Tình hình thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian tại Việ khoa học thống kê

1) Phần nghiệp vụ:  Nghiên cứu xây dựng 05 danh mục sản phẩmcông việc của từng đơn vị được áp dụng thử nghiệm phần mềm ghi chép thời gian: Hoàn thiện danh mục sản phẩm của Viện KHTK; Danh mục sản phẩm của Thanh tra Tổng cục; Danh mục sản phẩm của Vụ TK Nông, Lâm nghiệp và Thủy sản; Danh mục sản phẩm của Cục TK Phú Thọ; Danh mục sản phẩm của Cục TK Vĩnh Phúc;  Thiết kế hệ thống các biểu tổng hợp đầu ra theo từng loại Danh mục sản phẩm kể trên;  Thu thập và chuẩn hóa danh sách cán bộ, công chức, người lao động của từng đơn vị nói trên. (2). Kỹ thuật tin học:  Chỉnh sửa và hoàn thiện các giao diện phần mềm cho phù hợp với từng đơn vị;

Trang 1

TỔNG CỤC THỐNG KÊ VIỆN KHOA HỌC THỐNG KÊ

BÁO CÁO Tình hình thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian

tại Viện Khoa học Thống kê

Thuộc nhiệm vụ khoa học: “Triển khai thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian

tại một số đơn vị của Tổng cục Thống kê”

(Mã số:2.3.1-NV12)

Chủ nhiệm: Hoàng Thu Hiền

Đơn vị chủ trì: Viện Khoa học Thống kê Người thực hiện: CN Hoàng Thu Hiền

CN Đỗ Thị Ngát

Hà Nội - 2012

Trang 2

I Tình hình triển khai

Kế thừa kết quả nghiên cứu đề tài: “Nghiên cứu xây dựng và thử nghiệm hệ thống ghi chép thời gian cho Viện Khoa học Thống kê” do TS Phạm Đăng Quyết làm chủ nhiệm Viện Khoa học Thống kê đã phát triển lên nhiệm vụ khoa học: “Triển khai thử nghiệm hệ thống ghi chép thời gian tại một số đơn vị của Tổng cục Thống kê” Viện đã bổ sung thêm và hoàn thiện phần mềm để triển khai thử nghiệm hệ thống ghi chép thời gian từ tháng 09/2012

Hệ thống ghi chép thời gian rất dễ sử dụng và người dùng có thể bắt đầu sử dụng phần mềm ngay lập tức Vì phần mềm trình duyệt trên nền web nên cũng có thể truy cập ngay cả khi người dùng đang không ở văn phòng, hay đi công tác Điều cần thiết là có một trình duyệt hiện đại và kết nối internet Hệ thống sẽ như cuốn nhật ký công tác nếu thường xuyên vào ghi chép hàng ngày

Sau khi hệ thống ghi chép thời gian được thử nghiệm cho Trung tâm Thông tin Khoa học Thống kê thuộc Viện Khoa học Thống kê, Viện đã tổ chức tổ hội thảo lấy ý kiến, nhận xét từ những thành viên tham gia, sau đó có một buổi hội thảo phổ biến về phần mềm và ra thông báo triển khai thử nghiệm toàn Viện, tất cả cán bộ Viện đều có ý thức tự giác tham gia vào ghi chép thời gian

Trong quá trình thử nghiệm, tuy cũng có cá nhân chưa thực sự vào ghi chép thường xuyên theo ngày vì công việc bận, và có lý do khác nữa Nhưng nhìn chung, tất cả cán bộ Viện sau khi được triển khai đều nhận thức được ý nghĩa của ghi chép thời gian và đồng ý tham gia với sự nhiệt tình cao, đầy đủ

và thường xuyên

II Quá trình thử nghiệm

1 Quá trình hoàn thiện và cập nhật danh mục

Danh mục sản phẩm/công việc của Viện được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ: là cơ quan nghiên cứu khoa học đầu ngành, thực hiện công tác quản lý khoa học, thông tin khoa học toàn ngành, tham gia công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức của Tổng cục Thống kê Cùng với cơ sở danh mục sản phẩm/công việc đề tài “Nghiên cứu xây dựng và thử nghiệm hệ thống ghi chép thời gian cho Viện Khoa học

Trang 3

Thống kê” Viện Khoa học Thống kê đã xây dựng danh mục công việc cho hệ thống ghi chép thời gian với mục đích để ghi chép và quản lý thời gian làm việc của mỗi cá nhân một cách hiệu quả

Bảng danh mục sản phẩm/công việc là một danh sách bao gồm các công việc hay các sản phẩm mà trong thực tế cơ quan phải thực hiện trong quá trình vận hành của mình Danh mục sản phẩm/công việc của Viện KHTK được thiết kế theo 4 cấp1

rõ ràng

2 Các chức năng khai báo của phần mềm

Phần mềm hệ thống ghi chép thời gian đã được thiết kế là một phần mềm quản lý và theo dõi về thời gian, khối lượng công việc của từng cá nhân Với việc đăng ký thời gian, công việc được thể hiện dễ dàng, nhanh chóng, được ứng dụng trên môi trường Internet nên người dùng không bị hạn chế về thời gian sử dụng Sau khi đăng nhập, người dùng sẽ đăng ký thời gian công việc của mình với hai hình thức, theo ngày hoặc theo tuần

Hình 1: Danh sách tên truy nhập vào hệ thống

Trang 4

Số lượng người được cấp tên truy nhập và mật khẩu để vào khai báo là

22 người (Hình 1) Đối với người quản trị hệ thống có những chức năng rất tiện lợi: thêm, sửa, xóa, lấy lại mật khẩu cho từng user

Danh sách các phòng ban được cập nhật theo tên phòng ban, mã, và mô

tả cùng với những thông tin về chức năng của từng phòng Với mục quản lý phòng ban cũng có đủ chức năng: thêm, sửa, xóa để người quản trị hệ thống

dễ dàng cập nhật (Hình 2)

Hình 2: Danh sách các phòng ban

Từ các dữ liệu khai báo sản phẩm/công việc và ghi chép thời gian theo ngày hay theo tuần làm việc, người sử dụng có thể xem được các báo cáo thời gian chi tiết hay theo người sử dụng, theo sản phẩm/công việc theo từng cấp công việc khác nhau Với chức năng xem báo cáo có tới 9 biểu mẫu tổng hợp

cụ thể, triết xuất sang Excel dễ dàng để lấy thông tin, số liệu được tổng hợp:

Trang 5

Hình 3: 9 lựa chọn để triết xuất báo cáo

Hình 4: Biểu mẫu báo cáo thời gian chi tiết công việc

Hình 5: Biểu mẫu báo cáo thời gian phân theo đơn vị, người dùng

Trang 6

3 Số lượng người tham gia ghi chép thường xuyên

Nhìn chung, sau khi được triển khai, tất cả các phòng có ý thức tự giác vào ghi chép đồng đều, thường xuyên Sau đây là một số đánh giá của từng phòng quả thời gian thử nghiệm:

Hình 6: Báo cáo thời gian sử dụng của Viện trong tháng 10

i Phòng nghiên cứu: các cán bộ ghi chép đầy đủ riêng có 1 cá nhân chưa thực sự vào ghi chép Nói chung phòng tập trung các giờ làm việc vào công việc nghiên cứu, tham gia chuẩn bị xây dựng nhóm đào tạo ngoài ra còn dành thời gian vào các công việc khác nữa; (Hình 8, 9)

Phòng có tổng số giờ làm việc là:538h12, trong đó giờ hành chính là: 535h42 ngoài giờ là: 2h30.(Hình 6); Trong tháng 11: Phòng có tổng số giờ làm việc là: 643h13, trong đó giờ hành chính là: 516h4 ngoài giờ là: 19h20; ngày nghỉ là: 23h (Hình 7)

Hình 7: Báo cáo thời gian sử dụng của Viện trong tháng 11

Trang 7

ii Phòng quản lý ghi chép đầy đủ và thường xuyên, các giờ làm việc chia đều các công việc về quản lý đề tài, xây dựng nhóm đào tạo và tham gia vào nghiên cứu cho đề tài ngoài ra còn tham gia vào các công việc khác như dịch tài liệu, tham gia vào công tác đối ngoại (Hình 8, 9)

Phòng có tổng số giờ làm việc là: 626h20, trong đó giờ hành chính là: 622h50, ngoài giờ là: 3h30 (Hình 6); Trong tháng 11: Phòng có tổng số giờ làm việc là:540h, trong đó giờ hành chính là: 397h ngoài giờ là: 4h; ngày nghỉ là: 46h (Hình 7)

iii Trung tâm TTTT vào ghi chép rất đầy đủ, có ý thức tự giác vào ghi chép thường xuyên Giờ làm việc chia đều cho các công việc khác nhau như chuẩn bị cho tờ thông tin, kỷ yếu, quản trị trang web, công tác thư viện và công việc khác dành cho quản trị mạng… (Hình 8, 9)

Trung tâm có tổng số giờ làm việc là: 1035h25, trong đó giờ hành chính là: 1035h25, không có số giờ làm ngoài giờ(Hình 6); Trong tháng 11: TT có tổng số giờ làm việc là:945h15, trong đó giờ hành chính là 930h15 ngoài giờ là: 0h30 (Hình 7)

iv Phòng TCHC vào ghi chép đầy đủ, các giờ làm việc tập trung vào công việc kế toán và các việc khác liên quan đến công tác hành chính của Viện (Hình 8, 9)

Phòng có tổng số giờ làm việc là: 660h10, trong đó giờ hành chính là: 652h20, số giờ làm việc ngoài giờ là: 3h5, ngày nghỉ là: 4h50 (Hình 6); Trong tháng 11: Phòng có tổng số giờ làm việc là: 621h25, trong đó giờ hành chính là: 563h50 ngày nghỉ là: 9h40 (Hình 7)

v Ban lãnh đạo vào ghi chép đầy đủ và thường xuyên, các giờ làm việc tập trung vào quản lý chung… (Hình 8, 9)

Tổng số giờ làm việc là: 753h15, trong đó số giờ hành chính là: 681h45, giờ làm việc ngoài giờ là: 30h40, ngày nghỉ là: 40h50(Hình 6); Trong tháng 11: có tổng số giờ làm việc là:624h40, trong đó giờ hành chính là: 565h10 ngoài giờ là: 18h30; ngày nghỉ là: 41h (Hình 7)

Trang 8

Các giờ làm việc phần lớn tập trung vào nghiên cứu khoa học, tổ chức đào tạo bồi dưỡng, công tác tổ chức hành chính,… số giờ vào công tác khác cũng chiếm một phần lớn

Hình 8: Báo cáo theo sản phẩm trong tháng 10

Hình 9: Báo cáo theo sản phẩm trong tháng 11

Trang 9

4 Những thuận lợi khi tham gia ghi chép

Qua việc ghi chép thử nghiệm cho thấy: Hệ thống ghi chép thời gian là phần mềm mạnh mẽ, dễ sử dụng, dễ dàng theo dõi thời gian cũng như việc tổng hợp báo cáo công việc trong một thời gian đã định

Đối với từng cán bộ phần mềm giúp liệt kê và tổng hợp được những

kế hoạch công việc và thực hiện công việc của cán bộ công chức tham gia theo thời gian Hệ thống như cuốn nhật ký công việc giúp người dùng ghi lại các hoạt động, công việc đã làm

Với bộ phận kế toán, phần mềm hệ thống sẽ giúp ghi chép lại các thông tin về thời gian thực hiện từng công việc cụ thể của mỗi cán bộ theo bảng danh mục đã được lập sẵn Đồng thời trên phần mềm của hệ thống cũng sẽ tích hợp sẵn các bảng biểu tính toán tổng hợp phục vụ cho báo cáo kết quả về

sử dụng thời gian Định kỳ hàng ngày (tuần, tháng, năm) hệ thống sẽ tổng hợp

và báo cáo số giờ làm việc của từng người đã thực hiện trong ngày (tuần, tháng, năm) Hệ thống ghi chép/báo cáo thời gian còn có ý nghĩa trong việc tính toán và phân tích năng suất lao động cho từng đơn vị qua từng thời kỳ

Hệ thống các báo cáo có đầy đủ chức năng để triết xuất sang Excel theo công việc, theo thời gian, theo đơn vị…

Hệ thống giúp Lãnh đạo giám sát và tổ chức công việc, kiểm soát được cán bộ, tiến độ công việc của đơn vị có căn cứ khoa học và có hiệu quả

Tất cả cán bộ Viện đều làm việc trên máy tính và có kết nối Internet nên đảm bảo việc đăng nhập và tham gia vào ghi chép thời gian được thường xuyên và có nhiều thuận lợi hơn

5 Những khó khăn trong quá trình thử nghiệm

Thời gian đầu hơn nửa số người tham gia chưa có thói quen vào ghi chép lại công việc đã làm nên ngại vào đăng ký thời gian, nên còn phải nhắc nhở việc tham gia ghi chép

Về phần mềm được thiết kế với bốn cấp danh mục công việc nên việc chọn công việc để ghi chép còn nhiều hạn chế

Trang 10

III Kết luận, đề xuất

và bớt phí thời giờ vào những chuyện không đâu Và bởi vì biết thời điểm mà mình tích cực nhất, có thể chọn nó để làm những công việc mà thấy là quan trọng nhất trong ngày Hệ thống sẽ giúp người dùng quản lý và theo dõi được thời gian và công việc của chính mình

Phần mềm cũng đã thiết kế báo cáo thời gian (đầu ra) để cung cấp cho mỗi cán bộ viên chức cũng như người quản lý một cái nhìn tổng quát về việc

sử dụng thời gian thực hiện các công việc khác nhau Báo cáo tổng hợp đầu ra giúp người quản lý tiếp cận dễ dàng với kết quả về sự hao phí thời gian đã được tổng hợp ra từ hệ thống ghi chép thời gian Từ đó, người quản lý có thể đưa ra được các nhận xét, đánh giá hay dựa vào các kết quả này để xây dựng

kế hoạch công tác cho những giai đoạn tiếp theo Để đáp ứng được nhu cầu về mặt quản lý của lãnh đạo cũng như yêu cầu của mỗi cá nhân cán bộ, các báo cáo tổng hợp được phân chia thành ba cấp độ: báo cáo thời gian dành cho cá nhân cán bộ, báo cáo thời gian tổng hợp cho cấp phòng và báo cáo thời gian tổng hợp cho cấp viện Người có quyền truy nhập và trích xuất từ hệ thống ra các báo cáo tổng hợp ở cấp độ nào (cá nhân, cấp phòng, cấp viện) tùy thuộc vào sự phân cấp và phân quyền trên phần mềm của hệ thống ghi chép thời gian

2 Khuyến nghị

Sau thời gian thử nghiệm bộ chương trình Hệ thống ghi chép thời gian tại Viện Khoa học Thống kê, đã thấy được tạo lập được sự chủ động, tự giác lên kế hoạch công việc và thực hiện công việc của cán bộ công chức khi tham gia ghi chép thời gian, giúp những người Quản lý và Lãnh đạo giám sát và tổ chức công việc có căn cứ khoa học ,

Trang 11

Tiếp tục cho Hệ thống ghi chép thời gian hoạt động, khuyến khích cán

bộ vào ghi chép với mục đích phục vụ cho từng cá nhân, phục vụ công tác quản lý Viện

Bổ sung thêm công việc vào danh mục sản phẩm/ công việc, hoàn chỉnh danh mục sản phẩm phù hợp với từng công việc của từng cán bộ trong Viện

PHỤ LỤC 1: DANH MỤC SẢN PHẨM/CÔNG VIỆC CỦA VIỆN KHOA HỌC THỐNG KÊ

01 Nghiên cứu khoa học

011 Đề tài/đề án/nhiệm vụ KHCN

0110 Đề tài/đề án 1 “Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn để đổi mới Viện KHTK”

01100 Xác định vấn đề nghiên cứu, đăng ký đề tài

01101 Viết đề cương, thuyết minh đề tài

01102 Bảo vệ đề cương, thuyết minh và hoàn thiện sau bảo vệ

01103 Tổng quan tài liệu, nghiên cứu các khái niệm và lý thuyết

01104 Thu thập dữ liệu, phân tích giả thuyết nghiên cứu

01105 Viết báo cáo kết quả nghiên cứu (chuyên đề, nội dung, tổng hợp, tóm tắt

01106 Hội thảo phạm vi đề tài, viết bài đăng tạp chí khoa học

01107 Bảo vệ, hoàn thiện và nộp các kết quả nghiên cứu

01108 Thực hiện chứng từ, thủ tục thanh quyết toán đề tài

01109 Công việc khác liên quan đến đề tài

0111 Đề tài/đề án 2 “Biên soạn tài liệu hướng thực hiện theo dõi, đánh giá

CLTK11-20”

01117 Bảo vệ, hoàn thiện và nộp kết quả nghiên cứu

Trang 12

Mã Tên công việc/sản phẩm

0112 Đề tài/đề án 3 “Nghiên cứu cơ sở khoa học cho việc thành lập Trung tâm ĐT,

BDTK”

01127 Bảo vệ, hoàn thiện và nộp các kết quả nghiên cứu

0113 Đề tài/đề án 4 “Xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ nghiên cứu và đào tạo”

01130 Xác định vấn đề nghiên cứu, đăng ký nhu cầu

01131 Dự thảo đề án

01132 Bảo vệ đề án và hoàn thiện, trình phê duyệt

01135 Thực hiện đề án

01137 Bảo vệ, hoàn thiện, nộp các kết quả nghiên cứu

01139 Công việc khác liên quan đến đề án (họp BCN…)

0114 Đề tài/ đề án 5 “Biên soạn từ điển thống kê”

01142 Bảo vệ đề cương đề án, hoàn thiện, , trình phê duyệt đề án

01145 Thực hiện đề án

01146 Hội thảo phạm vi đề án, viết bài đăng tạp chí khoa học

01147 Bảo vệ, hoàn thiện và nộp các kết quả của đề án

01149 Công việc khác liên quan đến đề án

0115 Đề tài/ đề án 6 “Triển khai hệ thống ghi chép thời gian”

01152 Bảo vệ đề cương đề án, hoàn thiện, , trình phê duyệt đề án

Định dạng
Số trang	21
Dung lượng	757,85 KB