Nghiên cứu về hệ thống thông tin và công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp tại công ty TNHH Phú Mỹ

Nghiên cứu, hệ thống thông tin , công tác kế toán bán hàng, doanh nghiệp, công ty TNHH Phú Mỹ

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

LỜI MỞ ĐẦU 3

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 3

II.MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI 3

III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 4

IV PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4

V KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN 4

PHẦN NỘI DUNG 16

CHƯƠNG 1 16

LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 16

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 16

1.1.1 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp 16

1.1.2 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt 17

1.1.3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 19

1.1.4 Vòng đời phát triển một HTTT 19

1.1.4.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án 20

1.1.4.2 Phân tích hệ thống 20

1.1.4.3 Thiết kế hệ thống 21

1.1.4.4 Triển khai hệ thống 21

1.1.4.5 Vận hành và bảo trì 22

1.1.5.1 Mô hình nghiệp vụ 22

1.1.5.2 Biểu đồ ngữ cảnh: 23

1.1.5.3 Biểu đồ phân cấp chức năng 24

1.1.5.4 Ma trận thực thể dữ liệu- chức năng 25

1.1.5.5 Mô hình thực thể quan hệ (ER-Entity Relation) 25

1.1.5.6 Mô hình quan hệ 27

1.1.6 Cơ sở dữ liệu 27

1.1.6.1 Các khái niệm 27

1.1.6.2 Các hoạt động chính của cơ sở dữ liệu 28

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG 29

1.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán 33

1.2.1.1 Nguyên tắc giá vốn hàng bán trong các doanh nghiệp sản xuất 33

1.2.1.2 Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng 35

1.2.1.3 Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán 36

1.2.2 Kế toán tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất 37

1.2.2.1 Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng 37

1.2.2.2 Phương pháp kế toán tiêu thụ thành phẩm 38

1.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 42

1.2.3.1 Nội dung và tài khoản kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 42

1.2.3.2 Phương pháp kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: 43

1.2.4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 44

1.2.4.1 Tài khoản sử dụng: 44

1.2.4.2 Phương pháp kế toán: 44

1.2.5 Kế toán chi phí hoạt động tài chính 45

1.2.5.1 Tài khoản sử dụng 45

1.2.5.2 Phương pháp kế toán 45

1.2.6 Kế toán xác định kết quả kinh doanh 46

1.2.6.1 Tài khoản sử dụng 46

1.2.6.2 Phương pháp kế toán 46

CHƯƠNG 2 47

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ MỸ 47

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH PHÚ MỸ 47

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 47

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 48

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 49

2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán 51

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 51

2.1.4.2 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty 53

2.1.5 Sản phẩm của Công ty 55

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY HIỆN NAY 56

2.2.1 Các nghiệp vụ và quy trình kế toán bán hàng tại tổng công ty 56

2.2.1.1 Tài khoản và chứng từ sử dụng: 56

2.2.1.2 Công tác kế toán bán hàng tại công ty 57

2.3 NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 57

CHƯƠNG 3: 60

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ MỸ 60

3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 60

3.1.1 Mục tiêu của hệ thống 60

3.1.1.1 Mục tiêu về nghiệp vụ 60

3.1.1.2 Mục tiêu kinh tế 60

3.1.1.3 Mục tiêu về sử dụng 61

3.1.2.1 Xác định yêu cầu 61

3.1.2.2 Mô tả bài toán 63

3.1.2.3 Các hồ sơ dữ liệu thu thập được: 66

3.2 MÔ HÌNH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG 72

3.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 72

3.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng 73

3.2.3 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng 75

3.2.4 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng 76

3.2.5 Mô hình khái niệm- logic 77

3.2.5.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 77

3.2.5.2 Biểu đồ luồng dữ liệu chi tiết mức 1 78

3.2.6 Mô hình thực thể liên kết 83

3.2.6.1 Liệt kê, chính xác, chọn lọc thông tin 83

3.2.6.2 Xác định các thực thể và các thuộc tính 87

3.2.6.3 Xác định mối quan hệ và thuộc tính 89

3.2.6.4 Mô hình thực thể quan hệ ER 91

3.2.7 Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ 92

3.2.7.1 Biểu diễn các thực thể 92

3.2.7.2 Biểu diễn các mối quan hệ thành các quan hệ 92

3.2.7.3 Chuẩn hoá: 93

3.2.7.4 Biểu đồ quan hệ của mô hình quan hệ: 94

3.3 THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM 95

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 95

3.3.1.1 Cấu trúc các bảng dữ liệu 95

3.3.1.2 Mã hóa dữ liệu 100

3.3.1.3 Quan hệ giữa các bảng 105

3.3.2 Thiết kế chương trình 106

3.3.2.1 Xác định luồng hệ thống 106

3.3.2.2 Xác định các giao diện 115

3.3.2.3 Thiết kế menu chức năng 118

3.3.3 Môi trường vận hành của hệ thống 121

3.3.3.1 Kiến trúc hệ thống phần cứng: 121

3.3.3.2 Hệ điều hành: 121

3.3.4 Thiết kế giao diện 121

3.3.4.1 Nguyên tắc: 121

3.3.4.2 Các form giao diện 122

3.3.5 Thiết kế đầu ra 132

3.3.5.1 Nguyên tắc: 132

3.3.5.2 Một số mẫu báo cáo cơ bản của hệ thống 133

KẾT LUẬN 141

KẾT LUẬN 142

TÀI LIỆU THAM KHẢO 143

PHỤ LỤC 144

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH

NGHIỆP1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp.

Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổchức nói chung, của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnhtranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệthống khoa học, giúp cho các nhà quản lý có thể khai thác thông tin một cách triệtđể

Thông tin là các số liệu hoặc tài liệu về một người, một bộ phận hay một hệthống nào đó đã được xử lý thành dạng dễ hiểu và dễ sử dụng có ý nghĩa và giá trịvới đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định được hiểu là thông tin

- Các yếu tố cấu thành thông tin bao gồm 3 bộ phận để cung cấp hiểu biếtđầy đủ về một đối tượng nào đó:

+ Đối tượng được phản ánh

+ Thuộc tính của đối tượng

+ Giá trị của thuộc tính

- Các tính chất của thông tin

+ Tính tương đối của thông tin;

+ Tính định hướng của thông tin;

+ Tính thời điểm của thông tin;

+ Tính cục bộ của thông tin

Hệ thống thông tin được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ

giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức Hệ thống thông tin còn giúpcác nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quannhững đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.

Hệ thống thông tin quản lý: là sự phát triển và sử dụng Hệ thống thông tin cóhiệu quả trong một tổ chức trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kếhoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định củaquản lý trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước Nó sử dụng thông tin đầu vào làcác hệ xử lý giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêucầu

Ứng dụng HTTT và công nghệ có liên quan tới doanh nghiệp là một đốitượng rất rộng Xem xét tính đa dạng của một doanh nghiệp và phạm vi công nghệcủa những hệ thống thông tin hỗ trợ cho chúng Có vô số những ứng dụng có thể ápdụng Úng dụng HTTT quản lý trong Doanh nghiệp như:

- HTTT quản lý tiền lương

1.1.2 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt.

Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phầnlớn vào chất lượng thông tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Dễ thấyrằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốcgây ra những hậu quả nghiêm trọng

Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin

mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng như sau:

 Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực Thông tin ít độ tin

cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu.Các hậu quả đó sẽ kéo theohàng loạt các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức…trước các đối tác

 Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của

nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thẻ dẫn tớicác quyết định hành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế.Điều này sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức

 Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp

hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận,thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tửthông tin bố trí chưa hợp lý Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làmhao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra cácquyết định sai do thiếu thông tin cần thiết

 Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức Vì

vậy không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin Do vậy,thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phéptiếp cận thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hạilớn cho tổ chức

 Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và

được bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không đượcgửi tới người sử dụng lúc cần thiết

Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là mộttrong những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào Để giải quyết được vấn đề đócần xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tíchthiết kế và cài đặt một HTTT

1.1.3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin.

Thời đại ngày nay là một thời đại của khoa học Công nghệ thông tin HTTTđóng vai trò rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội HTTT mới sửdụng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý mộtcách hữu hiệu nhất Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồntại, thiết kế một HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới

Phương pháp phát triển một HTTT

Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lýhơn Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơbản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT Banguyên tắc đó là:

 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Đó là sử dụng các mô hình logic,

mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài

 Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Đây là nguyên tắc của

sự đơn giản hóa Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trướchết phải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết

 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế,

chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích

1.1.4 Vòng đời phát triển một HTTT

HTTT được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động được gọi làphát triển hệ thống Quá trình phát triển một HTTT kể từ lúc nó sinh ra đến khi nótàn lụi được gọi là vòng đời phát triển hệ thống Vòng đời phát triển hệ thống là mộtphương pháp luận cho việc phát triển các HTTT

Hình 1 Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống

1.1.4.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện banđầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý

do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT Tiếp đến là xác định phạm vicho hệ thống dự kiến

1.1.4.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin

để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên

- Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phầncứng và phần mềm nào Nó tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ của hệ thốngthực

- Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết

kế hay các đặc tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào nhữngthao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa

ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc tệp,

tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xâydựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tạitrên thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thànhchương trình và cấu trúc hệ thống vận hành trên thực tế

+ Kiểm thử hệ thống

- Cài đặt và chuyển đổi hệ thống

+ Cài đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

+ Cài đặt phần mềm

+ Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:chuyển đổi dữ liệu, bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ trên hệ thống mới và đào tạongười sử dụng, khai thác hệ thống.

