kế toán nguyên vật liệu sản xuất cơ khí tiêu chuẩn và thép tại công ty tnhh nhà nước một thành viên xuất nhập khẩu sản phẩm cơ khí mecanimex

Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kếtoán là giúp hạch toán nguyên vật liệu được chính xác mà còn là vấn đề có ý nghĩathực tiễn là góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doa

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết đề tài.

Hội nhập kinh tế thế giới là một xu thế khách quan tất yếu ảnh hưởng trực tiếptới nhiều thành phần kinh tế và các loại hình doanh nghiệp nhằm thúc đẩy tối đa tậndụng ngồn lực trong nước để đảm bảo nhu cầu tiêu dùng cho đời sống nhân dân Từkhi Việt Nam bước vào đổi mới kinh tế, chuyển đổi từ cơ chế hành chính tập trungquan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường đến nay nước ta trở thành thành viênASEAN và nhiều tổ chức kinh tế trên thế giới Và quan trọng hơn đó là từ khi ViệtNam ra nhập WTO, đó là bước ngoặt chuyển biến lớn trong nền kinh tế Việt Namnói chung và đối với các doanh nghiệp nói riêng

Các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước cơ hội và thách thức lớn Đó lànhững cơ hội trong việc thâm nhập và mở rộng thị trường, hợp tác liên doanh, liênkết chuyển giao công nghệ, vốn…Một trong những vấn đề hiện nay của doanhnghiệp Việt Nam, đặc điểm là doanh nghiệp được quyết định bới việc giảm thiểuchi phí sản xuất kinh doanh Hiện nay những doanh nghiệp Việt Nam đang từngbước tháo gỡ, tìm biện pháp hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm màtrong đó chú trọng nhất là vấn đề về chi phí “ nguyên vật liệu”

Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng trong ba yếu tố cơ bản của quátrình sản xuất, là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thực thể sản phẩm Đặc điểm trongcác doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng trongcông tác quản lý Việc sử dụng quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ góp phần giảm chi phíquản lý Đồng thời làm giảm chi phí sản xuất, nâng cao tính cạnh tranh của sảnphẩm

Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quátrình sản xuất và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng nhưtrong tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Từ đó buộc các doanh nghiệp phảitiết kiệm một cách triệt để và hợp lý nguyên vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếugây ngừng trệ sản xuất hay thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn Muốn quản lýnguyên vật liệu toàn diện từ khâu cung cấp đến khâu dự trữ, sử dụng về số lượng,chủng loại Hiệu quả quản lý nguyên vật liệu quyết định hiệu qủa sử dụng vốn lưu

động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp vì vậy, phải nhất thiết xây dựngđược chu trình quản lý nguyên vật liệu Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kếtoán là giúp hạch toán nguyên vật liệu được chính xác mà còn là vấn đề có ý nghĩathực tiễn là góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu vừa tiết kiệm được nguồn lực cho sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Kế toán nguyên vật liệu là công cụ để quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệuquả tình hình sử dụng nguyên vật liệu, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực kịpthời đáp ứng nhu cầu tổ chức sản xuất, quản lý điều hành của doanh nghiệp

Việc đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về cả số lượng và chấtlượng đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh được diễn ra liên tục, từ đóduy trì các hoạt động kinh doanh khác và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.Nguyên vật liệu là nhân tố quyết định đến thành công của công tác quản lý sản xuấtkinh doanh

Do vậy, để đáp ứng trên thương trường thì các doanh nghiệp phải tổ chức tốtcông tác kế toán nguyên vật liệu Công việc này không những mang ý nghĩa về mặt

lý luận, mà còn mang lại ý nghĩa thực tiễn to lớn cấp bách cho quá trình đổi mới cơchế quản lý kinh tế của các doanh nghiệp ở nước ta nói chung và Công ty TNHHMECANIMEX nói riêng

Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công tyTNHH MECANIMEX, được sự giúp đỡ các anh chị phòng Hành chính nhân sự,phòng Tài chính kế toán nói riêng và toàn thể các nhân viên trong công ty nóichung, bên cạnh đó em cũng nhận được sự hướng dẫn tận tình của chị Phạm ThùyLinh- phó phòng kế toán

Em đi sâu tìm hiểu nghiên cứu Đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu sản xuất cơkhí tiêu chuẩn và thép tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên xuất nhập khẩusản phẩm cơ khí MECANIMEX ”

Do thời gian hạn chế nên công việc nghiên cứu thực tập của em không tránhkhỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự hướng dẫn chỉ bảo của cô giáo vàcác cô chú, anh chị trong công ty để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này

2 Mục đích của việc nghiên cứu đề tài.

- Hệ thống hóa lý luận công tác kế toán nguyên vật liệu

- Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu sản xuất cơ khí tiêuchuẩn và thép tại Công ty TNHH MECANIMEX

- So sánh được công tác kế toán giữa lý thuyết với thực tế tìm hiểu được tạiđơn vị

- Hoàn thành công tác kế toán nguyên vật liệu làm cơ sở giúp cho nhà quản lýđưa ra những quyết định quan trọng trong mục tiêu hạ giá thành tăng lợi nhuận chocông ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài.

- Đối tượng nghiên cứu: “Kế toán nguyên vật liệu sản xuất cơ khí tiêu chuẩn

và thép tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên xuất nhập khẩu sản phẩm

cơ khí MECANIMEX”.

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian nghiên cứu: Tại Công ty TNHH MECANIMEX; địa chỉ: 35-37Tràng Thi, Hoàn Kiếm, Hà Nội

+ Thời gian nghiên cứu: số liệu khảo sát quý 1/2013

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài.

- Phương pháp điều tra, khảo sát

Sử dụng phiếu điều tra để khảo sát, xác định tính xác thực của thông tin

- Phương pháp thu thập dữ liệu

+ Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này sử dụng hệ thống câu hỏi phỏngvấn để người được hỏi trả lời qua đó ta thu thập được số liệu

Trong quá trình phỏng vấn cần xác định được

Thứ nhất: Mục đích của buổi phỏng vấn nhằm lấy thông tin cần thiết về kếtoán nguyên vật liệu

Thứ hai: Là đối tượng phỏng vấn: Là đối tượng liên quan và hiểu về tình hình

kế toán của doanh nghiệp nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng

Thứ ba, chuẩn bị nội dung phỏng vấn: Nội dung của các câu hỏi phỏng vấncần gắn với vấn đề nghiên cứu là “ Kế toán NVL” Bên cạnh những câu hỏi mangtính chất khái quát về tổng quan doanh nghiệp như: Hình thức kế toán mà công ty

áp dụng, tổ chức bộ máy kế toán của công ty áp dụng theo mô hình nào? Và nộidung cần đưa ra câu hỏi sâu về tình hình kế toán NVL như: kế toán NVL của công

ty sử dụng những tài khoản nào? Chứng từ sử dụng, sổ kế toán và hạch toán củacông đã hợp lý chưa?

