tiểu luận quản lý các bên hữu quan của dự án tòa nhà văn phòng các hội và hiệp hội

I, Khái niệm về mô hình “tính trồi”: I.1, Khái niệm về các bên hữu quan: Phiên bản PMBOK 5 chính thức được Viện Quản lý dự án PMI ban hành vào tháng 1 năm 2013 có đưa ra định nghĩa sau

TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG

KHOA SAU ĐẠI HỌC

************

TIỂU LUẬN MÔN HỌC: KINH TẾ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

Đề tài:

PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ LỢI ÍCH CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ CÔNG:

DỰ ÁN TÒA NHÀ VĂN PHÒNG CÁC HỘI VÀ HIỆP HỘI

Địađiểm: Lô D27 – KhuđôthịCầuGiấy – HàNội

Giảngviên : TS TrầnVănTấn Họcviên : NguyễnLanHương Lớp : Cao họcQuảnlý dự án DAHN 1305

HÀ NỘI 02-2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG

KHOA SAU ĐẠI HỌC

************

TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NÂNG CAO

Đề tài:

QUẢN LÝ CÁC BÊN HỮU QUAN DỰ ÁN TOÀ NHÀ VĂN PHÒNG CÁC HỘI VÀ HIỆP HỘI

Địa điểm: Lô D27 – Khu đô thị mới Cầu Giấy - HN

Giảngviên : TS Nguyễn Thế Quân Họcviên : NguyễnLanHương Lớp : Cao họcQuảnlý dự án DAHN 1305

HÀ NỘI 03-2014

PHẦN I: MỞ ĐẦU

1 Mục tiêu và sự cần thiết của đề tài nghiên cứu:

2 Giới thiệu chung về dự án:

3 Mục tiêu xây dựng dự án:

4 Vai trò của đơn vị trong thực hiện dự án :

PHẦN II:

Sử dụng mô hình “tính trồi” để phân tích và

đề xuất chiến lược đối phó với các bên hữu quan của dự án

I, Khái niệm về mô hình “tính trồi”:

I.1, Khái niệm về các bên hữu quan:

I.2, Khái niệm về mô hình “tính trồi”

I.3, Kĩ thuật sử dụng mô hình “tính trồi”:

II, Xác định 4 bên hữu quan của dự án:

III, Phân tích và đề xuất chiến lược đối phó với 4 bên hữu quan của dự án:

III.1 Nhận diện thuộc tính sở hữu của các bên hữu quan

III.2 Phân nhóm các bên hữu quan:

III.3.Xác định trạng thái kì vọng hiện tại của các bên hữu quan:

IV, Đề xuất hành động đối phó với các bên hữu quan:

IV.1 Đối với chủ đầu tư:

IV.2 Đối với nhà thầu phụ

IV.3, Đối với chính quyền địa phương

IV.4, Đối với các Sở ban ngành

PHẦN III: KẾT LUẬN

Page | 1

Đề tài: Sử dụng mô hình “tính trồi” để phân tích và đề xuất chiến lược đối phó với một số các bên hữu quan chọn lọc (ít nhất 4 bên) trong một dự án Anh/Chị biết hoặc tham gia (nêu rõ vị trí giả định của Anh/Chị trong dự án) Nêu rõ một số hành động Anh/Chị sẽ thực hiện phù hợp với từng chiến lược được áp dụng đối với từng bên hữu quan

PHẦN I: MỞ ĐẦU

1 Mục tiêu và sự cần thiết của đề tài nghiên cứu:

- Hiện nay việc quản lý các bên hữu quan và quản lý mối quan hệ với các bên hữu quan trong hoạt động xây dựng còn nhiều hạn chế Cuốn PMBOK của Viện quản lý dự

án PMI ra đời đã đưa ra mô hình tổng quát về quản lý các bên hữu quan của dự án trong chương 13 đã góp phần cung cấp một công cụ hữu ích hướng dẫn các nhà quản

lý dự án trong việc xác định và đánh giá đầy đủ các bên hữu quan của dự án

- Việc xác định rõ các bên hữu quan của dự án giúp đưa ra được những kế hoạch quản

lý phù hợp nhằm thu hút sự tham gia của các bên hữu quan vào quá trình hoạt động để đảm bảo thành công của dự án

- Vận dụng những kiến thức về mô hình quản lý trên để phân tích mối quan hệ giữa các bên hữu quan và từ đó đề xuất chiến lược đối phó phù hợp với các bên hữu quan

đó trong một dự án đầu tư xây dựng có thật mà bản thân đã tham gia

2 Giới thiệu chung về dự án:

- Tên dự án: Dự án đầu tư xây dựng Toà nhà văn phòng các Hội và Hiệp hội

- Địa điểm: Tại tiểu lô D27a, thuộc lô đất D27, Khu đô thị mới Cầu Giấy, Hà Nội

- Chức năng: tòa nhà văn phòng làm việc cho các Hội và Hiệp hội

- Diện tích chiếm đất của dự án: khoảng 3500m2

- Diện tích xây dựng: khoảng 1250m2

- Số tầng cao: 35 tầng nổi + 03 tầng hầm

- Tổng diện tích sàn: khoảng 49,000m2

- Tổng mức đầu tư dự kiến: 950,000,000,000 VNĐ

- Chủ đầu tư:

Căn cứ nghị định, chức năng nhiệm vụ, đăng ký kinh doanh và kinh nghiệm của Ban Quản lý Đầu tư và xây dựng Khu đô thị mới Hà Nội, ngày 02/11/2011 Ủy Ban nhân dân Thành Phố Hà Nội có Quyết định số 5045/QĐ-UBND chấp thuận cho Ban quản

lý Đầu tư và xây dựng Khu đô thị mới Hà Nội làm Chủ đầu tư giai đoạn chuẩn bị đầu

tư của dự án : Tòa nhà văn phòng các Hội và Hiệp Hội

Do đó Chủ đầu tư giai đoạn chuẩn bị đầu tư dự án được xác định như sau:

- Chủ đầu tư: Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng Khu đô thị mới Hà Nội

- Địa chỉ:159 Tô Hiệu, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

- Hình thức đầu tư: đầu tư xây dựng mới, đồng bộ theo đúng quy hoạch đã duyệt;

- Đơn vị tư vấn thiết kế giai đoạn lập dự án : Liên danh tư vấn Công ty TNHH Plan ADD Việt Nam (Nhà thầu quốc tế, đứng đầu Liên danh, thiết kế kiến trúc và chịu trách nhiệm về tổng thể chất lượng tư vấn) và Công ty CP tư vấn kiến trúc công nghiệp và

đô thị Việt Nam (VCC) (thiết kế phần kết cấu, M&E)

3 Mục tiêu xây dựng dự án:

- Mục đích đầu tư dự án là khai thác được quỹ đất hiện có theo quy hoạch, cụ thể hóa Quy hoạch chi tiết Khu đô thị mới Cầu Giấy; đầu tư xây dựng Tòa nhà các Hội và Hiệp Hội hiện đại, đồng bộ, có kiến trúc đẹp, sử dụng đất hợp lý nhằm giải quyết nhu cầu nơi làm việc giao dịch của các hội và hiệp hội trên địa bàn Thành Phố; Xây dựng đồng bộ ô đất D27 Khu đô thị mới Cầu Giấy theo quy hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Tạo việc làm cho doanh nghiệp trong thời gian xây dựng dự án cũng như quản lý vận hành khi khai thác dự án sau này Từ đó giải quyết thêm công ăn việc làm cho người lao động, tạo được lợi nhuận cho doanh nghiệp cũng như tạo nguồn thu thuế ổn định,lâu dài đóng góp cho Ngân sách Thành Phố

4 Vai trò của đơn vị trong thực hiện dự án :

Công ty TNHH Plan ADD Việt Nam, công ty 100% vốn Hàn Quốc là tổng thầu quốc

tế, đứng đầu Liên danh, thiết kế kiến trúc và chịu trách nhiệm về tổng thể chất lượng

tư vấn cũng như các công tác liên quan đến phê duyệt, xin thoả thuận… trong giai đoạn Lập dự án đầu tư

PHẦN II:

Sử dụng mô hình “tính trồi” để phân tích và

đề xuất chiến lược đối phó với các bên hữu quan của dự án

I, Khái niệm về mô hình “tính trồi”:

I.1, Khái niệm về các bên hữu quan:

Phiên bản PMBOK 5 chính thức được Viện Quản lý dự án PMI ban hành vào tháng 1 năm 2013 có đưa ra định nghĩa sau:

“Các bên hữu quan là cá nhân, nhóm người hay tổ chức có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng hoặc cảm thấy bị ảnh hưởng bởi một hành động, quyết định hay kết quả đầu ra của dự án”

I.2, Khái niệm về mô hình “tính trồi”

Theo PMBOK, quản lý các bên hữu quan là một bộ phận của kế hoạch quản lý dự án được xây dựng trong quá trình lập kế hoạch quản lý dự án Các quá trình cần thực hiện liên quan đến việc quản lý các bên hữu quan bao gồm: nhận dạng các bên hữu quan,

lập kế hoạch quản lý các bên hữu quan, quản lý sự tham gia của các bên hữu quan và kiểm soát sự tham gia của các bên hữu quan đó

Mô hình “tính trồi” trong quản lý các bên hữu quan là một trong số các phương pháp phân tích các bên hữu quan thường được dùng trong đó các bên liên quan được sở hữu

1, 2 hoặc cả 3 thuộc tính: quyền lực, tính chính thống và tính khẩn cấp, trong đó:

- Quyền lực: có ảnh hưởng lớn đến tính thành bại của dự án, có khả năng loại bỏ hoặc dừng dự án.(cưỡng chế, tài chính, vật chất, thương hiệu hoặc hình ảnh)

- Tính chính thống: là các mối quan hệ hợp pháp của các bên hữu quan liên quan đến

dự án

- Tính khẩn cấp: là mức độ gấp gáp mà bên hữu quan đòi hỏi thỏa mãn kỳ vọng của mình

I.3, Kĩ thuật sử dụng mô hình “tính trồi”:

- Bước 1: xác định, nhận dạng các bên hữu quan xung quanh dự án và các thông tin liên quan

- Bước 2: Phân nhóm các bên hữu quan, xác định các ảnh hưởng có thể xảy ra với dự

án và xếp hạng tầm quan trọng của các bên hữu quan

- Bước 3: Lập kế hoạch quản lý và chiến lược đối phó với các bên hữu quan

Như phần trên đã đề cập, một bên hữu quan có thể có 1, 2 hoặc cả 3 thuộc tính, như vậy một cách tổng quát, chúng ta có thể phân các bên hữu quan thành 07 nhóm Có 03 nhóm mà các bên hữu quan có 1 thuộc tính, 03 nhóm các bên hữu quan có 03 thuộc tính và 01 nhóm các bên hữu quan có 03 thuộc tính Đề trực quan hơn, các nhóm bên hữu quan được thể hiện qua bảng1 – mô hình tính trồi

* Đặc tính của 7 nhóm các bên hữu quan:

- Nhóm 1: Bên hữu quan tiềm tàng (dormant) – Thuộc tính Quyền lực nhưng không có tính chính thống và khẩn cấp

- Nhóm 2: Bên hữu quan tuỳ ý (discretionary) – Thuộc tính chính thống nhưng không

có quyền lực và khẩn cấp, không gây áp lực lên các nhà quản lý dự án

- Nhóm 3: Bên hữu quan đòi hỏi (dermanding) – Thuộc tính khẩn cấp nhưng không có quyền lực và tính chính thống

- Nhóm 4: Bên hữu quan có ảnh hưởng lớn (dominant) – Bao gồm cả thuộc tính quyền lực và tính chính thống, có khả năng gây áp lực với các nhà quản lý dự án

- Nhóm 5: Bên hữu quan nguy hiểm (dangerous) – Bao gồm cả thuộc tính quyền lực

và khẩn cấp

- Nhóm 6: Bên hữu quan phụ thuộc (dependent) – Bao gồm cả thuộc tính chính thống

và tính khẩn cấp

- Nhóm 7: Bên hữu quan cuối cùng/ xác định (definitive) – Bao gồm cả 3 thuộc tính quyền lực, tính chính thống và khẩn cấp Đây là nhóm có ảnh hưởng cao nhất đến dự

án

Bảng 1: Mô hình tính trồi (salience)

II, Xác định 4 bên hữu quan của dự án:

Danh sách 4 bên hữu quan có ảnh hưởng đến việc thực hiện gói thầu tư vấn Lập dự án đầu tư xây dựng công trình của đơn vị tư vấn chính là Công ty TNHH Plan ADD Việt

Nam

Bảng 2: Danh sách các bên hữu quan của nhà thầu tư vấn chính

trong quá trình Lập dự án đầu tư xây dựng công trình

STT Các bên hữu quan

1 Chủ đầu tư: Ban Quản lý đầu tư và xây dựng khu đô thị mới Hà Nội

2 Nhà thầu phụ tư vấn: Công ty CP kiến trúc công nghiệp và đô thị Việt Nam – VCC

3 Chính quyền địa phương

4

Các Sở ban ngành: cơ quan thẩm tra, thẩm định, xin thoả thuận….:

Sở XD, Sở TNMT, Cục PCCC, Công ty kinh doanh nước sạch, Điện lực HN…

- Cơ quan chủ đầu tư là Ban quản lý Đầu tư và xây dựng Khu đô thị mới Hà Nội có trách nhiệm xem xét phê duyệt dự án, triển khai dự án sau khi dự án được UBND thành phố chấp thuận đầu tư và thiết kế cơ sở được Sở Xây dựng thẩm định

Do vậy đây là bên hữu quan có ảnh hưởng lớn nhất, đóng vai trò quyết định đến dự án

- Nhà thầu phụ tư vấn là công ty CP tư vấn xây dựng công nghiệp và đô thị Việt Nam (VCC) chịu trách nhiệm trước pháp luật, với nhà thầu tư vấn chính và Chủ đầu tư về các nội dung đã cam kết trong hợp đồng, bao gồm cả số lượng, chất lượng, thời gian thực hiện, tính chính xác của sản phẩm và chất lượng sản phẩm tư vấn của mình Công ty VCC sẽ chịu trách nhiệm chính trong thiết kế kết cấu và M&E

- Chính quyền địa phương: có vai trò phối hợp với chủ đầu tư trong việc triển khai dự

án, xin ý kiến thoả thuận, quản lý về hành chính khu vực nơi dự án triển khai

- Các cơ quan Sở ban ngành: có trách nhiệm thẩm tra, thẩm định dự án; hoặc cấp thoả thuận cho việc đấu nối hạ tầng của dự án, đảm bảo các giấy tờ về mặt pháp lý cho bước Lập dự án đầu tư được phê duyệt

III, Phân tích và đề xuất chiến lược đối phó với 4 bên hữu quan của dự án:

III.1 Nhận diện thuộc tính sở hữu của các bên hữu quan

Căn cứ vào mức độ ảnh hưởng của 4 bên hữu quan đến việc thực hiện gói thầu tư vấn Lập dự án và các thuộc tính như trên đánh giá, ta thiết lập được bảng sau:

Bảng 3: Nhận diện thuộc tính sở hữu của các bên hữu quan

Bên hữu

quan Thuộc tính Biểu hiện

Trạng thái

sở hữu thuộc tính

Ban quản lý

đầu tư và

xây dựng

khu đô thị

mới Hà Nội

Quyền lực

Đưa ra nhiệm vụ và các yêu cầu thiết kế cụ thể mà tư vấn cần phải thực hiện

Chấp nhận hoặc bãi bỏ các đề xuất thiết kế

mà tư vấn đưa ra

Có

Tính chính thống

Thể hiện thông qua các văn bản pháp luật,

Khẩn cấp Các yêu cầu của họ cần được đáp ứng

Công ty

VCC

Quyền lực

Tư vấn cho nhà thầu chính về mặt kết cấu

và M&E phù hợp với thiết kế kiến trúc và phù hợp với Tiêu chuẩn, quy chuẩn của Việt Nam

Có thể đề xuất thay đổi thiết kế với nhà thầu chính

Có

Tính chính thống

Thể hiện thông qua các văn bản pháp luật,

Khẩn cấp Sự thành công hay thất bại của dự án trong

giai đoạn này không ảnh hưởng lớn đến họ Không

quyền địa

phương

Tính chính

Khẩn cấp Sự tồn tại của dự án tác động trực tiếp đến

Cơ quan Sở

ban ngành

Quyền lực

Đánh giá và thẩm tra, thẩm định chất lượng của hồ sơ thiết kế

Yêu cầu thay đổi thiết kế nếu chưa phù hợp với TCVN hoặc chưa đủ các căn cứ pháp lý

Có

Tính chính thống Theo quy định về Quản lý nhà nước Có Khẩn cấp Sự thành công hay thất bại của dự án trong

giai đoạn này không ảnh hưởng đến họ Không

III.2 Phân nhóm các bên hữu quan:

Căn cứ vào bảng 3 nhận diện thuộc tính của các bên hữu quan như trên, ta có thể phân nhóm như sau:

Bảng 4: Phân nhóm các bên hữu quan

STT Bên hữu quan Trạng thái thuộc tính Phân nhóm

Quyền lực

Tính chính thống Khẩn cấp

1

Ban quản lý đầu tư

và xây dựng khu đô

thị mới Hà Nội

v v v

Nhóm 7: Bên hữu quan cuối cùng (definitive)

Nhóm 4: Bên hữu quan có ảnh hưởng lớn (dominant)

3 Chính quyền địa

Nhóm 3: Bên hữu quan đòi hỏi (dermanding)

4 Các Sở ban ngành v v o

Nhóm 4: Bên hữu quan có ảnh hưởng lớn (dominant)

III.3.Xác định trạng thái kì vọng hiện tại của các bên hữu quan:

Trước khi đưa ra hành động đối phó với từng bên hữu quan, cần làm rõ trạng thái ủng hộ/ chống đối theo mức độ, từ đó có được các hành động cụ thể để đạt mục tiêu chuyển trạng thái hiện tại của họ sang trạng thái mong muốn Trạng thái ủng hộ / chống đối được chia làm 5 mức độ: chống đối chủ động, chống đối bị động, trung lập, ủng hộ bị động và chủ động ủng hộ

Bảng 5: Xác định trạng thái kì vọng hiện tại của các bên hữu quan

STT Bên hữu quan Trạng thái kì

vọng hiện tại Trạng thái thể hiện

1

Ban quản lý

đầu tư và xây

dựng khu đô thị

mới Hà Nội

Ủng hộ chủ động

- Hồ sơ thiết kế đáp ứng theo yêu cầu của chủ đầu tư

- Công trình có thẩm mỹ và kĩ thuật đáp ứng công năng toà nhà

- Đảm bảo đúng tiến độ

- Hoàn thành hồ sơ đảm bảo chất lượng và thủ tục theo đúng quy định

2 Công ty VCC Ủng hộ bị động

- Kiểm tra thiết kế kiến trúc và đưa ra các giải pháp cho thiết kế kết cấu, M&E phù hợp, tránh lãng phí

- Đề xuất những thay đổi đề phù hợp với Tiêu chuẩn, quy chuẩn

- Đảm bảo đúng tiến độ

3 Chính quyền

địa phương Ủng hộ bị động

- Không có ý kiến bất bình của dân cư khi thực hiện dự án

- Công trình sớm được triển khai và đảm bảo mỹ quan khu vực

- Tạo công ăn việc làm cho dân cư lân cận

4 Các Sở ban

ngành

Chống đối bị động

- Thiết kế phải đảm bảo đúng theo các tiêu chuẩn, quy chuẩn được phép áp dụng

- Không xem xét hồ sơ khi chưa đủ các căn cứ pháp lý

- Yêu cầu thay đổi để phù hợp với mục tiêu đầu tư công

IV, Đề xuất hành động đối phó với các bên hữu quan:

IV.1 Đối với chủ đầu tư:

Chủ đầu tư là người mua các sản phẩm mà đơn vị tư vấn là người bán theo các yêu cầu

mà bên mua đặt ra Do vậy nhà thầu tư vấn cần nghiên cứu đề xuất thiết kế đáp ứng được các kì vọng của chủ đầu tư

Bảng 6: Kì vọng của chủ đầu tư và

đề xuất hành động đối phó của nhà thầu tư vấn chính

Kì vọng của chủ

đầu tư Hành động của nhà thầu tư vấn chính

Đảm bảo chất

lượng thiết kế

- Bố trí đủ bộ máy nhân sự từ các chủ nhiệm dự án, chủ trì thiết

kế đến người thực hiện, đúng với chuyên môn

- Đề nghị CĐT tổ chức họp báo cáo khi có phát sinh trong quá trình thiết kế

- Đưa ra các giải pháp thiết kế khác nhau để chủ đầu tư lựa chọn dựa trên nhu cầu thực tế sử dụng và chi phí đầu tư

- Lưu ý đến tổng mức đầu tư của dự án và phân tích nêu bật hiệu quả của dự án đầu tư công

Hoàn thiện các hồ

sơ và thủ tục pháp

lý

- Thực hiện các hồ sơ pháp lý liên quan đến việc xin thoả thuận đấu nối hạ tầng, PCCC và xin ý kiến địa phương

- Phân công cán bộ chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ

- Phối hợp với bên chủ đầu tư để thực hiện các giấy tờ hành chính và phối hợp thực hiện

IV.2 Đối với nhà thầu phụ

Nhà thầu phụ có quyền lực không cao, họ phụ thuộc vào nhà thầu chính để có việc làm

và nghiệm thu công việc, thanh toán theo hợp đồng Do đó, việc đáp ứng các kì vọng của bên hữu quan còn chưa được quan tâm nhiều dẫn tới họ không ủng hộ và kết hợp chặt chẽ với nhà thầu chính khi thực hiện thiết kế dự án được giao

Bảng 7: Kì vọng của nhà thầu phụ tư vấn và

đề xuất hành động đối phó của nhà thầu tư vấn chính

Kì vọng của nhà thầu

phụ Hành động của nhà thầu tư vấn chính

Đề xuất được những

giải pháp kĩ thuật

phù hợp đáp ứng

thiết kế

- Đưa ra những định hướng cho thiết kế kết cấu và M&E

- Đề nghị nhà thầu phụ kiểm tra thiết kế xem đã phù hợp với các Tiêu chuẩn và Quy chuẩn đang áp dụng ở Việt Nam chưa

Từ đó sửa đổi trong thiết kế cho phù hợp

- Kiểm tra, giám sát việc thiết kế của nhà thầu phụ Nhà thầu chính thanh

toán nhanh, đúng

- Tiếp nhận và xử lý hồ sơ yêu cầu thanh toán của nhà thầu phụ tương ứng với từng giai đoạn thanh toán đã nêu rõ trong