+ Chuẩn bị các tài liệu chi tiết thuyết minh về việc khai thác và sửdụng hệ thống để phục vụ việc đào tạo và đảm bảo hoạt động hàng ngày (bảo trì)của hệ thống sau này

1.1.4.5 Vận hành và bảo trì

Trong giai đoạn vận hành, người sử dụng và các chuyên viên kỹ thuật vậnhành cần đánh giá xem hệ thống đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu hay không, đềxuất những sửa đổi, cải tiến, bổ sung

Khi hệ thống đi vào hoạt động, các nhà thiết kế và lập trình cần phải thựchiện thay đổi hệ thống ở mức độ nhất định để đáp ứng yêu cầu người sử dụng cũngnhư đề nghị của tổ chức Những thay đổi này là cần thiết đề làm cho hệ thống hoạtđộng hiệu quả

Bảo trì gồm có : bảo trì sửa lỗi, bảo trì thích nghi, bảo trì hoàn thiện, bảo trìphòng ngừa và phát triển

Khi chi phí bảo trì trở nên quá lớn, yêu cầu thay đổi của tổ chức là đáng kể,khả năng đáp ứng của hệ thống cho tổ chức và người dùng trở nên hạn chế, nhữngvấn đề đặt ra đến mức cho thấy, đã đến lúc phải kết thúc hệ thống cũ và bắt đầu mộtvòng đời khác

1.1.5 Các khái niệm và kí pháp sử dụng

1.1.5.1 Mô hình nghiệp vụ

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức(hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung đượctoàn bộ hệ thống thực trong mốI quan hệ giữa các yếu tố với nhau

Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:

- Biểu đồ ngữ cảnh

- Biểu đồ phân rã chức năng

- Danh sách các hồ sơ sử dụng

Tên luồng dữ liệu

Một tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau:

Thứ nhất, tác nhân phải là một người, nhóm người, tổ chức, 1 bộ phậncủa tổ chức hay của hệ thống thông tin khác

Thứ hai, phải nằm ngoài hệ thống

Thứ ba, có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc lấythông tin ra từ hệ thống

0

Hệ thống quản lí bán hàng

Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong

1.1.5.3 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (function decomposition diagram - FDD) chothấy các hoạt động nghiệp vụ khác nhau của một tổ chức ở dạng các chức năngđược phân cấp theo thứ bậc

Gồm các chức năng và liên kết các chức năng

- Các chức năng: Là một mô tả dãy các hoạt động, kết quả là sản phẩmthông tin dịch vụ

- Liên kết: Đường gấp khúc hình cây, liên kết với các chức năng của nó

TÊN TÁC NHÂN

Thu thông tin khách hàng

Thỏa thuận mua bán

Ký kết hợp đồng

Gom và gửi hàng

Gom hàng theo phiếu

Thỏa thuận nhận hàng

Tổ chức gửi hàng

Xử lý đơn hàng

Đối chiếu đơn hàng - thẻ kho

Thỏa thuận bán hàng

Lập phiếu giao hàng

Sơ đồ: Biểu đồ phân cấp chức năng cho Hoạt động kinh doanh bán hàng

Hình 2 Biểu đồ phân cấp chức năng cho Hoạt động kinh doanh bán hàng

1.1.5.4 Ma trận thực thể dữ liệu- chức năng

Cấu trúc của ma trận gồm có:

Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu

- Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng

- Các ô: Ghi vào một trong các chức năng sau:

R (Read) : Nếu như chức năng ở dòng đọc hồ sơ ở cột

U (Update) : Nếu như chức năng cập nhật dữ liệu vào cột

C (Create) : Nếu như chức năng ở dòng tạ hồ sơ ở cột

Còn lại : Để trống

1.1.5.5 Mô hình thực thể quan hệ (ER-Entity Relation)

Là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực.Ba thành phần chính của ER làthực thể, thuộc tính và các mối quan hệ

- Thực thể(entity): là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay

các khái niệm độc lập có cùng những đặc trưng chung mà ta quan tâm Thực thể để chỉ một lớp các đối tượng còn một đối tượng cụ thể củalớp đó được gọi là một bản thể

Mỗi thực thể được mô tả chỉ một lần trong cơ sở dữ liệu trong khi đó

có nhiều bản thể của nó được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu

- Thuộc tính (attribute) của thực thể: là các đặc trưng của thực thể Mỗi

thực thể có một tập các thuộc tính gắn kết với nó

Một số loại thuộc tính thường liên quan đến việc phân tích dữ liệu:thuộc tính tên gọi, thuộc tính định danh, thuộc tính đa trị Trong đó thuộctính định danh là thuộc tính cho phép ta phân biệt được các bản thể khácnhau của một thực thể

Kí pháp:

- Mối quan hệ (relationship): gắn kết các thực thể trong ER Một mối

quan hệ có thể kết nối một thực thể với một bản thể hoặc nhiều thực thểkhác Nó phản ánh mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của các thực thểđó

Kí pháp:

Bậc của mối quan hệ: Là số các thực thể tham gia mối quan hệ

Bản số của mối quan hệ: Là số các bản thể của một thực thể có thể tham giavào 1 quan hệ cụ thể trong mối quan hệ

Kí pháp: 0 : 0

1 : 1

THỰC THỂ

Tên thuộc tínhTên thuộc tính định danh

TÊN MỐI QUAN HỆ

 Các thuộc tính của quan hệ chính là tên của các cột

 Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khácnhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau

 Khóa dự tuyển : Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhấtmỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộctính trong số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng

 Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép tanhận biết được cấu trúc đó Có 3 chuẩn cơ bản

- Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó khôngchứa các thuộc tính lặp

- Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng1NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa

- Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2

và không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

1.1.6 Cơ sở dữ liệu

1.1.6.1 Các khái niệm

 Thực thể (entity) là một đối tượng mà ta cần quản lý thông tin về nó.Một đối tượng cụ thể trong thực thể gọi là một bản thể hoặc thành phầnthực thể hoặc lần xuất của thực thể

 Trường (field) là một thuộc tính phản ánh về một thực thể

 Bản ghi (record) là một bộ giá trị của các trường lưu giữ thông tin vềmột bản thể trong một thực thể

 Bảng dữ liệu (table) là toàn bộ các bản ghi lưu giữ thông tin về mộtthực thể tạo thành một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi, mỗi cột là mộttrường.

 Khóa chính (primary key) là một trường hay một tập hợp các trường

để nhận diện mỗi bản ghi có một giá trị nhận diên duy nhất trên trườngkhóa Trên một bản ghi chỉ có duy nhất một khóa chính

 Khóa dự bị (candidate key): Bản chất cũng như khóa chính, nhưng sẽđược làm khóa ở một thời điểm khác Trên một bảng có thể có nhiều khóa

dự bị

 Khóa ngoại (foreign key) được dùng khi hai bảng có quan hệ vớinhau Khóa chính ở bảng thứ nhất được dùng để xác định quan hệ với mộtbảng thứ hai, trường trùng tên với nó ở bảng thứ hai được gọi là khóa ngoại

 Cơ sở dữ liệu (database) là tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ vớinhau, được lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lí của một hệ thốngchương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho những người dùngkhác nhau với các mục đích khác nhau

Một tập hợp các cơ sở dữ liệu có quan hệ với nhau được gọi là một hệ cơ sở

dữ liệu (database system) hay ngân hàng dữ liệu (data bank)

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System, viết tắt DBMS) làmột chương trình máy tính (một bộ các chương trình) được thiết kế để quản trị một

cơ sở dữ liệu, một tập hợp dữ liệu lớn có cấu trúc, phục vụ cho yêu cầu về dữ liệucủa một số lượng lớn người sử dụng

1.1.6.2 Các hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

- Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu được cập nhật vào cơ sở dữ liệu thông qua việc cậpnhật dữ liệu Thể thức dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu không giống như thểthức dữ liệu được nhìn thấy khi nhập Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứngdụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ họa bằng hình thức các form, biểuhiện bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để người sử dụng nhập thông tinhay đánh dấu các mục được chọn

- Truy vấn dữ liệu: Là việc lấy thông tin hoặc dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu raphục vụ cho yêu cầu của người sử dụng Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn

có cấu trúc SQL

- Báo cáo từ cơ sở dữ liệu là việc lấy thông tin hoặc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu

ra dưới dạng bảng biểu cho trước

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG

 Khái niệm về bán hàng

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớnlợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấpnhận thanh toán

Xét về mặt hành vi: Có sự thoả thuận trao đổi diễn ra giữa người mua vàngười bán Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, người bán xuất giaohàng cho người mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

Xét về góc độ kinh tế : Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sảnxuất- kinh doanh, nó có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp, đây là quátrình hàng hoá của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hìnhthái tiền tệ (tiền) hoặc phải thu giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn để tiếp tục quátrình sản xuất kinh doanh tiếp theo

Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thươngmại nói riêng có những đặc điểm chính sau đây:

Có sự trao đổi thoả thuận giữa người mua và người bán, nguời bán đồng ýbán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá: người bán mất quyền sở hữu, ngườimua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua bán Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa,các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hoá và nhận lạicủa khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng Số doanh thu này là cơ sở đểdoanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của mình

 Vai trò của kế toán bán hàng

Ta thấy hoạt động thương mại chủ yếu là trong lĩnh vực lưu thông hàng hoáthực hiện lưu chuyển hàng hoá thông qua khâu: mua vào, dự trữ, bán ra trong đóbán ra là khâu cơ bản, quan trọng nhất, nó có tính chất quyết định đến các khâukhác.

Vì vậy bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò vô cùng quan trọngđối với bất cứ doanh nghiệp nào hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay Bởi vìchỉ có bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ ra và hìnhthành kết quả kinh doanh Khâu bán hàng thực hiện tốt doanh nghiệp mới có khảnăng thu hồi vốn, có lợi nhuận, tạo điều kiện để mở rộng hoạt động kinh doanh,nâng cao đời sống của người lao động, tạo nguồn tích luỹ cho nền kinh tế quốc dân.Hơn thế nữa việc xác định chính xác kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xáchiệu quả hoạt động cuả các doanh nghiệp đối với nhà nước thông qua việc nộp thuế,phí, lệ phí vào ngân sách nhà nước, xác định cơ cấu chi phí hợp lý và sử dụng cóhiệu quả cao số lợi nhuận thu được, giải quyết hài hoà giữa các lợi ích kinh tế: Nhànước, tập thể và các cá nhân người lao động

