, các thành viên vẫn còn thuộc về các bộ phận cũ, nên thường chưa có sự nhất trí cao ñộ với mục tiêu của tổ chức dự án, ảnh hưởng ñến việc thực hiện mục tiêu của dự án.

- Xét về mặt chức trách, các thành viên của nhóm dự án thuộc về

hai bộ phận nên không ai muốn tự nguyện và chủ ñộng gánh vác trách nhiệm và ñương ñầu với mạo hiểm, hơn nữa, các thành viên trong nhóm dự án lại có tính lưu ñộng nhất ñịnh nên trách nhiệm của họ cũng khó mà xác ñịnh rõ ràng, ñiều này tất nhiên

dễ khiến cho công tác quản lý rơi vào trạng thái hỗn loạn.

2 Kết c ấu t ổ ch ức d ạng d ự án

Kết cấu tổ chức dạng dự án ñược sáng lập ñầu tiên bởi mộtphòng sự nghiệp của một công ty ô tô nước Mỹ vào nhữngnăm 20 của thế kỷ XX

Đặc ñiểm nổi bật: “Tập trung quyết sách, phân tán kinhdoanh, ñây là một kiểu cải cách từ chế ñộ tập quyền sang chế

ñộ phân quyền

Trong kết cấu tổ chức dạng dự án, ñối với mỗi dự án cầnthiết sẽ tự tiến hành việc khai thác dự án, hạch toán ñộc lập.Kiểu kết cấu tổ chức dạng dự án này phù hợp ở một số công ty

có quy mô lớn với nhiều dự án

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 33

Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án

- Cĩ giám đốc dự án riêng biệt, cĩ đội ngũ dự án ổn định, cĩ các ban ngành chức năng phân rõ chức trách Điều này thể hiện, kết cấu tổ chức dạng dự án cĩ tính nghiêm túc cao hơn so với dạng chức năng.

- Về quản lý: từ giám đốc dự án, chủ quản các ban ngành chức năng đến cán bộ quản lý cấp cơ sở và nhân viên thi hành đều được phân cấp rõ ràng, cĩ trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng.

- Mục tiêu: mỗi một tổ chức dự án đều là một chi nhánh đơn vị hạch tốn độc lập, nĩ khơng khác gì các chi nhánh cơng ty trong một tập đồn doanh nghiệp lớn, các thành viên trong đội ngũ dự

án cĩ tính ổn định cao, cĩ lợi cho việc điều hành, phát huy tinh thần tập thể trong thực hiện mục tiêu.

- Trách nhiệm và quyền hạn: Mỗi thành viên dự án đều cĩ trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng của riêng mình, cĩ lợi cho việc chỉ huy và quản lý.

Nhược ñiểm của kết cấu tổ chức dạng dự án

- Bố trí cơ cấu: mỗi một tổ chức dự án ñều thiết lập ra bộ phận chức năng riêng Như vậy, một cơ cấu chức năng có trong kết cấu tổ chức chung và trong mỗi một tổ chức dự án, dẫn ñến sự trùng lặp trong

bố trí nhân viên, cơ sở hạ tầng, kỹ thuật và thiết bị…

- Lợi dụng nguồn lực thấp: do có sự trùng lặp trong bố trí cơ cấu nên

sự phối hợp giữa các nhân viên cũng sẽ có sự trùng lặp Việc ñiều ñộng nhân viên, máy móc thiết bị nhàn rỗi giữa các tổ chức khó khăn.

- Quan hệ giữa các tổ chức: Các dự án nhỏ khó thống nhất với tổng công ty về mục tiêu tổ chức, phát triển chiến lược Giữa các tổ chức

dự án nhỏ khó có thể có sự ñiều hòa, gây trở ngại cho việc thống nhất chỉ huy.