Thư viện số trường đại học tân tạo

Tài liệu được tạo ra như một bản quy chế và hướng dẫn trong việc xây dựng và sử dụng thư viện số của trường đại học Tân Tạo cho các đối tượng trong cộng đồng và bạn đọc của truowngf. Nội dung trong tài liệu có thể thay đổi mà không cần có những thông báo trước

2012 Thư Viện Trường Đại Học Tân Tạo

Thư Viện Số Trường

Đại học Tân Tạo

Tài liệu được tạo ra như một bản quy chế và hướng dẫn trong việc xây dựng và sử dụng Thư viện số của Trường ĐHTT cho các đối tượng trong cộng đồng và bạn đọc của Trường ĐHTT Nội dung trong tài liệu này có thể thay đổi mà không cần có những thông báo trước Không có bất kỳ phần thông tin và nội dung nào trong tài liệu này được sao chép, tái xuất bản, hoặc chuyển thể hay thu âm dưới bất kỳ mục đích nào, mà không được sự cho phép từ Trường ĐHTT.

Tài liệu này được chuẩn bị bởi Phượng Lê Thị Thúy

Copyright ©2012 TTU (Tan Tao University) All Rights Reserved

Trường Đại học Tân Tạo

Đại lộ Đại học Tân Tạo, Tân Đức Ecity,

Đức Hòa, Long An,

Việt Nam

Telephone: (072) 376 9216

Email: info@ttu.edu.vn

Table of Contents

1 Giới thiệu 5

2 Quy chế truy cập dữ liệu 5

2.1 Truy cập mở 5

2.2 Truy cập hạn chế 6

3 Cộng đồng và Bộ sưu tập tài liệu 6

3.1 Định nghĩa về Cộng đồng 6

3.2 Định nghĩa Bộ sưu tập: 7

3.3 Trách nhiệm, quyền hạn của Cộng đồng, Trường ĐHTT và Thư viện: 7

3.4 Cơ cấu đấu kết Cộng đồng, bộ sưu tập và thư viện số 9

4 Tài liệu theo yêu cầu 9

4.1 Một số định nghĩa 9

4.2 Danh mục tài liệu yêu cầu: 11

5 Thỏa Thuận Sử dụng Thư Viện Số Trường ĐHTT 12

6 Quy trình thiết lập tài liệu thư viện số 12

6.1 Thu Thập Tài Liệu 12

6.2 Đánh giá chất lượng tài liệu 13

6.3 Biên mục tài liệu 14

7 Quy định xử phạt 14

7.1Vi phạm và xử phạt: 14

7.2 Đối tượng vi phạm 15

8 Hướng dẫn nội dung tài liệu cho việc đệ trình 15

9 Giấy phép ký gửi: 15

10 Định dạng tài liệu: 16

11 Chính sách bảo mật 17

Phụ lục 1: Bài Giảng Tóm Tắt 18

Phụ lục 2: Đề Thi Tóm Tắt 20

Phụ lục 3: Thỏa Thuận về Quyền Tác Giả 22

Phụ lục 4: Định Dạng Tài Liệu Trong Thư viện Số 24

Đây là trang đƣợc dành để trống

1 Giới thiệu

Thư viện số của Trường Đại học Tân Tạo (ĐHTT) là cơ sở dữ liệu giảng dạy thuộc Thư Viện của ĐHTT Đây là nơi sinh viên có thể tham khảo, chia sẻ và/hoặc tự lưu trữ các tài liệu nghiên cứu và/hoặc tài liệu số đa phương tiện Như vậy, Thư viện số được thành lập nhằm tăng cường phổ biến và lưu trữ tài liệu số được xây dựng bởi trường ĐHTT Thư viện cũng trở thành cơ sở chia sẻ kiến thức, các tài liệu giảng dạy giữa giáo viên và sinh viên tại trường ĐHTT

Vì vậy, bản quy chế này mang tính hướng dẫn chi tiết về quy định, quy trình thực hiện, và thông tin tổng hợp về các dịch vụ của Thư viện số cho giảng viên, nhân viên và sinh viên của trường ĐHTT

