Quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị Việt Á - thực trạng và giải pháp

Quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị Việt Á - thực trạng và giải pháp

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước, Đảng và Nhà

nước ta đã đề ra các đường lối phát triển nền kinh tế với mục tiêu: “Dân giàu,

nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh ” Sau hơn 20 năm thực hiện

các đường lối đó, nền kinh tế đã đạt được một số kết quả ban đầu: Cơ chế quản

lý quan liêu bao cấp được chuyển đổi sang cơ chế thị trường, nền kinh tế mở đã

và đang từng bước được kết nối với nền kinh tế thế giới

Để có được những kết quả đó không thể không kể đến vai trò của hoạt

động xuất nhập khẩu, cùng với quá trình đổi mới và mở cửa nền kinh tế, hoạt

động xuất nhập khẩu đã thực sự chiếm một vị trí rất quan trọng trong toàn bộ

hoạt động kinh tế đối ngoại và trở thành nguồn tích luỹ, bổ sung chủ yếu cho

quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước Nhận thức được tầm quan

trọng đó, Đảng và nhà nước ta đã khẳng định: “Nhiệm vụ ổn định và phát triển

kinh tế trong chặng đường đầu tiên cũng như sự phát triển kinh tế trong kỹ thuật

và công nghiệp hoá xã hội chủ nghĩa cuả nước ta tiến hành nhanh hay chậm,

điều đó phụ thuộc một phần quan trọng vào việc mở rộng, nâng cao hiệu quả

kinh tế đối ngoại”

Trong quá trình đổi mới và xây dựng đất nước, điện năng là ngành công

nghiệp quan trọng, được coi là dòng máu giúp cơ thể vận động Một nhu cầu cấp

thiết được đặt ra là việc cung cấp các thiết bị điện phục vụ cho ngành điện - một

ngành công nghiệp mà chúng ta chưa đủ khả năng để sản xuất máy móc, thiết bị

nhằm đáp ứng nhu cầu đó Hiện nay Nhà nước cũng đã cho phép các đơn vị kinh

doanh xuất nhập khẩu được trực tiếp nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị phục

vụ cho các ngành, do đó đã đáp ứng được tương đối tốt nhu cầu đó Tuy nhiên,

do hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu còn là một lĩnh vực còn khá mới mẻ

với một số các doanh nghiệp Việt Nam, nên trên thực tế các doanh nghiệp đã

phải gánh chịu các hậu quả khôn lường Những thiệt hại về tài chính, sự mất uy

tín trong quan hệ kinh doanh và nhiều các thua thiệt khác của các doanh nghiệp

do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan Nhưng trong đó, chủ yếu vẫn là

việc thiếu kinh nghiệm, kiến thức và chưa chú trọng đúng mức đến tầm quan

trọng của quá trình thực hiện quy trình nhập khẩu Bởi vậy, việc nghiên cứu để

xây dựng, củng cố và hoàn thiện quy trình nhập khẩu đã và đang trở thành vấn

đề có tính cấp thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia vào hoạt

động kinh doanh quốc tế

Với tinh thần hội nhập quốc tế sâu rộng, tính cho đến nay Việt Nam

đã có quan hệ quốc tế và hợp tác kinh doanh tốt đẹp với rất nhiều các quốc gia

trên thế giới Đây chính là tiền đề tạo nên triển vọng vàng cho các doanh nghiệp

Việt Nam trong việc mở rộng thị trường xuất khẩu cũng như đa dạng hoá hướng

tiếp cận với các thị trường nhập khẩu tiềm năng, chất lượng Nhưng vấn đề đặt

ra và cũng chính là thách thức với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực

kinh tế ngoại thương Việt Nam như đã nói ở trên đó là sự yếu kém về kinh

nghiệm thậm chí tồn tại một thực trạng đáng buồn tại không ít các doanh nghiệp

ngoại thương trong nước đó là sự chưa chú trọng hoặc dành sự quan tâm chưa

thích đáng đối với việc xây dựng và hoàn thiện quy trình nhập khẩu thực sự hiệu

quả và phù hợp với tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp Trong quá trình thực

tập tại công ty thiết bị điện Việt á em đã có cơ hội tiếp xúc và làm quen bước

đầu với công tác nhập khẩu tại công ty Thiết nghĩ với lộ trình hội nhập sâu rộng

và toàn diện đang đặt ra với Việt Nam nói chung và đối với các doanh nghiệp

Việt Nam nói riêng, vấn đề đáng được quan tâm hàng đầu đối với các doanh

nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương là công tác xây dựng và hoàn

thiện quy trình nhập khẩu, xuất khẩu tại Doanh nghiệp mình Xuất phát từ thực

tế và đặc điểm kinh doanh tại công ty thiết bị điện Việt á( Một doanh nghiệp với

nghiệp vụ chính là nghiệp vụ nhập khẩu) em mạnh dạn đi sâu tìm hiểu và đề

xuất những kiến nghị nhằm từng bước hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công

ty thiết bị điện Việt á Em chọn đề tài “Quy trình nhập khẩu tại công ty thiết

bị điện Việt Á - thực trạng và giải pháp”

Về nội dung_ xuất phát từ mục tiêu nghiên cứu, báo cáo thực tập của em

được chia thành những phần mục nội dung cụ thể như sau:

Chương I: Giới thiệu chung về công ty thiết bị điện Việt á

Chương II:Thực trạng quy trình nhập khẩu thiết bị điện tại công ty thiết bị điện

Việt Á

Chương III Những giải phỏp nhằm hoàn thiện quy trỡnh nhập khẩu ở cụng ty

thiết bị điện Việt Á

Mục tiêu chính của đề tài là đi sâu phân tích và tìm hiểu quy trình nhập

khẩu tại công ty thiết bị điện Việt á từ đó tìm ra những nhược điểm còn tồn tại

trong việc thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty và kiến nghị giải pháp khắc

phục Với lượng kiến thức, kinh nghiệm có hạn, trong quá trình hoàn thành báo

cáo thực tập này em không thể tránh khỏi những sai sót, nhưng nhờ sự hướng

dẫn tận tâm của thầy giáo hướng dẫn cùng sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các anh

chị làm việc tại công ty thiết bị điện Việt á em đã hoàn thành báo cáo thực tập

này Nhân đây em cũng xin gửi lời cám ơn sâu sắc tới Thầy và các anh, các chị

làm việc tại phòng vật tư xuất nhập khẩu công ty thiết bị điện Việt á đã rất tận

tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình em thực hiện báo cáo thực tập này

CHƯƠNG I

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH

THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT Á

I Quá trình hình thành và phát triển của công ty thiết bị điện Việt á

Công ty TNHH Thiết bị điện Việt á thuộc tập đoàn Việt á, tên giao dịch

quốc tế của công ty là:

VIET A ELECTRICAL ENGINEERING COMPANY LIMITED Viết tắt : VAE

Địa chỉ: số 2/2 ngõ 370 đường Cầu Giấy - Q.Cầu Giấy - Hà Nội

Điện thoại: 84 4 7931666 ; Fax: 84 4 7545743

Ngay từ khi mới được thành lập ( vào năm 1995), ban lãnh đạo công ty đã

nhìn thấy tiềm năng của một thị trường rất lớn tại Việt Nam - đó là thị trường

cung cấp vật tư thiết bị (VTTB) cho ngành Điện lực Tuy nhiên cũng cần thấy

rằng, nếu chỉ dừng lại ở việc cung cấp một số mặt hàng thông thường cho ngành

Điện lực thì tại Việt Nam đã có một số lượng tương đối lớn các cửa hàng hay

các doanh nghiệp Nhà nước và tư nhân chuyên về lĩnh vực này, chính vì vậy ban

lãnh đạo công ty đã mạnh dạn đưa ra quyết định mở rộng mạng lưới kinh doanh,

cung cấp VTTB có đặc tính kỹ thuật cao và bước vào sản xuất lắp ráp các loại tủ

điện và trạm biến áp

Qua nhiều khó khăn ban đầu, hiện nay Việt á đã chiếm được một thị phần

tương đối lớn trong việc cung cấp VTTB cho ngành Điện lực và trở thành một

nhà thầu tên tuổi bên cạnh các nhà thầu nước ngoài cung cấp VTTB cho các dự

án lưới điện quốc gia do Tổng Công ty Điện lực Việt Nam mời thầu Điều này

bắt nguồn từ tính hiệu quả của một số hoạt động chính của công ty: đó là đấu

thầu, nhập khẩu và sản xuất Trên thực tế đây cũng là ba giai đoạn chính để Việt

á tìm kiếm khách hàng và cung cấp VTTB với nhiều chủng loại phong phú

Hằng năm, Tổng công ty Điện lực Việt Nam và các công ty trực thuộc

thường tiến hành việc gọi thầu cung cấp VTTB cho các dự án làm mới, bổ sung

hay mở rộng, điều này đã tạo ra cơ hội cho tất cả các nhà thầu trong nước tham

gia rộng rãi Tuy nhiên, dựa trên tiềm lực và uy tín của mình, Việt á đã nhanh

chóng đạt được thành công trong nhiều dự án đấu thầu, chẳng hạn như dự án

cung cấp VTTB cho trạm 110kV Thanh Đa (TPHCM), Vĩnh Bảo, Lộc Trù,

Quán Trữ (Hải Phòng), Nông Cống (Thanh Hoá), Trình Xuyên (Nam Định),

Vân Đình (Hà Tây), Đô Lương, Tuyên Quang, Quảng Ngãi, đặc biệt là những

dự án lớn như dự án 75 trạm biến áp cho lưới điện quốc gia…

II Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây:

Kết quả hoạt động kinh doanh những năm gần đây

Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2004 - 2006)

Lợi nhuận thuần từ

hoạt động kinh doanh

Lợi nhuận sau thuế 2,125,493,003 2,709,652,320 4,739,280,768

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2004-2006 công ty thiết bị điện Việt á

Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm

(2004-2006), ta thấy:

Tổng doanh thu của công ty các năm sau tăng hơn so với năm trước tốc

độ tăng trung bình qua các năm là 102% - đó là một con số kỷ lục, năm 2005

tăng 154% so với năm 2004 hay tăng tương ứng về số tuyệt đối là 24.634 tỷ

đồng, năm 2006 tăng 50% so với năm 2005 tương ứng với số tuyệt đối là 20.116

tỷ đồng Giải thích cho tốc độ tăng trưởng kỷ lục này là do công ty đã bước qua

giai đoạn thâm nhập thị trường và đang trong giai đoạn phát triển, đồng thời

công ty đang dần mở rộng dần thị trường tiêu thụ ra nước ngoài như Lào,

Campuchia… Đây cũng là một nỗ lực vượt bậc của các cán bộ công nhân viên

trong toàn công ty Ngoài ra hàng năm công ty đều hoàn thành vượt mức tổng

các khoản nộp ngân sách Nhà nước Các khoản nộp ngân sách Nhà nước ngày

càng tăng tỷ lệ với doanh thu, điều đó cho thấy công ty có mức đóng góp ngày

càng lớn cho sự nghiệp xây dựng đất nước giàu đẹp hơn

Lợi nhuận sau thuế của công ty cũng ngày càng tăng lên qua các năm Tốc

độ tăng trưởng trung bình là 51%, trong đó năm 2005 lợi nhuận sau thuế là

2,125,493,003đ, so với năm 2004 đã tăng 27% và tương ứng với số tuyệt đối là

584,159,317đ, đến năm 2006 con số này đã là 4,739,280,768đ bằng gần 2 lần

năm 2005, tăng 75% tương ứng với số tuyệt đối là 2,029,628,448đ Tuy nhiên

nếu so sánh với tổng doanh thu qua các năm thì con số này là quá nhỏ, chính vì

vậy, công ty cần phải kiểm tra, đánh giá lại các nguyên liệu, linh kiện đầu vào

sao cho hạ giá đầu vào mà vẫn đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh, giảm tối

đa các chi phí trong quá trình hoạt động, đặc biệt cần quản lý tốt sự lưu chuyển

nguồn vốn trong công ty để tăng lợi nhuận

Về vốn, công ty đã thực hiện nhiều biện pháp để huy động thêm các

nguồn vốn khác ngoài vốn chủ sở hữu và nguồn vốn vay từ ngân hàng công ty

đã huy động vốn từ các cán bộ công nhân viên trong công ty từ việc bán cổ

phiếu, do đó số vốn của công ty luôn được bảo toàn và phát triển Tình hình vốn

của công ty như sau:

Bảng 2: Tổng số vốn kinh doanh của công ty qua các năm 2004-2006

Tỷ

lệ (%) Số tiền

Tỷ

lệ (%) Tổng

vốn

6,103,367,092 100 21,350,106,333 100 44,750,193,225 100

1,911,478,220 31

4,293,297,438 20 16,557,571,295 37 Vốn LĐ 4,191,888,872 69 17,056,808,895 80 28,192,621,93

0

63

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh từ năm 2004-2006

Ta nhận thấy tổng số vốn của công ty tăng lên rất nhanh qua các năm,

điều này chứng tỏ qua nhiều năm hoạt động công ty càng có kinh nghiệm hơn

trong hoạt động kinh doanh của mình Tỷ trọng vốn lưu động bao giờ cũng lớn

hơn tỷ trọng vốn cố định, điều này hoàn toàn hợp lý vì chức năng chính của

công ty là kinh doanh nên tỷ trọng vốn lưu động lớn hơn là tốt

III Cơ cấu tổ chức của công ty thiết bị điện Việt á

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

Với tốc độ phát triển ngày càng nhanh, công ty Việt á không ngừng tự đổi mới

và hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức và nhân sự, được BVQI (Viện chứng nhận phù

hợp tiêu chuẩn quốc tế) và QUACERT (Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu

chuẩn Việt Nam) cấp chứng chỉ chất lượng ISO 9001 Các bộ phận, phòng ban

của Việt á ngày càng được chấn chỉnh cho phù hợp với chức năng và nhiệm vụ

riêng để có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh

Trong cơ cấu tổ chức của công ty thì phòng Vật tư – XNK thuộc phòng kế

hoạch vật tư và nhiệm vụ chính của phòng là: Tổ chức mua sắm vật tư thiết bị đầu

vào cho dự án( thực hiện các mua sắm vật tư thiết bị trong nước và nhập khẩu )

căn cứ theo yêu cầu của hợp đồng đầu ra và thiết kế của phòng kỹ thuật đặc biệt là

thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu các vật tư thiết bị điện phục vụ cho các dự án

