Slide bài giảng môn Kỹ năng quản trị: Tổng quan và kỹ năng làm việc nhóm

• Có khả năng tối đa hóa tiềm năng lãnh đạo và tối thiểu hóa nhược điểm của từng thành viên • Có nhiều ý tưởng để giải quyết vấn đề/ đạt mục tiêu do đó có nhiều giải pháp, cách nhìn vấn

CHUYÊN ĐỀ 1

TỔNG QUAN VỀ

KỸ NĂNG QUẢN TRỊ

ThS Nguyễn Thị Nguyệt Anh

Giảng viên Khoa Quản trị kinh doanh

QTV cấp cơ sở

CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ ĐỐI VỚI TỪNG CẤP

do sự thay đổi

THỰC HIỆN MỤC TIÊU

Sử dụng hợp

lý các nguồn tài nguyên hạn chế

Kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng tư duy

MỐI QUAN HỆ GIỮA CẤP QUẢN TRỊ

KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN

GIAO TIẾP

KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN

Kỹ năng quan hệ con người

Kỹ năng chuyên biệt

Chuyên đề 2

Kỹ năng làm việc nhóm

Ths Nguyễn Thị Nguyệt Anh

Khoa Quản trị kinh doanh

M: 0904 749 893

E: anhnn27@gmail.com

Mục đích

 Là 1 cá nhân  Bạn có sẵn sàng tham gia

làm việc nhóm hay không?

 1 Nhóm hiệu quả ?

 Các giai đoạn phát triển nhóm

 Phát triển năng lực lãnh đạo cá nhân

 Truyền thông nhóm

 Giải quyết vấn đề

Nhóm là gì?

• Nhóm (team) là 1 số nhỏ các cá nhân có các kỹ

năng bổ sung cho nhau, cam kết thực hiện một

mục đích mục tiêu hoạt động chung theo cách

Môi trường làm việc hợp tác

Phụ thuộc lẫn nhau để đạt mục tiêu

Quan tâm lớn nhất đến tổ chức

Phản hồi thân thiện

Họp có ý nghĩa

Nghĩ về nhóm…

Giao tiếp thân thiện

Quan điểm đa dạng hóa

Đầu tư thời gian

Thúc đẩy lúc cần thiết

Giải quyết xung đột

Niềm tin đủ để có thể mắc sai lầm

Ý nghĩa của nhóm

• Nhóm gồm nhiều người do đó luôn dồi dào nguồn nhân lực, ý tưởng

và động lực hơn cá nhân đơn lẻ

• Có khả năng tối đa hóa tiềm năng lãnh đạo và tối thiểu hóa nhược

điểm của từng thành viên

• Có nhiều ý tưởng để giải quyết vấn đề/ đạt mục tiêu do đó có nhiều

giải pháp, cách nhìn vấn đề bao quát và sâu sắc

• Chia sẻ kinh nghiệm thành công và thất bại qua đó các thành viên

trưởng thành hơn

• Trách nhiệm với mục tiêu đề ra

• Làm được nhiều việc hơn 1 cá nhân

Nhóm hiệu quả

Theo Stephen Robbins (2005)

• Bối cảnh: nguồn lực, lãnh đạo và cấu trúc, môi trường tạo dựng

niềm tin, đánh giá kết quả và hệ thống lương thưởng

• Yếu tố cấu thành nhóm: năng lực của thành viên, phẩm chất cá

nhân, quy mô, phân bổ vai trò, sự đa dạng, sự linh hoạt và mối

quan tâm của thành viên đối với tinh thần đồng đội

• Thiết kế công việc: tự chủ, đa dạng về kỹ năng, bản chất nhiệm vụ,

tầm quan trọng của nhiệm vụ

• Quá trình: mục đích chung, mục tiêu, năng lực nhóm, mức độ xung

đột, tính ỷ lại tập thể

• Stephin Robbins (2005) Organizational Behaviour, Prentice Hall

Nhóm hiệu quả

• Sự phụ thuộc lẫn nhau ở mức cao

• Lãnh đạo có kỹ năng giao tiếp tốt

• Từng thành viên mong muốn đóng góp

• Môi trường thoải mái cho giao tiếp

• Các thành viên phát triển sự tin tưởng lẫn nhau

• Nhóm sẵn sàng chấp nhận rủi ro

• Nhóm hiểu rõ về mục tiêu và nhiệm vụ

PHƯƠNG CHÂM LÀM VIỆC NHÓM

 Không thoái thác nhiệm vụ;

 Không đổ lỗi cho người khác;

 Không vi phạm cam kết

 Khuyến khích mọi thành viên cùng tích cực

 Luận đề, chứng cứ rõ ràng

 Kiên định theo đuổi mục tiêu nhóm

Vai trò của đội

Theo Belbin, đội thành công phải có sự phối hợp cân bằng của các kỹ năng cá nhân và các loại

tính cách khác nhau để tạo nên một loạt những vai trò của nhóm

biết cách điều khiển

5 Người đánh giá (phê phán)

Điềm đạm, có chiến lược, sâu sắc năng động, mạnh mẽ

Hợp tác, hòa đồng,

dễ cảm thông, có tài ngoại giao

6 Người trung hòa

thận trọng và hiệu quả

Cần mẫn, chu đáo, hay lo lắng

8 Người hoàn thiện

9 Chuyên gia

Chỉ có một mục đích, độc lập, có chuyên môn

Các giai đoạn phát triển của nhóm (tiếp)

Giai đoạn thoái trào :

Công việc đã hoàn thành

Người lãnh đạo:Thông báo kết thúc

- Nhiệm vụ hoặc quan hệ

- Bên trong hoặc bên ngoài

Bên trong nhóm Bên ngoài nhóm

- Thỏa mãn nhu cầu

- Mô hình hóa nguyên tắc

(4) Môi trường

- Kết nối mạng lưới

- Đại diện nhóm

- Tạo vùng đệm cho nhóm trước các cú sốc bên ngoài

- Thương lượng để có hỗ trợ

- Đánh giá

- Chia sẻ thông tin

(5) Đạt mục tiêu của nhóm -Kết quả

-Sự phát triển

Vai trò của lãnh đạo nhóm

• Theo Vadim Kotelnikov:

▫ Phát triển tiềm năng của các thành viên ở mức cao nhất

▫ Làm công việc thú vị và thu hút sự tham gia của các thành

viên

▫ Phát triển nhóm tự quản

▫ Tạo động lực và thúc đẩy các thành viên

▫ Dẫn dắt và khuyến khích truyền thông mang tính xây dựng.

▫ Giám sát nhưng không soi xét, “săm soi”

Vai trò của lãnh đạo nhóm

• Theo Stephen Robbins và Mary Coulter

BÀI TẬP XÂY DỰNG NHÓM

• Noel sắp đến, nhóm của bạn được giao nhiệm vụ phát triển sản

phẩm và dịch vụ mới để phục vụ nhu cầu mua sắm trong dịp này.

Yêu cầu: sản phẩm/dịch vụ mang tính mới lạ và hấp dẫn, khả thi;

doanh số bán hàng và ROI đạt mức cao; xây dựng nhóm gắn kết,

thành viên có năng lực để phục vụ cho các dự án kế tiếp của công

thành viên có năng lực để phục vụ cho các dự án kế tiếp của công

ty.

1 Nhóm hãy xác định các tiêu chuẩn cần có của trưởng nhóm Xác

định trọng số (tầm quan trọng tương đối) của các tiêu chuẩn

2 Cho điểm các thành viên theo các tiêu chuẩn trên để chọn

TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM

Ths Nguyễn Thị Nguyệt Anh

Khái niệm truyền thông nhóm

• Truyền thông: quá trình chia sẻ thông tin, một kiểu

tương tác xã hội, trong đó có ít nhất hai tác nhân

tương tác lẫn nhau, chia sẻ các quy tắc và tín hiệu

chung

chung

• Truyền thông nhóm: là hình thức truyền thông được

thực hiện trong nhóm

• Truyền thông giữa các cá nhân thường xuất hiện

theo cặp hoặc từng nhóm với quy mô khác nhau

 Quy mô nhóm tác động tới bản chất của cuộc hội

thoại

Khái niệm truyền thông nhóm

• Truyền thông gồm 3 phần:

▫ Nội dung: hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết,

đưa ra lời khuyên hay mệnh lệnh, hoặc câu hỏi.

ê á hâ khá ổ hứ khá h ặ hí h á

▫ Mục tiêu: cá nhân khác , tổ chức khác hoặc chính cá

nhân/tổ chức gửi thông tin.