2 Quy chế truy cập dữ liệu

2.1 Truy cập mở

Các dữ liệu sau sẽ được truy cập mở rộng như là nguồn tài liệu mở cho mọi người sử dụng

từ mạng Internet với mục tiêu thúc đẩy và quảng bá các thành tựu trong hoạt động giáo dục

và nghiên cứu tại trường ĐHTT

Dưới đây là danh mục các dữ liệu được truy cập mở rộng hiện nay:

Công trình khoa học  Bài viết trên các tạp chí

 Tài liệu hội nghị Các dự án và bài viết

 Bài viết nghiên cứu chưa xuất bản

Các đề tài của sinh viên

(luận văn, luận án v.v )  Cử Nhân

 Thạc Sỹ

 Tiến Sỹ

Figure 2.1: Danh mục tài liệu truy cập mở

2.2 Truy cập hạn chế

Ngay từ khi bắt đầu thành lập thư viện số, trường ĐHTT nỗ lực xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu môn học nhằm hỗ trợ cho hoạt động giảng dạy làm nguồn tham khảo cho các cộng đồng của Trường Do đó, để truy cập toàn bộ nội dung cơ sở dữ liệu tài liệu môn học, người sử dụng cần có đăng ký tên đăng nhập và mật khẩu để truy cập

Sau đây là danh mục chi tiết các tài liệu dùng cho truy cập nội bộ:

Tài liệu môn học

Đề cương môn học

 Giảng viên

 Ban giám hiệu

Nội dung bài giảng/bài giảng khái quát

Đề thi và đáp án Bài tập và đáp án Bài viết về kinh nghiệm giảng dạy của môn học

Bài kiểm tra của

sinh viên

3 thang điểm thông thường (Thấp nhất, trung

 Ban giám hiệu

Sách tham khảo

điện tử

Sách điện tử theo các chuyên ngành đào tạo

 Giảng viên Figure 2.2: Danh mục tài liệu truy cập nội có giới hạn

3 Cộng đồng và Bộ sưu tập tài liệu

Thư viện số của trường ĐHTT bao gồm các dữ liệu thu thập được tạo ra bởi các cộng đồng trường ĐHTT, được Thư viện của trường ĐHTT quản lý, bảo quản, và chia sẻ thông qua phần mềm nguồn mở DSpace Dựa trên quy chế của ban quản trị ĐHTT, mỗi người sử dụng Thư viện số phải hiểu rõ và đồng ý với các quy chế, hướng dẫn, và các quy trình được yêu cầu về xây dựng Thư viện số

3.1 Định nghĩa về Cộng đồng

Một Cộng đồng là một đơn vị tại trường ĐHTT thực hiện việc giảng dạy và nghiên cứu, có một người đứng đầu theo quy định, có sự ổn định dài hạn, và chịu trách nhiệm về chất lượng nội dung các tài liệu của Cộng đồng Trưởng Khoa hoặc trưởng Bộ môn là người

đứng đầu của mỗi cộng đồng chịu trách nhiệm chất lượng nội dung tài liệu của cộng đồng

và phải chỉ định một điều phối viên có thể cộng tác cùng cán bộ nhân viên Thư viện số

3.2 Định nghĩa Bộ sưu tập:

Một Bộ sưu tập là một tập hợp các tài liệu cụ thể có cùng mục đích sử dụng, loại hình tài liệu và được tạo ra cho một cộng đồng cụ thể Một bộ sưu tập có thể là tài liệu môn học, các ấn phẩm khoa học, tài liệu dự án hoặc tài liệu nghiên cứu, luận văn, v.v

3.3 Trách nhiệm, quyền hạn của Cộng đồng, Trường ĐHTT và Thư viện:

Một Cộng đồng thực hiện các trách nhiệm gì?

 Sắp xếp và mô tả nội dung được cung cấp

 Đưa ra các quyết định về các định nghĩa thuộc cộng đồng và bộ sưu tập

 Thông báo đến Admin của Thư viện số về các thay đổi trong tổ chức có ảnh hưởng đến các nội dung được đệ trình

 Tái xác nhận thường niên (hàng năm) thông tin về cộng đồng

 Tìm hiểu và theo dõi các quy chế Trường và/hoặc Khoa thích ứng với quy chế của Thư viện số, và đào tạo các thành viên đệ trình của cộng đồng về các quy chế này

 Làm rỏ phần bản quyền cho các danh mục được đệ trình nếu người sở hữu bản quyền không phải là (các) tác giả hoặc của trường ĐHTT

 Chấp hành trình tự đệ trình cho mỗi bộ sưu tập thu thập

Một Cộng đồng có các quyền gì?

 Quyết định quy chế về nội dung đệ trình (nằm trong hướng dẫn của DSpace)

 Quyết định đối tượng có thể cung cấp nội dung trong cộng đồng

 Đệ trình ban quản trị thư viện số việc hạn chế truy cập nội dung theo cấp độ khác nhau của từng mục

 Nhận một bản sao của nội dung được đệ trình khi có yêu cầu trong cộng đồng

 Đệ trình ban quản trị thư viện số về việc xóa bỏ các mục và dữ liệu (theo quy định của "Quy chế hủy bỏ")

 Chấp thuận việc bổ sung hoặc loại bỏ các tiểu cộng động

 Thay đổi các giao diện phù hợp theo nội dung cộng đồng

Thư viện của trường ĐHTT có những trách nhiệm gì?

 Gìn giữ và bảo quản nội dung được đệ trình trong Thư viện số

 Chia sẻ nội dung theo các quyết định của cộng đồng (tối thiểu cho ĐHTT, hay hơn nếu được sự chấp thuận trước của Hội đồng về chính sách của DSpace)

 Đảm bảo nội dung sử dụng các kỹ thuật lưu trữ được chấp nhận

 Cấp phép truy cập tới tài liệu nghiên cứu Thư viện số

 Thông báo cho các cộng đồng về những thay đổi lớn, ví dụ như chuyển định dạng

Thư viện của trường ĐHTT có những quyền gì?

 Chia sẻ lại, bán, hoặc sửa đổi thông tin thư mục trong DSpace

 Từ chối hoặc không cho phép truy cập các tài liệu hoặc bộ sưu tập trong một số trường hợp nhất định – theo quy định của “Quy chế hủy bỏ"

 Đàm phán lại các điều khoản của hợp đồng gốc với các Cộng đồng

 Thực hiện đánh giá quá trình lưu trữ dài hạn khi các Cộng đồng không còn tồn tại hoặc trong thời gian ba mươi năm kể từ khi rạo ra một bộ sưu tập

 Chuyển vị trí các tài liệu nếu định dạng có nguy cơ bị lỗi thời

 Xác định các mức giới hạn (độ lớn thư mục, số lượng thư mục) để quyết định dịch

vụ miễn phí bao gồm những gì và sau mức độ nào sẽ thu phí

 Thu phí đối với các hoạt động yêu cầu hỗ trợ từ Thư viện số của trường ĐHTT

Trường ĐH Tân Tạo có những trách nhiệm gì?

 Thiết lập chính sách ở cấp trường về các vấn đề ảnh hưởng Thư viện số của trường ĐHTT, như các quy định về bản quyền, quy chế truy cập, hướng dẫn sử dụng, v.v

 Hỗ trợ các chức năng theo yêu cầu của các chính sách hiện tại

Hủy bỏ các tài liệu từ Thư viện số

Thư viện của trường ĐHTT dự kiến các thời điểm khi thư viện cần loại bỏ các tài liệu Trong một số trường hợp, các tài liệu được quyết định là sẽ bị xóa bỏ khỏi người xem, nhưng để tránh mất dữ liệu lịch sử, tất cả các quá trình này sẽ được truy cập theo dạng một ghi chú trong trường <Description.provenance> của Dữ liệu Dublin Core Ghi chú có thể mang một trong những nội dung sau:

 "Removed from view at request of the author"

 "Removed from view at TTU's discretion"

 "Removed from view at TTU Library' discretion"

 "Removed from view by legal order"

Do bất kỳ tài liệu nào đã tồn tại trong một số thời điểm cũng có thể đã được trích dẫn, chúng tôi sẽ luôn cung cấp một "Bản mô tả cho tài liệu bị xóa" khi có yêu cầu đối với một tài liệu đã bị xóa Thông tin sẽ bao gồm lý lịch dữ liệu gốc (để xác minh) và một trong câu ghi chú hủy bỏ ở trên thay thế cho liên kết tới đối tượng Lý lịch dữ liệu cần được nhìn thấy nhưng không thể truy cập được Những danh mục này cũng sẽ không được sử dụng để thu thập lý lịch dữ liệu