Thứ tư, là địa điểm và thời gian phỏng vấn: phỏng vấn tại công ty, thời gianphỏng vấn giờ nghỉ trưa hoặc cuối buổi chiều

Ghi chép thông tin phỏng vấn: Thông tin ghi chép trong quá trình phỏng vấncần phải chính xác, trung thực và đầy đủ

Sử dụng thông tin phỏng vấn: thông tin phỏng vấn thu thập được cần phảichọn lọc kết hợp cùng với các phương pháp nghiên cứu khác để đảm bảo thông tinđược chính xác

+ Phương pháp quan sát: sử dụng phương pháp quan sát và ghi chép số liệu.+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc tài liệu và phân tích tổng hợp số liệu

Chương 3: Một số kiến nghị nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác

kế toán nguyên vật liệu sản xuất cơ khí tiêu chuẩn và thép tại Công ty TNHHMECANIMEX

CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

1.1 Cơ sở lý luận của kế toán nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quátrình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quá trìnhtham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nguyên vật liệu bịtiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanhtrong kỳ Hay nói cách khác vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định

và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác dụng của lao động, chúng bị tiêu haotoàn bộ hay thay đổi hình thái ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

Nguyên vật liệu gồm nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phế liệuthu hồi……

- Nguyên vật liệu chính: là các nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sảnxuất cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm

- Nguyên vật liệu phụ: là những loại Nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợtrong sản xuất, được sử dụng kết hợp với Nguyên vật liệu chính để hoànthiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm

- Phế liệu thu hồi: là các loại vật liệu thu hồi trong quá trình sản xuất có thể

sử dụng lại hoặc có thể bán được

- ………

Bất cứ một DNSX nào muốn tiến hành được hoạt động sản xuất thì phải có đầy

đủ ba yếu tố cơ bản sau:

- Tư liệu lao động

- Đối tượng lao động

- Sức lao động

Vậy nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất củadoanh nghiệp Trong DNSX thì nguyên vật liệu là tài sản dự trữ của sản xuất thuộctài sản lưu động của doanh nghiệp

Các cách hiểu đều đúng về nguyên vật liệu, nhưng dưới đây là khái niệm tổngquát nhất về NVL: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã lao động đã được thayđổi do lao động có ích của con người tác động vào nó

b Phân loại nguyên vật liệu

Căn cứ vào yêu cầu quản lý và tính chất tham gia vào sản xuất kinh doanh,NVL bao gồm:

- Nguyên vật liệu chính: Là nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến

sẽ tạo nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm

- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quátrình sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc,hình dáng, dùng để bảo quản, phục vụ cho mọi hoạt động

- Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng choquá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, khí đốt, xăng dâu…

- Dụng cụ thay thế: Là những chi tiết phụ tùng dùng để thay thế, sửa chữa máymóc thiết bị, phương tiện vận tải…

- Vật liệu và các thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các nguyên vật liệu vàthiết bị (cần lắp hay không cần lắp, vật liệu kết cấu, công cụ…) mà doanh nghiệpmua vào nhằm đầu tư xây dựng cơ bản

- Vật liệu và các thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các nguyên vật liệu vàthiết bị (cần lắp hay không cần lắp, vật liệu kết cấu, công cụ…) mà doanh nghiệpvào nhằm đầu tư xây dựng cơ bản

- Các loại vật liệu khác: Bao gồm các vật liệu còn lại ngoài những thứ đã kểđến như: bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng…

Căn cứ theo mục đích và công dụng của NVL, nguyên vật liệu sẽ được chiathành:

- Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm

- Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý sản xuất

- Nguyên vật liệu dùng cho quản lý cho doanh nghiệp.

- Nguyên vật liệu dùng trong khâu bán hàng

Căn cứ theo nguồn hình thành, nguyên vật liệu bao gồm:

- Nguyên vật liệu mua ngoài

- Nguyên vật liệu tự gia công sản xuất

- Nguyên vật liệu do cấp trên cấp vốn

- Nguyên vật liệu do góp vốn liên doanh

- Do các nguồn khác…

1.1.1.2 Khái niệm giá trị nguyên vật liệu

Giá trị của nguyên vật liệu được thể hiện qua việc ảnh hưởng đến kết quả kinhdoanh của doanh nghiệp vì nguyên vật liệu là khâu đầu tiên trong quá trình sản xuất.Khi quản lý NVL càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao

* Khái niệm về giá NVL:

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạchtoán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ đểbiểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định

Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu: áp dụng điều 04 chuẩn mực kế

toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: "Hàng tồn kho được tínhtheo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thìphải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được" Trong đó:

-Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và

các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để được hàng tồn kho ở địa điểm

và trạng thái hiện tại

- Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của nguyên vật

liệu tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hoànthành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

Như vậy: phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch

toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế

1.1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán

1.1.2.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận là mục đích cuối cùng của sảnxuất kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng đượcquan tâm Vì thế doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạgiá thành sản phẩm Do vậy, với tỷ trọng chiếm khoảng 60- 70% tổng chi phí,nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyênvật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng chất lượng tốt giá thànhlại hạ tạo mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường Quản lý NVLcàng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao Với vai trò như vậy nên yêucầu quản lý NVL ngày càng chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ

và bảo quản đến khâu sử dụng

Trong khâu thu mua: các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu muanguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và cácnhu cầu khác của doanh nghiệp Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khốilượng, quy cách, chủng loại và giá cả

Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữnguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dựtrữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích Đồng thời phải thực hiện đầy

đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu

Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giánguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm Do vậy trong khâu sử dụng phải

tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sảnxuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả

1.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu cũng như vai trò của kế toán trongquản lý kinh tế nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng thì kế toán vật liệutrong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây:

- Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyênvật liệu về giá cả và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực

tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chínhxác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật về hạchtoán nguyên vật liệu Đồng thời hướng dẫn các bộ phận, các đơn vị trong Doanhnghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu, phải hạchtoán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định để đảm bảo sự thống nhất trong côngtác kế toán nguyên vật liệu.

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu từ đóphát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứđọng, kém hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc hạch toán xác định chính xác sốlượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm Phân bố chínhxác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tínhgiá thành được chính xác

- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thôngtin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh

- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảoquản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và quản lý nguyên vật liệu Từ đó đápứng được nhu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước cũng như yêu cầu quản lý củaDoanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế của NVL đã thu mua và nhập khođồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về số lượng, chủngloại, giá cả, thời hạn cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ, kịp thời

Tóm lại: Nếu hạch toán kế toán nói chung là công cụ đắc lực để quản lý tài

chính thì hạch toán kế toán vật liệu nói riêng là công cụ đắc lực của công tác vậtliệu Kế toán vật liệu có chính xác kịp thời hay không nó ảnh hưởng đến tình hìnhhiệu quả quản lý doanh nghiệp Vì vậy để tăng cường công tác quản lý vật liệu phảikhông ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu Hạch toán kế toán vậtliệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thu mua,nhập xuất, dựtrữ vật liệu một cách chính xác để từ đó có biện pháp chỉ đạo hoạt động sản xuấtkinh doanh kịp thời tổ chức công tác hạch toán vật liệu chặt chẽ sẽ góp phần cungứng kịp thời và đồng bộ nguyên vật liệu cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụngnguyên vật liệu Mặt khác do chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn tronggiá thành do đó chất lượng của công tác kế toán vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đếnviệc tập hợp chi phí giá thành sản phẩm

1.2 Nội dung kế toán nguyên vật liệu.

1.2.1 Quy định kế toán NVL của doanh nghiệp theo VAS 02

VAS 02- Hàng tồn kho

Chuẩn mực này áp dụng cho kế toán hàng tồn khi theo nguyên tắc giá gốcKết quả kinh doanh muốn được xác định và phản ánh một cách chính xác thì phảixác định được chính xác các yếu tố tham gia vào quá trình này Trong đó yếu tố giágốc hàng tồn kho là một chỉ tiêu quan trọng đối với kế toán kết quả kinh doanh ởcác doanh nghiệp

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phíliên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng tháihiện tại

Trong đó :

 Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: giá mua, các loại thuế không đượchoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng vàcác chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoảnchiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quycách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua

 Chi phí chế biến bao gồm: bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đếnsản xuất sản phẩm

Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm: chi phí nguyên liệu,vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất kinh doanh khác phát sinh trênmức bình thường; một số chi phí bảo quản hàng tồn kho; chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp

1.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo chế độ hiện hành (quyết định

1.2.2.1.2 Tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”

+ Nội dung: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tănggiảm của NVL trong kho

- Dư nợ: Giá thực tế của NVL tồn kho

Tài khoản này có các tài khoản chi tiết như sau:

Tài khoản 151 “Hàng mua hàng đi đường”

+ Nội dung: Tài khoản này dùng để theo dõi NVL doanh nghiệp đang mua haychấp nhận mua đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cuối tháng chưa về nhập kho.+ Kết cấu:

- Bên nợ: Phản ánh giá trị NVL đi đường tăng thêm trong kỳ

- Bên có: Phản ánh giá trị NVL đi đường kỳ trước đã nhập kho hoặc chuyểncho bộ phận sử dụng hay cho khách hàng

- Dư nợ: Giá trị NVL đang đi trên đường

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan: TK 111, 112, 133,331

1.2.2.1.3 Trình tự hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau.

Kế toán tổng quát tăng giảm NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên:

* Kế toán tăng NVL

(1) Nhập kho NVL tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến

(2a) Nhập kho NVL mua ngoài tại doanh nghiệp tính VAT theo phương pháptrực tiếp.

(2b) Nhập kho NVL mua ngoài tại doanh nghiệp tính VAT theo phương phápkhấu trừ

(2c) Giảm giá NVL, trả lại NVL đã nhập kho tại doanh nghiệp tính VAT theophương pháp khấu trừ

(2d) Giảm giá NVL, trả lại NVL đã nhập kho tại doanh nghiệp tính VAT theophương pháp trực tiếp

(2e) Mua NVL sử dụng ngay vào sản xuất tại doanh nghiệp tính VAT theophương pháp khấu trừ

(2f) Mua NVL sử dụng ngay vào sản xuất tại doanh nghiệp tính VAT theophương pháp trực tiếp

(3) Tăng do ngân sách cấp, nhận vốn liên doanh, vốn góp cổ phần

(4) Trường hợp tăng do nhận lại vốn góp liên doanh

(5) Tăng do pháp hiện thừa khi kiểm kê

(6) Trường hợp nhận kho phế liệu, được biếu tặng NVL

(8a) Thuế nhập khẩu đối với NVL nhập kho là hàng nhập khẩu ( doanh nghiệptính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

(8b) Thuế nhập khẩu và thuế GTGT phải nộp NVL nhập khẩu ( doanh nghiệptính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)

* Kế toán giảm NVL:

(9) Xuất kho NVL dùng cho sản xuất kinh doanh

(10) Xuất NVL để gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến

(11) Xuất kho NVL để góp liên doanh

(12) Xuất kho NVL để gửi bán hoặc bán

(13) NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê

1.2.2.4 Kế toán thừa thiếu nguyên vật liệu khi kiểm kê và dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

1.2.2.4.1 Kế toán thừa, thiếu NVL khi kiểm kê.

a Tài khoản sử dụng

Kế toán tổng hợp NVL sử dụng tài khoản sau

- Tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”

Tài khoản được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2

TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính”

TK 1522 “ Nguyên vật liệu phụ”

TK 1523 “ Nhiên liệu”

Tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”

Tài khoản này được mở chi tiết thành hai tài khoản cấp hai:

TK 6211 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm chính”

TK 6213 “ Chi phí nguyên vật liệu khác”

- Tài khoản 627 “ Chi phí sản xuất chung” mở chi tiết cho các loại sản phẩm.Trình tự kế toán

 Kế toán tăng nguyên vật liệu:

- Nếu mua thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng: hàng ngày

kế toán NVL căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn, phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợcủa ngân hàng để ghi vào chứng từ ghi sổ, ghi có tài khoản 111, 112 và các sổ chitiết: sổ quỹ, sổ kế toán chi tiết vật liệu hàng hóa

Nợ TK 152 (chi tiết)

Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 331: Tổng giá trị thanh toán

Khi công ty thanh toán tiền cho nhà cung cấp, kế toán căn cứ vào chứng từ thanhtoán ghi trực tiếp, sổ thanh toán với khách hàng, các sổ chi tiết khác và chứng từ ghi

sổ phù hợp theo định khoản sau:

Nợ TK 331

Có TK 111,112

- Khi dùng tiền vay để mua NVL, kế toán căn cứ vào hóa đơn thanh toán,phiếu nhập kho để ghi vào các sổ chi tiết có liên quan, chứng từ ghi sổ ghi có tàikhoản 331 theo định khoản sau:

Nợ TK 152 (chi tiết)

Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 331: Tổng giá thanh toán

- Khi mua NVL thanh toán bằng tiền giao tạm ứng, kế toán căn cứ vào chứng

từ thanh toán, phiếu nhập kho để ghi vào các sổ kế toán chi tiết và chứng từ ghi sổghi có tài khoản 141 theo định khoản sau:

Nợ TK 152 (chi tiết)

Nợ TK 133: Thuế GTGT nếu có

Có TK 141: Tổng giá thanh toán

Công ty không sử dụng tài khoản 151 để hạch toán, nên khi phát sinh NVLmua vào nhưng cuối tháng chưa về nhập kho mặc dù đã nhận được chứng từ nhưng

kế toán vẫn không hạch toán, khi nào hàng về thì kế toán mới tiến hành ghi vào sổ

* Kế toán các trường hợp giảm nguyên vật liệu

- Nếu xuất kho NVL dùng cho sản xuất sản phẩm, căn cứ vào phiếu xuất kho

kế toán ghi vào các sổ chi tiết có liên quan và ghi vào chứng từ ghi sổ ghi có tàikhoản 152 theo định khoản sau:

Nợ TK 6211: NVL trực tiếp cho sản xuất sản phẩm chính

Nợ TK 6212: NVL trực tiếp cho sản xuất sản phẩm phụ

Nếu thiệt hại do nhân viên viên có nhiệm vụ bảo quản không thực hiện đúngchức trách của mình gây ra, kế toán ghi:

* Tài khoản kế toán sử dụng:

Để phản ánh tình hình lập và sử dụng dự phòng giảm giá NVL, kế toán sử dụngtài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

* Về kết cầu:

Bên nợ: Phản ánh số dự phòng giảm giá NVL tồn khi được hoàn nhập

Bên có: Phản ánh dự phòng giảm giá NVL tồn kho được trích lập

Dư có: Phản ánh số dự phòng giảm giá NVL tồn kho hiện có cuối kỳ.

Sang niên độ tiếp theo

Trường hợp 1: Số nguyên vật liệu tồn kho được xác định là giảm giá ở cuối nămtrước đã bán (có giảm giá và cả không giảm giá) thì kế toán hoàn nhập số đã dựphòng:

Nợ TK 159: Số dự phòng hoàn nhập

Có TK 632

Trường hợp 2: Số nguyên vật liệu tồn kho được xác định là giảm giá ở cuối nămtrước chưa bán thì cuối niên độ kế toán này căn cứ và thực tế để xác đính số cần dựphòng mới:

Nếu số cần dự phòng mới lớn hơn số đã dự phòng thì kế toán lập dự phòng bổxung:

- Nhật ký chung

- Nhật ký mua hàng

Hình thức kế toán nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phâncông lao động kế toán Tuy nhiên việc ghi chép ở hình thức này còn nhiều trùng lặp.

Sơ đồ 2:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung

(phụ lục 02)

1.2.2.6.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký – sổ cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức này là nghiệp vụ phát sinh được kết hợp ghichép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ duynhất là Nhật ký –Sổ cái

Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ gốc, hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc

Theo hình thức này thì sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký sổ cái

Hình thức Nhật ký – Sổ cái đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, không cần lập bảngcân đối số phát sinh các tài khoản Hình thức này áp dụng phù hợp tại các công ty

có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản, bộ phận kế toán ít người

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký- sổ cái.

(phụ lục 03)

1.2.2.6.3 Hình thức sổ chứng từ ghi sổ.

Đặc trưng cơ bản của hình thức này là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổnghợp là chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sỏ các chứng từ gốc hoặcbảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại

Theo hình thức này thì sổ kế toán tổng hợp được sử dụng là:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cái tài khoản 152, 331, 111, 112…

Ưu điểm của hình thức này là rõ ràng, dễ hiểu, dễ phát hiện sai sót để điềuchỉnh Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khốilượng nghiệp vụ nhiều, đông nhân viên kế toán Nhưng hình thức này có đặc điểmnày là việc ghi chép tiến hành trùng lặp, khối lượng ghi chép nhiều, việc đối chiếukiểm tra số liệu dồn vào cuối tháng

Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.

(Phụ lục 04)

1.2.2.6.4 Hình thức sổ Nhật ký chứng từ.

Nguyên tắc cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa các nghiệp vụtheo nội dung kinh tế.

Theo hình thức này sổ kế toán tổng hợp áp dụng là:

Nhược điểm của phương pháp này là ghi chép phức tạp, đòi hỏi trình độ của kếtoán phải cao và đồng đều Khó sử dụng máy tính trong công tác quản lý vì các sổkhông đồng nhất

Sở đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ.

(Phụ lục 05)

1.2.2.6.5 Hình thức kế toán máy chi tiết.

Đây là một hình thức kế toán mới, nhưng chắc chắn nó sẽ được rất nhiều doanhnghiệp lựa chọn áp dụng cho doanh nghiệp của mình vì những ưu điểm của nó làthực hiện đơn giản nhưng lại đem lại kết quả cao với sự hỗ trợ đắc lực của máy vitính Vì đây là phương pháp mới nên ta sẽ đi sâu tìm hiểu về cách thực hiện theophương pháp này

(1) Hàng này, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi

nợ, tài khoản ghi có để lập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kếsẵn trên các phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kếtoán tổng hợp (sổ cái hoặc nhật ký sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán có liên quan.(2) Cuối tháng ( hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện cácthao tác khóa sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa sổ kế toántổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,

trung thực theo thông tin đã nhập vào trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra,đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán với các báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.Thực hiện các thao tác để bao cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ragiấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định của sổ kếtoán ghi bằng tay

Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.

(Phụ lục 06)

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU SẢN XUẤT CƠ KHÍ TIÊU

CHUẨN VÀ THÉP TẠI CÔNG TY TNHH MECANIMEX

2.1 Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường ảnh hưởng đến kế toán NVL sản xuất cơ khí tiêu và thép tại công ty TNHH MECANIMEX

( Nguồn: Tư liệu từ phòng hành chính nhân sự)

2.1.1 Tổng quan công ty TNHH MECANIMEX.

2.1.1.1 Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH MECANIMEX:

- Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà Nước 1 thành viên xuấtnhập khẩu sản phẩm cơ khí

- Tên tiếng Anh: mechanical products export – import limited company

- Tên công ty viết tắt : MECANIMEX co., Ltd

- Ngày thành lập : Năm 1985

- Tổng số vốn: Tổng vốn điều lệ của công ty là 34.897.000.000 VNĐ

- Công ty xuất nhập khẩu các sản phẩm cơ khí là tên ban đầu của Công ty trách

nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên xuất nhập khẩu sản phẩm cơ khí, đượcthành lập theo quyết định số 88/CT ngày 2/3/2985 của Chủ tịch Hội đồng Bộtrưởng (nay là Chính Phủ) và bắt đầu đi vào hoạt động ngày 26 tháng 3 băm 1985theo giấy phép kinh doanh số 1.1.11.012/GP của Bộ trưởng Bộ cơ khí luyện kim cũnay là Bộ công nghiệp Ngày 02/11/2004, theo Quyết định số 120/2004/QĐ – BCNcủa Bộ trưởng Bộ Công nghiệp, chuyển Công ty xuất nhập khẩu các sản phẩm cơkhí, doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty Máy và Thiết

bị công nghiệp thành Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên Xuất nhập khẩu sản phẩm cơ khí.

- Địa chỉ của doanh nghiệp:

Điện thoại: 04-8244138; 04-8257459

Fax: 84-04-9349904

Email: mecahn@fpt.vn

+ Chi nhánh Công ty tại Thành Phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 12 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 08-8295799; 08-8296722

Fax: 84-08-8288238.

Email: mecanimex@hcm.fpt.vn

+ Nhà máy Quy Chế Từ Sơn

Địa chỉ: thị trấn Từ Sơn, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh

Điện thoại: 0241-743711 Fax: 0241-832467

Email:qctstus@hn.vnn.vn

+ Văn phòng đại diện tại Hải Phòng

Điện thoại: 043.791.9999 Fax: 043.7931.555

- Giám đốc Công ty: Ông Hoàng Ngọc Đính

- Kế toán trưởng: Nguyễn Thị Thanh Bình

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên

Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp:

Kinh doanh xuất nhập khẩu sản phẩm cơ khí,sản phẩm luyện kim,khoáng sản,tinh quặng kim loại Sản xuất kinh doanh các chi tiết cơ khí tiêu chuẩn và thép Kinh doanh phương tiện vận tải, nguyên liệu, vật tư, máy móc thiết bị và phụtùng cho ngành cồng nghiệp, nông nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, thiết bịdụng cụ y tế, thiệt bị điện, điện tử, điện lạnh và tin học

Kinh doanh, sản xuất, trang trí nội ngoại thất, đồ gỗ gia dụng, gốm sứ, hàng dândụng và tiêu dùng, hóa chất, hàng mỹ phẩm, phân bón, xăng dầu, chất dẻo

Sản xuất, kinh doanh và chế biến nông sản, lương thực, thực phẩm, thủy hải sản,thức ăn chăn nuôi gia súc Sản xuất, kinh doanh thực phẩm, bia và nước ngọt

Kinh doanh văn phòng, khách sạn, nhà hàng, nhà ở, bất động sản, kho bãi, siêuthị, vận tải và giao nhận hàng hóa

Dịch vị triển lãm thương mại về máy móc, thiết bị và hàng công nghiệp Đại lý

ký gửi hàng hóa

Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của quy định của pháp luật

Chức năng - Nhiệm vụ của Công ty:

Chức năng:

Là doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp nặng Việt Nam, Công ty có các chứcnăng: Thực hiện các hoạt động thương mại dịch vụ, trực tiếp tham gia hoạt động

kinh doanh xuất nhập khẩu (tự doanh và uỷ thác) với các đối tác trong và ngoàinước.

Thực hiện nghĩa vụ và nhiệm vụ Nhà nước giao đồng thời thực hiện đầy đủ cácnghĩa vụ chung của Nhà nước

Chi nhánh Công ty tại Thành Phố Hồ Chí Minh

Hoạt động kinh doanh theo chỉ thị của Giám đốc chi nhánh và chịu tráchnhiệm trước Tổng Giám Đốc Công ty về mọi mặt hiệu quả hoạt đông kinh doanhcủa chi nhánh mình

Nhà máy Quy chế Từ Sơn:

Theo Quyết định số 18/2004 BCN ngày 9/3/2004 Nhà máy Quy chế Từ Sơnsáp nhập vào Công ty Xuất nhập khẩu các sản phẩm cơ khí Nhà máy hoạt độngkinh doanh theo chỉ đạo của Giám đốc Nhà máy Sản xuất các chi tiết lắp xiết theotiêu chuẩn: TCVN, ISO, HS, DIN, ASTM, BS… Áp dụng hệ thống quản lý chấtlượng ISO 9001: 2000, sản phẩm chính của Nhà máy bao gồm: các loại bu lông, vítđược chế tạo theo nhiều cấp bền, ren… Ngoài ra Nhà máy còn sản xuất một số loạimặt hàng đặc biệt có chất lượng cao phục vụ cho các ngành chế tạo máy, đườngsắt, cầu, đóng tầu, đường đây và trạm, dây chuyêng sản xuất Xi măng, bu long đai

ốc kê ô tô…

Văn phòng đại diện tại Hải Phòng.

Có nhiệm vụ thực hiện mọi nhiệm vụ giao nhận xuất nhập khẩu tại cảng Hải Phòng

2.1.2.2 Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của Công ty TNHH MECANIMEX

2.1.2.2.1.Đặc điểm hoạt động

2.1.2.2.1.1 Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH MECANIMEX.

a.Các bộ phận sản xuất và mối quan hệ

Công ty TNHH MECANIMEX hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất thép,

cơ khí tiêu chuẩn, bu-lông, ốc vít… và phân phối các thiết bị Để đáp ứng mọi nhucầu của các đối tượng khác nhau trong và ngoài nước, công ty không ngừng cải tiếnnâng cao các công nghệ sản xuất, từng bước mở rộng kinh doanh và đa dạng hóacác chủng loại sản phẩm, giá cả phù hợp để đáp ứng tối đa nhu cầu của mọi ngườitiêu dùng Hiện nay các sản phẩm chủ yếu của công ty là: cơ khí tiêu chuẩn và thép.Ngoài ra công ty còn cung cấp những sản phẩm khác như: thép cuộn, thép góc chữ

L thép cuộn vằn D9, thép chống lò, thép chữ I, thép chữ C, gang, bu-lông, ốc-vít,…Các sản phẩm của công ty luôn được thiết kế có thẩm mỹ cao theo các tiêu chuẩnchung của thế giới, đặc biệt là các sản phẩm thép được thiết kế với mẫu mã đẹp, bềnthời gian, nên từ khâu nghiên cứu, thiết kế đến khâu sản xuất công ty luôn đặt mụctiêu tao ra các sản phẩm đem lại cho người tiêu dùng một môi trường trong sạch, antoàn và bền chắc nhất

Cùng với dây chuyền sản xuất, hệ thống máy móc ( các loại máy như: lò oxy cơbản,nhà máy thép cán, nhà máy thép cán,nhà máy cuộn cán nguội,dây chuyền ốnghàn, nhà máy ống đúc …) cùng với hệ thống kiểm tra chất lượng hiện đại đượcnhập khẩu từ Đài Loan, Nhật Bản… để trang bị cho nhà máy quy chế Từ Sơn Bêncạnh việc lắp đặt một hệ thống cơ sở hạ tầng hiện đại, được xây dựng trên 15.000m2 Trong đó riêng nhà máy kim khí và đồ gia dụng được xây dựng có diện tích là11.000 m2 tại thị xã Từ Sơn Điều này phần nào cho thấy Công Ty TNHHMECANIMEX đã thấy rõ tiềm năng của thị trường thép, cơ khí tiêu chuẩn và công

ty đã cố gắng phát triển sâu vào lĩnh vực này, thực tế đã chứng minh hướng đi nàycủa Công Ty TNHH MECANIMEX là hoàn toàn đúng đắn

b Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm chính

Với một hệ thống trang thiết bị máy móc hiện đại cùng với đội ngũ công nhân,nhân viên quản lý có trình độ tay nghề cao công ty TNHH MECANIMEX đã xây

dựng cho mình một quy trình sản xuất hiện đại, sản phẩm sản xuất ra có chất lượngcao Điều này được thể hiện quy trình sản xuất các sản phẩm của Công ty cũng như

là quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm cho quá trình sản xuất và quy trình kiểmtra chất lượng sản phẩm cho quá trình sản xuất và quy trình xử lý thông tin cho quátrình kinh doanh và sản xuất

Sơ đồ 7: Quy trình sản xuất cơ khí tiêu chuẩn và thép.

2.1.2.2.2 Sơ đồ khối về cơ cấu tổ chức và cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý, mối quan

hệ giữa các bộ phận.

Sơ đồ 09 : Sơ đồ tổ chức Cụng Ty TNHH MECANIMEX

Tổng Giỏm đốc: điều hành Cụng ty theo chế độ thủ trưởng, cú quyền ra chỉ thịmệnh lệnh mà mọi người trong cụng ty phải nghiờm chỉnh chấp hành và phải chịutrỏch nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của mỡnh trước phỏp luật, trước Chủ tịchHội đồng quản trị Tổng Cụng ty và toàn thể cụng nhõn viờn của Cụng ty

Phú Tổng giỏm đốc: hiện gồm cú 2 người

o Phú Tổng giỏm đốc kiờm Giỏm đốc Nhà mỏy Quy chế Từ Sơn

o Phú Tổng Giỏm đốc thường trực phụ trỏch khối kinh doanh thương mại baogồm cả chi nhỏnh và văn phũng tại Hà Nội

Phú Tổng giỏm đốc được quyền kiểm tra đụn đốc và nhắc nhở cỏc thành viờntrong phạm vi phụ trỏch của mỡnh; được quyền ký kết cỏc văn bản thuộc chức năng

và nhiệm vụ của mỡnh và chịu trỏch nhiệm về cỏc văn bản đú; chịu trỏch nhiệm trước

Tổng Giám đốc kiêm Chủ tịch Công ty

Phó TGĐ Thờng

trực phụ tráchKinh doanh

Nhà máyQuy chế

Phòng KDXNK II

Phòng kinhdoanh XNK I

Đại diện tạiHải Phòng

Tổng Giám đốc về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền; tham mưu cho TổngGiám đốc điều hành và quản lý một số lĩnh vực trong công tác kinh doanh.

Sau đây tôi xin trình bày chi tiết cơ cấu, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban tạiTrụ sở chính của Công ty tại 37 Tràng Thi – Hà Nội

 Các phòng ban chức năng:

Các phòng ban chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau va mỗi phòng đều cónhững chức năng, nhiệm vụ riêng

* Phòng tổ chức – Hành chính : có chức năng theo dõi các qui chế chính sách của

Công ty giám sát các hoạt động và kỉ luật, thu nhận thông tin và các chính sách quốcgia, đồng thời làm tất cả các công tác hành chính sự vụ của Công ty như in ấn tài liệuvăn phòng phẩm, phục vụ điều hành tổng hợp và mạng lưới điện thoại

Phụ trách về mặt nhân sự của Công ty: giúp Tổng Giám đốc thực hiện các côngviệc có liên quan đối với công tác tổ chức hành chính, lao động tiền lương, thưởngtheo đúng chế độ và chính sách

Tham mưu cho Tổng Giám đốc sắp xếp, tổ chức lao động nhằm sử dụng laođộng một cách có hiệu quả, xây dựng chỉ tiêu về biên chế

*Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu I: có nhiệm vụ giao dịch và ký kết các hợp

đồng xuất nhập khẩu với các đơn vị nước ngoài làm các thủ tục nghiên cứu các mặthàng tè bước đầu cho đến cho đến bước cuối cùng, tìm kiếm mặt hàng, mở rộng thịtrường trong cũng như ngoài nước

*Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu II: thực hiện kinh doanh, bán hàng tại 214

Trần Duy Hưng – Hà Nội, cửa hàng có nhiệm vụ đôn đốc khách hàng thực hiện hợpđồng và giao hàng đúng hẹn, chất lượng hàng bảo đảm sao cho hợp đồng được thựchiện tốt nhất Ngoài ra có chức năng nhiệm vụ giống phòng kinh doanh xuất nhậpkhẩu I nhưng mặt hàng kinh doanh chủ yếu hiện nay là thép phế và khóa

*Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu III” chức năng, nhiệm vụ chủ yếu như 2

phòng trên nhưng mặt hàng kinh doanh là nông sản

*Phòng Tài chính – Kế toán: có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, phòng ban

khác Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện báo cáo trực tiếp với Tổng Giám đốc vàPhó Tổng Giám đốc Công ty Hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tan,Tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các bộ phận đều được hạch toán độc lập Tại

Công ty, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của nămdương lịch, hình thức sổ kế toán áp dụng là Nhật ký chứng từ, còn phương pháp kếtoán tài sản cố định bao gồm nguyên tắc đánh giá tài sản cố định và phương phápkhấu hao áp dụng đều thực hiện theo quyết định 166/1999QĐ - BTC ngày30/12/1999.

Nhiệm vụ phòng Tài chính – Kế toán:

o Theo dõi, quản lý vốn, nguồn vốn, tình hình sử dụng vốn, đề ra những chiến lượccủa Công ty về tiền vốn, tham mưu cho Tổng Giám đốc Công ty những vấn đề tàichính…

o Tổng hợp tất cả các số liệu kế toán để tiến hành lập các báo cáo tài chính định kỳhàng năm theo quy định của chế độ kế toán

o Thực hiện các thủ tục thanh toán nội giữa công ty và các đơn vị trong nước, thanhtoán ngoại giữa Công ty với các đối tác nước ngoài khi xuất nhập khẩu các mặthàng kinh doanh

o Lập kế hoạch tài chính cho các kỳ kinh doanh

 Phân bổ cán bộ và công nhân trong các phòng ban.

Như đã nói ở trong các mục trên, do Công ty Mecanimex Co., Ltd được tổchức gọn nhẹ cho nên hiện nay tổng số cán bộ trong Công ty có 87 người vàkhoảng 310 công nhân sản xuất được phân bổ như sau:

o Trụ sở tại Hà Nội:h

- Ban Tổng Giám đốc: 2 người

- Phòng kinh doanh : 15 người

- Ban quản lý toàn nhà số 4 Nguyễn Ngọc Phan: 10 người

- Phòng tổ chức hành chính: 10 người

- Phòng tài chính kế toán: 9 người

o Chi nhánh tại TP HCM: 12 người

o Nhà máy Quy chế Từ Sơn: gồm 20 cán bộ và khoảng 290 công nhân

o Văn phòng đại điện tại Hải Phòng: 2 người

2.1.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH MECANIMEX.

2.1.2.3.1 Đặc điểm của tổ chức:

Công ty hạch toán độc lập do đó công ty có sơ đồ tổ chức bộ máy như sau :

Sơ đồ 10 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Kế toán trưởng

Công ty sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán,

bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp

và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn vị - bộ phận khác Phòng kếtoán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các

bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kếtoán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị,hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị Các bộphận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnhcác nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toántrung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ,kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kếtoán trung tâm

Tổ chức nhân sự phòng Tài chính – Kế toán:

 Kế toán trưởng là người phụ trách chung về tình hình tài chính kế toán của Công ty Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp Tônge Giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của Công ty

Kế toán trưởng

Phó phòng Kế toán 1 Phó phòng Kế toán 2

Kế toán tiền lương Kế toán theo dõi

công nợ Kế toán thuế và TSCĐ Kế toán với ngân hàng

Ngoài ra còn có 4 kế toán viên:

 Kế toán đảm nhiệm phần hành tiền lương và các khoản bảo hiểm trích theolương: tiền mặt

 Kế toán viên phụ trách các phần việc liên quan đến thanh toán quốc tế, tíndụng và công nợ hàng ủy thác; tạm ứng

 Kế toán viên đảm nhiệm các khoản mục về thuế, tài sản cố định

 Kế toán viên phụ trách theo dõi tình hình công nợ, quyết các hợp đồng muabán, thanh toán với khách hàng trong nước, phụ trách khoản mục tiền gửi ViệtNam đồng (VNĐ) của Công ty tại các Ngân hàng

B.Chính sách kế toán áp dụng.

-Hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng: Theo hình thức chứng từ ghi sổ (Phần mềm kế toán).

-Chế độ kế toán: Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Ban hành theo Quyết

định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và quyđịnh của chế độ kế toán doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam (VNĐ)

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp kê khaithường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính giá bình quân sau mỗi lần nhập

- Phương pháp tính thuế: Công ty là đơn vị tính thuế Giá trị gia tăng theophương pháp khấu trừ, áp dụng luật thuế GTGT theo đúng qui định của Bộ tài chính

- Phương pháp tính KHTSCĐ: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theođường thẳng Căn cứ để tính khấu hao TSCĐ là nguyên giá và thời gian sử dụngkinh tế của TSCĐ

-Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang đồng ViệtNam: theo tỉ giá thực tế trên thị trường liên ngân hàng

2.1.2 Sự ảnh hưởng của các nhân tố môi trường.

2.1.2.1 Sự ảnh hưởng của các nhân tố môi trường bên ngoài.

 Văn hóa - Xã hội: ảnh hưởng sâu sắc đến hoạt động quản trị và kinh doanhcủa một doanh nghiệp Doanh nghiệp cần phải phân tích các yếu tố văn hóa, xã hộinhằm nhận biết các cơ hội và nguy cơ có thể xảy ra Mỗi một sự thay đổi của cáclực lượng văn hóa có thể tạo ra một ngành kinh doanh mới nhưng cũng có thể xóa

đi một ngành kinh doanh

 Chính trị - Pháp luật: gồm các yếu tố chính phủ, hệ thống pháp luật, xuhướng chính trị các nhân tố này ngày càng ảnh hưởng lớn đến hoạt động củadoanh nghiệp Sự ổn định về chính trị, nhất quán về quan điểm, chính sách lớn luôn

là sự hấp dẫn của các nhà đầu tư.Trong xu thế toàn cầu hiện nay, mối liên hệ giữachính trị và kinh doanh không chỉ diễn ra trên bình diện quốc gia mà còn thể hiệntrong các quan hệ quốc tế Để đưa ra được những quyết định hợp lí trong quản trịdoanh nghiệp, cần phải phân tích, dự báo sự thay đổi của môi trường trong từng giaiđoạn phát triển

 Đối thủ cạnh tranh

Gồm các đối thủ cạnh tranh trực tiếp, gián tiếp, đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn Cácđối thủ này tìm mọi các để cạnh tranh với doanh nghiệp, ảnh hưởng đến kết quảkinh doanh của chính bản thân doanh nghiệp Cần có những biện pháp để đối phó,hiểu biết về đối thủ cạnh tranh đó Qua đó đưa ra những chiến lược cạnh tranh, để

có thể đứng vững trên thị trưởng cạnh tranh khốc liệt này

- Nhà cung cấp

Nhà cung cấp có ảnh hưởng không nhỏ trong quá trình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp, nếu nhà cung cấp không đáp ứng về chất lượng, thời gian giao hàng.Thì quá trình sản xuất sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng, chất lượng sản phẩm cũng nhưđảm bảo hợp đồng giao hàng đúng thời hạn Giảm uy tín của doanh nghiệp đối vớiđối tác, thiệt hại đến lợi ích kinh tế NVL là đầu vào quan trọng trong quá trình sảnxuất, nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất do vậy doan nghiệp cần chọnnhà cung cấp uy tín và chất lượng

- Khách hàng

Thị hiếu của khách hàng liên tục thay đổi, do vậy cũng ảnh hưởng đến doanhnghiệp sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp luôn luôn phải tìm hiểu về nhu cầu, thịhiếu tiêu dùng của khách hàng Biết được thị hiếu tiêu dùng của khách hàng, doanhnghiệp mới có thể đưa ra những cải tiến chất lượng, mẫu mã của sản phẩm để phùhợp với khách hàng Làm ảnh hưởng tăng đến chi phí, làm cho lợi nhuận có doanhnghiệp giảm đi Vì nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng và thay đổi liên tục, dòihỏi doanh nghiệp cũng phải tìm những NVL thay thế để có thể đáp ứng thị hiếu củangười tiêu dùng về sản phẩm

2.1.2.2 Sự ảnh hưởng của các nhân tố môi trường bên trong.

- Nguồn lực con người

Đối với mỗi doanh nghiệp trong nên kinh tế hiện nay, thì vấn đề canh tranh làkhông thể trách khỏi Mức độ cạnh tranh còn phụ thuộc vào ngành mà doanh nghiệpđang kinh doanh trên thị trường Sự canh tranh ngày càng khốc liệt, vì vậy màdoanh nghiệp cần tìm cách khác phục và hướng đến sự phát triển của doanh nghiệp

Mà muốn doanh nghiệp phát triển một cách bền vững trong nền kinh tế thị trườnghiện nay thì nguồn lực con người là một trong những nhân tố ảnh hưởng chính đến

sự phát triển của doanh nghiệp Với công ty TNHH MECANIMEX cũng khôngngoại lệ, doanh nghiệp đã quan tâm đến vấn đề đào tạo nguồn nhân lực cho công ty,

- Tài chính

Nguồn lực tài chính đối với mỗi doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến quátrình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối với công ty sản xuất như công tyTNHH MECANIMEX thì nguồn lực tài chính cũng rất quan trọng Khi doanhnghiệp có thể điều tiết nguồn lực tài chính hợp lý có như vậy sẽ không làm ảnhhưởng, gián đoán đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nếu doanhnghiệp không đủ khả năng về tài chính, thì sẽ không đảm bảo được NVL được nhậpthường xuyên làm gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh

- Công nghệ

Sự thay thế và phát triển công nghệ mới cũng ảnh hưởng đến sự phát triển củadoanh nghiệp Do thị hiếu của người tiêu dung thay đổi không ngừng, người tiêudùng ngày càng dòi hỏi sản phẩm của công ty ngày càng có chất lượng tốt có nhiều

công dụng sử dụng của sản phẩm Muốn như vậy, doanh nghiệp cần phải thay đổicông nghiệp sản xuất

- Sản phẩm và giá cả

Chất lượng và giá cả là hai yếu tố mà người tiêu dùng khi mua sản phẩm chú ýđến đầu tiên Doanh nghiệp muốn cạnh tranh trên thị trường hiện này thì phải quantâm đến vấn đề trên Nó là yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận, kết quả kinh doanh củadoanh nghiệp Cần phải không ngừng cải tiến chất lượng và hạ giá thành sản xuất rasản phẩm

- Kênh phân phối

Khi nhắc đến hình thức tiêu thụ của sản phẩm của mỗi doanh nghiệp, thì cónhiều hình thức phân phối mà doanh nghiệp có thể lựa chọn Với công ty TNHHMECANIMEX thì lựa chọn kênh phân phối cổ điển, có nghĩa là:

NSX Đại lý Người tiêu dùng

NSX Người tiêu dùng

Kênh phân phối này đem lại cho doanh nghiệp sự phủ rộng về thị trường,tăng thị phần một cách nhanh chóng, chiếm lĩnh thị phần Tạo được chỗ đứng chodoanh nghiệp trên thị trường

- Xúc tiến bán hàng

Chiến lược bán hàng có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả cho cả một quá trìnhkinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng một chiến lượcxúc tiến bán hàng hiệu quả Kết quả đạt được từ chiến lược đó là cực kỳ là khảquan, nó đem lại lợi nhuân, thị phần cho doanh nghiệp Ngược lại, nếu không cóchiến lược xúc tiến bán, thì doanh nghiệp mất đi rất nhiều như kết quả bán hàngkhông tốt, nó ảnh hưởng đến trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp, thị trườngcủa doanh nghiệp

2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu sản xuất cơ khí tiêu chuẩn và thép tại công ty TNHH MECANIMEX.

( Nguồn: Phòng hành chính nhân sự, phòng kế toán)

2.2.1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu sản xuất cơ khí tiêu chuẩn và thép tại công ty TNHH MECANIMEX.

2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu sản xuất cơ khí tiêu chuẩn và thép của Công ty TNHH MECNIMEX:

 NVL chính: gồm thép là loại vật liệu chính cấu thành nên thực thể chính của sảnphẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm của doanhnghiệp

NVL phụ: là những loại vật liệu làm hoàn chỉnh sản phẩm, tăng chất lượng sảnphẩm

Sản xuất thép: NVL phụ gồm đinh tán,ốc vít, bao bì đóng gói…

 Công cụ dụng cụ: Công ty sử dụng công cụ dụng cụ phân bổ cho nhiều lần nhưnhà bạt, máy móc, kệ đỡ, đà giáo…

2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu của công ty TNHH MECANIMEX.

Để dễ dàng cho việc quản lý, công ty TNHH MECANIMEX tiến hành phân loạiNVL dựa trên tiêu thức là vai trò và tác dụng của từng loại NVL đối với quy trìnhsản xuất, cụ thể là:

- NVL chính: chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng giá trị sản phẩm NVL chínhtrong công ty bao gồm: quặng, thép, nhựa…

- NVL phụ: Là những NVL trợ giúp cho quá trình sản xuất, tuy chiếm tỷ trọngnhỏ trong tổng giá trị sản phẩm nhưng lại không thể thiếu được quá trình sản xuất.NVL phụ tại Công ty TNHH MECANIMEX gồm: đinh tán, ốc vít, bao bì…

- Nhiên liệu: Tại công ty nhiên liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh bao gồm: xăng, dầu, điện…

NVL chính của công ty chủ yếu là vật liệu sản xuất được mua trực tiếp hoặc nhậpkhẩu, do đó nguồn cung cấp NVL chính của công ty khá dồi dào NVL được thumua và tập trung dự trữ trong các kho, hệ thống kho tại công ty

2.2.2.3 Đánh giá NVL tại công ty TNHH MECANIMEX.

* Đối với NVL nhập kho:

Công ty TNHH MECANIMEX áp dụng phương pháp đánh giá vật liệu xuất khotheo giá thực tế Tại công ty NVL được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, mà theotừng nguồn nhập thì giá mua vào cũng khác nhau Giá NVL thực tế nhập kho củacông ty được xác định như sau:

Giá thực tế NVL

mua ngoài nhập thuế =

Giá mua trên hóa đơn (Chưa có thuế GTGT) +

Chi phí thu mua

* Đối với NVL xuất kho công ty sử dụng phương pháp bình quân sau mỗi lầnnhập Theo phương pháp này, khi xuất kho ghi số lượng thực tế xuất vào phiếu xuấtkho và tính giá bình quân sau lần nhập trước

Đơn giá NVL xuất kho theo phương pháp này được tính như sau:

Đơn giá

NVL xuất

kho

=

Giá TT NVL tồn sau mỗi lần nhập + Giá TT NVL nhập kho

SL NVL TT tồn sau mỗi lần nhập + SL NVL TT nhập kho

Giá trị NVL xuất

kho = Đơn giá NVL xuất x Số lượng NVL xuất kho

2.2.2 Phương phương tính giá NVL tại công ty TNHH MECANIMEX.

2.2.2.1 Tính giá nguyên vật liêu nhập kho:

Phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho mà công ty lựachọn đó là phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập Theo phương phápnày giá thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ theo đơn giá bình quân saumỗi lần nhập

Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập cách tính giá chính xác,cập nhật giákịp thời, khắc phục được nhược điểm của phương pháp bình quân cả kỳ

Đơn giá xuất

Để thuận tiện trong việc quản lý nguyên vật liệu được phân loại theo mục đích

và nơi sử dụng như sau: Nguyên liệu dùng sản xuất thép bao gồm nhiều loại quặng

khác nhau sắp xếp theo trật tự khoa học, được quản lý theo một kho riêng và theodõi trên sổ riêng Cũng như vậy nguyên vật liệu dùng sản xuất cơ khí thép tiêuchuẩn cũng được phân loại và sắp xếp theo chật tự nhất định và quản lý theo mộtkho riêng.

- Theo các phân loại này vật liệu được phân loại như sau:

+ Nguyên vật liệu trực tiếp dùng để sản xuất chế tạo sản phẩm: cơ khí tiêuchuẩn và thép…

+ Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác như: nhu cầu về quản lý phânxưởng, nhu cầu bán hàng, nhu cầu về quản lý doanh nghiệp, nhu cầu về hoạt độngtài chính…

* Đánh giá nguyên vật liệu theo thực tế:

Giá thực tế của nguyên vật liệu là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải

bỏ ra để có được nguyên vật liệu, giá thực tế bao gồm:

- Giá thực tế nguyên liệu nhập kho:

+

Chi phí liên quan đến quá trình mua

+ Chi phí thu mua gồm: chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, chi phí sắp xếp,chi phí bảo quản, đóng gói…từ nơi mua đến doanh nghiệp Tiền thuê kho, thuê bãi,tiền công tác phí của cán bộ đi mua hao hụt tự nhiên trong định mức của quá trìnhmua

- Kế toán nguyên vật liệu có nhiệm quản lý chặt chẽ các kho nguyên vật liệu,công cụ mà kiểm toán sử dụng là các phiếu nhập, xuất nguyên vật liệu, biên bảnkiểm nghiệm biên bản kiểm kê cuối mỗi tháng…

2.2.2.2.Tính giá nguyên vật liệu xuất kho:

Khi xuất kho căn cứ vào đặc điểm tình hình cụ thể về nguyên vật liệu căn cứ vàotính chất hoạt động sản xuất kinh doanh nghiệp của doanh nghiệp mà kế toán doanhnghiệp lựa chọn phương pháp xuất kho cho hợp lý Với đặc thù sản xuất kinh doanhcủa công ty TNHH MECANIMEX đã áp dụng phương pháp bình quân sau mỗi lầnnhập để hạch toán.

Đơn giá xuất kho lần thứ

Trong mỗi doanh nghiệp sản xuất do đặc thù của tình hình tài chính khác nhaunên sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm là khác nhau Việc phân loạiNVL là việc nghiên cứu, sắp xếp cho các loại theo từng nội dung công dụng củachúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty

Nội dung tổ chức phần hành này bao gồm việc lập và luân chuyển chứng từ muahàng, thanh toán, nhập xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Tổ chức hạch toán chi tiết

và tổ chức hạch toán tổng hợp

- Tại công ty TNHH MECANIMEX do đặc điểm sản xuất chủ yếu là cơ khí tiêuchuẩn và thép nên nguyên vật liệu sử dụng chủ yếu là thép và các linh kiện khác

Sơ đồ 11: Trình tự hạch toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa.

Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc như: phiếu nhập, phiếu xuất, thủkho ghi số thực nhập, xuất rồi giao cho kế toán nhập dữ liệu vào máy Cuối ngàythủ kho phải tổng hợp đầy đủ số lượng nhập, xuất tồn thể hiện đầy đủ trên bảngtổng hợp và chuyển toàn bộ chứng từ hiện có liên quan cho phòng kế toán

2.2.3.1 Thủ tục nhập nguyên vật liệu.

Sơ đồ 12: Quy trình nhập kho nguyên vật liệu.(Phụ lục 09)

Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và chuyển cho các bộ phận sau:

+ Liên 1: Lưu tại phòng vật tư

+ Liên 2: Thủ kho giữ rồi chuyển cho phòng kế toán

+ Liên 3: Do đơn vị có nhu cầu sử dụng vật tư giữ

Bước 1: Chuẩn bị

Khi nhận được hợp đồng, đơn hàng từ bộ phận mua nguyên vật liệu hoặc

"Lệnh sản xuất" từ bộ phận sản xuất, thủ kho lập kế hoạch nhận nguyên vật liệu vàchuẩn bị kho, bộ phận kiểm tra và kiểm soát chất lượng sản phẩm sẽ lập kế hoạchkiểm tra chất lượng nguyên vật liệu

Bước 2: Kiểm tra chất lượng

Nguyên vật liệu về, căn cứ hợp đồng, đơn hàng đã nhận cùng với phiếu xuấtkho, phiếu đóng gói của nhà cung cấp hoặc căn cứ "Lệnh sản xuất", bộ phận kiểmtra và kiểm soát chất lượng sản phẩm sẽ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu

- Nếu đạt yêu cầu, phát hành phiếu xác nhận chất lượng chuyển thủ kho

- Nếu nguyên vật liệu không đạt yêu cầu về chất lượng, chuyển trả lại mộtphần hoặc toàn bộ lô hàng (tùy trường hợp cụ thể)

Sổ kế toán tổng hợp

Bảng tổng hợp N-X-T

Bước 3: Kiểm tra số lượng và nhập kho

Thủ kho kiểm đếm về số lượng, xác nhận vào phiếu xác nhận số lượng để lậpphiếu nhập kho và tiến hành nhập kho và tiếp tục nghiệp vụ quản lý kho

Bước 4: Luân chuyển chứng từ

Sau khi hoàn tất việc nhập nguyên vật liệu, thủ kho chuyển bộ chứng từ cho

kế toán nguyên vật liệu và kế toán nguyến vật liệu có trách nhiệm chuyển tiếp bộchứng từ cho phòng mua hàng hoặc các bộ phận tương đương để tiếp tục quy trìnhthanh toán

VD: thủ tục mua và nhập kho gồm các bước sau:

+ Ký kết hợp đồng mua giữa hai bên:

(Phụ lục 10)

2.2.3.2 Thủ kho xuất kho nguyên vật liệu.

Sơ đồ 13: Quy trình xuất kho nguyên vật liệu.(Phụ lục 11)

Phiếu xuất kho cho sản xuất được lập thành 3 liên có chữ ký của các bộ phận liênquan Trong đó:

- Một liên lưu lại

- Một liên thủ kho ký xác nhận trả lại cho bộ phận lĩnh vật tư giữ

- Một liên thủ kho ghi vào thẻ, ghi xác nhận rồi gửi về phòng Tài chính Kế toán

Bước 1: Yêu cầu

Căn cứ lệnh sản xuất, bản vẽ kỹ thuật, bộ phận sản xuất trực tiếp chuyển phiếuyêu cầu cấp phát nguyên vật liệu cho thủ kho

Bước 2: Xuất kho

Thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu đã được duyệt lậpphiếu xuất kho và tiến hành xuất kho

Bước 3: Luân chuyển chứng từ

Sau khi xuất kho, thủ kho phải tập hợp phiếu xuất kho và các hồ sơ liên quanchuyển cho bộ phận kế toán để thực hiện các nghiệp vụ liên quan

VD: Khi có nhu cầu xuất nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, phòng kỹthật viết phiếu yêu cầu cấp phát vật tư, nguyên vật liệu, sản xuất sản phẩm.

(Phụ lục 12)

2.2.3.3 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu:

Để đáp ứng yêu cầu quản trị của công ty, kế toán chi tiết NVL, phải thực hiệntheo từng kho, từng loại, từng nhóm NVL, được điều hành đồng thời ở kho vàphòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ

Công ty TNHH MECANIMEX để phù hợp với yêu cầu công việc hạch toánNVL, được áp dụng theo phương pháp thẻ song song

+ Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho thủ kho tiến hành trên thẻkho

+ Ở phòng kế toán: Sử dụng sổ kế toán chi tiết NVL, CCDC để ghi chép tìnhhình nhập, xuất, tồn theo chi tiết hiện vật, giá trị Cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiếnhành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho

* Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từngloại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, thẻ kho được mở ra cho từng danh điểmNVL.

Hàng ngày, từ các phiếu nhập kho NVL sau khi đã đối chiếu với số lượng thựcnhập, xuất kho thủ kho ghi vào thẻ kho của các NVL liên quan, cuối ngày tính ra sốtồn và ghi lại vào thẻ kho hàng ngày hoặc định kỳ (2-3) tháng thủ kho chuyển toàn

bộ phiếu lên phòng kế toán Cuối tháng thủ kho cộng tổng số lượng nhập, xuất, tồnđối chiếu với bảng tổng hợp do kế toán lập Công ty chỉ xác định NVL tồn kho vàongày 30/05 và cuối năm 30/12 như: Trong tháng 02/2012 thủ kho đã nhận đượcphiếu kho với ngày 05/03/2012 như sau: Trên cơ sở phiếu nhập kho và xuất kho,thủ kho lập thẻ kho

và kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX

Phương pháp KKTX là việc nhập, xuất nguyên vật liệu được thực hiệnthường xuyên, liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào tài khoản

kế toán

Tài khoản sử dụng:

+ Tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu

TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các tài khoản cấp 2 theo từng loạinguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quảntrị doanh nghiệp