▫ Hình thức

 Bằng lời: ngôn từ

 Không bằng lời: cử chỉ, điệu bộ, nét mặt

 Biểu tượng: định sẵn ý nghĩa và thể hiện một ý tường

nhất định

93% ý nghĩa biểu cảm qua nét mặt, giọng nói

7% từ lời nói

Khái niệm truyền thông nhóm

• Quá trình truyền thông

▫ Quá trình gửi và nhận thông tin

▫ Liên tục

▫ Sự phát triển của TT gắn với tiến bộ công nghệ

Vai trò của TT nhóm

• Làm việc nhóm hiệu quả hơn làm việc cá nhân

• Khai thác ý tưởng của nhiều người

• Tạo khả năng dự phòng về trao đổi lưu giữ

thông tin

• Tăng khả năng kiểm tra, giám sát

• Tăng năng suất, hiệu quả làm việc

Vai trò của TT nhóm

• Thông tin cần phải được chia sẻ

• Các thành viên phải có trách nhiệm với mục tiêu chung

của nhóm và vai trò của họ trong nhóm g

• Chia sẻ, bổ sung kỹ năng, kiến thức nhất định cho các

thành viên khác

• Truyền đạt các quyết định

• Truyền thông cởi mở, hiệu quả  tin tưởng giữa các

thành viên, nhấn mạnh vai trò của mỗi thành viên

Các phương diện TT nhóm

• Lãnh đạo - thành viên

▫ Xây dựng tiêu chuẩn cho hành động

▫ Không bao giờ là giao tiếp một chiều

• Thành viên – Bên ngoài

▫ Biết tiếp thu

▫ Sẵn sàng đáp lại

▫ Thực tế

▫ Các thành viên thống nhất khi trình bày một vấn

đề

Những cản trở của TT nhóm

• Ngôn ngữ giao tiếp: biệt ngữ, nói lòng vòng, ẩn

dụ, trừu tượng,…

• Ngôn ngữ mang tính công kích

• Các thành viên không nhận thức rõ việc gì phải

làm vì nhóm

• Các thành viên không hiểu nhau  thù hằn cá

nhân

• Các thành viên không nắm rõ nhiệm vụ

• Khả năng cải thiện của các thành viên

Khuyến khích truyền thông hiệu quả

• Các thành viên thấu hiểu mục tiêu của nhóm

• Tăng cường thông tin phản hồi

• Lắng nghe cẩn thậnLắng nghe cẩn thận

• Không cắt ngang khi người khác nói

• Đưa ra thông tin phản hồi

• Nói từ tốn và rõ ràng

• Nếu quan điểm rõ ràng, logic

• Quan tâm đến các sự kiện, chi tiết

• Không nói chuyện phiếm, trình bày ngắn gọn,

trực tiếp

Khuyến khích truyền thông hiệu quả

• Đảm bảo thành viên có cơ hội nói và tham gia ý

kiến

• Hãy cởi mở

Chịu trách nhiệm với công việc được giao

• Chịu trách nhiệm với công việc được giao

• Không chế giễu người khác

• Quan tâm tới ngôn ngữ cơ thể (giao tiếp phi ngôn

ngữ)

• Không nên đưa ra quyết định khi giận dữ

• Bình tĩnh giải quyết các vấn đề gặp phải trong

Phân loại theo mục đích & tính chất

• Họp để phát triển: phổ biến chủ trương, đường lối,

chính sách, kế hoạch hành động

• Họp để trao đổi thông tin: tin tức được trao đổi để nắm g

tình hình họat động của nhóm

• Họp mở rộng dân chủ: tạo điều kiện để mọi người phát

biểu ý kiến trước khi triển khai một chương trình hành

động

• Họp bàn bạc giải quyết vấn đề: kết quả họp là quyết

định giải quyết một vấn đề nhất định

Phân loại theo quá trình quản lý

• Họp bàn bạc ra quyết định

• Họp phổ biến triển khai

• Họp kiểm tra đôn đốc

▫ Thành phần tham dự: liên quan đến nội dung

▫ Thành phần tham dự: liên quan đến nội dung

cuộc họp, có quyền quyết định, bị ảnh hưởng bởi

các quyết định  chủ tọa cuộc họp

▫ Địa điểm & Thời gian: thành phần, số lượng người

tham dự, tính chất của cuộc họp, tài chính

▫ Thông báo mời họp: email, trực tiếp, giấy mời,…

▫ Tài liệu, công cụ hỗ trợ

Tổ chức họp nhóm hiệu quả

• Chuẩn bị của người tham dự

▫ Sắp xếp lịch cá nhân

▫ Tìm hiểu nội dung họp

▫ Chuẩn bị các ý kiến đóng góp Chuẩn bị các ý kiến đóng góp

• Địa điểm họp: các điều kiện về trang thiết bị, tiện nghi,

▫ Tên các chủ đề, người trình bày

▫ Tính chất mỗi phần: thảo luận, trình bày

▫ Thư ký cuộc họp

1 Tại lần họp đầu tiên

• Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành

viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và

đóng góp ý kiến.

• Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng

từng người dựa trên chuyên môn vủa họ.

• Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ

hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau Thông báo phần thưởng,

phạt với các thành viên.

2 Những lần gặp sau

• Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung

thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng

người

người

• Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như

chuẩn bị tài liệu bổ sung

3 Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc

• Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần

việc của mỗi thành viên

• Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những

câu hỏi thường gặp

• Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời

câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị

4 Mục tiêu buổi họp

• Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên

việc trao đổi thông tin

việc trao đổi thông tin

• Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần

nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ

nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ

các kế hoạch và thời hạn công việc, đồng thời,

giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn

• Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức

thông tin khác vẫn được duy trì

6 Tốc độ diễn biến cuộc họp

• Khi điều hành buổi họp bản thân bạn phải chuẩn bị

nghị trình trước

• Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc

ngay

• Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chùng

75 phút, thời hạn mà mọi ngừơi có thể tập trung

vào vấn đề

• Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng

Truyền thông nhóm hiệu quả

• Truyền thông trong nhóm không hề dễ dàng.

• Truyền thông nhóm hiệu quả là:

▫ Chia sẻ tầm nhìn mà không bị các thành viên hiểu sai g ị

▫ Khai thác vốn từ riêng của từng nhóm nhỏ

▫ Xác định và tạo đòn bảy cho các động lực, khát vọng

▫ Chia sẻ những nỗi sợ

 Một nhóm thống nhất làm việc hiệu quả theo mục

tiêu chung

Truyền thông

• Hoạt động truyền đạt thông tin

• Thông tin rõ ràng, biểu lộ ý nghĩa g g ý g

• Sự trao đổi ý tưởng

• Bộc lộ bản thân theo cách mà mọi

thành viên khác có thể hiểu được một

cách dễ dàng

• Báo cáo trực tiếp

• Báo cáo gián tiếp

• Quản lý gián tiếp

• Các đôid tượng hữu

• Tóm lược những lợi ích mang lại cho các

đối tượng hữu quan

• Tóm lược lợi ích mang lại cho các thành

Động lực cơ bản nhất về tâm lý tham gia nhóm

• Cần được đưa ra hàng tuần hay trước mối cuộc họp

bởi mỗi thành viên hay trưởng các nhóm nhỏ

• Báo cáo mọi vấn đề đang lo ngại hay cản trở quá trình

thực hiện công việc

Giải quyết vấn đề

TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM

Ths Nguyễn Thị Nguyệt Anh

Bộ môn QTDN – Khoa QTKD

E: anhnn27@gmail.com

M: 0904 749 893

Phương pháp giải quyết vấn đề STOP

▫ Sử dụng phương pháp tư duy

 Phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả nhất

 Áp dụng hiệu quả với nhóm từ 5-8 người

 Nguyên tắc: Những người làm công việc gì thì giải quyết

những vấn đề của công việc đó

 Khai thác các ý tưởng mới

 Cần có người ghi chép lại ý kiến các thành viên

Phương pháp giải quyết vấn đề STOP

• Cách thức tiến hành cuộc họp tư duy

▫ Xác định chủ đề hoặc lĩnh vực trọng tâm cần giải

quyết  đảm bảo mọi người hiểu vấn đề

▫ Mỗi thành viên đều được sử dụng một thời gian

ngẵn để suy nghĩ, tập hợp các ý tưởng

▫ Thiết lập giới hạn về thời gian

▫ Chia các ý tưởng thành các nhóm

▫ Đảm bảo mọi người hiểu vấn đề và có ý kiến đóng

góp  trao đổi ý tưởng trên nguyên tắc bổ sung

Phương pháp giải quyết vấn đề STOP

Phương pháp giải quyết vấn đề STOP

• O = Option = Lựa chọn

• Tạo ra những ý tưởng sáng tạo để giải quyết

vấn đề và dẫn đến một tầm nhìn

• Sử dụng phương pháp tư duy để lựa chọn

Phương pháp giải quyết vấn đề STOP

• P = Plan = Kế hoạch

• Sử dụng ma trận nỗ lực và ảnh hưởng