3.4 Cơ cấu đấu kết Cộng đồng, bộ sưu tập và thư viện số

Các khoa và phòng ban trực thuộc Trường ĐHTT được xác định là các cộng đồng trong

Thư viện số Bộ sưu tập được xác định và phân loại dựa trên các các dạng tài liệu thu thập

từ các khoa và bộ môn

Sau đây là sơ đồ tổ chức của Thư viện số:

Figure 3.1: Cấu trúc của Cộng đồng và Bộ sưu tập

4 Tài liệu theo yêu cầu

4.1 Một số định nghĩa

Đề cương môn học: Đề cương môn học là tập hợp các thông tin cơ bản cho môn học hoặc

khóa học đó, bao gồm: tên môn học, tên giảng viên, nội dung môn học, phương pháp giảng dạy, phương pháp chấm điểm hoặc đánh giá, đề cương chi tiết môn học, sách giáo khoa và sách tham khảo

Bài giảng/ Bài giảng tóm tắt:

Bài giảng là bài viết trình bày nội dung chi tiết môn học dưới các dạng thức khác nhau như: PowerPoint, Word, v.v

Bài giảng tóm tắt:

 Nếu môn học không có bài giảng chi tiết, một bài giảng tóm tắt nhất thiết được yêu cầu đệ trình nhằm giúp Hội đồng Khoa học của Trường và người dùng hiểu rõ nội dung giảng dạy môn học

 Bài giảng tóm tắt bao gồm các thông tin như sau: tên môn học, tên giáo trình môn học, tên các bài viết hoặc sách tham khảo phục vụ môn học ấy Nguồn gốc tài liệu được sử dụng (như tên sách, tác giả, năm xuất bản, số trang dùng để dạy, v.v…) trong nội dung môn học phải được trích dẫn rõ ràng (xem tài liệu hướng dẫn, Phụ lục 1)

Bài thi và đáp án: Mỗi môn học được yêu cầu cung cấp đề thi giữa kỳ, cuối kỳ và đáp án

dành cho các kỳ thi ấy Đáp án có thể được ghi ngay trên đề thi hoặc được đệ trình riêng thành 2 tập tin Đề thì và Đáp án riêng biệt

Bài thi mẫu cuối kỳ của sinh viên: Nhằm mục đích đảm bảo việc đánh giá môn học từ

phía Hội đồng Khoa học của Trường, mỗi môn học được yêu cầu đệ trình 3 mẫu bài thi cuối kỳ thể hiện 3 mẫu thang điểm khác nhau: thấp nhất, trung bình và cao nhất

Nhật ký giảng dạy: Cuối học kỳ, giáo viên viết báo cáo ngắn gọn về quá trình giảng dạy

và những cải tiến thu được từ phương pháp dạy của giảng viên ấy cũng như một số đề xuất cho lớp học tới của cùng một môn học

Công trình khoa học: Như trong hợp đồng làm việc tại Trường ĐHTT, tất cả các sản

phẩm của mỗi giảng viên được tạo ra khi đang trong quá trình làm việc theo hợp đồng tại Trường ĐHTT đều thuộc về tài sản của Trường ĐHTT Vì vậy, mỗi giảng viên được yêu cầu đệ trình tất cả các ấn bản khoa học được đăng trên các tạp chí, báo cáo hội thảo hoặc sách trong và ngoài nước của mình cho Thư viện (kể cả Thư viện số) Khi đệ trình, công trình khoa học ấy phải là bản PDF cuối cùng tạo ra từ nhà xuất bản Nhằm tránh trường hợp do nhà xuất bản không cho phép công bố công trình khoa học ra công cộng, tác giả cần

tham khảo Luật Spark Addendium để gửi kèm công trình khoa học tới nhà xuất bản (xem Phụ lục 3)

Luận văn / Báo cáo tốt nghiệp của sinh viên: Đây là loại tài liệu được tạo ra từ sinh viên

của Trường khi tốt nghiệp và được lưu giữ tại các Thư viện Trường Mỗi sinh viên trước khi được nhận bằng tốt nghiệp cần cung cấp luận văn hoặc báo cáo tốt nghiệp của mình, dưới dạng tập tin PDF, cho Thư viện thông qua email