IV Các hoạt động chính của công ty thiết bị điện Việt á

4.1 Chức năng hoạt động chính của công ty thiết bị điện Việt á

Công ty thiết bị điện Việt á có chức năng tổ chức sản xuất, lắp ráp tất cả

các sản phẩm điện theo kế hoạch của Tập đoàn giao như: tủ bảng điện ( tủ trung

thế, tủ hạ thế, tủ điều khiển…), cầu dao cách ly và các thiết bị về điện và

PHÓ GIÁM ĐỐC

KINH DOANH

XƯỞNG SƠN

KHỐI

KỸ THUẬT

NHÀ MÁY ĐIỆN

PHÒNG

QC

NHÀ MÁY

CƠ KHÍ

PHÒNG TC-KT

PHÒNG

KẾ TOÁN

PHÒNG KẾ HOẠCH VẬT TƯ

đặc biệt phải đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn ISO 9001- 200

4.2 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu:

Công ty TNHH thiết bị điện Việt á thường xuyên thay đổi, bổ sung vào cơ

cấu mặt hàng nhập khẩu để đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của thị trường

trong nước, phù hợp với phương hướng kinh doanh của công ty Điều này được

thể hiện khá rõ qua bảng cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty từ năm 2004

0 22,849,320,9 00

75.87 29,595,389, 380 86.83

9

8,443,676,45

0

24.63

8,960,387,8

40 26.29

6

4,059,263,60

0

11.69

7,263,830,1

00 21.31

3

Biến điện áp các

loại

536,009,40

0

7.00

1,310,521,30

0

5.01

4,287,258,4

20 12.58

4 Biến dòng điện các loại

597,074,80

0

7.80

1,122,878,80

0

4.29 27,165,300 0.08

5

Chống sét van

các loại

3,903,200

0.05

289,778,900

1.11

368,532,680

1.08

6 Rơ le bảo vệ các loại

527,924,20

0

6.89

1,799,935,20

0

6.88

2,406,360,7

40

7.06

7 Tủ trung thế

770,800

0.01

2,467,051,20

0

9.43

3,480,024,6

60 10.21

Bảng 3: Kim ngạch nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng từ năm 2004 - 2006

Đơn vị : VNĐ

Nguồn: Các mặt hàng nhập khẩu từ 2004-2006

KNNK: kim ngạch nhập khẩu

TT: tỷ trọng = KNNK/ tổng giá trị vật tư nhập khẩu và mua trong nước

Qua bảng cơ cấu hàng nhập khẩu của công ty ta có thể thấy:

Thiết bị thành phẩm là loại mặt hàng nhập khẩu chính của công ty, chiếm

tỷ trọng cao (trên 80%) Trong việc nhập khẩu thiết bị thành phẩm thì mặt hàng

nhập khẩu chính của công ty là các loại máy cắt, cầu dao, cầu chì tự rơi và tủ

trung thế, rơle Các loại cầu chỉ tự rơi là mặt hàng truyền thống được đưa vào

kinh doanh từ năm 1995 cùng với sự ra đời của công ty, tủ bảng điện

Hạ thế và thiết bị Trung thế là mặt hàng mới của công ty được công ty đưa vào

mặt hàng kinh doanh năm 1999

Qua bảng cơ cấu mặt hàng nhập khẩu chứng tỏ công ty đã có được định

hướng, có bước đi đúng đắn trong việc xác định mặt hàng nhập khẩu chiến lược

Tuy nhiên để có thể tồn tại và phát triển được trong môi trường cạnh tranh ngày

càng khốc liệt, công ty vẫn phải nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước

để mở rộng số lượng mặt hàng, tăng số mặt hàng chiến lược để góp phần ổn

định và phát triển hơn nữa hoạt động nhập khẩu của mình

4.3 Thị trường nhập khẩu của công ty:

0.05

182,792,350

0.70

211,885,660

0.62

9 Thiết bị đo đếm

325,777,80

0

4.25

1,143,266,85

0

4.37

1,417,914,5

80

4.16

10 Phụ kiện cáp

308,656,20

0

4.03

1,279,309,95

0

4.89

149,630,180

0.44

11 Aptomat

173,872,80

0

2.27 750,846,300 2.87

1,022,399,2

20

3.00

Công ty TNHH thiết bị điện Việt á không ngừng đẩy mạnh kinh

doanh,tìm kiếm thị trường nhập khẩu chất lượng cũng như các nhà cung cấp ổn

định có khả năng cung cấp các mặt hàng đạt tiêu chuẩn tại mức giá tốt, do vậy

thị trường nhập khẩu và thị trường tiêu thụ ngày càng được mở rộng, đồng thời

công ty có thêm ngày càng nhiều bạn hàng trong và ngoài nước Nếu trước đây

thị trường nhập khẩu của công ty chỉ bó hẹp trong phạm vi nhỏ tại các nước

trong khu vực như Singapore, Trung Quốc…thì hiện tại thị trường của công ty

đã được mở rộng sang cả các quốc gia có nền công nghiệp phát triển rất mạnh

như Nhật Bản, EU, Mỹ

Bảng 4: Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường từ năm 2004-2006

Đơn vị: Đô la Mỹ (USD)

2 Bắc Âu 72,549.10 18% 248,631.96 20% 383,448 23%

3 Hàn

Quốc

26,439.40 7%

72,915.42 6% 113,923 7%

21,062.60 5%

56,671.44 5% 67,798 4%

17,360.20 4%

47,369.19 4% 64,833 4%

6 Indonesi

a

21,819.20 5%

61,629.48 5% 11,170 1%

0

100

% 1,668,51 3 100 %

Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu từ 2004-2006

Qua bảng trên ta thấy EU và các nước Bắc Âu là những thị trường nhập

khẩu chính của công ty, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch nhập khẩu của

công ty, bởi đây chính là những thị trường có khả năng cung cấp các loại thiết bị

điện có chất lượng cao Bên cạnh đó các thị trường khác như ấn Độ, Malaysia,

Indonesia, Đài Loan là những thị trường có khả năng cung cấp những thiết bị có

tính năng sử dụng phù hợp với môi trường Việt Nam, giá cả hợp lý Ngoài ra các

quốc gia khu vực Bắc Âu thì lại có quan hệ thương mại và ngoại giao tương đối

tốt đối với Việt Nam, do đó trong tương lai công ty cần nghiên cứu để khai thác

triệt để thị trường này

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG QUI TRÌNH NHẬP KHẨU THIẾT BỊ

ĐIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT Á

I Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt Á

1 Nghiên cứu thị trường

Quá trình nghiên cứu thị trường của công ty TNHH thiết bị điện Việt á

gồm hai quá trình đó là nghiên cứu thị trường trong nước và nghiên cứu thị

trường nhập khẩu

1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước

Công ty TNHH thiết bị điện Việt á nghiên cứu thị trường trong nước với

mục tiêu nắm bắt được nhu cầu trong nước, kết nối công ty và khách hàng Do

công ty không có phòng Marketing nên quá trình này do các cán bộ phòng kinh

doanh thực hiện có sự phối hợp của phòng kỹ thuật và phòng vật tư xuất nhập

khẩu

Thực chất nghiên cứu thị trường trong nước chính là nghiên cứu yêu cầu

của các dự án công ty được mời thầu Mỗi dự án công ty tham gia đấu thầu do

một cán bộ trong phòng kinh doanh phụ trách, người này là chủ nhiệm dự án,

sau khi tiếp nhận những yêu cầu của bên mời thầu chủ nhiệm dự án yêu cầu

phòng kỹ thuật bóc tách vật tư thiết bị để hình thành một bản dự toán thiết kế

chào thầu Bản dự toán thiết kế chào thầu này bao gồm các thông số kỹ thuật của

các vật tư thiết bị dùng trong dự án cũng như mức giá chào thầu của các vật tư

thiết bị này, để dự án có thể trúng thầu thì ngoài việc đảm bảo các yếu tố

kỹ thuật đáp ứng được yêu cầu của bên mời thầu thì yếu tố quan trọng nhât

quyết định việc trúng thầu là giá của các vật tư thiết bị dùng cho các trạm biến

áp hay các tủ AC, DC…mà Việt á tham gia chào thầu Chính bởi vậy phòng kỹ

thuật và chủ nhiệm dự án cần phối hợp cùng phòng vật tư xuất nhập khẩu để có

thể chào thầu các vật tư thiết bị đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật của bên mời

thầu với mức giá tốt Khi đó sẽ có hai trường hợp xảy ra:

- Nếu các vật tư thiết bị cần thiết trong các dự án chào thầu là các vật tư

thiết bị Việt á đã từng dùng cho các dự án trước thì phòng vật tư – XNK lấy báo

giá của các các dự án đó làm căn cứ để chào thầu sau khi đã trao đổi lại với các

nhà cung cấp để có thể có một khoảng giá về vật tư thiết bị đó ( do giá trên thị

trường luôn biến động nên nhà cung cấp sẽ không đưa ra một mức giá cố định

do thời gian từ lúc tham gia đấu thầu đến lúc trúng thầu có thể kéo dài vài

tháng ) Khoảng giá này sẽ được chuyển lại cho phòng kinh doanh và phòng

kinh doanh sẽ lấy mức giá cận trên trong khoảng giá để chào thầu

- Nếu Các vật tư thiết bị trong dự án chào thầu là các vật tư chưa từng

dùng thì phòng vật tư tìm kiếm các nhà cung cấp thông qua mạng internet và

đưa danh sách các nhà cung cấp này cho phòng kinh doanh đàm phán giá Lý do

giải thích cho việc tại sao phòng vật tư không trực tiếp đàm phán giá là do nếu

phòng vật tư đàm phán giá thì bên cung cấp hiểu rằng các dự án đó đã trúng thầu

và phòng vật tư chỉ còn cách mua các vật tư này để có thể đáp ứng đúng tên các

nhà cung cấp trong thiết kế đã đem chào thầu của mình, còn nếu phòng kinh

doanh đàm phán giá thì phòng kinh doanh có thể yêu cầu các nhà cung cấp hỗ

trợ bằng cách cung cấp cho các vật tư thiết bị này tại mức giá tốt để các dự án có

thể trúng thầu, chính bởi vậy nên ở giai đoạn này phòng kinh doanh đàm phán

với nhà cung cấp sẽ có được mức giá cạnh tranh hơn so với phòng vật tư – XNK

Kết quả của quá trình nghiên cứu thị trường trong nước chính là các dự án đã

trúng thầu thể hiện dưới dạng các hợp đồng kí giữa Việt á và bên mời thầu về

việc cung cấp các vật tư thiết bị này cho các dự án, các hợp đồng này được gọi

là hợp đồng đầu ra

1.2 Nghiên cứu thị trường nhập khẩu

Nghiên cứu thị trường nhập khẩu do phòng vật tư – XNK đảm nhiệm với

mục đích nhập khẩu được các vật tư thiết bị đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của các dự

án đã trúng thầu tại mức giá tốt ( luôn nhỏ hơn mức giá trong dự toán thiết kế

chào thầu thì dự án đó mới có lãi) và tìm được các nhà cung cấp có khả năng

cung cấp hàng đảm bảo chất lượng, ổn định với mức giá cạnh tranh

Bên cạnh các nhà cung cấp truyền thống như ABB cung cấp rơle, aptomat,

Areva cung cấp rơle, Siemens cung cấp các loại đồng hồ đa chức năng… thì

phòng vật tư – XNK không ngừng tìm kiếm thêm các nhà cung cấp mới, trung

bình mỗi năm phòng đã tìm kiếm thêm được 40 nhà cung cấp mới bao gồm cả

nhà cung cấp trong nước cho các vật tư thiết bị trong nước và nhà cung cấp nước

ngoài cho các vật tư thiết bị cần nhập khẩu Phương tiện tìm kiếm các nhà cung

cấp phòng sử dụng thường qua sách, báo, mạng internet… Trong trường hợp

cần tìm kiếm nhà cung cấp các vật tư thiết bị có giá trị lớn như máy cắt, hay hệ

thống dây chuyền để phục vụ việc lắp ráp các linh kiện cho các dự án lớn thì sau

khi phòng vật tư tìm kiếm được nhà cung cấp và sau một thời gian trao đổi qua

điện thoại và internet thấy mặt hàng nhà cung cấp chào đáp ứng được yêu cầu kỹ

thuật, cán bộ phòng vật tư cùng cán bộ phòng kỹ thuật và giám đốc đến tận điạ

chỉ nhà cung cấp tại nước ngoài để xem xét các yếu tố kỹ thuật thực tế

Kết quả của quá trình nghiên cứu thị trường nhập khẩu chính là danh

sách các nhà cung cấp vật tư thiết bị đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật với mức giá

tốt để chào thầu đồng thời được nhập khẩu sau khi dự án đã trúng thầu, cũng

như đã tạo được thị trường cung cấp ổn định các vật tư thiết bị cần nhập khẩu

Sau khi đã nghiên cứu kỹ thị trường trong nước, biết được những loại thiết bị

nào thị trường trong nước đang cần, đang thiếu và có thể thoả mãn tốt nhất nhu

cầu thị trường và khách hàng trong nước thì công ty bắt đầu xây dựng các kế

hoạch để nhập khẩu những thiết bị đó Và bước tiếp sau bước nghiên cứu thị

trường trong nước mà công ty thực hiện đó là xin giấy phép nhập khẩu để đề

phòng trường hợp sau khi đã giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng mà không

xin được giấy phép nhập khẩu Điều này sẽ gây nên rất nhiều phiền phức và

thiệt hại bởi như thế có nghĩa là công ty đã tự động huỷ hợp đồng sau khi đã

đồng ý ký với đối tác, do đó bên đối tác có quyền kiện và đòi bồi thường Bởi

vậy, đối với những mặt hàng cần phải xin giấy phép nhập khẩu công ty đã tiến

hành xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành giao dịch, đàm phán và ký kết

hợp đồng

Nhưng mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu là các thiết bị điện như

cáp điện, cầu chì tự rơi, cầu dao cách ly, aptomat, máy cắt, rơ le và những

hàng hoá này nằm trong danh mục hàng được Nhà nước cho phép nhập khẩu

với mục tiêu: công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước vì vậy công ty thường

tiến hành đăng ký kinh doanh những mặt hàng này trong giấy phép kinh

doanh của mình Điều này giúp cho công ty thuận tiện rất nhiều bởi không

phải xin giấy phép nhập khẩu nhiều lần, thuận lợi cho quá trình tổ chức và

thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2 Đàm phán và ký kết hợp đồng

