Xây dựng chương trình quản lý văn bản hồ sơ công việc trực tuyến

- Xây dựng chương trình quản lý văn bản – hồ sơ công việc với các chức năng phù hợp với thực tế của trường Đại học Hùng Vương.. Chức năng: - Chức năng thông tin của văn bản: Đây là chức

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

4 IIS Internet Information Server

6 PK Primary Key

7 RDBMS Relational Database Management System

10 TTLT-BNV-VPCP Thông tư liên tịch-Bộ ngoại vụ-Văn phòng

chính phủ

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực hiện khóa luận, ngoài sự nỗ lực của bản thân

em còn nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy giáo, cô giáo trong Khoa Toán - Công nghệ, trường Đại học Hùng Vương

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo bộ môn Tin - Khoa Toán Công nghệ - Trường Đại học Hùng Vương đã dạy bảo tận tình cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo: Th.S Nguyễn Kim Anh - Giảng viên Khoa Toán - Công nghệ - Trường Đại học Hùng Vương Thầy đã dành nhiều thời gian quý báu, tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, đồng thời giúp em lĩnh hội kiến thức chuyên môn và tác phong nghiên cứu khoa học

Xin gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè đã luôn bên cạnh ủng hộ, giúp

đỡ em trong suốt thời gian học tập và thực hiện khóa luận

Mặc dù đã rất cố gắng song khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót

Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy giáo, cô giáo và các bạn

để khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài khóa luận

Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng trong tất cả các lĩnh vực, có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại, nơi mà con người đang dần thoát khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ và dần tiến đến tin học hóa trong tất cả các lĩnh vực để công việc đạt hiệu quả cao hơn, tiết kiệm thời gian

và nhân lực

Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng quan trọng, trong đó có quản lý văn bản Từ đó, khẳng định vai trò của công tác văn thư là rất quan trọng

Trên thực tế hiện nay trong hầu hết các trường đại học, cao đẳng thì nhu cầu lưu trữ lượng thông tin là rất lớn Cùng với chiến lược xây dựng và phát triển thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì khối lượng thông tin cần lưu trữ và xử lý ngày càng tăng, nhất là vấn đề quản lý hồ sơ văn bản Nhưng hầu hết việc quản lý hồ sơ văn bản còn thủ công nên rất khó khăn cho việc xử lý lưu trữ không kịp thời hoặc mất nhiều thời gian

Môi trường làm việc thủ công, cổ điển đã không thể đem lại hiệu quả cao nhất và sự phát triển của công nghệ thông tin đã hình thành lên môi trường tác nghiệp điện tử Ở các nước phát triển, hệ thống tác nghiệp điện tử

đã được đưa vào ứng dụng rất sớm vì vậy đem lại cho họ hiệu quả kinh tế cao

Ở nước ta, nền công nghệ thông tin hiện nay đã phát triển tuy nhiên vẫn đang

đi sau so với thế giới Phần lớn các cơ quan, tổ chức đơn vị doanh nghiệp hiện đang lưu trữ hồ sơ công việc trên giấy tờ nên mất rất nhiều thời gian và công sức Cụ thể:

 Đối với người quản lý:

- Không biết được tình hình công việc của nhân viên, việc theo dõi tiến

độ công việc của nhân viên rất khó khăn

- Dễ xảy ra trường hợp giao việc chồng chéo, báo cáo của nhân viên không đúng thực tế

- Tra cứu thông tin khó khăn với một khối lượng giấy tờ khổng lồ

 Đối với nhân viên:

- Không quản lý được khối lượng công việc của mình

- Không quản lý được tiến độ hoàn thành của từng công việc

- Khối lượng giấy tờ khổng lồ khó tra cứu

Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là

một tất yếu trong giai đoạn hiện nay Vì vậy em chọn đề tài “Xây dựng chương trình quản lý văn bản - hồ sơ công việc trực tuyến” làm đề tài

khóa luận tốt nghiệp của mình Với tính năng đáp ứng tất cả các yêu cầu đặt

ra cho một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, sử dụng công nghệ tiên tiến, chuẩn hóa, an toàn, chính xác, thao tác nhanh chóng, dễ dàng đồng thời có tính mở trong kết nối với các hệ thống đang có và sẽ có trong tương lai

2 Mục tiêu khóa luận

- Nghiên cứu phân tích thực trạng quy trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của trường Đại học Hùng Vương

- Xây dựng chương trình quản lý văn bản – hồ sơ công việc với các chức năng phù hợp với thực tế của trường Đại học Hùng Vương

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu và khảo sát thực tế về công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc trường Đại học Hùng Vương

- Phân tích thiết kế hệ thống

- Xây dựng chương trình đúng theo các chức năng đã thiết kế đảm bảo các yêu cầu đặt ra

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu tìm hiểu các tài liệu,

giáo trình và tìm hiểu trực tiếp công tác văn thư của trường Đại học Hùng Vương

- Phương pháp thực nghiệm: Qua việc nghiên cứu, tham khảo tài liệu,

giáo trình rút ra kinh nghiệm để áp dụng vào việc xây dựng hệ thống

- Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Lấy ý kiến của Giảng viên trực

tiếp hướng dẫn, các Giảng viên trong Bộ môn Tin học, các Cán bộ làm công tác Văn thư của trường để hoàn thiện về mặt nội dung cũng như hình thức của

đề tài

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu:

Công tác quản lý văn bản đến, công tác quản lý văn bản đi, quản lý văn bản nội bộ và quá trình giao việc giữa người quản lý và người thực hiện công việc

Hệ thống “Quản lý văn bản – hồ sơ công việc trực tuyến” khi được ứng dụng thực tế sẽ giúp công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc trở nên dễ dàng hơn, giảm được thời gian, công sức trong công tác quản lý

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung chính của khóa luận được chia thành 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về hệ thống quản lý văn bản hồ sơ công việc Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương 3: Cài đặt chương trình

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN HỒ SƠ CÔNG VIỆC 1.1 Cơ sở lý thuyết về văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những

gì cần được ghi để lưu lại làm bằng” hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn” Theo cách hiểu này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ, tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ ở cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản

Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức Chính trị - Xã hội, tổ chức Kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy

tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án,… đều được gọi là văn bản [4]

Hay nói cách khác văn bản được hiểu là phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một kí hiệu nhất định [1]

Văn bản quản lý nhà nước là những quy định quản lý và thông tin quản

lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nước hoặc giữa Nhà nước với các tổ chức, công dân

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của quản lý nhà nước, do cơ quan hành chính nhà nước ban hành dùng để đưa các quyết định

và truyền tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành

1.1.2 Vai trò, chức năng của văn bản

a Vai trò:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý

- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động bộ máy lãnh đạo, quản lý

- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật

b Chức năng:

- Chức năng thông tin của văn bản: Đây là chức năng cơ bản của văn

bản, các thông tin chứa đựng trong văn bản là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo ra sự vận hành thông suốt, thống nhất trong hệ thống bộ máy nhà nước từ Trung ương tới địa phương, là yếu tốt quyết định để đưa ra các chủ chương, chính sách, những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết các công việc nội bộ của Nhà nước cũng như các công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân

- Chức năng pháp lý: Thực hiện chức năng này văn bản giúp cho các cơ

quan lãnh đạo, điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước trong nhiều phạm vi thời gian và không gian Cùng với chức năng thông tin, văn bản trở thành một trong các cơ sở đảm bảo cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý

- Chức năng quản lý của văn bản: Thực hiện chức năng quản lý, văn bản

được sử dụng để ghi lại, truyền đạt các quy phạm pháp luật, các quyết định hoàn chỉnh, đó là các căn cứ pháp lý để giải quyết các công việc cụ thể trong quản lý Nhà nước

- Chức năng văn hóa- xã hội của văn bản: Văn bản quản lý nhà nước là

sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận, lao

động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên Văn bản quản lý nhà nước góp phần ghi lại, truyền bá cho thế hệ sau truyền thống quý báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệ đồng thời nó cũng thể hiện trình độ văn hóa của quốc gia qua từng thời kỳ [1],[4].

