quản trị nhân lực kỹ năng thương lượng

Trong tương lai, chúng ta có thể sẽ trở thành những nhân viên văn phòng, một thư kí hay một doanh nhân,và không hiếm khi chúng ta phải thay mặt lãnh đạo tiếp xúc, trao đổi, giải quyết nh

I PHẦN MỞ ĐẦU:

1. Lý do chọn đề tài:

Ngày xưa khi các địa chủ gặp các vấn đề tranh chấp, họ thường cho các tôi tớ của họ giải quyết Hay các ông chủ giàu có, thì thuê lính đánh thuê tiến hành chiến tranh để phân biệt đúng sai Người thắng trong cuộc đấu được xem là người đúng và họ xác nhận chân lý Nhưng liệu trong xã hội hiện đại như ngày nay, điều đó có còn hợp lý hay là không? Cuộc sống ngày một tiến bộ con người không còn dùng vũ lực như trước đây mà thay vào đó người ta dùng thương lượng để giải quyết các tranh chấp và nhận được sự thỏa thuận Nếu như, những cuộc thương lượng trong gia đình, giữa bạn bè với nhau Với những yêu cầu đặt ra không quá cao và không nhất thiết phải lập một kế hoạch trước cho quá trình thương lượng Ngược lại, các cuộc thương lượng trong kinh doanh, trong công việc yêu cầu cần đạt được là rất cao, đòi hỏi người tiến hành thương lượng phải có sự chuẩn bị chu đáo

Trong tương lai, chúng ta có thể sẽ trở thành những nhân viên văn phòng, một thư kí hay một doanh nhân,và không hiếm khi chúng ta phải thay mặt lãnh đạo tiếp xúc, trao đổi, giải quyết những công việc nhất định với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác; không hiếm khi chúng ta phải chuẩn bị các buổi thương lượng cho lãnh đạo và tham gia cuộc thương lượng đó Chính vì thế chúng ta cần phải

có những kiến thức nhất định về thương lượng và nắm rõ kỹ năng cơ bản của thương lượng thì mới đảm bảo cho cuộc thương lượng diễn ra một cách hiệu

quả được Và đó cũng là lý do khiến Em chọn đề tài “ Kỹ năng thương lượng

một cách có hiệu quả trong quan hệ lao động.” để nghiên cứu, nhằm một

phần nào đó giúp cho các cuộc thương lượng diễn ra có hiệu quả hơn

2. Mục tiêu nghiên cứu:

• Nghiên cứu một cách hệ thống các vấn đề thương lượng

• Phân tích hiệu quả của thương lượng mang lại

• Đè xuất một sô giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc thương lượng

3. Phạm vi nghiên cứu

• Thời gian:

• Không gian:

4. Phương pháp nghiên cứu:

• Phương pháp thống kê thu thập số liệu có hệ thống

• Phương pháp tiếp cận, tổng hợp các vấn đề

• Phương pháp phân tích, nêu lên lý luận để làm nỗi bật cốt lõi vấn đề

II. NỘI DUNG

1. Một số vấn đề liên quan đến thương lượng.

1.1. Khái niệm thương lượng:

Thương lượng là một hoạt động cơ bản của con người Trong cuộc sống thương lượng hiện diện ở mọi lúc mọi nơi Chúng ta luôn tiến hành thương lượng ngay cả khi chúng ta không biết mình đang thực hiện hoạt động này Vậy thương lượng là gi?

Có thể hiểu : “ thương lượng là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất

Trong môi trường kinh doanh, thay vì chấp nhận hay bác bỏ những gì bên kia đưa ra thì các bên sẽ tiến hành thương lượng để đạt được một thỏa thuận tốt hơn Vậy thương lượng trong kinh doanh là quá trình cho và nhận một cách tự nguyện, mà ở đó cả hai bên đều điều chỉnh các đề xuất và nguyện vọng của mình để tiến lại gần nhau hơn

1.2. Vai trò của thương lượng đối với tổ chức doanh nghiệp:

Tại sao con người phải thương lượng với nhau? Tại sao các bên lại phải ngồi lại với nhau, trao đổi, bàn bạc để đưa ra ý kiến chung thống nhất?

Thương lượng trong tổ chức có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của quan hệ lao động Điều này được thể hiện rõ ràng dưới các khía cạnh sau:

• Phát triển quan hệ lao động lành mạnh

Các quá trình diễn ra trong quan hệ lao động bao gồm: thương lượng, hợp tác tại nơi làm việc, kiếu nại và giải quyết tranh chấp Thương lượng chính

là hình thức biểu hiện, là một quá trình diễn ra trong quan hệ lao động, là phương thức hượp tác của hai bên trong quan hệ lao động Đây là quá trình dân chủ hó cùng gánh vác trách nhiệm trong lao động, việc gắn trách nhiệm

củ từng người với công việc được giao sẽ giúp mỗi người phát huy được tính

tự chủ, sang tạo trong lao động, giúp cho nhịp độ hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức được ổn định, nhịp nhàng và có nề nếp

• Phòng ngừa các tranh chấp

Bằng cách chia sẻ quyền lực của các bên tại nơi làm việc, tranh chấp lao động có thể được ngăn chặn Điều đó có thể được thực hiện bằng quá trình thương lượng, bàn bạc, lắng nghe, ,điều này giúp các bên bày tỏ ý kiến của mình một cách đoen giản, rõ rang và dễ hiểu,từ đó, có thể làm rõ quan điểm của các bên và loại bỏ những hiểu nhầm, mâu thuẫn

• Tăng cơ hội giải quyết các tranh chấp lao động đã phát sinh

Khi tranh chấp nảy sinh, việc thương lượng sẽ giúp các bên làm rõ nguyên nhân, cùng nhau tìm kiếm biện pháp giải quyết những mâu thuẫn, xung đột Nếu cuộc thương lượng thành công thì sẽ đảm bảo cho các bên giải quyết xung đột ổn thỏa, tiết kiệm thời gian, đảm bảo được sự bền vững của quan

hệ các bên…

2. Thực trạng những sai lầm mắc phải trong thương lượng:

Những nhà thương lượng tài giỏi nhất cũng không tránh khỏi những sai lầm Một khi đã mắc phải thì khả năng có một kết quả tốt là rất hiếm Việc nghiên cứu những sai lầm của những người đi trước để từ đó rút ra những kinh nghiệm cho bản than là điều rất cần thiết

1.Bước vào thương lượng với đầu óc thiếu minh mẫn, suy nghĩ định kiến quá nhiều, cụ thể là làm sao để mình luôn luôn thắng

2 Không biết đối tác ai và ai người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối phương

3 Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào

4 Bước vào đàm phán với mục đích chung chung, chỉ sử dụng phương án duy nhất

5 Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị

6 Không kiểm soát các yếu tố tưởng như không quan trọng như thời gian và trật tự của các vấn đề

7 Vội rời khỏi cuộc thương lượng khi vừa bắt đầu đi vào bế tắc

8 Không chọn được thời điểm kết thúc cuộc thương lượng

Trên đây là những sai lầm chủ yếu trong thương lượng thường gặp phải Ngoài

ra còn nhiều loại sai lầm khác mà trong quá trình chuẩn bị và tiến hành thương lượng chúng ta sẽ phát hiện ra

Vậy,một quy trình thương lượng như thế nào thì goi là hợp lý, chu đáo?

Trong thực tế, quá trình thương lượng diễn ra rất đa dạng, phong phú, tùy theo trường hợp cụ thể ma người thương lượng sẽ tiến hành các thủ tục cần thiết hay nhiều bước khac nhau Tuy nhiên theo các chuyên gia thương lượng xác định thì quá trình thương lượng thường gồm ba giai đoạn

• Chuẩn bị thương lượng

• Tiến hành thương lượng

• Kết thúc thương lượng

Sau đây Tôi xin trình bày chi tiết ba giai đoạn để thực hiện thương lượng một cách hiệu quả

3 Cách thức xác định quá trình thương lượng một cách có hiệu quả:

3.1 Chuẩn bị thương lượng:

3.1.1 Xác định mục tiêu:

Chỉ khi nào xác định được mục tiêu thì chúng ta mới có thể lập kế hoạch thực hiện mục tiêu này Do vậy, trước khi tiến hành lập kế hoạch cho quá trình thương lượng chúng t phải viết ra tất cả những mục tiêu mong muốn

• Làm rõ mục tiêu:

Trong cuộc thương lượng có nhiều mục tiêu mà chúng ta cần đạt được Vì vậy chúng ta cần liệt kê tất cả các mục tiêu đó, xem những vấn đề công khai có thể thỏa hiệp và những vấn đề không thể thỏa hiệp

Do vậy, chúng ta phải biết đặt ra mục tiêu lý tưởng, đó chính là những gì chúng

ta mong muốn đạt được trong cuộc thương lượng

Làm thế nao để thiết lập mục tiêu cho quá trình thương lượng? Có thể dựa trên các tiêu chí sau để xây dựng mục tiêu:

• Mục tiêu đặt ra phải cụ thể

• Mục tiêu đặt ra phải thực tế

• Mục tiêu đặt ra phải đo lường được

• Mục tiêu đặt ra phải được thực hiện trong thời gian xác định

• Mục tiêu đặt ra phải có phạm vi thực hiện nhất định

• Xác định mức độ ưu tiên:

Khi chúng ta đã xác định các mục tiêu cho cuộc thương lượng, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và xác định những mục tiêu thứ yếu Như vậy, khi tiến hành thương lượng, chúng ta sẽ biết mục tiêu nào nên nhượng bộ trước Tùy theo hình thức thương lượng mà chúng ta sẽ có một cách xác lập mục tiêu

ưu tiên riêng biệt

Vậy trên cơ sở chuẩn bị và xác định mức độ ưu tiên, chúng ta có thể dễ dàng nhận dạng những mục tiêu nào phải loại bỏ hoàn toàn ở giai đoạn trước và ngay cả khi trong tiến trình thương lượng Có như vậy, chúng ta mới nhanh chóng tiến đến ý kiến chung thống nhất và đạt được kết quả tốt đẹp

3.1.2 Tự chuẩn bị:

• Đánh giá bản thân: Để đạt được những mục tiêu mà chúng ta đã đề ra, điều cần thiết thực hiện đầu tiên là phải nhận thức đúng bản thân, hoàn cảnh, những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân Chúng ta có thể tự đanh giá bản thân bằng cách chúng ta tự đặt ra các câu hỏi:

• Chúng ta am hiểu về vấn đề sắp được đưa ra trao đổi và bàn bạc ở mức độ nào?

• Chúng ta sỡ hữu điểm mạnh nào? Và điểm yếu nào vẫn còn tồn tại? Cách phát huy và khắc phục nó?

Ngoài ra, chúng ta còn phải biết áp dụng những biện pháp cần thiết nhằm chuẩn bị sự tự tin về tâm lý, tư thế sẵn sang trước cuộc thương lượng Đó là những tố chất thượng lượng cần phải có, cụ thể:

- Quan sát và suy nghĩ

Quan sát và suy nghĩ là hai điều kiện không thể tách rời nhau của con người Trong thương lượng hai yếu tố này giúp chúng ta tìm ra phương pháp để thương lượng và phương hướng hành động Trong quá trình thương lượng, chúng ta cũng đừng bỏ qua bất cứ lời nói, cử chỉ hành động nào của đối tác Có được những thông tin này chúng ta cần phải biết phân tích và nắm vững bản chất của vấn đề

- Lắng nghe tích cực:

Lắng nghe tích cực có nghĩa là dùng đôi tai của mình thu nhận những thông tin cần thiết, kết hợp với những giác quan khác để bổ sung thêm thông tin

Điều quan trọng nhất của trao đổi thông tin trong thương lượng là lắng nghe tích cực Lắng nghe tích cực có nghĩa là chúng ta đang tiếp nhận những thông tin từ đối phương và chọn lọc được càng nhiều thông tin có ích càng tốt

Có thể những điều chúng ta nghe không liên quan đến cuộc thương lượng nhưng lại thể hiện được thái độ, cách suy nghĩ của người thương lượng Điều

đó giúp chúng ta hiểu hơn về các bên tham gia Trong quá trình lắng nghe chúng ta sẽ dể dàng nhận ra rằng đối phương thường lập đi lặp lại một ý kiến nào đó trong suốt quá trình đàm thoại và hẳn đó là thứ quan trọng, cũng có thể

là quyền lợi mong muốn của họ

Vì vậy lắng nghe là một kỹ năng vô cùng cần thiết của mỗi nhà thương lượng

vì không ai muốn bỏ qua các thông tin mình cần chỉ vì không có khả năng lắng nghe đối phương

- Sự tự tin:

Có được sự tự tin sẽ giúp cho tiến trình thương lượng được tiến hành một cách tốt đẹp, nâng cao năng lực của người thương lượng, hơn thế nữa sự tự tin mang đến sự tin tưởng từ phái đối tác với chúng ta

- Đối phó với cảm xúc của chúng ta và đối phương:

Nhiều người cho rằng thương lượng phải mang tính lạnh lùng và tiến trình sẽ

có kết quả tốt nếu gạt ra ngoài cảm xúc Đây có thể xem là mơ ước của nhiều nhà thương lượng nhưng phải hiểu rằng chúng ta đều là con người mà đã là con người thì luôn chịu sự chi phối của cảm xúc Chính cảm xúc có thể đưa nhiều cuộc thương lượng đến một kết thúc có hậu Tuy nhiên cũng có trường hợp chính cảm xúc làm căng thẳng bầu không khí khi thương lượng Vì vậy việc kiểm soát cảm xúc của mỗi nhà thương lượng là điều hết sức quan trọng Để làm được điều này chúng ta phải biết được ở những tình huống nào thì cảm xúc của chúng ta được thể hiện và được thể hiện như thế nào Hay nói khác hơn chúng ta phải hiểu rỏ bản thân chúng ta hơn hết vì không có gì tồi tệ bằng việc đối phương hiểu rõ chúng ta hơn chính mình Vì họ có thể lợi dụng điều này để tác động trong chúng ta một loại cảm xúc mong muốn nào đó và gây bất lợi cho ta trong quá trình thương lượng

Ví dụ trong một số trường hợp chúng ta bị ngạc nhiên bởi một số điều mà đối phương nói nhưng quan trọng là cách chúng ta thể hiện điều ngạc nhiên đó như thế nào, điều đó sẽ tác động đến cuộc thương lượng Đó cũng là lý do tại sao trong quá trình chuẩn bị chúng ta phải dự trù trước những tình huống không mong đợi xảy ra để việc nảy sinh những vấn đề đó sẽ không làm chúng ta bối rối Nhớ rằng chúng ta thương lượng để giải quyết vấn đề chứ không phải để tranh đấu Đôi khi chúng ta phải thương lượng với một cá nhân khiếm nhã, cư

xử không công bằng, hay đơn giản là họ không hiểu những gì chúng ta cố gắng giao tiếp… tất cả những điều đó làm chúng ta bực mình nhưng hãy suy nghĩ xem nếu chúng ta thể hiện sự bực mình thì liệu kết quả đi tới đâu Thay vào đó chúng ta hãy làm một số điều sau:

• Đặt vấn đề trên một tờ giấy trắng hay một sổ ghi

• Ngồi cùng phía với đối phương thay vì ngồi đối mặt nhau như những đối thủ xem bàn thương lương như những chiến trường

• Đặt các câu hỏi hay làm cách nào đó để lấy ý kiến càng nhiều càng tốt của đối phương từ đó tìm giải pháp cho vấn đề

• Không nên vì một thành kiến nào đó hay vì bất cứ lý do gì mà bác bỏ ý kiến nào từ đầu vì tất cả các ý kiến đều có giá trị lúc này và chúng ta có thể hiệu chỉnh nó sau

Bài học căn bản ở đây là cảm xúc là một phần hợp pháp của thương lượng nếu chúng ta biết sử dụng nó đúng cách và đúng lúc Các cảm xúc diễn tả bởi các bên giúp đối tác hiểu rõ hơn quyền lợi của các bên có liên quan và có cái nhìn sâu sát hơn về mức độ ưu tiên quyền lợi của các bên Và nếu chúng ta có thể nhìn thấy được cảm xúc của các bên bày tỏ, thì thông tin đó sẽ giúp chúng ta tiến hành cuộc thương lượng một cách khôn ngoan

- Biểu đạt ngôn ngữ:

Như chúng ta đã biết, thương lượng còn là một nghệ thuật và ngôn ngữ biểu đạt

là chủ yếu trong suốt quá trình Một khi năng lực thương lượng được nâng cao thì khả năng biểu đạt ngôn ngữ cũng không ngừng tăng lên Nhưng câu hỏi đặt

ra ở đay là chúng ta phải bắt đầu từ đâu? Đó là phải không ngừng học tập và rèn luyện mình

• Thường xuyên đọc sách sẽ tạo lập khả năng biểu đạt ngôn ngữ tốt hơn

• Khi trình bày vấn đề với phái đối tác, bí quyết thành công là chúng ta phải nhìn vào mắt đối phương và nói một cách thoải mái

• Cố gắng đừng nói vấp, trách dùng những từ như “ừm”, “ờ” …

• Tắt di động đừng để nó làm phiền người khác trong suốt quá trình thương lượng

• Hãy cố gắng tìm hiểu sở trường của đối phương để đưa ra lời khen ngợi đúng lúc

• Khi gặp phải tìn huống người giao tiếp không nói lỹ lẽ, điều tốt nhất là không nên trả đũa

• Chúng ta phải luôn chú ý về cách dung ngôn từ sao cho phù hợp trong từng ngữ cảnh riêng

- Khả năng trả lời:

Trong quá trình thương lượng, chúng ta không thể tránh khỏi những câu hỏi rất khó trả lời, và đây là nguyên nhân gây áp lực cho nhà thương thuyết Vì thế, ở giai đoạn chuẩn bị, việc suy nghĩ và viết ra các câu hỏi mà đối tác có thể đặt ra sẽ giúp chúng ta phát hiện khả năng trả lời mình, để từ đó có sự điều chỉnh tốt hơn trong bản thương lượng Một vấn đề lưu ý, trả lời câu hỏi nên tránh sự dài dòng

Một vấn đề không kém phần quan trọng là phải biết cách đặt câu hỏi ngược lại cho đối tượng Để có được thông tin tốt và câu trả lời chính xác về nội dung cần trao đổi, thì việc đặt câu hỏi là một nghệ thuật

Những dạng câu hỏi mà chúng ta có thể đặt:

• Chúng ta thử đưa ra hững câu hỏi sẽ có thể đẩy đối tác đến bước đường cùng

• Hãy đặt những câu hỏi mà đối phương có thể sẽ né tránh

• Dùng những câu hỏi đã có để kiểm tra mức độ tin cậy của đối phương

Những dạng câu hỏi sau đây không nên đặt ra cho đối tác:

• Tránh đặt các câu mang tính nhạy cảm

• Đừng đặt câu hỏi với thái độ kẻ trên cho người dưới

• Không nên đặt câu hỏi để tỏ vẻ chúng ta thông minh

• Tìm hiểu đối tác:

Người xưa truyền lại rằng, biết người biết ta trăm trận trăm thắng Cho nên, công việc tự đánh giá bản thân không, có thể nói, vẫn chưa đủ tạo ra cơ sở cho cuộc thương lượng thành công Nói về tìm hiểu đối tác, chúng ta thường chú ý đến các yếu tố như: khả năng của đối tác, mục đích của đối tác,…

Tìm hiểu khả năng của đối tác đó là khả năng tài chính, năng lực sản xuất-kinh doanh, mức độ trang bị cơ sở vật chất- kỉ thuật Và khi đã tìm hiểu về

khả năng của đối tác, chúng ta hãy đặt câu hỏi, tại sao họ lại quyết định thương lượng với chúng ta? Việc quyết định này có phải là thành ý với chúng ta hay không, họ sẽ được lợi gì qua cuộc thương lượng này?

Chúng ta sẽ tạo được ưu thế tốt hơn trong thương lượng nếu chúng ta nhận biết được sự khác biệt văn hóa giữa các đoàn thể Nghĩa là chúng ta sẽ tìm hieur về người thương lượng không chỉ ở khía cạnh quyền lực mà còn tìm hiểu kỹ khía cạnh văn hóa của người đó

3.1.3 Xây dựng chiến lược thương lượng linh hoạt:

• Đặt ra phương án thương lượng:

Thực tế,nhiều cuộc thương lượng đi đến việc ký kết hợp đồng, nhưng một trong hai bên cảm tháy dường như bị ép phải chấp nhận cuộc giap dịch mà

họ không vừa ý Nguyên nhân xuất phát từ đâu, đó có thể do họ đã không chuẩn bị nhiều phương án thương lượng khác nhau Trong điều kiện đó, nếu

đã chuẩn bị nhiều phương án, khi cuộc thương lượng thất bại thì có thể đưa

ra những lựa chọn khác để đối phương phải suy nghĩ Chúng ta cũng phải biết sắp xếp phương án thương lượng theo trật tự lô-gic, và căn cứ vào vấn

đề đang thương lượng, như vậy từng vấn đề sẽ được bàn bạc một cách cụ thể

và dứt khoát;một khi vấn đề nào đó chưa giả quyết dứt điểm thì không thảo luận vấn đề tiếp theo

• Chuẩn bị nhiều chiến thuật:

Chiến thuật chính là những phương pháp cụ thể để thực hiện một chiến lược Căn cứ vào các nghiên cứu của các chuyên gia,có thể chia chiến thuật của quá trình thương lượng làm mấy loại sau:

Chiến thuật cứng rắn: Khi nhà

thương thuyết có sẵn một ưu

thế lớn hoặc do tính cách của

họ

Đạt được lợi nhuận tối đa Dễ đi đến thất bại

Chiến thuật công kích: Áp

dụng chiến thuật này dung để

Nhận được nhiều nhượng

Đối tác nhận biết và nhanh chóng rút lui