Triển khai thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian tại một số đơn vị của tổng cục thống kê

1) Phần nghiệp vụ:  Nghiên cứu xây dựng 05 danh mục sản phẩmcông việc của từng đơn vị được áp dụng thử nghiệm phần mềm ghi chép thời gian: Hoàn thiện danh mục sản phẩm của Viện KHTK; Danh mục sản phẩm của Thanh tra Tổng cục; Danh mục sản phẩm của Vụ TK Nông, Lâm nghiệp và Thủy sản; Danh mục sản phẩm của Cục TK Phú Thọ; Danh mục sản phẩm của Cục TK Vĩnh Phúc;  Thiết kế hệ thống các biểu tổng hợp đầu ra theo từng loại Danh mục sản phẩm kể trên;  Thu thập và chuẩn hóa danh sách cán bộ, công chức, người lao động của từng đơn vị nói trên. (2). Kỹ thuật tin học:  Chỉnh sửa và hoàn thiện các giao diện phần mềm cho phù hợp với từng đơn vị;  Chỉnh sửa và hoàn thiện các thuật toán để tra cứu, tổng hợp thời gian sử dụng theo chiều khác nhau;  Tạo các form báo cáo thời gian sử dụng;  Thiết kế hệ quản trị hệ thống làm việc trên môi trường web;  Cài đặt, vận hành hệ thống. (3). Ghi chép thời gian làm việc: Từng cán bộ, công chức, viên chức tự ghi chép thời gian làm việc theo yêu cầu của hệ thống ghi chép thời gian.

Trang 1

TỔNG CỤC THỐNG KÊ VIỆN KHOA HỌC THỐNG KÊ

BÁO CÁO TỔNG HỢP

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU NHIỆM VỤ

Triển khai thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian

tại một số đơn vị của Tổng cục Thống kê

Trang 2

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NHIỆM VỤ TRIỂN KHAI KẾT QUẢ ĐỀ TÀI 3

1 Kết quả nghiên cứu của đề tài 3

2 Sự cần thiết nhiệm vụ khoa học ghi chép thời gian 5

3 Lựa chọn các đơn vị tham gia thử nghiệm 7

4 Xây dựng Bảng danh mục sản phẩm 7

5 Bổ sung và hoàn thiện phần mềm … 9

6 Triển khai nhiệm vụ khoa học 24

CHƯƠNGII: KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM 25

1 Tình hình triển khai tại các đơn vị 25

2 Kết quả ghi chép 27

3 Sử dụng kết quả ghi chép 31

4 Những thuận lợi, khó khăn của các đơn vị 32

5 Hạn chế 33

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 36

Bảng 1: Tình hình ghi chép thời gian trong tháng 11/2012 của các đơn vị 28

Bảng 2: Thời gian sử dụng phân theo sản phẩm/công việc chính 29

PHỤ LỤC 1: DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA VIỆN KHOA 38

PHỤ LỤC 2: DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA THANH TRA 50

PHỤ LỤC 3: DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA VỤ NÔNG,LÂM 55

PHỤ LỤC 4: DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA CỤC PHÚ THỌ 60

PHỤ LỤC 1: DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA CỤC VĨNH PHÚC70 Tài liệu tham khảo………….……….………….……… ………… 80

Trang 3

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN NHIỆM VỤ TRIỂN KHAI

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HỆ THỐNG GHI CHÉP THỜI GIAN

1 Kết quả nghiên cứu của đề tài

Đề tài khoa học cấp cơ sở “Nghiên cứu xây dựng và thử nghiệm hệ thống ghi chép thời gian cho Viện Khoa học Thống kê” do Tiến sỹ Phạm Đăng Quyết thực hiện năm 2011, đã được nghiệm thu đạt loại giỏi Đề tài đã nêu bật được việc phân bổ và sử dụng làm sao cho hợp lýquỹ thời gian mà luôn được mỗi cá nhân, mỗi tổ chức đặc biệt quan tâm Nhất là trong thời đại ngày nay, khi mà khoa học

kỹ thuật phát triển nhanh làm cho các quá trình sản xuất diễn ra ngày một nhanh hơn thì việc sử dụng hợp lý quỹ thời gian lại càng trở nên quan trọng Quản lý thời gian là hành động hoặc quá trình lập kế hoạch và thực hiện kiểm soát có ý thức số lượng thời gian dành cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả, năng suất Hệ thống ghi chép thời gian là công cụ để quản lý thời gian làm việc một cách hiệu quả

Nội dung đề tài đã nghiên cứu bao gồm:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn áp dụng Hệ thống ghi chép thời gian của một số cơ quan trong và ngoài nước, của một số tổ chức quốc tế tại Việt Nam;

- Xác định danh mục các sản phẩm công việc của các đơn vị thuộc Viện Khoa học thống kê và mã hóa;

- Xây dựng các biểu đầu vào và các biểu đầu ra của Hệ thống ghi chép thời gian đối với các hoạt động của Viện Khoa học Thống kê (kể cả bảng chấm công);

- Xây dựng phần mềm Hệ thống ghi chép thời gian cho hoạt động của Viện Khoa học Thống kê; áp dụng thử nghiệm tại Viện KHTK;

- Đề xuất các biện pháp và lộ trình áp dụng Hệ thống ghi chép thời gian đối với các đơn vị thuộc Tổng cục Thống kê qua kết quả thử nghiệm

Trang 4

Đề tài cũng đã nghiên cứu thực tiễn áp dụng hệ thống quản lý thời gian đối với các đơn vị/cơ quan ở trong nước và ở nước ngoài Như việc quản lý thời gian qua bảng chấm công truyền thống ở cơ quan Tổng cục Thống kê; giới thiệu

hệ thống chấm công vân tay của Đài truyền hình kỹ thuật số VTC để quản lý tự động các khâu nhân sự và tự động chấm công cho toàn bộ nhân viên thông qua phần mềm với máy tính chấm công vân tay; giới thiệu module quản lý công việc của Hệ thống văn phòng điện tử do công ty TNHH Hoàng Hà thiết kế

Hệ thống quản lý thời gian được sử dụng khá phổ biến ở nước ngoài Ví dụ,

Cơ quan thống kê Thụy Điển (SCB) đã sử dụng hệ thống báo cáo thời gian để quản lý thời gian lao động của từng công chức, viên chức trong từng đơn vị thuộc Cơ quan Thống kê Thụy Điển Công cụ này hết sức đơn giản, công chức, viên chức tự giác ghi chép lại thời gian đã sử dụng cho từng công việc cụ thể do mình thực hiện theo phần mềm chuyên dụng, người lãnh đạo, quản lý có thể biết được công chức, viên chức của đơn vị đang làm công việc gì Hệ thống ghi chép thời gian của SCB đã cung cấp đầy đủ dữ liệu cho việc tính toán chi phí thời gian cho từng sản phẩm công việc để tính giá sản phẩm dịch vụ thống kê; ghi chép thời gian lao động của từng công chức (đánh giá trình độ, hiệu quả công việc của từng công chức)…

Sử dụng những ý tưởng gợi ý về việc lập kế hoạch công tác và theo dõi bằng cách sử dụng các công cụ quản lý khác nhau, và cụ thể là hệ thống ghi chép thời gian từ các chuyên gia thống kê của Cơ quan Thống kê Thụy Điển, Đề tài đã nghiên cứu và xây dựng thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian đối với Viện KHTK Cơ sở cho một hệ thống ghi chép thời gian là mọi nhân viên có thể nhập được số giờ làm việc hàng ngày hoặc hàng tuần Các giờ làm việc được chia theo các sản phẩm công việc cụ thể để có thể đo lường được bao nhiêu chi phí

về thời giờ cho mỗi sản phẩm cụ thể Những thành phần cơ bản của hệ thống ghi chép thời gian bao gồm Bảng danh mục các sản phẩm/công việc của Viện và phần mềm chuyên dụng của hệ thống

Trang 5

2 Sự cần thiết nhiệm vụ khoa học Ghi chép thời gian

Kết quả nghiên cứu đề tài này có tính ứng dụng cao, đặc biệt là phần mềm ghi chép thời gian trực tuyến Kết quả nghiên cứu này cần được đưa vào áp dụng rộng rãi trong thực tiễn toàn ngành Thống kê Tuy nhiên, kết quả nghiên cứu của

đề tài mới dừng lại ở phạm vi 01 đơn vị sự nghiệp là Viện Khoa học Thống kê (Viện KHTK), kết quả nghiên cứu đề tài nói chung và phần mềm ghi chép thời gian nói riêng cần được tiếp tục thử nghiệm để hoàn thiện trước khi triển khai rộng rãi ở một số đơn vị khác của Tổng cục

Hiện nay, việc quản lý thời gian lao động tại các đơn vị thuộc TCTK được thực hiện theo quy định chung của Nhà nước – Đó là “Bảng chấm công” Bảng chấm công là căn cứ xác định tình trạng làm việc của công chức, viên chức trong những ngày làm việc trong tháng để trả lương và xét thi đua Bảng chấm công đã được thiết kế sẵn với cột đầu tiên để ghi họ và tên công chức, các cột còn lại của Bảng chấm công là các ngày trong tháng Người đứng đầu đơn vị (nhóm, phòng) hoặc Tổ trưởng công đoàn bộ phận là người đánh dấu (chấm công) vào Bảng chấm công về tình hình đi làm của từng người trong đơn vị, cuối tháng nộp Bảng chấm công cho bộ phận kế toán để hoàn thành thủ tục trả lương tháng cho từng người trong đơn vị Bảng chấm công có hạn chế cơ bản là không ghi chép và báo cáo được thời gian sử dụng cho từng công việc cụ thể, ví

dụ, không ghi chép được thời gian cụ thể làm một báo cáo tháng (quý, năm) ở từng lĩnh vực thống kê hết bao nhiêu thời gian Do đó, Bảng chấm công không những không hỗ trợ người lãnh đạo, người quản lý điều phối nhân lực trong cơ quan, mà còn không khuyến khích được những người làm việc có năng suất và hiệu quả; xa hơn nữa, Bảng chấm công không cung cấp được những thông tin phục vụ cho việc tính tiêu hao thời gian lao động cho từng công việc, từng sản phẩm cụ thể Nhưng với Hệ thống ghi chép thời gian cùng với Danh mục công việc của từng đơn vị, Hệ thống có thể tự động tổng hợp và báo cáo số giờ làm việc theo từng sản phẩm, theo ngày, tuần, tháng, năm Nhờ phần mềm này, các

cá nhân và từng đơn vị không những kiểm soát được thời gian làm việc của

Trang 6

mình, mà còn có thể tính chi phí thời gian cho từng sản phẩm, công việc… Chính vì vậy, việc triển khai áp dụng Hệ thống ghi chép thời gian tới các đơn vị thuộc TCTK là rất cần thiết

Thống kê Việt Nam muốn phát triển nhanh, bền vững, cần đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính trong các hoạt động thống kê và xây dựng, hoàn thiện các quy trình sản xuất các sản phẩm thống kê Để thực hiện được điều đó, một trong các giải pháp quan trọng và có tính đột phá trong giai đoạn 2011-2020 là

áp dụng Hệ thống ghi chép thời gian Viện KHTK đã chủ động tiếp nhận và triển khai áp dụng thử nghiệm vào một số hoạt động của Viện Ban đầu, chọn một đơn vị của Viện KHTK để thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian Sau đó, trên cơ sở kết quả áp dụng thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian, Viện đã tổ chức nhiều cuộc họp, hội thảo rút kinh nghiệm, bổ sung, chỉnh sửa Hệ thống ghi chép thời gian cho phù hợp với điều kiện của Việt Nam nói chung và Tổng cục Thống kê nói riêng với mục tiêu phổ biến rộng rãi công cụ quản lý thời gian lao động này

3 Lựa chọn các đơn vị tham gia thử nghiệm

Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của Viện KHTK, tập thể Lãnh đạo Tổng cục và nhiều đơn vị thuộc Tổng cục đã đánh giá cao phần mềm ghi chép thời gian và kết quả thử nghiệm của Viện KHTK Một số đơn vị đã đề nghị được áp dụng thử nghiệm tại đơn vị mình Căn cứ vào nhu cầu của một số đơn vị, Viện KHTK có Tờ trình và được đồng chí Tổng cục trưởng đồng ý để viện KHTK thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian tại 05 đơn vị, gồm 02 đơn vị cấp Vụ (Thanh tra Tổng cục và Vụ Thống kê Nông, Lâm nghiệp và Thủy sản) và 02 Cục Thống

kê (Phú Thọ và Vĩnh Phúc) và Viện KHTK

Thanh tra TCTK có chức năng giúp Tổng cục trưởng quản lý nhà nước về công tác thanh tra, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của TCTK Ở đơn vị này có tính chất công việc khác hẳn so với các Vụ nghiệp vụ khác, với chức năng kiểm tra, giám sát của mình các nghiệp vụ trong Thanh tra TCTK

Trang 7

không chỉ là nghiệp vụ thanh tra mà còn phải nắm vững về các công tác, hoạt động của ngành từ điều tra thu thập thông tin, tổng hợp báo cáo…

Vụ Thống kê Nông lâm nghiệp, thủy sản đại diện cho các Vụ nghiệp vụ của TCTK tham gia thử nghiệm lần này, có cùng đặc điểm chung với các vụ nghiệp vụ khác là nghiên cứu và hướng dẫn chuyên sâu về nghiệp vụ thống kê,

vụ Thống kê Nông, lâm nghiệp và thủy sản còn có những đặc điểm riêng trong công việc do phụ thuộc vào tính chất mùa vụ nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản Chính vì vậy tiến độ công việc của từng cán bộ trong Vụ trong từng thời điểm, thời kì cũng có sự khác biệt

Đại diện cho 63 Cục thống kê tỉnh/thành phố tham gia thử nghiệm là Cục Thống kê Vĩnh Phúc và Cục Thống kê Phú Thọ Tại buổi Hội thảo, sau khi nghe Viện KHTK giới thiệu về đề tài, lãnh đạo 2 đơn vị đã tha thiết được áp dụng thử nghiệm Ghi chép thời gian tại đơn vị mình Chức năng, nhiệm vụ của các Cục Thống kê tỉnh/thành phố là tổ chức thực hiện hoạt động thống kê theo chương trình, kế hoạch công tác do Tổng cục trưởng TCTK giao; đồng thời đáp ứng nhu cầu thông tin thống kê trên địa bàn, phục vụ sự lãnh đạo, quản lý và điều hành của các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương; chịu sự quản lý trực tiếp về nghiệp vụ chuyên môn, tổ chức, biên chế, quỹ lương, tài chính của TCTK Do

có chức năng nhiệm vụ giống nhau nên thử nghiệm tại 2/63 Cục Thống kê là số lượng hợp lý; bên cạnh đó Lãnh đạo 2 đơn vị rất nhiệt tình, thường xuyên quan tâm và rất coi trọng kết quả đầu ra của thử nghiệm, mong muốn áp dụng kết quả này trong công tác lãnh đạo quản lý tại đơn vị

4 Xây dựng Bảng Danh mục sản phẩm

Sau Hội thảo và hoàn thiện phần mềm cho các đơn vị, Ban chủ nhiệm đề tài đã chủ động hướng dẫn và phối hợp với các đơn vị xây dựng bản danh mục sản phẩm công việc, danh mục người dùng, bảng biểu tổng hợp

Về danh mục sản phẩm công việc: Có thể nói việc áp dụng Hệ thống này

hiệu quả đến đâu phụ thuộc rất nhiều vào chi tiết và tổ chức khoa học cây danh

Trang 8

mục sản phẩm/công việc Vì mỗi đơn vị có nhiệm vụ khác nhau nên không có một bảng danh mục sản phẩm chung được (kể cả 2 Cục Thống kê vì căn cứ vào đặc điểm kinh tế xã hội của từng tỉnh mà khối lượng công việc nghiệp vụ cũng như cán bộ tương ứng sẽ khác nhau, phần công việc phục vụ địa phương sẽ có điểm khác nhau) Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị, các đơn vị tự xây dựng danh mục sản phẩm công việc Danh mục này gồm có 4 cấp, cấp 1 là những nhiệm vụ chính của đơn vị và chia nhỏ đến cấp 4 là những công việc làm thường xuyên, cụ thể, sản phẩm trực quan của công việc

Việc xây dựng này đối với các Cục Thống kê về cơ bản là thuận lợi Từ những sản phẩm công việc là các loại báo cáo theo quy định của TCTK được tổng hợp

từ các nguồn điều tra, khai thác hồ sơ hành chính, báo cáo của cơ sở…có thể kiểm tra danh mục theo hướng từ dưới lên hoặc từ trên xuống rất thuận lợi Đối với các công việc hỗ trợ như hành chính, tạp vụ, văn thư, thủ quỹ, kế toán… được sắp xếp và hệ thống theo hướng dễ khai báo do các công việc này được quy về theo nhóm chứ không quá chi tiết đối với người dùng

Các công việc nghiệp vụ được phân theo từng mảng công việc theo từng phòng

để dễ thực hiện khai báo và dễ dàng theo dõi, đôn đốc, giám sát đối với lãnh đạo phòng, lãnh đạo Cục Những phần việc cần huy động cả đơn vị tham gia được sắp xếp hợp lý tại những phân nhóm riêng, dễ tìm và tiết kiệm thời gian khai báo

Ngoài việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác do TCTk giao, các Cục thống kê địa phương còn phải thực hiện công tác phục vụ thông tin cho các cấp lãnh đạo địa phương như thông tin thường xuyên có sẵn, thông tin phải tổng hợp hoặc phải tự tổ chức điều tra thu thập…Những phần công việc này được xếp riêng ra một mục và các công việc phục vụ địa phương của Cục nào sẽ do Cục

đó tự thiết kế vào cây sản phẩm vì mỗi địa phương có những phần công việc khác nhau giao cho Cục Thống kê

Đối với Vụ Thống kê Nông, lâm nghiệp và thủy sản việc xác định danh mục công việc nhìn chung có nhiều thuận lợi, tuy nhiên những công việc cụ thể

Trang 9

theo nhóm, các loại báo cáo của Vụ bị ảnh hưởng bởi tính thời vụ của sản xuất nông nghiệp nên không đều nhau giữa các cán bộ và các khoảng thời gian trong năm

Tại Thanh tra TCTK, vấn đề xây dựng danh mục công việc gặp nhiều khó khăn, nguyên nhân chủ yếu là do chức năng, nhiệm vụ của Thanh tra được ban hành đã lâu, hiện có nhiều điểm không còn phù hợp, bên cạnh đó tính chất công việc mang tính sự vụ, nhiệm vụ đột xuất nhiều nên khi thiết kế cây danh mục sản phẩm có nhiều khó khăn và còn một số điểm chưa được phù hợp

Về danh mục người dùng: Các đơn vị lập danh mục cán bộ, công chức,

nhân viên trong đơn vị; cung cấp địa chỉ email và gắn tên truy nhập là địa chỉ email cá nhân Một số nhân viên phục vụ như lái xe, tạp vụ, hành chính khác không tham gia thử nghiệm, do điều kiện sử dụng máy tính và kiến thức tin học còn hạn chế

Về bảng biểu tổng hợp: Căn cứ vào danh mục sản phẩm công việc và mục

đích sử dụng của lãnh đạo các đơn vị, các đơn vị đã xây dựng được hệ thống bảng biểu tổng hợp của đơn vị mình Mỗi đơn vị do tính chất công việc khác nhau thì sẽ có hệ thống bảng biểu tổng hợp khác nhau, nhưng nhìn chung đều hướng đến việc tính toán thời gian làm việc hành chính, ngoài giờ, ngày nghỉ lễ tết…; thời gian làm việc của từng nhiệm vụ, nhóm nhiệm vụ cụ thể…tổng hợp theo nhóm công việc, theo phòng hoặc theo từng dự án công việc đã khai báo Bảng biểu tổng hợp có thể xuất ra Excel tiện cho in ấn, tổng hợp theo nhiều chiều

5 Bổ sung và hoàn thiện phần mềm

Kế thừa phần mềm từ đề tài cấp cơ sở: “Nghiên cứu xây dựng và thử nghiệm hệ thống ghi chép thời gian cho Viện Khoa học Thống kê” do Tiến sỹ Phạm Đăng Quyết thực hiện Ban chủ nhiệm đề tài đã làm việc với bên thiết kế phần mềm để trao đổi việc mở rộng phần mềm, đặt vấn đề sử dụng các hệ thống

cơ sở dữ liệu để hỗ trợ trong công việc phân tích, tổng hợp kết quả công việc của

Trang 10

từng đơn vị Phần mềm cũng phải đảm bảo việc giám sát và duy trì chất lượng

hệ thống cơ sở dữ liệu cũng như tính bảo mật khi cập nhật và sử dụng Phần mềm ghi chép thời gian đã đáp ứng được các tính năng nổi trội khi sử dụng như các thao tác thực hiện dễ dàng, đơn giản, nhanh chóng, kịp thời và chính xác qua

hệ thống trên môi trường Internet

Về cơ bản Hệ thống ghi chép thời gian là giải pháp nhanh chóng, tiện lợi trong quản lý thời gian làm việc Giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và cung cấp cái nhìn tổng quan một cách rõ ràng về thời gian làm việc của nhân viên cho các

dự án Hệ thống ghi chép thời gian là phần mềm, dễ sử dụng, dễ dàng theo dõi thời gian, chi phí và báo cáo công việc Hệ thống ghi chép rất lý tưởng cho các công ty nhỏ, các cơ quan cần đưa thông tin chi tiết về thời gian và công việc nhân viên đang làm trong các dự án và làm cơ sở cho thanh toán lương và chi phí Người dùng có thể dễ dàng theo dõi thời gian khác nhau trong các dự án, các hoạt động được đăng ký và đồng thời có một cái nhìn tổng quan của các báo cáo hoạt động trước đây

Đối với người chủ trì, quản lý công việc sẽ dễ dàng có được cái nhìn tổng quan về bao nhiêu thời gian đã được đăng ký vào một dự án hoặc hoạt động và thời gian đăng ký bởi một người dùng cụ thể Ngoài ra còn có một số báo cáo trong hệ thống các bảng chấm công, ví dụ như báo cáo thời gian một tháng, tuần, tất cả các dự án

Phần mềm được nâng cấp và mở rộng với 2 phần việc là: Thiết kế hệ quản trị chung và thiết kế từng phần mềm riêng biệt cho các đơn vị tham gia áp dụng thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian được trình duyệt trên website: http://www.iss.gov.vn

Phần hệ quản trị chung đã được thiết kế đơn giản để kiểm soát toàn bộ Hệ thống ghi chép thời gian của các đơn vị Với các chức năng:

+ Thông tin của Hệ thống quản lý chung

+ Kiểm soát số đơn vị tham gia hệ thống

+ Theo dõi số lượng người truy nhập vào hệ thống của mỗi đơn vị

Trang 11

+ Quản lý tên đăng nhập và mật khẩu cho quyền quản trị viên các hệ thống

+ Tổng hợp báo cáo

Trang 12

Trên cơ sở phần mềm Hệ thống ghi chép thời gian đang được thử nghiệm cho Viện KHTK, bộ phận thiết kế phần mềm đã chỉnh sửa nâng cấp và hoàn thiện hệ thống, sau đó nhân bản thành 4 phần mềm dành riêng cho từng đơn vị tham gia áp dụng thử nghiệm Tuy là từng hệ thống riêng biệt nhưng chức năng

và các thao tác thực hiện được thiết kế đồng bộ, dễ dàng cho người sử dụng

Hệ thống ghi chép thời gian rất hiệu quả trong quá trình theo dõi thời gian làm việc, và cũng dễ dàng sử dụng cho người dùng Người sử dụng có khả năng tạo báo cáo dễ dàng theo thời gian mình đăng ký vào các sản phẩm, công việc

Quản trị hệ thống dễ dàng có được một cái nhìn tổng quan về thời gian đã đăng ký vào một sản phẩm hoặc công việc, thời gian đăng ký bởi một người dùng cụ thể Ngoài ra còn có một số báo cáo, ví dụ như báo cáo thời gian một tháng, tuần, tất cả các dự án Tất cả các báo cáo có thể được xuất ra tệp Excel cho mục đích lưu trữ, in ấn

Hệ thống ghi chép thời gian có thể giúp người dùng bắt đầu sử dụng phần mềm ngay lập tức mà không cần đào tạo để hiểu sâu về hệ thống Vì phần mềm hoạt động dựa trên website nên có thể truy cập ngay cả khi người dùng không ở văn phòng Điều duy nhất cần thiết là một trình duyệt hiện đại và kết nối internet Sau khi đăng nhập hệ thống, người dùng có thể thực hiện ngay các thao tác ghi chép công việc và thời gian trong ngày

Trang 13

Hệ thống được phân quyền rõ ràng theo 4 cấp:

Đối với người sử dụng đăng nhập dưới quyền “Cán bộ”: Cho phép khai báo thời gian, khai báo công việc, tạo các báo cáo

Trang 14

và chức năng xem, sửa thông tin cá nhân của cán bộ đó

Đối với người sử dụng đăng nhập dưới quyền “Lãnh đạo phòng”: Ngoài việc khai báo thời gian, khai báo công việc, xem thông tin cá nhân và tạo các báo cáo như với quyền truy cập của “cán bộ” còn có thể lập “báo cáo theo thời gian”

Trang 15

Với quyền truy nhập này người dùng được mở rộng theo phạm vi của phòng, có thể quản lý và theo dõi được các công việc và thời gian của các cán bộ thuộc lãnh đạo phòng phụ trách từ các báo cáo mà hệ thống đã cung cấp

Đối với người sử dụng đăng nhập dưới quyền “Lãnh đạo Cục Vụ, Viện”: Với việc sử dụng các chức năng khai báo chính mà Hệ thống thời gian cung cấp, thì dưới quyền đăng nhập này, giới hạn được mở rộng theo phạm vi của Cục,

Vụ, Viện, tức là được xem báo cáo và kiểm soát, theo dõi với cái nhìn tổng quan

về các công việc và thời gian của tất cả cán bộ thuộc Cục, Vụ, Viện một cách có

hệ thống với 9 loại báo cáo khác nhau

Trang 16

Có thể chọn, xem báo cáo theo từng người hay công việc cụ thể của đơn vị

Hoặc xem theo phạm vi từng Phòng ban

Đối với người sử dụng đăng nhập dưới quyền “Quản trị Hệ thống”: Dưới quyền đăng nhập “Quản trị Hệ thống”: Có chức năng kiểm soát tất cả báo cáo như quyền đăng nhập “Lãnh đạo Cục, Vụ, Viện” Ngoài việc khai báo còn có quyền quản trị toàn hệ thống với chức năng tạo, cập nhật như: thêm, sửa, xóa người sử dụng, các công việc/ sản phẩm của đơn vị…

Trang 17

Với 2 hình thức khai báo/ ghi chép thời gian cho phép cập nhật theo ngày

và theo tuần, quá trình đăng ký cho một công việc đã làm hết bao nhiêu giờ hết sức đơn giản và dễ dàng

Trang cá nhân của từng người dùng có giao diện như sau:

Trên giao diện này thể hiện các báo cáo thời gian của người sử dụng trong

4 tuần qua, trong 7 ngày gần đây nhất và theo sản phẩm/ công việc đang thực

Trang 18

hiện Ngoài ra còn có đồng hồ để tính thời gian công việc trong ngày khi bắt đầu khởi động

Giao diện “Đăng ký thời gian” với bố cục được phân tách rõ ràng và logic, việc khai báo “Công việc” được thiết kế tách biệt theo 4 khung chọn với 4 cấp công việc khác nhau để người dùng lựa chọn Các bước thực hiện khai báo được chỉ dẫn rất cụ thể và dễ hiểu

Trên thanh công cụ “Quản trị” cho phép sử dụng các chức năng: (i) Xem thông tin cá nhân: có thể thay đổi mật khẩu và cập nhật lại thông tin cá nhân; (ii) Quản lý người dùng (đối với quyền quản trị hệ thống): Có chức năng thêm, sửa, xóa và cài đặt lại mật khẩu cho từng người sử dụng; (iii) Quản lý phòng ban, quản lý đối tác: Có quyền thêm, sửa, xóa phòng ban, đối tác; (iv) Quản lý cây danh mục: Là chức năng tạo và cập nhật sản phẩm/ công việc của hệ thống cho mỗi đơn vị

Trang 19

Nhóm triển khai công việc đã tạo và cập nhật danh mục sản phẩm/công việc theo 4 cấp:

Trang 20

Tạo và cập nhật danh mục sản phẩm/ công việc chi tiết cấp 4:

Với thanh công cụ “Báo cáo” cho phép lựa chọn các hình thức báo cáo thời gian khác nhau, có đến 9 loại báo cáo như: báo cáo thời gian chi tiết, báo cáo theo người sử dụng, báo cáo theo công việc, …

Trang 21

Từ các dữ liệu khai báo sản phẩm/công việc và ghi chép thời gian theo ngày hay theo tuần làm việc, người sử dụng có thể xem được các báo cáo thời gian chi tiết hay báo cáo theo thời gian, báo cáo theo sản phẩm/ công việc cấp 1 hoặc cấp 2, cấp 3, cấp 4 của cá nhân hay của đơn vị Phòng, Trung tâm hay của

cả Viện theo cấp phân quyền của hệ thống như:

Báo cáo thời gian chi tiết của Phòng, Trung tâm:

Trang 22

Báo cáo theo thời gian của Viện theo tháng:

Báo cáo thời gian theo sản phẩm:

Trang 23

Phần mềm Hệ thống thời gian được nâng cấp thực sự rất hiệu quả và dễ dàng sử dụng để khai báo/ghi chép thời gian và quản lý việc ghi chép của các đơn vị tham gia thử nghiệm Việc tổng hợp báo cáo công việc của từng cá nhân hay từng Phòng ban theo tháng hay theo quý được đơn giản đi rất nhiều nhờ Hệ thống được tự động hóa tất cả các báo cáo và có thể triết xuất sang Excel, thuận tiện cho việc lưu trữ dữ liệu và in ấn

6 Triển khai nhiệm vụ khoa học

Ngay sau khi Lãnh đạo Tổng cục đồng ý phê duyệt tờ trình của Viện KHTK về việc triển khai áp dụng thử nghiệm phần mềm ghi chép thời gian cho một số đơn vị thuộc TCTK Viện KHTK đã nhanh chóng tiến hành các thủ tục triển khai nhiệm vụ, tổ chức Hội thảo quán triệt chủ trương của TCTK về việc triển khai áp dụng thử nghiệm phần mềm ghi chép thời gian tại 05 đơn vị, gồm

02 đơn vị cấp Vụ (Thanh tra Tổng cục và Vụ Thống kê Nông, Lâm nghiệp và Thủy sản) và 02 Cục Thống kê (Phú Thọ và Vĩnh Phúc) và Viện KHTK Trong Hội thảo, Ban chủ nhiệm đã nêu rõ mục đích, ý nghĩa, tác dụng của việc ghi chép thời gian, hướng dẫn tổng quan về phần mềm và giao nhiệm vụ của từng đơn vị thực hiện…

Để chuẩn bị cho việc này, Ban chủ nhiệm nhiệm vụ đã biên soạn tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm Ghi chép thời gian Trong tài liệu hướng dẫn có đầy đủ các bước từ hướng dẫn tạo lập danh mục người dùng, danh mục sản phẩm công việc, đến các bước nhập liệu ban đầu, cách sửa chữa, xóa những thông tin sai, bổ sung công việc, thay đổi thời gian thực hiện… Như đã giới thiệu ở phần trước, Ban chủ nhiệm đã thành lập quản trị của từng trang, hình thành 1 cá nhân phụ trách trang này Đối với 2 Cục Thống kê, đơn vị đã cử ra một công chức phụ trách công nghệ thông tin làm công tác quản trị phần mềm, triển khai thực hiện trong tài liệu hướng dẫn và thông qua điện thoại trực tiếp, internet, Ban chủ nhiệm đã tổ chức hướng dẫn cho người quản trị cách quản trị phần mềm của đơn vị, cập nhật danh mục người dùng, danh mục sản phẩm, tổng hợp và xử lý thông tin đầu ra… Đây cũng là phần mềm hoàn toàn bằng tiếng

Trang 24

Việt, dễ sử dụng nên quản trị của các đơn vị nắm bắt nhanh Vụ Thống kê Nông lâm nghiệp và thủy sản, Thanh tra TCTK đã tổ chức một buổi họp toàn thể cán

bộ, công chức để Ban chủ nhiệm hướng dẫn trực tiếp, giải đáp thắc mắc Việc kết hợp giữa hướng dẫn trực tiếp và hướng dẫn gián tiếp rất hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nhân lực Trong thời gian khởi động ban đầu, Ban chủ nhiệm đề tài thường xuyên liên hệ qua điện thoại hoặc trao đổi qua thư điện tử để kịp thời giúp đỡ các đơn vị trong quá trình tiếp cận

CHƯƠNG II: KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM

1 Tình hình triển khai tại các đơn vị

Thanh tra TCTK (Danh mục sản phẩm/công việc _ Phụ lục 2, trang 50),

Vụ Thống kê Nông, Lâm nghiệp và Thủy sản (Danh mục sản phẩm/công việc _ Phụ lục 3, trang 55) đã tổ chức triển khai phần mềm ghi chép thời gian đến toàn thể công chức của đơn vị, Ban chủ nhiệm đề tài đã trực tiếp giới thiệu tổng quan

về phần mềm, hướng dẫn việc cập nhật các bảng danh mục, ghi chép của cá nhân, sử dụng các quyền xem xét kết quả ghi chép, sử dụng hệ thống biểu tổng hợp…; đồng thời giải đáp nhiều thắc mắc của cán bộ và hướng dẫn trực quan, thực hành luôn vào công việc của đơn vị Tỷ lệ tham gia hướng dẫn đạt 75% số cán bộ công chức (Thanh tra TCTK là 6/9 người; Vụ Thống kê Nông lâm nghiệp thủy sản là 15/19 người) Hai đơn vị đều cử riêng một cán bộ làm công tác quản trị phần mềm, trực tiếp đôn đốc việc ghi chép, tổng hợp kết quả ghi chép (riêng Thanh tra TCTK do Chánh Thanh tra trực tiếp làm công tác quản trị)

Tại hai Cục Thống kê tỉnh, việc triển khai ghi chép thời gian được tiến hành bài bản với tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình Ngay sau khi tham dự Hội thảo của Tổng cục Thống kê (TCTK) tổ chức về việc triển khai thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian tại một số đơn vị thuộc và trực thuộc TCTK, Lãnh đạo Cục Thống kê Phú Thọ (Danh mục sản phẩm/công việc _ Phụ lục 4, trang 60)

Trang 25

và Vĩnh Phúc (Danh mục sản phẩm/công việc _ Phụ lục 5, trang 70) nhận thấy tầm quan trọng, lợi ích của việc ứng dụng hệ thống này để theo dõi, đánh giá thời gian, báo cáo công việc, tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cán bộ công chức trong Ngành nên quyết tâm thực hiện thử nghiệm tại đơn vị

Để chuẩn bị cho việc ứng dụng thử nghiệm, Lãnh đạo Cục giao cho một

bộ phận quản trị (Cục Thống kê Vĩnh Phúc là bộ phận Thanh tra, Cục Thống kê Phú thọ là Phòng Thống kê Tổng hợp) chịu trách nhiệm nghiên cứu hệ thống, lập kế hoạch triển khai và hướng dẫn thực hiện cho toàn thể cán bộ công chức trong cơ quan Cục Thực hiện nhiệm vụ được giao, 2 Phòng này đã tiến hành nghiên cứu Hệ thống, cập nhật đầy đủ danh mục các Phòng/bộ phận, danh mục cán bộ công chức trong toàn cơ quan theo từng phòng và chức vụ đảm nhiệm, xây dựng và cập nhật danh mục sản phẩm/công việc của Ngành; tiến hành soạn thảo tóm tắt lại hướng dẫn sử dụng Hệ thống, đảm bảo tất cả cán bộ công chức đều có thể thực hiện được việc khai báo cụ thể, đầy đủ, chi tiết những việc đã làm trong thời gian tiến hành việc ghi chép

Cuối tháng 10/2012, 2 Cục Thống kê đã mở hội nghị phổ biến nội dung, quán triệt ý nghĩa, mục đích, yêu cầu của việc thử nghiệm Hệ thống Ghi chép thời gian, chỉ đạo toàn bộ cán bộ công chức trong cơ quan thực hiện việc khai báo về công việc và thời gian thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ và chính xác trong tháng 11/2012, yêu cầu các đồng chí Trưởng phòng chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện của cán bộ công chức trong Phòng, bộ phận quản trị chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc việc thực hiện trong toàn cơ quan, xử lý, khắc phục những sự cố, báo cáo tình hình, đề xuất để Cục trưởng xem xét, có ý kiến và chỉ đạo kịp thời, đồng thời chịu trách nhiệm lập báo cáo tình hình thử nghiệm Hệ thống sau khi kết thúc thời gian ứng dụng thử nghiệm tại đơn vị

Đối tượng triển khai, gồm cán bộ, công chức, người lao động công tác tại Văn phòng Cục Thống kê Với hình thức Hội nghị tập huấn, các giảng viên đã giới thiệu phần mềm, ý nghĩa, mục đích của việc ghi chép thời gian và hướng

Trang 26

dẫn thực hành; sau đó mời đại diện đại biểu có mặt lên thực hành, trên cơ sở đó chỉ ra những chú ý và rút kinh nghiệm để triển khai thực hiện Nhìn chung, số cán bộ, công chức, lao động tham dự Hội nghị triển khai đều nhận thức được ý nghĩa của ghi chép thời gian và đồng ý tham gia với sự nhiệt tình cao

Là đơn vị chủ trì nhiệm vụ, Viện Khoa học Thống kê cũng gặp nhiều thuận lợi khi tiếp tục tham gia thử nghiệm vì đã phần nào đánh giá được vai trò, tầm quan trọng, lợi ích của việc ứng dụng Hệ thống này để theo dõi, đánh giá thời gian, báo cáo công việc, tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của từng cán

bộ trong Viện Để chuẩn bị cho việc thử nghiệm Hệ thống, Lãnh đạo Viện đã giao cho Trung tâm Thông tin khoa học thống kê chịu trách nhiệm nghiên cứu

hệ thống, lập kế hoạch thực hiện và hướng dẫn cho toàn thể cán bộ trong cơ quan Viện Ngày 31/08/2012, Viện trưởng đã ra Thông báo, yêu cầu tất cả công chức, viên chức của Viện tham gia ghi chép thời gian Việc chấp hành Thông báo này là một trong những tiêu chí trong đánh giá cán bộ, cơ sở cho việc xét các hình thức khen thưởng, kỉ luật trong đơn vị

2 Kết quả ghi chép

Sau một tháng thử nghiệm chính thức, kết quả số lượng người tham gia ghi chép thường xuyên/số lượng đăng kí đạt khá cao 92,38%; không thường xuyên là 5,72%; không tham gia ghi chép là 1,9%

Có 3 đơn vị đạt tỷ lệ ghi chép/tổng số người đăng kí là 100% đó là Viện KHTK và 2 Cục Thống kê Tỉnh (nhân viên phục vụ như lái xe, tạp vụ, văn thư… do không được trang bị máy tính nên không tham gia ghi chép)

Thanh tra TCTK, số người tham gia ghi chép thường xuyên là 8/9 người; còn lại 1 người ghi chép không thường xuyên do mới nghỉ thai sản

Vụ Thống kê Nông lâm nghiệp và Thủy sản, số người tham gia ghi chép thường xuyên là 12/19 người; ghi chép không thường xuyên là 5/19 người; không tham gia ghi chép 2/19 người (có 1 người đang trong thời gian nghỉ thai

Trang 27

sản, và 1 Lãnh đạo Vụ do bận công tác nên không thử nghiệm việc ghi chép này)

Bảng 1: Tình hình ghi chép thời gian trong tháng 11/2012 của các đơn vị

Đơn vị

Số công chức viên chức ghi chép thời

ghi chép

Số ngày làm việc bình quân/người

Với ngày công tiêu chuẩn tháng 11 là 22 ngày, giờ làm việc tiêu chuẩn là

8 giờ các công việc được thống kê phù hợp với nhiệm vụ riêng của mỗi đơn vị

Tại 2 Cục Thống kê, danh mục sản phẩm cơ bản là giống nhau (sản phẩm cấp 3 có điều chỉnh một chút do đặc điểm khác nhau của từng đơn vị) nên tỷ lệ thời gian sử dụng cho các sản phẩm công việc chính tương đương nhau Thời gian dành cho làm báo cáo thống kê là 15,85 – 15,59%; thời gian dành cho các hoạt động thống kê khác là 4,24 – 4,83%; công tác tổ chức hành chính quản trị

là 12,42 – 12,45%; công tác quản lý là 5,8- 6,58%; công tác khác là 19,73 – 34,72%; công tác phục vụ địa phương và công tác điều tra thống kê có sự khác biệt giữa 2 Cục Thống kê (Vĩnh Phúc là 2,83% và 38,02%; Phú Thọ là 5,3% và 21,64%) Nếu nhìn từ góc độ là Lãnh đạo cấp Tổng cục có thể thấy mức độ đầu

tư thời gian, nhân lực cho công tác đi điều tra ở mỗi địa phương khác nhau, tùy vào tính chất cuộc điều tra để sử dụng nhân lực của ngành hoặc thuê ngoài…

Trang 28

Tháng 11 là tháng mà đơn vị Thanh tra TCTK đi công tác tại địa phương chiếm phần lớn thời gian 49,22%, các công tác nghiệp vụ khác chiếm 39,78%; công tác quản lý chỉ chiếm 11%

Vụ Thống kê Nông lâm nghiệp và thủy sản dành 37,6% thời gian cho việc làm báo cáo thống kê; 10,82% cho việc xác lập phương án, chỉ đạo, hướng dẫn

… các cuộc điều tra thống kê nông lâm nghiệp thủy sản; hoạt động phục vụ cung cấp thông tin chỉ chiếm 17,53%; các công tác khác chiếm 28,61%

Đối với Viện KHTK, công tác nghiên cứu khoa học là nhiệm vụ chủ lực nên chiếm tỷ lệ cao nhất 19,65%; tháng 11 là tháng triển khai các lớp đào tạo khóa 1 nên khối lượng thời gian tập trung cho công tác đào tạo chiếm tỷ lệ cao hơn so với các tháng trước 11,19%; công tác tổ chức, hành chính, quản trị chiếm 12,14%; thông tin thư viện chiếm 10,13%; công tác khác chiếm tỷ lệ cao 26,30%; các công tác còn lại như thực hiện chiến lược thống kê và các chương trình của TCTK, hợp tác quốc tế, quản lý khoa học chỉ chiếm tỷ lệ thời gian thấp

Bảng 2 Thời gian sử dụng phân theo sản phẩm/công việc chính

Hoạt động thống kê khác 234,35 4,83

Trang 29

Hoạt động thống kê khác 114,00 5,43

lễ tết, cuối tuần Từng lãnh đạo Phòng ban, lãnh đạo đơn vị đƣợc cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết về thời gian sử dụng của đơn vị mình phụ trách theo phân quyền của quản trị Qua thời gian ghi chép, Hệ thống đã góp phần tin học

Trang 30

hóa cải cách hành chính bằng việc cán bộ công chức đăng ký ghi chép thời gian, công việc của mình; Lãnh đạo Cục/Phòng quản lý thời gian, công việc của cán

bộ công chức một cách tự động, nhanh chóng, kịp thời và chính xác qua hệ thống trên môi trường mạng, Hệ thống như cuốn sổ nhật ký công tác hằng ngày của cá nhân, khi đăng nhập vào sẽ thấy kết quả công tác của mình được hiển thị khoa học như: biết được thời gian thực hiện, công việc cụ thể mình đang làm trong 7 ngày gần đây, trong 4 tuần qua với độ chi tiết theo từng loại giờ hành chính, ngoài giờ hay ngày nghỉ và những nhiệm vụ, công việc cụ thể mình đã làm

Lãnh đạo Cục/Phòng có thể nắm bắt kịp thời về tình hình thực hiện nhiệm

vụ của mỗi tập thể và cá nhân để đưa ra những chỉ đạo hợp lý như: Phân công lại nhiệm vụ, điều chuyển cán bộ, công việc giữa các Phòng, chỉ đạo các cá nhân, đơn vị hoàn thành công tác đảm bảo thời gian và chất lượng, nắm được những nhiệm vụ công tác phát sinh ngoài kế hoạch công tác trong tháng của từng đơn

vị, cá nhân cán bộ công chức Đối với lãnh đạo chủ trì sản phẩm/công việc, việc theo dõi, giám sát kết quả thực hiện thời gian công việc của các thành viên trong sản phẩm/công việc cụ thể được thể hiện một cách hiệu quả, khoa học như: Thể hiện các nhiệm vụ thực hiện với thời gian cụ thể, các thành viên đã thực hiện nhiệm vụ đó và bằng cả biểu đồ minh họa thời gian, kết quả thực hiện công việc

Sản phẩm có thể dùng thay Bảng chấm công đi làm thực tế, chấm công làm việc ngoài giờ ; căn cứ vào thời gian khai báo Lãnh đạo đơn vị có thể điều chỉnh nhân lực trong nhóm công việc, thậm chí là trong Phòng, ban; điều chỉnh khối lượng công việc, lập kế hoạch công tác của cá nhân và của đơn vị; là một trong những căn cứ để đánh giá cán bộ, xét khen thưởng, kỉ luật, nâng lương đối với cán bộ công chức, viên chức

Hiện nay, hầu hết các Cục Thống kê khi làm công tác phục vụ số liệu cho địa phương đều được địa phương cấp kinh phí thêm, tuy nhiên việc tính toán, lượng hóa các công việc này mới chỉ tính toán qua việc chấm công ngoài giờ chưa lượng hóa “chất xám” tương xứng với công việc đó, và cũng chưa có căn

Trang 31

cứ nào cụ thể chứng minh với cơ quan tài chính địa phương khi bảo vệ kế hoạch kinh phí; thu phí trong việc cung cấp thông tin đã qua tổng hợp đối với những đối tượng dùng tin cũng gặp khó khăn tương tự Sản phẩm ghi chép thời gian sẽ

4 Những thuận lợi, khó khăn của các đơn vị

Thuận lợi: Hầu hết cán bộ công chức, viên chức của các đơn vị đều thấy

được hiệu quả, giá trị thiết thực mà Hệ thống mang lại và coi đây như cuốn sổ nhật ký công tác hằng ngày của mình và đã hưởng ứng, tham gia thực hiện tốt việc ghi chép

Khó khăn: Do tính chất công việc, 2 đơn vị Thanh tra và Vụ Thống kê

Nông, Lâm nghiệp và Thủy sản thường xuyên đi công tác nên việc ghi chép cũng thất thường, lâu không ghi chép sẽ nhanh chóng quên những công việc đã qua Việc triển khai áp dụng cho toàn thể cán bộ, công chức, lao động là rất cần thiết, tuy nhiên bộ phận hành chính ở địa phương không được trang bị máy tính nên không tham gia được

Trình độ cán bộ, công chức lao động không đồng đều; ý thức tự giác mỗi người một khác, do vậy có trường hợp ghi hết thời gian mà không nêu cao tinh thần tự giác, ghi đúng theo thực tế phát sinh, chỉ làm hình thức, đối phó

5 Hạn chế:

Về phần mềm:

Trang 32

Việc đăng ký ghi chép thời gian sản phẩm/công việc phải chọn đến cấp 4 (cấp giao nhiệm vụ cho sản phẩm, công việc) mới thực hiện được; điều này chưa được phù hợp vì nhiều sản phẩm, công việc (nhất là lĩnh vực quản lý, tổ chức, hành chính, văn thư )

Cho phép khai báo sai thông tin về thời gian mỗi công việc/sản phẩm như: khai báo vượt quá 8 giờ hành chính/ngày mà chương trình vẫn chấp nhận

Hệ thống chưa thiết kế phần khai báo đối với công chức, viên chức có khoảng thời gian (ngày, ½ ngày…) nghỉ phép, nghỉ ốm…

Có 2 đơn vị kiến nghị phần mềm chưa có thiết kế đăng ký theo nhóm nên xảy ra tình trạng một công việc chung diễn ra trong cùng thời điểm, trong cùng khoảng thời gian đối với một nhóm người hoặc toàn bộ cán bộ công chức (Ví dụ: họp phòng, họp chi bộ, họp cơ quan, tập huấn nghiệp vụ ) nhưng mỗi người đều phải đăng ký ghi chép thời gian cho công việc đó, dẫn đến việc khai báo có thể khác nhau về thời gian, hoặc có thành viên không khai báo Tuy nhiên trong một công việc chung mỗi người sử dụng một lượng thời gian khác nhau (chuẩn

bị báo cáo cuộc họp, trình bày, chuẩn bị máy tính, hội trường…) nên không thể

Trang 33

đăng kí chung cho cả nhóm được; bên cạnh đó phần mềm hướng đến việc ghi chép nhật kí cá nhân nên không sử dụng hình thức ghi một lần chung cho nhiều người

Cho phép khai báo danh mục công việc/sản phẩm trùng với công việc/sản phẩm đã có

Trang 34

Về danh mục:

Danh mục công việc được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tuy nhiên trong quá trình làm việc sẽ phát sinh một số công việc có tính chất sự vụ, lúc đó mọi người trong đơn vị sẽ kê khai không thống nhất về tên công việc, nhóm công việc gây khó khăn khi muốn sử dụng kết quả tổng hợp chi tiết đến công việc đó

Danh mục sản phẩm/công việc ban đầu của Hệ thống khi triển khai còn thiếu và chưa được chi tiết, nhưng nếu chỉnh sửa giữa chừng thì sẽ mất dữ liệu của những tháng trước, chỉ có thể bổ sung thêm nên chưa thuận tiện

Cây danh mục sản phẩm/công việc rất lớn nên khó khăn cho cán bộ công chức khi chọn lựa để đăng ký ghi chép thời gian theo từng công việc cụ thể Để thuận tiện cho tìm kiếm, đăng ký ghi chép thời gian, công việc, đề nghị bổ sung trên tab Quản trị của người dùng ngoài thông tin cá nhân còn hiện cây danh mục sản phẩm/công việc với phân quyền là chỉ được quyền xem mà không được thay đổi, chỉnh sửa

Về bảng biểu tổng hợp:

Đề nghị bổ sung vào Hệ thống phần khai báo, ghi chép, tổng hợp về thời gian nghỉ phép, ốm, việc riêng, thai sản… để có thể đánh giá một cách toàn diện hơn thời gian tham gia công tác và thực hiện nhiệm vụ trong từng tháng của mỗi công chức, viên chức

Trang 35

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Kết luận: Đối với người lãnh đạo, quản lý đơn vị, Hệ thống ghi chép thời

gian là một chương trình có công dụng rất lớn trong công tác quản lý, từ quản lý cán bộ, công chức, viên chức và người lao động đến công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành công việc Thông qua quản trị hệ thống, người lãnh đạo có thể nắm được tiến độ công việc, phân công công việc của từng bộ phận, có cái nhìn tổng quát về “cỗ máy” mà mình đang vận hành; ưu nhược điểm, thế mạnh, điểm yếu của từng cán bộ trong từng công việc cụ thể để có những quyết sách kịp thời trong chỉ đạo điều hành công việc chung Xác định chính xác và công bằng về từng vị trí việc làm trong đơn vị, là căn cứ để lập kế hoạch tổ chức cán bộ trong thời gian tới

Bên cạnh đó, căn cứ vào hệ thống ghi chép thời gian, người lãnh đạo phòng, lãnh đạo đơn vị có thể chỉ đạo kịp thời đến trưởng các bộ phận và thậm chí đến cá nhân, kết hợp với thư điện tử sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian báo cáo tình hình công việc, họp, giấy tờ văn bản chỉ đạo…giảm đáng kể những thủ tục hành chính không cần thiết, tiết kiệm kinh phí, mang lại vẻ chuyên nghiệp cho mỗi công sở hiện đại Là căn cứ chính xác cho việc xét khen thưởng, kỉ luật

và đánh giá cán bộ cuối năm; tạo tính tự giác, cần cù cho người lao động, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ trước công việc chung

Đối với người lao động, hệ thống ghi chép thời gian như một cuốn nhật

kí, giúp ghi lại những công việc mình đã làm, thời gian công sức bỏ ra cho từng công việc để điều chỉnh lịch công việc của mình cho hợp lý, lên kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo, thậm chí là xác định năng lực làm việc của chính mình

Cần áp dụng hệ thống ghi chép tại các đơn vị thuộc Tổng cục Thống kê, đây sẽ là một trong những cải cách chế độ làm việc, thêm công cụ quản lý cho các nhà lãnh đạo Nếu triển khai rộng trên toàn hệ thống ngành thống kê, Lãnh đạo Tổng cục với quyền truy cập cao nhất có thể nhìn tổng thể hoạt động của

Trang 36

các đơn vị trực thuộc (có thể chỉ phân cấp đến hệ thống bảng biểu tổng hợp), đó

sẽ là cách quản lý mới, trực tiếp, tiện lợi và hiệu quả nhất

Kiến nghị: Phần mềm Ghi chép thời gian đã được thử nghiệm tại 05 đơn vị và

đã có được những kết quả tốt Tuy nhiên để có thể triển khai nhân rộng trong toàn Ngành, cần hoàn thiện những vấn đề sau:

(1) Có văn bản pháp lý cụ thể quy định về việc áp dụng Hệ thống Ghi chép thời gian như một khâu trong quy trình quản lý ISO, đưa vào kế hoạch công tác bắt buộc và tính vào điểm thi đua hoàn thành công tác của đơn vị nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị, cá nhân cán bộ công chức, viên chức Giao Viện KHTK là đơn vị đầu mối giúp Lãnh đạo Tổng cục tổng hợp, báo cáo coi như một quy trình quản lý chất lượng hoạt động thống kê, căn cứ vào thời gian ghi chép để kiểm soát từng khâu hoạt động trong công tác thu thập dữ liệu,

xử lý, tổng hợp, phổ biến thông tin thống kê tại từng đơn vị trực thuộc; so sánh giữa các đơn vị có tính chất chuyên môn giống nhau để cải tiến nâng cao chất lượng hoạt động thống kê

(2) Nhận thức, quyết tâm, nhiệt tình của người lãnh đạo đơn vị có ý nghĩa quyết định đối với thành công của việc ghi chép Người lãnh đạo phải là người đầu tầu gương mẫu, động viên khích lệ công chức, viên chức tham gia; có thể áp dụng những biện pháp kiên quyết để mọi người chấp hành; sản phẩm ghi chép phải được người lãnh đạo sử dụng, khai thác phục vụ tối đa cho công tác quản

lý, điều hành, đây cũng là “động cơ” thúc đẩy mọi người ghi chép thường xuyên

(3) Ý thức người tham gia ghi chép là vấn đề quan trọng, cốt lõi của vấn

đề ghi chép Cần thiết phải tuyên truyền mục đích, ý nghĩa của phần mềm Hệ thống ghi chép thời gian đến với từng người sử dụng, gắn với công tác đào tạo đội ngũ tư vấn thành thạo về cách ghi chép; cách hiểu; thường xuyên tuyên truyền nhắc nhở nâng cao tính tự giác cho người lao động và quan trọng nhất là tạo được thói quen ghi chép và sử dụng sản phẩm ghi chép đó cho công việc

Trang 37

(4) Phần mềm phải được chỉnh sửa bổ sung cho hoàn thiện và phù hợp với các đối tượng sử dụng (trường, cục, vụ, viện ) Nghiên cứu hoàn thiện phần mềm đáp ứng và trợ giúp tốt hơn người dùng như: thêm tính năng xem cây danh mục đối với người sử dụng, người quản lý (không phải là quản trị mạng); kiểm tra, khắc phục các vấn đề còn gây bất hợp lý như: khai báo danh mục bị trùng

mã nhưng vẫn chấp nhận; khai báo thời gian thực lớn hơn 8 giờ hành chính/ngày…

(5) Khâu lập Bảng danh mục sản phẩm là khâu rất quan trọng, thể hiện tính khoa học của phân phối và sắp xếp công việc, phân phối và sắp xếp từng vị trí việc làm của người lao động Tiếp tục nghiên cứu, cải tiến, bổ sung hệ thống danh mục để người sử dụng dễ dàng thao tác hơn khi đăng ký Trong đó, quan tâm tới khắc phục tình trạng mã cấp 2 trùng với cấp 3 ở một số ngành; cụ thể hơn nữa một số công việc/sản phẩm ở nhóm tổ chức, hành chính, quản trị Các bảng danh mục sau khi thử nghiệm sẽ được điều chỉnh, bổ sung, thay đổi phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị Hệ thống bảng biểu tổng hợp cũng cần phải hoàn thiện phù hợp với danh mục sản phẩm công việc và ý tưởng sử dụng của người lãnh đạo

(6) Cần tiếp tục thử nghiệm thêm một số đơn vị như Trường Cao đẳng Thống kê, Trung tâm Tin học Thống kê , một số Vụ Thống kê chuyên ngành để xây dựng bản danh mục sản phẩm sát thực và phần mềm phù hợp Để làm được điều này, đề nghị lãnh đạo Tổng cục quan tâm tạo điều kiện về kinh phí cho

Nhiệm vụ khoa học và chỉ đạo các đơn vị liên quan phối hợp thực hiện

Trang 38

PHỤ LỤC 1

DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA VIỆN KHOA HỌC THỐNG KÊ

KHTK”

01100 Xác định vấn đề nghiên cứu, đăng ký đề tài

01101 Viết đề cương, thuyết minh đề tài

01102 Bảo vệ đề cương, thuyết minh và hoàn thiện sau bảo vệ

01103 Tổng quan tài liệu, nghiên cứu các khái niệm và lý thuyết

01104 Thu thập dữ liệu, phân tích giả thuyết nghiên cứu

01105 Viết báo cáo kết quả nghiên cứu (chuyên đề, nội dung, tổng hợp, tóm tắt )

01106 Hội thảo phạm vi đề tài, viết bài đăng tạp chí khoa học

01107 Bảo vệ, hoàn thiện và nộp các kết quả nghiên cứu

01108 Thực hiện chứng từ, thủ tục thanh quyết toán đề tài

01109 Công việc khác liên quan đến đề tài

CLTK11-20”

01117 Bảo vệ, hoàn thiện và nộp kết quả nghiên cứu

ĐT, BDTK”

Trang 39

Mã Tên công việc/sản phẩm

tạo”

01130 Xác định vấn đề nghiên cứu, đăng ký nhu cầu

01131 Dự thảo đề án

01132 Bảo vệ đề án và hoàn thiện, trình phê duyệt

01135 Thực hiện đề án

01137 Bảo vệ, hoàn thiện, nộp các kết quả nghiên cứu

01139 Công việc khác liên quan đến đề án (họp BCN…)

01142 Bảo vệ đề cương đề án, hoàn thiện, , trình phê duyệt đề án

01146 Hội thảo phạm vi đề án, viết bài đăng tạp chí khoa học

01147 Bảo vệ, hoàn thiện và nộp các kết quả của đề án

01149 Công việc khác liên quan đến đề án

01152 Bảo vệ đề cương đề án, hoàn thiện, , trình phê duyệt đề án

01156 Hội thảo phạm vi đề án, viết bài đăng tạp chí khoa học

01157 Bảo vệ, hoàn thiện và nộp các kết quả của đề án

01159 Công việc khác liên quan đến đề án

Trang 40

Mã Tên công việc/sản phẩm

01200 Xác định chủ đề, nội dung hội thảo

01201 Thiết kế chương trình, lên kế hoạch tổ chức hội thảo

01202 Viết bài, trình bầy tại hội thảo

01203 Chuẩn bị các thủ tục hành chính cho hội thảo (giấy mời, in tài liệu, hội

trường…)

01204 Công việc khác (đón tiếp đại biểu, giới thiệu chương trình, chủ tọa, thư ký…)

01205 Hoàn thiện chứng từ thanh quyết toán kinh phí hội thảo

01209 Công việc khác liên quan đến hội thảo, hội nghị

01213 Chuẩn bị các thủ tục hành chính cho hội thảo (giấy mời, in tài liệu, hội

trường…)

01223

Chuẩn bị các thủ tục hành chính cho hội thảo (giấy mời, in tài liệu, hội

trường…)

Định dạng
Số trang	80
Dung lượng	4,1 MB