Sau khi phòng kinh doanh ký kết được các hợp đồng đầu ra dưới sự hỗ trợ

của phòng kỹ thuật và phòng vật tư – XNK hay nói cách khác các dự án tham

gia chào thầu đã trúng thầu thì phòng kinh doanh chuyển các hợp đồng đầu ra

này cho phòng kỹ thuật để phòng kỹ thuật bóc tách chi tiết các thông số Kỹ

thuật của các vật tư thiết bị cần thiết trong dự án, chuyển cho phòng vật tư –

XNK để phòng vật tư lên kế hoạch mua hàng, chuyển cho phòng kế hoạch vật

tư dưới nhà máy để lên kế hoạch sản xuất cũng như lắp ráp hàng hoá để giao

hàng đúng thời hạn như đã cam kết trong hợp đồng đầu ra

Sau khi nhận được hợp đồng đầu ra từ phòng kinh doanh chuyển sang

phòng vật tư – XNK tổ chức mua vật tư đáp ứng yêu cầu của các dự án đã chào

thầu cả về yếu tố kỹ thuật cũng như yếu tố giá cả

2.1 Tổng hợp vật tư cần mua.

Phòng kỹ thuật nhận được hợp đồng đầu ra từ phòng kinh doanh sẽ bóc

tách chi tiết các thông số kỹ thuật của các vật tư trong dự án và chuyển cho

phòng vật tư để tổ chức mua hàng

Phòng vật tư- XNK giao dự án cho một cán bộ trong phòng phụ trách cụ

thể Thông thường cán bộ vật tư tổng hợp vật tư của nhiều dự án đã trúng thầu

và đã được phòng kỹ thuật bóc tách thông số kỹ thuật chi tiết để đặt ghép trong

một hợp đồng hoặc trong một đơn đặt hàng để tiết kiệm thời gian cũng như chi

phí trong quá trình đàm phán, ký kết, vận tải và làm thủ tục hải quan

Khi nhận được các bản bóc tách thông số kỹ thuật của các dự án từ phòng

kỹ thuật gửi sang cán bộ vật tư sẽ lập một bảng tổng hợp danh mục vật tư cần

mua cho các dự án, đây chính là cơ sở để mua hàng nên bảng này cần độ chính

xác rất cao Bảng bao gồm: tên các dự án, tên vật tư, thông số kỹ thuật, tên nhà

cung cấp, đặc biệt trong một loại vật tư cần nêu rõ số lượng cần

mua cho từng dự án để có thể tiện kiểm tra cũng như phân bổ vật tư cho từng dự

án khi hàng về, tổng hợp số lượng cần mua cho từng loại vật tư

Để đảm bảo độ chính xác của bảng tổng hợp vật tư cần chú ý những điểm

sau:

-Trong một số dự án tên hàng có thể giống nhau nhưng mã thiết bị lại

khác nhau mà các thông số kỹ thuật của một thiết bị được thể hiện thông qua mã

của thiết bị đó Vậy khi tổng hợp vật tư để đặt ghép cho các dự án cần quan tâm

nhiều đến mã thiết bị hơn là tên hàng

- Do cột tổng hợp số lượng cần mua của từng loại vật tư tính được bằng

hàm sum trong excel nên cần copy cột tổng hợp này sang cột bên cạnh để lấy cơ

sở đối chiếu khi hai cột có mâu thuẫn về số lượng, do chỉ cần thay đổi một số

liệu trong bảng tổng hợp sẽ khiến cột tổng hợp dùng hàm sum tự thay đổi số

lượng

2.2 Hỏi hàng và đàm phán giá

Sau khi tổng hợp xong danh mục vật tư của các dự án cán bộ vật tư bắt

đầu thực hiện việc hỏi hàng để có bảng báo giá vật tư từ các nhà cung cấp

Khi thực hiện việc hỏi hàng, yêu cầu báo giá để mở hợp đồng cần chú ý

đến thứ tự ưu tiên về thời gian hỏi hàng cho từng vật tư Với các nhà cung cấp

như Siemens ( cung cấp rơle giám sát mạch cắt và rơle đi cắt và khoá) thì sau

khi mở L/C mới sản xuất hàng nên cần phải ưu tiên hỏi hàng và mở hợp đồng

sớm để hàng về kịp tiến độ giao hàng

- Đối với các dự án mà chủ nhiệm dự án tham gia thầu đã được khách

hàng chọn nhà cung cấp thì cán bộ vật tư không cần tìm nhà cung cấp mà hỏi

hàng luôn Cán bộ vật tư thông báo cho nhà cung cấp tên hàng, thông số kỹ thuât,

để yêu cầu báo giá

Báo giá nhận được sẽ bao gồm đơn giá cho từng thiết bị kèm theo điều

kiện giao hàng ( CIF, FOB, CIP…), thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng,

phương thức thanh toán , thời gian hiệu lực của báo giá Sau khi nhận được bản

báo giá từ nhà cung cấp cán bộ vật tư tiến hành so sánh giá của nhà cung cấp

chào với giá vật tư khi chào thầu với mục đích kiểm tra giá chào đó có cao hơn

giá thiết kế chào thầu không, nếu cao hơn thì dự án sẽ lỗ do giá chào thầu chính

là giá của hợp đồng đầu ra bán cho khách hàng, so sánh với giá mua của các dự

án đã thực hiện để xem mức giá chào như thế đã tốt chưa, nếu cao hơn giá chào

thầu và giá đã từng mua thì cần đàm phán Đàm phán giữa cán bộ vật tư và nhà

cung cấp thường tiến hành qua email hoặc điện thoại

Sau khi so sánh nếu thấy giá vật tư cao hơn giá chào thầu thì cán bộ vật tư

chủ động đàm phán với nhà cung cấp Trong quá trình đàm phán nếu nhà cung

cấp nhất định không giảm giá để có được mức gía thấp hơn hoặc ít nhất là bằng

giá chào thầu thì cán bộ vật tư cần yêu cầu chủ nhiệm dự án đưa ra báo giá nhà

cung cấp đã chào cho chủ nhiệm dự án khi chủ nhiệm dự án chào thầu để làm

căn cứ yêu cầu nhà cung cấp phải giảm giá Đối với các trường hợp đặc biệt do

giá thị trường biến động quá mạnh nhà cung cấp không thể giữ mức giá như đã

chào cho chủ nhiệm dự án thì cán bộ vật tư đàm phán với nhà cung cấp để phần

chênh lệch giữa giá chào thầu và giá nhà cung cấp báo giá cho cán bộ vật tư khi

hỏi hàng mỗi bên phải chịu một nửa để đảm bảo quyền lợi của hai bên cùng như

duy trì sự hợp tác lâu dài và tốt đẹp giữa nhà cung cấp và Việt á

- Đối với trường hợp trong hợp đồng đầu ra chưa qui định rõ tên nhà cung

cấp thì cán bộ vật tư sẽ phải tìm ít nhất 3 nhà cung cấp để so sánh ( trừ trường

hợp ngoại lệ như hàng đặc chủng không đủ 3 nhà cung cấp hoặc hàng có giá trị

quá thấp) Sau khi nhận được báo giá từ nhà cung cấp cán bộ vật tư sẽ lập bảng

đánh giá nhà cung cấp Bảng này bao gồm tên nhà cung cấp, tên

thiết bị cùng thông số kỹ thuật, mức giá từng nhà cung cấp chào, ghi chú những

điều kiện ưu tiên nhà cung cấp, ví dụ: khi mua cáp điện điểm ưu tiên khi lựa

chọn nhà cung cấp là mầu của cáp để dễ nhận biết cho thợ khi nối dây Sau khi

lập xong bảng đánh giá nhà cung cấp cán bộ vật tư sẽ trình cho trưởng phòng để

cùng thảo luận và lựa chọn nhà cung cấp và nhà cung cấp được lựa chọn cần có

sự phê duyệt của trưởng phòng, giám đốc Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp

cũng như thống nhất được mức giá phù hợp với yêu cầu của hợp đồng đầu ra thì

cán bộ vật tư sẽ tiến hành mở hợp đồng hoặc đơn hàng

2.3 Đàm phán các điều khoản trong hợp đồng hợp đồng

Sau khi đã thống nhất được mức giá với nhà cung cấp thì cán bộ vật tư

tiến hành đàm phán để mở hợp đông hoặc đơn hàng (mẫu hợp đồng xem phụ lục

số 1) Tổng giá trị vật tư đặt hàng nhỏ hơn 10,000 USD thì sẽ mở đơn hàng, lớn

hơn 10,000USD sẽ mở hợp đồng, nhưng trường hợp mở đơn hàng chủ yếu khi

mua vật tư thiết bị trong nước với tổng giá trị thấp còn khi nhập khẩu chủ yếu sẽ

phải mở hợp đồng nhập khẩu ( đơn hàng đơn giản hơn hợp đồng nhập khẩu ở

chỗ chỉ có địa chỉ bên mua, bán, danh mục vật tư cung cấp, tổng giá trị đơn hàng,

thời hạn giao hàng, địa chỉ giao hàng tại kho bên bán, và chủ yếu thanh toán

bằng T.T.R

- Trong quá trình ký kết hợp đồng cần chú ý kiểm tra lại danh mục vật tư

đặt hàng xem đã khớp với danh mục vật tư tổng hợp các dự án để đặt ghép trong

một hợp đồng và kiểm tra lại số lượng vật tư yêu cầu đặt hàng trong từng dự án

để tránh sai sót đặt nhầm, đặt thiếu

- Các hợp đồng nhập khẩu Việt á thường ký với điều kiện cơ sở giao

hàng là CIP Nội Bài, CIF Hải Phòng, FOB, hay EXW, với các điều kiện CIP,

CIF thì người bán sẽ phải làm thủ tục thông quan tại nước xuất khẩu, mua bảo

hiểm cho hàng hoá cũng như chịu nghĩa vụ vận chuyển hàng, còn với điều kiện

FOB hay EXW thì nghĩa vụ mua bảo hiểm và vận tải là Việt á phải thực hiện,

ngoài ra với điều kiện EXW thì Việt á còn phải thực hiện thông quan hàng hoá

tại nước xuất khẩu Do vậy với các điều kiện FOB, EXW Việt á cần chủ động

liên hệ tìm hiểu cước vận tải trước khi kí kết Khi tìm hiểu cước vận tải, nếu

chưa có các thông số về kích cỡ hàng hoá, trọng lượng, chiều cao của hàng, cán

bộ vật tư cần tham khảo các hợp đồng mua các vật tư thiết bị đã ký để biết trọng

lượng cũng như kích cỡ hàng hoá để từ đó có được giá tham khảo cước vận

chuyển hàng hoá và hỏi giá tối thiểu 3 hãng vận tải

Ngoài ra biết được mức cước vận chuyển hàng hoá còn giúp cho Việt á có

cơ sở để quyết định có nên nhờ người bán thuê hộ hãng vận tải khi ký hợp đồng

mua theo cơ sở giao hàng FOB và EXW hay không, Ví dụ : trong hợp đồng

CT-47L/VAE-CEWE, Việt á mua theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW từ hãng

CEWE Instrument AB ( hãng này cung cấp hàng đồng hồ volt và ampe ) CEWE

có đề nghị thuê hộ phương tiện vận tải cho Việt á với giá 370 EUR nhưng Việt á

đã từ chối do tham khảo các hợp đồng đã từng kí với CEWE về loại đồng hồ

trên và những hợp đồng này cũng đã kí theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW thì

cước phí vận tải Việt á tự thuê của Vietfracht chỉ là 350USD – một sự chênh

lệch khá lớn

- Trong điều kiện thanh toán cần chú ý xem phương thức thanh toán là

T.T.R hay qua L/C Thông thường các hợp đồng nhập khẩu Việt á thường thanh

toán qua L/ C để có thời gian sử dụng vốn hiệu quả hơn ( do nếu thanh toán qua

T.T.R thì 100% sẽ phải thanh toán trước, với những hợp đồng có giá trị lớn sẽ

gây khó khăn trong việc huy động vốn do trong kinh doanh vốn tự có không đủ

để thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh mà cần phải vay thêm vốn ngân hàng

– những thủ tục vay vốn này rất phức tạp )

- Cần chú ý đến bộ chứng từ xuất trình khi thanh toán, bộ chứng từ này

thường bao gồm ( cơ sở để yêu cầu một bộ chứng từ như vậy xuất phát từ yêu

cầu về chứng từ trong hợp đồng đầu ra của bên mua ( hợp đồng Việt á kí với bên

mời thầu khi đã trúng thầu các dự án)):

+ 2/3 bộ vận đơn gốc B/L ( nếu vận chuyển bằng đường biển) hoặc AWB

( nếu vận chuyển bằng đường hàng không ) “ order of the L/C issuing bank “,

cước đã trả

+ Hoá đơn thương mại đã kí ( signed commercial invoice ) 3 bản gốc, 3

bản copy

+ Hoá đơn đóng gói chi tiết ( detail packing list) 3 bản gốc, 3 bản copy

+ Chứng từ bảo hiểm nếu mua theo điều kiện CIP hoặc CIF ( certificate of

insurance ) 2 bản gốc

+ Chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O 1 bản gốc và 2 bản copy

+ Chứng nhận bảo hành của nhà sản xuất ( C/ W) , chứng từ này đặc biệt

quan trọng vì các thiết bị Việt á nhập khẩu là các thiết bị kỹ thuật nên thời gian

và chi phí bảo hành cần được chú ý và thoả thuận rõ ràng, thời gian bảo hành

thường là 18-24 tháng tính từ ngày vận đơn

+ Chứng chỉ kiểm tra xuất xưởng của nhà sản xuất (test report) - điều này

là cần thiết do các thiết bị Việt á nhập khẩu có hàm lượng kĩ thuật cao, chứng

chỉ này chính là cơ sở để kiểm tra chất lượng kĩ thuật của thiết bị và là cơ sở để

giải quyết nếu xảy ra tranh chấp

- Cần chú ý thời gian giao hàng, do thời gian giao hàng sẽ ảnh hưởng trực

tiếp đến việc có giao hàng kịp thời gian đã kí trong hợp đồng đầu ra hay không.,

nếu giao hàng không kịp dự án sẽ chậm trễ và bị phạt rất nặng Thông thường,

nếu hợp đồng đầu ra đặt <10 tủ trung thế, hạ thế hoặc tủ điều khiển bảo vệ thì bộ

phận sản xuất của nhà máy cần 2 tuần để lắp ráp và giao hàng, nhưng nếu >10 tủ

thì cần 1 tháng, do vậy cần chú ý thời gian giao hàng để có vật tư về đúng tiến

độ sao cho nhà máy kịp lắp và giao hàng đúng thời gian cam kết trong hợp đồng

đầu ra

- Đối với điều khoản bảo hành, do đặc điểm hàng nhập khẩu của Việt á là

hàng thiết bị kỹ thuật có hàm lượng công nghệ cao nên điều khoản bảo hành rất

quan trọng, nó liên quan đến chi phí bảo hành và thời hạn bảo hành Khi soạn

điều khoản này cán bộ vật tư rất chú ý tới những cam kết về điều khoản bảo

hành trong hợp đồng đầu ra Việt á từ đó đàm phán với nhà cung cấp cho phù

hợp Thông thường nếu mua hàng theo điều kiện cơ sở giao hàng nào thì sẽ bảo

hành theo điều kiện cơ sở giao hàng đó, nhưng với một số nhà cung cấp như

AREVA, Siemens cán bộ vật tư đã đàm phán được hàng bảo hành sẽ giao theo

điều kiện DDP, điều này đã tiết kiệm được cho Việt á rất nhiều tiền vận chuyển

cũng như các thủ tục phức tạp như thông quan hàng bảo hành ( thuộc nhóm hàng

phi mậu dịch )

- Điều khoản ký mã hiệu và đóng gói ngoài việc đảm bảo các yêu cầu

trong vận chuyển cũng cần qui định cụ thể phù hợp với hợp đồng cũng như với

qui định hải quan để giúp cho quá trình làm thủ tục hải quan được nhanh chóng

và thuận lợi

Điều đặc biệt lưu ý khi mở hợp đồng là cần phải xem xét kĩ hợp đồng đầu

ra để trong hợp đồng với nhà cung cấp ( hợp đồng đầu vào ) qui định được đầy

đủ các điều kiện về chứng từ, về thời hạn giao hàng, cũng như về điều kiện bảo

hành đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng trong hợp đồng đầu ra để tạo

điều kiện thuận lợi cho Việt á trong qua trình thực hiện hợp đồng

2.4 Ký kết hợp đồng nhập khẩu

Sau khi công ty và đối tác đã hoàn thành việc đàm phán thì tiến hành ký

kết hợp đồng Khi ký hợp đồng với phía đối tác nước ngoài công ty luôn chú ý:

- Khi ký hợp đồng với đại diện văn phòng nước ngoài ở Việt Nam, yêu

cầu phải có giấy uỷ quyền cuả Giám đốc công ty đó và Giám đốc công ty đó sẽ

đứng tên người bán trong hợp đồng

Do mặt hàng kinh doanh của công ty là thiết bị điện cần có sự chính xác

cao về chi tiết kỹ thuật, điều kiện chất lượng luôn được đặt lên hàng đầu nên

điều khoản về hàng hoá, bảo hành, kiểm tra phải được lập chi tiết, cụ thể và rõ

ràng, từ ngữ dùng phải thoát ý, tránh hiểu nhầm, hiểu sai.Chi tiết cụ thể của hợp

đồng tham khảo phần Phụ lục Mọi hợp đồng của công ty đều được ký trên văn

bản Riêng với những hợp đồng ký bằng fax ( áp dụng với những hợp đồng có

giá trị nhỏ ), ngay sau khi ký thì phải gửi ngay văn bản gốc cho đối tác để đối tác

ký và gửi trả lại cho công ty nhằm có bộ hồ sơ gốc lưu trữ lâu dài, đề phòng có

những bất trắc trong tranh chấp về sau

Bảng 5: Số lượng hợp đồng, kim ngạch nhập khẩu được thực hiện

Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu của công ty từ năm 2004 đến 2006

Nhìn vào bảng trên ta thấy số lượng của các hợp đồng được ký kết tăng

lên theo các năm, chứng tỏ hiệu quả kinh doanh cũng như uy tín của công ty tới

mặt hàng thiết bị điện ngày càng tăng

3 Tổ chức thực hiện hợp đồng

3.1 Lập phương án vay vốn

Sau khi mở được tất cả các hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng cũng như

đơn hàng trong nước thì cán bộ vật tư phụ trách dự án phải lên một phương án

vay vốn để chuyển cho phòng kế toán để phòng kế toán thực hiện vay vốn ngân

hàng ( nếu vốn tự có của công ty không đủ để thanh toán toàn bộ giá trị hợp

đồng đầu vào ) hoặc dùng vốn tự có, nếu vay vốn ngân hàng cần chú ý vốn vay

không được vượt quá 75% giá trị hợp đồng đầu ra

Trong phương án vốn cán bộ vật tư phải nêu rõ được số hợp đồng, tên nhà

cung cấp/ thiết bị nhập khẩu hoặc mua trong nước, giá trị hợp đồng, phương

thức thanh toán ( qua L/ C hay T.T.R) thời hạn mở L/ C hay thời hạn chuyển

tiền, ghi chú ( do một số nhà cung cấp như ABB chỉ giao hàng rơle 10 tuần sau

ngày mở L/ C hoặc T.T.R, Siemens chỉ sản xuất hàng sau khi mở L/C, nên cần

chú ý kế toán để mở L/C hoặc chuyển tiền cho đúng thời hạn yêu cầu )

Sau khi lập xong phương án vốn cán bộ vật tư chuyển các bản copy hợp

đồng và đơn hàng cho kế toán ngân hàng để kế toán ngân hàng làm thủ tục vay

vốn ngân hàng Còn bản gốc được chuyển cho kế toán vật tư (chú ý yêu cầu kế

toán kí nhận) để kế toán sẽ làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp, cán bộ vật

tư giữ lại một bộ copy hợp đồng và đơn hàng để theo dõi hàng

3.2 Mở L/C hoặc chuyển tiền T.T.R

- Mở L/C là việc đầu tiên và quan trọng để người nhập khẩu thực hiện

được các hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng L/C Đối với các hợp

đồng thanh toán qua L/C thì cán bộ vật tư cần lập đơn đề nghị mở L/C gửi cho

phòng kế toán để phòng kế toán chịu trách nhiệm mở L/C thanh toán cho nhà

cung cấp ( đơn đề nghị mở L/C xem phụ lục số 2 ) Theo như việc đàm phán

trước khi ký hợp đồng, công ty và đối tác nước ngoài đã thoả thuận mở L/C tại

ngân hàng xác định, do đó sau khi ký hợp đồng công ty chỉ việc chuẩn bị các

giấy tờ cần thiết mang đến ngân hàng đó để làm thủ tục xin mở L/C Các ngân

hàng mà công ty Việt á thường mở là ngân hàng Cổ phần thương mại quân đội

(MCSB), ngân hàng cổ phần nhà Hà Nội (HABUBANK), các ngân hàng đầu tư

và phát triển, ngân hàng ngoại thương ( Vietcombank)

Để tiến hành mở L/C, công ty căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng

nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (theo mẫu in sẵn của từng

ngân hàng) Trong đơn xin mở L/C phải đề cập đầy đủ những nội dung chính

theo quy định Ngoài đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác như bản sao

hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán của công ty được chuyển đến ngân

hàng mở L/C cùng với 2 uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy

định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng

về việc mở L/C Thông thường phí để trả cho ngân hàng về việc mở L/C là

0,35% giá trị hợp đồng, mức ký quỹ là 10% giá trị hợp đồng đối với những hợp

đồng được mở tại ngân hàng Cổ phần thương mại quân đội, ngân hàng cổ phần

nhà Hà Nội (HABUBANK), các ngân hàng đầu tư và phát triển Cũng có trường

hợp công ty không cần ký quỹ khi công ty và ngân hàng có quan hệ giao dịch

thường xuyên và đã hoàn toàn tin tưởng vào nhau như ngân hàng Ngoại thương

(VIETCOMBANK) Hoặc cũng có trường hợp công ty phải ký quỹ 100% khi

công ty và ngân hàng lần đầu tiên giao dịch với nhau hoặc hai bên chưa có đủ độ

tin cậy nhất định Ví dụ trong hợp đồng số 02-CT-005/VA-

oristar ngày 23 tháng 4 năm 2002, oristar là đối tác mới, độ tin cậy chưa cao và

đối tác lại yêu cầu mở L/C tại ngân hàng thương mại cổ phần á Châu Hà Nội

(ACB Hà Nội) là ngân hàng mà công ty chưa mở tài khoản nên khi tiến hành mở

L/C công ty phải ký quỹ 100%

Sau khi đã làm xong mọi thủ tục mở L/C, ngân hàng sẽ phát hành một

L/C, công ty phải kiểm tra nếu thấy L/C đúng thì yêu cầu ngân hàng chuyển cho

bên xuất khẩu, nếu thấy chưa đúng yêu cầu ngân hàng sửa đổi ( mẫu L/C xem

phụ lục số 3)

- Với những hợp đồng thanh toán bằng phương thức chuyển tiền

thì cán bộ vật tư làm đơn đề nghị chuyển tiền rồi chuyển lên cho

kế toán để kế toán làm thủ tục chuyển tiền Sau khi chuyển tiền cán bộ vật tư cần bản T.T.R ngân hàng chứng nhận đã chuyển tiền vào tài khoản người hưởng lợi để scan lên rồi gửi cho nhà cung cấp làm bằng chứng mình đã chuyển tiền và yêu

cầu nhà cung cấp chuyển hàng và gửi invoice, packing list để cán bộ vật tư liên

hệ với hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải ( với những hợp đồng nhập khẩu

theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW hay FOB) ( mẫu T.T.R xem phụ lục số 4 )

3.3 Thuê phương tiện vận tải

Khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW

hay FOB thì Việt á cần liên hệ với các hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải

Bảng 6: Số lượng hợp đồng được thực hiện

Nguồn: báo cáo tình hình nhập khẩu từ năm 2004-2006

Một số công ty hàng hải mà công ty có quan hệ giao dịch đó là: công ty

thuê tàu và môi giới hàng hoá (Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA) và

các hãng vận tải nước ngoài có đại lý tại Việt Nam

Khi nhà cung cấp thông báo hàng đã sẵn sàng được giao thì cán bộ vật tư

sẽ yêu cầu nhà cung cấp cung cấp những thông tin cần thiết như trọng lượng

hàng, kích thước của hàng ( chiều dài, chiều rộng, chiều cao ) để có thông tin

yêu cầu các hãng vận tải báo mức cước phí, cán bộ vật tư cần yêu cầu ít nhất 3

hãng vận tải báo cước phí vận tải Sau khi nhận được báo giá của các hãng vận

tải cán bộ vật tư lập bảng đánh giá nhà cung cấp để so sánh lựa chọn hãng vận

tải phù hợp nhất đó là hãng vận tải chào được mức cước tốt nhất cũng như có

khả năng giao hàng cho Việt á trong thời gian ngắn nhất Sau khi chọn được

hãng vận tải phù hợp, cán bộ vật tư gửi chấp nhận chào giá vận tải cho hãng tàu,

khi hãng tàu nhận được thông báo chấp nhận chào giá vận tải của Việt á thì hãng

tàu sẽ fax cho Việt á “ booking note “ ( mẫu booking note xem phụ lục số 5) lúc

này có thể coi như hợp đồng vận tải đã được kí kết giữa hãng tàu và Việt á

3.4 Mua bảo hiểm hàng hoá

Khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CIP

hay CIF thì Việt á sẽ thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá

Công ty TNHH thiết bị điện Việt á thường mua bảo hiểm hàng hoá nhập

khẩu tại công ty bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt, do đây là công ty Nhà nước

được công ty tín nhiệm, bên cạnh đó công ty cũng mua bảo hiểm của công ty cổ

phần bảo hiểm Bưu điện Thông thường công ty mua bảo hiểm chuyến, với trách

nhiệm đối với tổn thất cả hàng nhập khẩu của công ty trong phạm vi một chuyến

hàng theo điều khoản từ kho đến kho, còn công ty cũng có nghĩa vụ phải nộp phí

bảo hiểm cho chuyến hàng đó, với công ty Bảo Việt thì tỷ lệ phí bảo hiểm là

0,35% giá trị bảo hiểm, còn đối với công ty cổ phần bảo hiểm Bưu điện thì tỷ lệ

phí bảo hiểm là 0,50% giá trị bảo hiểm Khi đó, công ty Việt á gửi “giấy yêu cầu

bảo hiểm hàng hoá” đến công ty Bảo Việt theo mẫu của họ để yêu cầu bảo hiểm

cho hàng nhập khẩu trong chuyến đó Sau đó, công ty bảo hiểm sẽ cung cấp cho

công ty một “đơn bảo hiểm hàng hoá” dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công

ty gửi đến Nội dung của đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công

ty gửi đến

Trong quá trình thực hiện khâu này, công ty luôn cố gắng để mua được

bảo hiểm một cách sớm nhất có thể, nộp phí và lệ phí bảo hiểm đầy đủ và đúng

hạn đề phòng những bất trắc có thể xảy ra Khi lập chứng từ bảo hiểm cán bộ

công ty thường lưu ý các điểm sau:

+ Giá trị bảo hiểm thường bằng 110% trị giá CIF hoặc CIP của hàng nhập

khẩu

+ Đồng tiền sử dụng trong đơn bảo hiểm phải cùng loại với đồng tiền sử

dụng trong L/C

+ Tên tàu chở hàng và cảng đến phải được nêu đích xác

+ Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định của L/C

+ Các đặc điểm của hàng phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn