Phát triển kỹ năng cá nhân 1 chuẩn bị cho một cuộc họp nhóm BÀI THU HOẠCH (EG005)

PHIẾU KIỂM TRA CHUẨN BỊ CUỘC HỌPBIÊN BẢN HỌP NHÓMDiễn biến cuộc họpGiới thiệu, giao lưu, gặp gỡ giữa các thành viên nhóm Bầu chọn phó nhómThống nhất lựa chọn ứng dụng và các tiện ích công nghệ thông tin vào các cuộc họp onlineÝ kiến mở và đề xuấtNhiệm vụ sau cuộc họpBẢNG TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN THAM GIA CUỘC HỌPBẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CUỘC HỌP CỦA CÁC THÀNH VIÊN NHÓMĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CUỘC HỌP

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

BÀI TẬP NHÓM MÔN: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG CÁ NHÂN 1

ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC MỘT BUỔI HỌP NHÓM ĐẦU TIÊN

Các thành viên nhóm :

TP …, ngày … tháng … năm …

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

PHIẾU KIỂM TRA CHUẨN BỊ CUỘC HỌP 3

BIÊN BẢN HỌP NHÓM 5

I Các thành viên tham gia: 5

II Nội dung cuộc họp: 5

III Diễn biến cuộc họp: 6

1 Giới thiệu, giao lưu, gặp gỡ giữa các thành viên nhóm 6

2 Bầu chọn phó nhóm: 6

3 Thống nhất lựa chọn ứng dụng và các tiện ích công nghệ thông tin vào các cuộc họp online 7

4 Ý kiến mở và đề xuất 8

IV Kết luận 8

V Nhiệm vụ sau cuộc họp 9

BẢNG TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN THAM GIA CUỘC HỌP 10

BẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CUỘC HỌP CỦA CÁC THÀNH VIÊN NHÓM 11

ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CUỘC HỌP 12

PHIẾU KIỂM TRA CHUẨN BỊ CUỘC HỌP

 Mục tiêu cuộc họp

- Giao lưu gặp gỡ giữa các thành viên

- Bầu nhóm phó để linh động thay thế hoặc hỗ trợ nhóm trưởng trong một số tình huống

- Thống nhất lựa chọn phầm mềm ứng dụng và các tiện ích của phần mềm trong việc họp nhóm online

 Chương trình họp

14h -14h05: Bắt đầu buổi họp

Nhóm trưởng nêu chủ đề và mục tiêu họp nhóm 14h05 – 14h20: Các thành viên giới thiệu về mình 14h20-14h30: Bầu chọn nhóm phó

14h30-15h15: Bàn về các phần mềm và phương cách trao đổi

để nâng cao hiệu quả trong việc họp nhóm online và làm bài tập nhóm trong tương lai

15h15 - 15h25: Giải lao 15h25 – 15h45: Ý kiến và đề xuất 15h45 – 16h00: Giao nhiệm vụ cho các thành viên

Thư ký thông qua biên bản họp nhóm

Nhóm trưởng kết thúc buổi họp

 Thành phần

tham gia

 Địa điểm phòng họp

 Công tác hậu cần

 Chỗ ngồi : 14 chỗ/14 thành viên

 Bàn : 04 bàn/14 thành viên

 Ánh sáng

 Tài liệu in ấn cần phát: 14 bộ/ 14 thành viên

 Nước uống

 Máy tính: mỗi thành viên tự trang bị

 Đường truyền Internet: wifi

 Phần mềm (dùng demo): dùng hangout (google mail)

 Tài khoản: dùng tài khoản mail của thành viên do Topica cấp (có dạng …@student-topica.edu.vn)

 Headphone (có microphone): mỗi thành viên tự trang bị

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

***

BIÊN BẢN HỌP NHÓM

Buổi họp nhóm diễn ra vào lúc … giờ ngày … tháng … năm …

Tại: …

Chúng tôi tiến hành triển khai cuộc họp nhóm lần thứ 1 giữa các thành viên thuộc

Nhóm …

I Các thành viên tham gia:

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Vắng có thông báo:

1

2

3

Vắng không lý do:

1

2

II Nội dung cuộc họp:

- Giới thiệu, giao lưu, gặp gỡ giữa các thành viên nhóm

- Bầu chọn nhóm phó, trong trường hợp nhóm trưởng không tham gia 1 số môn do được xét miễn giảm, và trong trường hợp nhóm trưởng bảo lưu kết quả vì lý do cá nhân

- Thống nhất lựa chọn ứng dụng và các tiện ích công nghệ thông tin vào các cuộc họp online

III Diễn biến cuộc họp:

- Nhóm trưởng thông qua số lượng thành viên tham gia 9/14, chiếm 62.4%, số thành viên vắng có lý do: 3/14, chiếm 21.4%, số thành viên vắng không lý do: 2/14, chiếm 14.2%

Số lượng tham gia đảm bảo để bắt đầu cuộc họp

- Nhóm trưởng triển khai nội dung chính của cuộc họp, yêu cầu buổi làm việc nhóm hôm nay phải đi đến thống nhất bầu chọn nhóm phó và vấn đề giờ giấc để phối hợp làm việc nhóm, đồng thời đưa ra ý kiến về thời gian họp nhóm cố định là 19h30 tối thứ 7 hàng tuần

- Nhóm trưởng yêu cầu các thành viên thảo luận, đưa ra ý tưởng phát triển nhóm, đi vào mục đích chính, không lan man dẫn đến mất thời gian của nhóm mà không đạt kết quả

- Bạn A phát tài liệu (đã chuẩn bị trước) cho các thành viên, gồm: danh sách thành viên, phiếu đánh giá các thành viên tham gia cuộc họp, phiếu ý kiến đánh giá chất lượng cuộc họp, hướng dẫn sử dụng tài khoản gmail trong việc họp nhóm online

1 Giới thiệu, giao lưu, gặp gỡ giữa các thành viên nhóm.

- Nhóm trưởng nêu lý do: Vì nhóm mới thành lập, các thành viên mới gặp nhau 1 lần (tại buổi học offline hôm khai giảng 26/10) nên mọi người chưa có điều kiện gặp gỡ Nhóm trưởng yêu cầu các thành viên tự giới thiệu về bản thân

Các thành viên tự giới thiệu

2 Bầu chọn phó nhóm:

- Bạn … đưa ra ý kiến bầu bạn … làm phó nhóm, vì điều kiện công tác của bạn bên IT, cũng hay thường xuyên online, hiện tại bạn đang sống và công tác tại …

- Bạn … đưa ra ý kiến thống nhất bạn …làm phó nhóm

Các thành viên không có ý kiến khác

Biểu quyết bạn … làm phó nhóm (hình thức giơ tay): 100%.

3 Thống nhất lựa chọn ứng dụng và các tiện ích công nghệ thông tin vào các cuộc họp online.

- Nhóm trưởng đưa ra ý kiến chọn chat gmail (hangout) làm phương tiện để họp nhóm online Bởi vì: tài khoản gmail tất cả đã có (do bên Topica cấp), tài khoản này cũng là ID

để học tập, các thành viên không phải tạo thêm tài khoản khác, sử dụng trên nên web (gmail) nên không cần phải cài đặt

Ý kiến thảo luận của các thành viên nhóm:

- Bạn … thống nhất với đề xuất của nhóm trưởng, đồng thời bổ sung thêm: sử dụng tài khoản mail, trong quá trình họp, trao đổi thông tin mọi người có thể gửi mail, tài liệu cho nhau

- Bạn … thống nhất đề xuất của nhóm trưởng, bổ sung thêm ưu điểm: tài khoản gmail, hiện tại đã có trên smartphone (hangout), nên mọi người có thể trao đổi thông tin một cách tiện lợi nhất

- Bạn … đưa ra ý kiến, đồng ý dùng gmail (tài khoản do Topica cấp) làm công cụ họp nhóm online, bổ sung tiện ích: khi dùng tài khoản gmail, thì mọi thông tin trao đổi, tài liệu gửi qua lại cho nhau, nên mọi người cần thường xuyên online mail, qua đó có thể theo dõi được thông tin do Nhà trường thông báo một cách tiện lợi nhất

- Bạn … thống nhất với nhóm trưởng, thời gian họp nhóm online là 19h30 tối thứ 7 hàng tuần

Các thành viên khác không có ý kiến khác

Biểu quyết chọn gmail làm công cụ họp nhóm online và 19h30 hàng tuần họp nhóm online (hình thức giơ tay): 100%

- Nhóm trưởng cho các thành viên online (bằng máy tính cá nhân) sử dụng gmail (hangout) để mọi người làm quen với ứng dụng này, thời gian tiến hành demo là 7 phút

- Nhóm trưởng cho các bạn ý kiến thắc về ứng dụng, khó khăn trong quá trình làm việc Mọi người không có ý kiến

- Nhóm trưởng cho nhóm giải lao và yêu cầu các thành viên sau thời gian giải lao, các bạn đóng góp ý kiến mở để nhóm phát triển và làm việc hiệu quả

4 Ý kiến mở và đề xuất.

(Sau thời gian giải lao)

- Bạn … có ý kiến về vấn đề cùng nhau thảo luận để làm bài tập nhóm và trao đổi kiến thức Các thành viên cần tích cực tham gia ý kiến đóng góp Một số thành viên

do bận việc riêng không tham gia thảo luận được, sau khi nhận được email báo cáo tình hình học tập thì phải gửi thư phản hồi cho tất cả các thành viên trong nhóm hoặc chủ động liên lạc với nhóm trưởng hay các thành viên khác để nắm rõ tình hình

- Bạn … đề xuất bầu ra thủ quỹ và lập quỹ nhóm để phục vụ cho hoạt động chung của nhóm như liên hoan, thăm hỏi, du lịch, giúp đỡ các thành viên gặp khó khăn trong nhóm…

- Nhóm trưởng tiến hành cho bầu chọn và biểu quyết chọn thủ quỹ

- Bạn … bầu chọn bạn … làm thủ quỹ

Các bạn không có ý kiến khác

Biểu quyết: bạn …làm thủ quỹ (hình thứ giơ tay): 100%

- Bạn … đưa ra ý kiến là sau khi nhận được bài tập nhóm từ QLHT thì nhóm trưởng nên phân chia công việc phù hợp cho mỗi thành viên và tiến hành làm bài tập càng sớm càng tốt để có thời gian thảo luận và chỉnh sửa, đáp ứng tốt nhất yêu cầu đề ra

Mọi người không có ý kiến khác

Nhóm trưởng kết luận cuộc họp

IV Kết luận

Sau khi thảo luận, cả nhóm cùng thống nhất:

- Bạn … là nhóm phó

- Họp nhóm online vào 19h30 tối thứ 7 hàng tuần, dùng gmail (hangout) để họp

- Lập quỹ nhóm và bạn … làm thủ quỹ

- Các thành viên cần chủ động, tích cực tham gia đóng góp hơn nữa

- Cố gắng hoàn thành công việc chung của nhóm (ví dụ như: bài tập nhóm) cũng như công việc học tập riêng của từng cá nhân trước thời hạn

V Nhiệm vụ sau cuộc họp

Nhóm trưởng đưa ra các nhiệm vụ sau cuộc họp, cụ thể như sau:

- Các thành viên nộp Phiếu đánh giá thành viên tham gia cuộc họp, Phiếu ý kiến thành viên đánh giá chất lượng cuộc họp (theo form tài liệu đã phát) cho bạn Phí Thị Nết (thư ký) sau khi cuộc họp kết thúc

- Bạn … (thư ký) lập Bảng tổng hợp đánh giá thành viên tham gia buổi họp, Bảng tổng hợp ý kiến thành viên đánh giá chất lượng cuộc họp

Nhóm trưởng tuyên bố kết thúc cuộc họp

Buổi họp kết thúc vào lúc 16h00 cùng ngày

Thư ký thông qua biên bản trước toàn thể nhóm, đồng thời sẽ gởi mail biên bản họp nhóm cho tất cả thành viên để mọi người nắm được nội dung cuộc

Đà Nẵng, ngày 08 tháng 11 năm 2014

THƯ KÝ

(Đã ký)

…

NHÓM TRƯỞNG

(Đã ký)

…

BẢNG TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN THAM GIA CUỘC HỌP

Nhóm 1 Lớp 141132.ICD1E-IKD1E-SD1E-HD1E

Nội dung cuộc họp:

- Giao lưu gặp gỡ giữa các thành viên

- Bầu chọn nhóm phó

- Thống nhất lựa chọn ứng dụng và các tiện ích công nghệ thông tin vào các cuộc họp online

(điểm từ 1 đến 5, 5 là cao nhất, 1 là thấp nhất)

Thành viên Đúng

giờ

Góp ý đúng lúc, đúng nội dung đang bàn

Tuân thủ lịch trình cuộc họp, không lan man vào việc vấn

đề khác

Tôn trọng thành viên khác, khách quan, không chỉ trích cá nhân

Vắng – không lý do: 1 điểm

Vắng – có lý do: 3 điểm Vắng – không lý do: 1 điểm

Vắng – có lý do: 3 điểm

Vắng – có lý do: 3 điểm

NGƯỜI LẬP BẢNG

(Đã ký)

…

NHÓM TRƯỞNG

(Đã ký)

…

BẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CUỘC HỌP CỦA

CÁC THÀNH VIÊN NHÓM

Nhóm

Nội dung cuộc họp:

- Giao lưu gặp gỡ giữa các thành viên

- Bầu chọn nhóm phó

- Thống nhất lựa chọn ứng dụng và các tiện ích công nghệ thông tin vào các cuộc họp online

Khoanh tròn đánh giá vào thứ tự số cho sẵn

Số 1 = không đồng ý nhất và số 5 = đồng ý nhất.

Mục đích và các mục tiêu của cuộc họp được đề cập rõ ràng 1 2 3  5 Thời lượng cuộc họp thỏa đáng đối với tôi 1 2 3  5

Chúng tôi cùng chia sẻ việc đưa ra quyết định tại buổi họp này 1 2 3  5 Tất cả các thành viên đều tham ra tích cực 1 2  4 5 Chúng tôi đã sử dụng thời gian họp một cách hiệu quả 1 2 3  5

NGƯỜI LẬP BẢNG

(Đã ký)

….

NHÓM TRƯỞNG

(Đã ký)

….

ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CUỘC HỌP

Sau khi tiến hành họp nhóm lần thứ 1 và triển khai một số nội dung thảo luận về công tác tổ chức hoạt động nhóm Sau khi cuộc họp kết thúc chúng ta đã thu về được rất nhiều mặt tích cực để hoàn thiện nhóm của chúng ta ngày một gắn kết phát triển hơn nữa, tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại chung ta cần khăc phục để nhóm hoàn thiện hơn nữa Cụ thể:

Mặt tích cực:

- Thống nhất bầu chọn bạn … là phó nhóm

- Thống nhất họp nhóm online vào 19h30 hàng tuần bằng ứng dụng chat (hangout) của gmail

- Lập quỹ nhóm và bầu bạn … làm thủ quỹ

- Thành viên nhóm có điều kiện gặp gỡ, thông tin làm việc nhóm rõ ràng, minh bạch

- Gắn kết được các thành viên trong nhóm, các thành viên đều góp được phần rất cụ thể vào công tác phát triển nhóm

Mặt hạn chế cần khắc phục:

- Các thành viên chưa chủ động, tích cực tham gia đóng góp

- Một số thành viên chưa thực sự cố gắng hoàn thành công việc chung của nhóm (như bài tập nhóm) cũng như công việc học tập riêng của từng cá nhân trước thời hạn

Tuy rằng có mặt hạn chế nhưng qua kết quả đạt được, chúng ta có thể nhận thấy, nhóm chúng ta đang trên đà phát triển tương đối tốt và bền vững Hy vọng tất cả các thành viên sẽ tiếp tục đóng góp phần sức mình vào mục tiêu chung vì sự phát triển của nhóm chúng ta

NHÓM TRƯỞNG

(Đã ký)

…