thực tiễn hoạt động nhập khẩu của công ty cổ phần thương mại vật tư thiết bị thăng long

Thương mại Quốc tế nóichung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng là lĩnh vực đóng vai trò mũi nhọnthúc đẩy nền kinh tế trong nước hội nhập với nền kinh tế thế giới, phát huynhững lợi th

MỞ ĐẦU

Thương mại Quốc tế đóng một vai trò quan trọng vào sự thành công củacông cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa Vì vậy, quốc tế hóa, toàn cầu hóađang là xu hướng tất yếu của nhân loại ngày nay Thương mại Quốc tế nóichung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng là lĩnh vực đóng vai trò mũi nhọnthúc đẩy nền kinh tế trong nước hội nhập với nền kinh tế thế giới, phát huynhững lợi thế của đất nước, tận dụng tiềm năng về con người, vốn, công nghệ,khoa học kỹ thuật, kỹ năng quản lý tiên tiến từ bên ngoài, trân trọng văn hóa dântộc, tiếp thu những tinh hoa, văn hóa nhân loại

Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nhập khẩu là mộthoạt động rất quan trọng không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế.Nhập khẩu cho phép phát huy tối đa nội lực trong nước đồng thời tranh thủ đượccác tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ của thế giới Nhập khẩu thúc đẩy táisản xuất mở rộng liên tục và có hiệu quả vì vậy khuyến khích sản xuất pháttriển Hoạt động nhập khẩu hàng hóa không những đáp ứng đủ nhu cầu của sảnxuất và tiêu dùng trong nước, kích thích tiêu dùng mà còn góp phần nâng caochất lượng hàng hóa trong nước theo kịp với các nước trên thế giới

Công ty Cổ phần Thương mại Vật tư Thiết bị Thăng Long là một Công tyhoạt động đa lĩnh vực, cú những thế mạnh nhất định trong hoạt động kinhdoanh xuất nhập khẩu, kinh doanh vật tư thiết bị toàn bộ, thiết bị y tế, thiết bịmôi trường

Trong quá trình hoạt động của Công ty, hoạt động nhập khẩu ngày càngphát triển, khẳng định vai trò thiết yếu của nó Do đó sau một thời gian nghiên

cứu, thực tập tại Công ty cùng với sự hướng dẫn của cô giáo TS Trịnh Thị Thu Hương em đã chọn đề tài: “ Thực tiễn hoạt động nhập khẩu của Công ty Cổ phần Thương mại Vật tư Thiết bị Thăng Long “

Đề tài này nhằm mục đích trình bày những vấn đề cốt lõi của quy trình hoạtđộng kinh doanh nhập khẩu hàng hóa, tầm quan trọng của nó trong hoạt độngkinh doanh sản xuất của Công ty và thực trạng quy trình hoạt động kinh doanh

nhập khẩu của Công ty qua đó rút ra những mặt mạnh cũng như những mặt tồntại chủ yếu trong quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty, từ đóđưa ra một số giải pháp nhằm giải quyết những tồn tại đó và hoàn thiện hơn nữaquy trình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty

Kết cấu của báo cáo gồm 3 chương:

Chương I : Khái quát về công ty Cổ phần Thương mại Vật tư Thiết bị

Thăng Long

Chương II :Thực trạng và quy trình hoạt động nhập khẩu tại công ty Cổ

phần Thương mại Vật tư Thiết bị Thăng Long

Chương III : Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu của công

ty Cổ phần Thương mại Vật tư Thiết bị Thăng LongĐây là một đề tài đòi hỏi tính chuyên môn nghiệp vụ cao đồng thời lại donhững hạn chế về kinh nghiệm thực tế và thời gian hạn hẹp nên có thể sẽ khôngtránh khỏi khiếm khuyết Vì vậy, kính mong các thầy cô giáo hướng dẫn, góp ý

để báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS Trịnh Thị Thu Hương đã tận tình

hướng dẫn em thực hiện báo cáo thực tập này Em cũng xin cảm ơn sự chỉ bảo,giúp đỡ của các cán bộ, nhân viên trong công ty Cổ phần Thương mại Vật tưThiết bị Thăng Long

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT TƯ

THIẾT BỊ THĂNG LONG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY.

Công ty Cổ phần Thương mại Vật tư Thiết bị Thăng ra đời ngày19/01/2006 theo quyết định số 0103010665 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư ThànhPhố Hà Nội với tên gọi:

Tờn cụng ty : Cụng ty Cổ phần Thương mại Vật tư Thiết bị Thăng

Long

Tờn viết tắt : THANG LONG TRADINGMAT., JSC

Trụ sở : Số 18, ngách 35/260, phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy,

Hà Nội

Văn phũng giao dịch : Tầng 19, toà nhà C3, Mỹ Đỡnh I, Từ Liờm, Hà Nội Điện thoại : 04 6287 2805 / Fax : 04 6287 2804

II CHỨC NĂNG , NHIỆM VỤ , CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY.

Công ty Cổ phần Thương mại Vật tư Thiết bị Thăng Long là một doanhnghiệp tư nhân và đặt dưới sự quản lý của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà NộiVốn của Công ty do các cổ đông đóng góp

Là một Công ty hoạt động đa lĩnh vực, có những thế mạnh nhất định trongviêc cung cấp thiết bị y tế, các loại giường tủ phục vụ trong lĩnh vực y tế, lũ đốtrác thải trong các bệnh viện, thoát nước và xử lý nước thải, xử lý và tiờu hủy rỏcthải độc hại và không độc hại, sản xuất thiết bị kiểm soát môi trường, xây dựngcác bể chứa; hệ thống nước thải; nhà máy xử lý rỏc thải, thu gom, tỏi chế xử lýchất thải, quan trắc, phõn tớch mụi trường, đánh giá tác động môi trường; pháttriển, chuyển giao công nghệ sản xuất thân thiện với môi trường Cung cấp xeôtô cứu thương, xe ôtô chuyên dụng, xe ôtô mới cho các dự án thuộc chính phủ,

dự án phát triển ODA, ADB, EU, dự án vay, các tổ chức phi chính phủ, cácchương trỡnh viện trợ

Chủng loại hàng hóa cung cấp trong những năm gần đây

+ Trang thiết bị y tế

+ ễ tụ chuyờn dụng, xe cụng

+ Dịch vụ ngoại thương

* Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty.

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên, bộ máy tổ chức và mạng lưới sảnxuất kinh doanh, dịch vụ của Công ty được thành lập như sau:

Công ty có tổng số nhân viên là 30, hoạt động tại các trụ sở, văn phòng củaCông ty và chủ yếu tập trung ở Hà Nội Công ty hoạt động theo chế độ thủtrưởng, đứng đầu là giấm đốc Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễnnhiệm Giám đốc tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty theo Luật Doanhnghiệp, theo điều lệ của Công ty và là người chịu trách nhiệm trước Hội đồngquản trị Công ty Cổ phần Thương mại Vật tư Thiết Bị Thăng Long và pháp luật

về toàn bộ hoạt động của công ty

 Công ty gồm có một phó giám đốc cùng các phòng hoạt động theotừng chức năng nhiệm vụ dưới đây:

- Phòng Kế hoạch Kế toán và Tài chính: Thực hiện chức năng hạch toán kếtoán trong kinh danh và quản lí các hoạt động tài chính

- Phòng Hành Chính Tổng Hợp và Tổ chức nhân sự: phụ trách các côngviệc văn thư, máy tính và các công việc vă phòng khác phục vụ chohoạt động của toàn Công ty

- Phòng quản lý dự án: Quản ly, sắp xếp chỉ đạo thực hiện các dự án củacông ty

- Phòng kỹ thuật trang thiết bị y tế: Phụ trách kỹ thuật của trang thiết bị

y tế

- Phòng Kinh doanh bán hàng ( Sales ): Phụ trách quan hệ khách hàng

- Phòng xuất nhập khẩu: Thực hiện hoạt động kinh doanh xuất nhậpkhẩu trang thiết bị, hàng hóa của công ty

- Phòng nghiên cứu sản phẩm: Nghiên cứu và phát triển sản phẩm củacông ty

Các phòng chức năng này có trách nhiệm giúp đỡ Giám đốc giải quyết vàđiều hành mọi lĩnh vực hoạt động của Công ty Phòng kinh doanh cũng đồngthời hoạt động kinh doanh một cách độc lập dưới sự điều hành của giám đốc,phó giám đốc và trưởng phòng Ngưòi đứng đầu các phòng do Giám đốc bổnhiệm

Giám

đốc

Phó GĐ

III KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY.

Trong 3 năm qua, công ty Thang Long Trading Mat là một công ty làm ăn

có hiệu quả Các chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm sau đềucao hơn năm trước Đóng góp vào ngân sách nhà nước hàng chục tỷ đồng, thunhập bình quân của cán bộ công nhân viên ngày một tăng Sau đây là tình hình

6 Lợi nhuận trước thuế 781,600,000 1,246,876,978 1,964,186,121

7 Lợi nhuận sau thuế 702,752,000 1,006,881,125 1,705,639,611

8 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế

Qua bảng trên cho ta thấy, tổng tài sản và doanh thu thực hiện năm sau đều tănghơn so với năm trước Đặc biệt, từ năm 2009 đến năm 2010, tổng tài sản đã tănggần 25% Doanh thu thực hiện giữa năm 2009 và năm 2010 đã tăng gần 50% Nhờ vào quy trình hoạt động kinh doanh hiệu quả, và nguồn vốn vũng chắc, chonên tổng tài sản nợ của công ty năm sau không tăng đột biến so với năm trước

và vẫn trong giá trị an toàn

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT TƯ

THIẾT BỊ THĂNG LONG

I THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU

1 Thống kê tổng kim ngạch xuất nhập khẩu:

Thiết bị y tế là mặt hàng có tính chất đặc thù, là mặt hàng ảnh hưởng đến sức khỏe con người trực tiếp Do đó có yêu cầu về mặt kỹ thuật, độ chính xác vàchất lượng vật liệu rất cao Trong vài chục năm trở lại đây, trình độ khoa học kỹ thuật của nước ta đã có nhiều bước tiến vượt bậc, đã có thể sản xuất được một sốhàng hóa công nghệ cao Tuy nhiên, với thiết bị y tế, đến năm 2010, nước ta vẫnphải nhập đến 90% hàng hóa từ nước ngoài Do vậy ta có thể thấy rằng vai trò của công tác nhập khẩu phục vụ ngành y tế ngày càng quan trọng

Bảng 1: Tỷ trọng kim ngạch xuất nhập khẩu thiêt bị y tế và xe ô tô của Công

ty Cổ phần Thương mại Vật tư Thi t b Th ng Long theo hình th c nh pết bị Thăng Long theo hình thức nhập ị Thăng Long theo hình thức nhập ăng Long theo hình thức nhập ức nhập ập

Giá Trị

(USD)

Tỷtrọng( % )

Giá Trị

(USD)

Tỷtrọng( % )Nhập khẩu trực tiếp 709.500 72,72

khả năng nắm bắt nhanh nhạy nhu cầu thị trường Đó là kết quả của việc thựchiện quy trình kinh doanh nhập khẩu của Công ty ngày càng được hoàn thiện

2 Cơ cấu thị trường:

Trong các năm qua, Công ty Cổ phần Thương mại Vật tư Thiết bị Thăng Long

đã lập quan hệ với gần 40 đối tác ở trên 20 nước trên thế giới

Trong lĩnh vực kinh doanh, Công ty thường tiến hành kinh doanh nhập khẩu từcác thị trường như:

Tỷtrọng(%)

Trị giá(USD)

Tỷ trọng(%)

Trị giá(USD)

Tỷtrọng(%)

Do đặc thù những năm đầu mới hoạt động, mặt hàng chủ yếu của công ty

là ô tô nên khu vực thị trường Châu á luôn chiếm phần lớn tỷ trọng trong trịgiá nhập khẩu của Công ty Mặt hàng chủ yếu là các sản phẩm như: ôtô cứuthương, ô tô dân dụng và thiết bị y tế

Khu vực thị trường lớn thứ hai là khu vực thị trường Châu Âu Do cácnăm về sau, công ty đã xác định mặt hàng chủ lực là thiết bị y tế Nền khoa học

kỹ thuật của các nước Châu Âu là tiên tiến nhất trên thế giới Mặc dù tỷ trọngvẫn đứng sau khu vực thị trường Châu á nhưng tốc độ tăng lên đáng kể Điềunày khẳng định vai trò ngày càng quan trọng của thị trường này Các kháchhàng mà công ty chủ yếu giao dịch trong thị trường này là: Đức, Ý, ANH Cácmặt hàng nhập khẩu từ thị trường này phần lớn là thiết bị y tế

Thị trường Mỹ trong năm 2008, 2009 vẫn chiếm tỷ trọng nhỏ Ty nhiên,

Mỹ là một đất nước hiện đại tân tiến nhất trên thế giới do đó đây là thị trưònghứa hẹn nhiều tiềm năng vì vậy Công ty cần phải triệt để khai thác

3 Cơ cấu mặt hàng

Các mặt hàng nhập khẩu của công ty phần lớn là các vật tư, thiết bị, phụtùng phục vụ cho ngành thiết bị y tế và xe ô tô Các mặt hàng nhập khẩu chínhcủa công ty là: máy gây mê kèm thở, máy hút dịch, lò phá mẫu vi sóng… xe ôtô…

II QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT TƯ THIẾT BỊ THĂNG LONG

Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu Công ty Cổ phần

Thương mại Vật tư Thiết bị Thăng Long

Tìm và lựa chọn đối tác

Đàm phán ký kết hợp đồng

Thanh toán

Mở L/C

Đôn đốc bên bán giao

hàngLàm thủ tục hải quan

Kiểm tra hàng hoáNhận hàng

Giao cho đơn vị đặt hàng

Khiếu nạiMua bảo hiểm hàng hóa

1 Tìm và lựa chọn đối tác kinh doanh

Đây là bước đầu tiên làm cơ sở để ký kết một hợp đồng nhập khẩu Việctìm và lựa chọn đối tác kinh doanh là do tự các phòng kinh doanh tiến hành vàqua sự chỉ đạo của ban giám đốc

* Đặc thù của công ty chuyên làm dự án, các dự án đấu thầu của nhà nước,

tổ chức phi chính phủ Do đó, sau khi đã có dự án hoặc trúng thầu các phòng,ban phải thực hiện việc nghiên cứu danh sách các mặt hàng trong dự án, các đốitác xuất khẩu hàng của công ty Các cán bộ của phòng sẽ xác định yêu cầu thực

tế của đơn hàng trong nước và nghiên cứu về các bạn hàng nước ngoài để làm

cơ sở lựa chọn đối tác kinh doanh Cần xác định xem tình hình sản xuất cungứng mặt hàng đó trên thị trường quốc tế như thế nào, có bao nhiêu đối tác có thểcung ứng, giá cả, chất lượng,

Còn với những hoạt động kinh doanh không phải là đấu thầu, dự án Phòngkinh doanh phải thực hiện việc nghiên cứu thị trường tiêu thụ hàng nhập khẩutrong nước Các cán bộ của phòng sẽ xác định nhu cầu thực tế của thị trườngtrong nước và các yếu tố có liên quan đến mặt hàng nhập khẩu như: giá cả hiệntại trên thị trường, dung lượng thị trường, các đối thủ cạnh tranh, tỷ giá hối đoái

và các chính sách của Nhà nước có ảnh hưởng tới mặt hàng này Công ty thườngnghiên cứu trong sách báo, tạp chí các tờ tin tức trong nước Đây là phươngpháp được công ty sử dụng do phương pháp này cho phí thấp, đem lại hiệu quảcao

- Dựa vào các kết quả nghiên cứu trên, Công ty sẽ xác định nên nhập mặthàng nào, số lượng, giá cả bao nhiêu là có hiệu quả nhất

Trên cơ sở kết quả của việc nghiên cứu thị trường, công ty sẽ lựa chọn mộtvài nhà cung cấp có triển vọng nhất dựa vào: uy tín của Công ty bạn, khả năngtài chính, cơ sở vật chất kinh tế, công nghệ của công ty bạn Xem xét quan hệ

- Hình thức giao dịch được Công ty sử dụng thường xuyên là giao dịchthông thường Công ty sử dụng hình thức đàm phán điện tín, điện thoại, fax với khách hàng Hình thức này cho phép Công ty có thể đàm phán với nhiềukhách hàng khác nhau nhanh hơn và đỡ tốn kém về chi phí so với hình thức đàmphán trực tiếp.

- Tuy nhiên hình thức đàm phán trực tiếp bằng cách gặp gỡ là cần thiết khiCông ty ký kết hợp đồng với khách hàng mới Hình thức này còn được sử dụngvới khách hàng quen nhưng hợp đồng nhập có khối lượng lớn, phức tạp cần có

sự thỏa thuận kỹ lưỡng

- Việc hỏi giá bằng telex, fax đưa đến cho công ty những thông tin khá đầy

+ Giá cả: Quyết định được giá hàng hóa là FOB,CFR hay CIF

+ Số lượng: Quyết định được chính xác số lượng hàng hóa

+ Phương thức thanh toán: Trả ngay hay trả chậm qua L/C, thanh tóan mộtlần hay nhiều lần

- Khi nhận được đầy đủ thông tin trên, cán bộ kinh doanh sẽ kết hợp cácthông tin rút ra từ nghiên cứu thị trường để lên phương án kinh doanh, lập dựthảo hợp đồng nhập khẩu

- Một phương án kinh doanh sau được trình lên giám đốc xem xét Giámđốc ủy quyền cho phó giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh xem xét trên cơ

sở số liệu của phương án về mọi mặt:

- Thông thường trên cơ sở phương án kinh doanh được duyệt, giám đốchoặc với giấy ủy quyền của giám đốc, trưởng phòng kinh doanh gặp gỡ bạnhàng để đàm phán, ký kết hợp đồng Hoặc chuyển cho bạn hàng qua thư hoặcchuyển fax khi 2 công ty ở xa nhau không có điều kiện gặp trực tiếp

- Việc lập hợp đồng cũng không nhất thiết do cán bộ kinh doanh lập mà dochính bạn hàng lập hợp đồng và ký trước gửi sang bằng fax Trong trường hợpnày phòng kinh doanh phải xem xét kỹ lưỡng từng điều khoản quy định tronghợp đồng có phù hợp với thỏa thuận đã đạt được khi đàm phán không Nếukhông có vấn đề gì phòng kinh doanh trình lên giám đốc ký và fax lại cho bênbán Hợp đồng này coi là hợp đồng chính thức giữa 2 bên Chữ ký và con dấuqua fax có giá trị pháp lý như khi ký kết trực tiếp

- Nội dung của hợp đồng tùy từng trường hợp cụ thể mà chi tiết hợp đồng

có thể khác nhau, phù hợp với thỏa thuận của 2 bên Hợp đồng ngoại thươngthường được lập bằng tiếng Anh, có các điều khoản chính sau:

+ Điều khoản tên hàng: Ghi rõ, chính xác

+ Về số lượng hàng hóa: Quy định rõ số lượng hàng nhập và đơn vị của nónhư chiếc, cái, kg, tấn

+ Về giá cả: Thường là giá CIF hoặc CFR

+ Chất lượng hàng hóa: Quy định mẫu mã, đặc tính, chủng loại, bao bì + Giao hàng: Nói rõ thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng

+ Thanh toán: Công ty sử dụng hình thức mở thư tín dụng L/C không hủyngang là chủ yếu đây là hình thức thích hợp khi vốn của Công ty còn hạn hẹp.Ngoài ra, Công ty còn sử dụng hình thức thanh toán bằng thư chuyển tiền Đồngtiền thanh toán được sử dụng chủ yếu là đô la Mỹ Thông thường Công ty phải

áp dụng hình thức thanh toán trả ngay hoặc kết hợp giữa 2 hình thức trả trước vàtrả sau

+ Bồi thường: Do 2 bên thỏa thuận về các rủi ro bất khả kháng và tỷ lệbồi thường, trách nhiệm khi rủi ro xảy ra

+ Trọng tài: Thường quy định chọn trọng tài kinh tế Việt Nam

- Khâu đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu là phần việc quan trọngnhất trong hợp đồng nhập khẩu của Công ty vì nó là cơ sở cho 2 bên thực hiệnmọi nghĩa vụ và quyền lợi của mình đối với hợp đồng kinh doanh, buôn bán cóhiệu quả nhất

3 Mở L/C

Sau khi ký kết Hợp đồng nhập khẩu, công ty tiến hành mở L/C tại ngânhàng cho người thụ hưởng ở nước ngoài (nếu Hợp đồng thỏa thuận thanh toánbằng L/C)

Công ty lập một đơn xin mở L/C rồi gửi hồ sơ mở L/C đến ngân hàng Bộ

hồ sơ gồm có: Thư ủy quyền của công ty, bản sao hợp đồng ngoại, đơn xin mởL/C Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C của công ty, mở L/C và gửi bảnchính L/C cho người bán, còn bản sao gửi cho người mua

Thông thường đối với các bạn hàng mới hoặc giá trị hợp đồng lớn, Công ty

áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C không hủy ngang Còn đối với kháchhàng tin cậy, quen thuộc, giá trị hợp đồng nhỏ thì công ty áp dụng hình thứcthanh toán bằng séc, chuyển khoản

Việc mở L/C thường bằng điện/telex

Công ty phải cân nhắc về thời hạn hiệu lực của L/C Nếu thời hạn quá dàithì Công ty sẽ bị chịu phí cao Thông thường để đỡ tốn phí và có một thời gianhợp lý cho người xuất khẩu trong việc chuẩn bị lập và xuất trình chứng từ thanhtoán, Công ty mở L/C khoảng 30 ngày trước thời hạn giao hàng

Vì Công ty là khách hàng quen thuộc của các ngân hàng (Vietcombank,

MB Bank, BIDV Bank ) nên thường Công ty không phải ký quỹ

Việc mở L/C ở ngân hàng nào đòi hỏi Công ty phải có sự cân nhắc, ngânhàng mở L.C phải là ngân hàng được bên bán chấp thuận

Trong khi mở, Công ty phải chú ý xem xét nội dung của L/C cho phù hợpvới hợp đồng ngoại, lấy hợp đồng ngoại làm cơ sở để lập L/C, tránh mâu thuẫnnhau Công ty phải cân nhắc các điều kiện ràng buộc bên xuất khẩu sao cho vừachặt chẽ, vừa đảm bảo quyền lợi cho mình mà bên bán chấp nhận được

Phần lớn Công ty phải mở L/C có giá trị bằng 100% giá trị hợp đồng theonhư thoả thuận Tuy nhiên, đề phòng việc giao hàng thiếu, bị hư hỏng, đổ vỡhoặc không đúng quy định, Công ty thường mở một L/C có giá trị bằng khoảng90% giá trị hợp đồng Phần còn lại sẽ được thanh toán nốt cho người bán hàngbằng séc hoặc chuyển khoản khi hàng nhận đủ và đúng quy định Thông thườngtheo yêu cầu, thỏa thuận với bên bán, công ty phải lập L/C trả ngay, không huỷngang cho bên bán hưởng lợi

4 Bảo hiểm hàng hóa

Hàng hóa khi vận chuyển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất Vì thế các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều bắt buộc mua bảo hiềm hàng hóa.Tùy từng hợp đồng, công ty có thể mua bảo hiểm tại Việt Nam hay nước ngoài Hợp đồngbảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy)

5 Đôn đốc bên bán giao hàng

Công ty phải bám sát, thông tin về tình hình sản xuất, chế biến và giaohàng của bên bán Nếu có dấu hiệu của sự chậm trễ, Công ty phải đôn đốc bênbán thực hiện theo đúng thời hạn giao hàng Công ty luôn nhắc nhở, khuyến

Việc làm thủ tục hải quan còn tiến hành khá chậm, nhiều lô hàng trongvòng một ngày vẫn chưa giải phóng được.

Hàng nhập khẩu của Công ty thường được nhập qua cảng Hải Phòng, quacửa khẩu hoặc sân bay Nội Bài

- Khi nhận được thông báo hàng về, Công ty cử người nhanh chóng cầmvận đơn gốc đến đại lý tàu để đổi lấy” lệnh giao hàng”

- Đồng thời, cán bộ kinh doanh sẽ lập tờ khai hải quan cho lô hàng nhập cóchữ ký và con dấu của giám đốc Khi lập tờ khai hải quan, cán bộ kinh doanhcần chú ý thận trong khai báo chính xác tên hàng, mã số, số lượng, đơn giá, trịgiá, áp thuế và tự tính thuế nhập khẩu

- Sau đó, cán bộ kinh doanh trình lên hải quan những giấy tờ sau để làm thủtục nhận hàng

+ Tờ khai hải quan

+ Bảng kê chi tiết hàng hóa

+ L/C ( Hoặc điện chuyển tiền TTR )

+Giấy phép kinh doanh

+Giấy giới thiệu của công ty

Sau khi xem xét giấy tờ, Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa về sốlượng, chất lượng, nhãn mác, chủng loại Nếu mọi thứ đều hợp lý Hải quan chorút hàng khỏi kho và xác nhận vào tờ khai Hải quan Do Công ty tự áp mã thuếhàng hóa của mình và tự tính thuế nên Hải quan sẽ kiểm tra lại cho chính xác.Khi Hải quan đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai, nếu quá 5 ngày kể từngày nhận được thông báo hàng về, Công ty mới đến nhận hàng thì Công ty phảinộp tiền lưu kho và các chi phí khác

Hải quan sẽ cử cán bộ kiểm hóa cùng với người của Công ty đi nhận hàngtại kho, mở hàng kiểm tra đối chiếu với bộ chứng từ Công ty thực hiện tốt cácquy định của nhập khẩu nên thường thường bước này được bỏ qua

Khi nhận hàng từ kho nếu thấy có tổn thất hoặc nghi ngờ có tổn thất Công

ty báo ngay cho bên bảo hiểm hoặc mời Vinacontrol đến để giám định, xác nhận

sự tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm của bên nào để làm cơ sở tính giá trị bảohiểm bồi thường

Để đảm bảo cho việc kiểm nghiệm, giám định được khách quan và khôngảnh thưởng tới các bên giám định, Công ty thường tổ chức cho đại diện các bên

có mặt cùng một lúc để tiến hành công việc

Sau khi kiểm tra, nhân viên kiểm hóa sẽ ký xác nhận giao hàng đủ hoặc xácnhận hàng thiếu vào tờ khai hải quan Cảng vụ cũng sẽ ký và đóng dấu xác nhận.Trong trường hợp hàng không phù hợp với bộ chứng từ, Hải quan sẽ khôngcho phép nhận hàng cho tới khi mọi thứ đều hợp lệ Khi đó, Công ty phải lập lại

tờ khai hải quan hoặc phải khiếu nại với người bán

Kết thúc việc giao nhận hàng sẽ được chuyển sang làm thủ tục tính thuế,nộp thuế Nhân viên hải quan sẽ xác định kiểm tra lại tỷ lệ tính thuế và tổng giátrị thuế phải nộp của Công ty trong tờ khai hải quan Công ty phải theo sự điều

chỉnh, quyết định của hải quan khi có sự sửa chữa về tỷ lệ tính thuế Đồng thờivới việc nộp thuế nhập khẩu, công ty còn phải nộp lệ phí hải quan như: lệ phílưu kho hải quan, lệ phí thủ tục hải quan tại các địa điểm khác, lệ phí áp tải, lệphí niêm phong, lệ phí hàng hóa

Trong lệ phí hải quan mà nhà nhập khẩu phải nộp có thể bao gồm 1 số lệphí sau:

- Lệ phí lưu kho hải quan: Phải nộp trước khi đến nhận hàng hóa khỏikho

- Lệ phí làm thủ tục hải quan tại các địa điểm khác (ngoài địa điểm đượcquy định chính thức để kiểm tra hải quan) theo yêu cầu của chủ hàng: Phải nộptrước khi cán bộ kiểm tra ký xác nhận “đã làm thủ tục Hải quan”

- Lệ phí áp tải và lệ phí niêm phong hàng hóa: Nộp trước khi hải quanthực hiện việc áp tải hàng hóa hoàn thành niêm phong

- Lệ phí hàng hóa: Nộp ngay khi đến làm thủ tục lô hàng

- Lệ phí hàng hóa yêu cầu hải quan xác nhận lại chứng từ: Nộp trước khiđược nhận lại các chứng từ đã xác nhận lại của hải quan

Thủ tục hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai hải quan được ký và đóng dấuxác nhận "đã phúc tập" Kể từ thời điểm này hàng được phép lưu hành trongnước

7 Nhận hàng

Để nhận hàng nhập khẩu, Công ty phải ủy thác cho cảng thực hiện việcnày Do vậy trước tiên, Công ty phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng nhận hàng.Đồng thời Công ty cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc tiếp nhận hàng hóacho cơ quan vận tải như: Vận đơn, lệnh giao hàng, xác nhận với cơ quan vận tải

kế hoạch vận tải, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng

- Công ty thường nhận các loại hàng:

+ Hàng rời hoặc hàng Container rút ruột tại cảng

+ Nhận nguyên hàng chuyển bằng đường hàng không

Trong quá trình nhận hàng, nhân viên công ty phải thường xuyên đôn đốc,bám sát hiện trường, kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý Khi giaohàng xong, cần ký "Biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa"

8 Kiểm tra hàng hóa

- Khi nhận hàng hóa, Công ty phải tiến hành ngay việc kiểm tra hàng hóa

để phát hiện mất mát, thiếu hụt mà có biện pháp xử lý

- Khi thấy hàng hóa có dấu hiệu mất mát, thiếu hụt cần mời ngay cơ quangiám định đến kiểm tra và thông báo cho bên xuất khẩu biết Nếu hàng hóa bịthừa thiếu, mất mát, đổ vỡ cần lập ngay biên bản để làm bằng chứng xác địnhtrách nhiệm thuộc về ai

9 Giao hàng cho đơn vị đặt hàng

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, Công ty phải luôn thông báo tình hìnhhàng hóa nhập khẩu, dự kiến hàng về để đơn vị đặt hàng chuẩn bị nhận hàng.Thông thường, Công ty tiến hành chuyển giao hàng ngay tại kho do đơn vịđặt hàng chỉ định Về chi phí nhập khẩu và cước phí vận chuyển vào nội địa sẽđược kết toán vào giá thành,

Khi nhận hàng nhập khẩu, đơn vị đặt hàng tiến hành kiểm tra hàng hóa.Nếu phát hiện thiếu hụt, tổn thất hoặc nghi ngờ tổn thất thì lập biên bản xác địnhtrách nhiệm thuộc về bên nào

Đơn vị ngoại thương có nghĩa vụ khiếu nại người xuất khẩu theo yêu cầucủa đơn vị đặt hàng nếu đơn vị đặt hàng kiểm tra và phát hiện thiếu hụt sốlượng, trọng lượng trong vòng 30 ngày, và trong vòng 45 ngày đối với hàng saiquy cách phẩm chất Quá thời hạn trên, Công ty có quyền từ chối việc khiếu nạicủa đơn vị đặt hàng

10 Thanh toán

a Thanh toán cho người xuất khẩu

Thanh toán tiền hàng xuất nhập bằng L/C là phương thức chủ yếu đượcCông ty sử dụng Phần lớn Công ty thường tiến hành thanh toán 1 lần 100% giátrị hợp đồng khi nhận đủ hàng hoá

Công ty thường mở L/C tại ngân hàng MB, BIDV, TechcombankCitibank,Anzbank do vậy việc thanh toán đều thông qua những ngân hàng này.Công ty thường phải thanh toán hối phiếu trả ngay

Đối với một số khách hàng lâu năm, Công ty thường tiến hành thanh toánbằng nhờ thu kèm chứng từ Khi bên báo giao hàng xong, lập hối phiếu trả ngay

và bộ chứng từ thanh toán gửi đến ngân hàng bên xuất khẩu nhờ thu hộ tiền.Ngân hàng bên xuất khẩu chuyển toàn bộ chứng từ hàng hóa và nhờ thu sangngân hàng bên người nhập khẩu để nhờ thu tiền Khi nhận hối phiếu từ ngânhàng phục vụ mình, Công ty phải trả tiền cho bên bán

b Thanh toán với đơn vị đặt hàng.

Sau khi tiến hành giao nhận xong hàng hoá, đơn vị đặt hàng tiến hànhthanh toán tiền hàng cho Công ty Thông thường, việc thanh toán được thực hiệnqua chuyển khoản, séc Đối với những mặt hàng có giá trị nhỏ, đôi khi có thểthanh toán bằng tiền mặt nội tệ, song rất hạn chế vì thanh toán bằng tiền mặtthường dễ có tiêu cực

11 Khiếu nại

Khi nhận hàng, nếu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị mất mát, tổn thất thìCông ty cần thông báo cho bên xuất khẩu và lập ngay hồ sơ khiếu nại Việc lập

hồ sơ khiếu nại cần phải làm nhanh chóng trong thời hạn khiếu nại

Công ty cần xác định số đối tượng khiếu nại là ai: Người bán, người vậntải, công ty bảo hiểm

Tiếp đó, Công ty làm đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việctổn thất như: Biên bản giám định cùng với các hóa đơn, vận đơn, đơn bảohiểm

Công ty và bạn hàng nước ngoài sẽ cùng nhau thương lượng trực tiếp đểgiải quyết vấn đề Nếu thương lượng thành công thì cả 2 bên sẽ cùng nhau tiếptục thực hiện những điều đã thỏa thuận Thường thì đối với hàng hóa bị thiếuhụt, sai quy cách thì 2 bên thỏa thuận người bán sẽ phải thay thế, bổ sung nhữnghàng hóa không đúng như thỏa thuận bằng hàng hóa mới đạt đúng tiêu chuẩn