QUYỀN LỰC & TRÁCH NHIỆM Fayol định nghĩa: Quyền lực là có quyền được ra lệnh và có quyền năng để buộc những người khác phải tuân theo Quyền năng là khả năng gây ảnh hưởng tới hành
Trang 1Chuyên đề 4
KỸ NĂNG
TRAO QUYỀN - ỦY QUYỀN
Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên.
Giao việc , Ủy quyền và Trao quyền ?
Uỷ quyền mang tính sự vụ, giao nhiệm vụ và trách
nhiệm quyền hạn
Trao quyền ?
1 Người lãnh đạo không thể tự làm tất cả các công việc
2 Sự trao quyền tạo cơ hội cho các cá nhân phát triển
3 Trao quyền đảm bảo rằng các bộ phận có thể duy trì
sự hiệu quả trong công việc ngay cả khi trưởng
nhóm vắng mặt.
Trang 2MỤC TIÊU
1 Quyền lực, quyền hạn, trách nhiệm
2 Trao quyền
Trao quyền?
Quy trình trao quyền
Những tình huống trao quyền sai
3 Ủy quyền
1 QUYỀN LỰC & TRÁCH NHIỆM
Fayol định nghĩa:
Quyền lực là có quyền được ra lệnh và có quyền năng
để buộc những người khác phải tuân theo
Quyền năng là khả năng gây ảnh hưởng tới hành động
của những người khác
Trách nhiệm là bổn phận của một người trong việc hoàn
thành nhiệm vụ được giao
Nguồn gốc của QUYỀN LỰC
► Quyền lực nằm trong tay người nắm giữ chủ chốt
► 3 nguồn quyền lực chính:
Chính thức: đi cùng với công việc chức danh
Chính thức: đi cùng với công việc, chức danh
nghề nghiệp, các mối quan hệ
Kỹ thuật: có được nhờ kỹ năng học vấn
Cá nhân, không chính thức: do được chấp nhận,
được kính trọng hoặc là do nổi tiếng
Trang 32 TRAO QUYỀN
► Trao quyền là sự chuyển giao quyền hạn và trách
nhiệm được lập kế hoạch và tiến hành một cách cẩn
trọng để thực hiện công việc trong giới hạn đã được thỏa
thuận
► Trách nhiệm: Công việc hoặc nhiệm vụ được trao quyền
► Quyền hạn: Quyền lực để đưa ra các quyết định và thi
hành các quyết định đó
Xác định rõ những kết quả mong đợi
Giao vệc cho những người dưới quyền
Trao cho họ quyền hạn để thực hiện tốt nhiệm vụ
Bắt họ chịu trách nhiệm đối với việc hoàn thành công
Bản chất của trao quyền
Bắt họ chịu trách nhiệm đối với việc hoàn thành công
việc và đạt được kết quả mong muốn
Trao quyền là quá trình cấp trên trao cho cấp dưới
một phần quyền lực của mình để họ có thể đưa ra
các quyết định và thi hành các quyết định đó
Tự lập kế hoạch thực
hiện công việc
Ra quyết định về
những việc cần làm
Bị kiểm soát chặt chẽ
Phải trình báo toàn bộ các quyết định Trao quyền hay Giao việc
Chỉ bị kiểm tra tại các
điểm đã thống nhất
Có được những ý kiến
giúp đỡ khi cần
Không bắt buộc phải
hỏi ý kiến cấp trên
Trang 4 Cung cấp đủ những
nguồn lực cần thiết
Kiểm tra công việc tại
các điểm quan trọng
Không được chỉ dẫn hướng dẫn đầy đủ
Có thể bị căng thẳng khi công việc phức tạp Trao quyền hay Phó mặc
Sẵn sàng cung cấp,
hướng dẫn và giúp đỡ
Tạo nên các thách
thức trong công việc