1.2 Khảo sát hiện trạng hệ thống quản lý văn bản Trường Đại học Hùng Vương

1.2.1 Sơ lược về Trường Đại học Hùng Vương

Trường Đại học Hùng Vương được thành lập ngày 29/4/2003 theo Quyết định số 81/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, tiền thân là Trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ, là trường đại học đa ngành, đa cấp có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao; một trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Phú Thọ và khu vực; mục tiêu trở thành trường đại học đạt chuẩn vào năm 2015

Từ năm học 2009-2010, Nhà trường thực hiện chuyển đổi chương trình đào tạo theo hình thức niên chế sang đào tạo theo học chế tín chỉ

Một trong những triết lý của đào tạo theo hệ thống tín chỉ là “Lấy người học làm trung tâm” trong đó người học tự đặt ra kế hoạch học tập cho toàn khóa, từng học kỳ tùy theo năng lực, điều kiện cụ thể của cá nhân trên cơ sở

kế hoạch chuẩn của nhà trường, còn nhà trường luôn cố gắng đáp ứng đến mức cao nhất những yêu cầu cụ thể của từng sinh viên

Định hướng phát triển của nhà trường là từng bước xây dựng các chương trình đào tạo hiện đại, hấp dẫn, linh hoạt, đa dạng các loại hình đào tạo nhằm phục vụ nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao, nâng cao chất lượng đào tạo toàn diện về văn hóa, nghiệp vụ và tư tưởng đạo đức cho sinh viên Xây dựng đội ngũ cán bộ, đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ giảng viên tâm huyết, giỏi chuyên môn, giàu trí tuệ và chú trọng đến việc xây dựng, sử dụng cơ sở vật chất, các phòng thí nghiệm,… Đặc biệt quan

tâm đến hiệu quả công tác điều hành và quản lý, đáp ứng nhu cầu, theo kịp thời đại

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Hùng Vương

a Ban lãnh đạo:

Hiệu trưởng: PGS.TS Cao Văn

Phó hiệu trưởng: PGS.TS Phùng Quốc Việt

Phó hiệu trưởng: KS Nguyễn Thành Trung

Phó hiệu trưởng: ThS Hoàng Thị Thuận

Chủ tịch hội đồng trường: ThS Trần Ngọc Thủy

b Đội ngũ cán bộ:

- Hiện nay, tổng số cán bộ, giảng viên của trường 433 người, trong đó có

05 PGS, 14 TS, 173 ThS, 182 CN và Kỹ sư trong đó có 52 giảng viên đang làm nghiên cứu sinh, 42 giảng viên đang học cao học Nhà trường phấn đấu đến năm 2015 có 600 cán bộ giảng dạy, trong đó 70% có trình độ từ thạc sĩ trở lên

- Tổ chức bộ máy: Hiện tại trường Đại học Hùng Vương có 02 cơ sở (cơ

sở thành phố Việt trì và cơ sở thị xã Phú Thọ) với 08 khoa (Khoa Toán Công nghệ, Khoa Khoa học tự nhiên, Khoa Khoa học xã hội và Nhân văn, Khoa Ngoại ngữ, Khoa Giáo dục tiểu học và Mầm non, Khoa Nhạc – Họa, Khoa Nông – Lâm – Ngư, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh); 02 bộ môn trực thuộc (Bộ môn Tâm lý giáo dục, Bộ môn Lý luận chính trị); 08 phòng (Phòng

Tổ chức Cán bộ, Phòng Công tác Chính trị - Học sinh Sinh viên, Phòng Đào tạo, Phòng Hành chính – Tổng hợp, Phòng Quản trị - Đời sống, Phòng Kế hoạch – Tài chính, Phòng Thanh tra – Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Phòng Quản lý khoa học – quan hệ quốc tế), 03 trung tâm (Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học, trung tâm Thông tin - Tư liệu – Thư viện, Trung tâm Hợp tác đào tạo) và Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng trường

- Ngành nghề, trình độ đào tạo: Đào tạo đại học cao đẳng, TCCN, liên kết đào tạo sau đại học một số ngành.

Nhà trường có 32 ngành đào tạo trình độ đại học gồm: Sư phạm Toán học, Sư phạm Toán – Lý, Sư phạm Vật lý, Công nghệ thông tin, Công nghệ

kỹ thuật điên, điện tử; Sư phạm Ngữ Văn, Sư phạm sử - GDCD, Sư phạm Địa

lý, Việt nam học; Hướng dẫn viên du lịch; Sư phạm Hóa học, Sư phạm Sinh học, Giáo dục thể chất, Giáo dục Mầm non, Giáo dục Tiểu học; Chăn nuôi Thú y, Khoa học cây trồng, Nông học, Lâm nghiệp, Thú y; Kế toán, Quản trị kinh doanh, Tài chính Ngân hàng, Kinh tế nông nghiệp, Kinh tế đầu tư, Ngôn ngữ anh, Sư phạm tiếng anh, Ngôn ngữ Trung Quốc; Sư phạm Âm nhạc, Sư phạm Mỹ thuật, Quản lý Giáo dục, Sư phạm kỹ thuật nông nghiệp và 17 ngành đào tạo trình độ cao đẳng gồm: Giáo dục Mầm non, Giáo dục Tiểu học,

Sư phạm Tiếng anh, Sư phạm Hóa – Sinh, Sư phạm Sinh – Hóa, Giáo dục thể chất – CTĐ; Sư phạm Sử - GDCD, Khoa học Thư viện – QTVP, Sư phạm Địa – GDCD; Sư phạm Toán – Lý, Sư phạm Lý – KTCN, Công nghệ thông tin, Công nghệ thiết bị trường học, Sư phạm Lý – Hóa; Hội họa, Âm nhạc, Sư phạm Âm nhạc

1.2.3 Mô tả về quy trình hoạt động của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc

1.2.3.1 Thực trạng quy trình quản lý văn bản

sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

b Quản lý văn bản đến

 Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến trường gọi chung

là văn bản đến [4]

 Quy trình quản lý văn bản đến gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

- Tiếp nhận văn bản đến: Công văn từ các nguồn gửi tới trường sẽ được

bộ phận Văn thư của trường tiếp nhận Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

+ Loại không bóc bì: Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì

cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại trừ các loại văn bản trên có dấu chữ ký hiệu độ mật, chữ “C” in hoa nét đậm.Đối với văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông

tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến: Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”, đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến” Nhằm xác định văn bản đó đã được chuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào sổ công văn đến và lưu trữ văn bản

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

- Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính

Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến:

Nội dung bên trong sổ gồm:

Loại văn bản

Số đến

Trích yếu

Bộ phận, nơi nhận CV

Người ký

Ghi chú

Hướng dẫn đăng ký văn bản đến:

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7.Cột 2: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11

TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)

Cột 4: Ghi loại của văn bản đến.

Cột 5: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 6: Ghi trích yếu của văn bản Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp ký duyệt văn bản

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản

Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến.

- Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Lãnh đạo căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “đến”

Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến được quy định cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của lãnh đạo, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng

ký văn bản đến, hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn

vị hoặc cá nhân giải quyết

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được lãnh đạo giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình lãnh đạo

đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của lãnh đạo, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

- Giải quyết văn bản đến: Khi nhận được văn bản đến cán bộ văn thư phải giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

Cán bộ văn thư có tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho lãnh đạo

c Quản lý văn bản đi

 Khái niệm: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản

quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi [4]

 Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra văn bản

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản Nếu phát hiện

có sai sót phải kịp thời báo cáo để xem xét giải quyết

- Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Nhân bản: văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việc nhân bản văn bản được thực hiện theo quy định.

Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.

- Đóng dấu cơ quan: việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

- Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hỏa tốc”,

“Thượng khẩn” và “khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

- Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu

“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

Bước 3: Đăng ký văn bản đi.

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy tính

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ

TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) NĂM….………

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Từ số ……… đến số……….

Từ ngày………đến ngày………….

QUYỂN SỔ:

Nội dung bên trong sổ gồm:

Bảng 1.2 Bảng mẫu sổ văn bản đi.

Ngày

gửi

Nơi nhận

Loại văn bản

Số văn bản đi

Trích yếu

Người ký

Ghi chú

Hướng dẫn đăng ký văn bản:

(1) Ghi ngày, tháng văn bản Đối với những ngày tháng dưới 10 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 09/02

(2) Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản

(3) Ghi loại của văn bản

(4) Ghi số đi của văn bản

(5) Ghi phần trích yếu nội dung thể hiện trên văn bản

(6) Ghi tên người ký duyệt văn bản đi

(7) Ghi những điều cần thiết khác

- Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Làm thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn phong bì, bì văn bản phải được làm bằng loại giấy dai bền khó thấm nước, không nhìn thấu được

- Chuyển phát văn bản đi: Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau, vào sổ và đăng ký phát hành

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản: Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

+ Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn, khi nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc

+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, … ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó, đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Bước 5: Lưu văn bản đi.

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký

d Quản lý văn bản nội bộ

 Khái niệm: Văn bản nội bộ là những văn bản được sử dụng trong nội

bộ cơ quan Văn bản nội bộ cũng gồm hai loại là văn bản nội bộ điện tử (văn bản được chuyển từ hồ sơ công việc sang) và văn bản giấy [4]

 Quy trình quản lý văn bản nội bộ tương tự như quy trình quản lý văn bản đi, nhưng văn bản nội bộ chỉ phát hành trong nội bộ trường

Sau khi đã thống nhất và duyệt, nhân viên văn thư hoặc người chịu trách nhiệm khác sẽ thực hiện đánh số thứ tự đăng ký cho văn bản nội bộ và phát hành văn bản nội bộ theo yêu cầu

e Quản lý hồ sơ công việc

Hiện tại, trường Đại học Hùng Vương chưa sử dụng hệ thống quản lý hồ

sơ công việc, song công tác quản lý hồ sơ công việc là cần thiết đối với mỗi

cá nhân, cán bộ trong mỗi cơ quan, đơn vị Quản lý hồ sơ công việc trực tuyến tạo ra môi trường cho phép trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng và nhanh chóng, thông tin mọi lúc, mọi nơi rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, tăng năng suất làm việc, quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý tập trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến trên mạng

Quản lý “Hồ sơ công việc” là mô đun quản lý tất cả các công việc trong

cơ quan Mọi công việc đều được xử lý bởi các hồ sơ công việc Mô đun được chia thành hai phần đó là: Phiếu giao việc và Hồ sơ công việc

- Phiếu giao việc:

Đây là mô đun quản lý các phiếu giao việc được giao bởi lãnh đạo tới các chuyên viên trong toàn cơ quan

Phiếu giao việc được tạo ra theo hai cách như sau:

- Tạo từ một văn bản đến để xử lý văn bản

- Tạo trực tiếp

Lãnh đạo tạo ra các phiếu giao việc sau đó giao cho bộ phận, phòng ban dưới cấp mình, khi đó công việc sẽ được giao trực tiếp tới cán bộ quản lý bộ phận đó Sau khi nhận được phiếu giao việc từ lãnh đạo, cán bộ quản lý phòng, khoa chuyển lại phiếu giao việc cho chuyên viên xử lý chính Chuyên viên xử lý mở hồ sơ công việc dựa trên phiếu giao việc được giao, sau đó đưa

ra những ý kiến phản hồi về việc giải quyết phiếu giao việc

Lãnh đạo thực hiện giao việc:

+ Có thể giao việc cùng lúc cho nhiều người, nhiều phòng ban, bộ phận.+ Mỗi công việc có thể giao cho nhiều người phối hợp hay theo dõi hỗ trợ những người xử lý chính

+ Cho phép đính kèm nhiều tài liệu, hỗ trợ tối đa cho người nhận việc với hệ thống nhắc việc.

- Hồ sơ công việc:

Hồ sơ được tạo ra nhằm giải quyết các sự việc trong toàn cơ quan Trong

hệ thống “Quản lý văn bản - hồ sơ công việc” có ba loại hồ sơ công việc

chính đó là:

- Hồ sơ xử lý công việc

- Hồ sơ xử lý văn bản đến

- Hồ sơ soạn thảo văn bản đi

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết, tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong

Sau khi tiếp nhận công việc được cấp trên bàn giao, chuyên viên xử lý chính tiến hành mở hồ sơ công việc được giao và có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở Cần thu thập kịp thời những tài liệu, ý kiến đóng góp của lãnh đạo để hỗ trợ xử lý công việc Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, chuyên viên xử lý chính xin kiểm duyệt

hồ sơ Người kiểm duyệt hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu trả lại chuyên viên xử lý bổ sung cho đủ Sau khi bổ sung người kiểm duyệt thực hiện phê duyệt hồ sơ

1.2.3.2 Sơ đồ mô tả quy trình quản lý văn bản

a Sơ đồ xử lý văn bản đến

Hình 1.1 Quy trình xử lý văn bản đến.

b Sơ đồ xử lý văn bản đi

Hình 1.2 Quy trình xử lý văn bản đi.

Văn thư

Nhập công văn đến

Trình lãnh đạo phê duyệt

Nhập thông tin về văn bản

Phân phối đến các bộ phận liên quan

Lãnh đạo xem xét và ký nhận văn bản

Văn thư

Nhận công văn đã trình lãnh đạo phê duyệt từ bộ phận soạn thảo Nhập thông tin về văn bản

Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi

Lưu văn bản đi và phân phối đến các bộ phận liên quan Lãnh đạo bộ phận ký nhận

c Sơ đồ xử lý văn bản nội bộ

Hình 1.3 Quy trình xử lý văn bản nội bộ.

d Sơ đồ xử lý hồ sơ công việc

Hình 1.4 Quy trình xử lý hồ sơ công việc.

Văn thư

Nhận công văn từ lãnh đạo yêu cầu xử lý

Nhập thông tin về văn bản

Phân phối đến các bộ phận liên quan

Lãnh đạo xem xét và ký nhận văn bản

1.2.3.3 Đánh giá thực trạng của quy trình quản lý

Công tác quản lý văn bản tại Trường Đại học Hùng Vương đã đạt được nhiều thành tích, trường luôn chú trọng đầu tư về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn phòng như:

- Trang thiết bị đầy đủ các loại máy photocopy, máy in, máy vi tính, máy Fax để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản,…

- Nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ trong trường và cán

bộ làm công tác văn thư nói riêng

- Công tác văn thư đã tiến hành các bước đồng bộ nhịp nhàng nhận, chuyển giao các văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành nhiệm vụ được giao và cơ bản đảm bảo các quy định về công tác công văn giấy tờ

- Công tác văn thư luôn được lãnh đạo quan tâm chú trọng trang bị về trang thiết bị và hằng năm cử cán bộ đi học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư Chính nhờ sự quan tâm của lãnh đạo Trường Đại học Hùng Vương nên công tác văn thư từng bước hoàn thiện

Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì công tác văn thư vẫn còn gặp một số hạn chế sau:

- Hiện nay Trường Đại học Hùng Vương chưa có phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trực tuyến, việc quản lý vẫn thủ công nên gặp không ít khó khăn trong công tác tra cứu, tìm kiếm

- Về thiết bị tương đối đầy đủ, song bộ phận văn thư cần có một máy

scan để thuận tiện cho công việc khi có nhu cầu sử dụng “Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc trực tuyến”.

Vì vậy, em chọn nghiên cứu đề tài khóa luận với mong muốn có thể phục vụ cho công tác quản lý của bộ phận văn thư tại trường, góp phần làm cho trường ngày một hùng mạnh hơn

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Phân tích thiết kế chức năng hệ thống quản lý văn bản - hồ sơ công việc

2.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Hình 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng.

2.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.1.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Hình 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

2.1.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

2.1.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý văn bản

Hình 2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý văn bản.

2.1.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý hồ sơ công việc

Hình 2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý hồ sơ công việc.

2.1.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Báo cáo

Hình 2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng báo cáo.

2.1.2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý văn bản đến

Hình 2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý văn

bản đến

2.1.2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý văn bản đi

Hình 2.8 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý văn bản đi

2.1.2.8 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý văn bản nội bộ

Hình 2.9 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý văn bản nội bộ.