kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh lê đức thành

Phương pháp thực hiện đề tài : - Phương pháp thu thập số liệu + Số liệu sơ cấp: Được thu thập qua việc quan sát của bản thân em và phỏng vấn cô kế toán trưởng về tình hình xuất- nhập -

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Sự đổi mới sâu sắc và mạnh mẽ của nền kinh tế đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phảitìm cho mình một hướng đi hợp lí để theo kịp xu thế phát triển đất nước nói riêng vàtheo kịp tiến bộ thế giới nói chung Trong cơ chế mới đó, sự tồn tại của một doanhnghiệp là kết quả của cả quá trình khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, tổchức quản lí và hoàn thiện không ngừng các công cụ quản lí Lĩnh vực hoạt động củacác doanh nghiệp này tập trung chủ yếu ở ngành sản xuất công nghiệp, nông nghiệp,xây dựng, thương mại và dịch vụ đáp ứng nhu cầu vật chất ngày càng đa dạng, phongphú cho xã hội, đặc biệt là trong toàn xã hội Bởi các công trình kiến trúc, công trìnhcông nghiệp, công trình cơ sở hạ tầng….hàng ngày, hàng giờ liên tiếp mọc lên, có thểnói rằng tốc độ phát triển của lĩnh vực này là nhanh chưa từng có ở nước ta Thànhcông của ngành này đã tạo tiền đề không nhỏ đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá,hiện đại hoá mà chúng ta đang theo đuổi

Ở bất kỳ doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất nào, mục tiêu hàng đầu là lợinhuận, mà muốn thu được lợi nhuận cao thì phải hạ thấp được giá thành sản phẩm.Muốn hạ thấp được giá thành sản phẩm thì doanh nghiệp phải hạ thấp được các chi phí,trong đó có chi phí nguyên vật liệu

Công ty TNHH Lê Đức Thành vừa là doanh nghiệp thương mại, vừa là doanhnghiệp sản xuất nên công ty chuyên sản xuất gia công sản phẩm cơ khí, sản xuất sắttấm, que hàn thép lá, thép lá kẽm, ống mạ các loại, kinh doanh mua bán sản phẩm theogiấy phép của bộ thương mại Qua thời gian thực tập tại Công ty, em đã đi sâu tìm hiểuthực trạng sản xuất kinh doanh ở Công ty, nhận thấy sự quan trọng của nguyên vật liệucũng như tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu đối với Công ty

Với những kiến thức đã học ở trường và qua thực tế công tác nghiên cứu tìmhiểu trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Lê Đức Thành, em mạnh dạn đi sâu

nghiên cứu đề tài:” kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Lê Đức Thành ” với

mục đích đưa ra một số giải pháp nâng cao công tác quản lý và hạch toán nguyên vậtliệu

2 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài

* Mục tiêu chung: Nghiên cứu, đánh giá kế toán nguyên vật liệu tại Công tyTNHH Lê Đức Thành Từ đó phát hiện ra những mặt tốt để phát huy và mặt còn tồn tại

để khắc phục, nhằm giảm bớt chi phí về nguyên vật liệu dẫn đến lợi nhuận cao hơn

* Mục tiêu cụ thể:

+ Tìm hiểu chung về lý luận kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp.+ Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Lê ĐứcThành

+ Đề xuất một số ý kiến hoàn thiện việc vận dụng kế toán nguyên vật liệu tại Công

ty TNHH Lê Đức Thành

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: tình hình nguyên vật liệu tại công ty TNHH Lê Đức Thành

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: công ty TNHH Lê Đức Thành

+ Về thời gian: tập trung thu thập xử lý số liệu về tình hình nguyên vật liệu tháng

3 năm 2012

4 Phương pháp thực hiện đề tài :

- Phương pháp thu thập số liệu

+ Số liệu sơ cấp:

Được thu thập qua việc quan sát của bản thân em và phỏng vấn cô kế toán trưởng

về tình hình xuất- nhập - tồn nguyên vật liệu tại công ty để có những đánh giá sơ bộ vềtình hình sử dụng nguyên vật liệu

+ Số liệu thứ cấp:

Được thu thập từ các báo cáo tài chính, bảng tổng hợp xuất nhập tồn, phiếu xuấtkho, nhập kho, số liệu sổ cái để có những đánh giá chính xác, khách quan hơn về tìnhhình sử dụng nguyên vật liệu

- Phương pháp xử lý số liệu

Sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh để từ đó thấy được hiệu quả

sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty

5 Kết cấu của khoá luận tốt nghiệp: gồm 3 chương

Chương 1 Cơ sở lý luận của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.Chương 2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ại công ty TNHH Lê ĐứcThành

Chương 3 Các kết luận và đề xuất về kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH

Lê Đức Thành

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG

DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1.Cơ sở lý luận của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.1.1 Các khái niệm

* Khái niệm hàng tồn kho:

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02- hàng tồn kho, quy định hàng tồn kho

là tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường

- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất,kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn có vaitrò quan trọng trong quá tình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Như vậy, hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản ngắn hạn

dự trữ cho sản xuất lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất chế tạo ở doanhnghiệp

* Khái niệm nguyên vật liệu: nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho,

là đối tượng lao động và là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sởvật chất hình thành nên sản phẩm mới Trong quá trình tham gia vào hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sảnxuất và toàn bộ giá trị được tiêu hao một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra (theochuẩn mực kế toán Việt Nam số 02- hàng tồn kho)

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu:

Trong thực tế mỗi doanh nghiệp sản xuất đều sử dụng nhiều loại nguyên vậtliệu khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung, tính chất, công dụng kinh tế khácnhau Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán chi tiết cần phải phân loại vật liệutheo các tiêu thức khác nhau

- Thứ 1: Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu bao gồm:

+ Nguyên vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên vật liệu chính là khi tham gia

vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trịcủa nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới

+ Nguyên vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để làm

tăng chất lượng và hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất,bao gói sản phẩm Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm

+ Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản

xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản

lý … Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí

+ Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết

bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ ……

+ Vật liệu và thiết bị cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho công việc xây

dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bịkhông cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho côg trình xây dựng

cơ bản

+ Vật liệu khác: Là những vật liệu không được xếp vào các loại trên Các loại này

do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý tài sản cốđịnh

- Thứ 2: Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên vật liệu được chia thành:

+ Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài

+ Nguyên liệu, vật liệu tự gia công, chế biến

- Thứ 3: Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chiathành:

+ Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất linh doanh.

+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý

+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác

1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu:

* Yêu cầu quản lý:

Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòihỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu từ khâu thu mua,

sử dụng, bảo quản để đảm bảo cho quá trình sản xuất được kịp thời, chất lượng

- Thứ 1: Khâu thu mua

Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá, công dụng khác nhau, mức độ và tỉ lệ tiêuhao khác nhau, do đó việc thu mua phải đảm bảo đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩmchất tốt, giá mua hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tâm đếnchi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa

- Thứ 2: Khâu dự trữ:

Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ hợp lý, đảm bảo cho quátrình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn, ngừng trệ do cungcấp không đủ, không đúng, không kịp thời

- Thứ 4: Khâu bảo quản:

Cần đảm bảo đúng quy định, chế độ phù hợp với tính chất, đặc điểm của từngloại, tránh nhầm lẫn các loại

* Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:

Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu là mộttrong những nội dung quan trọng trong công tác quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh

ở doanh nghiệp Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lí vật liệu, kế toánvật liệu cần thực hiện tốt nhiệm vụ:

- Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệutrên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp

- Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đốitượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện

và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích

- Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịpthời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng, và có biện pháp giảiphòng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại

- Thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lí, lập các báo cáo về vật liệu,tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu

1.2 Nội dung kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1.2.1 Quy định của chuẩn mực kế toán về nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho nên chịu sự chi phối của

chuẩn mực VAS 01”chuẩn mực chung” và chuẩn mực kế toán VAS 02 “ Hàng tồnkho”

1.2.1.1.Các nguyên tắc kế toán cơ bản

+ Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tàisản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí như: thanh toán tiền muaNVL, nhập kho NVL, bán hàng thu tiền, xuất kho vật liệu vào sx,…được ghi vào sổ kếtoán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu tiền hay chi tiềnhoặc tương đương tiền

+ Nguyên tắc giá gốc: Giá trị của bộ phận của tài sản của doanh nghiệp là NVL,thành phẩm được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của NVL, thành phẩm được tính theo

số tiền hay tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đóvào thời điểm tài sản đó được ghi nhận

+ Nguyên tắc đánh giá:

- Nguyên tắc giá phí:

Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: chi phí mua, chiphí chế biến và các chi phí khác có lien quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó.

Chi phí mua vật tư bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phívận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua vật tư trừ các khoản chiết khấuthương mại và giảm giá hàng mua

Chi phí chế biến vật tư bao gồm các chi phí có lien quan trực tiếp đến sản xuấtchế biến ra các loại vật tư đó

Trường hợp sản xuất nhiều loại vật tư trên một quy trình công nghệ trong cùngmột thời gian mà không thể tách được các chi phí chế biến thì phải phân bổ các chi phínày theo tiêu chuẩn thích hợp

Trường hợp có sản phẩm phụ được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được,giá trị này được loại trừ khỏi chi phí chế biến đã tập hợp chung cho sản phẩm chính

Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí khácphát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hang, chi phí quản lý doanh nghiệp khôngđược tính vào giá gốc của vật tư

- Nguyên tắc nhất quán:

Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được ápdụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán 1 năm Trường hợp có thay đổi chính sách

và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi

đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính

- Nguyên tắc thận trọng:

Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kếtoán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

a/ Phải lập các khoản dự phòng không quá lớn

b/ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập

c/ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí

d/ Doanh thu và thu nhập được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thuđược lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năngphát sinh chi phí

- Nguyên tắc trọng yếu:

Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thong tin hoặc thiếuchính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnhhưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính Tính trọng yếu phụthuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàncảnh cụ thể Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương tdiện địnhlượng và định tính

1.2.1.2 Xác định giá trị hàng tồn kho

Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiệnđược thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Giá gốccủa HTK bao gồm : chi phí mua , chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếpkhác để có được HTK ở thời điểm và trạng thái hiện tại

Đối với chi phí mua HTK mà trong DNSX đó là chi phí mua NVL phục

vụ sản xuất, chi phí mua bao gồm: giá mua trả ngay, các loại thuế không được hoàn lại,chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho bãi,…phát sinh trong quá trình muaNVL Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua không được tính vào giágốc của HTK Khi NVL xuất kho đưa vào quá trình sản xuất thì chi phí NVL đượcxác định theo 1 trong 4 phương pháp tính giá HTK là: phương pháp bình quân giaquyền, phương pháp thực tế đích danh, phương pháp Nhập trước-Xuất trước, phươngpháp Nhập sau –Xuất trước

+ Phương pháp giá thực tế đích danh

Phương pháp giá thực tế đích danh là phương pháp mà giá thực tế đơn vị khi hàngtồn kho mua và nhập kho được tính chính xác cho số lượng của chính mặt hàng đó khixuất dùng hoặc tồn kho cuối kỳ Phương pháp này đòi hỏi mỗi loại mặt hàng quản lý ởkho được làm dấu riêng biệt để có thể xác định chi phí ở bất kỳ thời điểm nào Do vậy,

nó thường áp dụng cho những vật tư có giá trị lớn nhưng số lượng ít, có thể dẽ dàngtheo dõi hoặc xác định số lượng mỗi khoản mục khi nhập hoặc xuất

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được giữ nguyên giá từ lúc nhập kho tới lúcxuất kho mà doanh nghiệp không thể lựa chọn một loại giá khác để thay thế Phương

pháp này phản ánh trung thực giá trị của hàng đã xuất dùng và hàng tồn kho cuối kỳ kếtoán.

+ Phương pháp giá bình quân

Phương pháp giá bình quân dựa trên giả định rằng giá gốc của hàng tồn kho cuối

kỳ và hàng xuất trong một kỳ kế toán phản ánh giá bình quân của các lần nhập và hàngđầu kỳ kế toán Có hai phương pháp tính giá thực tế bình quân là giá thực tế bình quânliên hoàn và giá thực tế bình quân gia quyền cố định

* Theo phương pháp bình quân liên hoàn, đơn giá thực tế bình quân được tính cho mỗilần xuất trên cơ sở giá và số lượng nhập thực tế tới thời điểm xuất

Trị giá thực tế của NVL tới thời điểm xuất

Đơn giá thực tế bình quân =

Số lượng thực tế của NVL tới thời điểm xuất

* Theo phương pháp bình quân gia quyền cố định, giá thực tế đơn vị hàng tồn khođược xác định khi hết kỳ trên cơ sở giá và số lượng nhập trong kỳ Trình tự xác địnhnhư sau:

*Tính đơn giá thực tế của hàng i sau mỗi lần nhập kho:

Đơn giá thực Trị giá thực tế hàng i tồn Trị giá thực tế hàng i nhập

tế của mặt kho trước lần nhập thứ t kho ở lần nhập thứ thàng i sau =

lần nhập t Số lượng thực tế hàng i tồn Số lượng thực tế hàng i nhập kho trước lần nhập thứ t kho ở lần nhập thứ t

* Xác định giá thực tế của hàng i khi xuất kho:

Giá thực tế mặt Số lượng mặt hàng Đơn giá thực tế của mặt

hàng i xuất kho i xuất kho hàng i sau lần nhập t

* Xác định giá trị hàng tồn kho vào cuối kỳ:

Giá thực

tế hàng inhập kho

Giá thực

tế hàng ixuất kho

-+

+

Trong hệ thông kiểm kê định kỳ, đơn giá thực tế vật tư tồn kho được tính theo giá

bình quân của toàn bộ kỳ kế toán vì chi phí bình quân chỉ được xác định vào cuối kỳ kếtoán Đơn giá thực tế bình quân của hàng tồn kho được xác định theo công thức sau:

Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế

hàng i tồn = hàng i tồn + hàng i tăng - hàng i tồn

kho cuối kỳ kho đầu kỳ trong kỳ kho cuối kỳ

Phương pháp giá bình quân có ưu điểm là đơn giản, dễ sử dụng, cung cấp thông tin

về giá trị hàng xuất dùng và giá trị tồn kho trên cơ sở giá trung bình của cả một thời kỳ.Khi sử dụng phương pháp này thì những ảnh hưởng về thay đổi giá cả đầu vào đối vớigiá trị hàng xuất dùng và hàng tồn kho không được chú trọng

+ Phương pháp giá nhập trước – xuất trước (FIFO):

Phương pháp nhập trước xuất trước tức là giá của những mặt hàng nào nhập khotrước tiên sẽ sử dụng để tính giá cho hàng xuất dùng hay là giá thực tế của hàng xuấtkho được tính theo đơn giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ;đơn giá của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểmcuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho

Khi áp dụng phương pháp này, giá trị hàng tồn kho trình bày trên bảng cân đối kếtoán sẽ tương dương với giá trên thị trường

+ Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO):

Phương pháp nhập sau xuất trước tức là giá thực tế của hàng xuất kho được tínhtheo đơn giá của lô hàng nhập sau hoặc gần lần nhập sau cùng; sau khi xuất hết mớitính đến những lần nhập trước gần đó; còn đơn giá của hàng tồn kho cuối kỳ được tínhtheo giá của hàng tồn đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho

Số lượng hàng i tồn cuối kỳ

=

+

+

Khi áp dụng phương pháp này, giá trị hàng tồn kho trình bày trên bảng cân đối kếtoán sẽ phản ánh theo giá cả trong quá khứ.

1.2.2 Kế toán nguyên vật liệu theo chế độ kế toán hiện hành

( theo quy định 48/2006/QĐ-BTC)

1.2.2.1 Chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp bao gồm:

- Phiếu nhập kho (01-VT)

- Phiếu xuất kho( 02-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm( 03-VT)

- Thẻ kho.(05-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.(07 –VT)

- Hóa đơn GTGT( bên bán lập) (01GTKT-3LL)

- Hóa đơn thông thường ( bên bán lập)(02GTTT-3LL)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.(03PXK- 3LL)

Trong đó biên bản kiểm nghiệm và phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ là các chứng

từ hướng dẫn, còn lại là các chứng từ bắt buộc

1.2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, loại tài sản cần phải được

tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật không chỉ theo từngkho mà còn theo từng thứ, từng loại, nhóm và phải tiến hành đồng thời cả ở kho vàphòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho Các doanh nghiệp phải tổ chức

hệ thống chứng từ và lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phùhợp với doanh nghiệp nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu

* Phương pháp thẻ song song:

Phương pháp được khái quát bằng sơ đồ sau:

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu và bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn được mở

và theo dõi tại phòng kế toán

Ghi hàng ngày

Đối chiếu kiểm tra

Ghi cuối kỳ

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu sản phẩm hànghóa để ghi chép tình hình nhập xuất tồn theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị,

Cuối tháng, kế toán cộng số chi tiết nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻkho Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu chi tiết vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồntheo từng nhóm, loại nguyên vật liệu

Đánh giá phương pháp thẻ song song:

- Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ thực hiện, dễ kiểm tra đối chiếu Do đó cóthể phát hiện sai sót trong quá trình nhập – xuất – tồn đơn giản hơn

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lập ở chỉ tiêu sốlượng Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng, do đó hạn chế chứcnăng kiểm tra kịp thời của kế toán

Chứng từ nhập

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp số dư

Nguồn: Phòng kế toán

Nội dung:

- Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn nguyên vậtliệu, cuối tháng phải ghi số kho của từng thứ vật liệu ở thẻ kho vào sổ số dư ở cột chỉtiêu và giá trị

- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư dùng cho cả năm để ghi số tồn kho cuốitháng (quý), chuyển cho thủ kho Kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đểghi vào bảng kê nhập, xuất, sau đó ghi vào bảng lũy kế nhập, xuât kho nguyên vật liệutheo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị

Cuối kỳ, kế toán tổng hợp tình hình nhập xuất nguyên vật liệu từ bảng kê lũy kế

để lập bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn Sau đó, nhận lại sổ số dư từ thủ kho để đốichiếu với giá trị ghi trên bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn

Đánh giá phương pháp sổ số dư:

- Ưu điểm: Tránh được việc ghi chép trùng lập giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu

số lượng

- Nhược điểm: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn theo dõi về mặt hiệnvật phải xem trên thẻ kho, do đó việc kiểm tra sai sót giữa thủ kho và kế toán gặp nhiềukhó khăn Do kế toán ghi chép tình hình xuất kho hàng ngày nên nhiều khi việc xácđịnh giá trị nguyên vật liệu không dễ dàng

Phạm vi áp dụng:

Phương pháp này chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượngcác nghiệp vụ nhập xuất tồn nhiều, diễn ra thường xuyên, chủng loại nguyên vật liệunhiều, trình độ và nghiệp vụ của kế toán cao

* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phương pháp được khái quát bằng sơ đồ sau:

Ghi cuối kỳ

- Ở phòng kế toán: Kế toán mở bảng kê nhập, xuất, tồn cho từng loại nguyên vậtliệu Hằng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được chứng từ nhập, xuất đã được thủ khophân loại Kế toán tiến hành ghi chép vào bảng kê nhập, xuất nguyên vật liệu Cuốitháng, kế toán cộng số vật liệu trên bảng kê nhập, xuất nguyên vật liệu rồi ghi vào sổđối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm và được ghi vào một lần cuối tháng

Cuối tháng, tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyểnvới thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp

Đánh giá phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối kỳ

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu

- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lầnvào cuối tháng.

- Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn trùng lập ở chỉ tiêu số lượng như phươngthức sổ song song, việc kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chỉ được tiến hànhvào cuối tháng và hạn chế tác dụng kiểm tra

Phạm vi áp dụng: Được sử dụng trong các doanh nghiệp không bố trí riêng nhân

viên kế toán nguyên vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép tình hình nhập xuấthàng ngày

1.2.2.3 Tài khoản và vận dụng tài khoản

* Theo phương pháp kê khai thường xuyên

+ Khái niệm

Phương pháp kê khai thương xuyên (KKTX) là phương pháp phản ánh thườngxuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán Sau mỗilần nhập kho, xuất kho thì kế toán phải tính toán giá trị của vật tư, hàng hóa nhập kho,xuất kho và phản ánh vào sổ sách kế toán một cách kịp thời Vì vậy, số lượng và giá trịcủa mỗi loại hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định được ở bất cứ thời điểm nàotrong kỳ kế toán

+ Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 151_ Hàng mua đang đi đường: Tài khoản này dùng để phản ánh

giá trị các loại vật tư mua ngoài đã thuôc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuốitháng vẫn chưa về nhập kho doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến bãihoặc đã bề doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm, nhập kho Kết cấu tài khoản151:

Nợ TK151 Có

SDĐK: Giá trị vật tư, hàng hóa thực tế

mua đang đi đường tồn đầu kỳ

Giá trị vật tư đang đi trên đường

đã về nhập khoGiá trị vật tư đang đi trên đường

SDCK: Giá trị vật tư đã mua

Tài khoản 152_ Nguyên liệu và vật liệu: dùng để phản ánh giá trị hiện có và

tình hình biến động của các loại vật liệu trong kho của doanh nghiệp

Kết cấu tài khoản 152.

Kết cấu tài khoản 138

- Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, thuê ngoài gia công, chế biến, hoặc đưa đi góp vốn;

- Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua;

- Chiết khấu NVL khi mua được hưởng

- Trị giá NVL hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê

- Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua

ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế

biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các

nguồn khác;

- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê;

- Phế liệu thu hồi được

SDCK: Trị giá thực tế của nguyên liệu,

vật liệu tồn kho cuối kỳ

- Giá thành sản xuất thực tế củasản phẩm đã chế tạo xong nhậpkho hoặc chuyển đi bán

- Trị giá phế liệu thu hồi, giá trịsản phẩm hỏng không sữa chữađược

- Trị giá nguyên vật liệu, hàng hóagia công xong nhập lại kho

- Các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp,

chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất

chung phát sinh trong kỳ

- Các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp,

chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng

máy thi công, chi phí sản xuất chung phát

sinh trong kỳ liên quan đến giá thành sản

phẩm xây lắp công trình hoặc giá thành xây

lắp theo giá khoán nội bộ

SDCK: Trị giá thực tế của nguyên liệu,

vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nợ TK138 Có

SDĐK: Các khoản nợ phải thu khác chưa

thu được đầu kỳ

Tài khoản này có thể có số dư bên Có: số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn sốphải thu( trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng)

Tài khoản 138 có 3 tài khoản cấp 2 như sau:

SDĐK: Số tiền còn phải trả, còn phải

- Kết chuyển giá trị tài sản thiếuvào các tài khoản có liên quantheo quyết định ghi trong biên bản

xử lý

- Kết chuyển các khoản phải thu

về cổ phần hóa công ty nhà nước

- Số tiền đã thu được về các khoản

nợ phải thu khác

- Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý

- Phải thu của cá nhân, tập thể( trong và

ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu đã xác

định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý

ngay

- Số tiền phải thu về các khoản phát sinh

khi cổ phần hóa công ty nhà nước

- Phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận

được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính

- Các khoản nợ phải thu khác

SDCK: Các khoản nợ phải thu khác

chưa thu được cuối kỳ

nộp đầu kỳ

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ: phản ánh số đã trả , đã nộp nhiều hơn số phảitrả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã hội đã chi trả cho công nhân viên chưa được thanhtoán và kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù

Tài khoản 338 có các tài khoản cấp 2 như sau:

- TK 3381 - Tài sản thừa chờ xử lý

- TK 3382 - Kinh phí công đoàn

- TK 3383 - Bảo hiểm xã hội

* Hạch toán nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu:

- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

- Phải trả của cá nhân, tập thể( trong và ngoài đơn vị) đối vớitài sản thừa đã xác định rõ nguyênnhân và có biên bản xử lý ngay

- Số tiền phải trả về các khoản phát sinh khi cổ phần hóa công ty nhà nước

- Trích các khoản bảo hiểm với công nhân viên

- Phải trả về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính

-

- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài

khoản có liên quan theo quyết định ghi

trong biên bản xử lý

- Kết chuyển các khoản phải trả về cổ phần

hóa công ty nhà nước

- Các khoản bảo hiểm đã nộp

- Số tiền đã trả và đã nộp khác

-

SDCK: Số tiền còn phải trả, còn phải

nộp cuối kỳ

Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau nhưtăng do mua ngoài, tăng do gia công chế biến, tăng do được góp vốn liên doanh, dophát hiện thừa khi kiểm kê nguyên vật liệu trong kho Trong mọi trường hợp, doanhnghiệp phải làm đầy đủ các thủ tục nhập kho, lập đủ các loại chứng từ theo quy định.Trên cơ sở các hóa đơn, chứng từ, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấuthành nên giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho vào các tài khoản kế toán theonguyên tắc giá gốc hay giá trị thuần có thể thực hiện được.

Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu nhập trực tiếp cho công trình, kếtoán và thủ kho sau khi làm thủ tục kiểm tra về số lượng, quy cách, phẩm chất củanguyên vật liệu, làm thủ tục nhập cho công trình, đồng thời làm luôn thủ tục xuất khophục vụ thi công xây lắp tại công trình

Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu của kế toán phụthuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ

- TH1: Hàng về và hóa đơn cùng về:

Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan kế toán ghi:

Nợ TK 152: Phần ghi vào giá trị nguyên vật liệu nhập kho

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Chưa thanh toán cho người bán ( theo giá thanh tóan)

Có TK 111, 112, 311: Thanh toán cho người bán

- TH2: Trường hợp hàng đang đi đường:

Khi kế toán chỉ nhận được hóa đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưuhóa đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bìnhthường như trường hợp trên, nhưng nếu đến cuối tháng, hàng vẫn chưa về thì căn cứvào hóa đơn và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK151: Phần được tính vào giá nguyên vật liệu

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK331: Chưa thanh toán cho người bán

Có TK 111, 112, 311: Thanh toán cho người bánCác tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK152

Có TK 151

- TH3: Hàng về chưa có hóa đơn:

Khi kế toán chỉ nhận được phiếu nhập, chưa nhận được hóa đơn thì căn cứ vàolượng nguyên vật liệu thực tế nhập kho và giá tạm tính( giá hạch toán), kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK331Khi nhận được hóa đơn, kế toán dùng bút toán ghi bổ sung, hoặc ghi số âm đểđiều chỉnh giá tạm tính thành giá hóa đơn và phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ.Chẳng hạn, khi giá hóa đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung:

Nợ TK 152: Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính

- TH4: Doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán:

Nợ TK 331:

Có TK 111,112…

- TH5: Nhập kho nguyên vật liệu từ các nguồn khác:

Nguyên vật liệu của các doanh nghiệp có thể được nhập từ các nguồn khác nhaunhư: Nhập kho nguyên vật liệu tự chế, gia công xong, do nhận vốn kinh doanh bằnggiá trị nguyên vật liệu phản ánh nhập kho trong các trường hợp này, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá thực tế NVL nhập kho

Có TK154: Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công

Có TK 411: Nhận vốn kinh doanh bằng NVL

Có TK128,222: Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL

Có TK 338: NVL vay mượn tạm thời của đơn vị khác

Có TK 711: Phế liệu thu hồi từ họat động thanh lý TSCĐ

Trường hợp phát sinh thừa, thiếu trong quá trình mua hàng

Kế toán quá trình mua hàng thường phát sinh những khoản thừa, thiếu khi kiểmnhận nhập kho Việc xác định trách nhiệm các khoản này tùy thuộc vào hợp đồng muabán, trong đó có quy định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên.

- Số hàng nhận thực tế nhỏ hơn số hàng ghi trên hóa đơn (thiếu hàng), doanhnghiệp lập Phiếu nhập kho theo đúng số lượng thực nhận Nếu hàng mua theo phươngthức chuyển hàng thì hàng thiếu không thuộc thẩm quyền của doanh nghiệp mua Nếumua hàng theo phương thức nhận hàng thì bên mua phải chịu rủi ro về số hàng thiếuhụt Đơn vị phải lập biên bản để xác định trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liênquan đến số hàng thiếu này

+ Khi chưa xác đinh rõ nguyên nhân, ghi:

Nợ TK 138 (1381) - Nếu chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý

Có TK 11X, 331,

+ Khi có quyết định xử lý thì căn cứ quyết định, ghi:

Nợ TK 152, 153 - Ghi phần giá trị hàng thiếu trong định mức

Nợ TK 138 (1388) - Ghi số phải thu cá nhân, đơn vị bồi thường

Có TK 138 (1381) - Xử lý giá trị của hàng thiếu

- Số hàng nhận thực tế lớn hơn số hàng ghi trên hóa đơn (thừa hàng):

Nếu doanh nghiệp mua hàng theo phương thức chuyển hàng, số thừa thuộc vềngười bán Doanh nghiệp hạch toán nhập kho và thanh toán theo hóa đơn Trường hợpdoanh nghiệp mua hàng thừa, người bán phải lập bổ sung hóa đơn về số lượng gửi đếncho doanh nghiệp Sau đó kế toán ghi sổ như trường hợp mua hàng bình thường.Trường hợp doanh nghiệp không mua hàng thừa, kế toán hạch toán nhập kho và thanhtoán theo hóa đơn, còn hàng thừa giữ hộ người bán Kế toán ghi:

Nợ TK 002 - Hàng hóa, vật tư giữ hộ

Nếu doanh nghiệp mua hàng theo phương thức nhận hàng, số hàng thừa thuộc vềdoanh nghiệp, kế toán hạch toán nhập kho theo số lượng thực tế và thanh toán chongười bán theo hóa đơn, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153 - Giá trị toàn bộ số hàng

Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT hàng hóa dịch vụ (nếu có)

Có TK 11X, 331 - Trị giá thanh toán theo hóa đơn

Có Tk 338 (3381) - Giá trị hàng thừa

Sau này tùy theo quyết định của doanh nghiệp mà kế toán ghi sổ cho phù hợp

* Hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu:

Khi xuất nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho hoạtđộng xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp và các nhu cầu khác, căn cứ vào giá thực tếxuất kho tính cho từng đối tượng sử dụng, theo phương pháp kế toán xác định, kế toánphản ánh vào các Tài khoản liên quan

- TH1: Kế toán tổng hợp các phiếu xuất NVL cho từng bộ phận sử dụng, xác định giátrị thực tế xuất kho để phân bổ giá trị NVL xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh

Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho

- TH2: Trường hợp doanh nghiệp xuất NVL để góp vốn liên doanh, hoặc trả vốn gópliên doanh, căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vốn, kế toán ghi:

Nợ TK 222: Góp vốn liên doanh ( theo giá thỏa thuận)

Nợ TK 411: Trả vốn góp liên doanh( theo giá thỏa thuận)

Nợ (Có) TK 412: Chênh lệch giá ( nếu có)

Có TK 152: ghi theo giá thực tế xuất kho

- TH3: Trường hợp doanh nghiệp xuất kho NVL để gia công chế biến thêm trước khiđưa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của NVL xuất kho, kế toán ghi:

Có TK152

- Vật liệu mất mát, thiếu hụt trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản

- Giảm vật tư do cho vay tạm thời

* Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

+ Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) là phương pháp không theo dõi

một cách thường xuyên, liên tục trên sổ kế toán tình hình biến động của từng loại hàngcủa doanh nghiệp Đối với phương pháp này thì toàn bộ vật tư, hàng hóa mua vào đềuđược theo dõi qua tài khoản mua hàng

+ Tài khoản sử dụng

Trong trường hợp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kếtoán vật tư không theo dõi tình hình biến động tồn kho mà chỉ theo dõi vật tư mua vào,tồn cuối kỳ và đầu kỳ để xác định hàng xuất dùng trong kỳ Với đặc điểm đó, tài khoản

sử dụng trong phương pháp kiểm kê dịnh kỳ có những đặc trưng sau:

Tài khoản 611 – mua hàng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình mua vật

tư ở doanh nghiệp

Kết cấu tài khoản này như sau:

Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ

- Kết chuyển trị giá thực tế vật tư tồn

kho đầu kỳ

- Trị giá thực tế vật tư đã mua vào

trong kỳ

- Chiết khấu thương mại được hưởng

- Trị giá vật tư trả lại cho người bán hoặc được giảm trừ

- Trị giá thực tế vật tư tồn kho cuối

kỳ theo kết quả kiểm kê

- Trị giá thực tế vật tư xuất dùng trong kỳ

TK 611

Các TK hàng tồn kho 151, 152 trong phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ phản ánh

số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ, không phản ánh tình hình tăng giảm tồn kho Kết cấuchung như sau:

Bên Nợ: Kết chuyển giá trị thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ

Nợ TK 111,112,331 … Tính trên cơ sở giá thanh toán

Có TK 133 Giảm thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 611Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê NVL tồn kho và đang đi đường, kế toán tínhgiá và ghi:

Nợ TK 151,152

Có TK 611Sau khi ghi đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra giá thực tế của NVL đã sử dụngtrong kỳ và ghi:

Nợ TK 621,627,641,642…

Có Tk 611

1.2.2.4 Sổ kế toán:

Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng cácbáo cáo kế toán thông qua việc ghi chép, theo dõi tính toán, xử lý số liệu trên các sổsách kế toán Sổ sách kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán Tuỳthuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp mà kế toán sử dụng sổ sách chothích hợp.

* Đối với hình thức Nhật ký sổ cái:

+ Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký sổ cái là sử dụng sổ Nhật ký sổ cái làm

sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ

tự thời gian và theo hệ thống

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký sổ cái :

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ,trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ nhật ký sổ cái

Số liệu của mỗi chứng từ ( hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đượcghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật ký và phần Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại( phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập,phiếu xuất…) phát sinh nhiều lần trong 1 ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổnhật ký – Sổ cái, được dùng để ghi vào Sổ Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong thángvào sổ Nhật ký - sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng sốliệu của cột số phát sinh ở phần nhật ký và các cột Nợ, cột có của từng tài khoản ởphần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinhcác tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quýđến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng ( đầu quý) và số phát sinh trongtháng, kế toán tính ra số dư cuối tháng ( cuối quý) của từng tài khoản trên Nhậtký- Sổ cái

(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng ( cuối quý) trong sổ Nhật ký - Sổcái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột = Tổng số phát sinh Nợ = Tổng số phát sinh Có củaphát sinh ở phần nhật ký của tất cả các tài khoản của tất cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản

(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để công số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệucủa đối tượng lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, sốphát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ nhật ký - sổ cái

Số liệu trên Nhật ký- Sổ Cái và trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổđược kiểm tra, đối chiếu nếu khớp đúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính

Sơ đồ 1.4 Hình thức nhật ký sổ cái

Nguồn: phòng kế toán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Kiểm tra đối chiếu, kết chuyển

+ Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái gồm các loại sổ kế toán sau:

Chứng từ gốc

Nhật ký sổ cái Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp sổ chi tiếtBảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ quỹ

- Nhật ký- sổ cái

- Các sổ thẻ kế toán chi tiết

* Đối với hình thức Nhật ký chung

+ Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung là sử dụng Sổ Nhật ký chung đểghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đốiứng tài khoản, sau đó sử dụng số liệu ở sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoảnliên quan

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung :

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghitrên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn

vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp

vụ phát sinh được ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từđược dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liênquan Định kỳ(3,5,10 ngày) hoặc cuối tháng, tùy vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh,tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào tài khoảnphuf hợp trên sổ cái,sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật

Sơ đồ 1.5 : Hình thức nhật ký chung

Nguồn : Phòng kế toán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Kiểm tra đối chiếu, kết chuyển

* Đối với hình thức chứng từ ghi sổ

+ Đặc điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là các hoạt động kinh tế tài

chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ

sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái các tài khoản.

Báo cáo tài chính

Sổ NK

đặc biệt

Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ,thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

(2) Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh

nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái Căn cứ vào sổ cái lậpbảng cân đối tài khoản Và tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảngtổng hợp chi tiết

(3) Sau khi đối chiếu số liệu trên sổ cái và số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết khớpđúng, sử dụng số liệu này lập báo cáo kế toán

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Kiểm tra đối chiếu, kết chuyển

+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau

- Sổ kế toán chi tiết vật liệu

+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghitrực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tínhchất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảngphân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký -Chứng từ có liên quan

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thìcăn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vàoNhật ký - Chứng từ

(2) Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra, đốichiếu số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ với các sổ , thẻ kế toán chi tiết, bảng tổnghợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trựctiếp vào sổ cái

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trựctiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và

căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tàikhoản để đối chiếu với sổ cái.

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ,Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

Sơ đồ 1.7 Hình thức nhật ký chứng từ

Nguồn: phòng kế toán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Kiểm tra đối chiếu, kết chuyển

+ Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ bao gồm các loại sổ kế toán sau:

- Bảng kê

Chứng từ gốc

Bảng phân bổ Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp sổ chi tiết

- Sổ cái

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

* Hình thức kế toán trên máy vi tính

+ Đặc trưng cơ bản: Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trìnhphần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắccủa một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trênđây: Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải inđược đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáotài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóngthành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

+ Các loại sổ áp dụng: phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thưc kế toánnào sẽ có loại sổ hình thưc kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ

kế toán ghi bằng tay

Chương 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

TNHH LÊ ĐỨC THÀNH.

2.1 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Lê Đức Thành.

2.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Lê Đức Thành

2.1.1.1 Qúa trình thành lập và phát triển của công ty TNHH Lê Đức Thành

Ngày 20/12/2002 công ty TNHH Lê Đức Thành được thành lập tại Đà Nẵng,hoạt động chủ yếu là mua bán, sản xuất, gia công sữa chữa sản phẩm cơ khí

Ngày 28/8/2002 được phòng kinh doanh Sở kế hoạch và đầu tư cấp giấy phépđăng ký kinh doanh số: 3203000687

Người đại diện theo pháp luật là ông Lê Viết Thành- giám đốc công ty

Đầu năng 2006 quy mô mạng lưới của công ty được mở rộng, công ty có ba xínghiệp và một kho dự trữ tại Đà Nẵng và nguồn nhân lực 85 người

Quy mô doanh số tăng dần qua các năm, thị phần được duy trì và mở rộng hoạtđộng kinh doanh ngày càng hiệu quả Các chỉ tiêu như nộp ngân sách nhà nước đều đạt100% và thu nhập bình quân /người/tháng tăng dần qua các năm

2.1.1.2 Đặc điểm hoạt động của công ty TNHH Lê Đức Thành

* Trong điều kiện kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ hiện nay, nhiều cơ hộicũng như thách thức đang mở ra, công ty đã từng bước khắc phục khó khăn để ngàycàng mở rộng và phát triển Để nâng cao sức cạnh tranh, nâng cao chất lượng và sốlượng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng, công ty đãtiến hành đầu tư đổi mới trên nhiều lĩnh vực Ban giám đốc công ty huy động vốn đầu

tư từ các nguồn khác nhau để đầu tư trang thiết bị từ tổ chức quản lý đến hoạt động

kinh doanh Từ trang thiết bị lạc hậu mang tính thủ công, cho đến nay công ty đã cónhững trang thiết bị hiện đại.

Các mặt hàng mua vào: sắt tấm I sắt tấm II, thép V, thép vuông, thép hình chữnhật, lập la nóng, thép ống, que hàn KT 421-3.2 ly, thép lá, ống đen các loại, thép gai,thép ống mạ…

Các mặt hàng bán ra: thép V 70- 100, thép lá, thép gai, sắt tấm I, ống phi đen

49, ống phi đen 30, thép tấm 4 ly, sắt 3 ly, sắt 10 ly, khuôn bê tông, kẽm gai, …

Công ty mua và bán những mặt hàng đặc chủng đầy đủ chất lượng, giá cả hợp

lý, phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng Ngoài ra còn mua một số nguyên vật liệudùng cho gia công chế biến lại Hầu hết các mặt hàng này đều chịu thuế suất thuế giátrị gia tăng là 10%

Thị trường tiêu thụ: khu vực miền Trung: Đà Nẵng, một số tỉnh ở phía Bắc:Ninh Bình, Lạng Sơn, và một số tỉnh ở khu vực Tây Nguyên: Gia Lai, Kom Tum

* Sản phẩm sản xuất: công ty TNHH Lê Đức Thành vừa là doanh nghiệp

thương mại, vừa là doanh nghiệp sản xuất nên công ty chuyên mua nguyên vật liệu vềgia công rồi đem bán lại Công ty sản xuất gia công sản phẩm cơ khí, sản xuất sắt tấm,que hàn thép lá, thép lá kẽm, ống mạ các loại, kinh doanh mua bán sản phẩm theo giấyphép của bộ thương mại

2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Lê Đức Thành

- Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh

Tổ chức bộ máy tại công ty tương đối chặt chẽ, các phòng ban có ý thức làm việc tốt và

có tinh thần trách nhiệm cao Phân cấp quản lý từ giám đốc cho đến các phòng ban

- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị

- Mối quan hệ trong tổ chức bộ máy: toàn bộ công việc trong công ty đều tuân

thủ theo sự quản lý, điều phối của giám đốc Các phòng ban luôn có sự đối chiếu, kếthợp với nhau nhằm đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác

+ Phòng kế toán: là phòng có trách nhiệm tham mưu công tác tổ chức bộ máy kếtoán từ công ty tới đơn vị trực thuộc, ddthực hiện công tác hoạch toán kế toán theođúng quy định Lưu trữ và ghi chép các chứng từ kế toán, xây dựng kế hoạch tài chính,cân đối thu chi, hàng tháng, quý lập báo cáo tài chính

+ Phòng kỹ thuật – sản xuất: Là bộ phận chịu trách nhiệm về kỹ thuật của công ty.Đồng thời, theo dõi về mặt chất lượng để điều chỉnh Theo dõi tình hình sử dụng máymóc, thiết bị sản xuất của công ty, phát hiện và sữa chữa kịp thời các thiết bị hỏngtránh làm gián đoạn quá trình sản xuất

+ Phòng kinh doanh: Là phòng có chức năng tham mưu cho giám đốc trong việctiêu thụ sản phẩm và thu hồi vốn bán hàng, cung ứng và giải quyết các loại vật liệutham gia trong việc sản xuất phục vụ khách hàng

+ Phân xưởng sản xuất: Là nơi cung ứng sản phẩm cho công ty, thông qua dâychuyền máy móc, thiết bị do công ty hỗ trợ.

2.1.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Lê Đức Thành

+Tổ chức bộ máy và chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị

kế toán tại đơn vị Kiểm tra thống kê việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổchức quản lý và lưu trữ chứng từ kế toán tại đơn vị

+ Kế toán công nợ: Là người cung cấp thông tin nhanh nhạy, chính xác đầy đủ

về đối tượng nợ, nội dung các khoản nợ, thời hạn thanh toán, số nợ tồn đọng, số nợphát sinh, số nợ đã thu hồi hay đã thanh toán, dự kiến những khoản nợ không có khảnăng thu hồi và mức lập dự phòng cần phải thực hiện Ngoài ra kế toán công nợ cònkiêm nhiệm theo dõi hàng tồn kho, tình hình nhập – xuất – tồn vật tư trong cả kỳ về sốlượng và giá trị Cuối tháng tiến hành đối chiếu với thẻ kho

+ Kế toán tổng hợp: Là người tập hợp số liệu từ các bộ phận kế toán chi tiết, từ

đó lập báo cáo kế toán, quản lý theo dõi tình hình tài chính, trực tiếp điều hành phòng

kế toán khi kế toán trưởng đi vắng

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán

+ Thủ quỹ: Theo dõi, phản ánh tổng hợp số tiền về tình hình tiền gửi, tiền vayngân hàng Hàng ngày, thủ qũy phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hànhđối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.Nếu có chênh lệch thì

kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và tìm biện pháp xử lý

+ Thủ kho: là người chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát hàng hóa, thành phẩm,vật liệu nhập - xuất - tồn về mặt số lượng

- Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị:

Công ty sử dụng chính sách kế toán áp dụng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ,theo quyết định 48/QĐ-BTC Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vàongày 31/12 hàng năm

- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ,

- Xuất kho hàng hóa, vật tư theo phương pháp bình quân gia quyền

Cụ thể phương pháp này được xác định như sau:

Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuấtkho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân

Giá thực tế xuất kho = SL vật liệu xuất kho x ĐG thực tế bình quân

Đơn giá thực tế bình quân chỉ tính khi hết kỳ trên cơ sở giá và số lượng nhậptrong kỳ

Đơn giá thực tế

Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ

Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ

- Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ

Toàn bộ công tác kế toán được tiến hành trên máy vi tính thông qua phần mềmUNESCO, chính vì vậy mà công tác kế toán được thực hiện khá nhanh chóng Hìnhthức kế toán áp dụng là kế toán máy vi tính dựa theo hình thức chứng từ ghi sổ nên cácloại sổ sách in ra đều dựa theo hình thức chứng từ ghi sổ

2.1.2 Ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Lê Đức Thành.

2.1.2.1 Nhân tố môi trường bên ngoài

+ Môi trường chính trị pháp luật: Chính trị ổn định luôn luôn là tiền đề cho việc

phát triển và mở rộng các hoạt động đầu tư của doanh nghiệp trong và ngoài nước màcác hoạt động này có ảnh hưởng rất lớn tới các hiệu quả hoạt động của các doanh

nghiệp Còn luật pháp là nhân tố kìm hãm hoặc khuyến khích sự tồn tại và phát triển

của doanh nghiệp, do đó nó cũng ảnh hưởng tới các kết quả cũng như hiệu quả hoạtđộng của doanh nghiệp

+ Thị trường và sự cạnh tranh: đây là nhân tố có sự ảnh hưởng không lớn lắm,

vì nguyên vật liệu mua vào thuộc loại đặc chủng, nên ít có sự cạnh tranh Thị trườngmua nguyên vật liệu rất rộng lớn, chủ yếu mua từ Hải Phòng, Đà Nẵng

+ Sự biến động giá trị tiền tệ và lãi suất: đây là nhân tố có sức ảnh hưởng rấtlớn Bởi, khi lãi suất vay của ngân hàng cao thì việc đi vay để mua nguyên vật liệu gặpnhiều khó khăn

2.1.2.2 Nhân tố môi trường bên trong:

+ Nhân tố con người

Có thể nói con người luôn đóng vai trò trung tâm và có ảnh hưởng trực tiếp đếnhiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Trình độ quản lý cũng như sự nhanh nhạy nắmbắt cơ hội, xu thế kinh tế của người lãnh đạo trong cơ chế thị trường ảnh hưởng trựctiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Bên cạnh đó, trình độ kỹ thuật, nănglực chuyên môn và ý thức trách nhiệm trong lao động của cán bộ công nhân viên cũngđóng một vai trò rất quan trọng, quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp Vớiđội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ cao thích ứng với yêu cầu thị trường, doanhnghiệp có thể nâng cao năng suất lao động, tạo điều kiện cho sự phát triển của doanhnghiệp

+ Khả năng về vốn:

Vốn là tiền đề vật chất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do vậy nó

là một trong những nhân tố quan trọng quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanhnghiệp Trong quá trình cạnh tranh trên thương trường, doanh nghiệp nào có lợi thế vềvốn thì sẽ có lợi thế kinh doanh