Không được đào tạo đầy đủ
Không có sự giúp đỡ đúng lúc
Cân bằng giữa “quyền hạn và trách nhiệm”
Trao quyền theo “kết quả mong đợi”
Những nguyên tắc trao quyền hiệu quả
Quyền lực được trao đủ để đảm bảo nhiệm vụ
có thể hoàn thành đúng yêu cầu đặt ra
Nguyên tắc“thống nhất trong mệnh lệnh”
Người được trao quyền chỉ chịu trách nhiệm
Những nguyên tắc trao quyền hiệu quả
trước người trao quyền
Người duy nhất đưa ra các quyết định
Trang 5 Nguyên tắc theo “mức độ quyền hạn”
Người được trao quyền có quyền ra các
Những nguyên tắc trao quyền hiệu quả
Người được trao quyền có quyền ra các
quyết định trong các lĩnh vực được trao
quyền mà không cần xin ý kiến cấp trên
MÔ HÌNH TRAO QUYỀN
1 Định rõ kết quả mong đợi:
Mục tiêu công việc, những giới hạn, chỉ tiêu và
tiêu chuẩn, kiểm tra sự hiểu biết
2 Chính thức giao việc cho người dưới quyền:
Trách nhiệm, phạm vi quyền hạn,
đạt được sự thống nhất
3 Giao nguồn lực và quyền hạn cần thiết
cho người dưới quyền
4 Ủng hộ và lùi về phía sau,
cho phép người dưới quyền chủ động
thực hiện công việc được giao
5 Duy trì sự ủng hộ, kiểm tra và phản hồi
theo lịch trình đã thỏa thuận (ghi nhận)
Quy trình trao quyền
GIAI ĐOẠN 1 GIAI ĐOẠN 2 GIAI ĐOẠN 3 GIAI ĐOẠN 4 GIAI ĐOẠN 5
Đào tạo họ Để họ phê
phán bạn
Tóm tắt
cho họ
và họ có
thể hỏi
Họ tự phê bình bản thân, bạn nhận xét và
Báo cáo
về sự thà h
CÔNG
VIỆC
CỦA
Bạn làm
họ quan sát
chỉ dẫn
Họ làm Bạn hướng dẫn
Tóm tắt cho họ
thành công hoặc khác
Họ làm ( Bạn hỏi)
Trao việc cho họ
Báo cáo lại nếu họ muốn
Họ làm ( Bạn không
Thu xếp
để họ làm trực tiếp (bạn có
BẠN
CÔNG VIỆC
CỦA
NGƯỜI HỌC
Trang 6 Giai đoạn 1: Áp dụng với trường hợp người trao quyền có đầy đủ
kiến thức và kỹ năng, trong khi đó người được trao quyền có rất ít
kiến thức, kỹ năng
Giai đoạn 2: Ở giai đoạn này bắt đầu có sự tham gia của người
được trao quyền – người đó chỉ đơn giản làm một số việc dưới sự
chỉ dẫn của bạn
Giai đoạn 3: Ở giai đoạn này có sự phân quyền nhiệm vụ không
Quy trình trao quyền
Giai đoạn 3: Ở giai đoạn này, có sự phân quyền nhiệm vụ không
ngừng cho người được trao quyền Bạn sẽ đặt câu hỏi, chủ yếu là
loại câu hỏi mở và người được trao quyền sẽ báo cáo cho bạn
những việc họ làm
Giai đoạn 4: Vẫn trong thời kỳ phân quyền nhiệm vụ không ngừng
nhưng bạn sẽ ít đặt câu hỏi và yêu cầu người được trao quyền báo
cáo Họ sẽ kiểm soát việc báo cáo và thực hiện việc họ muốn
Giai đoạn 5: Đây là trường hợp trao quyền hoàn toàn Khi nhiệm vụ
được giao trực tiếp cho người được trao quyền, người trao quyền có
quyền kiểm tra bởi vì họ có bổn phận với công việc
Người trao quyền hay can thiệp
Một người trao quyền
h khô ừ thiệ à ô iệ đó
Trao quyền sai
nhưng không ngừng can thiệp vào công việc đó.
Người trao quyền trao những phần
không tốt đẹp cho nhân viên
Chỉ những công việc không quan trọng thì mới
được trao Người trao quyền giữ lại phần tốt đẹp
Trao quyền sai
được trao Người trao quyền giữ lại phần tốt đẹp
cho mình và trao những công việc nhàm chán cho
nhân vi
Người được trao quyền sẽ kết thúc công việc một
cách kém cỏi, thành tích nghèo nàn
Trang 7Người trao quyền “đánh và chạy”
Bạn có mặt ở một nơi không thích hợp vào
một thời điểm không thích hợp Bạn vào thang
Trao quyền sai
máy cùng một người giám sát người mà nói với
bạn rằng: anh chính là người tôi cần
Thực sự, bất kỳ ai cũng muốn đùn đẩy trách
nhiệm công việc cho một ai đó
Ủy quyền là giao một phần công việc cho người dưới
quyền chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời giao cho
họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm được giao
3 Ủy quyền
“Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông
qua nỗ lực của người khác Điều này thể hiện lòng tin
của bạn vào người khác để giao phó công việc mà,
nếu không,chính bạn phải làm”
Dickinson
1 Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phải cho
tất cả các điểm bán hàng biết là sắp có một mặt hàng văn
phòng phẩm mới Ông ta gửi một mẫu tin : “Anh hãy lo
việc này và báo cho tôi biết khi nào làm xong”
2 Ông Đạo bảo một nhân viên rằng anh ta cần phải thông
báo cho tất cả các nhà phân phối là sắp có một mặt hàng
văn phòng phẩm mới Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ
Phân biệt giao việc, trao quyền và ủy quyền ?
văn phòng phẩm mới Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ
và một số tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụp các tài
liệu sản xuất và bán hàng (đảm bảo chúng phải rõ nét) và
gửi 2 bản cho mỗi điểm bán hàng trước thứ năm tuần
tới”
3 Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì
(thông báo cho tất cả các điểm bán hàng về một mặt
hàng văn phòng phẩm mới) và yêu cầu anh ta lên kế
hoạch thực hiện sao cho tốt nhất và trở lại báo cáo cho
ông ta sau một tuần lễ Khi anh nhân viên đã thảo xong
Trang 8 Ủy quyền không không phải là giao việc.
Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ”
những công việc mà bạn không thích làm
Ủy quyền ?
Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm
Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng :
trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối
cùng
Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn
Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên
Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên
Lợi ích của ủy quyền
Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết định
Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng
hái và là nguồn động viên cho nhân viên
Một số giả định của bạn :
- Họ không đáng được như vậy
- Họ không thích có thêm việc …
Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?
Sự sợ hãi :
- Tôi không muốn họ biết nhiều quá !
- Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách !
Trang 9Niềm tin cá nhân :
• Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều
• Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều
• Tôi thích lúc nào cũng bận rộn Bạn ủy quyền
những gì ?
Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?
• Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thời
giúp người khác phát triển
• Các công việc thường nhật
• Các công việc cần thiết
• Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn
huấn luyện cho người khác
• Công việc hấp dẫn, đòi hỏ sự sáng tạo và giúp cho
nhân viên phát triển
Đánh giá thành tích công tác
Định hướng hoạt động của đơn vị
Động viên nhân viên
Những công việc bạn không nên ủy quyền
Động viên nhân viên
Giao tiếp với nhân viên
Xây dựng ê kíp
• Bước 1: Lựa chọn công việc để ủy quyền
• Bước 2: Lựa chọn người cấp dưới để ủy quyền
• Bước 3: Giao nghĩa vụ, quyền hành và trách
nhiệm thực hiện công việc cho người cấp dưới đã
Quy trình ủy quyền
nhiệm thực hiện công việc cho người cấp dưới đã
được lựa chọn
• Bước 4: Theo dõi quá trình cấp dưới thực hiện
công việc và trợ giúp khi cần thiết
• Bước 5: Đánh giá kết quả thực hiện công việc