một số nhận xét, đánh giá và kiến nghị về công tác xử lý tài liệu tại thư viện hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC VÀ XÃ HỘI NHÂN VĂNKhoa Thông Tin Thư Viện ---BÁO CÁO KHOA HỌC Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà nội... Lý do chọn đề tài N

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC VÀ XÃ HỘI NHÂN VĂN

Khoa Thông Tin Thư Viện

-BÁO CÁO KHOA HỌC Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà nội

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay cùng với sự tiến bộ của KHCN, sự phát triển mạnh mẽ củaCNTT sẽ đưa thế giới hiện đại chuyển từ thời đại công nghệ sang thời đại thôngtin, xã hội thông tin mà ở đó tri thức- thông tin trở thành nguồn lực quan trọnghang đầu, vị thế của hoạt động thông tin thư viện càng được khẳng định trongđời sống xã hội và thư viện chính là nơi “có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sảnthư tịch của dân tộc”(điều 1-PLTV) Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhaucho người dùng tin 1 cách có chất lượng, hiệu quả thì công tác XLTL của các cơquan thông tin thư viện là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Cùngvới hệ thống thư viện toàn quốc,Thư viện Hà Nội là cơ quan hành chính sựnghiệp trực thuộc sở văn hóa-thông tin HN là TV khoa học tổng hợp TV phục

vụ đông đảo nhu cầu của bạn đọc, đủ mọi lứa tuổi Ngoài những yếu tố cơ bản

để xây dựng và phát triển một TV không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chấtlượng như nội dung kho tài liệu, CSVC trang thiết bị…thì hoạt đọng xử lý tàiliệu có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn Từ lý do đó chúng em đã chọn

đề tài “ Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại TVHN” để làm đề tài Báo cáo khoahọc

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động XLTL tạiTVHN sẽ giúpchúng ta biết được những thuận lợi, khó khăn, thách thức để từ đó đưa ra nhữngbiện pháp và định hướng phát triển nhằm giúp TV hoạt động ngày một tốt hơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung công tác XLTL của TVHN, từ khâuXLHT đến khâu XLND trong giai đoạn hiện nay

4 Cơ sở phương pháp luận

Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu, khảo sát thực tế, phân tích tổnghợp tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài, tham khảo ý kiến của Gíam đốc

TVHN, các cán bộ phòng Bổ sung- Biên mục, từ đó phân tích đánh giá quá trìnhXLTL tại TV.

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT

TRIỂN CỦA THƯ VIỆN HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Hà Nội

TVHN thành lập ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu “ Phòng đọc sáchnhân dân” TV đã qua rất nhiều lần thay đổi địa điêm: lúc ở bờ hồ Hoàn Kiếm,khi về Lò Đúc, Mai Dịch, Văn Miếu- Quốc Tử Giám Đến tháng 1/1959 TVHNchuyển về 47 Bà Triệu và mang tên “ Thư viện nhân dân Hà Nội” nay là Thưviện Hà Nội Với hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành phát triển, TVHN luôn

là “cầu nối” giữa đội ngũ cán bộ và NDT

TV đã xây dựng được một mạng lưới TV tủ sách rộng khắp thành phố tạodựng được nguồn lực thông tin sách báo phong phú, đa dạng Với vốn tài liệuphong phú và quí giá cùng với đội ngũ cán bộ nhiệt tình và yêu nghề nên TV đãthu hút được lượng bạn đọc rất đông đến sử dụng TV

Với lượng bạn đọc đông như vậy và nguồn TL phong phú đó đòi hỏiTVHN phải có cơ cấu tổ chức tốt, năng động để quản lý và đáp ứng nhu cầungày cao của bạn đọc Trong quá trình hoạt động, TV cũng luôn chú ý đến côngtác XLTL vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đáp ứng NCT của NDT

1.2 Nguồn lực thông tin

1.2.1 Vốn tài liệu

Hiện nay, TVHN đang lưu trữ một kho tàng thư tịch khá đồ sộ của Thủ đô

và của nhân loại với trên 300.000 cuốn sách, 502 loại báo, tạp chí trong nước vànước ngoài, trên 25.000 TL ngoại văn, hơn 10.000 TL địa chí di sản quí giá củaThăng Long- Hà Nội, hơn 2500 bản sách chữ nổi và băng cátet dành cho ngườikhiếm thị, biên soạn hàng trăm thư mục chuyên đề, thư mục giới thiệu, trên 200đĩa CD-ROM TL của TV có được ngoài nguồn mua còn có các nguồn trao đổi,biếu tặng…

1.2.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Hiện tại TVHN đang xây dựng tại trụ sở làm việc tại 47 Bà Triệu dự kiếnđến tháng 8/2008 TV sẽ hoàn thành và đưa vào sử dụng nên TV phải chuyểnđến Khu Di tích Thành Cổ 19 Nguyễn Tri Phương- Ba Đình để hoạt động từtháng 11/2005 Vì thế các phòng ban của TV cũng bị thu hẹp diện tích làm việc

và phục vụ bạn đọc, CSVCKT chưa được đầu tư nhiều

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ THÔNG TIN TẠI

THƯ VIỆN HÀ NỘI 2.1 Ý nghĩa của công tác xử lý tài liệu

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của KHCN, đặc biệt là CNTT đãlàm gia tăng thông tin với một khối lượng khổng lồ đó là hiện tượng “ bùng nổthông tin” Hiện tượng này đã tạo ra sự mất thông tin, sự nhiễu tin Vì vậy đểNDT có được một nguồn tin chính xác, đầy đủ, nhanh chóng là việc khó khăn vàphức tạp đòi hỏi những người làm công tác TV cần thực hiện tốt công tác XLTLcủa cơ quan đó

Công tác XLTL có vai trò rất lớn ảnh hưởng trực tiếptowis sản phẩm vàdịch vụ thông tin, tới chất lượng hoạt động của cơ quan TV Nếu XLTL đượcchú trọng sẽ tạo ra nguồn tin đảm bảo độ tin cậy chính xác, đầy đủ, đáp ứng nhucầu NDT

Công tác XLTL bao gồm việc mô tả nội dung và mô tả hình thức của TL.Nếu làm tốt công tác này sẽ thuận lợi cho NSD trong quá trình tìm kiếm, khaithác TL Nếu trình độ của người cán bộ XLTL cao, thực hiện tốt công đoạn này

sẽ làm tăng thêm giá trị của sản phẩm

2.2 Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Hà Nội

2.2.1 Phân loại tài liệu

Đối với từng loại hình tài liệu khác nhau thì có sự phân loại khác nhau.

b Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu tiếng Việt

TVHN sử dụng BPL 19 lớp để phân loại tài liệu tiếng Việt

Đây là BPL dùng cho các TV khoa học tổng hợp được xuất bản lần đầuvào năm 1961, dựa trên BPL dùng cho các TV đại chúng của Liên Xô nhữngnăm 60 có nguồn gốc từ BPL UDC

Tập 2 gồm: Bảng tra chủ đề và hướng dẫn sách

Khi tiến hành phân loại tài liệu, cán bộ TVHN thường căn cứ vào tên tàiliệu, lời giới thiệu, danh mục tài liệu tham khảo để xác định nội dung cuốn sách.Với một số sách có nội dung tổng hợp, phức tạp rất khó xác định nội dung thìcán bộ xử lý cần đọc chương, phần mục lục và phải đọc toàn bộ cuốn sách Cótrường hợp phân loại không theo nội dung mà chỉ dựa vào hình thức, chẳng hạncác tác phẩm văn học, bách khoa thư, từ điển,

Ví dụ 1: Cuốn sách có nhan đề: “Trên đường học tập và nghiên cứu: phêbình và tiểu luận(1943-1958)”của Đặng Thai Mai do NXB Văn học HN xuấtbản

Vậy KHPL cua cuốn sách trên là 8(V) + 801.5

Ví dụ 2: Cuốn sách có nhan đề : “Cơ sở sinh thái học của Dương HữuThời do NXB Đại học Quốc gia HN xuất bản

Vậy KHPL của cuốn sách trên là 57.026.1

Phân loại báo, tạp chí

Công việc này được thực hiện bởi phòng báo, tạp chí TVHN sử dụngbảng chữ cái tiếng Việt để phân loại báo, tạp chí,.

Ví dụ: A ( An ninh nhân dân, An ninh Thủ đô…)

Đ (Đại đoàn kết, Đầu tư, Đời sống và Pháp luận…)

K (Khoa học công nghệ, Khoa học đời sống…)

Phân loại tài liệu địa chí

TVHN sử dụng BPL tài liệu địa chí để phân loại TL địa chí BPL nàyđược hình thành trên cơ sở chỉnh biên KPL địa chí Liên Xô doG.M.Ambacxumian biên soạn đồng thời có sự tham khảo BPL dùng cho khosách tong hợp của các thư viện tỉnh, thành phố do TVQG VN ban hành năm

1978 và 1 số TL tham khảo chuyên ngành khác

BPL địa chí này do đồng chí Lê Gia Hội- cán bộ nghiệp vụ TV chỉnhbiên BPL này được chia làm 10 môn loại chính: từ H.1 đến H.0

H.1: Thành phố HN, Thủ đô nước CHXHCN VN Các quận, huyện, thị xãtrực thuộc thành phố Chủ tịch HCM với Đảng bộ và nhân dân HN Đảng vàNhà nước với nhân dân HN

H.2 : Đảng bộ thành phố HN Các Đảng bộ Các cơ quan chính quyền vàquản lý địa phương Đoàn thanh niên Cộng sản HCM thành phố HN Tình hìnhchính trị, xã hội hiện đại của thành phố HN ( từ 30/4/1975 đến nay)

H.3: Thiên nhiên và các nguồn tài nguyên thiên nhiên của thành phố HN.H.4: Kinh tế HN Kế hoạch hóa nền kinh tế thành phố

H.5: Đời sống KH của thành phố HN Công tác văn hóa, giáo dụccuarthành phố Công tác báo chí

H.6: Công tác y tế của thành phố HN Công tác bảo vệ sức khỏe cho nhândân Công tác thể dục thể thao

H.7: Nghệ thuật Thanh phố HN trong các tác phẩm nghệ thuật

H.8: Đời sống văn học của thành phố HN Thành phố HN trong các tácphẩm văn học Văn học dân gian

H.9: Lịch sử thành phố HN Đặc điểm nhân chủng Các di tích lịch sử, cácdanh lam thắng cảnh của thành phố.

H.0: Tài liệu về các nhân vật nổi tiếng của HN ( hộp phích nhân vật)

Ví dụ1: Bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa phi vật thể ThăngLong- Hà Nội/ Võ Quang Trọng// Tạp chí Văn hóa dân gian.-2007.-số 1.-tr.4-7

Bài trích tạp chí này sẽ thuộc môn loại H.5

Ví dụ 2: Lược sử HN/ Nguyễn Văn Tân.-H.: Từ điển Bách 766tr

khoa,2007.-Tài liệu trên thuộc môn loại H.9

Phân loại tài liệu ngoại văn

Trước đây TVHN đã sử dụng BPL DDC 21 rút gọn do nhà TV học người

Mỹ nổi tiếng Melvin Dewey sáng tạo

Tháng 9 năm 2006, ấn bản DDC 14 bản dịch tiếng Việt xuất bản đã đượctriển khai ở tất cả các TVVN

Bắt đầu từ năm 2008 TVHN sử dụng BPL này để phân loại TL ngoại văn

Ví dụ 1: Cuốn sách “ Marketing research” của David A.Aaker do NXBWilley xuất bản KHPL là 658.83

Ví dụ 2: Cuốn sách “ Vocational education: concepts and operations” củaCalfrey C.Calhoun do NXB Wadsworth xuất bản KHPL là 370.11

Phân loại tài liệu là một công đoạn khó nên TVHN đòi hỏi có những cán

bộ phân loại có trình độ ngoại ngữ tốt, có tính cẩn thận, kiên trì, tỉ mỉ và nhiệttình trong công việc

Trong tương lai không xa thay vì sử dụng BPL 19 lớp, TVHN sẽ áp dụngBPL DDC ấn bản rút gọn14 để phân loại cho cả tài liệu tiếng Việt Đây là bảndịch tiếng Việt chính thức có bản quyền; được cập nhật và chỉnh lý mới nhất sovới các phiên bản khác của DDC; được mở rộng và thích nghi với Việt Nam Bổsung những mục phân loại chi tiết liên quan đến VN về các chủ đề lịch sử, địa

lý, dân tộc, chủ nghĩa Mac-Lênin, Đảng phái chính trị, ngôn ngữ, văn học

Sử dụng ấn bản DDC 14 sẽ có 1 số ưu điểm sau:

- Các đề mục được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến cho nên dễ nhớ, dễ

sử dung

- Các kí hiệu được sử dụng đồng nhất bằng một loại chữ số Arap nênthuận tiện cho việc tự động hóa tìm tin và chia sẻ nguồn tin

Bên cạnh đó cũng xó nhược điểm, đó là:

- Sự phân nhóm sắp xếp các lớp chính trong dãy cơ bản hoàn toàn khôngphản ánh được sự phát triển của thế giới khách quan

- Hệ thống kí hiệu thập phân chỉ đến 10 lớp rất khó cho việc mở rộngkhung khi khoa học phát triển; không tìm được vị trí xứng đáng cho 1 bộ mônkhoa học

- Tính tự tôn dân tộc quá cao, số lượng kí hiệu dành cho Mỹ và phươngTây quá nhiều so với các châu lục khác

2.2.2 Mô tả thư mục

Khái niệm

Mô tả thư mục( biên mục mô tả) là quá trình nhận dạng và mô tả 1 TL:ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn…của tàiliệu trên 1 phiếu mô tả

Thông qua việc mô tả sẽ giúp NDT có 1 khái niệm về TL và nhanh chóngtìm được TL phù hợp với yêu cầu của mình trong hệ thống tìm tin truyền thống

Theo qui tắc ISBD có 7 vùng chính dùng cho mô tả sách ngoài ra còn có 1

số vùng dành cho các dạng TL khác, chúng được đặt ngay sau vùng các yếu tốxuất bản

Mô tả sách: sách trong TV được mô tả trên 1 tấm phích có kích thước là

12,5cm * 7,5cm với 7 vùng mô tả như sau:

a vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm

f vùng 6: Phụ chú

g vùng 7: Chỉ số ISBN, giá tiền, số lượng in

Những vùng này được trình bày trên phích mô tả theo sơ đồ sau:

Nhan đề chính =nhan đề song song: Thông tin liênquan đến nhan đề/thông tin về trách nhiệm.-thông tin về lần xuất bản / thông tin trách nhiệm liên quanđến lần xuất bản – ( nơi in: nhà in ) – số trang: minh họa; khổ sách + tư liệu kèm theo – ( nhan đề tùng thư) Phụ chú ISBN Kiểu đóng: giá tiền, số bản

Ví dụ phích mô tả sách 1 tập

DƯƠNG BÁ PHƯỢNG Bảo tồn và phát triển các làng nghề trong quá trình công nghiệp hóa / Dương Bá Phượng – H.: KHXH, 2001 - 240 tr

Ví dụ phích mô tả TL ngoại văn

AAKER, DAVIDA

Marketing research / David A Aaker, V.

1998.-776 p

Ví dụ phích mô tả TL địa chí

LÊ DƯ Dấu tích Thăng Long: Hà Thành kim tíchkhảo / Lê Dư; Ngd.: Hồ Viên.- H.: Lao Động,2007.- 182 tr

2.2.3 Tóm tắt nội dung tài liệu

Dưới đây là bản tóm tắt được convert từ ISIS lên trang wed của TVHN

Ví dụ: Dinh dưỡng và ẩm thực cho người cao tuổi

thọ; các món ăn ẩm thực dưỡng sinh theo 4 mùa và điều trị các loại bệnh thườnggặp ở người cao tuổi.

2.2.4 Định từ khóa

Khái niệm

Định từ khóa là điểm truy cập chính của CSDL Từ khóa là từ hay cụm từ

ổn định, đủ nghĩa của ngôn ngữ tự nhiên được dùng để mô tả nội dung chính củatài liệu nhất định khi có 1 yêu cầu chứa từ hoặc cụm từ đó

TVHN đang sử dụng Bộ từ khóa do TVQGVN biên soạn để định từkhoácho TL Bộ từ khóa này được biên soạn trên cơ sở xử lý, chọn lọc và rút ranhững từ phù hợp trong số hơn 20.000 từ khóa tự do, tạo thành CSDL sách tiếngViệt và sách nước ngoài( Anh,Pháp, Đức) được nhập vào TVQG từ 1755-1991

Bộ từ khóa bao gồm nhiều đề tài khác nhau, phản ánh tính chất tổng hợpcủa vốn sách TVQG Những từ khóa trong Bộ từ khóa được sắp xếp theo thôngtin vần chữ cái và chia làm 3 phần:

* Phần 1: Bao gồm các từ khóa về nội dung và hình thức TL

* Phần 2: Từ khóa tên nhân vật

* Phần 3: Từ khóa địa lý tên các tỉnh, huyện của VN và của nước ngoài.TVHN đã sử dụng các phương tiện kiểm soát từ như sau:

* Giới hạn ý nghĩa của từ: khác với từ điển thông thường mỗi 1 từ trong Bộ

từ khóa chỉ giới hạn 1 ý nghĩa nhất định Nếu bản thân từ đó chưa thể hiện rõ thìphải có chú thích nêu rõ quy ước của từ đó

Ví dụ: Okinama -Võ cổ

Chăm - Dân tộc

* Đối với những từ đồng nghĩa khác âm thì chọn từ nào thông dụng hơn

Ví dụ: Máy điện toán

Xem: Máy tính điện tử

* Đối với những từ đồng âm khác nghĩa ( từ đa nghĩa) được phân biệt bằngchú thích hoặc phần mở rộng

Ví dụ: Mèo – Động vật

Thêm vào đó:

+ các từ tổ hợp quen thuộc thuận tiện cho việc tìm tin

Ví dụ: Cách mạng xanh

Ô nhiễm môi trường

+ các cụm từ mang tính cấp thiết, nổi trội trong giai đoạn hiện nay thuộccác ngành kinh tế, luật pháp, công nghệ

Ví dụ: Kinh tế công nghiệp

Luật hình sự

Văn học hiện đại

+ đối với những từ gốc nước ngoài được phiên âm sang tiếng Việt căn cứvào các TL tra cứu từ điển hoặc các phương tiện thông tin đại chúng để chọn 1

từ mang tính quy ước nhằm tập trung TL vào 1 nơi thống nhất ( các âm tiết củamỗi từ được viết liền)

Ví dụ: Axit, acqui, miama

Bộ từ khóa do TVQGVN biên soạn mà TVHN đang sử dụng có thể làm

cơ sở ban đầu để định từ khóa cho các TL tiếng Việt và tiếng nước ngoài ở

TVQG và các TV mang tính tổng hợp Mặt khác nó sẽ là công cụ hữu ích chotra cứu tìm tin đối với CSDL đã được tạo lập trong hệ thống tìm tin của TV.

Abel, Nieles Henrich(1802-1829)

Xem: Aben, Nien Henrich(1802-1829)

Aben, Nien Henrich(1802-1829)

DC: Abel, Nieles Henrich(1802-1829)

A Lưới (Thừa Thiên Huế)

An Biên (Kiên Giang)

An Hải (Hải Phòng)

phần 3: Sắp xếp theo các Châu

Châu Á

Dấu được đóng ở góc trên cùng bên phải cuốn sách

H404

8(V) : Văn học Việt Nam

M : Tài liệu kho mượn

H404T: Trợ kí hiệu tên tác giả TL

Dấu được đóng ở trang thứ nhất và trang thứ 17 của cuốn sách

Thư viện Hà Nội1998/76412

1998 : TL xuất bản 1998

76412 : số đăng kí cá biệt

* Báo, tạp chí

TV chỉ đóng dấu vào trang bìa mà không dán nhãn Vì báo, tạp chí đượcxếp trên giá theo thứ tự bảng chữ cái.

Thư viện Hà NộiPhòng Báo

Ở trang tên sách và trang thứ 17

Thư viện Hà NộiHVL/ 1962HVL : sách về HN khổ Việt lớn

1962 : số đăng kí cá biệt

Ý nghĩa của việc đóng dấu : đóng dấu cho TL sẽ giúp cho việc kiểm soát

TL của TV Việc đóng dấu cho mỗi TL sẽ chứng tỏ TL đó thuộc quyền sở hữucủa TV Đồng thời giúp cán bộ TV dễ dàng nhận biết được nếu TL bị xé hay bịthất lạc, bị mất…