báo cáo thực tập tại công ty tnhh tm dv sáng phú

Chi phí của các trangthiết bị và máy móc hiện đại là rất cao và tốn kém, nhưng chúng lại hỗ trợrất nhiều cho doanh nghiệp trong công tác kiểm tra việc thực hiện kếhoạch kinh doanh.Chẳng

LỜI CẢM ƠN

Để có thể thực hiện được bài thực hành nghề nghiệp này, em xin gửi lời cảm

ơn đến các giảng viên trường Đại học Tài chính – Marketing nói chung và giảngviên khoa Quản trị kinh doanh nói riêng đã giúp đỡ em trong việc học tập và củng

cố kiến thức môn Quản trị học Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn đến thầy Bùi ĐứcTâm đã tận tình hướng dẫn cho em trong suốt quá trình thực hiện

Bên cạnh đó, em cũng đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành tới chị NguyễnThị Hoài Thy, phó Giám đốc công ty TNHH TM DV Sáng Phú, cùng toàn bộ tậpthể nhân viên đã hỗ trợ cho em trong quá trình thực hiện công tác tìm hiểu, thu thậpthông tin, quá trình hình thành cũng như bộ máy tổ chức của công ty

Do điều kiện thời gian thực tập có hạn, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệmthực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập của em còn có nhiều thiếu sót Mongbài báo cáo của em sẽ được các thầy cô xem xét, đánh giá và chỉnh sửa, giúp cho

em hoàn thiện hơn ở những lần viết báo cáo thực hành nghề nghiệp sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiệnNguyễn Thành Phúc

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN



Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2014

GIẢNG VIÊN HƯƠNG DẪN

Bùi Đức Tâm

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP



Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2014

XÁC NHẬN CỦA CÔNG TY

LỜI MỞ ĐẦU

PHẦN 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH KINH DOANH 1.1 KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG

CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH KINH DOANH

1.1.1 Khái niệm về công tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh:

Kiểm tra là một trong bốn chức năng mà bất cứ cấp bậc nào củanhà quản trị cũng đều phải có khả năng nắm bắt và vận dụng đúng cách Ởcác doanh nghiệp, quy mô và tầm quan trọng của công tác quản lý thay đổituỳ theo cấp bậc quản trị, song tất cả mọi nhà quản trị đều phải có khả năngthực hiện được chức năng cơ bản nhất là kiểm tra

Trong thực tế, có rất nhiều khái niệm về kiểm tra, tuy nhiên chúngthường không chính xác và đầy đủ Theo định nghĩa của Quản trị học, kháiniệm kiểm tra có thể được hiểu như sau:

“Kiểm tra là tiến trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với những điều

đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo choviêc thực hiện mục tiêu và kế hoạch đã xác định” [1,tr.55]

Khi triển khai một kế hoạch, phải có những sự dự đoán và tiên liệumột cách khoa học để có thể kiểm soát được sự chệch hướng và từ đó đề rabiện pháp khắc phục Trong một số trường hợp, công tác kiểm tra còn hỗtrợ cho doanh nghiệp đề ra một mục tiêu mới, cải thiện cơ cấu tổ chức nhân

sự và kĩ thuật trong tổ chức

Những công cụ kiểm tra trong quản trị bao gồm những tỉ lệ, nhữngtiêu chuẩn, thống kê, hay những sự kiện cơ bản khác Chúng có thể được

biểu diễn thông qua mô hình, hình vẽ, đồ thị nhằm làm nổi bật lên các dữliệu mà nhà quản trị quan tâm.

Công tác kiểm tra hiệu quả cần phải đơn giản, càng ít đầu mối kiểm tracàng tốt Điều đó sẽ giúp cho người dưới quyền chủ động hơn trong việc sửdụng kinh nghiệm, khả năng quản trị của mình để có thể hoàn thành tốtcông việc được giao

Kế hoạch kinh doanh là một kế hoạch mô tả quá trình kinh doanh củadoanh nghiệp trong một khoảng thời gian Nó đánh giá việc kinh doanh đã

có kết quả như thế nào và tìm kiếm những triển vọng để phát triển và thànhcông trong tương lai