Do vậy kế toán trong doanh nghiệp với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế,một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vậnđộng của tài sản đó, nhằm kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính củađơn vị, có vai trò quan trọng trong việc phục vụ quản lý, tiêu thụ hàng hoá Như vậyviệc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là tất yếu, công việc kế toán bán hàng

có tốt, có thuận lợi nó giúp cho chủ doanh nghiệp có chiến lược cho bán hàng mộtcách hợp lý Khi nào công tác bán hàng được thực hiện tốt thì doanh nghiệp mới đạtđược kết quả bán hàng như mong muốn, tức là thu được lợi nhuận cao và nâng caohiệu quả vốn kinh doanh Từ đó cho thấy kế toán bán hàng đóng vai trò lớn trongtoàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp

 Yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ bán hàng

Quản lý nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại chính là quá trìnhquản lý các mặt sau:

- Quản lý về giá cả hàng hoá: đây là một công tác quan trọng trong nghiệp

vụ bán hàng Doanh nghiệp phải xây dựng một bảng giá thích hợp cho từng mặthàng, phương thức bán hàng và từng địa điểm kinh doanh, có như vậy doanh nghiệpmới thúc đẩy hàng hoá bán ra được nhanh chóng, đáp ứng được nhu cầu của ngườitiêu dùng Mặt khác, doanh nghiệp cũng phải theo dõi, kiểm tra giá bán của các cửahàng, các trung tâm để tránh hiện tượng bán hàng hoá không đúng qui định

Trong công tác quản lý giá cả thì sổ sách là công cụ đắc lực, phản ánh chínhxác tình hình biến động của hàng hoá, việc phản ánh giá cả của hàng hoá vào sổsách kế toán phải căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn thanh toán và các chứng từ nàyphải có chữ ký của hai bên mua và bán phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp

- Quản lý về số lượng, chất lượng, giá trị hàng bán ra: Bao gồm việc quản

lý từng người mua, từng lần gửi bán, từng nhóm hàng Theo dõi tình hình thực hiện

kế hoạch bán ra của từng cửa hàng, bộ phận kinh doanh Người quản lý phải nắmđược bộ phận kinh doanh từng mặt hàng sản phẩm nào có hiệu quả nhất, để từ đó raquyết định quản lý Tuy nhiên phải dựa trên nguyên tắc từng người chịu tráchnhiệm Các nhân viên bán hàng phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình trên hoáđơn bán hàng trước cơ quan quản lý Việc quản lý chỉ kết thúc khi quyền sở hữuđược chuyển giao và doanh nghiệp nhận được tiền

- Quản lý việc thu hồi tiền hàng và xác định được kết quả bán hàng: Làxem xét số tiền thu được sau khi tiêu thụ được chuyển về đơn vị dưới hình thức nào,

số lượng là bao nhiêu Quản lý bắt đầu từ khi doanh nghiệp ký kết hợp đồng đến khinhận được tiền Nó bao gồm các phát sinh trong quá trình bán hàng, nhận trước tiềncủa khách, giảm giá Quản lý việc thanh toán cho doanh nghiệp tránh được rủi ro,thất thoát, tăng hiệu quả kinh doanh Khi quá trình tiêu thụ kết thúc cần phải quản lýviệc xác định kết quả kinh doanh nhằm đảm bảo tính đúng đắn, tính đủ

Do quá trình kinh doanh của doanh nghiệp phải thực hiện qua nhiều khâu,nhiều bộ phận khác nhau nên khó tránh khỏi tổn thất do đó đòi hỏi mỗi cá nhân,mỗi bộ phận phải chịu trách nhiệm trước đơn vị về số vốn được giao Trong công

góp phần thực hiện tốt chức năng của kế toán Các thông tin của kế toán cung cấptrở nên chính xác giúp nhà quản lý có các quyết định đúng đắn cho công tác tiêu thụhàng hoá.

 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Như đã nói ở trên bán hàng và quản lý nghiệp vụ bán hàng có vai trò sống cònđối với doanh nghiệp thương mại Để quản lý bán hàng đạt hiệu quả, doanh nghiệpthương mại cần sử dụng tổng hợp nhiều công cụ, biện pháp Nằm trong số ấy, kếtoán bán hàng được coi là công vụ sắc bén nhất

Để thực sự là công cụ cho quá trình quản lý, kế toán bán hàng và xác định kếtquả bán hàng phải thực hiện tốt, đầy đủ các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời giám sát chặt chẽtình hình hiện có và sự biến động của từng loại mặt hàng trong thời kỳ cả về gía trị

và số lượng hàng hoá trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phươngthức bán hàng

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu,các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp

- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tìnhhình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước

- Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý kháchhàng, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng, số tiền, khoản nợ, thời hạn và tìnhhình trả nợ…

- Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định

kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng , xác định và phânphối kết quả, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Nhiệm vụ kế toán bán hàng và kết quả bán hàng phải luôn gắn liền vớinhau

Ngoài ra kế toán bán hàng còn có nhiệm vụ lưu giữ chứng từ kế toán, sổ kếtoán để phục vụ cho công tác kiểm toán, công tác thanh tra của các cơ quan quản lý

có liên quan

Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quảthiết thực cho công tác bán hàng nói riêng và hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp nói chung Nó giúp các nhà quản lý kinh doanh hoạch định chiến lược kinhdoanh trong tương lai đúng hướng và có hiệu quả.

1.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán

1.2.1.1 Nguyên tắc giá vốn hàng bán trong các doanh nghiệp sản xuất

Nguyên tắc quan trọng nhất trong kế toán giá vốn hàng bán là nguyên tắcnhất quán

Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ,lao vụ đã thực sự tiêu thụ trong kỳ, ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ được sử dụngkhi xuất kho hàng bán và tiêu thụ Khi hàng hoá đã tiêu thụ và được phép xác địnhdoanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng được phản ánh theo giá vốn hàngbán để xác định kết quả Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quantrọng vì từ đó doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh.Và đối với các doanhnghiệp thương mại thì còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá được khâu mua hàng

có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua

Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán gồm: Trị giá mua thực tế của hàng xuấtkho để bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán Doanh nghiệp có thể

sử dụng các phương pháp sau để xác định trị giá mua thực tế của hàng xuất kho:

* Phương pháp đơn giá bình quân:

Theo phương pháp này, giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ được tính theo công thức:

Giá đơn vị bình

quân cả kỳ dự

trữ

= Trị giá thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Số lượng hàng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

- Giá đơn vị bình quân của kỳ trước:

Giá bình quân của kỳ

* Phương pháp nhập trước – xuất trước

Theo phương pháp này,giả thuyết rằng số hàng nào nhập trước thì xuất trước,xuất hết số hàng nhập trước thì mới xuất số nhập sau theo giá thực tế của số hàngxuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của hàng mua trước

sẽ được dùng làm gía để tính giá thực tế của hàng xuất trước và do vậy giá trị hàngtồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng

* Phương pháp nhập sau – xuất trước:

Phương pháp này giả định những hàng mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên,ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước

* Phương pháp giá hạch toán:

Khi áp dụng phương pháp này, toàn bộ hàng biến động trong kỳ được tínhtheo giá hạch toán Cuối kỳ, kế toán phải tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sanggiá thực tế theo công thức:

Giá mua thực tế của

Hệ số giá = Giá thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ

Giá hạch toán của hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ

* Phương pháp giá thực tế đích danh:

Theo phương pháp này, hàng được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữnguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi xuất hàng nào sẽ tính theo giáthực tế của hàng đó

1.2.1.2 Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng

 Tài khoản kế toán:

Để hạch toán giá vốn hàng bán trong kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản sau:+ TK 632 – giá vốn hàng bán: dùng để phản ánh giá trị của thành phẩm hànghóa cung cấp trong kỳ

Bên nợ:

- Giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ

- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trích lập cuối niên độ kế toán

Bên có:

- Kết chuyển giá vốn hàng hoá,lao vụ, dịch vụ đã cung cấp trong kỳ sang TK911- xác định kết quả kinh doanh

- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoàn nhập cuối niên độ kế toán

TK 632 không có số dư cuối kỳ

+ Các TK phản ánh hàng tồn kho TK 155, TK 156, TK

+ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

+ TK 631 – Giá thành sản xuất đối với doanh nghiệp áp dụng phương phápkiểm kê định kỳ để kế toán hàng tồn kho

 Chứng từ kế toán sử dụng:

+ Phiếu nhập kho, xuất kho

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

1.2.1.3 Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán

 Kế toán giá vốn theo hình thức kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánhthường xuyên, liên tục, có tính hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, sảnphẩm trên sổ kế toán Tài khoản hàng tồn kho được sử dụng để phản ánh số hiện có,tình hình biến động tăng giảm vật tư sản phẩm

Thành phẩm xuất kho TP gửi bán được chấp

gửi bán nhận thanh toán

Thành phẩm xuất bán bị trả lại

 Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kêthực tế thành phẩm xuất bán trên sổ sách kế toán và từ đó tính ra giá vốn hàng bántrong kỳ theo công thức sau:

+

Trị giá thành phẩm nhập kho trong kỳ

-Trị giá thành phẩm tồn cuối kỳ

K/c thành phẩm tồn kho cuối kỳ

TK 155, 157 TK 632 TK 911 K/c thành phẩm tồn kho đầu kỳ

TK 632

Giá trị thành phẩm nhập kho trong kỳ K/c giá vốn cuối kỳ

1.2.2 Kế toán tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất

1.2.2.1 Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng

 Tài khoản kế toán

+ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá

TK 5112- Doanh thu bán sản phẩm

TK 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá.

TK 5117- Doanh thu kinh doanh bất động sản

Bên nợ: - Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu và thuế GTGT tính theophương pháp trực tiếp phải tính trên doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệptrong kỳ

- Các khoản ghi giảm doanh thu bán hàng (giảm giá hàng bán, doanh thu hàngbán bị trả lại, chiết khấu thương mại)

- Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thuần, doanh thu bấtđộng sản đầu tư sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh

Bên có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ, doanh thuBĐSĐT của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán

+ TK 512 – Doanh thu nội bộ

+ TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

+ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

+ Chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo Có của Ngân hàng…

1.2.2.2 Phương pháp kế toán tiêu thụ thành phẩm

 Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và không chịu thuế TTĐB

 Phương thức tiêu thụ trực tiếp

TK 521, 531 TK 511 TK 111, 112, 131

K/c các khoản chiết khấu Doanh thu tiêu thụ

giảm giá, hàng bán bị trả lại hàng hóa chưa thuế Tổng

chấp nhận thanh toán

TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu

 Phương thức bán hàng đại lý ký gửi

TK 154, 155 TK 157 TK 632 Xuất thành phẩm giao đại lý Giá vốn của thành phẩm đã

đầu ra

 Phương thức bán hàng trả góp, trả chậm

TK 911 TK 511 TK 131 K/c xđ kết quả Doanh thu bán hàng Tổng số tiền còn

kinh doanh (giá thu tiền ngay) phải thu

TK 33311 TK 111, 112 Thuế GTGT Số tiền đã thu

đầu ra của khách hàng

TK 515 TK 3387

K/c lãi định kỳ Lãi phải thu

KH

 Phương thức tiêu thụ hàng đổi hàng

TK 154, 155 TK 632 Giá vốn của hàng xuất kho

Thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào

đầu ra được khấu trừ

 Phương thức tiêu thụ nội bộ

TK 154, 155 TK 632 Giá vốn thành phẩm xuất kho

TK 531, 532 TK 512 TK 334 Hàng bán bị trả Xuất trả lương CNV

lại, giảm giá TK 33311

hàng bán TK 431

TK 911

xuất biếu tặng, khen thưởng

Xđ kq kd TK 627, 641, 642 (1) xuất phục vụ sản xuất, bán hàng, QLDN

 Trường hợp doanh nghiệp sản xuất tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và có chịu thuế TTĐB

Đối với các doanh nghiệp chịu thế TTĐB và tính thuế GTGT theo phươngpháp khấu trừ thì ngoài việc phản ánh các bút toán ghi nhận nghiệp vụ bán hàng ởtrên thì đồng thời kế toán phải phản ánh thêm thuế TTĐB qua bút toán:

Nợ TK 511, 512 – Doanh thu chưa có thuế GTGT

Có TK 3332 – Thuế TTĐB

1.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

1.2.3.1 Nội dung và tài khoản kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

+ Chiết khấu thương mại: là khoản mà người bán thưởng cho người mua do

trong một khoảng thời gian nhất định đã tiến hàn mua một khối lượng lớn hàng hóa(hồi khấu) và khoản giảm trừ trên giá bán niêm yết vì mua khối lượng hàng hóatrong một đơn hàng (bớt giá) Chiết khấu thương mại được ghi trong các hợp đồngmua bán hoặc cam kết về mua, bán hàng

TK sử dụng: TK 521 – Chiết khấu thương mại

+ Hàng bán bị trả lại: là số hàng đã coi là tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại

và từ chối thanh toán Tương ứng với hàng bán bị trả lại là giá vốn của hàng trả lại(tính theo giá vốn khi bán), doanh thu của hàng bị trả lại và thuế GTGT đầu ra phảinộp của hàng đã bán bị trả lại đó

TK sử dụng: TK 531 – hàng bán bị trả lại

+ Giảm giá hàng bán: là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hóa đơn hay

hợp đồng do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém phẩm chất, không đúng quycách, giao hàng không đúng thời hạn, địa điểm trong hợp đồng, hàn cũ… tức là cáclỗi do chủ quan của người bán

TK sử dụng: TK 532 – giảm giá hàng bán

+ Kế toán thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu: khi bán hàng hóa chịu thế

TTĐB hoặc thuế xuất khẩu kế toán ghi nhận giá bán bao gồm 2 loại thuế này, sau

đó cuối tháng, xác định tổng số thuế phải nộp và kết chuyển làm giảm doanh thu

TK sử dụng: TK 3332 – thuế TTĐB

TK 3333 – thuế xuất khẩu

1.2.3.2 Phương pháp kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:

1.2.4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

1.2.5 Kế toán chi phí hoạt động tài chính

1.2.5.1 Tài khoản sử dụng

TK 635 – chi phí hoạt động tài chính: phản ánh các khoản chi phí hoạt độngtài chính, gồm: chi phí đi vay, chi phí trả lãi do mua hàng trả chậm, lỗ do thu hồichứng khoán, lỗ do chuyển đổi ngoại tệ…

1.2.6 Kế toán xác định kết quả kinh doanh

1.2.6.1 Tài khoản sử dụng

TK 911 – xác định kết quả kinh doanh

TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY TNHH PHÚ MỸ2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH PHÚ MỸ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

 Tên công ty: Công ty TNHH Phú Mỹ

 Giấy phép kinh doanh số: 0103007196

 Giám đốc: Nguyễn Văn Phú

 Phó Giám Đốc: Dương Văn Trí

 Điện thoai: 0211.3716152

 Fax: 0211.3716151

 Số công nhân viên: 124 người Trong đó: Nhân viên quản lý: 25 người

 Sản phẩm chính: gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp Prime

 Thị trường: các tỉnh thành của cả nước

 Loại hình kinh doanh: kinh doanh nội địa

 Loại hình công ty: thương mại

 Trụ sở chính: Thị trấn Thổ Tang- Vĩnh Tường- Vĩnh Phúc

Công ty TNHH PHÚ MỸ là một tổ chức kinh tế độc lập, có tư cách phápnhân được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1902001141 cấpngày 10/4/2005 của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc với các đặc điểm cơ bản: + Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH PHÚ MỸ

+ Công ty TNHH PHÚ MỸ hình thành và phát triển trong giai đoạn nền kinh

tế đất nước có nhiều biến động mạnh mẽ Giai đoạn đầu từ những năm 2005, 2006kinh tế đất nước tăng trưởng, phát triển mạnh mẽ và đến mấy năm gần đây do ảnhhưởng suy thoái kinh tế sự phát triển của Công ty cũng gặp không ít khó khăn Tuy

nhiên cho đến nay Công ty TNHH PHÚ MỸ vẫn đứng vững và có những thành tựulớn trong kinh doanh.

+ Công ty được thành lập dưới hình thức góp vốn của các chủ sở hữu với sốvốn điều lệ là 7,6 tỷ đồng Ban đầu quy mô kinh doanh còn hạn hẹp nhưng đến naythị trường cũng như những cớ sở vật chất của Công ty đã tăng lên không ngừng.Công ty đã phân phối các sản phẩm cho thị trường hầu hết các tỉnh mền Bắc, một

số tỉnh miền Trung và cả miền Nam Cơ sở vật chất của Công ty hiện nay gồm có:Một tòa nhà 3 tầng với diện tích 2000 m2 dùng cho khối văn phòng,còn lại là cácnhà kho với diện tích 8000 m2

+ Khi thành lập Công ty với đội ngũ nhân viên còn hạn chế với 48 người,nhưng đến thời điểm này tổng số nhân viên là 124 Đời sống công nhân viên ngàycàng được nâng cao với thu nhập bình quân hiện nay là 3 trđ/ người

 Vốn điều lệ khi thành lập công ty là 5.700.000.000 đồng

 Vốn nhà nước: 1.710.000.000 đồng chiếm tỉ lệ: 30%

 Vốn của các cổ đông khác: 3.900.000.000 đồng chiến tỉ lệ: 70%

 Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2009:

 Tổng doanh thu: 1186 triệu đồng, tăng hơn 30% so với năm 2008

 Lợi nhuận: 6287 triệu đồng

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

* Chức năng của công ty: Với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là gạch ốp lát

cao cấp và ngói lợp Prime, Công ty có chức năng quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn,lao động, giữ gìn nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị phục vụ hoạt động kinhdoanh góp phần phát triển thị trường phân phối vật liệu xây dựng cho hầu hết cáctỉnh miền Bắc, một số tỉnh miền Trung và cả miền Nam

* Nhiệm vụ của công ty:

- Chấp hành các điều lệ, các quy định, quy phạm tiêu chuẩn chất lượng hànghóa, các chính sách mang tính chất bắt buộc của nhà nước

- Phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, chịu trách nhiệm đóngthuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật

- Hoàn thành các chỉ tiêu đặt ra về sản lượng, doanh thu, lợi nhuận và đảmbảo đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ công nhân viên.

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:

 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty:

- Ban giám đốc Công ty: Có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tình hình hoạt

động kinh doanh và sự phối hợp giữa các phòng ban trong Công ty, chịu tráchnhiệm quản lý tình hình tài chính và vốn của Công ty Giám đốc công ty là ngườilãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm trước nhà nước, pháp luật về mọi hoạt động kinhdoanh của công ty

- Phòng kinh doanh: Tham mưu cho ban giám đốc về kế hoạch tiêu thụ

hàng hóa, nghiên cứu chiến lược marketing cho công ty, tổ chức khai thác thịtrường, khai thác nguồn hàng gắn với thị trường tiêu thụ, phát triển mạng lưới hệthống bán hàng, , thực hiện việc ký kết các hợp đồng mua hàng hóa vào và bán rathị trường

- Phòng kế hoạch: Phòng kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh

PHÓ GIÁM ĐỐC

Phòng kinh doanh Phòng kế toán

Phòng kế hoạch

GIÁM ĐỐC

Phòng tổ

chức hành

chính

dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch của từng đơn vị để báo lên cho thủ trưởngđơn vị

- Phòng tổ chức hành chính: Phụ trách về vấn đề tổ chức nhân sự, tiếp

nhận, điều chuyển CB - CNV của Công ty Tổng hợp tiền lương, tiền thưởng cho

CB - CNV hàng tháng

- Phòng kế toán: Có nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp số liệu và chịu trách

nhiệm công tác hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn công tytheo đúng chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành Cung cấp về tài chính,cân đớithu chi, đảm bảo về vốn phục vụ cho hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi