Đầu tiên cho phép nhóm chúng em gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo Học viện và Khoa công nghệ thông tin đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em học tập. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Cô Vũ Thị Nguyên, người đã trực tiếp giảng dạy và hướng dẫn tận tình cho đề tài của em hoàn thành đúng tiến độ và kế hoạch. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô, bạn bè và các diễn đàn đã giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành bài tập này. Bài tập của chúng em không tránh khỏi còn một số sai sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn để chúng em có thể hoàn thiện đề tài của mình hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 2 MỤC LỤC: LỜI CẢM ƠN.................................................................................................................. 1 LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................. 3 Chương 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI.................................................................................... 4 1.1 . Khảo sát hệ thống.............................................................................................. 4 1.2 Lý do chọn đề tài..................................................................................................... 5 1.3 Mục đích của đề tài ................................................................................................. 6 1.4 Công cụ thực hiện ................................................................................................... 6 Chương 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG............................................................. 9 2.1 Phạm vi của đề tài .................................................................................................. 9 2.2. Thông tin vào ra của chương trình....................................................................... 10 2.2.1 Thông tin vào.............................................................................................................. 10 2.2.2 Thông tin ra................................................................................................................ 10 2.3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG...................................... 11 2.3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng ........................................................................................... 11 2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh .................................................................. 12 2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh................................................................................ 13 2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ...................................................................... 14 2.4 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU................................. 17 2.4.1 Xây dựng các bảng CSDL ......................................................................................... 17 2.4.2. Sơ đồ kết nối CSDL................................................................................................... 19 Chương 3: THIẾT KẾ, XÂY DỰNG, CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH ................................ 20 3.1 THIẾT KẾ MENU CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH............................................. 20 3.2 . THIẾT KẾ CÁC FORM CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH....... 21 3.2.1Chức năng cập nhật thông tin.................................................................................... 21 3.2.2. Chức năng tìm kiếm.................................................................................................. 26 3.2.3. Chức năng thống kê báo cáo .................................................................................... 30 KẾT LUẬN.................................................................................................................... 34 Tài liệu tham khảo ......................................................................................................... 35 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 3 LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại ngày nay, đặc biệt là vào những năm gần đây, tin học đã thực sự xâm nhập vào đời sống của toàn xã hội, nhu cầu thu nhận, lưu trữ, kết xuất và xử lý thông tin ngày càng tăng. Do đó thông tin đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng và to lớn. Các mối quan hệ, tính trật tự và tổ chức là những thuộc tính phổ biến cả một hệ thống xã hội. Hệ thống càng phát triển, tức có nhiều mối liên hệ giữa chúng thì quan hệ càng phức tạp, do đó nội dung thông tin càng phong phú. Nếu như xử lý thông tin đó bằng phương pháp thủ công truyền thống thì khá vất vả. Do vậy để xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành công nghệ thông tin đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp và công cụ cần thiết. Như vậy sự thâm nhập của công nghệ thông tin vào tất cả các ngành trong đời sống xã hội với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không làm mất đi sự chính xác. Với mong muốn có thể tạo được một hệ thống website hỗ trợ quá trình quản lý học sinh, chúng em đã lựa chon đề tài: “.Quản lý hồ sơ học sinh trường Trường Trung Học Cơ Sở” Mặ dù không hẳn là một đề tài mới mẻ vì đã có rất nhiều phần mềm hỗ trợ tính năng này nhưng đây là một đề tài có thể đem lại nhiều ứng dụng thực tế, khả năng làm việc vào các ứng dụng thực tế. ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 4 Chương 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1.1 . Khảo sát hệ thống Trường THCS Anh Sơn là trường thuộc vùng nông thôn, do còn thiếu thốn về kinh tế và giáo viên chuyên môn về máy vi tính chưa nhiều nên các công việc về mặt hình chính quản lý hồ sơ học sinh, việc theo dõi thành tích học tập của các em học sinh. Vẫn còn mang tính chất thủ công, tốn nhiều thời gian và công sức mà hiệu quả công việc không cao, có khi còn thiếu chính xác Thực tế công tác quản lý học sinh ở trường THCS hiện nay với chế độ đầu vào là hình thức phổ cập, các em đủ độ tuổi từ 12 tuổi và tốt nghiệp bậc tiểu học là được nhập vào trường. Còn việc xếp các em vào các lớp khi các em mới bắt đầu vào trường là thông qua đợt thi khảo sát chất lượng để có phân theo lớp theo quy định của từng trường. Hồ sơ đầu vào của các em hiện nay theo hình thức viết tay và được lưu trữ lại với khối lượng lớn giấy tờ cồng kềnh tốn diện tích trong kho lưu trữ. Đặc biệt là công tác quản lý hồ sơ học sinh. Đối với trường THCS có nhiều khối nhiều lớp, học sinh của trường lên đến con số hàng nghìn học sinh và còn hơn thế nữa, do số lượng học sinh quá động, việc quản lý gặp nhiều khó khăn do ta thực hiện bằng thủ công. Việc quản lý học sinh gồm có sơ yếu lý lịch, quản lý theo khối, theo lớp, theo chương trình đào tạo và kết quả học tập của học sinh ( gồm các loại điểm, xếp loại học tập THCS, khen thưởng, kỷ luật ) ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 5 1.2 Lý do chọn đề tài Việc xây dựng chương trình “Quản lý hồ sơ học sinh” nhằm các mục đích như sau: Quản lý hồ sơ học sinh. Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liên quan các đối tượng cần quản lý về học sinh Trên cơ sở thông tin về các mặt như lý lịch trích ngang, thông tin khen thưởng, kỷ luật, thông tin điểm…đặt ra các yêu cầu: + Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các thông tin với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất. + Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu của cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan. + Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết theo từng yêu cầu. + Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lưu trữ của các số liệu sau đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo. Do đó lý do để chúng em chọn đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất cho việc quản lý và lưu trữ những thông tin về học sinh của 1 trường trung học phổ thông 1 cách nhanh chóng chính xác.Chương trình cho phép lưu trữ,thống kê, tra cứu, in các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý. Đề tài dựa trên cơ sở chủ yếu sau: Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lý của từng phòng ban của trường. Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc quản lý nhân sự được gần gũi với tin học. ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 6 1.3 Mục đích của đề tài Cùng với sự phát triển của xã hội thì công nghệ thông tin đã và đang triển khai các ứng dụng trên địa bàn toàn quốc, dẫn đến tin học hóa tất cả các hoạt động trong mọi lịnh vực của các ngành nghề, máy tính thực sự là công cụ đáng tin cậy không thể thiếu được trong mọi hoạt động của xã hộ trong thời đại thông tin hiện nay. Chính vì vậy việc quản lý ở trường THCS phải được tin học hóa toàn bộ, không còn phải làm theo lối thủ công để quản lý số sách, giấy tờ chậm chạp trong việc khải thác thông tin và chiếm nhiều thời gian lưu trữ. Mục đích của việc xây dựng đề tài là : Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác Thực hiện tiềm kiếm, sửa dữ liệu rất thuận tiện Tận dụng tối đa khả năng tính đã có Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tra cứu đều được thực hiện nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian Công việc của cán bộ không còn vất vả mà hiệu suất công việc lại cao. 1.4 Công cụ thực hiện GIỚI THIỆU HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS Định nghĩa về hệ quản trị Microsoft access Hệ quản trị Microsoft access là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản trị, thống kê, kế toán. Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel. ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 7 Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools) giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. MS Access 2010 cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh, giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng thông qua query, form, report kết hợp với một số lệnh Visual Basic. Trong Microsoft Access 2010, bạn có thể xây dựng cơ sở dữ liệu web và đưa chúng lên các SharePoint site. Người duyệt SharePoint có thể sử dụng ứng dụng cơ sở dữ liệu của bạn trong một trình duyệt web, sử dụng SharePoint để xác định ai có thể xem những gì. Nhiều cải tiến mới hỗ trợ khả năng đưa dữ liệu lên web, và cũng cung cấp lợi ích trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy đơn truyền thống. Access 2010 giao diện người dùng cũng đã thay đổi. Nếu bạn không quen với Office Access 2007, Ribbon và Cửa sổ Danh mục chính có thể là mới cho bạn. Thanh Ribbon này thay thế các menu và thanh công cụ từ phiên bản trước. Cửa sổ Danh mục chính thay thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ Database. Và một điểm mới trong Access 2010, Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất cả các lệnh áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, như là thu gọn và sửa chữa, hoặc các lệnh từ menu File. Các lệnh được bố trí trên các tab ở phía bên trái của màn hình, và mỗi tab chứa một nhóm các lệnh có liên quan hoặc các liên kết. Ví dụ, nếu bạn nhấn New, bạn sẽ thấy tập hợp các nút cho phép bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu mới từ đầu, hoặc bằng cách chọn từ một thư viện của cơ sở dữ liệu các mẫu thiết kế chuyên nghiệp. Microsoft Access cung cấp cho chúng ta căn cứ vào các đối tượng: Bảng (Tables): Có cấu trúc như một tệp. DBF của Fox được dùng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu thường gồm có nhiều bảng có mối quan hệ với nhau. ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 8 Truy vấn (Query): Truy vấn là công cụ mạnh nhất của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng. Mẫu biểu (Form): Mẫu biểu thường được dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện nhưng mẫu biểu cũng sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập dữ liệu tiện lợi như: Nhập dữ liệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng. Báo biểu (Report): Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ cho việc in ấn. Macro: Bao gồm một dãy các hành động (Action) dùng để tự động hoá một loạt các thao tác. Macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện chương trình. ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 9 Chương 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Phạm vi của đề tài Dựa vào những thông tin đã thu thập được và dựa vào những đặc điểm cơ bản của hệ thống quản lý hồ sơ học sinh của các trường trung học cơ sở, cần thực hiện quản lý những thông tin sau: Quản lý hồ sơ học sinh Quản lý học tập Quản lý khen thưởng, kỷ luật Gồm có: Lưu thông tin: Lưu thông tin về hồ sơ học sinh: MaHS, họ và tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, dân tộc, diện ưu tiên, điện thoại, họ tên cha, nghề nghiệp của cha, họ tên mẹ, nghề nghiệp mẹ,MaLop,tên lớp. Lưu thông tin về quá trình học tập rèn luyện. Lưu thông tin về danh sách học sinh trong từng lớp. Lưu thông tin về lớp học gồm: Malop, tên lớp. Lưu thông tin về những học sinh được khen thưởng – kỷ luật: những học sinh đạt thành tích trong học tập, rèn luyện đạo đức, tham gia đạt thành tích về văn nghệ, thể dục thể thao… Cả những học sinh vi phạm bị cảnh cáo hoặc bị đuổi học…. Tìm kiếm thông tin: Tìm kiếm theo kết quả học tập Tìm kiếm thông tin học sinh Tìm kiếm thông tin kỷ luật Tìm kiếm thông tin khen thưởng Cập nhật thông tin: ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 10 Cập nhật danh mục môn Cập nhật danh mục lớp học Cập nhật thông tin về học sinh Cập nhật khen thưởngkỷ luật Cập nhật kết quả học tập 2.2. Thông tin vào ra của chương trình 2.2.1 Thông tin vào Thông tin học sinh Thông tin lớp Thông tin môn học Thông tin kết quả học tập Thông tin khen thưởng Thông tin kỷ luật 2.2.2 Thông tin ra Danh sách học sinh Kết quả học tập Danh sách khen thưởng, kỷ luật ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 11 2.3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 2.3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 12 2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 13 2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 14 2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh a. Chức năng cập nhật ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 15 b. Chức năng tìm kiếm ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 16 c. Chức năng thống kê báo cáo ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 17 2.4 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 2.4.1 Xây dựng các bảng CSDL a. Bảng HOCSINH b. Bảng LOPHOC c. Bảng MONHOC ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 18 d. Bảng KHENTHUONG e. Bảng KYLUAT ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 19 f. Bảng NHAPDIEM 2.4.2. Sơ đồ kết nối CSDL ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 20 Chương 3 THIẾT KẾ, XÂY DỰNG, CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 3.1 THIẾT KẾ MENU CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 21 3.2 . THIẾT KẾ CÁC FORM CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 3.2.1 Chức năng cập nhật thông tin a. Form cập nhật thông tin học sinh ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 22 b. Form cập nhật thông tin lớp học ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 23 c. Form cập nhật kết quả học tập ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 24 d. Form cập nhật thông tin khen thưởng ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 25 e. Form cập nhật thông tin kỷ luật ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 26 3.2.2. Chức năng tìm kiếm a. Form tìm kiếm thông tin học sinh ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 27 b. Form tìm kiếm thông tin theo kết quả học tập ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 28 c. Form tìm kiếm thông tin khen thưởng ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 29 d. Form tìm kiếm thông tin kỷ luật ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 30 3.2.3. Chức năng thống kê báo cáo a. Thống kê danh sách học sinh ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 31 b. Thống kê danh sách học sinh theo xếp loại ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 32 c. Thống kê học sinh theo danh sách khen thưởng ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 33 d. Thống kê học sinh theo danh sách kỷ luật ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 34 KẾT LUẬN Sau thời gian thực hiện bài tập lớn môn Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục, chúng em đã xây dựng chương trình quản lý hồ sơ học sinh THCS Anh Sơn, chương trình dễ sử dụng, việc cập nhật thông tin theo kiểu thủ công cũng như truy xuất thông tin dễ dàng thuận tiện, mối quan hệ giữa các thực thể được xác định chặt chẽ, tránh dư thừa thông tin đảm bảo tính chính xác khi xử lý thông tin. Mặc dù chương trình dựa trên lý thuyết là chủ yếu chưa qua thực tế,còn đơn giản và còn nhiều thiếu sót nhưng đề tài này có thể làm tiền đề để mở rộng cho một chương trình quản lý trong thực tế. Do giới hạn về thời gian cũng như khả năng của bản thân nên chương trình còn nhiều hạn chế, chương trình đã chạy thông các chức năng cơ bản nhưng vẫn chưa thực sự đáp ứng hết các yêu cầu thực tế. Tuy nhiên qua quá trình tìm hiểu học hỏi, phân tích thiết kế cũng như xây dựng chương trình em đã cố gắng để xây dựng một hệ thống tương đối xác thực. Mặc dù vẫn mắc rất nhiều khiếm khuyết nhưng chúng em rất mong được sự quan tâm của các thầy cô giáo và các bạn để báo cáo thành công hơn. Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo và các bạn đã giúp đỡ chúng em trong thời gian vừa qua. ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TRƯỜNG THCS Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 35 Tài liệu tham khảo 1Ths.Nguyễn Đình Thuân, Bài giảng Microsoft Access, Nhà xuất bản khoa học, 2002 2 Ths. Nguyễn Hữu Trọng, Bài giảng cơ sở dữ liệu phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, nhà xuất bản thống kê, 2002. 3 Ths. Đinh Thế Hiển, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản thống kê 200
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên cho phép nhóm chúng em gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo Học viện và Khoa công nghệ thông tin đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em học tập
Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Cô Vũ Thị Nguyên, người đã trực tiếp
giảng dạy và hướng dẫn tận tình cho đề tài của em hoàn thành đúng tiến độ và kế hoạch
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô, bạn bè và các diễn đàn đã giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành bài tập này
Bài tập của chúng em không tránh khỏi còn một số sai sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn để chúng em có thể hoàn thiện
đề tài của mình hơn
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 2
MỤC LỤC:
LỜI CẢM ƠN 1
LỜI NÓI ĐẦU 3
Chương 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 4
1.1 Khảo sát hệ thống 4
1.2 Lý do chọn đề tài 5
1.3 Mục đích của đề tài 6
1.4 Công cụ thực hiện 6
Chương 2 : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 9
2.1 Phạm vi của đề tài 9
2.2 Thông tin vào/ ra của chương trình 10
2.2.1 Thông tin vào 10
2.2.2 Thông tin ra 10
2.3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 11
2.3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 11
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 12
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 13
2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 14
2.4 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 17
2.4.1 Xây dựng các bảng CSDL 17
2.4.2 Sơ đồ kết nối CSDL 19
Chương 3: THIẾT KẾ, XÂY DỰNG, CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 20
3.1 THIẾT KẾ MENU CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 20
3.2 THIẾT KẾ CÁC FORM CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 21
3.2.1Chức năng cập nhật thông tin 21
3.2.2 Chức năng tìm kiếm 26
3.2.3 Chức năng thống kê báo cáo 30
KẾT LUẬN 34
Tài liệu tham khảo 35
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, đặc biệt là vào những năm gần đây, tin học đã thực
sự xâm nhập vào đời sống của toàn xã hội, nhu cầu thu nhận, lưu trữ, kết xuất và
xử lý thông tin ngày càng tăng
Do đó thông tin đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng và to lớn Các mối quan hệ, tính trật tự và tổ chức là những thuộc tính phổ biến cả một hệ thống
xã hội Hệ thống càng phát triển, tức có nhiều mối liên hệ giữa chúng thì quan hệ càng phức tạp, do đó nội dung thông tin càng phong phú Nếu như xử lý thông tin
đó bằng phương pháp thủ công truyền thống thì khá vất vả Do vậy để xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành công nghệ thông tin
đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp và công cụ cần thiết Như vậy sự thâm nhập của công nghệ thông tin vào tất cả các ngành trong đời sống xã hội với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không làm mất đi sự chính xác
Với mong muốn có thể tạo được một hệ thống website hỗ trợ quá trình quản
lý học sinh, chúng em đã lựa chon đề tài: “.Quản lý hồ sơ học sinh trường Trường Trung Học Cơ Sở”
Mặ dù không hẳn là một đề tài mới mẻ vì đã có rất nhiều phần mềm hỗ trợ tính năng này nhưng đây là một đề tài có thể đem lại nhiều ứng dụng thực tế, khả năng làm việc vào các ứng dụng thực tế
Trang 4Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 4
Chương 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1.1 Khảo sát hệ thống
Trường THCS Anh Sơn là trường thuộc vùng nông thôn, do còn thiếu thốn về kinh tế và giáo viên chuyên môn về máy vi tính chưa nhiều nên các công việc về mặt hình chính quản lý hồ sơ học sinh, việc theo dõi thành tích học tập của các em học sinh Vẫn còn mang tính chất thủ công, tốn nhiều thời gian và công sức mà hiệu quả công việc không cao, có khi còn thiếu chính xác
Thực tế công tác quản lý học sinh ở trường THCS hiện nay với chế độ đầu vào
là hình thức phổ cập, các em đủ độ tuổi từ 12 tuổi và tốt nghiệp bậc tiểu học là được nhập vào trường Còn việc xếp các em vào các lớp khi các em mới bắt đầu vào trường là thông qua đợt thi khảo sát chất lượng để có phân theo lớp theo quy định của từng trường Hồ sơ đầu vào của các em hiện nay theo hình thức viết tay
và được lưu trữ lại với khối lượng lớn giấy tờ cồng kềnh tốn diện tích trong kho lưu trữ Đặc biệt là công tác quản lý hồ sơ học sinh Đối với trường THCS có nhiều khối nhiều lớp, học sinh của trường lên đến con số hàng nghìn học sinh và còn hơn thế nữa, do số lượng học sinh quá động, việc quản lý gặp nhiều khó khăn do ta thực hiện bằng thủ công Việc quản lý học sinh gồm có sơ yếu lý lịch, quản lý theo khối, theo lớp, theo chương trình đào tạo và kết quả học tập của học sinh ( gồm các loại điểm, xếp loại học tập THCS, khen thưởng, kỷ luật )
Trang 51.2 Lý do chọn đề tài
Việc xây dựng chương trình “Quản lý hồ sơ học sinh” nhằm các mục đích
như sau:
- Quản lý hồ sơ học sinh
- Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn
đề có liên quan các đối tượng cần quản lý về học sinh
Trên cơ sở thông tin về các mặt như lý lịch trích ngang, thông tin khen thưởng, kỷ luật, thông tin điểm…đặt ra các yêu cầu:
+ Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các
thông tin với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất
+ Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu
của cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan
+ Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết
theo từng yêu cầu
+ Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công
văn giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lưu trữ của các số liệu
sau đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo
Do đó lý do để chúng em chọn đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống
nhất cho việc quản lý và lưu trữ những thông tin về học sinh của 1 trường trung học phổ thông 1 cách nhanh chóng chính xác.Chương trình cho phép
lưu trữ,thống kê, tra cứu, in các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý
Đề tài dựa trên cơ sở chủ yếu sau:
- Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lý của từng
phòng ban của trường
- Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc quản lý
nhân sự được gần gũi với tin học
Trang 6Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 6
1.3 Mục đích của đề tài
Cùng với sự phát triển của xã hội thì công nghệ thông tin đã và đang triển khai các ứng dụng trên địa bàn toàn quốc, dẫn đến tin học hóa tất cả các hoạt động trong mọi lịnh vực của các ngành nghề, máy tính thực sự là công cụ đáng tin cậy không thể thiếu được trong mọi hoạt động của xã hộ trong thời đại thông tin hiện nay Chính vì vậy việc quản lý ở trường THCS phải được tin học hóa toàn bộ, không còn phải làm theo lối thủ công để quản lý số sách, giấy tờ chậm chạp trong việc khải thác thông tin và chiếm nhiều thời gian lưu trữ Mục đích của việc xây dựng
đề tài là :
- Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác
- Thực hiện tiềm kiếm, sửa dữ liệu rất thuận tiện
- Tận dụng tối đa khả năng tính đã có
- Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tra cứu đều được thực hiện nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian
- Công việc của cán bộ không còn vất vả mà hiệu suất công việc lại cao
Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel
Trang 7Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools) giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các
dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ
MS Access 2010 cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh, giúp người dùng nhanh chóng
và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng thông qua query, form, report kết hợp với một số lệnh Visual Basic
Trong Microsoft Access 2010, bạn có thể xây dựng cơ sở dữ liệu web và đưa
chúng lên các SharePoint site Người duyệt SharePoint có thể sử dụng ứng dụng cơ
sở dữ liệu của bạn trong một trình duyệt web, sử dụng SharePoint để xác định ai có thể xem những gì Nhiều cải tiến mới hỗ trợ khả năng đưa dữ liệu lên web, và cũng cung cấp lợi ích trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy đơn truyền thống Access 2010 giao diện người dùng cũng đã thay đổi Nếu bạn không quen với Office Access 2007, Ribbon và Cửa sổ Danh mục chính có thể là mới cho bạn Thanh Ribbon này thay thế các menu và thanh công cụ từ phiên bản trước Cửa sổ Danh mục chính thay thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ Database
Và một điểm mới trong Access 2010, Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất
cả các lệnh áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, như là thu gọn và sửa chữa, hoặc các lệnh từ menu File
Các lệnh được bố trí trên các tab ở phía bên trái của màn hình, và mỗi tab chứa một nhóm các lệnh có liên quan hoặc các liên kết Ví dụ, nếu bạn nhấn New, bạn sẽ thấy tập hợp các nút cho phép bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu mới từ đầu, hoặc bằng cách chọn từ một thư viện của cơ sở dữ liệu các mẫu thiết kế chuyên nghiệp
Microsoft Access cung cấp cho chúng ta căn cứ vào các đối tượng:
Bảng (Tables): Có cấu trúc như một tệp DBF của Fox được dùng để lưu trữ
dữ liệu của cơ sở dữ liệu Một cơ sở dữ liệu thường gồm có nhiều bảng có mối quan
hệ với nhau
Trang 8Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 8
Truy vấn (Query): Truy vấn là công cụ mạnh nhất của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng
Mẫu biểu (Form): Mẫu biểu thường được dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện nhưng mẫu biểu cũng sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập dữ liệu tiện lợi như: Nhập dữ liệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng
Báo biểu (Report): Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ cho việc in ấn Macro: Bao gồm một dãy các hành động (Action) dùng để tự động hoá một loạt các thao tác Macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện chương trình
Trang 9Chương 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Phạm vi của đề tài
Dựa vào những thông tin đã thu thập được và dựa vào những đặc điểm cơ bản của hệ thống quản lý hồ sơ học sinh của các trường trung học cơ sở, cần thực hiện quản lý những thông tin sau:
Quản lý hồ sơ học sinh
Quản lý học tập
Quản lý khen thưởng, kỷ luật
Gồm có:
Lưu thông tin:
- Lưu thông tin về hồ sơ học sinh: MaHS, họ và tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, dân tộc, diện ưu tiên, điện thoại, họ tên cha, nghề nghiệp của cha, họ tên mẹ, nghề nghiệp mẹ,MaLop,tên lớp
- Lưu thông tin về quá trình học tập rèn luyện
- Lưu thông tin về danh sách học sinh trong từng lớp
- Lưu thông tin về lớp học gồm: Malop, tên lớp
- Lưu thông tin về những học sinh được khen thưởng – kỷ luật: những học sinh đạt thành tích trong học tập, rèn luyện đạo đức, tham gia đạt thành tích về văn nghệ, thể dục thể thao… Cả những học sinh vi phạm bị cảnh cáo hoặc bị đuổi học…
Tìm kiếm thông tin:
- Tìm kiếm theo kết quả học tập
- Tìm kiếm thông tin học sinh
- Tìm kiếm thông tin kỷ luật
- Tìm kiếm thông tin khen thưởng
Cập nhật thông tin:
Trang 10Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 10
- Cập nhật danh mục môn
- Cập nhật danh mục lớp học
- Cập nhật thông tin về học sinh
- Cập nhật khen thưởng-kỷ luật
- Cập nhật kết quả học tập
2.2 Thông tin vào/ ra của chương trình
2.2.1 Thông tin vào
- Thông tin học sinh
- Thông tin lớp
- Thông tin môn học
- Thông tin kết quả học tập
- Thông tin khen thưởng
- Thông tin kỷ luật
Trang 112.3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
2.3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng
Trang 12Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 12
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Trang 132.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Trang 14Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 14
2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
a Chức năng cập nhật
Trang 15b Chức năng tìm kiếm
Trang 16Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 16
c Chức năng thống kê/ báo cáo
Trang 172.4 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
2.4.1 Xây dựng các bảng CSDL
a Bảng HOCSINH
b Bảng LOPHOC
c Bảng MONHOC
Trang 18Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 18
d Bảng KHENTHUONG
e Bảng KYLUAT
Trang 19f Bảng NHAPDIEM
2.4.2 Sơ đồ kết nối CSDL
Trang 20Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 20
Chương 3 THIẾT KẾ, XÂY DỰNG, CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 3.1 THIẾT KẾ MENU CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH
Trang 213.2 THIẾT KẾ CÁC FORM CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 3.2.1 Chức năng cập nhật thông tin
a Form cập nhật thông tin học sinh
Trang 22Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 22
b Form cập nhật thông tin lớp học
Trang 23c Form cập nhật kết quả học tập
Trang 24Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 24
d Form cập nhật thông tin khen thưởng
Trang 25e Form cập nhật thông tin kỷ luật
Trang 26Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 26
3.2.2 Chức năng tìm kiếm
a Form tìm kiếm thông tin học sinh
Trang 27
b Form tìm kiếm thông tin theo kết quả học tập
Trang 28
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 28
c Form tìm kiếm thông tin khen thưởng
Trang 29d Form tìm kiếm thông tin kỷ luật
Trang 30Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 30
3.2.3 Chức năng thống kê báo cáo
a Thống kê danh sách học sinh
Trang 31b Thống kê danh sách học sinh theo xếp loại
Trang 32
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 32
c Thống kê học sinh theo danh sách khen thưởng
Trang 33d Thống kê học sinh theo danh sách kỷ luật
Trang 34Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 – K5A_CNTT 34
KẾT LUẬN
Sau thời gian thực hiện bài tập lớn môn Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục, chúng em đã xây dựng chương trình quản lý hồ sơ học sinh THCS Anh Sơn, chương trình dễ sử dụng, việc cập nhật thông tin theo kiểu thủ công cũng như truy xuất thông tin dễ dàng thuận tiện, mối quan hệ giữa các thực thể được xác định chặt chẽ, tránh dư thừa thông tin đảm bảo tính chính xác khi xử lý thông tin
Mặc dù chương trình dựa trên lý thuyết là chủ yếu chưa qua thực tế,còn đơn giản và còn nhiều thiếu sót nhưng đề tài này có thể làm tiền đề để mở rộng cho một chương trình quản lý trong thực tế
Do giới hạn về thời gian cũng như khả năng của bản thân nên chương trình còn nhiều hạn chế, chương trình đã chạy thông các chức năng cơ bản nhưng vẫn chưa thực sự đáp ứng hết các yêu cầu thực tế Tuy nhiên qua quá trình tìm hiểu học hỏi, phân tích thiết kế cũng như xây dựng chương trình em đã cố gắng để xây dựng một hệ thống tương đối xác thực Mặc dù vẫn mắc rất nhiều khiếm khuyết nhưng chúng em rất mong được sự quan tâm của các thầy cô giáo và các bạn để báo cáo thành công hơn
Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo và các bạn đã giúp đỡ chúng em trong thời gian vừa qua
Trang 35Tài liệu tham khảo
1Ths.Nguyễn Đình Thuân, Bài giảng Microsoft Access, Nhà xuất bản khoa học,
2002
2 Ths Nguyễn Hữu Trọng, Bài giảng cơ sở dữ liệu & phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin quản lý, nhà xuất bản thống kê, 2002
3 Ths Đinh Thế Hiển, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản
thống kê - 2000
