Bằng chứng kiểm toán nhóm 4 lớp TN6T1

Khái niệm - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500 “Bằng chứng kiểm toán” Bằng chứng kiểm toán: Là tất cả các tài liệu, thông tin do kiểm toán viên thu thập được liên quan đến cuộc k

BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN

I Khái quát về bằng chứng kiểm toán

1 Khái niệm

- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500 “Bằng chứng kiểm toán” Bằng

chứng kiểm toán: Là tất cả các tài liệu, thông tin do kiểm toán viên thu thập được liên quan đến cuộc kiểm toán và dựa trên các thông tin này kiểm toán viên hình thành nên ý kiến của mình

Bằng chứng kiểm toán bao gồm các tài liệu, chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu, thông tin từ những nguồn khác

- Bằng chứng là những minh chứng cụ thể cho những kết luận kiểm toán Trong kiểm toán, cũng với kết luận kiểm toán thể hiện trong báo cáo kiểm toán, bằng chứng kiểm toán là sản phẩm của hoạt động kiểm toán Bằng chứng không chỉ là cơ sở pháp lí cho kết luận kế toán mà còn là cơ sở tạo niềm tin cho những người quan tâm

- Ví dụ :

 Báo cáo tài chính do khách hàng cung cấp

 Sổ kế toán do khách hàng cung cấp

 Chứng từ kế toán

 Các xác nhận từ bên thứ ba

 Kết quả của thủ tục phân tích do kiểm toán viên thực hiện

 Các ghi chép nội dung phỏng vấn khách hàng, nội dung cuộc họp

 …

2 Phân loại

 Phân loại bằng chứng theo nguồn gốc hình thành

Phân loại dựa theo nguồn gốc của thông tin, tài liệu có liên quan đến Báo cáo tài chính mà KTV thu thập được trong quá trình kiểm toán Bằng chứng kiểm toán chia ra 3 loại :

 Bằng chứng kiểm toán do doanh nghiệp cung cấp: Bao gồm các văn bản, giấy tờ do doanh nghiệp phát hành ra hoặc do bên thứ 3 phát hành ra nhưng được lưu trữ ở doanh nghiệp

 Bảng chấm công

 Sổ thanh toán tiền lương

 Sổ tổng hợp

 Sổ chi tiết

 Phiếu kiểm tra sản phẩm

 Vận đơn

Nguồn gốc bằng chứng này chiếm 1 số lượng lớn, khá phổ biến vì nó cung cấp với tốc độ nhanh , chi phí thấp Do bằng chứng này có nguồn gốc từ nội bộ doanh nghiệp nên chúng chỉ thực sự tin cậy khi hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả thực sự do vậy tính thuyết phục của chúng không cao

 Bằng chứng kiểm toán do bên thứ 3 cung cấp (bên thứ 3: ngân hàng, nhà đầu tư…):

 Ủy nhiệm chi

 Bảng xác nhận nợ

 Bảng xác nhận các khoản phải thu

 Xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng

Đây là dạng bằng chứng có tính thuyết phục cao vì nó được cung cấp bởi bên thứ 3 tuy nhiên loại bằng chứng này vẫn có khả năng tẩy xoá thêm bớt ảnh hưởng đến độ tin cậy của kiểm toán đối với với hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp

 Bằng chứng do KTV trực tiếp khai thác và phát hiện như:

 Kiểm kê kho

 Kiểm tra tài sản

 Quan sát về hoạt động của kiểm soát nội bộ

Đây là loại bằng chứng có độ tin cậy cao nhất vì nó được thực hiện trực tiếp của KTV nhưng có đôi lúc tùy vào thời điểm kiểm tra( kiểm kê hàng tồn kho)

 Phân loại bằng chứng theo tính thuyết phục

Do bằng chứng kiểm toán được sử dụng để trực tiếp đưa ra ý kiến khác nhau về tính trung thực của báo cáo tài chính đơn vị kiểm toán phát hành Vì vậy KTV cần phải xem xét mức độ tin cậy của chúng Ý kiến của kiểm toán viên trong báo cáo tài chính có mức độ tương ứng đối với tính thuyết phục của bằng chứng Theo cách này bằng chứng được phân loại như sau:

 Bằng chứng có tính thuyết phục hoàn toàn: Đây là loại bằng chứng do KTV thu thập bằng cách tự kiểm kê đánh giá và quan sát Bằng chứng này thường được đánh giá là khách quan, chính xác và đầy đủ Dựa vào ý kiến này KTV đưa ra ý kiến chấp nhận toàn phần

 Bằng chứng thuyết phục từng phần như: bằng chứng thu được từ phỏng vấn phải phân tích và kiểm tra lại, các loiaj bằng chứng thường được kiểm soát bằng hệ thống kiểm soát nội bộ Chúng chỉ thật sự có tính thuyết phục khi bộ máy kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là thực sự tồn tại và có hiệu lực Dựa vào bằng chứng này KTV chỉ có thể ý kiến chấp nhận tưng phần

 Bằng chứng không có giá trị thuyết phục : là bằng chứng không có giá trị trong việc đưa ra ý kiến, quyết định của kiểm toán viên về việc kiểm toán Bằng chứng đó có thể do phỏng vấn người quản lý, ban quản trị

 Phân loại bằng chứng theo loại hình bằng chứng

Độ tin cậy còn được đánh giá qua hình thức của bằng chứng, với việc đánh giá độ tin cậy thông qua nguyên tắc: Bằng chứng dưới dạng văn bản, hình ảnh đáng tin cậy hơn bằng chứng ghi lại từ lời nói.Việc phân loại bằng chứng theo loại hình bằng chứng bao gồm:

 Dạng bằng chứng tài liệu: bao gồm tài liệu kế toán, sổ sách, chứng từ kế toán, ghi chép bổ sung của kế toán….Có mức độ tin cậy cao tuy nhiên đối với một số loại bằng chứng độ tin cậy của chúng còn phụ thuộc vào tính hiệu lực của bộ phận kiểm soát nội bộ

 Dạng bằng chứng thu được từ lời nói: thường được thu thập thông qua

phương pháp phỏng vấn mang tính thuyết phục không cao, song lại đòi hỏi

sự hiểu biết của người phỏng vấn khá cao về độ am hiểu vấn đề cần phỏng vấn

3 Yêu cầu

 Tính thích hợp (Tính hiệu lực hay độ tin cậy)

- Tính thích hợp: Là tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của bằng chứng kiểm toán, bao hàm sự phù hợp và độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán trong việc giúp kiểm toán viên đưa ra các kết luận làm cơ sở hình thành ý kiến kiểm toán

- Những nhân tố ảnh hưởng:

 Tính liên đới: Bằng chứng kiểm toán phải liên quan đến mục tiêu kiểm toán

VD: Ví dụ như kiểm toán viên đang nghi ngờ khách hàng quên không tính tiền về chi phí vận chuyển, kiểm toán viên phải so sánh một mẫu các chứng

từ vận chuyển với các hoá đơn bán hàng liên quan

 Tính đáng tin cậy: Chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố:

 Nguồn và bản chất của thông tin được thu thập: Bằng chứng có nguồn gốc càng độc lập với đối tượng thì càng có hiệu lực cao Trong đó: Bằng chứng kiểm toán thu được từ nguồn bên ngoài

có độ tin cậy hơn so với bằng chứng kiểm toán thu được từ

nguồn bên trong đơn vị Bằng chứng kiểm toán thu thập từ nguồn nội bộ có độ tin cậy cao khi hệ thống kiểm soát nội bộ có

độ hiệu lực Bằng chứng kiểm toán thu thập được một cách trực tiếp bởi kiểm toán viên sẽ đáng tin cậy hơn so với bằng chứng cung cấp bởi đơn vị

 Loại hình bằng chứng kiểm toán là loại nào: Với bằng chứng kiểm toán bằng văn bản, tài liệu sẽ có tính tin cậy hơn bằng chứng bằng lời nói

 Tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ

có tính hiệu lực cao thì bằng chứng càng đáng tin cậy

 Thời điểm thu thập bằng chứng kiểm toán: Tính thời điểm của bằng chứng kiểm toán sẽ đặc biệt quan trọng trong việc xác minh các tài sản lưu động, nợ ngắn hạn Chẳng hạn, đối với các khoản mục trên Báo cáo kết quả kinh doanh, nếu mẫu được lấy trong suốt cả năm sẽ có tính thuyết phục hơn chỉ lấy mẫu trong

6 tháng đầu năm

 Tính khách quan của bằng chứng kiểm toán: Bằng chứng kiểm toán càng khách quan thì càng được xem là có độ tin cậy cao Bằng chứng kiểm toán thu thập được một cách trực tiếp bởi kiểm toán viên sẽ đáng tin cậy hơn so với bằng chứng cung cấp bởi đơn vị Ví dụ như nếu kiểm toán viên kiểm kê hàng tồn kho, bằng chứng đó sẽ đáng tin cậy hơn nhiều so với con số do Ban quản trị cung cấp

 Tính đầy đủ

- Tính đầy đủ: Là tiêu chuẩn đánh giá về số lượng bằng chứng mà KTV cần

thu thập để đưa ra kết luận cho một cuộc kiểm toán Các bằng chứng kiểm toán có tính hiệu lực cao thì số lượng thu thập càng ít

- Yêu cầu này không đặt ra một số lượng cụ thể mà đòi hỏi sự xét đoán nghề

nghiệp của KTV trong mối quan hệ với các nhân tố:

 Tính trọng yếu của đối tượng kiểm toán cụ thể: Số lượng bằng chứng kiểm toán sẽ phải nhiều lên khi kiểm toán các khoản mục có tính trọng yếu cao Đối với các khoản mục có số dư lớn thì phải thu thập nhiều bằng chứng kiểm toán

 Mức độ rủi ro: Trong trường hợp rủi ro kiểm soát và rủi ro tiềm tàng Mức độ rủi ro càng cao thì phải thu thập càng nhiều bằng chứng kiểm toán

 Tính thuyết phục của bằng chứng kiểm toán: Bằng chứng kiểm toán thu được có sức thuyết phục cao thì số lượng cần thu thập càng ít

 Tính kinh tế : Việc thu thập các bằng chứng kiểm toán luôn phải thực hiện trong khoảng thời gian hợp lý với chi phí có thể chấp nhận được

 Trách nhiệm của KTV

- Đánh giá của kiểm toán viên về sự đầy đủ và tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán chủ yếu phụ thuộc vào:

 Tính chất, nội dung và mức độ rủi ro tiềm tàng của toàn bộ báo cáo tài chính, từng số dư tài khoản hoặc từng loại nghiệp vụ;

 Hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ và sự đánh giá về rủi ro kiểm soát;

 Tính trọng yếu của khoản mục được kiểm tra;

 Kinh nghiệm từ các lẩn kiểm toán trước;

 Kết quả các thủ tục kiểm toán, kể cả các sai sót hoặc gian lận đã được phát hiện;

 Nguồn gốc, độ tin cậy của các tài liệu, thông tin

4 Vai trò - ý nghĩa

- Bằng chứng có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đưa ra ý kiến, quyết định của kiểm toán viên về hoạt động kiểm toán, nó là cơ sở và là một trong những yếu tố quyết định độ chính xác và rủi ro trong ý kiến của kiểm toán viên Từ đó có thể thấy sự thành công của cuộc kiểm toán phụ thuộc trước hết vào việc thu thập và sau đó đánh giá bằng chứng của kiểm toán viên Một khi kiểm toán viên không thu thập đầy đủ và đánh giá đúng các các bằng chứng thích hợp thì kiểm toán viên khó có thể đưa

ra một nhận định chính xác về đối tượng cần kiểm toán

- Thông qua đó ta có thể thấy một ý nghĩa rất quan trọng đối với các tổ chức kiểm toán độc lập, các cơ quan cơ quan kiểm toán nhà nước hoặc cơ quan pháp lý, bằng chứng kiểm toán còn là cơ sở để giám sát đánh giá chất lượng hoạt động cùa kiểm toán viên trong quá trình thực hiện kiểm toán Việc giám sát này có thể do nhà quản lý tiến hành đối với các kiểm

toán viên thực hiện kiểm toán hoặc có thể do cơ quan tư pháp tiến hành đối với chủ thể kiểm toán nói chung (Trong trường hợp xảy ra kiện tụng đối với kiểm toán viên hay công ty kiểm toán)

II Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán

1 Kiểm tra đối chiếu

- Là việc thu thập bằng chứng thông qua xem xét, đối chiếu, giữa các tài liệu, số liệu có liên quan nhau

- Có 2 loại:

 Kiểm kê vật chất: là quá trình kiểm kê tại chỗ hoặc tham gia kiểm kê tài sản

của DN Đối tượng thường là TSCĐ cố định, hàng tồn kho, tiền mặt, giấy tờ thanh toán có giá trị

 Mức độ áp dụng: với TS dễ mất hoặc thiếu thì phải thực hiện kiểm

kê toàn diện, TS khác tùy mức quan trọng, trọng yếu mà tiến hành kiểm tra phù hợp

 Ưu điểm: là quá trình trực tiếp xác minh sự tồn tại, hiện hữu của TS,

mang tính khách quan nên có độ tin cậy cao

 Hạn chế: Một số TSCĐ như đất đai, nhà xưởng, máy móc chỉ cho biết

được sự hiện hữu mà ko biết được quyền sỡ hữu và giá trị của chúng Còn hàng hóa, NVL tồn kho thì biết được sự tồn tại về số lượng, chất lượng, tình trạng kỹ thuật nhưng không biết được phương pháp tính giá đúng không?

Tuy nhiên trên thực tế, có 1 số trường hợp chỉ đạt được mức chính xác tương đối

Để phát huy tác dụng và nâng cao hiệu quả công tác kiểm kê cần thực hiện đúng quy trình gồm:

 Chuẩn bị kiểm kê phải căn cứ: mục tiêu quy mô,xem xét hệ thống,rủi

ro tiềm tàng……

 Thực hành kiểm kê: theo đúng yêu cầu,ghi chép đầy đủ, xem xét hồ

sơ kiểm kê chính xác,đầy đủ…

 Kết thúc kiểm kê: nêu rõ chênh lệch,nguyên nhân, xư lý cụ thể có đầy

đủ chữ ký của người tham gia kiểm kê

 Kiểm tra tài liệu: Là quá trình xem xét, xác minh của KTV qua việc đối

chiếu chứng từ, tài liệu, sổ kết toán, các văn bản có liên quan BCTC Bao gồm:

 Kiểm tra chứng từ: so sánh giữa số dư và số phát sinh của nghiệp vụ với chứng từ Có 2 cách:

† Từ chứng từ gốc lên sổ sách

† Từ sổ sách kiểm tra ngược về chứng từ gốc

 Kiểm tra kết luận: thu thập tài liệu cho kết luận cần khẳng định

Kết quả kiểm tra cho ta bằng chứng là các tài liệu chứng minh Nó được sử dụng rộng rãi vì tính tiện lợi, dễ dàng, chi phí thấp

Yêu cầu KTV cần chú ý:

o Xác minh rõ nguồn gốc của tài liệu chứng minh đã thu thập được, nếu

sự độc lập càng cao thì độ tin cậy càng cao

o Để đảm bảo tính trung thực, khách quan của tài liệu cần có sự kiểm tra, xác minh thông qua các phương pháp khác

2 Quan sát:

- Là việc thu thập bằng chứng thông qua quá trình KTV trực tiếp xem xét

để đánh giá hoạt động của DN, theo dõi một hiện tượng, một chu trình hoặc một thủ tục do người khác thực hiện Quan sát thực tế cung cấp cho

DN cái nhìn thực thi về công việc tại DN ở thời điểm hiện tại

- KTV khi thực hiện việc quan sát phải thường xuyên ghi chép thông tin

quan sát được cùng với nhận xét, đánh giá Trong quá trình quan sát, KTV có thể thực hiện phỏng vấn kết hợp với quản lý của DN nhằm đảm bảo sự chính xác của bằng chứng

 Ưu điểm: Các bằng chứng thu được là các bằng chứng trực tiếp, khách quan

và đáng tin cậy

 Nhược điểm: Bằng chứng mang tính thời điểm, nhất thời, không thể khẳng

định được sự việc luôn xảy ra như vậy

3 Phỏng vấn

- Là việc thu thập thông tin qua trao đổi với những người bên trong và bên

ngoài đơn vị

- Giúp KTV thu thập thêm bằng chứng cần thiết hoặc củng cố thêm nhận

định của mình

- Việc phỏng vấn có thể thực hiện dưới dạng vấn đáp hay văn bản.

- Thông thường quá trình phỏng vấn gồm 3 giai đoạn:

 Lập kế hoạch: là xác định mục đích, nội dung và đối tượng cần phỏng vấn,

thời gian, địa điểm phỏng vấn,…Nội dung phỏng vấn có thể cụ thể hóa thành những trọng điểm cần phỏng vấn

 Thực hiện phỏng vấn: kỹ thuật nêu câu hỏi của KTV rất quan trọng Câu

hỏi cần ngắn gọn, rõ nội dung, mục đích Sự ghi chép hoặc lưu lại bằng chứng cứ( phản ánh, ghi âm,…) là rất quan trọng “cái gì?”, “tại sao?”.Khi phỏng vấn dùng 2 loại câu hỏi cơ bản là câu hỏi “đóng” thường dùng các cụm từ” có hay không?” Khi KTV muốn xác nhận 1 vấn đề đã nghe hay đã biết của người được phỏng vấn hoặc câu hỏi “mở” giúp KTV thu được câu trả lời chi tiết và đầy đủ thường sử dụng các cụm từ “thế nào?”

 Kết luận phỏng vấn: KTV cần chú ý đến sự khách quan và sự hiểu biết của

người được phỏng vấn khi trả lời có những kết luận đúng đắn phục vụ tốt cho mục đích kiểm toán

 Ưu điểm: giúp KTV thu thập được những bằng chứng mới, hoặc

giúp thu thập những thông tin phản hồi để củng cố ý kiến của KTV

 Nhược điểm: độ tin cậy của bằng chứng không cao do đối tượng

được phỏng vấn chủ yếu là người trong đơn vị được kiểm toán nên thiếu tính khách quan; chất lượng của bằng chứng cũng phụ thuộc vào trình độ, sự hiểu biết và tính độc lập, khách quan của người được hỏi

4 Xác nhận

- Quá trình thu thập thông tin do bên thứ 3 độc lập cung cấp để xác minh

tính chính xác của thông tin KTV nghi vấn Vì mẫu xác nhận có tính độc lập nên được đánh giá cao và được dùng như bằng chứng

 Nhược điểm :Chi phí thực hiện tương đối tốn kém, không áp dụng

được trong mọi trường hợp, chỉ áp dụng khi cần thiết

- Trong quá trình thẩm tra, xác nhận thì nói chung thư xác nhận không

được dùng để xác minh các nghiệp vụ, kinh tế cá nhân giữa các tổ chức,

vì việc có hay không sử dụng thư xác nhận phụ thuộc độ đáng tin cậy của tình huống cũng như bằng chứng có sẵn

- Kỹ thuật lấy thư xác nhận có 2 hình thức:

 Gửi thư xác nhận dạng phủ định: yêu cầu người xác nhận thông tin phải phản hồi nếu có sự sai lệch

 Gửi thư xác nhận dạng khẳng định: Người xác nhận phải phản hồi tất cả các thư dù thực tế có trùng khớp với thông tin KTV quan tâm, hình thức này

có độ tin cậy cao nhưng chi phí cũng cao

Trong trường hợp KTV sư dụng thư xác nhận nhưng không nhận được thư thì có thể thực hiện thủ tục kiểm soát bổ sung và thay thế để thu thập bằng chứng mới

- Đối tượng : Chủ yếu là các khoản phải thu, phải trả, TGNH….

Để có đủ độ tin cậy cần đảm bảo các yêu cầu:

 Thông tin cần xác nhận phải theo yêu cầu của KTV

 Sự xác nhận phải thực hiện bằng văn bản

 Sự độc lập của người xác nhận thông tin

 KTV phải kiểm soát được toàn bộ quá tình thu thập, xác nhận bằng chứng Trên thực tế, tại VN các công ty trong nước có mối hệ bạn hàng lâu năm hoặc không muốn mất khách hàng tiềm năng nên việc gửi thư xác nhận của KTV vẫn

bị chi phối bởi tính chủ quan, nếu KTV có nhận được thư phúc đáp thì độ tin cậy không cao

5 Tính toán

- Là quá trình KTV kiểm tra chính xác về mặt số học của việc tính toán và

ghi sổ

- Ví dụ: Đối với kiểm tra việc tính toán, KTV xem xét tính chính xác bằng

tính lại hóa đơn, phiếu nhập, xuất kho; số liệu hàng tồn kho; tính lại chi phí khấu hao; giá thành; các khoản dự phòng; thuế; số tổng cộng trên sổ chi tiết và sổ cái…Đối với kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ, KTV đối chiếu các chứng từ khác nhau, ở những nơi khác nhau

 Ưu điểm: Cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao, xét về mặt số học