4.2 Danh mục tài liệu yêu cầu:

# Tài liệu Tài liệu đƣợc thay thế Yêu cầu

3 Bài thi và Đáp án:

 Bài thi giữa kỳ và đáp án

 Bài thi cuối kỳ và đáp án

 Bài tập/ Bài tập ở nhà và đáp án

 Luận văn

 Chủ đề thi vấn đáp và đáp án

 Đề thi tóm tắt (Phụ lục 2)

Bắt buộc

4 Bài thi của sinh viên Bài luận của sinh viên Bắt buộc

5 Nhật ký giảng dạy (báo cáo

11 Luận văn/Báo cáo tốt nghiệp

sinh viên

Bắt buộc Figure 4.1: Danh mục tài liệu theo yêu cầu

5 Thỏa Thuận Sử dụng Thư Viện Số Trường ĐHTT

Một khi kích hoạt tài khoản cá nhân, người sử dụng tại trường ĐH Tân Tạo đồng ý với Thỏa Thuận Sử dụng Thư Viện Số của Trường ĐHTT

Người sử dụng đồng ý sẽ sử dụng tất các các tài liệu CHỈ cho mục đích giảng dạy và nghiên cứu tại Trường ĐHTT Việc phân phối, sử dụng trái phép tài liệu từ Thư viện số và

cơ sở dữ liệu của trường đến các bên thứ ba mà không được ban quản trị cho phép là trái với quy định của Trường ĐHTT và sẽ được xử lý theo quy định của Trường

6 Quy trình thiết lập tài liệu thư viện số

Quy trình thiết lập tài liệu thư viện số của Trường ĐHTT trải qua 3 bước cơ bản như sau:

Figure 6.1: Quy trình thiết lập tài liệu thư viện số

6.1 Thu Thập Tài Liệu

6.1.1 Quy trình thu thập:

dung tài liệu

Biên mục tài liệu và nhập thư viện số

Giảng viên

Trưởng khoa/bộ môn

Sinh viên

Nhân viên thư viện

Figure 6.2: Quy trình thu thập tài liệu số trường hợp có điều phối viên

Giải thích:

(1) Thư viện thông báo thời gian nộp tài liệu đến trưởng khoa/bộ môn, và điều phối viên (2) và (2’) Sau khi nhận được thông báo cụ thể từ thư viện, điều phối viên gửi thông báo và nhận tài liệu giao nộp từ giảng viên và sinh viên theo yêu cầu

(3) và (3’) Sau khi nhận được tài liệu từ sinh viên và giáo viên, điều phối viên gửi tài liệu

ấy đến Trưởng khoa/bộ môn xin xác nhận chất lượng nội dung tài liệu Trưởng khoa/bộ môn có trách nhiệm gửi email xác nhận chất lượng nội dung tài liệu về cho điều phối viên (4) Điều phối viên gửi toàn bộ tài liệu kèm theo email xác nhận của Trưởng khoa/bộ môn đến nhân viên thư viện thông qua email

(5) Nhân viên thư viện chịu trách nhiệm biên mục và đưa tất cả các tài liệu được chứng thực ấy vào thư viện số

Lưu ý:

Trong trường hợp Khoa nào chưa có Điều phối viên, một nhân viên sẽ được Trường chỉ định làm điều phối viên chung cho đến khi Khoa có được điều phối viên riêng

6.1.2 Thời gian thu thập

 Học kỳ mùa Xuân: Trong tháng 8, chúng tôi gửi thông báo về việc thu thập các tài liệu yêu cầu đến giảng viên và trưởng khoa để thu thập tài liệu từ Học kỳ mùa Xuân

và Học kỳ mùa Hè

 Học kỳ mùa Thu: Trong tháng 12, chúng tôi gửi thông báo về việc thu thập các tài liệu yêu cầu đến giảng viên và trưởng khoa để thu thập tài liệu từ Học kỳ mùa Thu

6.2 Đánh giá chất lượng tài liệu

6.2.1 Kiểm tra bản quyền: