Tạo các form báo cáo thời gian sử dụng; Thiết kế hệ quản trị hệ thống làm việc trên môi trường web; Cài đặt, vận hành hệ thống. (3). Ghi chép thời gian làm việc: Từng cán bộ, công chức, viên chức tự ghi chép thời gian làm việc theo yêu cầu của hệ thống ghi chép thời gian.
Trang 1
TỔNG CỤC THỐNG KÊ CỤC THỐNG KÊ VĨNH PHÚC
BÁO CÁO Tình hình thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian
tại Cục Thống kê Vĩnh Phúc
Thuộc nhiệm vụ khoa học: “Triển khai thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian
tại một số đơn vị của Tổng cục Thống kê”
(Mã số:2.3.1-NV12)
Chủ nhiệm: Hoàng Thu Hiền
Đơn vị chủ trì: Viện Khoa học Thống kê Người thực hiện:CN Lê Tường Minh
CN Hà Thị Hồng Nhung
Hà Nội - 2012
Trang 2Mục lục
TỔNG CỤC THỐNG KÊ 1
CỤC THỐNG KÊ VĨNH PHÚC 1
I TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI TẠI ĐƠN VỊ 3
II QUÁ TRÌNH THỬ NGHIỆM 4
1 Kiểm tra danh mục 4
2 Tạo khung khai báo riêng cho đơn vị 9
3 Số lượng người tham gia ghi chép thường xuyên tại đơn vị 9
4 Những thuận lợi 12
5 Những khó khăn 18
a) Về phần mềm 18
b) Về danh mục 20
III KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT 21
Trang 3Thực hiện kế hoạch triển khai Đề tài ứng dụng Hệ thống ghi chép thời gian theo dõi thời gian, báo cáo công việc của cán bộ công chức (CBCC) ngành Thống kê, là một trong những đơn vị được lựa chọn sử dụng thử nghiệm Hệ thống, sau thời gian triển khai thử nghiệm tại đơn vị, Cục Thống
kê Vĩnh Phúc báo cáo tình hình cụ thể như sau:
I TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI TẠI ĐƠN VỊ
Ngay sau khi tham dự Hội thảo của Tổng cục Thống kê (TCTK) tổ chức về việc triển khai thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian tại một số đơn
vị thuộc và trực thuộc TCTK, Cục Thống kê Vĩnh Phúc thấy được vai trò, tầm quan trọng, lợi ích của việc ứng dụng hệ thống này để theo dõi, đánh giá thời gian, báo cáo công việc, tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của CBCC trong Ngành, Cục Thống kê quyết tâm thực hiện hiệu quả việc thử nghiệm tại đơn vị Để chuẩn bị cho việc ứng dụng thử nghiệm, Lãnh đạo Cục giao bộ phận Thanh tra Cục chịu trách nhiệm nghiên cứu hệ thống, lập kế hoạch triển khai và hướng dẫn thực hiện cho toàn thể CBCC trong cơ quan Cục Thực hiện nhiệm vụ được giao, Thanh tra Cục đã tiến hành nghiên cứu Hệ thống, cập nhật đầy đủ danh mục các Phòng/bộ phận, danh mục CBCC trong toàn cơ quan theo từng phòng và chức vụ đảm nhiệm, cập nhật danh mục sản phẩm/công việc của Ngành; tiến hành soạn thảo tóm tắt lại hướng dẫn sử dụng Hệ thống, đảm bảo tất cả CBCC đều có thể thực hiện được việc khai báo
cụ thể, đầy đủ, chi tiết những việc đã làm trong thời gian tiến hành việc ghi chép
Cuối tháng 10/2012, Cục Thống kê Vĩnh Phúc đã mở hội nghị phổ biến nội dung, quán triệt ý nghĩa, mục đích, yêu cầu của việc thử nghiệm Hệ thống Ghi chép thờ gian, chỉ đạo toàn bộ CBCC trong cơ quan thực hiện việc khai báo về công việc và thời gian thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ và chính xác trong tháng 11/2012, yêu cầu các đồng chí Trưởng phòng chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện của CBCC trong Phòng, bộ phận Thanh tra Cục chịu trách nhiệm giám sát đôn đốc việc thực hiện trong toàn cơ quan, xử lý, khắc phục những sự cố, báo cáo tình hình, đề xuất để Cục trưởng xem xét, có ý kiến và chỉ đạo kịp thời, đồng thời chịu trách nhiệm lập báo cáo tình hình thử nghiệm Hệ thống sau khi kết thúc thời gian ứng dụng thử nghiệm tại đơn vị
CBCC của Cục Thống kê Vĩnh Phúc đều thấy được hiệu quả, giá trị thiết thực mà Hệ thống mang lại và coi đây như cuốn sổ nhật ký công tác
Trang 4hằng ngày của mình Vì vậy, CBCC của Cục đều hưởng ứng, tham gia thực hiện đầy đủ việc ghi chép
Số CBCC của Cục Thống kê Vĩnh Phúc đăng ký tham gia ghi chép thời gian, công việc của mình trên Hệ thống là 31 người, đạt 100%
II QUÁ TRÌNH THỬ NGHIỆM
1 Kiểm tra danh mục
- Từ danh mục sản phẩm/công việc chung của toàn ngành Thống kê, Cục Thống kê Vĩnh Phúc đã tiến hành kiểm tra, rà soát và cập nhật đầy đủ theo đúng cấu trúc cây thư mục của chương trình, cụ thể:
+ Chuẩn hóa những qui trình tiến hành ghi chép thời gian công việc cụ thể theo từng cấp của cây danh mục sản phẩm/công việc
+ Bổ sung thêm cấp chung gian (cấp 3 trùng tên với cấp 2) cho những sản phẩm/công việc của thư mục cấp 1 có các mã 04, 05, 06, 07 và chuyển những sản phẩm, công việc ở cấp 3 vào thành nhiệm vụ ở cấp 4
+ Bổ sung thêm một số nhiệm vụ cụ thể để phù hợp với công việc thực
tế ở từng lĩnh vực công tác thực tế của đơn vị
Công tác này đảm bảo để tất cả CBCC đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau ở các Phòng và trong cơ quan đều có thể khai báo một cách đầy đủ, chính xác, cụ thể thời gian và công việc được phân công thực hiện trong tháng
- Hiện nay, cây danh mục sản phẩm/công việc của Cục Thống kê Vĩnh Phúc được tổ chức như sau:
+ Cấp 1: Có 07 sản phẩm/công việc được đánh số từ 01 đến 07 theo những nhóm công việc lớn của Ngành
+ Cấp 2: Có 35 sản phẩm/công việc được đánh mã 3 số: 011, 012 + Cấp 3 có khoảng 85 sản phẩm/công việc được đánh mã 4 số: 0110,
0111, 0112, 0730
+ Cấp 4 có hàng trăm sản phẩm/ công việc và nhiệm vụ được giao cụ thể cho từng sản phẩm/công việc đó, được đánh mã 5 số: 01100, 01101 , 07309
Trang 5Hình 1: Danh mục sản phẩm/công việc của Cục Thống kê Vĩnh Phúc
Hình 1: Danh mục sản phẩm/công việc của Cục Thống kê Vĩnh Phúc (tiếp
theo)
Trang 6Hình 1: Danh mục sản phẩm/công việc của Cục Thống kê Vĩnh Phúc (tiếp
theo)
Trang 7Hình 1: Danh mục sản phẩm/công việc của Cục Thống kê Vĩnh Phúc (tiếp
theo)
Trang 8- Đối với từng sản phẩm/công việc cụ thể Cục Thống kê Vĩnh Phúc đã tiến hành cập nhật Lãnh đạo Cục, Phòng chủ trì và những thành viên tham gia thực hiện nhiệm vụ cụ thể của sản phẩm/công việc đó
Hình 2: Người chủ trì và thành viên tham gia thực hiện sản phẩm/công việc
- Đối với lãnh đạo chủ trì sản phẩm/công việc, việc theo dõi, giám sát kết quả thực hiện thời gian công việc của các thành viên trong sản phẩm/công
Trang 9việc cụ thể được thể hiện một cách hiệu quả, khoa học như: Thể hiện các nhiệm vụ thực hiện với thời gian cụ thể, các thành viên đã thực hiện nhiệm vụ
đó và bằng cả biểu đồ minh họa thời gian, kết quả thực hiện công việc
Hình 3: Kết quả thời gian thực hiện nhiệm vụ, công việc của các thành viên
2 Tạo khung khai báo riêng cho đơn vị
- Cục Thống kê Vĩnh Phúc đã tạo khung khai báo riêng cho đơn vị như: Tạo và quản lý người dùng, tạo và quản lý phòng ban, đối tác và cây danh mục của Ngành và hướng dẫn tới toàn thể CBCC của Ngành thực hiện theo chương trình
3 Số lượng người tham gia ghi chép thường xuyên tại đơn vị
- Hiện nay, số CBCC Cục Thống kê Vĩnh Phúc đã tiến hành thực hiện việc ghi chép thời gian, công việc của mình hằng ngày trên Hệ thống là (31 người)
Hình 4: Danh sách người dùng Hệ thống ghi chép thời gian
của Cục Thống kê Vĩnh Phúc
Trang 10Hình 4: Danh sách người dùng Hệ thống ghi chép thời gian
của Cục Thống kê Vĩnh Phúc (tiếp theo)
Trang 11Hình 5: Danh mục các phòng ban của Cục Thống kê Vĩnh Phúc
Trang 124 Những thuận lợi
- Hệ thống đã góp phần tin học hóa cải cách hành chính bằng việc CBCC đăng ký ghi chép thời gian, công việc của mình, Lãnh đạo Cục/Phòng quản lý thời gian, công việc của CBCC một cách tự động, nhanh chóng, kịp thời và chính xác qua hệ thống trên môi trường mạng
- Hệ thống như cuốn sổ nhật ký công tác hằng ngày của CBCC, khi CBCC đăng nhập vào sẽ thấy kết quả công tác của mình được hiển thị khoa học như: Biết được thời gian thực hiện, công việc cụ thể mình đang làm trong
7 ngày gần đây, trong 4 tuần qua với độ chi tiết theo từng loại giờ hành chính, ngoài giờ hay ngày nghỉ và những nhiệm vụ, công việc cụ thể mình đã làm
- Lãnh đạo Cục/Phòng có thể nắm bắt kịp thời về tình hình thực hiện nhiệm vụ của mỗi tập thể và cá nhân để đưa ra những chỉ đạo hợp lý như: Phân công lại nhiệm vụ, điều chuyển cán bộ, công việc giữa các Phòng, chỉ đạo các cá nhân, đơn vị hoàn thành công tác đảm bảo thời gian và chất lượng, nắm được những nhiệm vụ công tác phát sinh ngoài kế hoạch công tác trong tháng của từng đơn vị, cá nhân CBCC
Hình 6: Trang chủ của Hệ thống ghi chép thời gian
Trang 13- Việc đăng ký ghi chép thời gian, công việc được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và không phụ thuộc và không bị hạn chế bởi thời gian, không gian vì Hệ thống được ứng dụng trên môi trường mạng Internet Người dùng chỉ cần có một tài khoản đăng nhập do Quản trị Hệ thống cấp là có thể đăng nhập Hệ thống và thực hiện ghi chép thời gian, công việc của mình hoặc kiểm tra việc thực hiện của CBCC dưới quyền mọi lúc ở bất cứ nơi nào có mạng Internet
+ Mở trình duyệt Internet (IE, Firefox ), vào trang iss.gov.vn xuất hiện
giao diện như hình dưới đây:
Hình 7: Hệ thống đăng ký ghi chép thời gian trên mạng Internet
+ Thực hiện đăng nhập vào Hệ thống bằng ID và Password của từng cá nhân đã được cung cấp
+ Thực hiện quá trình khai báo về thời gian/công việc (theo ngày) như sau:
Bước 1: Chọn công việc từ cấp 1 đến cấp 4 Cấp sản phẩm/công việc
đã được Quản trị Hệ thống cập nhật trên cây danh mục sản phẩm/công việc,
Trang 14CBCC lựa chọn lần lượt để đăng ký ghi chép thời gian nhiệm vụ, công việc của mình
Bước 2: Chọn thời gian thực hiện công việc
Bước 3: Mô tả nhiệm vụ, công việc cụ thể, chi tiết hơn vào mục ghi chú
Bước 4: Bấm vào “Thêm mới” để hoàn tất việc đăng ký đối với một
công việc Tiếp tục tương tự với việc khai báo các công việc khác
Hình 8: Các bước đăng ký ghi chép thời gian công việc trên Hệ thống
- Sau khi hoàn tất việc khai báo đối với từng công việc cụ thể, mỗi CBCC sẽ thấy danh sách công việc mình đã đăng ký ghi chép thời gian được liệt kê phía dưới như hình 9 dưới đây:
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4 Chọn thời
cụ thể
Trang 15Hình 9: Danh sách các công việc đăng ký ghi chép
- CBCC dễ dàng tạo báo cáo về sản phẩm/công việc của mình thực hiện
để báo cáo lãnh đạo quản lý theo nhiều tiêu chí chiều như: Báo cáo chi tiết, báo cáo theo sản phẩm, công việc hay theo thời gian Việc báo cáo có thể thực hiện được theo tất cả hay từng lĩnh vực nhiệm vụ, công việc; tất cả hay từng phòng trong đơn vị; tất cả hay đối với một cá nhân cụ thể; tất cả hay theo một loại giờ cụ thể (giờ hành chính, ngoài giờ, ngày nghỉ)
Hình 10: Giao diện của một báo cáo chi tiết
Trang 16- Cán bộ lãnh đạo, quản lý dễ dàng xem báo cáo và quản lý thời gian, công việc của CBCC dưới quyền Báo cáo được thực hiện theo nhiều chiều: Chi tiết, theo người dùng, theo sản phẩm, theo công việc, theo thời gian, báo cáo thời gian sử dụng, thời gian công dồn, phân theo sản phẩm, sản phẩm cộng dồn - Cán bộ quản lý tạo báo cáo theo nhiều phạm vi khác nhau: Tất
cả hay một phần sản phẩm/công việc; tất cả hay một người dùng thuộc quyền quản lý của mình; tất cả hay một đối tác cụ thể nào đó
+ Nhìn vào báo cáo này, Lãnh đạo cơ quan/Phòng có thể thấy được toàn bộ nhiệm vụ/công việc của tất cả CBCC trong cơ quan/Phòng, thời gian thực hiện từng nhiệm vụ, công việc của CBCC, tổng số thời gian đã sử dụng của mỗi cá nhân, tập thể và của toàn cơ quan, từ đó phần nào đánh giá được hiệu quả sử dụng thời gian, năng lực xử lý, thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ được giao của cán bộ Đồng thời, sau khi tạo báo cáo, có thể dễ dàng in từ giao diện để có báo cáo chính thức hoặc chuyển sang excell để lưu trữ ở máy tính cá nhân
Hình 11: Báo cáo theo người dùng trong một tháng (trang đầu và cuối)
Trang 17- Hệ thống đã tự động cập nhật từng thành viên khi đăng ký ghi chép thời gian cho nhiệm vụ của công việc/sản phẩm nên người chủ trì rất thuận lợi trong việc giám sát, quản lý và điều hành công việc của mình đến từng thành viên mà không nhất thiết thành viên đó thuộc phòng, bộ phận mình quản lý (quản lý đa phòng theo nhiệm vụ/công việc cụ thể)
- Chức năng quản trị Hệ thống được thực hiện dễ dàng và khoa học Quản trị hệ thống được thiết kế riêng trong một tab với nhiều công vụ quản trị như: Quản trị người dùng, quản trị phòng ban, đối tác và cây danh mục
Trang 185 Những khó khăn
a) Về phần mềm
- Việc đăng ký ghi chép thời gian sản phẩm/công việc phải chọn đến cấp 4 (cấp giao nhiệm vụ cho sản phẩm, công việc) mới thực hiện được; điều này chưa được phù hợp vì nhiều sản phẩm, công việc (nhất là lĩnh vực quản
lý, tổ chức, hành chính, văn thư ) Lúc đầu, nhiệm vụ của sản phẩm/công việc chỉ có đến cấp 3 nên Cục Thống kê phải bổ sung cấp trung gian đảm bảo đủ 4 cấp để tất cả CBCC có thể thực hiện được khai báo
- Hiện nay, CBCC chủ yếu thực hiện đang ký ghi chép theo ngày vì Đăng ký ghi chép theo tuần còn nhiều hạn chế Vì vậy, đối với một số công việc sẽ được tiến hành thực hiện trong nhiều ngày, nhiều tuần thì việc ghi chép trở nên mất nhiều thời gian do phải khai báo lặp đi lặp lại từng ngày
- Chưa có thiết kế đăng ký theo nhóm nên xảy ra tình trạng một công việc chung diễn ra trong cùng thời điểm, trong cùng khoảng thời gian đối với một nhóm người hoặc toàn bộ CBCC (Ví dụ: Họp phòng, họp Chi bộ, họp cơ quan ) nhưng mỗi người đều phải đăng ký ghi chép thời gian cho công việc
đó, dấn đến việc khai báo có thể khác nhau về thời gian, hoặc có thành viên kkhông khai báo Ví dụ cụ thể dưới dây:
Hình 12: Ghi chép về thời gian họp Tổ công đoàn
Trang 19- Trong các báo cáo tạo ra ở dòng tổng số chỉ thể hiện được tổng số giờ, tổng số phút chung mà chưa thể hiện được số giờ, số phút theo từng loại giờ (ngoài giờ, ngày nghỉ, thứ 7, chủ nhật) Để biết được cụ thể về công việc và thời gian CBCC làm thêm ngoài giờ, ngày nghỉ hay trong giờ hành chính thì CBCC hoặc lãnh đạo Phòng, Cục phải xem lại cột “Loại thời giờ” Điều này chưa tiện lợi và gây nhiều khó khăn khi xem báo cáo
Hình 13: Báo cáo chi tiết theo "Loại thời giờ" và tổng số giờ đã khai báo
Trang 20- Mã của các nhiệm vụ, sản phẩm/công việc chưa có tính duy nhất, do vậy, Quản trị Hệ thống phải rà soát kỹ để xác định tính duy nhất cho các mã này tránh trường hợp cáo báo cáo sẽ bị sai lệch khi trùng mã nhiệm vụ, sản phẩm/công việc
Hình 14: Mã công việc trùng nhau (07300) vấn được Hệ thống chấp nhận
- Hệ thống chưa thiết kế phần khai báo đối với CBCC có khoảng thời gian (ngày, ½ ngày…) nghỉ phép, nghỉ ốm…
b) Về danh mục
- Có thể nói việc áp dụng Hệ thống này hiệu quả đến đâu phụ thuộc phần lớn vào độ chính xác, chi tiết và tổ chức khoa học cây danh mục sản phẩm/công việc này Khối lượng sản phẩm/công việc của ngành Thống kê hàng năm rất lớn, phức tạp và có biến động hàng quí, hàng năm nên công tác quản trị gặp nhiều khó khăn, phức tạp đồng thời cũng khó khăn cho người dùng
- Danh mục sản phẩm/công việc ban đầu của Hệ thống khi triển khai còn thiếu và chưa được chi tiết, cụ thể Việc bổ sung, chỉnh sửa danh mục này phải thực hiện thường xuyên, phù hợp tình hình thực tế ở địa phương đảm bảo cho người sử sụng dễ dàng khai báo
Trang 21- Cây danh mục sản phẩm/công việc đăng ký đến cấp 4 (cấp giao nhiệm vụ) mới thực hiện được việc ghi chép, nên như đã đề cập ở trên là chưa phù hợp đối với nhiều công việc thực tế
III KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
- Có thể bổ sung vào Hệ thống việc giao nhiệm vụ, sản phẩm/công việc của Lãnh đạo cho CBCC và hiện ngay trên trang chủ khi CBCC đăng nhập vào hệ thống để CBCC biêt và thực hiện ngay nhiệm vụ được giao của mình
Từ đó có báo cáo so sánh, đánh giá hiệu quả thực hiện nhiệm vụ công tác và ghi chép thời gian của CBCC với nhiệm vụ mà CBCC được giao
- Để tránh tình trạng cùng một công việc diễn ra trong cùng thời điểm, cùng khoảng thời gian đối với một phòng, bộ phận hoặc toàn bộ CBCC nhưng mỗi người lại đăng ký ghi chép thời gian một khác, hoặc có trường hợp không ghi chép, đề nghị bổ sung thêm chức năng đăng ký ghi chép thời gian theo nhóm và giao nhóm trưởng đăng ký chung cho cả nhóm
Hình 15: Bổ sung chức năng đăng ký ghi chép theo nhóm theo nhóm
- Cây danh mục sản phẩm/công việc rất lớn nên khó khăn cho CBCC khi chọn lựa để đăng ký ghi chép thời gian theo từng công việc cụ thể Để thuận tiện cho tìm kiếm, đăng ký ghi chép thời gian, công việc, Cục Thống kê
đề nghị bổ sung trên tab Quản trị của người dùng ngoài Thông tin cá nhân còn hiện cây danh mục sản phẩm/công việc với điều kiện CBCC chỉ được quyền xem mà không được thay đổi, chỉnh sửa
Hình 16: Bổ sung chức năng xem cây danh mục cho người dùng
Bổ sung đăng
ký theo nhóm