Để có thể tồn tại và phát triển, tìm ra định hướng kinh doanh cho doanhnghiệp thì các nhà quản trị cần có một kế hoạch kinh doanh, kế hoạch giúpdoanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình thực tế và đưa ra được những địnhhướng trong tương lai Nó là một công cụ quản lý của doanh nghiệp, giúpdoanh nghiệp xác định các mục tiêu, các chiến lược, xác định thị trường,khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nội lực của doanh nghiệp, đưa ra cácphương hướng kinh doanh và phương thức để thực hiện các mục tiêu,chiến lược

Kế hoạch dù có sai vẫn rất cần thiết Nó là trọng tâm của việc hoạchđịnh kinh doanh là thước đo của kết quả kinh doanh, lập kế hoạch kinhdoanh giúp nhà quản trị có được tầm nhìn tốt hơn cho việc kinh doanhtrong tương lai Trong kinh doanh, nếu không có kế hoạch gì vào phút khởiđầu, nhà quản trị sẽ không biết phục hồi hoặc điều chỉnh kế hoạch củamình một cách chính xác Việc viết một kế hoạch kinh doanh là một bướcquan trọng trong việc tạo nên nền tảng cho quá trình thực hiện mục tiêu cótính thực tế của doanh nghiệp

Như vậy, công tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh là mộtcông tác mang ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp Khi triển khai một

kế hoạch, phải có sự tiên liệu một cách khoa học về tiến trình và cách thứcthực hiện, đồng thời dự báo trước được những sai sót và rủi ro có thể xảy rakhi thực hiện kế hoạch Khi đã triển khai kế hoạch, doanh nghiệp luôn phải

có những biện pháp theo dõi, giám sát những nội dụng đang được thực hiện

có theo đúng như trong kế hoạch đề ra hay không, và nhanh chóng đưa rabiện pháp xử lý kịp thời Sau khi kế hoạch kinh doanh được thực hiện,doanh nghiệp cần phải xem xét và rút kinh nghiệm nhằm hỗ trợ cho việcxây dựng những kế hoạch sau này Thực hiện tốt công tác kiểm tra việcthực hiện kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp sẽ ổn định được các nguồnlực và nguồn tài chính của mình, có thêm nhiều triển vọng để phát triển tốttrong tương lai

1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của công tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh

1.1.2.1 Mục đích

Tất cả mọi doanh nghiệp đều có mục đích chung là đạt được mụctiêu về kinh tế, có được doanh thu cao, uy tín lớn Muốn vậy, kế hoạchkinh doanh cần phải được thiết kế một cách rõ ràng, cụ thể, sẽ giúp chotiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh được diễn ra thuận lợi, hạn chế tối

đa sự trục trặc và sai lệch, đảm bảo thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

1.2.2.2 Ý nghĩa

Việc kiểm tra công tác thực hiện kế hoạch kinh doanh mang một ýnghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, tạo điều kiện cho doanh nghiệptheo dõi và nắm bắt được tình hình công tác tại doanh nghiệp một cách rõràng, giúp cho doanh nghiệp luôn chủ động thích nghi với môi trường kinhdoanh mang tính bất định như hiện nay Vì vậy, công tác kiểm tra việcthực hiện kế hoạch kinh doanh sẽ quyết định đến vị thế của công ty cũngnhư sự thành công hoặc thất bại của doanh nghiệp

1.1.3 Tầm quan trọng của công tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh

Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh là một yếu tố quyếtđịnh trong việc nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp Một cơ chếcông tác kiểm tra tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp luôn đảm bảo kế hoạch đượcthực hiện theo đúng tiến độ , đồng thời các thành phần bộ máy và phòngban trong công ty thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình hiệu quả vàchính xác hơn Nếu công tác kiểm tra kế hoạch kinh doanh không tốt sẽ dẫnđến ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của doanh nghiệp, gây tác động tiêucực tới tinh thần nhân viên, gây lãng phí, hiệu quả kinh doanh thấp, gây nênhậu quả lớn nhất là mục tiêu không thực hiện được trọn vẹn

1.2 NỘI DỤNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH KINH DOANH

1.2.1 Cơ sở khoa học của công tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh

1.2.1.1 Mục tiêu kiểm tra

Mục tiêu chủ yếu của công tác kiểm tra là phản ánh tình hình thực tếcủa kế hoạch, do đó kế hoạch là đối tượng đồng thời cũng là cơ sở của việckiểm tra Công tác kiểm tra cần phải được thiết kế sao cho phù hợp với kếhoạch của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc và đối tượng được kiểm tra Nếucông việc kiểm tra không đầy đủ và xa rời với kế hoạch của tổ chức thì kếhoạch đó sẽ không được thực hiện hiệu quả, cũng như việc kiểm tra tiêuchuẩn đối với một người trưởng phòng phải khác biệt so với một người kếtoán

Mục tiêu cuối cùng của việc kiểm tra là phát hiện những sai lệch và đề

ra những biện pháp để khắc phục và sửa chữa chúng, nhằm đảm bảo thựchiện được những mục tiêu đã đề ra Những nhà quản trị cần phải xây dựngnhững tiêu chuẩn và phương pháp đo lường việc thực hiện

Trong công tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh, mục tiêucuối cùng là nhằm đảm bảo được kế hoạch được thực hiện đúng tiến độ vàđúng tiêu chuẩn và cách thức thực hiện kế hoạch đã được triển khai

1.2.1.2 Tiêu chuẩn kiểm tra

Trong công tác kiểm tra, tiêu chuẩn mang một ý nghĩa quan trọng.Tiêu chuẩn là một chỉ tiêu được đặt ra bao gồm các yêu cầu, chỉ dẫn kỹ thuật,hướng dẫn hoặc đặc điểm có thể sử dụng thống nhất để đảm bảo những nộidung được đề ra trong kế hoạch được thực hiện đúng cách

Tiêu chuẩn kiểm tra việc thực hiên kết quả kinh doanh sẽ liên quan tớinhững yếu tố như: Cái gì sẽ được kiểm tra? Vị trí nào sẽ thích hợp để thuậnlợi cho việc kiểm tra? Ai sẽ chịu trách nhiệm cho công tác kiểm tra ấy?Doanh số mà công ty đạt được có đúng chỉ tiêu so với kế hoạch không?

1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh

1.2.2.1 Yếu tố cơ sở vật chất

Đối với công tác kiểm tra, các yếu tố thuộc nhóm cơ sở vật chất giữmột vai trò cực kì quan trọng Công tác kiểm tra được thực hiện một cáchchính xác và đầy đủ hay không thì các phương tiện và cơ sở vật chất dùngcho công tác kiểm tra phải ở mức tiêu chuẩn tương xứng Nếu các phươngtiện – cơ sở vật chất không đạt được những tiêu chuẩn tương xứng đề ranhư: máy móc – phương tiện đã quá lạc hậu, hao mòn, sai số quá lớn,không đủ khả năng để thực hiện chức năng kiểm tra những sự vật, sự việcđang diễn ra với tốc độ ngày càng cao, quy mô ngày càng rộng lớn, khoahọc - kỹ thuật đang ngày càng phát triển; thì công tác kiểm tra chất lượngsản phẩm sẽ không được thực hiện một cách trọn vẹn

Hiện nay, các doanh nghiệp lớn chú trọng vào việc đầu tư các thiết

bị máy móc và phương tiện hiện đại và đắt tiền nhằm thực hiện công táckiểm tra chất lượng sản phẩm được hoàn thiện hơn Chi phí của các trangthiết bị và máy móc hiện đại là rất cao và tốn kém, nhưng chúng lại hỗ trợrất nhiều cho doanh nghiệp trong công tác kiểm tra việc thực hiện kếhoạch kinh doanh.Chẳng hạn một nhà quản trị cần phải thống kê và tínhtoán xem trong thời gian một tháng lượng sản phẩm được sản xuất ra có

đủ tiêu chuẩn đã đề ra hay không, và với máy móc và công cụ tính toán

hiện đại sẽ hỗ trợ cho nhà quản trị rất nhiều trong việc này Đó là điềuquan trong nhất mà yếu tố cở sở vật chất hỗ trợ cho công ty đạt được trênphương diện kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh.

1.2.2.2 Yếu tố con người

Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh, con người luôn là một điểmmấu chốt quan trọng, khi tất cả những yếu tố thuộc về con người như:nhận thức, năng lực, hành động, sử hiểu biết, tinh thần trách nhiệm… luôn

có ảnh hưởng sâu sắc tới tất cả mọi hoạt động quản trị, cụ thể ở đây làcông tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh Một tổ chức bộmáy vững mạnh, có tiền đề là một tổ chức gồm những con người có kĩnăng lãnh đạo hiệu quả, sẽ giúp cho công tác kiểm tra được tốt đẹp

Kiểm tra là một chức năng quan trọng trong công tác quản trị, vànhững công tác quản trị như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo đều có nhữngảnh hưởng rất lớn đến công tác kiểm tra Các doanh nghiệp không thể thựchiện tốt công tác kiểm tra của mình nếu như công tác hoạch định kiểm tra,

tổ chức kiểm tra, lãnh đạo về kiểm tra lại làm không tốt Và trong thực tế,vẫn có nhiều tiêu cực xảy ra trong doanh nghiệp do chính các nhà quản trịgây ra Dẫu với máy móc – cơ sở vật chất tiên tiến, trang thiết bị hiện đại,song với một số nhà quản trị mà tầm hạn và khả năng còn nhiều hạn chế,

đã gây ra các sai sót, khiến cho công tác kiểm tra bị ảnh hưởng nghiêmtrọng, dẫn tới hoạt động của doanh nghiệp bị trì trệ, nhức nhối

Các doanh nghiệp cần phải tổ chức một bộ máy quản lý thật gọnghẽ, phủ hợp, sẽ là một tiền đề cho công tác kiểm tra việc thực hiện kếtquả kinh doanh đạt được hiệu quả cao nhất

1.2.2.3 Yếu tố khoa học công nghệ

Ngày nay, với tốc độ phát triển nhanh chóng của khoa học – côngnghệ, sẽ có rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp nếu họ không bắt kịp và

áp dụng chúng vào công tác quản trị (nhất là trong các lĩnh vực sinh học,vật lý, hoá học…)

Trong các doanh nghiệp, đơn giản nhất là trong hệ thống cung ứngvật tư, từ sản xuất đến dịch vụ - thương mại đều phải sử dụng những hệthống máy tính điện tử và hệ thống phần mềm được cập nhật mới nhất.Với những thông tin luôn luôn được đăng tải nhanh chóng trên Internet,các doanh nghiệp lại có lợi thế trong việc thu thập chúng, từ đó hỗ trợthêm cho công tác kiểm tra tiến độ kế hoạch kinh doanh Trong bối cảnhcạnh tranh gay gắt hiện nay, có thể nói doanh nghiệp nào biết áp dụng vàtheo kịp những thay đổi trong khoa học – công nghệ thường có lợi thếcanh tranh cao hơn nhưng đối thủ khác, một phần cũng là do công táckiểm tra đã được hỗ trợ thêm rất nhiều với những cách thức đó Các doanhnghiệp sẽ luôn theo dõi được cụ thể và chặt chẽ hơn tiến độ và cách thứcthực hiện trong quá trình triển khai và thực hiện kế hoạch kinh doanh.

1.2.2.4 Yếu tố môi trường

Những yếu tố khách quan bên ngoài tổ chức nhưng lại có nhữngảnh hưởng rất lớn đến công tác kiểm tra, được gọi là môi trường kiểm tra.Môi trường kiểm tra bao gồm những yếu tố chính như các yếu tố thuộc vềmôi trường xã hội, yếu tố môi trường tự nhiên, các yếu tố thuộc về nội bộcủa doanh nghiệp

Môi trường xã hội luôn có những tác động mạnh mẽ đến công táckiểm tra, mà cụ thể ở đây là công tác kiểm tra chất lương sản phẩm.Những yếu tố chính của nhóm này bao gồm văn hoá, kinh tế, chính trị,giáo dục, tôn giáo – tín ngưỡng, phong tục tập quán, thói quen, lối sống, tệnạn xã hội, v.v…

Môi trường tự nhiên liên quan tơi những yếu tố như khí hậu, thuỷvăn, nhiệt độ, độ ẩm không khí, ánh sang, độ cao … Chúng đều có ảnhhưởng sâu sắc tới độ chính xác và tuổi thọ của các thiệt bị kiểm tra, cũngnhư trạng thái tinh thần và sức khoẻ của người quản trị

Môi trường nội bộ bao gồm những đơn vị cá nhân, những quy định

và chế độ, những cơ sở về vật chất và tinh thần trọng nội bộ doanh nghiệp

Những yếu tố này tuy không nằm trong hệ thống kiểm soát, song chúng cóảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hệ thống này Trong doanh nghiệp,ngoài bộ máy kiểm tra quản lý còn có các phòng ban khác như: bộ máynhân sự, bộ máy bán hàng, bộ máy tài chính, bộ máy sản xuất… Giữa tất

cả những bộ máy này tuy có sự khác biệt về chức năng nhưng khi có một

sự phối hợp chặt chẽ giữa chúng với nhau, công tác kiểm tra sẽ trở nên dễdàng và hiệu quả hơn

Nhà quản trị giỏi là một nhà quản trị biết cách xem xét, phân tích

và xử lý những ảnh hưởng của các yếu tố môi trường đến công tác kiểmtra Người này có thể nhận thấy được những yếu tố này sẽ ảnh hưởng nhưthế nào đến công tác thực hiện kế hoạch, từ đó đưa ra những hành động cụthể, giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh diễn ra được thuận lợi

1.2.3 Các nguyên tắc cơ bản và phương pháp kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh

Giáo sư Kootnz và Odonell – Đại học California - đã liệt kê ra 7nguyên tắc mà nhà quản trị phải nắm rõ trong cuốn “Những vấn đề cốtyếu của quản lý” Chúng gồm:

a Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh phải được thiết kế căn

cứ trên kế hoạch hoạt động tổ chức và căn cứ theo cấp bậc kiểm tra:

Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường dựa vào kế hoạch, do đó, nóphải được thiết kế theo kế hoạch hoạt động của tổ chức

Một ví dụ đơn giản như: có hai xí nghiệp may đều có mục tiêu sảnxuất ra 1000 cái ái sơmi mỗi tháng, nhưng với xí nghiệp thứ nhất là loại áophổ thông, còn ở xí nghiệp thứ hai là loại áo cao cấp Cách thức kiểm tra

giữa hai xí nghiệp này sẽ có sự khác biệt, với công tác kiểm tra ở xínghiệp thứ hai sẽ sử dụng nhiều phương tiện, dụng cụ và chỉ tiêu cao cấphơn so với xí nghiệp thứ nhất Một ví dụ khác là ở một công ty, công táckiểm tra hoạt động nhân viên của một Tổng giám đốc sẽ khác với công táckiểm tra chất lượng sản phẩm của một Cửa hàng trưởng

b Công tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh phải đượcthiết kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trị

Nhà quản trị là người nắm bắt những hoạt động đang xảy ra trong tổchức, cho nên những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra cầnphải được nhà quản trị thông hiểu, để từ đó có thể tự mình hoặc phổ biến chongười dưới quyền thực hiện Nếu những thông tin không rõ ràng và không cógiá trị, nhà quản trị sẽ rất khó khăn trong việc tiếp nhận chúng, từ đó côngtác kiểm tra sẽ không còn ý nghĩa Cụ thể ở đây là trong công tác kiểm traviệc thực hiện kế hoạch kinh doanh, nếu những thông tin và số liệu có sai sót

và không đầy đủ, sẽ dẫn đến những sai sót và thiếu hụt, ảnh hưởng tới hoạtđộng kinh doanh của công ty

c Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh phải được thực hiện tạinhững điểm trọng yếu:

Trong công tác kiểm tra, sau khi đã xác định rõ mục tiêu cần kiểm tra,việc xác định phạm vi kiểm tra là một điều quan trọng Tiến hành công táckiểm tra trong một quy mô quá rộng sẽ gây khó khăn cho nhà quản trị, vìtính lãng phí thời gian và vật chất Các nhà quản trị cần phải nhìn nhận đượckhu vực và thời điểm nào là quan trọng để tiến hành kiểm tra

Không phải những sai lệch nào lớn cũng đều gây ảnh hưởng đến côngtác kiểm tra của nhà quản trị Nhà quản trị cần chú trọng hơn đến những yếu

tố mang tính chất quyết định cho doanh nghiệp Ví dụ tại một công ty, nhà

quản trị sẽ cần phải lưu tâm đến chi phí lao động trong tháng tăng lên 10%,trong khi chi phí cước điện thoại thì tăng 20% cùng tháng

d Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh phải khách quan

Quá trình quản trị dựa vào nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị là lẽ

dị nhiên, nhưng với một cách toàn diện nhất có thể, thì còn phải dựa vàonhững người dưới quyền, và lúc này các yếu tố khách quan rất cần thiết

Đặt vị trí bản thân vào mộ nhà quản trị cấp cao, nếu chỉ xem xét mọihoạt động với ý kiến bản thân và với những định kiến có sẵn thì công táckiểm tra sẽ không đạt được tiêu chuẩn đầy đủ Nếu hoạt động của doanhnghiệp không có sự nhìn nhận khách quan và đa chiều, sẽ gây ảnh hưởng đếncông tác kiểm tra, mà cụ thể ở đây là kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinhdoanh, gây nên những sai lệch Do đó, nhà quản trị làm công tác kiểm tra cầnphải thực hiện với thái độ khách quan nhằm đảm bảo được tính phù hợp vàchính xác của kế hoạch kinh doanh được đề ra

e Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh phải phù hợp với bầukhông khí tổ chức

Một yếu tố khác có ảnh hưởng đến tính hiệu quả của công tác kiểm tra

là tính phù hợp với bầu không khí tổ chức Với một doanh nghiệp có phongcách lãnh đạo dân chủ, nhân viên được độc lập và phát huy sự sang tạo trongcông việc thì việc kiểm tra không nên quá chặt chẽ, gò bó Trong khi với mộtdoanh nghiệp có phong cách lãnh đạo độc đoán, nhân viên thường có tính ỷlại, không có khả năng linh hoạt thì việc kiểm tra nên nhấn mạnh vào tínhtrật tự, chính xác Với một doanh nghiệp có phong cách tự do, với các nhânviên thường phát huy sự sang tạo và thực hiện công việc một cách tuỳ hứng,công tác kiểm tra thường không mang ý nghĩa nhiều, nhưng cũng đòi hỏi cácnhân viên phải thật sự làm việc chứ không phải kiểu tuỳ hứng

f Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh phải tiết kiệm và mang tính

hiệu quả kinh tế

Nguyên tắc này thường đơn giản trong lý thuyết nhưng lại khó khăntrong áp dụng thực tế Các nhà quản trị thường đầu tư khá tốn kém cho côngtác kiểm tra, song kết quả thu được đôi lúc không như ý, bởi trong thực tếthường nảy sinh nhiều chi phí phát sinh

g Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh phải đưa đến hành động

Khi giai đoạn kiểm tra được hoàn thành, thì những sai lệch cần đượcđiều chĩnh thông qua việc hoạch định lại kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức, điềuđộng và đào tạo nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo… Nếu sau khi nhàquản trị hoàn thành công tác kiểm tra nhưng lại không đưa ra một sự chỉnhsửa nào thì việc kiểm tra là hoàn toàn vô ích Khi việc thực hiện kế hoạchkinh doanh có sự sai sót, nhà quản trị phải đưa ra những biện pháp khắc phục

và rút kinh nghiệm cho những lần lập kế hoạch kinh doanh sau này

1.2.3.2 Phương pháp

a Phương pháp kiểm tra lường trước

Phương pháp kiểm tra lường trước là loại hình kiểm tra được tiếnhành trước khi hoạt động thực sự, hay nói cách khác, là sự dự báo những vấn

đề có thể phát sinh và ngăn ngừa chúng trước Ví dụ như tại một doanhnghiệp, các nhà quản trị thường dự báo mại vụ kết hợp với kế hoạch xúc tiếnbán hàng nhằm tăng cường daonh số kỳ vọng của công ty đối với một sảnphẩm hay một đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU)

Trong công tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh, nhà quảntrị có thế dự báo trước được số lượng sản phẩm sẽ được sản xuất hoặc nhậpkho, từ đó đưa ra các dự báo về số lượng, chỉ tiêu… ví dụ, nhà quản trị cóthể dự báo để biết loại hình sản phẩm nào có thể được nhập kho nhiều hơnkhi nhu cầu của khách hàng về loại sản phẩm đó cao hơn so với những sảnphẩm khác

b Phương pháp kiểm tra đồng thời

Là loại hình kiểm tra được tiến hành ngay khi hoạt động đang diễn ra.Loại hình này còn được gọi là: Yes/No control Hình thức kiểm tra đồng thờiphố biến nhất là giám sát trực tiếp Ví dụ: Một nhà quản trị xem xét trực tiếpcác sản phẩm đang được đóng gói trong xí nghiệp của mình Nhà quản trịnhìn thấy một sản phẩm bị lỗi nên đưa ra khỏi dây chuyền và đưa vào trongthùng đựng sản phẩm lỗi; hoặc trong trường hợp số sản phẩm lỗi quá nhiềukhiến cho dây chuyền bị trì hoãn, thì nhà quản trị cần phải điều chỉnh sao chomức độ trì hoãn và độ trễ chiếm thời gian tháp nhất

Thông thường, các thiết bị và phương tiện kiểm tra hiện tại đều đượcthiết kế theo phương thức kiểm tra đồng thời, nhằm nhanh chóng phát hiện rađược các sai lệch để nhà quản trị kịp thời điều chỉnh

c Kiểm tra phản hồi

Là loại hình kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra.Nhược điểm của loại hình kiểm tra này là hường có đỗ trễ khá lớn từ lúc sự

cố xảy ra Nhìn chung loại kiểm tra này có nhiều nhược điểm hơn so với hailoại hình kiểm tra lường trước và kiểm tra đồng thời, nhưng nó vẫn có ưu thếriêng hơn hẳn hai loại hình kể trên

Thứ nhất, nó cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết như:làm thế nào để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quátrình quản trị Nếu kiểm tra phản hồi chỉ ra được không có quá nhiều sai lệchgiữa kết quả và mục tiêu đã đề ra thỉ chứng tỏ công tác hoạch định hữu hiệu.Ngược lại, từ những sai lệch mà nhà quản trị sẽ rút kinh nghiệm để đưa ranhững kế hoạch tốt hơn

Thứ hai, kiểm tra phản hồi có thể giúp thúc đẩy nhân viên làm việc tốthơn Họ sẽ biết được những sai lệch cần phải chỉnh sửa và thay đổi các hoạt

động nhằm nâng cao chất lượng các hoạt động của mình trong tương lai.Trong công tác kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh, kiểm tra phảnhồi giúp cho doanh nghiệp rút kinh nghiệm được những sai sót, rút kinhnghiệm cho những lần lập kế hoạch sau này.

1.2.4 Tiến trình kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh 1.2.4.1 Xây dựng các tiêu chuẩn về kế hoạch kinh doanh

Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện Tronghoạt động của tổ chức, có thể có nhiều loại tiêu chuẩn, do đó tốt nhất trongviệc kiểm tra, các tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện tốttrên thực tế Một điều nên tránh khỏi là xây dựng một tiêu chuẩn vượt quákhả năng thực hiện để rồi sau đó phải điều chỉnh hoặc hạ thấp xuống

Các phương pháp đo lường thực hiện cần phải chính xác, dù là tươngđối Nhà quản trị trước hết cần xác định nhiệm vụ, liệt kê các phương pháp

đo lường, và sau đó chọn lựa phương pháp đo lường Một tổ chức đề ra mụctiêu ‘phải là hàng đầu’ nhưng lại không hề chọn một phương pháp đo lườngnào cả, thì chỉ là xây dựng tiêu chuẩn suông mà thôi

Trong điều kiện hội nhập nền kinh tế thế giới với sự phát triển nhanhchóng của công nghệ, các sản phẩm được sản xuất ra đòi hỏi tính hoàn thiệncao hơn về số lượng, chất lượng, tính đa dạng… đó là những thách thứctrong vấn đề kiểm tra

1.2.4.2 Kiểm tra và đánh giá công tác thực hiện kế hoạch

Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và các phươngtiện để xác định một cách chính xác rằng các sản phẩm mà doanh nghiệp sảnxuất hoặc nhập kho về đều theo một tiêu chuẩn đã đề ra, thì nhà quản trị luôn

có thể đánh giá được các tính chất của những sản phẩm của mình Tuy nhiên,

có những yếu tố khó có thể được nêu ra tiêu chuẩn chính xác, và có nhiềuhoạt động khó cho sự đo lường

Công việc cụ thể trong giai đoạn đo lường là so sánh sự khác biệt giữatiêu chuẩn và kết quả thực hiện đối với các sản phẩm của mình, đánh giá sựkhác biệt với thành phẩm so với tiêu chuẩn ban đầu, đồng thời phát hiệnthêm sự sai lệch trong sản phẩm để nhanh chóng đưa ra biện pháp giải quyết.

1.2.4.3 Điều chỉnh các sai lệch trong công tác thực hiện kế hoạch

Khi khám phá ra sự sai lệch, người quản trị cần phải tập trung tìmkiếm nguyên nhân sai lệch Ví dụ như sản phẩm bị hư hỏng do yếu tố nào,thời gian xảy ra lúc nào… Tiếp đến nhà quản trị cần phải xem xét các điềukiện liên quan tới nhiệm vụ cần thực hiện, từ đó đưa ra biện pháp điều chỉnhcho kế hoạch sau này của mình được hoàn thiện hơn